Forslag til fælles koncept for medarbejderundersøgelse

GLADSAXE KOMMUNE Strategi, Kommunikation og HR Oplæg til medarbejderundersøgelse NOTAT Dato: 11. november 2015 Af: Dorte Bjerregaard Jensen Forslag til fælles koncept for medarbejderundersøgelse Baggrund og formål Det fremgår af HR-strategien at: Gladsaxe Kommune vil være en effektiv, kompetent og attraktiv organisation, til gavn for borgere og virksomheder. Medarbejdere og ledere skal derfor være klædt på til at håndtere krav og udfordringer og alle potentialer skal være i spil, så kommunen kan være på forkant med morgendagens opgaveløsning. Under denne vision ligger en række mere konkrete mål, hvoraf flere peger ind i en medarbejderundersøgelse: Vi skaber, via fælles prioriteringer og fokusområder, et fælles grundlag for og en samlet retning for HR-arbejdet i Gladsaxe Kommune Vi arbejder effektivt med HR ved at skabe fælles løsninger, der hvor det giver mening og bruger hinandens viden og erfaringer aktivt Vi vil indsamle viden og data som vi bruger til at forstå tendenser og behov for HR-indsatser i Gladsaxe Kommune Undersøgelser viser, at der er en sammenhæng mellem et godt arbejdsmiljø, høj medarbejdertrivsel og høj kvalitet i opgaveløsningen. Det er desuden en hypotese, at et godt arbejdsmiljø og høj trivsel har en positiv indvirkning på produktiviteten og på sygefraværet 1. Undersøgelser af arbejdsmiljø og trivsel kan dermed bidrage til at målrette arbejdet med at udvikle organisationens evne til at skabe resultater. Der er både lovgivningsmæssige og aftalebelagte krav til at kommunerne undersøger arbejdsmiljø og medarbejdertrivsel: Arbejdsmiljøloven pålægger kommunen at gennemføre arbejdspladsvurdering (APV) minimum hvert tredje år og Fællesoverenskomsten mellem KL og Forhandlingsfælleskabet pålægger kommunen at gennemføre trivselsmålinger hvert tredje år. Hidtidig praksis for arbejdspladsvurderinger Vi har ikke centralt overblik over gennemførelsen af APV er på Gladsaxe Kommunes arbejdspladser, men det er vores vurdering, at vi i overvejende grad lever op til kravet. Hidtil er APV er gennemført med udgangspunkt i en model, hvor det er op til de enkelte forvaltninger eller arbejdspladser at afgøre, hvordan undersøgelsen skal gennemføres og hvordan den skal anvendes konkret. SKOHR har, i forbindelse med udarbejdelsen af forslaget til en fælles medarbejderundersø 1 Virksomhedens sociale kapital, Hvidbog, 1. oktober 2008. Trivsel og produktivitet to sider af samme sag (en literaturgennemgang) Tage Søndergård Kristensen for HK, 2010. J. nr. 87.00.00G01 1

gelse været i dialog med forvaltningerne med henblik på at drøfte erfaringerne fra disse undersøgelser. Det er en klar og fælles melding, at processen forud for og efter selve målingen er afgørende for, at undersøgelsens resultater anvendes til at skabe forbedringer. Erfaringer fra skole- og dagtilbudsområderne i 2014 og 2015 Dagtilbud- og skoleområderne udviklede og gennemførte i henholdsvis 2014 og 2015 APV/trivselsundersøgelser med særlig vægt på dialog. Firmaet Alectia blev i begge forløb brugt som rådgiver. Konceptet på skole- og dagtilbudsområderne bestod blandt andet af følgende elementer: Et spørgeskema (vedr. både fysisk og psykisk arbejdsmiljø) En tjekliste (til arbejdsmiljøgruppernes rundering på den enkelte arbejdsplads mht. fysisk arbejdsmiljø) Uddannelse af arbejdsmiljøorganisationen i hele APV-processen men med særlig vægt på håndtering af den dialogproces som besvarelserne af spørgeskemaerne var input til Dialogprocesser hvortil der var udviklet særlige værktøjer En grundig information til alle medarbejdere om hele processen. Spørgeskemaet blev udsendt elektronisk til alle ledere og medarbejdere. SKOHR stod for dataindsamling samt for at lave og fordele rapporter. Erfaringerne fra de to forløb er blandt andet At ovennævnte elementer er værd at bevare (tjekliste, uddannelse, dialog, information mm) At det er effektivt samt giver energi og fremdrift at man gør det fælles og samtidigt At det nogle steder er vanskeligt at omsætte dialogen til handleplane, og at den fase derfor bør