Mobil tids- og opgavestyring i kommunen v/ Michael Judson Senior Mobility Specialist HandStep A/S Mobil: 3038 9007 e-mail: mj@handstep.com
Agenda HandStep Mobil Tids- og opgavestyring Eksempel på et system Kunde Case Learnings Fremtiden Spørgsmål Demo? 2
Simply Mobile Vi eliminerer gammeldags og manuelle procedurer Vi simplificerer arbejdsgange og gør dem brugervenlige 3
Private referencer 4
Public sector Offentlige referencer Jelling Kommune Århus Kommune Ribe Kommune Viborg Amt Brøndby Kommune 5 Slide 5
Mobil IT i kommunerne Kommunerne fører an i forhold til mobil IT Kommunerne har mange mobile medarbejdere Administrationen (Mail, kalender m.v.) Hjemmeplejen (Care løsninger) Teknik og Miljø (Tids- og opgavestyring) Papir og telefon Scanning af arbejdssedler Mobil registrering 6
Strategiske overvejelser? Ledelsesmæssig styrkelse. Materielgården kommer til at fremtræde som en selvstændig og bæredygtig virksomhed. Herunder indførelsen af en BUM model (bestiller- og udfører modtager model). Overgang til selvstyrende grupper, for at medarbejderne skal have mulighed for at udnytte deres kompetencer bedst muligt, med henblik på at øge arbejdsglæden og dermed effektiviteten. Ønsket er indførelse af digital kommunikation i forbindelse med udførelse af arbejdsopgaverne, for herved at kvalificere medarbejderne til anvendelse af den nyeste teknologi og for at opnå en rationaliseringsgevinst. Ønsket er et system der letter ressourcestyringen i dagligdagen og som sikrer de nødvendige data til dokumentation af omkostningsniveauet i den enkelte funktion. Giver mulighed for sammenligning med andre driftsvirksomheder for at afprøve konkurrencedygtigheden Sikring af den nødvendige motivation for medarbejderne, ved at afprøve mulighederne i et resultatlønssystem. 7
Operationelle udfordringer Medarbejderne glemmer at registrere tid eller udskyder deres tidsregistrering til senere, hvorved den bliver upræcis eller direkte forkert. Timesedler bliver ikke afleveret, eller de afleveres for sent. Det er meget ressourcekrævende at rette timesedler der ikke er korrekt udfyldt Mangel på information gør at ledelsen har svært ved at lave økonomistyring og få overblik over de enkelte opgavers status. 8
Gevinster ved mobil registrering Bedre understøttelse af virksomhedens kultur Øget fokus på kvalitet Øget medarbejdertilfredshed Bedre ressourcestyring Mindre svind Hurtigere overblik Hurtigere fakturering Bedre kundeservice Gennemsigtighed og øget ansvar Økonomiske og administrative besparelser 9
Eksempel på besparelse Antal ansatte "i marken" 180 Besparelse: timer/uge Registrering af timer 0 Aflevering af timeseddel (20% af medarbejderne), 20 min/dag 60 Aflevering af timeseddel (25% af medarbejderne), 15 min/dag 13 Aflevering af timeseddel (55% af medarbejderne) 0 min/dag 0 Samlet antal timer pr. uge 73 ~ 2 Indtastning af timeseddel (inkl. Fejlindtastning), 20 min/uge pr. medarbejder 60 Nemmere godkendelse og rettelse af timeseddel, 10 min/uge pr. medarbejder 30 Samlet antal timer pr. uge 90 ~ 2,4 Ikke fakturerede maskintimer (ned fra 10% til ca. 5%) Ikke fakturerede materialer (ned fra 9% til ca. 5%) 10
Rationale Bedre Ressourceplanlægning Bedre kapacitetsstyring Lavere omkostninger 11
Hvordan kan det se ud 12
Processen 7 Godkendelse Godkendte registreringer 8 3 Registreringer 6 Opgaver 1 2 4 Økonomisystem TM3 Server Opgaver PDA 5 13
Mobil Registrering Registrering af: Mandetimer Maskintimer Vareforburg Kørsel Udlæg Tillæg og overtid Ferie og fravær Via: Mobil Web Lokal el. Hosted Løsning Online el. offline 14
Administrationsmodul Godkende brugeres registreringer Styre opgaver og projekter Vedligeholde kontoplanen Få et samlet overblik Detaljer for de enkelte registreringer Trække rapporter Administrere brugere, grupper og roller Organisere brugerne i afdelinger 15
CASE 16
Københavns Kommune Mobil tids- og materialeregistrering i Københavns kommune 600 brugere i Kommuneteknik København Registrerer via Mobile enheder og/eller web Integrerer til kommunens Navision system Medarbejderne registrerer mobilt Tidsforbrug Materialeforbrug Ressourcer Kørsel Driftsafdelingen administrerer centralt Opgavefordeling Varekatalog Lagerlister Godkendelser af timeforbrug
Københavns Kommune Mobil tids- og materialeregistrering i Københavns kommune RESULTAT Flere timer og materialer registreret Hurtigere og bedre faktureringsgrundlag Større overblik over time- og materialeforbrug Nemmere budgetopfølgning Optimerede arbejdsprocesser LÆRING Start med en ROI beregning det giver overblik og perspektiv i projekterne Involver brugerne og driftsorganisationen i de indledende øvelser Afsæt tid til grundig brugertræning og pas på modstand mod forandring
Hvad siger kunderne? 19
Konkrete tilbagemeldinger fra kommunerne Der er langt færre fejl end tidligere Det har øget effektiviteten for både medarbejdere, ledere og administrativt personale Brugerne er så glade for løsningen, at de slet ikke kan forestille sig at gå tilbage til at skrive dagsedler Medarbejderne oplever en tillidserklæring, når de bliver betroet en PDA Som driftsleder er mit arbejde blevet meget enklere og hurtigere at udføre Der er et rigtigt godt perspektiv i en løsning med PDA'er, som også kan benyttes til mange andre opgaver i fremtiden 20
Næste trin? 21
Næste trin Integration af arbejdsprocesser kvalitet via processen E-Learning og Wizards Vidensdeling Location Based Services Compliance Amcor Flexible Denmark A/S 01 Værkfører kontoret rum 22 (FILTBYT) Aquamat 4 udskiftning Tæthed Filterskyl Smag ph 1 1 1 1 7,2 stk. ok ok ok ph 22
23
Se mere og prøv demo på: www.handstep.com/tidsregistrering 24
Michael Judson Senior Mobility Specialist e-mai: mj@handstep.com mobil: +45 3038 9007 Bregnerødvej 133D DK-3460 Birkerød +45 30 38 90 00 www.handstep.com