SALGSPROCESSEN Der henvises generelt til forretningsgangsbeskrivelsen: Hvornår skal der sendes en faktura? http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/proces/gruppe8/kapitel1/afsn2 Oprettelsen af debitorer (danske og udenlandske) foregår decentralt. Oprettelsen af Bevillingsdebitorer foregår i Regnskabskontoret. 1. Oprettelse af danske debitorer (ikke offentlige) Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Nummer skal udfyldes - For CPR-debitorer (primært Tandlægeskolen og IS) anvendes CPR-nummer, for alle øvrige debitorer anvendes nummerserien DEBITORER (F3 enter). Obligatoriske felter er Navn, Adresse, Landekode er default DK 1
Her kan du angive det antal fakturakopier, der altid skal udskrives til denne debitor i forbindelse med udskrivning af faktura Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op for danske debitorer HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms. Fanebladet Betaling: Betalingsbetingelse = 30 dage for alle debitorer Betalingformkode = er default FIK Rykkerbetingelseskoden er default 1 = rykkerbetingelse for danske debitorer 2
2. Oprettelse af danske debitorer (offentlige institutioner = elektroniske salgsfakturaer) For alle debitorer der skal faktureres med elektronisk salgsfaktura, skal der foretages nogle ekstra opsætninger på debitorkortet og oprettes en såkaldt Biztalk partner. Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Nummer skal udfyldes = nummerserie DEBITORER (F3 enter) Obligatoriske felter er Navn, Adresse, Landekode er default DK, Fanebladet Kommunikation: Evt. telefon, e-mail, hjemmeside Her kan du angive det antal fakturakopier, der altid skal udskrives til denne debitor i forbindelse med udskrivning af faktura Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op DK for danske debitorer. HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms. 3
Feltet EAN-lokationsnummer SKAL være udfyldt med den offentlige institutions EAN-nummer. Dette er den elektroniske adresse som transportnetværket kender. Fanebaldet Betaling: Betalingsbetingelse = 30 dage Betalingformkode = FIK Rykkerbetingelseskoden er default 1 = rykkerbetingelse for danske debitorer Debitorer der skal faktureres elektronisk skal have en Betalingsformkode som er tilknyttet en OIO betalingstype. For danske debitorer skal der altid vælges FIK. Hvis en offentlig debitor har flere EAN-numre, skal denne debitor oprettes det antal gange i debitorregisteret det er nødvendigt, af hensyn til korrekt afsendelse af Elektronisk faktura. HUSK altid at søge via CTRL +B i EAN-feltet for at se om debitoren allerede er oprettet. 4
BizTalk Partner For hver debitor der skal modtage elektroniske fakturaer, skal der oprettes en såkaldt BizTalk partner. BizTalkpartneren kan forstås som en ekstra Debitoropsætning, som er nødvendig for dannelsen af den elektroniske faktura i udbakken. På Debitorkortet vælges knappen Debitor/ Opret BizTalk Partner Følgende popup-billede dukker op. Her klikkes på knappen Yes. 5
Man kommer nu ind i billedet Opsætning af BizTalk-partner Vælg Fanebladet/ Salgsdokument Der sættes altid hak i felterne Salgs Faktura og Salgs Kreditnota Tryk ESC. 6
Inden der laves en salgsfakturaer på en elektronisk debitor, er det altid en god ide at kontrollere at der på debitorkortet er en markering i feltet BizTalk Partner Opsæt. Hvis der mangler en BizTalk-partner, dannes der ikke en elektronisk faktura ved bogføringen af salgsfaktura. Alle eksisterende offentlige debitorer i Navision skal rettes til første gang de skal anvendes til elektroniske fakturaer. HUSK at flytte EAN-nummer til det korrekte felt på Betalingsfanebladet og oprette en BizTalk partner. Kontroller at Betalingsbeting. kode er 30DAGE, Betalingsformkoden er FIK og Landekoden er DK. 3. Oprettelse af udenlandske debitorer Vælg Salg/Debitorer Fanebladet Generelt: Nummer skal udfyldes = nummerserie DEBITORER (F3 enter) 7
