Fælles Sprog III implementering Allerød Kommune I forbindelse med økonomiaftalen for 2014 har KL tiltrådt de fællesoffentlige strategier Digitalisering af sundhedsvæsenet 2013-2017 og Digital velfærd 2013-2017. I den forbindelse er det aftalt, at alle kommuner skal implementere Fælles Sprog III(FSIII) senest med udgangen af 2017. FSIII er en ny fælleskommunal dokumentationsstandard på ældreog sundhedsområdet. Første version af FSIII dækker hjemmepleje, rehabilitering og træning efter serviceloven samt sygepleje efter sundhedsloven. FSIII introducerer en generisk procesmodel, som sikrer, at der vil være ens dokumentationspraksis på tværs af sundhedslov og servicelov. Dokumentationsmetoden vil således være den samme for en sygeplejerske, som dokumenterer på baggrund af sundhedslovens krav til dokumentation, og en visitator som dokumenterer på baggrund af Servicelovens krav til dokumentation. Den generiske procesmodel vil endvidere indebære, at dokumentationen genanvendes og opdateres af både myndighed (visitation) og leverandør (udfører), samt at der indføres en opfølgningsproces gældende for både leverandør og myndighed. FSIII vil bidrage til bedre sammenhæng og tidsbesparende datagenbrug i kommunernes elektroniske omsorgsjournaler. Kommunernes medarbejdere bruger i dag forholdsvis meget tid på at skrive de samme oplysninger om borgerne flere steder i omsorgsjournalsystemet. Ofte i fritekst og med længere forklaringer. FSIII gør det hurtigere og nemmere at fremfinde og opdatere oplysninger om den enkelte borger. For ledelsen skabes mulighed for at udtrække statistik på tværs af borgere. Hermed baner FSIII vejen for mere effektive arbejdsgange og bedre kvalitet i data. I et bredere perspektiv vil FSIII fremadrettet understøtte deling af data på tværs af social- og sundhedssektoren, internt i kommunen og mellem kommuner og eksterne aktører som sygehuse og de praktiserende læger. Første implementeringsbølge starter 1. kvartal 2017 og anden bølge igangsættes 2. kvartal 2017. Halvdelen af landets kommunerne ligger i de to første bølger. Den sidste halvdel er placeret i bølge tre, som ligger i andet halvår 2017. Allerød Kommune ligger, efter eget ønske, i bølge tre med en forventet implementeringsperiode fra september til december 2017. FSIII skal være fuldt implementeret i alle kommunale omsorgsjournaler inden udgangen af 2017. Før FSIII kan tages i brug skal kommunens elektroniske omsorgsjournalsystem opgraderes og nye tilpassede arbejdsgange
skal implementeres. Derudover skal alle medarbejderne lære at dokumentere på den en ny måde. Indtil medarbejderne bliver fortrolige med den nye dokumentationspraksis, vil der være en periode, hvor der er risiko for, at der kan forekomme et fald i produktiviteten, kvaliteten af dokumentationen kan falde og dokumentationen kan blive mangelfuld. Hvor stor forandringen for den enkelte medarbejder bliver, afhænger af deres nuværende dokumentationspraksis og erfaring. Følgende er planlagt for at lette overgangen til FSIII: Gennemførelse af en proces, hvor sundhedslovsydelser og servicelovsydelser bliver adskilt i forskellige indsatskataloger Implementering af en nyere it-understøttelse, med f.eks. fokus på at minimere anvendelsen af interne adviser og samling af dokumentation på tværs af fagområder. Arbejdet med at gennemføre en ensartet dokumentationspraksis. Strukturanalysens anbefalinger under indsats dokumentationsoptimering har også haft som mål at forberede medarbejderens dokumentation til FSIII. Der er fire hovedomkostninger forbundet med at implementere FSIII: It-omkostninger engangsinvestering i opgradering af EOJsystem og en årlig software vedligeholdelse Konvertering af data. Projektomkostninger projektledelse, eksterne konsulenter, ituddannelse, etc. Uddannelse af medarbejdere i FSIII - Sygeplejersker og visitatorer forventes at skulle have tre dages undervisning - Social- og sundhedsassistenter og ergo- og fysioterapeuter forventes at skulle have én dags undervisning - Social- og sundhedshjælpere forventes at skulle have en halv dags undervisning. Den enkelte kommune afholder udgifterne til omlægning til FSIII og udgifterne til opgradering af omsorgsjournalerne. Side 2
