Skyttecenteret Manual Version 9 Peer Larsen 2012-2013 1
Indholdsfortegnelse Installering... 5 SQL server Express 2008... 7 Den første gang programmet starter op.... 9 Brugere... 9 Kontingenter... 9 Opdatering/ny version af programmet.... 10 Word... 10 Eksempel på dokumenter.... 10 Udskriv til PDF... 10 Medlemmer... 11 Vælg regnskabsår... 11 Vis medlemmer... 11 Opret medlem... 11 Politikreds... 11 Søgning efter post nr.... 11 Sortering af medlemmer... 12 Send e-mail til et/flere medlemmer.... 12 Vælg alle medlemmer i oversigten... 12 Vælg alle som ikke har betalt... 13 Vælg alle med denne medlemstype... 13 Slet et medlem... 13 Markering af bestyrelsesmedlemmer... 13 Vælg alle bestyrelsesmedlemmer.... 14 Bemærkninger... 14 Udleveret nøgler til klubben... 14 Må åbne våbenskab... 14 Medlemskab betalt i valgt regnskabsår.... 14 Regning afsendt i valgt regnskabsår.... 15 Brevfletning... 15 Indsæt et flettefelt i Word... 16 Opret Word dokument... 19 Søg efter medlemmer... 19 Peer Larsen 2012-2013 2
Salg af ammunition... 20 Resultater... 20 Opret nyt resultat... 20 Brevflet med Word... 20 Eksempel på dokumenter.... 21 Hvem har betalt kontingent i indeværende regnskabsår?... 21 Våben registrering... 21 Våbenpåtegning... 22 Familie tilhørsforhold... 22 Møde statistik... 24 Antal medlemmer/medlemsliste... 24 Medlemsliste... 25 Notater... 25 Forenings våben... 25 Ammunitions regnskab... 25 Hvad har et medlem købt af ammunition?... 25 Opret ny ammunition... 27 Indkøb af ammunition... 27 Enheder... 28 Udskriv prisliste... 29 Resultatlister.... 30 Kontingent.... 30 Opret nyt kontingent.... 30 Opret nyt år.... 31 Forenings regnskab... 31 Konti... 32 Primo saldo... 32 Opret konto... 32 Opret poster... 34 Regnskab... 35 Opret nyt regnskab... 35 Slet regnskab... 36 Rediger navn/år på regnskab... 36 Peer Larsen 2012-2013 3
Udskriv regnskab... 37 Oversigt ammunition, kontingenter og vare salg. Total... 38 Eksporter regnskab til et Excel regneark... 39 Indstillinger... 42 Resultater... 42 Database... 42 Stamdata... 42 Sikkerhedskopier/flyt database... 42 Genskab databasen... 43 Brugere... 44 Opret/rediger bruger.... 44 SKV/Transporttilladelse... 44 Transporttilladelse... 45 Hent PDF filer fra server... 45 Mærkedage... 45 Salg af sodavand, øl, slik mm.... 46 Opret vare... 46 Indkøbt.... 46 Sælg en vare... 48 Udskriv prisliste.... 48 Log af... 49 Det med småt... 49 Kontakt... 49 Indeks... 50 Peer Larsen 2012-2013 4
Installering Når du har downloadet og udpakket programmet, har du to filer: 1. Setup skyttecenteret.msi 2. setup.exe Dobbeltklik i setup.exe, og installeringen vil begynde. Klik i knappen Next. Peer Larsen 2012-2013 5
Lad være med at ændre noget, klik i knappen Next. Klik i knappen Next. Peer Larsen 2012-2013 6
Klik i knappen Close. Skyttecenteret er nu installeret på din computer og klar til brug. SQL server Express 2008 For at programmet kan køre, kræves det at Microsoft SQL Server Express 2008 er installeret på din computer. Hvis det ikke findes, vil installeringen automatisk opdage dette og downloade det fra Microsofts hjemmeside. Derfor kræves det, at du har en internetforbindelse under installering af programmet. Det kan tage noget tid at downloade og installere Microsoft SQL Server Express 2008. Du vil blive mødt af følgende skærmbilleder: Peer Larsen 2012-2013 7
Tryk i Accept knappen. Peer Larsen 2012-2013 8
Se endvidere Database på side 42, for mere om hvordan du skifter SQL database, til f.eks. egen SQL server. Den første gang programmet starter op. Brugere Når programmet starter første gang, får du at vide, at der ikke er oprettet nogen administratorer og at programmet derfor kører uden bruger login. Denne besked bliver du ved med at få, hver gang du starter programmet, ind til en, eller flere medlemmer, er gjort til administrator, med udvidede rettigheder. En administrator med udvidede rettigheder, kan oprette andre brugere og rette i medlemsdata. Se endvidere Brugere på side 44 Kontingenter Den første gang at programmet starter op, får du at vide, at der ikke er oprettet nogen kontingent typer. Programmet beder dig om at indtaste dette. Hvis ikke dette gøres, lukkes programmet ned. Forskellige kontingenter kunne f.eks. være: Voksen Peer Larsen 2012-2013 9
Ung Støttemedlem Eller hvad du vælger at kalde dem. Du kan oprette alle de kontingent typer som du ønsker. Hvis man f.eks. har et begreb som Æresmedlem, eller anden medlemstype som ikke betaler kontingent, kan man også oprette dette her. Angiv blot kontingentet til 0 kr. Opdatering/ny version af programmet. Hver gang at programmet starter op, undersøger det om der findes en nyere version, men kun hvis der findes en tilgængelig Internet forbindelse. Hvis programmet finder en ny version, bliver du gjort opmærksom på, at programmet vil hente en nyere version. Du kan ikke fravælge opdatering, da den kan være kritisk for at programmet fungerer korrekt. Word Programmet bruger Microsoft Word til alle sine udskrifter. Hvis man ikke har denne installeret, kan man altså ikke benytte sig af udskriftfunktionerne og alle knapper som henviser til Word i programmet, vil være blændet af. Ved at bruge Word, får man total rådighed over den måde som man ønsker at lave/opstille sine dokumenter og