styrkes og understøttes bedre. Erfaringer og redskaber fra disse forløb skal bæres med ind i udviklingen af en fælles medar- Hidtidig praksis for central trivselsmåling Der har i 2009, 2010 og 2012, været gennemført en fælles trivselsmåling i Gladsaxe Kommune, hvor ca. hver 10. medarbejder er blevet spurgt om sin trivsel i en spørgeskemaundersøgelse. Der skulle således have været gennemført en trivselsmåling i 2014. Det er SKOHR s vurdering, at der er behov for både at kvalificere spørgerammen og at udvide antallet af respondenter til at omfatte alle medarbejdere, såfremt undersøgelsens resultater skal kunne anvendes i praksis og skabe grundlag for centrale eller lokale indsatser. Formål med en fælles måling Det er SKOHR s vurdering, at der med fordel kan arbejdes videre med at udvikle et fælles koncept for en medarbejderundersøgelse, der omfatter spørgsmål om både arbejdsmiljø og trivsel, og som gennemføres på samme tid i hele organisationen. Det overordnede formål med medarbejderundersøgelsen er at skabe et solidt fundament for dialog og udvikling såvel lokalt som centralt, med henblik på at styrke trivslen og det sunde arbejdsmiljø, og dermed organisationens evne til at løse opgaverne godt og effektivt. Mere konkret er formålet at understøtte at: Arbejdsmiljøgrupperne på de enkelte arbejdspladser har et godt afsæt for målrettet at kunne forbedre arbejdsmiljø og trivsel, J. nr. 87.00.00G01 2

Forbedringspotentialer bliver opdaget og initiativer bliver iværksat både lokalt og centralt over for de grupper af ansatte (båder ledere og medarbejdere), hvor resultaterne af undersøgelsen viser et behov, Indsatsen for nedbringelse af sygefraværet kvalificeres. Det kan ske ved at sammenholde data fra denne undersøgelse af trivsel og arbejdsmiljø med andre HR-data, herunder fx sygefravær og personaleomsætning. Nedenfor følger forslag til de centrale elementer i en sådan undersøgelse, herunder de spørgsmål, der skal tages stilling til, såfremt det besluttes at igangsætte arbejdet. Forslaget er udarbejdet med inspiration fra dialog med en række ledere i forvaltningerne, erfaringer fra egne arbejdspladser, fra andre kommuner og dialog med konsulentfirmaet Rambøll Management, der har erfaringer med at gennemføre sådanne målinger. Forslag til model for fælles medarbejderundersøgelse I figuren nedenfor er der skitseret fem faser, som tilsammen udgør forslaget til den overordnede ramme for en medarbejderundersøgelse. Det er særligt aktiviteterne i de hvide bokse, at værdien i undersøgelsen bliver skabt lokalt på arbejdspladserne medens det samlede resultat af undersøgelsen kan anvendes som input til at målrette eventuelle tværgående indsatser. Teknisk forberedelse, kommunikation, undervisning Udsendelse af spørgeskemaer og derefter udarbejdelse af rapporter Forberedelse af dialogprocesser pba rapporterne. (Arbejdsmilljøgrupperne undervises) Opfølgende dialogprocesser lokalt. Rundering om fysisk arbejdsmiljø Handleplaner og udmøntning (samt jævnlig opfølgning) Proces og organisering for udvikling og gennemførelse af undersøgelsen Det er et ledelsesmæssigt ansvar at sikre et godt arbejdsmiljø, herunder at sikre, at Arbejdspladsvurderingerne bliver gennemført og anvendt i praksis. Enhedernes arbejdsmiljøgruppe skal involveres i dette arbejde. Det foreslås derfor, at arbejdet med at udvikle og gennemføre undersøgelsen forankres i SKOHR med tæt inddragelse af en arbejdsgruppe med repræsentanter fra forvaltningerne og en sparringsgruppe bestående af arbejdsmiljøgrupper. SKOHR har ansvaret for, at alle faser i medarbejderundersøgelsen gennemføres og understøttes. Arbejdsgruppe bestående af nøglepersoner fra forvaltningerne Der vil være behov for, at nogle nøglepersoner med god indsigt i organisationen, sammen med SKOHR udvikler konceptet og gennemfører undersøgelsen. Sparringsgruppe SKOHR foreslår, at 4-5 arbejdsmiljøgrupper (dvs. både ledere og medarbejdere) fra forskellige typer af arbejdsplader i kommunen indgår som en sparringsgruppe for arbejdsgruppen. Sparringsgruppen skal give arbejdsgruppen input til fx kommunikation, spørgeramme, rapportstruktur, dialogværktøjer, undervisning og opfølgning. J. nr. 87.00.00G01 3