Omkostningerne ved implementering af FSIII i Allerød kommune estimeres til: Økonomisk estimering vedr. implementering FSIII 2017 2018 2019 Omkostninger: 1.324.333 42.000 42.000 IT: Anskaffelse 200.000 Vedligeholdelse 30.000 30.000 Service 12.000 12.000 Opgradering til VITAE GO 195.000 Undervisning: Kursusafgift 320.000 Frikøb 509.705 Datakonvertering 81.628 Øvrige udgifter: konsulenthonorar 18.000 Gevinstrealisering 0 725.028 1.450.057 I alt 1.324.333-683.028-1.408.057 I beregningerne er taget udgangspunktet i bølge 3 med implementering 2. halvår 2017. Der forventes gevinstrealisering fra 2 halvår 2018 og fuld gevinstrealisering fra år 2019. Omkostningerne er estimeret ud fra nedenstående parametre: Projektledelse, styregruppe og administration i projektfasen indgår i servicerammen, så er ikke indregnet i estimat. IT, konvertering af data, konsulenthonorar NIA m.m. er engangsudgifter, 494.628 kr. i 2017 Undervisning af personale, kursushonorar og lønkompensation er engangsudgifter, 829.705 kr. i 2017 baseret på 3 dages undervisning sygeplejersker og visitatorer, 1 dag SOSU assistenter og terapeuter samt en dag SOSU hjælpere m.m. Løbende driftsudgifter 42.000 kr. fra 2018 og fremadrettet. Kl har udarbejdet et estimat beregnet på et skøn baseret på hypoteser om, hvilke effekter FSIII forventes at få på landsplan ud fra observationsstudier og dialog med en række kommuner. Der er kun beregnet effektiviseringspotentiale på mål 1; øget effektivitet og lønsomhed, men det forventes, at der på længere sigt er betydelige økonomiske gevinster på de øvrige mål, men det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at kvantificere dem. Side 3
På baggrund af denne usikkerhed i estimatberegningen vil den blive evalueret af KL, når de første kommuner har fået erfaringer med FSIII implementeringen. Potentielle effektiviseringsgevinster, som indgår i den nationale beregning: Effektivisering af sygeplejefaglig udredning Genbrug af sygeplejefaglig udredning Effektivisering af den løbende dokumentation Effektivisering af den interne kommunikation Gevinstrealiseringen er beregnet ud fra de nationale gennemsnitsberegninger ud fra antal ansatte i Allerød kommune, men da praksis og kultur i Allerød kommune kan afvige væsentligt fra denne beregning og der endnu er uklarhed over, hvordan gevinstrealiseringen realiseres i de kommunale budgetter anbefales det, at lave nye beregninger på baggrund af KL s evaluering. Mål med FSIII De overordnede mål med at implementerer Fællessprog III er: 1. Øget effektivitet og lønsomhed 2. Forbedret indsats på sundhedsområdet 3. Øget borgertilfredshed 4. Forbedret sammenhæng på tværs af sektorer 5. Bedre grundlag for prioritering og styring 6. Forbedret arbejdstilrettelæggelse Punkt 1 er gevinster koblet til økonomi. De øvrige mål er kvalitative gevinster. Ad 2: MÅL: Forbedret indsats på sundhedsområdet Bedre håndtering af akutte situationer og som følge heraf fald i antallet af uhensigtsmæssige indlæggelser. Tidlig opsporing og forebyggelse er integreret i den samlede borgerjournal, så der iværksættes rette indsats til rette tid og i rette omfang. Ad 3: MÅL: Øget borgertilfredshed ved indførsel af FSIII: Borgeren oplever, at indsatser er sammenhængende og koordinerede, når der er flere medarbejdere, evt. med forskellige faglige baggrunde, involveret i opgaveløsningen. Ad 4: MÅL: Forbedret sammenhæng på tværs af sektorer ved indførsel af FSIII: Side 4
Data om borgerens aktuelle tilstand kan udveksles automatisk/maskinelt og elektronisk til sygehuset ved indlæggelse. Ved henvendelser til/fra samarbejdsparter i sundhedsvæsen kan kommunen svare hurtigt, præcist og klart på hvilke symptomer borgeren har og har haft, hvad der er gjort, og hvordan indsatsen har virket. Ad 5: MÅL: Bedre grundlag for prioritering og styring ved indførsel af FSIII: Forbedret grundlag for ledelsesmæssig og politisk styring og prioritering af indsatsen på det kommunale ældre- og sundhedsområde. Forbedret grundlag for at dokumentere effekten af den kommunale indsats på sundheds- og ældreområdet. Ad 6: MÅL: Forbedret arbejdstilrettelæggelse ved indførsel af FSIII: Mere fleksibilitet i planlægning af medarbejderressourcer til levering af indsatser. Forbedret grundlag for overdragelse af kommunale opgaver mellem kommunale medarbejdere/faggrupper. Side 5