Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Forberedelsesudvalget Beslutningsprotokol Dato: 9. december 2004 Lokale: 272, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: kl. 16.00-17.30 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 01/1 Organisering af sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund Kommuner med tilføjelser... 1 02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsminsteriet... 2 03/3 Etablering af projektgrupper... 3 04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe... 5 05/5 Indtrædelse af repræsentanter fra amtet i styregruppen... 6 06/6 Oprettelse af jobbørs... 7 07/7 Kommunegarantiansøgning fra Dronninglund Kommune... 8 08/8 Mødeplan, 2005... 9 09/9 Eventuelt...10
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 1 01/1 Organisering af sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund Kommuner med tilføjelser Administrativ Styregruppe indstiller tilføjelserne til Organisering af sammenlægning, herunder anbefales etablering af sammenlægningssekretariat og projektsekretariat med placering i henholdsvis Brønderslev og Dronninglund. Beskrivelse af kommissorium for og snitflader mellem de to sekretariater igangsættes umiddelbart efter eventuel vedtagelse i byrådene. Sagsfremstilling: Ændringerne i forhold til oprindeligt oplæg består i, at det er præciseret at møderne i Forberedelsesudvalget som hovedregel afholdes skiftevis i de to kommuner, møderne i Forberedelsesudvalget som hovedregel ledes af mødestedets borgmester, dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre, møderne i Administrativ Styregruppe som hovedregel afholdes skiftevis i de to kommuner, møderne i Administrativ Styregruppe som hovedregel ledes af mødestedets kommunaldirektør, dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører. der etableres sammenlægningssekretariat og projektsekretariat Bilag: Organisering af sammenlægning mellem Brønderslev og Dronninglund kommuner Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen Godkendt.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 2 02/2 Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet Administrativ Styregruppe indstiller Udkast til svarskrivelse til Indenrigs- og Sundhedsministeriet til godkendelse som fællesbesvarelse for byrådene i Brønderslev og Dronninglund kommuner. Sagsfremstilling: I henhold til Aftale om strukturreform skal kommunerne senest d. 1. januar 2005 overfor ministeriet oplyse, hvordan den ønskede bæredygtighed ønsket opnået. Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til fælles svarskrivelse til Indenrigsog Sundhedsministeriet Bilag Udkast, Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed og forslag til kommunesammenlægning Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh og Lene Hansen Anbefales med tilføjelse af, at der er 29 medlemmer i Byrådet.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 3 03/3 Etablering af projektgrupper Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender projektoversigt som ramme for nødvendige projekter, samt at Forberedelsesudvalget drøfter prioritering af hvilke projekter der skal igangsættes umiddelbart. Sagsfremstilling: Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til oversigt over projekter/opgaver der som minimum skal gennemføres i forberedelsesperioden. Oversigten forventes udbygget og tilrettet henover forberedelsesperioden både med hensyn til nye opgaveområder og med hensyn til opdeling af store projekter. Projekterne vedrørende visionsudvikling, politisk struktur og administrativ struktur/model foreslås som fællesopgave for byråd, forberedelsesudvalg og administrativ styregruppe. Der forventes arrangeret fælles seminar i marts 2005, hvor de overordnede politiske holdninger til fremtidig struktur kan fastlægges. Projekterne vedrørende IT, Personale og løn, Økonomistyring, Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsområdet og Forsyningsvirksomheder vurderes som værende forholdsvis påtrængende at få igangsat tidligt i forberedelsesfasen. Styring af projekterne skal foregå faseopdelt via skema A-C (status, kommissorium, analyse af og forslag til fremtidig organisering). Alle faser/skemaer skal behandles i administrativ styregruppe inden igangsætning af næste fase, og