Obligatoriske felter er Navn og Adresse Landekode er default DK, men skal for de udenlandske debitorer rettes til den relevante landekode. I det konkrete eksempel rettes DK til GB. Fanebladet Kommunikation: Evt. telefon, e-mail, hjemmeside Fanebladet Fakturering: Bogføringsgrupperne er default sat op med DK for danske debitorer. HUSK altid at rette Momsvirksomhedsbogføringsgruppen til det korrekte - i det konkret eksempel vælges Koden EU-REG.VIRK 8
HUSK altid at ændre Debitorbogføringsgruppen fra DK til UDLAND. HUSK at sætte hak i feltet Priser inkl. Moms. HUSK at Betalingsformkoden skal være BANK for de udenlandske debitorer. HUSK at ændre Rykkerbetingelseskode fra defaultværdien 1(for danske debitorer) til værdien 4, som gælder for alle udenlandske debitorer. Sikrer at rykkerskrivelsen er på Engelsk 9
Fanebladet Udenrigshandel: I feltet Valutakode vælges den relevante kode fra oversigten (F6 eller klik på pilen) I det konkrete eksempel vælges GBP. 10
Fanebladet Udenrigshandel: I feltet Sprogkode vælges ENG (F6 eller klik på pilen). Sprogkoden ENG sikrer, at salgsfakturen til denne debitor dannes og kan udskrives på engelsk. 4. Salgsfakturering ikke elektronisk faktura Alle salgsfakturaer registreres decentralt. Vælg Salg/Fakturaer Registrering af salg skal ske via en salgsfaktura eller en salgsordre. Fakturavinduet er bygget op af to dele. Et Salgsfakturahoved og salgsfakturalinjer. 11
Salgsfakturahoved: indeholder alle relevante oplysninger om debitoren som f.eks. navn, adresse, bilagsdato og betalingsbetingelser etc. Der er fire faner: Generelt, Fakturering, Levering og Udenrigshandel. Her findes hhv. kunde-, faktureres til kunde-, debitor-, leveringsog valutaoplysninger. De fleste af disse oplysninger kopieres automatisk fra tabellen Debitor. Salgsfakturalinjer: indeholder oplysninger og specifikationer om hvad der sælges og den relevante kontostreng angives her. Alle relevante oplysninger kopieres automatisk fra salgshovedet til salgslinjerne. Fanebladet Generelt Tast F3 og Enter i feltet Nummer. En nummerserie sørger for nummerering af faktura. Kundenummer: her tastes eller vælges den relevante Debitor (Oversigten: F6 eller via den lille pil). Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato vil normalt være Dags Dato (husk at ændre dato ved månedsskifte). Se regnskabsperioderne på http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu1/tidsplan/sub1/del1 Eksternt bilagsnr.: Eksternt bilagsnummer er obligatorisk i Navision, men kommer ikke med på salgsfakturaen. Kopier eksempelvis SFAK nr. over i feltet. 12
Sælgerkode Der SKAL altid vælges en sælgerkode. Hvis ikke I allerede har oprettet en eller flere relevante sælgerkoder er metoden følgende: I feltet sælgerkode vælges oversigten via F6 eller den lille pil. Via F3 kan der indsættes en ny. Skriv en entydig Kode på op til 10 tegn (både tal og bogstaver) og Navn/beskrivelse og Telefon. HUSK at sætte hak i kolonnen Eksport til OIOXML. Sælgerkodens indhold vil komme med på fakturaen. Og hvis der er tale om en elektronisk salgsfaktura vil sælgerkodens indhold blive overført hvis kolonnen Eksport til OIOXML er markeret. 13
Fanebladet Fakturering: På salgsfakturahovedet er Delregnskab default sat op med værdien 1 og Sted med Navision Stat brugerens default stedkode. Disse dimensionsværdier må ikke rettes, da de svarer til de dimensionsværdier, som debitorposterne bliver bogført med. Salgsfakturalinierne indtastes. Brug Vis/Kolonne til at vælge de relevante kolonner. Obligatoriske felter: Type, Nummer, Momsproduktbogføringsgruppe, Beskrivelse, Antal, Salgspris Inkl. moms, DR, Sted, Bevilling I felterne DR og Stedkode vil salgslinien default foreslå samme værdier som findes i Salgsfakturahovedet. Disse ændres til de korrekte værdier, som skal bogføres på finansposterne for salgsindtægterne. 14
Udvidede tekster på salgsfaktura Engangstekst: Den uddybende tekst er meget specifik for netop denne salgsfaktura. Type, Nummer og Momskode skal være Blank I beskrivelsesfeltet kan der skrives den specifikke uddybende tekst. Der er kun plads til at skrive det antal tegn, som kan være på fakturaen. Standardtekst: Den samme uddybende tekst skal anvendes mange gange. Hvordan oprettes en standardtekst? Vælg Finans/Opsætning/Generelt/Tekster 15
