EPJ-projektet i Fyns Amt Justering af en Version 1.2 27. april 2004 Side 1 af 18
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING... 4 1.1 Notatets formål og struktur... 4 1.2 Afgrænsning... 5 1.3 Referencer... 5 2. BESKRIVELSE AF PROJEKTETS FASER... 5 2.1 EPJ projektets første faser... 5 2.2 EPJ projektets nuværende faser... 6 2.2.1 Tilbudsvurdering... 6 2.2.2 Kontraktindgåelse med 2 leverandører... 6 2.2.3 Prøveopstilling og test af 2 systemer... 6 2.2.4 Valg af endelig leverandør... 6 2.3 Projektets kommende faser... 7 2.3.1 Systemetablering... 7 2.3.2 Implementering i pilotafdelinger... 7 2.3.3 Udrulning til resterende afdelinger... 8 2.3.4 Drift... 8 3. PROJEKTSTYRING... 9 3.1... 9 3.2 Projektlederforum... 9 3.3 Koordinering af de tre søjler... 10 4. PROJEKTORGANISATION... 10 4.1 Vurderingsgruppe... 10 4.2 Testgruppe... 11 4.2.1 Forberedelse af testmateriale... 11 4.2.2 Gennemførelse af test... 11 4.3 Revideret organisering af EPJ-projektet i Fyns Amt... 12 4.3.1 Revideret projektdiagram for EPJ-projektet i Fyns Amt... 12 4.4... 13 4.5 Selvstændige grupper med reference til... 13 4.5.1 Evalueringsgruppen... 13 4.5.2 Informationsgruppen... 14 4.5.3 Begreb og terminologigruppen... 14 Side 2 af 18
4.5.4 Juragruppen... 14 4.5.5 Økonomigruppen... 14 4.6 De 3 søjlers organisering... 15 4.6.1 Organisationssøjlen... 15 4.6.2 Tekniksøjlen... 15 4.6.3 Kliniksøjlen... 16 4.6.4 Nedsættelse af arbejdsgrupper... 16 4. 7 Kompensation for deltagelse i projektarbejde... 17 5. BILAG... 17 6. DOKUMENTLOG... 18 Side 3 af 18
1. INDLEDNING På sygehusudvalgets møde den 1. juli 2003 blev den overordnede strategi for indførelse af Elektronisk Patientjournal i Fyns Amt besluttet. har på baggrund af dette udarbejdet en overordnet projektplan, som beskriver hvilke processer og aktiviteter, der skal gennemføres, for at Fyns Amt kan opnå målet om udbredelse af Elektronisk Patientjournal i sygehusvæsenet inden udgangen af 2005. Projektplanen beskriver seks hovedfaser i projektet: 1. Dannelse og kompetenceopbygning af EPJ-projektorganisationen 2. Beslutning om projektets budget 3. Gennemførelse af udbud og anskaffelse af systemleverandør 4. Pilotimplementering af det valgte system på afdeling G og afdeling F på Odense Universitetshospital. 5. Udrulning af det valgte system på de resterende afdelinger på Odense Universitetshospital. 6. Udrulning af det valgte system i Sygehus Fyn, herunder udfasning af MediCare Til at gennemføre EPJ-projektets første faser med forberedelse og gennemførelse af udbud, er der etableret en projektorganisation indenfor 3 hovedområder Organisation, Teknik og Klinik med i alt 15 projektgrupper, jf. version 1.2 af 16. september 2003. 1.1 Notatets formål og struktur Dette dokument er en justering af notat om version 1.2, og beskriver derfor ikke den del af projektorganisationen, som allerede er beskrevet, og som forsætter uændret. Da projektet indeholder mange forskelligartede faser, og da projektorganisationens medlemmer er rekrutteret fra afdelinger i de 2 sygehusområder, samt amtslige kontorer, vil organiseringen skulle revideres med jævne mellemrum, således at projektets behov for personale ressourcer afstemmes i forhold til det aktuelle behov, samtidigt med at der ikke trækkes unødigt hårdt på i forvejen meget travle afdelinger/kontorer. Der forventes i løbet af projektperioden at komme flere supplerede dokumenter, som beskriver justeringen og organiseringen af projektorganisationen, efterhånden som projektet overgår til nye faser. Dette notat beskriver den organisation, som skal etableres for at kunne gennemføre faserne systemanskaffelse og systemetablering, herunder forberedelse af implementering af EPJ på Odense Universitetshospital. Side 4 af 18