samtidig bruge data fra programmet. Programmet benytter Words Forsendelser (Brevfletning) til sine udskrifter. Eksempel på dokumenter. Der medfølger nogle eksempler på dokumenter. Du kan finde disse i Dokumenter/skyttecenteret på din computer, når programmet er blevet installeret. Hvis du af en eller anden grund ønsker at hente dokumenterne igen, eller fordi der er kommet nye, kan du hente dem ved at klike i Filer/Hent eksempel dokumenter (Word) Udskriv til PDF Flere steder i programmet, er der en knap som hedder Udskriv til PDF. Denne kan du klikke i, for at lave et hurtigt udskrift, lavet som en PDF fil. Når PDF filen er dannet, skal du blot vælge at skrive den ud, eller evt. gemme den. Funktionen kræver at du har Adobe Reader installeret, men det har de fleste, da PDF dokument bliver brugt til masser af ting. F.eks. er DDS SKV dokumenter gemt som PDF filer. Udskriv til PDF virker, selv om du ikke har Word installeret. Peer Larsen 2012-2013 10
Medlemmer Her kan man have alle foreningens medlemmer. Se om de har betalt kontingent, hvad for et medlemskab de har, udskrive breve, sende e-mails, sælge ammunition mm. Vælg regnskabsår Angiv her hvilket regnskabs år der vises. Det aktuelle årstal, bliver altid valgt som standard, når programmet starter op. Hvis man skifter til et andet år, vil Betalt fluebenene måske forsvinde, hvis medlemmet ikke har betalt for det valgte år. Vis medlemmer Her kan man vælge at vise Alle medlemmer, Kun aktive medlemmer eller Kun ikke aktive medlemmer. Det mest naturlige vil være at vælge Kun aktive medlemmer. Opret medlem For at oprette et medlem i systemet, trykkes der i knappen Opret medlem. Et nyt vindue åbner sig. Man skal som minimum indtaste for og efternavn. Bemærk, at programmet selv foreslår det næste ledige medlems nr. Når de relevante data er indtastet, trykkes der i knappen Opret og medlemmet er oprettet. Politikreds Alle danske politikredse er som standard oprettet i programmet. Disse kan vælges, enten når man opretter eller redigere et medlem. Hvis du ønsker at ændre/redigere navnene på politikredse, kan dette gøres via Indstillinger/politikredse. Søgning efter post nr. Bemærk, at programmet indeholder samtlige Danske, Færøske og Grønlandske post numre. Hvis man ønsker at søge efter et post nr./by, skal man blot indtaste en af disse i boksen ved siden af byen. (Markeret med gult på fig. 1 Peer Larsen 2012-2013 11
Fig. 1 Sortering af medlemmer Hvis du ønsker at ændre rækkefølgen som programmet sorterer medlemmerne på, kan du klikke i en af overskrifterne, en eller flere gange. Derefter vil sorteringen blive vendt om. Klik i en af de overskrifter som er markeret med gult herover. Send e-mail til et/flere medlemmer. Hvis man ønsker at afsende e-mails gennem programmet, skal man blot markere det/de medlemer som man ønsker, og derefter trykke i e-mail knappen medlemmet, kan man ikke trykke i knappen.. Hvis ikke der er indtastet en e-mail adresse til Derefter bliver dit e-mail program startet op, og e-mail adressen indsat i Til feltet. Vælg alle medlemmer i oversigten Hvis man ønsker at vælge alle medlemmer i oversigten, skal man højre klike i denne og her vælge Vælg alle, som vist herunder: Peer Larsen 2012-2013 12
Vælg alle som ikke har betalt Hvis man f.eks. ønsker at sende en rykker til alle medlemmer som ikke har betalt deres kontingent, kan man vælge at højre klikke i medlemsoversigten og så vælge Vælge alle som ikke har betalt. Nu vil alle som er sat til ikke at have betalt deres kontingent, blive markeret og man kan nemt udskrive disse, ved at klikke i knappen Brevflet med Word. Vælg alle med denne medlemstype Hvis man ønsker at markere alle med en bestemt medlemstype, skal man højre klikke i medlemsoversigten og derefter vælge Vælg alle med denne medlemstype og vælg så medlemstypen. Hvis man f.eks. har oprettet en medlemstype som hedder Voksen og vælger denne, så vil alle medlemmer som har dettemedlemskab blive markeret. Slet et medlem Det kan ikke anbefales at slette et medlem. Marker i stedet medlemmet til ikke at være aktiv. Ammunitionsregnskab mm. kan blive forkert ved sletning af medlemmer. Slet kun medlemmer ved fiktive medlemmer, altså når du prøver at lære programmet at kende. For at slette et medlem, højre klikker du medlemsoversigten og vælger Slet medlem. Alle medlemmets data vil blive slettet, fra resultater mm. Markering af bestyrelsesmedlemmer Man kan markere hvad for medlemmer der er med i bestyrelsen. Dette gøres ved at sætte et flueben i Medlem af bestyrelsen i medlemmets data. Hvis medlemmet også er formand, sættes også et flueben i Formand. Peer Larsen 2012-2013 13
