Udbud af konsulentopgaver i forbindelse med færdiggørelse af nyt produktionsplanlægningssystem til Produktion, NaturErhvervstyrelsen

Udbud af konsulentopgaver i forbindelse med færdiggørelse af nyt produktionsplanlægningssystem til Produktion, NaturErhvervstyrelsen

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Opgavebeskrivelse af den opgave, som konsulenten skal indgå i løsningen af... 3 3. Efterspurgte IT-konsulent... 4 4. Tidsplan for Opgaven... 4 5. Kundens fleksibilitet... 5 6. Udvælgelseskriterier for valg af konsulent... 5 7. Kundens dokumentationskrav... 5 8. Udførelsessted... 5

1. Indledning Produktion i NaturErhvervstyrelsen har i løbet af foråret og sommeren 2013 opbygget et nyt produktionsplanlægningsværktøj, der har til formål at optimere planlægningen, arbejdsgange og driftsledelsen af Produktions produktion. Arbejdet har været udført i samarbejde med PA Consulting, og i arbejdet er der bl.a. blevet arbejdet med løbende at kvalitetssikre: o Produktionsdata og status, ressourceforbrug pr. opgave, kompetencebehov, øvrige opgaver udenfor Produktions sagsbehandling af diverse ordninger mv. o Alle nye arbejdsgange i forbindelse med sagsbehandling i diverse it-systemer, herunder de interfaces og gensidige afhængigheder der er både mellem de forskellige ordninger, som Produktion sagsbehandler, og de øvrige aktiviteter i huset, fx i Center for Arealtilskud, Kontrolområdet m. fl. o Nye principper for god driftsledelse og opkvalificering af teamledere og chefer, herunder nye retningslinjer for opfølgning på produktions- og ressourceplanen, nyt driftsledelsessystem møder, procedurer, metoder, værktøjer mv. 2. Opgavebeskrivelse af den opgave, som konsulenten skal indgå i løsningen af I forbindelse med udviklingen af det nye produktionsplanlægningsværktøj for Produktion er der fremkommet behov for yderligere tilretninger og ydelser, som ikke var forudset i den oprindelige kontrakt med PA Consulting, hvorfor disse nu er i udbud. Der er således udelukkende tale om, at videreudvikle det eksisterende nyudviklede værktøj inden for de rammer, dette er udviklet i. De opgaver, der er i udbud, er: 1. Tilføjelse af outputdata/måldata fra ugeplanerne 2. Ændring af snittet mellem controller og teamlederne 3. KPI-graferne skal kunne vises på både ordningsniveau og aktivitetsniveau 4. Ændret visning af øvrige opgaver i ugeplanerne 5. Faktisk antal producerede sager i grafen Akkumuleret status skal hentes fra Stamdata -fanebladet i Masterdokumentet i stedet for Gemte ugeplaner

6. Visning af behovsgrafer på aktivitetsniveau 7. Simulering af mulige ændringer De nævnte udbudte opgaver er nøjere beskrevet i bilag A til dette udbud. 3. Efterspurgte IT-konsulent Da de udbudte opgaver har et relativt begrænset omfang, anser NaturErhvervstyrelsen det som en fordel, hvis en konsulent kan varetage hele opgaven. Konsulent skal i særdeleshed have: gode kompetencer inden for VBA-kodning. evne til at sætte sig ind i et meget komplekst produktionsplanlægningsværktøj, der styrer ca. 170 personers produktion. blik for, at udvikle produktionsplansværktøjet inden for den ramme, den oprindeligt er udviklet i. evne til at gennemteste nye features inden levering, så den nye feature virker upåklageligt og ikke har utilsigtede virkninger på andre nye eller eksisterende features i produktionsplanværktøjet. mulighed for at stå til rådighed eller være at finde i NaturErhvervstyrelsen hver fredag formiddag i projektperioden, så driftsledelsesmødet i Produktion kan gennemføres med de nyest tilrettede features hver fredag kl. 13. 4. Tidsplan for Opgaven Fristen for at give bud på opgaven er torsdag den 3. oktober 2013 kl. 12. NaturErhvervstyrelsen forventer, at kunne træffe beslutning om valgt af leverandør den 10. oktober 2013. Herefter vil NaturErhvervstyrelsen orientere tilbudsgiverne om valg af leverandør. Opgaven forventes påbegyndt umiddelbart efter stand still-perioden. Opgaven forventes afsluttet ca. 1. december 2013. NaturErhvervstyrelsen forventer, at konsulenten inden for de angivne tidsrammer forelægger en plan for, hvornår de enkelte udbudte opgaver løses, testes og forventes implementeret fejlfrit. NaturErhvervstyrelsen anser opgaven for afsluttet, når alle nye features til produktionsplanen er udarbejdet og har været implementeret fejlfrit i 3 på hinanden følgende uger.

5. Kundens fleksibilitet NaturErhvervstyrelsen forventer, at der kun er en konsulent på udbudsopgaven, da omfanget af udbuddet er relativt begrænset. Desuden forventer NaturErhvervstyrelsen, at Konsulentfirmaet ikke udskifter konsulenten uden forudgående aftale med NaturErhvervstyrelsen. Endelig forventer NaturErhvervstyrelsen, at Konsulentfirmaet kan stille en ny konsulent til rådighed med de nødvendige kompetencer, hvis samarbejdet mellem konsulenten og NaturErhvervstyrelsens medarbejdere ikke forløber hensigtsmæssigt. Derudover har konsulenten mulighed for at tilrettelægge sit arbejde i overensstemmelse med fx andre opgaver, denne varetager i samme periode. 6. Udvælgelseskriterier for valg af konsulent NaturErhvervstyrelsen vil vurdere de indkomne bud på de udbudte opgaver ud fra følgende evalueringskriterier: Nummer Kriterium 1 Tæt sammenhæng mellem den eksisterende produktionsplan og de løsninger på de udbudte opgaver, som konsulenten inkluderer i sit tilbud. Vægt 40 % 2 Pris 40 % 3 Konsulentens kompetencer 20 % 7. Kundens dokumentationskrav NaturErhvervstyrelsen anser opgaven for afsluttet, når alle nye features til produktionsplanen er udarbejdet og har været implementeret fejlfrit i 3 på hinanden følgende uger. 8. Udførelsessted Opgaverne kan løses både i NaturErhvervstyrelsen på Konsulentens hjemadresse. NaturErhvervstyrelsen forventer dog, at konsulenten er til stede i styrelsen efter aftale.