I dokumentet beskrives: Nuværende og kommende faser i projektet (kap.2) Ændringer i forhold til projektstyring (kap.3) Organisering i anskaffelsesfasen (kap.4) Organisering i systemetableringsfasen (kap.4) Kompenseringsregler (kap.4.7) Bilagsoversigt (kap.5) Log over ændringer i dette dokument (kap.6) 1.2 Afgrænsning Fyns Amts Implementeringsorganisation vil skulle justeres og tilpasses i forhold til den kontrakt, der indgås med den kommende EPJ-leverandør. Der vil bl.a. også skulle etableres en leverancestyregruppe, hvor ledelsesrepræsentanter fra leverandøren og Fyns Amt indgår. Jf. Bilag 9 i udbudsmaterialet. Den organisation, som skal opbygges for at etablere en drifts- og supportorganisation beskrives i et efterfølgende dokument, da det er afhængig af de indkomne tilbud og kontraktaftaler. 1.3 Referencer EPJ-projektet i Fyns Amt version 1.2, september 2003 : Projektplan version 1.0 2003. Samlet strategi for implementering af EPJ på Odense Universitetshospital version 1.0, april 2004. Notat om forudsætninger og projektplan for evaluering og effektmåling af indførelse af EPJ i Fyns Amt, godkendt på EPJ-styregruppemøde den 12.01.04 Informations- og kommunikationsstrategi for EPJ-projektet i Fyns Amt, version 0.5, maj 2003 Handleplan for information om implementering af EPJ. 29.08.03 Notat vedrørende udarbejdelse af testcases, af 18. marts 2004 2. BESKRIVELSE AF PROJEKTETS FASER 2.1 EPJ projektets første faser De 15 projektgrupper har i henhold til deres kommissorier opfyldt de første milepæle, herunder udarbejdet kravspecifikation og udbudsmateriale, samt udarbejdet handleplaner og metoder, indenfor deres områder. Side 5 af 18
2.2 EPJ projektets nuværende faser Projektet befinder sig nu i anskaffelsesfasen. Fyns Amt har prækvalificeret 5 leverandører og har modtaget tilbud på EPJ-løsning. har tilrettelagt tilbudsvurderingsfasen frem til endelig kontrakt med 1 leverandør. I kapitel 3 beskrives den organisation, der skal til for at gennemføre disse faser. Der forestår følgende processer i anskaffelsesfasen: 1. Tilbudsvurdering af de 5 leverandørers tilbud 2. Kontraktindgåelse med 2 leverandører 3. Prøveopstilling og test af de 2 leverandørers systemer 4. Valg af endelig leverandør 2.2.1 TILBUDSVURDERING Tilbudsvurderingen foregår fra 13. april 2004 til 17. maj 2004. Der er etableret en Vurderingsgruppe se kapitel 4.1 til at gennemføre tilbudsvurderingen. Fyns Amt forventer at få 5 tilbud fra de prækvalificerede leverandører. 2.2.2 KONTRAKTINDGÅELSE MED 2 LEVERANDØRER Efter endt tilbudsvurdering indstilles de 2 bedste leverandørers tilbud med henblik på kontraktindgåelse til EPJ-styregruppemødet den 17. maj 2004, og derefter foretager EPJ-styregruppen en indstilling til sygehusudvalget med henblik på godkendelse af valget på møde den 8. juni 2004. Der er ifølge hovedtidsplanen Bilag 1 i udbudsmaterialet planlagt underskrivelse af kontrakter den 18. juni 2004. 2.2.3 PRØVEOPSTILLING OG TEST AF 2 SYSTEMER Fyns Amt har i udbudsmaterialet lagt op til at de 2 leverandører, som efter tilbudsvurderingen falder bedst ud, skal foretage en prøveopstilling af deres systemer, som Fyns Amt efterfølgende vurderer over en fire ugers periode. Vurderingen af de to prøveopstillinger foregår parallelt. Selve vurderingsperioden forventes at starte primo august 2004, jf. bilag 1 i Udbudsmaterialet. Formålet med prøveopstillingen er at efterprøve, om den tilbudte løsning i praksis lever op til leverandørens løsningsbeskrivelse, og ud fra en samlet vurdering at vurdere, hvilken løsning, som bedst opfylder Fyns Amts forretningsmæssige og strategiske mål. 2.2.4 VALG AF ENDELIG LEVERANDØR På baggrund af resultatet af vurderingen af prøveopstillingen, opsiger Fyns Amt kontrakten med den ene leverandør, jf. kontraktens punkt 2.2. udarbejder en indstilling til EPJ-styregruppen til mødet den 6. september 2004 med henblik på valg af endelig leverandør. Side 6 af 18
