Stillings- og personprofil Universitetsdirektør Københavns Universitet September 2014
Opdragsgiver Københavns Universitet Rektor Ralf Hemmingsen Adresse Københavns Universitet Nørregade 10 1165 København K Stilling Universitetsdirektør Refererer til Rektor Ansættelsesforhold Universitetet foretrækker en ansættelse på åremålsvilkår på 5 år med mulighed for forlængelse i 3 år. Stillingen er klassificeret i lønramme 39. Ansættelse sker i henhold til AC-overenskomsten. De endelige løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter forhandling. Tiltrædelse 1. februar 2015 Ansættelsesprocedure Rektor har nedsat et rådgivende udvalg, der udover rektor består af repræsentanter for ledelse og medarbejdere på Københavns Universitet. Rektor afgiver en begrundet indstilling til bestyrelsen, som træffer beslutning om ansættelse. Der afholdes to samtalerunder, hvor imellem der afholdes ledelsestest hos MUUSMANN for de kandidater, der deltager i den afsluttende samtalerunde. Ansættelsesprocessens forløb 1. samtalerunde afholdes den 27. og 28. oktober 2014 Test afholdes den 31. oktober 2014 2. samtalerunde afholdes den 13. november 2014 Bestyrelsen træffer beslutning ultimo november 2014 Materialer Der henvises til universitetets hjemmeside, hvor der bl.a. findes en lang række materialer om organisationen, uddannelserne, forskningen, universitetets ledelsesforhold, personalepolitik, økonomi og strategi. 2
Kort om Københavns Universitet (KU) Københavns Universitet er et forskningsintensivt og internationalt højt estimeret universitet, der stræber efter at bedrive forskning til højeste internationale niveau, at tilbyde forskningsbaserede uddannelser af høj kvalitet samt formidle ny og klassisk viden til såvel videnskabelige miljøer som til det omgivende samfund. KU stræber efter at alle studerende, forskere og øvrige ansatte kan udfolde deres talent til det yderste. Universitetet blev oprettet i 1479 som det første i Danmark, og KU er i dag Danmarks største uddannelses- og forskningsinstitution. KU s ambition er at udbygge sin position som et af Europas førende universiteter. FAKTA Fakulteter Administration Omsætning Studerende Medarbejdere Bestyrelsen Direktionen Universitetet har seks fakulteter og udbyder mere end 200 akademiske uddannelser. City Campus: Det Juridiske Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Teologiske Fakultet. Nørre Campus: Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. Frederiksberg Campus: Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Søndre Campus: Det Humanistiske Fakultet. Fakulteterne ledes af dekaner. Fællesadministrationen er placeret i tilknytning til Rektoratet, Nørregade 10, København K. (jf. herom senere) Budgettet udgør i 2014 knap 8,5 mia. kr. Universitetet har i 2014 ca. 40.000 studerende. Der er knap 10.000 medarbejdere (årsværk), hvoraf mere end 5.000 er forskere. Universitetets bestyrelse består af 11 medlemmer. Bestyrelsesformand er Nils Strandberg Pedersen. Direktionen består af rektor, 2 prorektorer og universitetsdirektøren. Ledelses- Ledelsesteamet ledes af rektor og består af direktionen samt 6 teamet dekaner. Egenkapital 1,2 mia. kr. 3
Universitetet har gennemgået en lang række forandringer i sin mere end 500-årige historie senest hvor store uddannelses- og forskningsinstitutioner er fusioneret med universitetet. (se Slottveds og Tamms værk om universitetets historie: The University of Copenhagen). Universitetets organisation Bestyrelsen er KU s øverste myndighed og er over for ministeren ansvarlig for universitetet. Bestyrelsen varetager universitetets interesser som uddannelses- og forskningsinstitution og fastlægger retningslinjer for økonomi, organisation og strategi. Bestyrelsen indgår en udviklingskontrakt med uddannelses- og forskningsministeren. Bestyrelsen ansætter rektor, ligesom bestyrelsen efter indstilling fra rektor ansætter prorektorer og universitetsdirektøren. Universitetet ledes i det daglige af rektor og den øvrige direktion. Fakulteterne ledes af dekaner og institutterne af institutledere. Der er tale om et hierarkisk forhold, hvor rektor har den endelige ledelses- og beslutningskompetence i alle sager. Der er et rektorat, som udover rektor består af prorektor for forskning og innovation samt prorektor for uddannelse. Ledelsesteamet udgøres af direktionen og dekanerne for universitetets seks fakulteter. Igennem et tæt samarbejde bistår ledelsesteamet rektor med ledelsen af universitetet, herunder med større strategiske opgaver og funktioner, tværgående / tværfakultære opgaver og opgaver af universitets- eller erhvervspolitisk karakter nationalt og internationalt. 4