Arbejdsmiljøgruppernes opgaver For at sikre en høj deltagelse og at resultaterne af bliver anvendt til at udvikle de enkelte arbejdspladser, foreslås det, at SKOHR afholder en række temamøder/undervisning for arbejdsmiljøgrupperne med henblik på at klæde dem på til at løfte deres del af opgaven, som blandt andet er: - Forberede kollegaer og organisationen på undersøgelsen - Arbejde med resultatet af undersøgelsen, med bl.a. udfoldning og prioritering i lokale dialogprocesser - Gennemføre runderinger om fysisk arbejdsmiljø - Formulere konkrete initiativer i handleplaner, hvor fokus er rettet mod effekten af indsatserne - Stå for en levende og nærværende opfølgningen på handleplanen, så arbejdsmiljøet og trivslen holdes i fokus og løbende udvikles i positiv retning. Konkretisering af forslag til form og indhold De følgende afsnit beskriver overordnet forslaget til medarbejderundersøgelse. Afsnittet kommer nærmere ind på: Spørgeramme dvs. hvilke spørgsmål der stilles i spørgeskemaet Graden af anonymitet Rapportering hvilke rapporter bliver der udarbejdet, og hvem får dem? Fra dialogproces til handleplan Indsats på rette niveau i organisationen Spørgerammen Der lægges op til at anvende velafprøvede spørgsmål, der både dækker indholdsmæssigt bredt, og som samtidigt gør det muligt at følge udviklingen over tid. Spørgsmålene i spørgerammen vil dække APV Trivselsmåling Et mindre antal spørgsmål om medarbejdernes holdninger til og oplevelse af andre forhold, som er vigtige for en velfungerende organisation (fx oplevelse af at kende retning for arbejdet, samarbejde, videndeling eller medarbejderens ønske om at forblive i nuværende job) Samlet set forventes spørgerammen at bestå af 40 50 spørgsmål. Der vil være tale om en spørgeramme, der på mange måder ligner den, som man kender fra skole- og dagtilbudsområderne. Nogle arbejdspladser har anvendt en spørgeramme, hvor der i detaljer spørges til mange fysiske arbejdsmiljøforhold, fx kulde, varme, træk, lys, kemi. Sådanne emner vil blive afdækket i den kommende medarbejderundersøgelse i en noget mere sammenfattet form og ellers blive belyst i runderinger om fysisk arbejdsmiljø. I en kommende udviklingsfase vil SKOHR udarbejde forslag til spørgeramme, efter input fra sparringsgruppen og i samarbejde med arbejdsgruppen. Der lægges op til åbenhed i besvarelserne (ikke anonym besvarelse) Praksis omkring anonymitet i APV og trivselsmåling har været meget forskelig. Den fælles trivselsmåling har været anonym. Gladsaxe Kommune lægger vægt på åbenhed, dialog og tillid. Der lægges derfor op til, at den fælles medarbejderundersøgelse gennemføres med ikke anonyme besvarelser. J. nr. 87.00.00G01 4

Åbenhed (ikke anonymitet) giver mulighed for At resultaterne er lettere for ledere og arbejdsmiljøgrupperne at forstå, fordi der kan spørges uddybende til de enkelte besvarelser, såfremt der er behov for det At resultaterne bliver lettere at handle på, fordi ledere og arbejdsmiljøgrupperne kan finde løsninger sammen med dem, der har et ønske eller et problem At den enkelte beskyttes mod anonym kritik Ledere og arbejdsmiljøgrupperne på den enkelte arbejdsplads kan som supplement til den generelle rapport uden videre rekvirere en oversigt hos SKOHR over enkeltpersoners besvarelser i forhold til alle spørgsmål i spørgeskemaet. Lederne og arbejdsmiljøgrupperne skal behandle den indsigt, de får i enkeltpersoners besvarelser, med fortrolighed. Ledere og arbejdsmiljøgrupper på overliggende niveauer får ikke indsigt i enkeltpersoners besvarelser, men kun de generelle rapporter. Anonymitet giver muligheder for At fokus fastholdes på det fælles resultat - ikke på enkeltbesvarelser At lave ekstern benchmark, så man får en mere præcis målestok for, hvad der fx er et gennemsnitligt resultat på et givent spørgsmål (svarende til at vores viden om gennemsnitligt sygefravær beror på viden om andre kommuner) At ytre sig kritisk uden risiko for, at det kan få en umiddelbar negativ konsekvens for den enkelte At