Formanden for EPJ-styregruppen bekræfter endelig kontrakt med leverandør den 17. september 2004. Formanden for EPJ-styregruppen orienterer sygehusudvalget, om det endelige valg på sygehusudvalgsmødet den 21.september 2004. Jf. beslutning på sygehusudvalgsmødet den 7. oktober 2003. 2.3 Projektets kommende faser Efter anskaffelse af systemet følger faserne i forbindelse med systemetablering, herunder implementering i pilotafdelinger og udrulning til resterende afdelinger, samt den senere driftsfase. I kapitel 4 beskrives den organisation, der anbefales i forhold til systemetableringsfasen. M.h.t. driftsfasen indeholder dette dokument ikke en beskrivelse af den organisation, der skal til at løse denne opgave, da det afhænger dels af det system vi vælger, samt om systemet skal drives internt eller hos en ekstern driftsorganisation. 2.3.1 SYSTEMETABLERING Systemetableringsfasen er den fase, der foregår efter kontrakt er indgået med leverandøren, og hvor systemet skal implementeres i organisationen. Det vil sige systemet skal sættes korrekt op, i forhold til den tiltænkte brug. Der startes med pilotinstallationen, hvor opsætning og uddannelsesbehov efterprøves, forud, for den egentlige implementering. Specifik uddannelse af brugere i anvendelse af EPJ-systemet sker også i denne fase. 2.3.2 IMPLEMENTERING I PILOTAFDELINGER Det er besluttet, at afdeling F og afdeling G på Odense Universitetshospital skal være pilotafdelinger i en periode på ca. 3 måneder inden EPJ-systemet rulles ud på resten af sygehuset. Formålet med denne pilotperiode er at: Afprøve EPJ-systemet i klinikken, for at tilrette systemet inden ibrugtagning på resten af sygehuset. Fastlægge en systemkonfiguration, der vil passe på 80-90 % af afdelingerne i udrulningen, herunder sikkerhedsaspekter, profiler, rettighedsopsætning, definitioner og skabeloner for lægemidler, standardpakker i forbindelse med rekvisition, svar og notattyper. Afklare om organiseringen af projektet fungerer tilfredsstillende. Afklare om samarbejdet mellem afdelingen og EPJ-organisationen understøttes tilstrækkeligt. Afklare om strategien for, og omfanget af uddannelse er tilstrækkelig. Afklare om strategien for, og placeringen af organisationsudviklingen giver et tilfredsstillende resultat. Side 7 af 18
Erfaringerne fra udrulningen på pilotafdelingerne opsamles undervejs og dokumenteres i forbindelse med vedligeholdelsen af den implementeringsaftale, som afdelingerne indgår med EPJ-styregruppen Se bilag 1. 2.3.3 UDRULNING TIL RESTERENDE AFDELINGER Fra ca. medio marts 2005 planlægges udrulningen af EPJ til de øvrige afdelinger på Odense Universitetshospital, Odens Universitetshospital Middelfart og senere i Sygehus Fyn. Implementeringen af EPJ systemet er foreslået organiseret i blokke. Figuren nedenfor viser princippet i udrulningen. Hver udrulningsblok varer ca. 4 måneder og efterfølges af en driftsperiode med ekstra support i 14 dage. Udrulningsblokkene startes op med en måneds interval. Figuren nedenfor er et stilistisk billede over udrulningen. I praksis vil nogle blokke strække sig længere end andre på grund af sommerferien 2005. Indholdet af hver udrulningsblok, samt ressourcebehovet i forbindelse med implementeringen er beskrevet nærmere i notat om samlet strategi for udrulning af EPJ på Odense Universitetshospital, april 2004. 2.3.4 DRIFT Driftsfasen er den fase, der formelt indtræder, når Fyns Amt har godkendt den afsluttende driftsprøve. Men driftsfasen indtræder i praksis, når systemet anvendes i daglig drift med reelle data. Før projektet nærmer sig denne fase, skal der forberedes og etableres en driftsorganisa- Side 8 af 18
tion, som kan varetage de mange opgaver i forbindelse med at drive EPJ-systemet i Fyns Amt. Det drejer sig både om vedligeholdelsesopgaver indenfor undervisning og organisationsudvikling, samt support og driftsopgaver. 3. PROJEKTSTYRING Der har ikke vist sig behov for de store ændringer i forhold til den overordnede styring af projektet. Der henvises derfor til projektorganisation version 1.2 for beskrivelse af formål og opgaver for henholdsvis Styregruppe, EPJ-sekretariat og de lokale EPJstyregrupper på de 2 sygehuse. I dette notat suppleres med nogle få ændringer/tilføjelser indenfor projektstyring i forhold til nedenstående overskrifter. 