Til rådighed for direktionen er en fællesadministration, og på fakulteter og institutter har dekaner og institutledere administrative sekretariater til rådighed. Som det ses af organisationsdiagrammet, udgør Københavns Universitet rammen om en stor mangfoldighed af videnskabelige miljøer, som er organiseret i faglige hovedområder fakulteter. Fakulteterne er på én gang administrative enheder og faglige fællesskaber omkring uddannelse og forskning. Fire af de seks fakulteter er opdelt i institutter, der udgør den primære arbejdsplads for universitetets forskere og studerende. Hvert institut dækker et eller flere forskningsområder og leverer undervisere til universitetets uddannelser. Det Juridiske Fakultet og Det Teologiske Fakultet har ikke institutter. Universitetet rummer et stort antal centre, tværgående projekter og andre enheder, der typisk arbejder målrettet med forskning og uddannelse inden for specifikke områder. Et eksempel herpå er BRIC: Biotech Research & Innovation Center. Strategi 2016 Universitetet er gennem de senere år styrket efter en fusion i 2007, som fortsat udvikler og resulterer i nye samarbejder. Organisationen har i de senere år opnået en betydelig vækst i forskningsbevillinger fra private og statslige fonde, skabt et mere internationalt forsknings- og studiemiljø, intensiveret fokus på uddannelseskvalitet, og universitetet har åbnet sig mere mod samfundet. Administrationen er effektiviseret betydeligt, og der er gang i omfattende nybyggerier for at skabe bedre rammer for studerende og medarbejdere. Strategi 2016 dækker perioden fra indgangen af 2012 til udgangen af 2016. Med udgangspunkt i det grundvidenskabelige fundament Københavns Universitet står på, og det fortsatte arbejde med at styrke excellent forskning, rummer strategien tre udvalgte indsatsområder, som sætter fokus på at: Forbedre uddannelserne. Styrke samspillet med omverdenen. Stimulere det interne samarbejde og den fælles identitet. Strategi 2016 fastlægger rammerne og retningen for universitetets udvikling. Se Strategi 2016 Københavns Universitets Strategi på http://www.e-pages.dk/ku/622/ På baggrund af Strategi 2016 er der vedtaget en målplan, der også omfatter målene i KU s udviklingskontrakt med Uddannelsesministeriet. Se målplanen på http://rektorat.ku.dk/strategi/samlet_m_lplan-_uk.pdf Værdigrundlaget Københavns Universitet arbejder målrettet på at bidrage med ny viden og erkendelse og til samfundets udvikling og vækst gennem de tre uadskillelige aktiviteter: forskning, uddannelse og udveksling af viden. Universitetets værdier kommer til udtryk igennem sandhedssøgen, ansvarlighed, frihed og engagement. 5
Københavns Universitets forskning er fri af økonomiske, ideologiske og politiske særinteresser. Forskningen skal udvide grænserne for erkendelse og udfordre vante forestillinger. Centralt står grundforskningen, der måler sig med internationale standarder. Forskningen udføres med ansvarlighed over for dens genstand, valget af metode samt anvendelsen af resultatet. Københavns Universitets forskningsbaserede uddannelser skal fremme de studerendes faglighed, nysgerrighed og selvstændighed. Med den højest mulige faglige kvalitet som uddannelsernes fundament, fremelskes de studerendes evner til at træffe fagligt kvalificerede valg og udfylde væsentlige funktioner i samfundet. Københavns Universitets viden forvaltes med ansvarlighed og formidles i en fri, engageret, troværdig og udfordrende dialog med omverdenen. Universitetet er en ansvarlig og kritisk deltager i samfundsdebatten og indgår nationalt og internationalt i konstruktive og forpligtende samarbejder. Universitetets opgaver løses i kreative og attraktive miljøer, hvor medarbejdere og studerende skal opleve åbenhed, respekt, fællesskab og medbestemmelse. Universitetets økonomi Københavns Universitets omsætning var i 2013 8,3 mia. kr. med en balancesum ultimo 2013 på 4,7 mia. kr. Universitetet udgør omsætningsmæssigt og på mange parametre i øvrigt, ca. en tredjedel af den samlede danske universitetssektor. Med universitetets 55 budgetenheder er der tale om en kompleks økonomistyring, som er forbedret markant i de senere år. Der er dog fortsat behov for en god økonomistyring med fokus på høj indtjening og yderligere effektivisering af de administrative processer til gavn for