Angiv evt. hvad medlemmets titel er, f.eks. Kasserer, Næstformand osv. Vælg alle bestyrelsesmedlemmer. Hvis man ønsker at skrive et brev/sende en mail til alle bestyrelsesmedlemmer, kan dette gøres lynhurtigt. Højre klik i medlemsoversigten, og vælg her Vælg alle bestyrelsesmedlemmer. Alle de medlemmer som er sat til at være medlem af bestyrelsen, vil nu blive markeret. Du kan nu bruge brevfletning eller sende en mail til dem, nemt og hurtigt. Bemærkninger Her kan du tilføje en hvilken som helst tekst/bemærkninger til et medlem. Udleveret nøgler til klubben Hvis et medlem har fået udleveret nøgler til klubben, kan dette markeres ved at sætte et flueben i Udleveret nøgler til klubben. Hvis man ønsker at finde alle de medlemmer som har fået dette, skal man blot højre klikke i medlemsoversigtgen, og her vælge Vælg alle som har fået udleveret nøgler til klubben. Må åbne våbenskab. Hvis et medlem må åbne klubbens våbenskab, kan dette markeres ved at sætte et flueben i Må åbne våbenskab. Hvis man ønsker at finde alle de medlemmer som må dette, skal man blot højre klikke i medlemsoversigten, og her vælge Vælg alle som må åbne våbenskab. Medlemskab betalt i valgt regnskabsår. Når man krydser af her, angiver man naturligvis at medlemskabet er betalt for indeværende regnskabsår. Men hvis nu kontingentet er betalt året før, f.eks. i december måned, kan dette også angives her. Tryk i knappen Angiv betalingsdato hvis den er anderledes end regnskabsår : Peer Larsen 2012-2013 14
Du får nu muligheden for at ændre betalingsdatoen. Derefter vil sammentællingen blive korrekt i Regnskab. Hvid du holder musen ind over Medlemskab betalt i valgt regnskabsår vil du kunne se betalingsdatoen. Regning afsendt i valgt regnskabsår. Dette fungerer på samme måde som Medlemskab betalt i valgt regnskabsår. Du kan altså ændre datoen for, hvornår en regning er afsendt. Dette kunne f.eks. være nyttigt, hvis den er afsendt i f.eks. året inden, at regningen rent faktisk hører til. Hvis du holder musen ind over Medlemskab betalt i valgt regnskabsår kan du se datoen. Bemærk, at du kan markere dette automatisk når du brevfletter. Vælg Brevflet med Word, og sæt 'Regning afsendt dato' for de valgte når du skal skrive en regning ud. Du får muligheden for, at ændre datoen, inden udskrivningen begynder. Brevfletning For at benytte brevfletning/udskrift, kræves det at Microsoft Word er installeret på computeren. Der følger et par eksempler med programmet, disse er blevet installeret i en mappe som hedder Skyttecenteret i Dokumenter. Marker et medlem og tryk i knappen Brevflet med Word. Vælg nu dokumentet Medlemsdata i mappen Skyttecenteret og tryk i Åbn. Word starter nu op. Som du kan se, så er der allerede skrevet i brevet og indsat flettefelter. Peer Larsen 2012-2013 15
Den tekst som står mellem er et flettefelt. Altså f.eks. «Fornavn». Flettefeltet indeholder data fra programmet, i dette tilfælde medlemmets fornavn. Indsæt et flettefelt i Word For at indsætte et flettefelt i et Word dokument, skal du først vælge Forsendelser og derefter Indsæt flettefelt. Vælg nu det flettefelt som du ønsker at indsætte i dokumentet. Peer Larsen 2012-2013 16
Hvis du er bekendt med brevfletning i Word i forvejen, vil der ikke være noget nyt i dette, det fungerer som det plejer. Data til brevfletningen bliver bare hentet ind fra programmet. Hvis du markerer mere end et medlem i programmet, og derefter trykker i Brevflet med Word vil brevfletningen indeholde alle disse medlemmers data. Hvis du vil se et eksempel på hvordan det færdige resultat kommer til at se ud, kan du trykke i knappen Vis resultater i Word. Dokumentet vil nu se sådan ud: Peer Larsen 2012-2013 17
Hvis du havde markeret mere end et medlem da du begyndte brevfletningen, kan du trykke i pil til højre eller venstre og kigge alle resultater igennem. Når du mener at dit brev er i orden og du vil udskrive dette, kan du trykke i knappen Afslut og flet i Word. Du kan altså bruge brevfletning til at udsende breve, medlemsopkrævninger mm. til alle, eller udvalgte medlemmer. Du bestemmer fuldstændigt selv hvordan brevene skal se ud og du kan benytte allerede eksisterende breve. Du skal blot starte disse op gennem programmet Skyttecenteret, for at brevfletningen virker. Peer Larsen 2012-2013 18
Opret Word dokument Hvis man ønsker at oprette et helt nyt Word dokument gennem programmet, skal man blot trykke i knappen Opret Word dokument. Vælg nu hvor dokumentet skal ligge henne, indtast navnet og tryk i Gem. Derefter bliver det nye dokument åbnet i Word og er klar til brevfletning. Søg efter medlemmer For at søge efter medlemmer kan du indtaste en søgetekst i feltet Søg i programmet, som herunder: Peer Larsen 2012-2013 19
I dette eksempel er der indtastet iv og medlemmet Ivan bliver fundet. Faktisk ville alle medlemmer hvis navn eller efternavn, som indeholder iv blive fundet. Du kan også indtaste skytte nr. og programmet vil søge på dette. Salg af ammunition Her kan man nemt og hurtigt sælge og føre regnskab med salg af ammunition. Se endvidere Ammunitions regnskab på side 25. Man skal have oprettet lager først, før man kan sælge til et medlem. Vælg først det medlem som du vil sælge ammunition til. Tryk derefter i knappen Sælg ammunition. Vælg nu den type ammunition som du vil sælge til medlemmet. Ændre evt. antal enheder i feltet Antal. Ændre evt. datoen, hvis salget ikke er fra den aktuelle dato. Hvis medlemmet ikke betaler med det samme, fjernes fluebenet fra Betalt. Prisen som medlemmet skal betale, vises lige ved siden af Antal feltet. Når alt er i orden, trykkes i knappen Gem. Lager antallet vil blive skrevet ned, med det antal patroner som medlemmet har købt. Hvis salget senere slettes, vil lagerantallet blive skrevet op igen. Resultater Man kan også bruge programmet, til at indtaste de enkelte medlemmers personlige resultater, hvis medlemmet ønsker dette. Marker et medlem, klik i knappen Resultater (Eller dobbeltklik blot i medlemmet) og et nyt vindue åbner sig. Opret nyt resultat For at oprette et nyt resultat, klikker man i knappen Opret resultat. Vælg våben type og bane. Vælg derefter dato. Indtast point og evt. antal x10 ere. Tryk i knappen Opret og resultatet er oprettet. Brevflet med Word Man kan også udskrive alle skyttens resultater via Word. Det foregår på samme måde som andre steder i programmet. Se endvidere Indstillinger på side 38, for at se hvordan man opretter nye baner/våben. Peer Larsen 2012-2013 20
