Januar 2015 Forretningsmodel for bygningsdrift og vedligeholdelse af kulturejendomme
Effektiv drift og vedligeholdes af kulturejendomme Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) blev oprettet i oktober 2011, hvor ansvaret for en række af statens slotte, haver og kulturejendomme blev samlet i styrelsen under Kulturministeriet. Styrelsen har i dag omkring 300 medarbejdere og forvalter cirka 750.000 m2. SLKE udvikler og standardiserer driften og vedligeholdelsen af slotte, haver og kulturejendomme på Kulturministeriets område, der skaber positive synergieffekter og stordriftsfordele. SLKE s opgave er at sikre en effektiv bygningsdrift og vedligeholdelse, der skaber mere kultur for pengene og fremtidssikre bygningerne. Til glæde for både institutionerne selv og de besøgende. I denne pjece kan du læse mere om SLKE s forretningsmodel og modellen for overdragelse af bygningsdriften og vedligeholdelsen. Bygningerne tilhører derfor fortsat kulturinstitutionerne, og kulturinstitutionerne har således fortsat ansvaret for de penge og omkostninger, som knytter sig drift og vedligeholdelse af bygningerne.
Forretningsmodellens hensigt Gevinster Forretningsmodellen har til formål at skabe mere kultur for pengene gennem opnåelsen af en række klare gevinster for institutionerne Realisering Gevinsterne realiseres via udnyttelse af stordriftsfordele, tilvejebringelse af transparens og sikring af fortsat nærhed på institutionerne
Forretningsmodellen bygger på enkle principper Stordriftsfordele Transparens Nærhed Billigere priser via fælles leverandøraftaler Præcis afgrænsning og beskrivelse af opgaver og behov Fast ejendomsteam tilknyttet hver institution Udnyttelse af ressourcer og kompetencer på tværs Benchmarking af stand, omkostninger og udnyttelse Medarbejdere med jævnlig gang på institutionerne Standardisering og optimering af opgaver Effektiv systemunderstøttelse og dataregistrering Løbende kundedialog og evaluering af indsatsen
Forretningsmodellen sikrer Billigere bygningsdrift og vedligeholdelse Bedre planlagt vedligeholdelsesindsats Effektiv økonomistyring og solidt budgetteringsgrundlag Fleksibilitet og målrettede ydelser
Organisering SLKE er organiseret så alle styrelsens ejendomme er tilknyttet et ejendomsteam, som er ansvarlig for alle forhold vedrørende ejendommen, ligesom teamet kan rådgive om forskellige forhold knyttet til ejendommen. Ved spørgsmål kontaktes institutionens teamchef i SLKE. Generel information om den givne ejendom findes på ejendomsportalen. Her finder den enkelte institution også oplysninger om sine forhold vedrørende: o o o o o Kontrakter Regnskaber Vedligeholdelsesplaner og byggesager Arealer og tegninger Kontaktpersoner SLKE understøtter og rådgiver også om ombygninger og varetager projektledelse af institutionernes større byggesager.