universitetets kerneaktiviteter. Universitetet har pr. 1. januar 2014 indført nyt økonomisystem, Navision Stat, med tilhørende elektronisk fakturasystem, rejseafregningssystem og datavarehus. Desuden er budgetsystemet Prophix under indførelse. Universitetets administrative organisation Forskning, uddannelse og formidling af viden udgør universitetets kerneaktiviteter. Den administrative organisation skal understøtte og facilitere kerneaktiviteterne og herunder ikke mindst de studerende. Universitetets administration er organiseret i forskellige enheder: Fællesadministrationen Fællesadministrationen varetager administrative rådgivnings- og sekretariatsopgaver for rektor, rektoratet, bestyrelsen, hovedsamarbejdsudvalget og de rektorale udvalg. Fællesadministrationen udfører herudover administrative opgaver for hele den universitære organisation bl.a. ved at stille administrative redskaber og rådgivning til rådighed for fakulteter, centre og institutter. Fakultetsadministrationerne Fakulteternes administrative enheder (fakultetssekretariater) tager sig af en række forskellige administrative opgaver, for eksempel ansættelse af videnskabeligt personale, uddannelsesadministration og kvalitetsudvikling af uddannelser og administration. 6
Institutsekretariaterne Institutsekretariaterne sørger for den daglige sekretariatsbetjening af institutledelserne, de videnskabelige medarbejdere og studienævnene. Det er her den primære bruger- og medarbejderkontakt foregår, og det er via institutsekretariaterne, at data om universitetets mange aktiviteter indsamles til brug for den overordnede planlægning. Driftsområderne Universitetets fysiske driftsfunktioner (bygningsvedligeholdelse, betjentfunktioner, rengøring, lokalereservation, AV-udstyr mv.) varetages af fem driftsområder, der dækker alle universitetets bygninger. Driftsområderne er organisatorisk placeret under fakulteterne - dog drives driftsområdet Campus Service City i fællesskab mellem Det Teologiske, Det Juridiske og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet. Fællesadministrationen Fællesadministrationen består af syv afdelinger og et sekretariat. Campus Service Koncern-økonomi Koncern-it HR & Organisation Kommunikation Rektorsekretariatet Forskning & Innovation Uddannelsesservice Universitetsdirektøren har det overordnede ansvar for de fire førstnævnte afdelinger (jvf. ovenfor). Rektorsekretariatet ledes af rektor. Prorektor for uddannelse leder Uddannelsesservice og Kommunikation, mens prorektor for forskning og innovation leder Forskning & Innovation. Alle afdelinger ledes af en vicedirektør. Universitetsdirektøren skal særligt arbejde for at sikre rammerne for den fortsatte udvikling af universitetets samlede administrative funktioner, således at alle enheder, medarbejdere og studerende oplever at blive serviceret gennem velfungerende og effektive administrative processer og funktioner. Universitetsdirektørens opgaver og formelle funktioner Universitetsdirektøren er som nævnt en del af den øverste daglige ledelse på universitetet og varetager den daglige ledelse i samarbejde med rektor og de 2 prorektorer. Universitetsdirektøren skal i øvrigt varetage sine opgaver i overensstemmelse med lovgivningen og reglerne for universitetet herunder universitetsloven, vedtægter, forretningsorden, universitetets strategi, ansættelsespolitik for ledere, personalepolitik samt i overensstemmelse med de retningslinjer og beslutninger, som bestyrelsen og rektor vedtager. Den nuværende universitetsdirektør sidder i/deltager i følgende udvalg m.v. Deltager i bestyrelsesmøder sammen med den øvrige direktion og forelægger sager for bestyrelsen inden for eget funktionsområde 7
Medlem af Campusstyregruppen Formand for Administrativt Ledelsesteam (universitetsdirektør, vicedirektører i Fællesadministration og fakultetsdirektørerne) Medlem af Hovedsamarbejdsudvalget Medlem af Personalepolitisk Udvalg (HSU underudvalg) Medlem af arbejdsgruppe vedr. udbud (HSU underudvalg) Medlem af IT strategiudvalget (HSU underudvalg) Medlem af Følgegruppe vedr. budget (HSU underudvalg) Formand for Arbejdsmiljøudvalget på KU Formand for Informationssikkerhedsudvalget Formand for Samarbejdsudvalget i Fællesadministrationen Medlem af Universitetsdirektørudvalget, Danske Universiteter Universitetsdirektørens faglige og personlige kompetencer Universitetsdirektøren skal have betydelige strategiske og ledelsesmæssige kompetencer og have stor indsigt i og interesse for