inden resultatet behandles politisk. Projektgruppestørrelserne vil være afhængige af det konkrete projekts karakter og omfang, typisk forventes dog en størrelsesorden omkring 4-6 medlemmer. For områder, hvor der overføres opgaver fra amt/stat forventes også medlemmer fra disse instanser. Administrativ Styregruppe udpeger medlemmerne til projektgrupperne. Hvilke projekter (ekskl. kommunikationsprojektgruppen) der skal igangsættes umiddelbart besluttes på næste styregruppemøde d. 13. december 2004 på baggrund af drøftelserne i Forberedelsesudvalget Bilag Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning og overførelse af amtsopgaver Vejledninger til brug af skemaer i forbindelse med projektarbejde: Vejledning til brug af skemaer Skema A, statusbeskrivelse Skema B, disposition
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 4 Skema C, beskrivelse af fremtid Personaleafdelingen Dagtilbud, 0-2 årige Dagplejens kommissorium Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Projektoversigt godkendt som ramme. Igangsætning af de foreslåede projekter godkendt.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 5 04/4 Kommunikationsproces og etablering af projektgruppe Administrativ styregruppe indstiller oplæg til kommunikationsproces til Forberedelsesudvalgets godkendelse. Endvidere indstilles at projektgruppe vedrørende kommunikation og information etableres straks, samt at denne skal bestå af: Mette Krogh og Mona Jensen (Brønderslev Kommune) samt Else Larsen og Karsten Bach (Dronninglund Kommune). Som projektleder indstilles Mette Krogh Sagsfremstilling: Meget tyder på, at kommunikationsopgaven såvel internt i de to organisationer samt over for de to nuværende kommuners borgere, bliver af en ganske omfattende karakter. Det vil derfor være nødvendigt, at denne opgave prioriteres højt såvel i Administrativ Styregruppe som i Forberedelsesudvalget. Den foreløbigt nedsatte kommunikationsgruppe bestående af Else Larsen og Karsten Bach fra Dronninglund Kommune og Mona Jensen og Mette Krogh fra Brønderslev Kommune har udarbejdet forslag til processen for resten af 2005. Det vil derefter blive den nedsatte Kommunikationsgruppes ansvar at få lagt en egentlig strategi. Der er også beskrevet, hvilke værdier og principper strategien skal bygge på samt overvejelser omkring målgrupper. Bilag Forslag, Kommunikationsstrategi for sammenlægning af Brønderslev og Dronninglund Kommuner Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Godkendt.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 6 05/5 Indtrædelse af repræsentanter fra amtet i styregruppen Administrativ Styregruppe anbefaler overfor byrådene, at amtet bliver repræsenteret i Administrativ Styregruppe med 1 ledelsesrepræsentant og 1 medarbejderrepræsentant. Sagsfremstilling: Borgmestrene har modtaget henvendelse fra Nordjyllands Amt, hvor det foreslås at amtet indtræder i de fora, bestående af ledelses- og medarbejderrepræsentanter, der på nuværende tidspunkt måtte være etableret i de nye kommunekonstellationer. Administrativ Styregruppe har drøftet henvendelsen på mødet den 29. november 2004. Styregruppen besluttede at anbefale forslaget, således at de to amtslige repræsentanter meget gerne måtte repræsentere 2 kommende kommunale opgaveområder. Ligeledes forventes, at de amtslige repræsentanter bliver udstyret med beslutningskompetence svarende til styregruppens. Der er sendt foreløbigt svar til amtet, bl.a. indeholdende en anmodning om hurtig udpegning af medlemmer, såfremt Forberedelsesudvalget godkender forslaget. Bilag: Henvendelse fra Nordjyllands Amt, Samarbejde under strukturreformen Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Anbefales.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 7 06/6 Oprettelse af jobbørs Administrativ Styregruppe indstiller, at byrådene principielt godkender, at der oprettes jobbørs til koordinering af vakante stillinger o.l.. Sagsfremstilling: Administrativ Styregruppe har drøftet hensigtsmæssigheden i at oprette en form for jobbørs, der sikrer koordinering af besættelse af vakante stillinger i de 2 kommuner. Styregruppen finder det hensigtsmæssigt, at en sådan jobbørs oprettes, således medarbejdere i de 2 kommuner og relevante medarbejdere fra amtet får mulighed for at varetage de vakante stillinger. Forslag til nærmere beskrivelse af procedurer m.v. bør udarbejdes af de 2 kommuners personaleafdelinger, således der sikres en personalepolitisk og juridisk korrekt fremgangsmåde. Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Det anbefales, at der udarbejdes forslag til spilleregler for håndtering af vakante stillinger o.l.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 8 07/7 Kommunegarantiansøgning fra Dronninglund Kommune Borgmestrene indstiller, at Forberedelsesudvalget principielt tilkendegiver opbakning til, at Dronninglund kommune stiller kommunegaranti til Dronninglund hallerne Sagsfremstilling: I forbindelse med Dronninglund Kommunes ansøgning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om godkendelse af at stille kommunegaranti på 4,64 mio. kr. til renoveringsog tilbygningsprojekt for Dronninglund hallerne, har ministeriet fundet det relevant at få oplyst, hvorledes eventuelle fremtidige sammenlægningskommuner stiller sig til projektets gennemførelse. Bilag Vedr. ansøgning om godkendelse af udstedelse af kommunegaranti til Dronninglundhallerne Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Der tilkendegives opbakning.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 9 08/8 Mødeplan, 2005 Administrativ Styregruppe indstiller, at Forberedelsesudvalget godkender mødeplan for fællesmøder for byrådene og for Forberedelsesudvalget. Sagsfremstilling: Administrativ styregruppe har udarbejdet forslag til mødeplan for 2005 Bilag Mødeplan Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Godkendt ekskl. seminar 3. februar 2005.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Side 10 09/9 Eventuelt T:\Sag\Forberedelsesudvalget \Sager\2004-12-09\Eventuelt.doc Beslutning i Forberedelsesudvalget den 9. december 2004 Fraværende: Hardy Haukrogh Henvendelse fra studerende.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Bilag 01/1
ORGANISERING AF SAMMENLÆGNING AF BRØNDERSLEV OG DRONNINGLUND KOMMUNER Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune 26.11.2004
SAMMENLÆGNINGSPROCES En sammenlægning af 2 kommuner er en meget omfattende og udfordrende proces for de involverede kommuner. Opgaven vil således berøre alle dele af den enkelte kommunes organisation og vil indeholde både sektorspecifikke, men især også en lang række tværgående udfordringer inden for områder, som eksempelvis økonomistyring, personale og IT. Det er vores vurdering, at en så omfattende og kompleks opgave kræver, at de sammenlæggende kommuner i fællesskab indretter organisationerne med specifikt henblik på at løfte sammenlægningsopgaven. Vi har valgt at betragte sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt, som indeholder en række delprojekter. Billedet af sammenlægningsprocessen som et udviklingsprojekt (eller en række udviklingsprojekter) er især velegnet, fordi det illustrerer, at der er tale om et projekt, som skal gennemføres sideløbende med opretholdelsen af den almindelige drift. Billedet giver også en klar ledesnor for, hvordan det er muligt at indrette de to organisationer til at løfte sammenlægningsopgaven, ved at benytte projektorganisering som omdrejningspunkt. Det er nødvendigt, at der er styr på organiseringen af sammenlæ gningsprojektet fra start til slut, herunder særligt at det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvilke dele af forløbet. Med projektorganisering kan sikres en klar forventning af mandat og ansvar for hver del af sammenlægningsprocessen og samtidig skabes en mindre, fleksibel organisationsstruktur, som muliggør løbende omstillinger og tilpasninger efterhånden som sammenlægningsprocessen skrider frem. Projektorganiseringen indeholder mulighed for udnyttelse af kompetencer på tværs af kommune- og forvaltningsskel, ligesom projektorganisering kan foretages på mange forskellige niveauer og i forskellige faser af sammenlægningsprocessen. Side 2