Hvad er rammerne, og hvem har ansvaret? Rammen om SLKE s forretningsmodel for bygningsdrift og vedligeholdelse af kulturejendomme er erhvervslejeloven (ELL). Den danner rammen i forhold til snitfladerne mellem SLKE og institutionen sammen med øvrige statslige retningslinjer for byggeadministartion Fremtidig organisering og ansvarsplacering Institutionen Kontrakt SLKE SLKE s forretningsmodel baserer sig på en velkendt og velafprøvet metode og tilgang i forhold til rolle- og ansvarsfordeling, økonomistyring, planlægning, kategorisering, registrering og vurdering af ejendomme mv. Ejerskab og finansiering Bygningsdrift og vedligeholdelse ELL anvendes på erhvervslejemarkedet generelt, og SLKE s forretningsmodel er derfor indrettet efter de principper og metoder, som sædvanligvis gælder på markedet. ELL udgør referencerammen for opgavevaretagelsen på ejendommene for henholdsvis ejer/brugers (institutionen) og udlejers (SLKE) forpligtelser Forretningsmodellen indebærer, at kulturinstitutionen fortsat er både ejer og bruger af bygningen og som udgangspunkt står for den indvendige vedligeholdelse, mens SLKE på vegne af institutionen varetager drift og udvendige vedligeholdelse. Forretningsmodel for Kulturejendomme Jf. EEL Ejerskab Opgave Udfører Ejer Institution Udvendig vedligeholdelse og installationer Udlejer Institution Indvendig vedligeholdelse SLKE Institution
Model for overdragelse af bygningsdrift og vedligeholdelse SLKE lægger vægt på, at det er tydeligt for institutionen, hvordan overgangen forløber. Derfor har SLKE opstillet en samlet model, der beskriver indholdet af og processen for overdragelsen af bygningsdriften og vedligeholdelsen til SLKE. Modellen omfatter tre faser: Kortlægning af nuværende serviceforhold Gennemgang eller gennemførelse af bygningssyn 1. Baseline 2. Ydelser og aftaler Drøftelse og fastlæggelse af SLKE s ydelser Indgåelse af aftale om bygningsdrift og vedligeholdelse Løbende evaluering af driften Realisering af indhentede gevinster 3. Drift og økonomi
1. Baseline SLKE samarbejder med institutionen om at kortlægge de nuværende serviceforhold vedrørende den del af bygningsdriften, som SLKE skal overtage. Der skabes klarhed over, hvilke services institutionen udfører selv og får udført af eksterne leverandører. Parallelt kortlægger SLKE vedligeholdelsestilstanden og eventuelt genopretningsbehov for institutionens bygninger. Kortlægningen består af en gennemgang af et gældende bygningssyn, eller gennemførsel af et nyt bygningssyn. Driftsøkonomien fastlægges i samarbejder med institutionen og med eventuel inddragelse af ekstern bistand. Kortlægningen omfatter institutionens samlede omkostninger knyttet til bygningsdrift og vedligeholdelse i de seneste 3 år. Kortlægningen resultere blandt andet i et grænsefladeskema, der beskriver fordelingen af de opgaver SLKE skal varetage, og de opgaver som institutionen forsat selv håndtere. Der udarbejdes afslutningsvis en baselinerapport, der beskriver leverancerne på driften, eventuelle behov for genopretning samt årsværk SLKE skal bruge Baseline
2. Ydelser og aftaler Efter kortlægningsprocessen drøfter SLKE og institutionen overdragelsen af ydelser til SLKE. Drøftelserne har til hensigt at afdække, hvordan overdragelsen kan ske mest hensigtsmæssig, herunder om overdragelsen skal suppleres med arbejdsbeskrivelser af opgaver, som SLKE fremtidigt varetager. Den økonomiske driftsramme fastsættes med udgangspunkt i institutionens nuværende serviceforhold, bygningernes stand og hidtidige omkostninger knyttet til bygningsdrift og udvendig vedligeholdelse, som indledningsvis er blevet kortlagt. Når institutionen og SLKE har indgået kontrakt om ydelser, serviceniveau og økonomisk driftsramme (baseret på 3 års gennemsnit), overdrages opgaver og evt. medarbejdere til SLKE. Bygningsmassen på Kulturministeriets område varierer betydeligt i alder og anvendelse. En lang række bygninger er underlagt fredningsbestemmelser, som kan komplicere vedligeholdelsesarbejdet. Såfremt institutionen ønsker genopretningsarbejdet gennemført, sørger SLKE og rådgivere for at gennemføre byggesagen. Det påhviler fortsat institutionen at fremskaffe finansieringen. Institutionerne afregner SLKE for løsningen af de løbende bygningsdrifts- og vedligeholdelsesopgaver mv. via en fastsat driftsøkonomisk ramme, der pl-reguleres årligt. Såfremt der er behov for det, kan SLKE også facilitere beslutningsprocessen til at søge kulturministeriet om ekstra bevillinger til f. eks. genopretning. Aftaler og ydelser