driftsunderstøttelse i en stor og kompleks vidensorganisation. Universitetsdirektøren skal i rektorat og direktion bidrage til at forstærke universitetets nationale og internationale profil, som en attraktiv arbejdsplads med et spændende og velfungerende studie- og forskningsmiljø, der tiltrækker de bedste studerende, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere. Universitetsdirektøren skal således kunne bidrage til at realisere strategien, blandt andet igennem et frugtbart samspil i rektorat og direktion. KU s universitetsdirektør skal have betydelig viden om og gerne erfaring med følgende funktioner: Strategisk-økonomisk planlægning i en kompleks matrixorganisation med stor politisk bevågenhed Økonomistyring og effektiv udnyttelse af de administrative ressourcer i en stor og kompleks organisation med mange finansieringskilder Digitalisering og IT-porteføljestyring Fortsat udvikling af en effektiv, professionel og serviceorienteret administration, hvor sammenhængskraft og koordinering er forudsætning for en høj brugertilfredshed Personaleledelse i en kompleks organisation, hvor ledelse gennem andre ledere er en vigtig disciplin. Universitetsdirektøren skal være i stand til at praktisere en moderne ledelsesstil, der er præget af åbenhed, involvering og anerkendelse og med blik for medarbejdernes trivsel Bygningsdrift og udvikling Processtyring og opfølgning i en matrixorganisation Det forudsættes, at universitetsdirektøren kan fungere på et højt strategisk niveau med fokus på at skabe en fleksibel, effektiv og ressourcebevist administrativ organisation, hvor servicekulturen og fokus på sammenhængskraft danner grundlag for et velfungerende og udviklende 8
samspil mellem Fællesadministrationen og hele den øvrige administrative og ledelsesmæssige organisation på universitetet. Universitetsdirektøren skal arbejde for at skabe sammenhængskraft og positive samspil med den decentrale administrative organisation. Det er i denne sammenhæng væsentligt, at universitetsdirektøren arbejder helhedsorienteret og også tænker på tværs. Det er væsentligt, at universitetsdirektøren har stærke kompetencer og stor erfaring med økonomistyring i en kompleks organisation og gerne, hvor finansieringskilderne er mange. Universitetsdirektøren skal kunne håndtere og styre en omfattende opgaveportefølje med mange forskelligartede funktioner og med deltagelse af mange forskellige aktører. Der skal vedvarende være fokus på at udvikle og professionalisere funktioner, f.eks. med fokus på muligheder i digitalisering, udvikle moderne styringsmetoder, skabe innovation i byggeopgaver og -processer samt prioritere de udviklingsrettede HR-funktioner. Universitetsdirektøren skal beherske god forvaltningsskik. Universitetsdirektøren skal have politisk tæft og være i stand til ubesværet at samarbejde med andre ledere og medarbejdere for ad den vej at skabe resultater på tværs i universitetets organisation. I mange sammenhænge skal universitetsdirektøren således kunne fungere som en samlende figur ud fra en teamorienteret tilgang. Universitetsdirektøren skal være en dygtig kommunikator og herunder beherske engelsk på højt niveau. Det forventes, at universitetsdirektøren aktivt medvirker til, at der skabes gode og bæredygtige relationer i direktionen og bidragre til at skabe et åbent og tillidsfuldt samarbejde. Universitetsdirektøren bør således være samarbejdsorienteret, lyttende, anerkendende og involverende i sin ledelsesstil, der i øvrigt præges af høj integritet. Universitetsdirektøren forventes at have erfaring fra en vidensorganisation med højt specialiserede fagmiljøer og derfor være i stand til at fungere relevant i videnskulturer, hvor det er væsentligt at kunne rumme forskelligheder og fungere balanceret i et akademisk hierarki. Universitetsdirektøren skal således både formå at være synlig, udadvendt, robust kunne stå fast, når det er nødvendigt og samtidig fungere empatisk, dialogorienteret og diplomatisk. Erfaringer med positive samspil i samarbejdsudvalg og andre arbejdsmæssige fællesskaber vægtes højt. Københavns Universitets kommende universitetsdirektør skal have en relevant akademisk uddannelse og gerne en lederuddannelse, samt stor erfaring med ledelse af administrative service- og styringsfunktioner med henblik på at tilrettelægge velfungerende strukturer og systemer, der understøtter universitetets kerneaktiviteter. Erfaringerne må gerne være erhvervet i store politisk styrede organisationer. 9