Gladsaxe vil kunne sammenligne resultaterne med 5-7 andre kommuner, som for nyligt har anvendt samme spørgsmålsformuleringer og samme grad af anonymitet. Sammenligningen kan ske både for kommunen som helhed og for nogle af de store fagområder (skole, dagtilbud, ændreområdet). Rapportering Der lægges op til, at der udarbejdes rapporter på arbejdspladsniveau, på afdelingsniveau, forvaltningsniveau og samlet for hele kommunen. Den endelige rapportstruktur og hvem der får adgang til hvilke rapporter skal dog afklares nærmere, men skal bl.a. understøtte videndeling og handling på rette niveau. Som udgangspunkt får alle dog adgang til den samlede rapport for hele kommunen. Rapporterne skal danne grundlag for efterfølgende dialogprocesser, hvor respondenterne får mulighed for at sætte flere ord på oplevelser og holdninger. Dialogprocesserne giver input til at udarbejde og udmønte handleplaner. Der udarbejdes særskilte rapporter for ledernes besvarelser, i den struktur der giver mening for dialogen og opfølgningen. Rapporterne vil blive tilgængelige digitalt i en særlige portal og de, der får adgang til de forskellige rapporter (typisk ledere og arbejdsmiljøgrupper på alle niveauer), kan eventuelt selv udskrive rapporterne og/eller distribuerer dem digitalt på arbejdspladsen. Det foreslås, at Økonomiudvalget orienteres om det samlede resultat af undersøgelsen. J. nr. 87.00.00G01 5

Fra dialogproces til handleplan Rapporterne for de enkelte enheder, skal danne grundlag for en lokal dialog med henblik på at folde problemstillinger ud og prioritere hvilke indsatser, der eventuelt skal igangsættes. Det er arbejdsmiljøgrupperne, der som udgangspunkt skal stå for at gennemføre denne dialog og konkretisering til en lokal handlingsplan. Til brug for dette er der udviklet en række værktøjer, som arbejdsmiljøgrupperne vil blive præsenteret for og trænet i at bruge. Dialogværktøjerne vil blive tilpasset behovet på den enkelte arbejdsplads. Erfaringen er, at det kan være svært at gå fra dialogfasen til at få udarbejdet handleplaner. Den fase skal understøttes yderligere Og der skal lægges vægt på det i forberedelsen af undersøgelsen, blandt andet med input fra arbejdsmiljøgrupper. Arbejdsmiljøgrupperne skal sikre, at deres handleplaner bliver lagt på en side på Fokus, hvor der vil være klargjort en mappestruktur til formålet. Alle handleplaner kommer således til at ligge samlet, til gensidig inspiration, og for at leve op til krav om, at de er tilgængelige. Rammer for medarbejderundersøgelsen Tidspunkt og kadence SKOHR foreslår, at dataindsamlingen sker i september 2016 med afrapportering november 2016. Forslaget om tidspunkt tager afsæt i en afvejning af to forskellig hensyn: 1. Ifølge en Hovedudvalgsbeslutning fra 2011 skulle der have været gennemført yderligere en stikprøve-trivselsmåling hvert andet år, hvilket vil sige i 2014. Ud fra dette hensyn bør der snart gennemføres medarbejderundersøgelse 2. En række større fagområder har inden for de senere år gennemført APV/trivselsmålinger. SKOHR har blandt andet kendskab til: - Dagtilbudsområdet APV september-oktober 2014 (1008 medarbejder) - Skole APV februar-marts 2015 (1057 medarbejdere) - Hjemmeplejen APV efteråret 2014 (ca. 320 medarbejdere) Ud fra dette hensyn må der gerne gå lidt tid inden der på ny gennemføres en stor medarbejderundersøgelse SKOHR anbefaler, på baggrund af erfaringerne fra andre kommuner, at undersøgelsen gennemføres i hele organisationen på samme tidspunkt blandt andet for at tilgodese muligheden for at anvende resultaterne både lokalt og centralt. Der lægges op til at medarbejderundersøgelsen gennemføres hvert 3. år. Konceptet rummer mulighed for at arbejdspladser eller hele fagområder kan tilkøbe ekstraundersøgelser, som angår dele af organisationen fx efter omorganiseringer, hvor der ifølge loven skal udarbejdes APV. Den videre proces Der er afsat midler til at gennemføre undersøgelsen i 2016. SKOHR foreslår, at der indgås videre dialog med Rambøll Management med henblik på bistand til udvikling og gennemførelse af undersøgelsen. J. nr. 87.00.00G01 6