ASPTEKST2 I oversigten oprettes en Kode (op til 10 tegn - både tal og bogstaver) og en Beskrivelse ASPTEKST1 I oversigten oprettes en Kode (op til 10 tegn - både tal og bogstaver) og en Blank Beskrivelse Via knappen Tekster/Udvidede tekster taster man Sprogkode hvis forskellig fra dansksamt den Udvidede tekst med flere linier. Eksempel på anvendelse af Udvidede tekster På en ny linie vælges <blank> som Type. Slå op i nummer via F6 eller pilen eller tast koden. Den udvidede tekst kommer frem, når nummerfeltet forlades. 16
Vælg Funktion/Klarmeld Vælg Bogføring / Kontroller 17
En enkelt faktura via Fakturanummer eller alle mine salgsfakturaer klarmeldt den xx-xx-xx. Vælg Vis udskrift Decentralt: Kontrolrapporten udskrives, anvises og sendes til Regnskabskontoret. Regnskabskontoret: Salgsfakturaen kontrolleres vedr. moms og der foretages en generel legalitetskontrol. Salgsfakturaen bogføres. Se Afsnit 7 om decentral print af Salgsfakturaer. 18
5. Eksempel på Salgsfaktura til udenlandsk debitor Oprettelsen og registreringen af en udenlandsk slagsfaktura adskiller sig ikke fra en ikkeelektronisk salgsfaktura til en dansk debitor. 6. Salgsfakturering elektronisk faktura En elektronisk salgsfaktura oprettes på samme måde som en almindelig salgsfaktura. Krav ifølge bekendtgørelsen: Debitors EAN-nummer (kommer fra Debitorkortet) Debitors ordre- eller rekvisitionsnummer Personreference Debitors kontostreng Debitors EAN-nummer 19
Direkte adgang til Debitorkortet Vælg Faktura / Kort Kontroller at der er på debitorkortet findes et EAN-nummer og at der er oprettet en BizTalk partner. Tilbage til Salgsfaktura via ESC. Hent debitor på ny med opdaterede oplysninger. Kontroller at der er på debitorkortet findes et EAN-nummer og at der er oprettet en BizTalk partner. 20
Debitors ordre- eller rekvisitionsnummer Fanebladet Generelt Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato vil normalt være Dags Dato (husk at ændre dato ved månedsskift). Se regnskabsperioderne på http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu1/tidsplan/sub1/del1 Eksternt bilagsnr.: Eksternt bilagsnummer er obligatorisk - her registreres kundens ordrenummer eller anden identifikation Sælgerkode: Der SKAL altid vælges en sælgerkode. Hvis ikke I allerede har oprettet en eller flere relevante sælgerkoder er metoden følgende: I feltet sælgerkode vælges oversigten via F6 eller den lille pil. Via F3 kan der indsættes en ny. Skriv en entydig Kode på op til 10 tegn (både tal og bogstaver) og Navn/beskrivelse og Telefon. HUSK at sætte hak i kolonnen Eksport til OIOXML. Sælgerkodens indhold vil komme med på fakturaen. Og hvis der er tale om en elektronisk salgsfaktura vil sælgerkodens indhold blive overført hvis kolonnen Eksport til OIOXML er markeret. 21
Bemærkninger Det er nu muligt at afsende bemærkninger på både bilags- og linjeniveau for de elektroniske salgsfakturaer. Bemærkninger på bilagsniveau Salg/Faktura/Faktura/Bemærkning Billedet Bemærkning giver mulighed for at skrive en Salgsbemærkning på bilagsniveau. Der kan skrives op til 80 tegn (både tal og bogstaver) HUSK at sætte hak i feltet Eksport til OIOXML for sikre at bilagsbemærkningen medsendes den elektroniske salgsfaktura. Vil stå i bunden af det elektroniske salgsdokument under Yderligere oplysninger. 22
Bemærkninger på linjeniveau Salg/Faktura/Linje/Bemærkning Billedet Bemærkning giver mulighed for at skrive en Salgsbemærkning på linjeniveau. Der kan skrives op til 80 tegn (både tal og bogstaver) HUSK at sætte hak i feltet Eksport til OIOXML for sikre at bemærkningen på linjeniveau medsendes den elektroniske salgsfaktura. Vil stå som en Note under salgslinjerne i det elektroniske salgsdokument. Alle bemærkninger gemmes på den bogførte salgsfaktura. 23
Personreference Personreference påføres på Fanebladet Fakturering i feltet Faktureres attention og aldrig på Fanebladet Generelt, hvis det skal med på den elektroniske faktura. Ekstra oplysninger kan eventuelt skrives i feltet Faktureringsadresse 2. Debitors kontostreng Debitors kontostreng tilføjes som en Bemærkning på linjeniveau. 24