Man kan endvidere udskrive lister over alle klubbens medlemmers resultater, men dette skal gøres via Resultats lister. Se side 30 Eksempel på dokumenter. Der findes et antal forskellige dokumenter som bliver installeret sammen med programmet. Du finder disse i mappen Dokumenter/skyttecenteret. Der findes eksempler på medlemskort, transport tilladelse, ammunitions regnskab mm. Hvem har betalt kontingent i indeværende regnskabsår? Programmet giver også en hurtig, nem og overskuelig måde at se hvem der har betalt kontingent. Hvis et medlem har betalt sit kontingent i et regnskabsår, kan man markere dette (ved at sætte et flueben i Medlemskab betalt i valgt regnskabsår ) og det kan derefter ses i oversigten af medlemmer. Klik evt. i Betalt overskriften i oversigten, så kan man sortere listen og få vist enten dem der har betalt, eller dem der ikke har betalt først. Vælg evt. et andet regnskabsår i Regnskabsår. Våben registrering Klik i fanebladet Våben registrering for at se/registrere hvilke våben et medlem har. Man kan her også angive hvornår våbnet har været til våbenkontrol sidst, hvornår skytten har købt sit våben og hvornår våben påtegningen udløber. I fanebladet Medlemmer kan man højre klikke og vælge Våben registrering Vælg nu en af de fire punkter, og få et hurtigt overblik over, om nogen medlemmer mangler at få kontrolleret deres våben. De relevante medlemmer vil blive markeret. Peer Larsen 2012-2013 21
Våbenpåtegning Man kan også registrere hvornår et medlems våbenpåtegning udløber, på alle de våben som medlemmet har. Angiv blot datoen i feltet Våben påtegning udløber i fanebladet Våben registrering. Hvis du hurtigt ønsker at finde de medlemmer hvor der er et halvt år, eller mindre, til en eller flere våbenpåtegninger udløber, skal du højre klikke i Medlemmer og her vælge Våben påtegning udløber om et halvt år eller mindre Familie tilhørsforhold Man kan angive hvad for medlemmer som er i familie med hinanden, hvis man har behov for dette. Ud for et medlem, klik i Familie tilhørsforhold ikonet. Og du vil se følgende vindue: Peer Larsen 2012-2013 22
Til højre, kan du se alle medlemmer i foreningen. Klik på et af medlemmerne, hold musen nede og træk medlemmet over i Familie tabellen og slip så musetasten. Hvis du trækker f.eks. Peer Larsen over, vil du se følgende billede: Vælg her Far (jeg er far til Morten Larsen og vi er begge i samme skytteforening) og klik så i Ok. Træk derefter Morten Larsen over og vælg her Søn. Derefter vil det se således ud: Peer Larsen 2012-2013 23
Du kan sætte alle de medlemmer i familie med hinaden som du vil, men hvert medlem kan kun optræde én gang. Hvis du prøver at sætte et medlem i familie med andre familier, vil du få at vide, at dette ikke kan lade sig gøre. Når du vælger forskellige medlemmer i oversigten, kan du se på ikonet, om der er oprettet familie tilhørsforhold for et medlem. Hvis der er, vil ikonet se sådan ud: og hvis ikke, vil det se således ud:. Du kan stadig trykke i knappen, selv om der er en rød streg over. Møde statistik Her kan man markere hvornår et medlem møder op til træning, konkurrence mm. På denne måde kan man holde øje med, om et medlem er aktiv skydende. Programmer hvis hvor mange gange et medlem har haft fremmøde, inden for en periode fra 1 til 10 år. Antal medlemmer/medlemsliste Hvis man ønsker sig et hurtigt overblik over, hvor mange medlemmer der er i foreningen og hvordan de fordeler sig medlemsmæssigt, kan man klikke i Antal medlemmer ikonet, markeret herunder med gult. Peer Larsen 2012-2013 24
Medlemsliste Hvis man ønsker at udskrive en medlemsliste, skal man i Antal medlemmer klikke i knappen Udskriv til PDF. Der vil så blive dannet en PDF fil, som indeholder en liste med foreningens medlemmer. Notater Her kan man lave diverse notater, om alt mellem himmel og jord. F.eks. eksternt nøgleudlån mm. Til denne funktion, er der tilknyttet en lille mini tekst editor, med helt basale funktioner. Når man har oprettet/redigeret sit notat, kan man efterfølgende klikke i knappen Print(Word/Word pad). Hvis man ikke har Word installeret, vil dokumentet blive åbnet i Word pad, et af de standard programmer som følger med Windows. Forenings våben Her kan man skrive de våben ind, som foreningen ejer. Man kan også indsætte et billede af dette, hvilket altid er godt som dokumentation ved evt. tyveri. Man kan også udskrive en komplet liste over alle foreningens våben. Ammunitions regnskab Her kan man føre et regnskab over den ammunition som foreningen sælger/råder over. Tryk i patronerne for at starte funktionen. Det første faneblad (Regnskab) viser den ammunition som er blevet solgt til medlemmer. Det andet faneblad (Enheder), viser hvad for nogle enheder som er oprettet til salg og hvad de koster. Det tredje faneblad (Ammunition) viser en oversigt over den ammunition som foreningen råder over, hvor meget der er på lager. Hvad har et medlem købt af ammunition? Hvis du ønsker at finde ud af, hvad et medlem har købt af ammunition i løbet af et år/periode, skal du højre klikke i tabellen i Regnskab fanebladet og her vælge Hvad har dette medlem købt? Peer Larsen 2012-2013 25