PROJEKTORGANISERING AF SAMMENLÆGNINGSPROCESSEN Forberedelsesudvalg Nedsættelse og forretningsorden m.v. 1. Brønderslev og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november 2004 et Forberedelsesudvalg, der har til opgave at forberede sammenlægningen. 2. Forberedelsesudvalgets funktionsperiode løber frem til den 31. december 2005. 3. Forberedelsesudvalget består af 14 medlemmer. Hvert Byråd udpeger 7 medlemmer blandt Byrådets medlemmer, hvoraf den ene skal være Borgmesteren. Borgmestrene udgør Forberedelsesudvalgets formandskab. Kommunaldirektørerne deltager i forberedelsesudvalgets møder. 4. Forberedelsesudvalget kan ikke tage beslutninger, men blot indstille til de respektive Byråd i Brønderslev og Dronninglund. 5. Forberedelsesudvalget udarbejder indstilling om etablering af evt. nødvendig sekretariatsbistand til Byrådene i Brønderslev og Dronninglund, som har bevillingskompetencen hertil. Opgaver Forberedelsesudvalget skal i funktionsperioden indstille forslag til Side 3
1. Regler om styrelsen af Brønderslev-Dronninglund Kommunes anliggender i en styrelsesvedtægt, jfr. 2, stk. 2 og 3, i lov om kommunernes styrelse. 2. Brønderslev-Dronninglund Kommunes forretningsorden, jfr. 2, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse. 3. Organisering af og målsætning for Brønderslev-Dronninglund Kommunes administrations-, drifts- og serviceapparat, herunder placering af øvrige forvaltninger og servicecentre. 4. Sagkyndig revision for Brønderslev-Dronninglund Kommune, jfr. 42, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. 5. Regler for indretningen af Brønderslev-Dronninglund Kommunes kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, jfr. 42, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse. 6. Regler om Brønderslev-Dronninglund Kommunes revision i et revisionsregulativ, jfr. 4, stk. 3, i bekendtgørelse nr. 1095 af 12. december 2003 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. 7. Opsigelse eller ændring af aftaler og samarbejdsaftaler som hhv. Brønderslev og Dronninglund Kommuner indgår i p.t. 8. Brønderslev-Dronninglund Kommunes eventuelle deltagelse i samarbejder med andre kommuner. 9. Forberede integration af nuværende amtslige opgaver i kommunalt regi. 10. Andre beslutninger, der er nødvendige med henblik på at forberede oprettelsen af Brønderslev-Dronninglund Kommune Møderne i Forberedelsesudvalget afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner. Møderne i Forberedelsesudvalget ledes som hovedregel af mødestedets borgmester. Dagsorden til Forberedelsesudvalget udarbejdes af de to kommuners borgmestre. Som politisk Forberedelsesudvalg er nedsat følgende: Brønderslev Kommune Borgmester Jens Arne Hedegaard 1. viceborgmester Karsten Frederiksen 2. viceborgmester Lene Hansen Byrådsmedlem Arne M. Jensen Byrådsmedlem Hardy Haukrogh Byrådsmedlem Karl Emil Nielsen Byrådsmedlem Henning Jørgensen Dronninglund Kommune Borgmester Mikael Klitgaard 1. viceborgmester Peer Thisted 2. viceborgmester Bendt Danielsen Byrådsmedlem Asta Skaksen Byrådsmedlem Ole Bæk Pedersen Byrådsmedlem Eskild Sloth Andersen Byrådsmedlem Allan Aagaard Side 4
Administrativ Styregruppe Nedsættelse og forretningsorden m.v. 1. Brønderslev og Dronninglund Byråd nedsætter senest den 15. november 2004 Administrativ Styregruppe, hvis funktion er at forestå den løbende administrative styring af forberedelsesprocessen. 2. Administrative Styregruppe består af 10 medlemmer, hvoraf hver kommune udpeger 5 medlemmer (kommunaldirektør, 2 repræsentanter fra Chefgruppe/Direktion, næstformand i CSU/Hovedudvalg) samt yderligere 1 personalerepræsentant. 3. Administrative Styregruppe kan nedsætte én eller flere arbejds- og projektgrupper til varetagelse af bestemte udredningsopgaver, analyseprojekter eller lignende. I arbejds- og projektgrupperne skal der, så vidt muligt, være ligelig repræsentation fra Brønderslev og Dronninglund Kommuner. 4. Administrative Styregruppe udarbejder indstilling til Forberedelsesudvalget om etablering af evt. nødvendig sekretariatsbistand. Opgaver Administrativ Styregruppes opgaver er: 1. Implementering af informations- og kommunikationsstrategi. 2. Udarbejde procesplan for 2005. 3. Udarbejde forslag til procesplan for den efterfølgende periode (spec. 2006). 4. Løbende projektopfølgning i forhold til procesplan. 5. Sikre udarbejdelse af rekvireret materiale fra Forberedelsesudvalget, herunder etablering af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf. 6. Sikre udarbejdelse af andet relevant materiale for forberedelsesprocessen, herunder etablering af relevante og nødvendige arbejds-/projektgrupper til udarbejdelse heraf. 