7. Standardprocessen for Klarmelding og Bogføring Standardprocessen følges herefter: Vælg Funktion / Klarmeld Vælg Bogføring / Kontroller og Udskriv kontrolrapporten som anvises og fremsendes til Regnskabskontoret. Regnskabskontoret: Salgsfakturaen kontrolleres vedr. e-fakturering eller ej, moms og der foretages en generel legalitetskontrol. Data til den elektroniske faktura kan herefter findes i Udbakken. 8. Decentral print af ikke elektroniske salgsfakturaer Bogførte ikke-elektroniske salgsfakturaer skal fremover udskrives decentralt. Salgsfakturaen vil kunne findes under Bogførte fakturaer senest 2 hverdage efter modtagelsen af kontrolrapporten i Regnskabskontoret. Vælg Salg / Bogførte fakturaer Oversigten vælges via F5 I kolonnen BizTalk-salgsfaktura vil der ske en automatisk markering, hvis en salgsfaktura blev afsendt som en BizTalk-salgsfaktura. Sæt filtre ind for at afgrænse de salgsfakturaer ikke elektroniske der skal udskrives decentralt og sendes til debitor. CTRL + F7 25
9. Decentral kontrol af elektronisk salgsfaktura Løsning 1: Vælg Salg/Bogført faktura På fanebladet BizTalk: Faktuaren er sendt elektronisk til VANS-leverandør, hvis der er hak i feltet. Bilag sendt den og Afsendelsestidspunkt viser hvornår fakturaen er sendt elektronisk. Løsning 2: Salg/Periodiske aktiviteter/udgående BizTalk Dokumenter = Udbakken Navision Stat har fire BizTalk udbakker, hvor fakturaen kan efterspores, hvis debitor ikke har modtaget den. 26
Usendt = Fakturaen er endnu ikke sendt elektronisk Sendt = Fakturaen er sendt elektronisk til VANS Mislykket = Fakturaen kunne ikke sendes elektronisk på grund af fejl Annulleret = Forsendelsen er annulleret 10. Check af den Elektroniske Salgsfaktura Man kan altid kontrollere om alle de ønskede og krævede oplysninger kommer med på fakturaen. Salg/Periodiske aktiviteter/udgående BizTalk dok./sendt/dokument/vis Bilag 27
11. Salgskreditnota Registreringen af salgskreditnotaer foregår decentralt. En elektronisk salgskreditnota oprettes på samme måde som en ikke elektronisk salgskreditnota og i henhold til samme retningslinier som salgsfakturaen. Beskrivelse af processen for en kreditnota, når debitor endnu ikke har betalt den oprindelige faktura. Vælg Salg /Kreditnotaer Tast Enter i Nummerfeltet for at oprette en ny kreditnota. Styres af en nummerserie. De fleste oplysninger til kreditnotaen kan med fordel hentes fra den oprindelige salgsfaktura. Vælg Funktion / Kopier linier 28
Du kommer til vinduet Kopier slagsdokument Find den salgsfaktura du vil kopiere fra via Bilagsnr. (F6 viser oversigten brug filtre) Klik OK for at kopiere data til kreditnotaen. 29
Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato skal rettes til dags Dato Eksempel: Antallet på den oprindelige salgsfaktura var forkert, idet debitor fejlagtigt blev faktureret for 24 i stedet for 20. Udligningsbilagstype = Udligningsbilagsnr. = typen på det dokument, der skal udlignes nummeret på det dokument, som fakturaen skal udligne Klarmeld kreditnotaen Kontrolrapporten udskrives anvises og fremsendes til Regnskabskontoret. Regnskabskontoret kontrollerer og bogfører kreditnotaen. Er der tale om en offentlig institution skal kreditnotaen sendes som E-faktura. Dette sker helt automatisk såfremt opsætningen af debitor er korrekt. Der skal være oprettet korrekt EAN-nummer og Partneropsætning på debitorkortet. Hvis der er tale om manuel kreditnota skal den bogførte kreditnota sendes på papir til debitor. Vælg Salg/Bogførte kreditnotaer Vælg oversigten via F5 Sæt filtre ind for at afgrænse de kreditnotaer der skal udskrives decentral og sendes til debitor. Metoden er den samme som for bogførte salgsfakturaer. 12. Rykkerprocedure Regnskabskontoret kører rykkerkørslen i Navision Stat 1 gang om måneden. Regnskabskontoret udsender rykkere til debitorerne. (Undtagelse Tandlægeskolen og Internationalt Sekretariat) Rykkerbetingelseskoden bestemmer rykkerteksten 1 = DK 2 = Tandlæge 3 = EVU 30