3.1 Der er sket henholdsvis en udskiftning i, samt en ansættelse af en projektmedarbejder i forhold til beskrivelsen i projektorganisation version 1.2. EPJsekretariatets sammensætning er således: Sammensætning er pr. 1. maj 2004 bemandet med: IT-chef Svend Ulka Petersen EPJ-konsulent Henrik Lindholm EPJ-konsulent Lone Tynan EPJ-konsulent Jonas Hedegård Knudsen Projektmedarbejder Britt Lehrmann Nielsen På EPJ-styregruppemødet den 29. marts 2004 blev det besluttet, at Implementeringsansvaret for udrulning af EPJ, placeres i. Amtssundhedsdirektør Niels Mortensen har bedt Områdeledelsen i Sygehus Fyn om at frigøre Svend Ulka Petersen fra sin stilling, som IT-chef, således at han kan indgå i EPJ-projektet på fuld tid. Dette vil ske i løbet af efteråret 2004. 3.2 Projektlederforum De 15 projektledere, som har styret processen og aktiviteterne indenfor deres respektive grupper i de første faser af projektet, har mødtes ca. hver 14. dag med EPJsekretariatet. Formålet med møderne har været at koordinere på tværs af grupperne, at har kunnet give informationer bredt ud i organisationen, og at generelle problemstillinger i projektet kunne blive diskuteret. vurderer, at det er væsentligt fortsat at bevare koordineringen med de 15 projektledere, da de besidder og har opbygget kompetencer indenfor de forskellige områder, som projektet har brug for, også i de kommende faser. Side 9 af 18
Der vurderes, i det fortsatte forløb, at være behov for at mødes med projektlederne en gang om måneden. I Kapitel 4 beskrives søjlernes og gruppernes kommende organisering. 3.3 Koordinering af de tre søjler har fordelt ansvaret for koordinering med søjlerne på følgende måde: 1. Organisation Lone Tynan 2. Teknik Jonas Hedegård Knudsen 3. Klinik - Henrik Lindholm EPJ konsulenterne skal sørge for, at der er udarbejdet en overordnet projektplan med tids- og handleplan for aktiviteterne indenfor de tre spor i forhold til implementeringen. De har ligeledes ansvar for at varetage en tæt projektopfølgning/styring både i forhold til aktiviteterne i søjlen, men også koordinere på tværs af de 3 søjler, således at milepæle i relation til de øvrige søjlers aktiviteter overholdes. 4. PROJEKTORGANISATION I dette afsnit beskrives først de 2 grupper, som er nedsat, for at kunne løse opgaverne i relation til anskaffelsesfasen. (Kapitel 4.1 og 4.2) Derefter beskrives den reviderede projektorganisation, som træder i kraft efter godkendelse på EPJ-styregruppemødet den 26. april 2004. (Kapitel 4.3-4.6) Sidst beskrives de reviderede kompensationsregler for projektdeltagerne. (Kapitel 4.7) 4.1 Vurderingsgruppe Til varetagelse af processerne, som er planlagt i systemanskaffelsesfasen, se kapitel 2.2, er der fra projektorganisationens 3 søjler udpeget en tværgående gruppe - Vurderingsgruppen - på i alt 30 personer. Det er denne gruppes opgave, at varetage tilbudsvurderingen af de 5 indkomne tilbud, hvorefter på baggrund af dette arbejde, vil foretage en indstilling til kontraktindgåelse med de 2 leverandører, som leverer de bedste tilbud. I tilbudsvurderingsfasen har der været tilrettelagt 1 dags præsentation, for hver af de 5 leverandørers systemer. Til præsentationerne blev hele projektorganisationen inkl. de overordnede styregrupper og repræsentanter fra pilotafdelingerne inviteret til at se de 5 leverandørers systemløsninger. Vurderingsgruppen fungerer i perioden 15. marts 2004 10. maj 2004. Side 10 af 18
har udarbejdet en plan for vurderingsgruppens arbejde, og sekretariatet deltager aktivt i gruppen. Vurderingsgruppen vil i deres tilbudsvurdering arbejde ud fra de principper, der findes i det elektroniske system ETICHS fra firmaet Innovasion. Vurderingsgruppens medlemmer fremgår af bilag 2. 4.2 Testgruppe Når vurderingsgruppen har udvalgt 2 leverandørers systemer gennemføres en prøveopstilling af systemerne med en begrænses integration til amtets systemer. Prøveopstillingen og testen forventes gennemført over 4 uger i august 2004. EPJsekretariatet har udarbejdet en plan for, hvornår de enkelte projektgrupper skal teste. Udgangspunktet for testen er: Fyns Amts beskrivelse af arbejdsopgaver og forretningsregler Bilag 2 i udbudsmaterialet. 