7. Sikre koordinering mellem de to kommuner på områder som nyanskaffelser på ITområdet, genbesættelse af stillinger ved vakance, grundsalg og lignende administrative områder. Møderne i Administrativ Styregruppe afholdes som hovedregel skiftevis i de to kommuner. Møderne i Administrativ Styregruppe ledes som hovedregel af mødestedets kommunaldirektør. Dagsorden til Administrativ Styregruppe udarbejdes af de to kommuners kommunaldirektører. Som Administrativ Styregruppe er nedsat følgende: Brønderslev Kommune Kommunaldirektør Søren Steensen Børne- og kulturchef Henning Risager Økonomichef Henrik Aarup Næstformand i CSU Lisbeth Fruensgaard Socialrådgiver Lone Frederiksen Side 5
Dronninglund Kommune Kommunaldirektør Ove Thomsen Direktør for Borgerbetjening Kristian Østergaard Vicedirektør Lene D. Faber Næstformand i Hovedudvalget Kristian Kristoffersen Økonomikonsulent Anders Madsen Brønderslev Kommune varetager opgaven som sammenlægningskommunens sekretariat. Konkret vil sammenlægningssekretariatet have til opgave at forberede den politiske servicering samt servicering af Administrativ Styregruppe. Dronninglund Kommune varetager opgaven med koordination af projekter. Helt konkret vil Dronninglund Kommune være "projektleder" for de grupper, der nedsættes (sektorvis som tværfagligt). Side 6
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Bilag 02/2
Udkast Svar til Indenrigs- og Sundhedsministeren vedrørende opnåelse af bæredygtighed og forslag til kommunesammenlægning Byrådene i Brønderslev og Dronninglund kommuner har på baggrund af Aftale om strukturreform, juni 2004 fundet det naturligt at indlede drøftelser om sammenlægning af de 2 kommuner. Der har henover sensommeren og efteråret været ført intense og konstruktive forhandlinger mellem de 2 kommuner. Disse forhandlinger har resulteret i, at de 2 byråd enstemmigt har besluttet at foreslå Indenrigs- og Sundhedsministeren, at de 2 kommuner sammenlægges til een kommune med navnet Brønderslev- Dronninglund Kommune. Kommunen vil bestå af godt 35.500 indbyggere, hvoraf ca. 20.150 kommer fra Brønderslev Kommune, og ca. 15.400 kommer fra Dronninglund Kommune. Kommunens samlede areal bliver 633 km². Byrådene finder størrelsen af den nye kommune optimal i forhold til den bæredygtighed, der forventes nødvendig for at løfte de nuværende kommunale opgaver, samt de opgaver der overflyttes til kommunalt regi, som følge af strukturreformen. Denne bæredygtighed vil yderligere understøttes af byrådenes intention om, at den nye kommunes styring skal bygge på nærdemokrati med udstrakt grad af decentralisering af kompetence, og derfor består det nye byråd af 29 medlemmer. Det er dog uhyre vigtigt for byrådene at understrege, at forudsætningen for den fremtidige bæredygtighed for kommunen er, at der sker ændringer i den nuværende tilskuds- og udligningsordning, således der bliver lige muligheder for alle kommuner for at løse de pålagte opgaver. Der tænkes her specielt på det sociale område, hvor udgifterne - inkl. konjunkturafhængige udgifter - i vores del af landet som følge af manglende kompensation belaster kommunaløkonomien i en sådan grad, at der må ske reduktion af udgifterne på de kommunale kerneydelser. Dette er klart utilfredsstillende. Det kan oplyses at begge kommuners udskrivningsgrundlag i 2003 udgjorde ca. 102.000 pr. indbygger, hvilket såvel er under landsgennemsnittet (ca. 121.000) som under amtsgennemsnittet (ca. 117.500) Som grundlag for sammenlægningen er der underskrevet et sæt vilkår og aftaler som beskriver organiseringen og spilleregler for processen, samt vision og idegrundlag for den nye kommune. Disse vedlægges i kopi. Byrådene har i forbindelse med beslutning om sammenlægning begge udtalt, at sammenlægningen er åben overfor sammenlægning med andre kommuner eller dele af kommuner, såfremt der fremkommer ønsker herom. Byrådene gør opmærksomme på, at de ekstra engangsudgifter, som kommunerne påføres ved gennemførelse af strukturreformen, forventes at blive neutraliseret ved tilskud fra statens side. Endelig vil byrådene anmode om, at Indenrigs- og sundhedsministeren fastsætter den endelige kommunale inddeling inden udgangen af 1. kvartal 2005, således det omfattende forberedelsesarbejde kan igangsættes snarest.