Billedet vil nu kun vise hvad det valgte medlem har købt. Bemærk, at man i det nederste vindue kan aflæse en sammentælling af medlemmets køb. Bemærk, at programmet opererer med antal patroner og ikke antal pakker. Dette gør at man kan sælge forskellige enheder, som ikke nødvendigvis behøver at indeholde en hel pakke patroner. Peer Larsen 2012-2013 26
Opret ny ammunition For at oprette en ny type ammunition, skal man trykke i knappen Opret ny ammunition. Indtast cal., tekst (f.eks. navn på ammunitionen), hvor mange pakker man har på lager og til sidst pris pr. patron. Pris pr. patron er ikke så afgørende, da den endelige salgspris fastsættes i Enheder, men programmet vil bruge denne pris, som et forslag til salgsprisen. Hvis man ønsker at føre en lagerstatus på ammunitionen, skal man sætte et flueben i Aktiver lagerstatus. Tryk derefter i knappen Opret, og ammunitionen er nu klar til salg. Vær opmærksom på, at hvis man ønsker at slette en type ammunition, kan dette ikke lade sig gøre, hvis man allerede har solgt af denne. Man skal slette alle salg af ammunitionen, før man kan slette den. Indkøb af ammunition Hver gang du køber ny ammunition til foreningen, kan du føre regnskab med dette og holde øje med hvor meget af det indkøbte som er blevet solgt i løbet af et år. Hvis du ikke allerede har oprettet forskellige typer ammunition som kan købes af medlemmer, så gør dette først. Se forrige afsnit Opret ny ammunition. Marker nu den oprettede ammunition: og tryk derefter i knappen Opret indkøb. Peer Larsen 2012-2013 27
Indtast først årstallet, nuværende år er valgt som standard. Derefter hvor meget det samlede indkøb har kostet klubben. F.eks. 10 æsker a 90 kr. stykket = 900 kr. Indtast så antallet der er indkøbt, i dette tilfælde 10. Tryk i Gem. Billedet vil derefter se sådan ud: Hver gang et medlem køber en, eller flere æsker, vil antallet i Indkøbt blive skrevet ned, solgt vil blive skrevet op og Rest udregnet, altså hvor mange der er tilbage af de indkøbte. Enheder Her opretter du de Enheder som sælges i klubben. Det kunne f.eks. være en pakke patroner, med 50 stk. i), en serie riffel, hvor der indgår f.eks. 25 patroner, osv. For at kunne oprette en enhed, skal der være oprettet en eller flere typer ammunition. Vælg nu fanebladet Enheder og tryk i knappen Opret enhed. Peer Larsen 2012-2013 28
Marker den type ammunition som enheden skal baseres på, i dette tilfælde en cal. 22 Geco ammunition. Programmet foreslår selv prisen 30 kr. (50*0,60 øre), den kan rettes til hvad man vil. Tryk nu i knappen Opret og du vil have oprettet en enhed. Fanebladet Enheder vil herefter kunne se sådan ud: Bemærk, at de tre sidste felter har en anden baggrundsfarve. Her kan man se hvad for en type ammunition som er knyttet til enheden. Udskriv prisliste Hvis man klikker i Udskriv/brevflet kan man her udskrive en prisliste. Peer Larsen 2012-2013 29
Enten ved at brevflette med Word, eller ved at oprette den som et PDF dokument. Resultatlister. Klik i ikonet med medaljen, for at starte Resultat lister. Som du kan se, så findes der to lister, som begge bliver vist på en gang. En med alle skytternes resultater og en med skytternes højeste resultat. Vælg evt. Våben type og Bane for at se forskellige typer resultater. Listerne bygger på de personlige resultater som de forskellige skytter har fået tastet ind. Kontingent. Klik i knappen med møntstablen, for at starte denne funktion. Man kan oprette alle de kontingent typer som man ønsker og sætte prisen på disse. Når man skifter kalenderår, bliver man nødt til at oprette et nyt kontingent år også. Gør dette ved at trykke i knappen Opret nyt år. Opret nyt kontingent. Klik i knappen Opret kontingent. Indtast type på kontingentet, f.eks. Voksen eller Ung, eller hvad man nu ønsker at oprette. Indtast derefter prisen på dette, og tryk til sidst i knappen Opret. Peer Larsen 2012-2013 30
Opret nyt år. Når man skal oprette et nyt kontingent år, skal man trykke i knappen Opret nyt år. Hvis man har f.eks. tre typer kontingent, som f.eks. Voksen Børn/Unge Støttemedlem spørger programmet om prisen i det nye år, til hver type kontingent. Efter endt indtastning, er det nye kontingent år klar til brug. Forenings regnskab. Programmet har indbygget regnskabsfunktion. Det er lavet på den simpleste måde, som et regnskab kan opbygges på, så alle burde uden problemer kunne føre regnskabet. Klik i sparegrisen, for at åbne regnskabsfunktionen. Programmet opretter automatisk et regnskab som hedder Foreningsregnskab + årstal. Dette kan du omdøbe til hvad du vil. Den første gang at du starter regnskabsfunktionen op, eller opretter et nyt regnskab, bliver du spurgt om dette: Du får derefter vist fanebladet Til/fra konto. Programmet indsætter selv posterne: Køb af ammunition Salg af ammunition Kontingenter Køb af varer Salg af varer Og skal vide, hvad for kontoer som bruges til disse. Et meget normal indstilling kan være dette: Peer Larsen 2012-2013 31