4.2.1 FORBEREDELSE AF TESTMATERIALE Det er projektmedlemmerne fra de 15 oprindelige projektgrupper, som udarbejder testcases til gennemførelse af testen i august 2004. Projektlederne for grupperne planlægger og uddelegerer arbejdet i forbindelse med udarbejdelsen af testmaterialet. Testmaterialet forberedes i perioden 15. marts 2004 til 28. maj 2004. Herefter færdiggør sekretariatet det samlede testmateriale, og klargør materialet til testdokumentationen. 4.2.2 GENNEMFØRELSE AF TEST Det er projektmedlemmerne i de oprindelige15 projektgrupper, som gennemfører test af de 2 systemer i august måned 2004. har udarbejdet plan for, hvornår de enkelte grupper skal teste. Testen af de 2 systemer foregår parallelt i 2 separate testlokaler. Herunder ses en skematisk fremstilling af projektgruppernes testforløb: Nærmere beskrivelse af testmetode og testprocedure er beskrevet i et notat om udarbejdelse og gennemførelse af test udarbejdet af marts 2004. Side 11 af 18
vurderer, at det er vigtigt, at alle de projektmedlemmer, som har deltaget i udarbejdelsen af udbudsmaterialet, deltager i testen af de 2 systemer. Dels for at kunne se, hvordan leverandøren har løst de konkrete funktionaliteter, som skal understøtte de arbejdsopgaver, som grupperne har beskrevet, dels for at kunne få indsigt i den sidste del af beslutningsprocessen, om den endelige leverandør af EPJ-systemet til Fyns Amt. 4.3 Revideret organisering af EPJ-projektet i Fyns Amt På EPJ-styregruppemødet den 29. marts 2004 blev det besluttet, at har ansvar for implementering af EPJ på Odense Universitetshospital. skal udarbejde en samlet implementeringsplan og beskrive den implementeringsorganisation, der skal til for at kunne udrulle EPJ på Odense Universitetshospital. Den samlede strategi for udrulningen af EPJ på Odense Universitetshospital blev godkendt på et ekstraordinært EPJ-styregruppemøde den 26. april 2004. Der lægges op til en implementeringsorganisation, hvor der dels skal ansættes/frikøbes personer, som skal løse forskellige nærmere beskrevne roller i implementeringsorganisationen, dels skal hyres eksterne konsulenter for at kunne løse opgaver i forbindelse med bl.a. arbejdsgangsanalyser og løsning af infrastrukturopgaven. 4.3.1 REVIDERET PROJEKTDIAGRAM FOR EPJ-PROJEKTET I FYNS AMT Organisatorisk er EPJ-projektet fortsat opdelt i de tre logiske hovedsøjler Organisation, Teknik og Klinik. (Se Figur 1) Diagrammet er revideret i forhold til gruppernes nye organisering og referencer. Nedenfor beskrives gruppernes og søjlernes opgaver og arbejdstilrettelæggelse. De medlemmer i projektorganisationen, der pt. er aktive, kan ses af bilag 2. Figur 1 EPJ-projektorganisation i Fyns Amt Side 12 af 18
4.4 vil i implementeringsperioden få tilknyttet en større organisation af frikøbte ressourcer til at kunne gennemføre implementeringsopgaven på Odense Universitetshospital. Det drejer sig om et større antal EPJ-koordinatorer, som skal varetage koordineringen og samarbejdet med de enkelte afdelinger og deres udvalgte ressourcepersoner, en kursusadministrationssekretær og et mindre antal organisationsudviklingskonsulenter jf. notat om samlet strategi for implementering af EPJ på OUH, april 2004. Som tidligere nævnt vil EPJ-projektets chef, Svend Ulka Petersen blive tilknyttet sekretariatet på fuld tid, og han vil være den overordnede ansvarlige for implementeringen af såvel den organisatoriske, den tekniske og den kliniske implementering af EPJ. 4.5 Selvstændige grupper med reference til I relation til, og med repræsentation af mindst en af s medlemmer er følgende selvstændige grupper nedsat: Evalueringsgruppen Informationsgruppen Begreb og Terminologigruppen Juragruppen Økonomigruppen Grupperne skal understøtte og vejlede sekretariatet i forhold til gruppernes specifikke område, eller udføre en specifik opgave i relation til EPJ projektet. Se bilag 2. 