Forberedelsesudvalget, 9. december 2004 Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Bilag 03/3
Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Projektgrupper i forbindelse med kommunesammenlægning og overførelse af amtsopgaver Generelt Denne oversigt er en foreløbig oversigt over, hvilke projektgrupper, der, på nuværende tidspunkt, forventes nødvendigt at nedsætte i forbindelse med sammenlægning og integration af opgaver. Der vil være tale om en fleksibel oversigt, der henover forberedelsestiden vil kunne blive udbygget med nye opgaveområder, og hvor større projekter kan blive opdelt i flere underprojekter. Ved nogle af projekterne er der i stikordsform angivet opgaveområder, men det er vigtigt at understrege at der ikke er tale om en fuldstændig kortlægning. Dette vil blive udarbejdet i forbindelse med kommissorium for de enkelte projektgrupper (Se Vejledning til brug af skemaer i forbindelse med projektarbejde ) Alle projektgrupper skal udarbejde forslag til kommissorium som skal godkendes af den administrative styregruppe. Kommissorium skal som minimum indeholde Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven Tidsplan for projektet (inkl. milepæle) Organisering af projektet Ressourcebehov (økonomi og personale) Hvor amtslige eller andre instansers opgaver integreres skal projektgruppen omfatte medarbejdere og ledere fra disse på et passende tidspunkt i forløbet Tværgående opgaver Som fællesopgave for Administrativ Styregruppe, Forberedelsesudvalg og byrådene er det nødvendigt at få drøftet, hvilke overordnede politiske principper der skal være gældende for Vision for og udvikling af kommunen Politisk struktur Administrativ struktur og model Formandskabet anbefaler, at der afholdes seminar herom i marts måned 2005, hvorefter der skal arbejdes videre med følgende 3 projekter i regi af Administrativ Styregruppe: Projektgrupper 1
Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Visionsudvikling Udvikling og konkretisering af visionerne vedrørende o Bosætning o Erhvervs- og kompetenceudvikling o Turisme Strukturen for erhvervs- og turismeserviceringen Politisk struktur Styrelsesvedtægt Forretningsorden Samarbejdsaftaler 60 selskaber Administrativ og driftsstruktur Modeller for organisering Styringsredskaber og metoder Integration og organisering af amtslige opgaveområder Fælles servicestrategi Placering af de administrative enheder Projekter der igangsættes på baggrund af beslutninger i den Administrative Styregruppe Tværgående Kommunikation og information Fastlæggelse af informations- og kommunikationsstrategi Forestå informations- og kommunikationstiltag IT Infrastruktur kortlægning samt forslag til fælles struktur Office-systemer Generelt kortlægning af fag-systemer. (den mere specifikke kortlægning af og forslag til brugen af systemerne skal gennemføres af fag superbrugerne) Organisering af området Personale- og løn Fælles personalepolitik Fælles lønpolitik Projektgrupper 2
Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Samkøring af lønsystemer Samarbejds- og sikkerhedsudvalgsstruktur Forslag til organisering af området Økonomistyring Fælles kontoplan Kasse- og regnskabsregulativ m.v. Revision Forslag til budgetlægnings- og -opfølgningsprocedure Finanspolitik Samkøring af økonomisystemer Opkrævningsområdet Organisering af området Rådhusfunktioner Servicecentre Hvilke serviceydelser? Hvor skal de placeres, evt. samarbejde med bibliotekssystemet Hvilke serviceydelser fra øvrige offentlige instanser? Organisering af området Sektor projekter Skoler/undervisning Folkeskoler Ungdomsskoler Specialskoler (amtslige) Specialundervisning (inkl. 20.2) PPR Børnepasning Dagpleje Vuggestuer Børnehaver SFO Integrerede institutioner/landsby ordninger Specialbørnehaver (amtslige) Udsatte børn og unge/familie området Integration af amtslige serviceydelser/tilbud Tværgående distriktsteam Styringsmetoder Projektgrupper 3
Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Ældreområdet Visitation Hjælpemidler Madlavning Frit valg Genoptræning (amtslige opgaver) Forebyggelse (amtslige opgaver) Styresystem Vagtplanlægning Snitflade til sundheds/handicapområdet Sundhedsområdet Skolelæge Sundhedspleje Tandpleje Sund By Snitflader til Ældre/handicapområdet Handicapområdet Bofællesskaber Integration af amtslige institutioner/serviceydelser Snitfalder Psykiatriområdet Integration af amtslige opgaver og institutioner Væresteder/støttecentre Botilbud Beskæftigelses og arbejdsmarkedsområdet Job-/arbejdsmarkedscenter (samspil med AF) Sygedagpenge Aktivering Revalidering Beskyttede jobs Kontanthjælp Flygtninge Voksen/familie området i øvrigt Projektgrupper 4