Hvis man udelader fluebenene i Brug i regnskab bliver disse kontoer ikke brugt i regnskabet. Dette kan være praktisk hvis man har separate regnskaber, f.eks. for klubhuse, stævner mm. Konti Du kan oprette alle de konti, som du vil. Programmet har som standard selv oprettet følgende konti: Kasse Bank Kontingenter Ammunition, salg Ammunition, køb Varer, salg Varer, køb Disser konti, kan ikke slettes eller redigeres. Kontiene Kontingenter, Ammunition, salg, Ammunition, køb, Varer, salg og Varer, køb baseres på de data, som du indtaster i ammunitionsregnskab, vare salg og medlemmers om har betalt kontingent. Primo saldo Primo, betyder først eller I starten af. Primo saldo, angiver altså hvad der stod på kontoen, i starten af regnskabsåret. Kassen eller Banken har et eller indestående beløb, og det er det som du angiver, når du starter et regnskab. Primo, bliver automatisk overført, fra et regnskab til et andet, når du opretter et nyt. Du kan dog altid slette dette beløb igen, hvis ikke de to regnskab hænger sammen. Opret konto Du kan oprette alle de kontoer som du vil, så du kan gøre dit regnskab så detaljeret som du ønsker. Peer Larsen 2012-2013 32
Tryk i knappen Opret konto. Programmet foreslår selv et konto nr. men dette kan du ændre til hvad du vil. Angiv et kontonavn, f.eks. Leje af klubhus. Angiv om kontoen er en udgift eller indtægt. I dette tilfælde angives Udgift. Klik i knappen Opret Kontoen er nu oprettet. Det kan jo være, at i jeres forening udlejer jeres klubhus, så i også har en indtægt her. Gør som ovenstående, men angive denne gang kontonavnet til Udlejning af klubhus og angiv at kontoen er en Indtægt. Klik igen i knappen Opret. Din konti oversigt vil nu se sådan ud: Peer Larsen 2012-2013 33
Du kan kun slette en konto, hvis den ikke er i brug, dvs. der er oprettet nogen poster til denne. Du kan heller ikke slette de konti, som programmet bruger som standard, Kasse, bank, kontingenter mm. Opret poster Prøv nu at oprette de første poster i regnskabet, baseret på de to kontoer som du lige har oprettet. Klik i fanebladet Poster, og klik derefter i knappen Opret post. Foreningen har en eller anden udgift på leje af klubhuset, så lad os starte med at angive denne. Angiv først betalinsdagen, i dette tilfælde sættes den til 26-06-2013 Angiv derefter en passende tekst, f.eks. Halvårlig leje af klubhus I Medlem navn kan du angive, hvem som har udført betalingen, men du kan også blot lade feltet forblive tomt. Vælg nu kontoen, som du ønsker denne post skal tilhøre, i dette tilfælde Leje af klubhus. Hvis betalingen er gennemført via banken, kan du angive denne som Indbetaling til/udbetaling fra. Da der jo er foretaget en udbetaling, skal du angive beløbet i feltet Udbetaling, f.eks. 1500 kr. Indtastningen vil se således ud: Lad os nu antage, at du også har udlejet huset til et eller andet formål og ønsker at angive dette. Gør som ovenstående, men vælg nu kontoen Udlejning af klubhus. Angiv en passende tekst i tekst feltet, f.eks. Udlejning af klubhus til jordmodernes årlige generalforsamling. Angiv nu et beløb i feltet Indbetaling, f.eks. 2500. Peer Larsen 2012-2013 34
Luk vinduet, og Poster vil nu se således ud: Hvis du nu vælger fanebladet Regnskab vil du allerede nu kunne finde et regnskab. Hvis du har sat medlemmer til at have betalt kontingent, solgt/købt ammunition eller solgt/købt varer, vil dette automatisk indgå i regnskabet. Regnskab. Under fanebladet Regnskab kan du sætte et flueben i Vis debet/kredit/primo. Det lyder fancy, men Debet feltet viser blot hvad der er gået ind på kontoen, og Kredit viser hvad der er gået ud, altså hvad der har været af udgifter. Primo er hvad der stod på kontoen i starten af regnskabsåret. For ikke at forvirre mere end højst nødvendigt, så er disse skjult, men kan hurtigt vises, når du sætter et flueben i feltet. Disse felter følger også med ud på udskriften, hvis de er valgt. Opret nyt regnskab Hvis du ønsker at oprette et nyt regnskab, gøres dette ved at trykke i knappen Opret nyt regnskab. Først bliver du bedt om at indtaste regnskabsår: Dette er meget vigtigt at du gør korrekt. Hvis du opretter et nyt foreningens regnskab, og du ønsker at kontingenter, ammunition og varesalg bliver indsat korrekt i programmet, så er det vigtigt at regnskabsårstallet følger programmet årstal. Du kan dog sagtens have regnskaber som intet har med selve foreningsregnskabet at gøre, f.eks. regnskaber til stævner mm. Men stadig, skriv alligevel det korrekte årstal. Dernæst bliver du bedt om at angivet et navn til regnskabet, det kunne f.eks. se sådan ud: Peer Larsen 2012-2013 35