4.5.1 EVALUERINGSGRUPPEN Projektleder for gruppen er Konsulent Peter Andersen, Udviklingsafdelingen i Fyns Amt. Lone Tynan er tilknyttet som s konsulent i gruppen. Gruppen Evaluering har udarbejdet en projektplan, som beskriver, hvordan evalueringen af EPJ-projektet skal forgå, samt forudsætninger og ressourceforbrug til gennemførelse af opgaven. Evalueringsgruppen har grundlæggende to væsentlige og af hinanden ret uafhængige opgaver. For det første, så vidt muligt, åbent og objektivt at dokumentere, hvilke effekter, det har på det fynske sygehusvæsen, at der gennemføres et så stort, ressourcekrævende og gennemgribende et projekt, som indførelse af elektronisk patientjournal. Og for det andet, at understøtte EPJ-projektet i forløbet ( processtøtte ), ved at udarbejde delevalueringer, som evt. kan give projekt ejerne anledning til at justere det planlagte projektforløb. Gruppen har fået godkendt projektplan og kommissorium af EPJ-styregruppen den 12. januar 2004. Gruppen indgår i et samarbejde med Handelshøjskolen i Århus med hensyn til at kunne gennemføre før- og eftermålinger i relation til projektet. Side 13 af 18
4.5.2 INFORMATIONSGRUPPEN Projektleder for gruppen er Sekretariatschef Jesper Risom, Odense Universitetshospital. Lone Tynan er tilknyttet som s konsulent i gruppen. Gruppen Information og kommunikation har udarbejdet en Informations og kommunikationsstrategi, samt en handleplan for information om EPJ. Gruppen har fået godkendt strategi, handleplan og kommissorium på EPJ-styregruppemøde den 15. september 2003. I forhold til epj.dk samarbejder gruppen med om opdatering og struktur for denne. s projektmedarbejder Britt Lehrmann Nielsen er ansvarlig for at lægge opdateringer på hjemmesiden, og ajourføre projektets elektroniske kalender. Gruppen anvender eksterne ressourcer freelance-journalist i henhold til den i kommissoriet afsatte ramme. 4.5.3 BEGREB OG TERMINOLOGIGRUPPEN Projektleder for gruppen er Plan- og udviklingschef Olaf Ingerslev, Fyns Amt. Henrik Lindholm er tilknyttet som s konsulent i gruppen. Gruppen arbejder med følgende områder: Udarbejdelse af nyt materiale til afløsning af publikationen God registrering af Fyns Amt. Materialet skal afløse den gældende publikation og understøtte implementering af EPJ i Fyns Amt - klar 1. juli 2004 Udarbejdelse af rutiner til vurdering af kvaliteten af registreringen. Vurderingen skal kunne foretages både før og efter introduktionen af EPJ således at det kan sikres, at der ikke sker nogen forringelser ved indførelsen af EPJ. Rutinerne skal kunne anvendes allerede i pilotprojekterne. Deltagelse i inter-amtsligt samarbejde vedr. begrebs- og terminologiarbejde. Udarbejdelse af forkortelsesliste for Fyns Amt. 4.5.4 JURAGRUPPEN EPJ-projektets chef Svend Ulka Petersen er formand for denne gruppe, som assisterer og vejleder i relation til juridiske problemstillinger, kontraktudarbejdelse, kontraktopfølgning m.m. benytter sig af ekstern kompetence fra advokatfirmaet Poul Schmith og Co. (Kammeradvokaten) i forhold til denne gruppes arbejde. 4.5.5 ØKONOMIGRUPPEN Budget og regnskabschef Torsten Lundgren er formand for denne gruppe, som assisterer og vejleder i relation til Budgetlægning, økonomiopfølgning, indstillinger til sygehusudvalget om frigivelse af midler til projektet m.m. Projektmedarbejder Britt Lehrmann Nielsen deltager også i denne gruppe. Side 14 af 18
4.6 De 3 søjlers organisering Med reference til bibeholdes de 3 søjler: Organisation Teknik og Klinik. Fokus i systemetableringsfasen er nu implementeringen af den elektroniske journal, som er overordnet ansvarlig for. I de 3 søjler er medlemmerne de oprindelige projektledere for grupperne. Formålet med organiseringen er, at i samarbejde med projektlederne kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til at få løst konkrete opgaver. I Organisationssøjlen er projektlederne for de tidligere selvstændige grupper: Implementering, Organisationsudvikling, og Uddannelse som tilsammen udgør den gruppe, som varetager opgaver i forhold til planlægning af den organisatoriske implementering EPJ. Kapitel 4.6.1. I Tekniksøjlen er projektlederne for de tidligere selvstændige grupper: Arkitektur og integration, Infrastruktur og drift, Sikkerhed og brugerstyring og Test og leverance, som tilsammen udgør den gruppe, som varetager opgaver i forhold til planlægning af den tekniske implementering af EPJ. Tekniksøjlen er desuden suppleret med Informatikchef Jens Ole Henriksen og udviklingschef Svend Holm Henriksen. Kapitel 4.6.2. I Kliniksøjlen er projektlederne for de tidligere selvstændige grupper: Medicin, Notat, Generel klinisk funktionalitet, Rekvisition og Svar og Administrative data, som tilsammen udgør den gruppe, som varetager opgaver i forhold til planlægning og opsætning af de kliniske moduler, samt udgør en faglig referencegruppe i relation til problemstillinger af faglig karakter i forbindelse med implementering af EPJ. Kapitel 4.6.3. 