3. Drift og økonomi SLKE fakturerer kunden for de omkostninger, der knytter sig til løsningen af de bygningsopgaver og tilhørende lønomkostninger til de medarbejdere, som SLKE eventuelt har overtaget. Har institutionen serviceaftaler med eksterne leverandører, som SLKE skal træde ind i, sikrer SLKE, at kontraktforholdet ændres gennem en fuldmagt fra institutionen. Den enkelte institution vil blive integreret i et velfungerende driftssystem, som løbende optimeres yderligere i takt med udvidelse af ejendomsporteføljen, teknologisk udvikling mv. Konkret vil SLKE s service i praksis være todelt og bestå af, dels et lokalt medarbejderteam, dels af et centralt ejendomsteam. Driften evalueres efter ét års drift og herefter som udgangspunkt hvert fjerde år. Evalueringen vil have fokus på regulering af driftsrammen, såfremt den har vist sig at være over- eller undervurderet. SLKE opkræver et administrationsgebyr, men ellers går ethvert overskud tilbage til institutionen således, at der bliver flere penge til kulturen. Drift og økonomi
Eksempel SLKE har nedenfor opstillet et illustrativt eksempel på, hvordan forretningsmodellen vil fungere i praksis. Eksemplet viser, hvordan der fastsættes en baseline for institutionens hidtidige omkostningsniveau (år 0), som udgør udgangspunktet for den efterfølgende betaling, og hvordan institutionen afregner SLKE for de konkrete ydelser, som den varetager på vegne af institutionen i de efterfølgende år. Eksemplet er gengivet på næste side i tabelform. Tallene for de enkelte år er uddybet nedenfor. År 0 Institutionen og SLKE har opgjort, at dens samlede byggedriftsomkostninger (ekskl. afskrivninger og finansielle omkostninger) er 8.000 t. kr., hvoraf 2.400 t. kr. vedrører generel bygningsdrift og udvendig vedligeholdelse. År 1 Institutionens generelle bygningsdrift og den udvendige vedligeholdelse videreføres på samme niveau, og institutionen betaler som udgangspunkt en takst, der svarer til det hidtidige omkostningsniveau, dvs. 2.400 t. kr. Institutionen vælger at gennemføre et energioptimeringsprojekt, som SLKE vil kunne rådgive institutionen i forhold til. Det gennemførte energioptimeringsprojekt indebærer, at institutionens udgifter til elektricitet reduceres med 300 t. kr. årligt og dermed udgør 900 t. kr. fra år 1 og frem. Denne besparelse tilfalder institutionen. År 2 Institutionen vælger at overdrage ansvaret for vagt og sikring til SLKE, der som følge af realisering af stordriftsfordele kan tilbyde at tilvejebringe ydelsen til 400 t. kr. årligt frem for de 500 t. kr., som institutionen hidtil har betalt. År 3 SLKE nedsætter i år 3 sin takst på generel bygningsdrift og udvendig vedligeholdelse fra 2.400 t. kr. til 2.300 t. kr. efter, at den har gennemført en række samlede leverandørudbud og på den baggrund opnået bedre priser.
Eksempel slke.dk Bygningsdriftsomkostninger (1.000 kr.) År 0 År 1 År 2 År 3 Lønomkostninger 1.500 500 500 500 Generel bygningsdrift og udvendig vedligeholdelse 1.000 - - - Indvendig vedligeholdelse 500 500 500 500 Øvrige driftsomkostninger 6.500 4.800 4.300 4.300 Bygningsdrift og vedligeholdelse 2.000 600 600 - Heraf indvendig 1.400 - - - Heraf udvendig 600 600 600 600 Elektricitet 1.200 900 900 900 Varme 600 600 600 600 Vagt og sikring 500 500 - - Rengøringsydelser 1.400 1.400 1.400 1.400 Kantine og catering 800 800 800 800 Institutionens egne omkostninger (sum) 8.000 5.300 4.800 4.800 Driftsramme til SLKE 0 2.400 2.800 2.800 Generel bygningsdrift og udvendig vedligeholdelse - 2.400 2.400 2.300 Vagt og sikring - - 400 400 Totalomkostninger 8.000 7.700 7.600 7.500
Kontakt For flere informationer om modellen for overdragelse af bygningsdrift og vedligeholdelse til SLKE, kontakt venligst Nikolaj Jensen. Nikolaj Jensen Teknisk direktør Telefon: 3395 4993 Mail: nik@slke.dk