Brønderslev Kommune Dronninglund Kommune Kultur og fritid Folkeoplysning Musikskoler Bibliotek Haller Integration af amtslige tilbud Planlægning, Byggeri og Miljø Integration af amtslige opgaver Miljøcentrene ( 60) Kommunal bygningsvedligeholdelse Kommuneplaner Erhvervs- og boligbyggeri Forsyningsvirksomheder Vand Kloak Varme 60 selskaber Drift og anlæg Overførelse af amtslige veje og opgaver Naturpleje Grønne områder Vintervedligeholdelse Materielgårde/værksteder Beredskab Projektgrupper 5
Brønderslev-Dronninglund Kommune Dato: 3. december 2004 Vejledning til brug af skemaer i forbindelse projektarbejde. Der er udarbejdet 3 skemaer: A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i Brønderslev og Dronninglund Kommuner. B. Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering. Ad A) Beskrivelse af status for opgaveløsningen i Brønderslev og Dronninglund Kommuner På dette skema beskrives status for opgaveløsningen i Brønderslev og Dronninglund Kommune med angivelse af forskelle i opgaveløsningen. På områder hvor der overføres opgaver fra amtet til kommunen medtages disse. Ved beskrivelse af den administrative organisation angives antallet af medarbejdere, stillingsbetegnelse, beskæftigelsesgrad og opgaver. Ved beskrivelsen af kommunens serviceområder laves en kort beskrivelse af kommunens tilbud, nøgletal (antallet af ansatte, antallet af brugere, budget 2005 angivet brutto og netto, evt. brugerbetaling, udviklingen i antallet af indbyggere for området fra 2004 til 2010). Beskrivelserne laves på lederniveau i de to kommuner. Herefter mødes lederne og drøfter og beskriver forskelle i opgaveløsningen. Beskrivelserne skal afleveres inden 1. februar 2005. Ad B) Kommissorium for arbejdsgruppens analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Der nedsættes arbejdsgrupper med repræsentanter fra begge kommuner og evt. amtet. Den administrative styregruppe udpeger deltagerne til arbejdsgrupperne og projektleder for hver arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen udarbejder et kommissorium for deres arbejde med beskrivelsen af den fremtidige opgaveløsning. Kommissoriet skal afleveres og godkendes af den administrative styregruppe inden analysearbejdet igangsættes.
Brønderslev-Dronninglund Kommune Kommissoriet skal som minimum indeholde: Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål for opgaven Tidsplan for projektet (incl. Milepæle) Organisering af projektet. Ressourcebehov (økonomi og personale) Ad C) Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering. Arbejdsgruppen beskriver den fremtidige opgaveløsning og kommer med forslag til organisering. Der udarbejdes gerne flere forslag. De økonomiske konsekvenser/personalemæssige konsekvenser af forslag til den fremtidige opgaveløsning skal angives. Der gøres opmærksom på evt. høringskrav til f.eks. eksterne parter m.fl. Beskrivelserne vedrørende den administrative opgaveløsning (Rådhuset) skal afleveres til den Administrative Styregruppe inden 1. maj 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne inden Påske. Beskrivelserne vedrørende kommunens serviceområder skal afleveres til den Administrative Styregruppe inden 1. juni 2005. Der gives en kort midtvejsevaluering på arbejdet i arbejdsgrupperne inden Påske.
Brønderslev-Dronninglund Kommune Dato: A. Beskrivelse af status for opgaveløsningen i Brønderslev og Dronninglund Kommuner. Projektnr. Projekttitel Deltagere Status Brønderslev Status Dronninglund Forskelle Nye opgaver fra amtet
Brønderslev-Dronninglund Kommune Dato: B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. Projekttitel Deltagere Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Tidsplan for projektet (incl. Milepæle). Organisering af projektet Ressourcebehov (Økonomi og personale)
Brønderslev-Dronninglund Kommune C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organistering. Dato: Projektnr. Projekttitel Deltagere Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering Økonomi / personale Høring Øvrige forhold