4.6.1 ORGANISATIONSSØJLEN Lone Tynan er s konsulent i denne søjle og er overordnet projektleder for den organisatoriske implementering. Medlemmerne i søjlen er Informatikchef Jens Ole Henriksen Odense Universitetshospital, Centerchef Flemming Hartmann-Andersen Odense Universitetshospital og Konsulent- og Uddannelseschef Bodil Lund Jørgensen, Odense Universitetshospital. De vil fungere som konsulenter og sparringspartnere i forhold til deres specifikke ekspertområder. Søjlens primære opgave er at understøtte de initiativer, som iværksætter med relation til den organisatoriske implementering, samt at støtte den implementeringsorganisation, som opbygges i relation til projektet. 4.6.2 TEKNIKSØJLEN Jonas Hedegård Knudsen er s konsulent i denne søjle og er overordnet projektleder på den tekniske implementering. Da Jonas er ny i projektet fra 1. maj 2004 indgår Svend Ulka Petersen som sparringspartner i forhold til projektstyringen af dette spor, og Svend vil fortsætte som formand for gruppen. Side 15 af 18
Medlemmerne i søjlen er Svend Ulka Petersen, IT-chef Ole Wintoniak Fyns Amt, Planlægningschef Peter Holbech Fyns Amt, og IT-chef Peter Jungdal, Odense Universitetshospital. De vil fungere som konsulenter i forhold til deres specifikke ekspertområder. Tekniksøjlen er desuden suppleret med Informatikchef Jens Ole Henriksen og Udviklingschef Svend Holm Henriksen Søjlens primære opgave er at understøtte de initiativer, som iværksætter i forbindelse med den tekniske implementering af EPJ projektet på Odense Universitetshospital. Herunder bl.a. at forberede Odense Universitetshospitals infrastruktur, at forberede den forestående integrationsopgave i samarbejde med leverandøren, samt etablere drift og supportorganisationen. 4.6.3 KLINIKSØJLEN Henrik Lindholm er s konsulent i denne søjle og er overordnet projektleder på den klinisk/faglige implementering. Medlemmerne i søjlen er administrerende overlæge Søren Clemensen, Sygehus Fyn, overlæge Ingolf Sveinbjørnson, Odense Universitetshospital, administrerende overlæge Søren Jacobsen, Sygehus Fyn, afdelingslæge Kjell Titlestad, Odense Universitetshospital og Udviklingschef Svend Holm Henriksen, Fyns Amt. De vil fungere som konsulenter og sparringspartnere i forhold til deres specifikke ekspertområder. Søjlens primære opgave er at understøtte de initiativer, som iværksætter i forbindelse med den klinisk/faglige implementering af EPJ projektet på Odense Universitetshospital. Herunder bl.a. at få den bedste opsætning af de kliniske moduler og at fungere som faglig referencegruppe i forhold til de mange afdelinger, som skal kompetenceudvikles i forhold til de nye udfordringer, som en problemorienteret, tværfaglig fællesjournal vil bringe. 4.6.4 NEDSÆTTELSE AF ARBEJDSGRUPPER vil i samarbejde med de tidligere projektledere nedsætte ad hoc arbejdsgrupper, for at få løst søjlespecifikke opgaver, eller opgaver, som går på tværs af søjlerne, fx at beskrive support- og driftsorganisationen, at beskrive brugeradministration med profiler og rettigheder, eller at beskrive behovet for pc-arbejdspladser i de enkelte afdelinger. Medlemmerne af arbejdsgrupperne udpeges primært af de projektmedlemmer, som tidligere har indgået i de 15 projektgrupper, og som nu er tilbage i normalorganisationen. Afdelingerne kompenseres stadig for medlemmernes medvirken i projektet, se kapitel 4.7, og disse personer kan derfor indkaldes til deltagelse i arbejdsgrupper, når der skønnes behov herfor. Formandskabet for nedsatte arbejdsgrupper fordeles som udgangspunkt blandt de tidligere projektledere. Som grundlag for etablering af arbejdsgrupper, skal arbejdsgruppen udarbejde kommissorium for gruppens opgaver, mål og tidsmæssige og økonomiske rammer for opgave- Side 16 af 18