4 = UDLAND 13. Hvordan kan jeg se om en salgsfaktura er betalt? Vælg Salg/ Debitorer Find den relevante debitor og klik på den lille pil i feltet Saldo. I kolonne Åben vises, om posten er helt afregnet, eller om der stadig mangler at blive udlignet et beløb. Hvis feltet er markeret, er posten endnu ikke fuldt udlignet. Hvis det er tilfældet, kan du se det beløb, som mangler at blive udlignet, i feltet Restbeløb. 14. Rapporter Forfaldne debitorposter Rapporten forfaldne debitorposter viser de debitorposter, der er forfaldne op til en given dato. Vælg Salg/Rapporter Vælg rapporten Forfaldne debitorposter og klik på knappen Udskriv. 31
Rapporten Forfaldne debitorposter Denne rapport viser en oversigt over debitorernes forfaldne poster. Beløbene vises både i den relevante regnskabsvaluta og i transaktionens oprindelige valuta. Du kan bruge rapporten til at beregne henlæggelser for dårlige betalere eller til at vurdere debitorens kreditværdighed. Du kan definere, hvad der skal medtages i rapporten ved at angive filtre. Du kan indsætte flere felter under fanen Debitor ved at klikke på feltet Felt og derefter på pilen til højre. Du kan også angive, hvad der skal vises i rapporten ved at udfylde felterne under fanen Indstillinger. Udfyld felterne på følgende måde: Debitor Nummer: Indtast numrene på de debitorer, der skal med i rapporten. Hvis du vil have vist alle dine eksisterende kunder, skal du klikke på Pilen til højre. Debitorbogføringsgruppe: Angiv, hvilke debitorbogføringsgrupper der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på Pilen til højre for at se de eksisterende debitorbogføringsgrupper. Valutafilter: Angiv de valutakoder, der skal med i rapporten. Hvis du vil se en oversigt over de eksisterende valutaer, skal du klikke i feltet Filter og derefter på Pilen til højre. Betalingsbeting.kode: Indtast koden for de betalingsbetingelser, der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på Pilen til højre for at se de betalingsbetingelser, der findes. 32
Sted Filter: Angiv det relevante StedFilter. Husk at stedfilter svarer til debitorpostens stedkode fra Salgsfakturahovedet = default stedværdi Der kan ikke filtreres på Sælgerkoden. Hvis du vil have vist sorteringsnøglerne og angive, i hvilken rækkefølge oplysningerne skal vises i rapporten, skal du klikke på Sorter. Indstillinger Slutdato: Indtast en dato, der angiver slutningen af den periode, der er dækket af rapporten (f.eks.31-05-06). Klik på Udskriv for at udskrive rapporten. Klik på Vis udskrift, hvis du vil se rapporten, før den udskrives. Hvis du ikke vil udskrive rapporten, skal du klikke på Annuller for at lukke vinduet. 33
Vælg Salg/Rapporter Vælg rapporten Debitor - kontokort og klik på knappen Udskriv. 34
Rapporten Debitor - kontokort Denne rapport viser kontokort med poster for de valgte debitorer i den valgte periode. Rapporten kan f.eks. bruges i forbindelse med afslutningen på en regnskabsperiode eller ved revision. Du kan definere, hvad der skal medtages i rapporten ved at angive filtre. Du kan angive flere felter under fanen Debitor ved at klikke på feltet Felt og derefter på pilen til højre. Du kan også angive, hvad der skal vises i rapporten ved at udfylde felterne under fanen Indstillinger. Udfyld felterne på følgende måde: Debitor Nummer: Indtast numrene på de debitorer, der skal med i rapporten. Hvis du vil have vist alle dine eksisterende kunder, skal du klikke på pilen til højre. Debitorbogføringsgruppe: Angiv evt. hvilke debitorbogføringsgrupper der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på pilen til højre for at se de eksisterende debitorbogføringsgrupper. Datofilter: Angiv, inden for hvilken periode der skal vises debitorposter. Der kan ikke filtreres på Sælgerkoden. Stedfilter: Angiv evt. Stedkode Husk at stedfilter svarer til debitorpostens stedkode fra Salgsfakturahovedet = default stedværdi Indstillinger Vis beløb i RV: Marker afkrydsningsfeltet, hvis beløbene i rapporten skal vises i den relevante regnskabsvaluta. Skift side pr. debitor: Marker afkrydsningsfeltet, hvis hvert kontokort skal begynde på en ny side. Medtag også debitorer, der kun har saldo: Marker afkrydsningsfeltet, hvis du vil have vist poster for debitorer, der kun har en saldo men ingen bevægelser inden for den valgte periode. Klik på Vis Udskrift for at udskrive rapporten. 35
36