Derefter er regnskabet oprettet. Du vil nu få denne meddelelse: Du skal sætte de tilhørende kontoer her igen, lige som den første gang du startede regnskabet op. Selv om de ikke skal bruges, så skal du stadig sætte dem. Hvis de ikke skal bruges, fjerner du blot fluebenene Brug i regnskab. Bemærk, at Primo saldo vil være udfyldt i det nye regnskab. Det er saldoen som er blevet overført fra det forrige regnskab. Du kan bare nulstille disse, hvis ikke det nye regnskab hænger sammen med det gamle. De kontoer som hørte til det forrige regnskab, bliver automatisk kopiret over i det nye. Du kan blot slette dem, som der ikke er brug for. Du kan dog ikke slette kontoer, som der er knyttet poster til. Du kan heller ikke slette de standard kontoer som programmet automatisk opretter. Slet regnskab Hvis du ønsker at slette et regnskab, skal du blot vælge regnskabet, og derefter trykke i knappen Slet regnskab. Du skal dog være rimeligt sikker på, at det er det rigtige som du gør. Regnskabet kan ikke genskabes, med mindre du har taget et backup af hele databasen, inden du sletter regnskabet. Rediger navn/år på regnskab Tryk i knappen med de tre punktummer, ved siden af navnet på regnskabet, for at omdøbe regnskabet, eller angive et andet regnskabsår. Peer Larsen 2012-2013 36
Udskriv regnskab Du kan udskrive regnskabet på to måder. Enten som en PDF fil, eller som et Excel regneark, hvis du har Excel installeret på din computer. Hvis du vælger PDF, laver programmet en PDF fil, som indeholder regnskabet, poster og en konti oversigt. Hvis du vælger Excel, laver programmet et Excel regneark, som indeholder regnskabet, poster og en konti oversigt. Du bliver først spurgt om, hvor du ønsker at gemme dit regneark. Vælg f.eks. mappen Skyttecenteret i dokumenter, som her:, men det er fuldstændigt valgfrit hvor du ønsker at gemme. Der går et lille øjeblik, før regnearket er dannet, derefter åbner det op, som f.eks. sådan: Peer Larsen 2012-2013 37
Du kan skifte mellem de tre regneark, i bunden af vinduet. Oversigt ammunition, kontingenter og vare salg. Total Klik i ikonet med lommeregneren vare salg. Total. for at starte Oversigt ammunition, kontingenter og Her kan man eksportere/gemme medlems og kontingent regnskabet. Regnskabet bliver gemt i en standard tekstfil, som man så evt. kan importere i et Microsoft Excel, eller andet regneark. Peer Larsen 2012-2013 38
Når Oversigt ammunition, kontingenter og vare salg. Total er åbnet, klik så i knappen Eksporter. Man skal angive et navn til begge tekstfiler, men programmet forslår som standard Regnskab ammunition.txt og Regnskab medlemmer.txt og RegnskabVarer.txt. Eksporter regnskab til et Excel regneark Klik i knappen Eksporter i Skyttecenteret, og gem de to tekst filer. Åbn derefter et Excel regneark. Enten et allerede eksisterende regneark med klubbens regnskab, eller et helt nyt regneark. Stil dig i den celle, hvor du ønsker at de importerede data skal være. Vælg fanebladet Data i Excel. Klik derefter i Fra tekst Find nu det sted på din computer, hvor du lige har gemt filerne og vælg nu f.eks. Regnskab medlemmer.txt. Du vil nu se dette billede: Peer Larsen 2012-2013 39
Man bør ikke foretage nogen yderligere justeringer, men kan blot klikke i knappen Udfør. Man vil efterfølgende se dette billede: Klik evt. i knappen Egenskaber, og du vil se følgende billede: Peer Larsen 2012-2013 40
Du kan ændre forskellige parameter her. Fjern fluebenet fra Spørg om filnavnet ved opdatering. Sæt flueben i Opdater hvert xx minut og sæt evt. denne til 1 minut, eller hvor tit man nu ønsker dette. Sæt flueben i Opdater data, når filen åbnes Klik derefter i knappen Ok og derefter i Ok igen. Data vil nu blive indsat i regnearket. Gentag proceduren, men vælg denne gang Regnskab ammunition.txt. Hvis man på et senere tidspunkt vælger at Eksporter regnskab fra Skyttecenteret, vil data i regnearket automatisk blive opdateret til de nye værdier, efter 1 minut. Alternativ kan man også højre klikke i en af de celler som indeholder de importerede data, og her vælge Opdater, så vil ændringerne fremkomme med det samme. Husk altid at eksportere data fra Skyttecenteret til nøjagtigt samme sted/fil placering hver gang, ellers vil regnearket ikke opdateres korrekt. Peer Larsen 2012-2013 41
Alternativt kan man også blot vælge at åbne tekst filerne, Regnskab ammunition.txt og Regnskab medlemmer.txt, og blot vælge manuelt at indsætte data fra disse, ved hjælp af klippe/klistre (copy and paste). Indstillinger Resultater Hvis man ønsker at oprette/redigere baner eller våbentyper til Resultater kan dette gøres her. Vær opmærksom på, at man ikke kan slette en bane/våbentype som er i brug af et medlem. Database Databasen, er det sted hvor programmet gemmer alle dine indtastninger. Altså medlemsdata, ammunitions regnskab, resultater og alt det andet. Her kan man skifte database. Hvis du har rådighed over en MS SQL server et sted, f.eks. hos en internet udbyder mm. og du har mulighed for at tilgå denne, kan du få programmet til at gemme sine data der, i stedet for den interne database som programmet bruger som standard. Dvs. at du kan få adgang til den samme database, uanset hvad for en computer du bruger. Du skal selvfølgelig vide hvordan du forbinder din til denne database, og derefter indtaste den connection string som skaber forbindelsen, i feltet Nuværende database forbindelse. Tryk derefter i knappen Gem. Programmet spørger nu om du ønsker at genstarte. Svar ja til dette. Hvis din connectionstring er sat rigtigt op, vil de forskellige tabeller bliver oprettet. Det kunne også være at du havde adgang til en SQL server i et lokalt netværk. Du kan forbinde dig til en hvilken som helst SQL server du ønsker, hvis blot du har de nødvendige tilladelser til at tilgå denne. Det skal være en Microsoft 2008 R2 SQL server, eller bedre. Bemærk, at menupunkterne Sikkerhedskopier database og Genskab database vil være blændet af, hvis du skifter SQL server. Stamdata Her skal du udfylde stamdata for din skytteforening. Vælg Indstillinger/stamdata. Indtast data og tryk i Gem. Disse data er især nyttige når du udfylder SKV er, eller benytter dig af brevfletning. Sikkerhedskopier/flyt database Her kan du sikkerhedskopiere din database/flytte den til en anden computer. Bemærk, at denne funktion er blændet af, hvis du benytter dig af en anden SQL server, end den som blev installeret sammen med programmet. Peer Larsen 2012-2013 42