løsningen. Der skal ligeledes aftales en fast statusrapportering med, for at har mulighed for at kunne følge op på fremdrift, og kan gribe ind, hvis der opstår problemer, eller forventede milepæle ikke nås. Se skabelon for udarbejdelse af statusrapporter - Bilag 3. 4. 7 Kompensation for deltagelse i projektarbejde På grund af opgavens omfang og kompleksitet, og den meget stramme tidsplan, har EPJ-styregruppen i efteråret 2003 besluttet, at yde kompensation til de afdelinger, hvorfra deltagerne i projektorganisationen, er rekrutteret. Der ydes en kompensation på 1 ½ dag pr. uge/ pr. deltager. Afdelingerne, som frigør medarbejderne, kompenseres efter 2 gennemsnitstakster (jf. notat om kompensation af 14. november 2003). På sygehusudvalgsmødet den 9. december 2003 blev det besluttet, at frigøre midler til dækning af kompensation frem til 30. juni 2004, hvor det forventedes, at der forelå en beslutning, om valg af endelig leverandør. Da tidsplanen for beslutning om endelig leverandør er udskudt til efter sommerferien, anbefales det at forlænge kompensationen på 1 1/2 dag til og med den 31. august 2004. Dette er godkendt af EPJ-styregruppen den 29. marts 2004. EPJ-styregruppen besluttede desuden (jf. notat om kompensation af 14. november 2003), at kompensationen for perioden 1. juli 2004 31. december 2004, skulle fastsættes til ½ dag om ugen pr. medarbejder i gennemsnit. Det anbefales, at kompensationen for projektmedlemmer i de justerede projektgrupper kompenseres med ½ dag om ugen pr. medarbejder i perioden 1. september 2004 28. februar 2005. Dette er godkendt af EPJ-styregruppen den 29. marts 2004. Grupper som forventer at bruge mere end det fastsatte maksimum, skal have forelagt deres kommissorium med estimeret ressourcebehov for EPJ-styregruppen. For de grupper, som forventer at bruge mindre tid end det fastsatte maksimum vil kompensationen svare til pågældende gruppers estimat for forventet forbrug. Startende med etablering af implementeringsorganisationen vil der være behov for at ansætte/frikøbe både klinikere, IT-medarbejdere og andre eksperter på fuld tid, til at deltage i pilotimplementeringen og forberedelse og gennemførelse af udrulning af EPJsystemet. Antallet af frikøbte medarbejdere må forventes at have både et varierende omfang og varighed, men strækkende sig over perioden frem til ultimo 2006. Se i øvrigt notat om samlet strategi for implementering af EPJ på Odense Universitetshospital. 5. BILAG Bilag 1: Ukast til Implementeringsaftale. 16. marts 2004 Side 17 af 18
Bilag 2: Oversigt over projektorganisationens aktive medlemmer, april 2004 Bilag 3: Revideret skabelon for udarbejdelse af statusrapport. 13. februar 2004. 6. DOKUMENTLOG Version: Dato: Forfatter: Kommentar: Version af dokument Rettelse/godkendelsesdato Initialer på personen der ændrer dokumentet Kort beskrivelse af ændringer Ver. Dato Forf. Kommentar 0.1 040313 LTY Oprettet dokument og udarbejdet første udkast til tillægsdokument til projektorganisation. 0.2 040314 LTY Justeret rækkefølge i dokument og suppleret indhold 0.3 040314 LTY Do 0.4 040316 LTY Indsat bidrag fra organisationssøjlen 0.5 040317 BRLN Lavet indholdsfortegnelse, indsat plan for test p. 11, sproglige rettelser 0.6 040318 LTY Suppleret dokumentet med yderligere beskrivelser, tilføjet uddybning af kompensationsafsnittet, tilføjet beskrivelser i forhold til kap. 4 organisationssøjlen. 0.7 040318 LTY Rettet småfejl efter gennemlæsning 0.8 040320 LTY Uddybet afsnit 4.6, efter EPJ-S mødet den 18.03.04 0.9 040323 LTY Suppleret med præciseringer vedr. entydigt ledelsesansvar samt rev. Kommissorier. Præciseret de sidste detaljer efter kommentarer fra NM. 1.0 040323 LTY Indsat organisationsdiagram 1.01 040403 LTY Revidering af notatet efter EPJ-styregruppemødet den 29. marts 2004 1.1 040414 LTY Mindre justeringer i notatet efter kommentarer fra ULKA 1.2 040427 LTY Justeringer efter EPJ-styregruppemødet den 26.04.04 Side 18 af 18