Når du vælger menupunktet Filer/Sikkerhedskopier databasen bliver du bedt om at vælge en mappe hvor du ønsker kopien gemt. Tryk derefter i Ok. Filen som bliver gemt, hedder skyttecenteret.bak. Du har nu en fuldstændig sikkerhedskopi af databasen, som kan indlæse igen. Udover at man kan tage et sikkerhedskopi af sine data, kan denne funktion være nyttig, hvis du ønsker at benytte programmet på en anden computer. Så kan du gemme sikkerhedskopien på f.eks. en USB nøgle, starte den anden computer op, starte Skyttecenteret op, og her vælge Genskab database. Genskab databasen Når du skal genskabe databasen, skal du vælge menupunktet Filer/genskab databasen. Da man ikke kan genskabe databasen, når programmet kører, lukkes dette ned, og i stedet startes Updater programmet op. Tryk nu i knappen Start. Vælg nu det sted hvor du har gemt en sikkerhedskopi af databasen. Filen hedder skyttecenteret.bak. Tryk nu i knappen Åbn og databasen vil blive genskabt. Peer Larsen 2012-2013 43
Bemærk, at ALLE de data som du måtte have i databasen, vil blive overskrevet af den sikkerhedskopi som du indlæser. Du kan altså risikere at miste data, hvis ikke du er helt sikker på hvad du laver. Når databasen er blevet genskabt, får du følgende besked Tryk i Ok knappen og Skyttecenteret starter op igen og gør brug af de data som var gemt i sikkerhedskopien. Brugere Her kan du angive de brugere/medlemmer, som skal have adgang til programmet. Brugeren kan enten være administrator, eller administrator med udvidede rettigheder. Hvis man er almindelig administrator, kan man ikke rette i medlemsdata, men man kan betjene resten af programmet og dets funktioner. Opret/rediger bruger. Vælg Indstillinger og klik i fanebladet Brugere. Her har du mulighed for at angive hvilke medlemmer som skal være administratorer. Hvis man sætter et flueben i Administrator med udvidede rettigheder, vil denne person også kunne rette i medlemsdata. Hvis man sætter et flueben i Adgang til regnskab har brugeren fuld adgang til regnskabet. Ellers har brugeren kun læseadgang og kan intet rette/slette/tilføje. Ens brugernavn er brugerens skytte nr. Der skal altså være angivet et skytte nr. for at man kan gøre en bruger til administrator. SKV/Transporttilladelse Man kan nemt og enkelt udskrive SKV er og transporttilladelser. Det kræver blot et par klik med musen. Sørg for at Stamdata er udfyldt, du har markeret hvem af medlemmerne der er formand og hvem der er medlem af bestyrelsen. Peer Larsen 2012-2013 44
Hvis f.eks. et medlem ønsker at få en våbenpåtegning (SKV2), markerer du blot medlemmer, vælger SKV/SKV2 fra menuen og så er alle felter omkring skytten udfyldt på SKV en. Dette kræver naturligvis at du har Adobe Acrobat reader installeret, fuldstændig lige som du plejer når du skal læse et hvilket som helst andet PDF dokument. SKV er (pdf filerne) er hentet direkte fra Skyttens hjemmeside og der er ikke blevet ændret i dem på nogen måde. Transporttilladelse Hvis man ønsker at udskrive en transport tilladelse, gøres dette på samme enkle og nemme måde. Marker det medlem som den skal udstedes til, vælg derefter hvilket klubvåben det drejer sig om (behøves ikke) og vælg derefter Transporttilladelse. Alle de felter som det er muligt for programmet at udfylde, vil nu være udfyldt når PDF dokumentet åbner op. Hent PDF filer fra server Hvis der er kommet nye SKV er fra DGI skydning, vil disse blive lagt op på programmets hjemmeside. Man kan så hente disse, ved at vælge SKV/Hent PDF filer fra server. Man kan også gøre dette manuelt, ved at hente dem selv, og derefter kopiere dem over i mappen C:\programmer(x86)\skyttecenteret\skyttecenteret\skv. Mærkedage Hvis man klikker i flaget, vil man få vist de medlemmer som, enten har rund fødselsdag eller mærke dag i medlemskab af foreningen, i det aktuelle år. For fødselsdage, vil følgende være mærkedage: 20 år. 30 år. 40 år. 50 år. 60 år. Peer Larsen 2012-2013 45
70 år. 80 år. 90 år. 100 år. For mærkedage i medlemskab af foreningen, vil følgende være mærkedage: 25 år. 30 år. 40 år. 50 år. 60 år. 70 år. 80 år. 90 år. Salg af sodavand, øl, slik mm. Tryk i Øl glas ikonet for at starte denne funktion. Funktionen er mere eller mindre magen til Ammunitions delen. Man kan her holde regnskab med salg af diverse varer i klubben, såsom salg af sodavand, slik, øl, pølser eller hvad man nu syntes. For at kunne oprette et salg, kræves det, at man først har oprettet nogle vare. Opret vare Klik i fanebladet Vare/lager. Klik nu i knappen Opret vare. Angiv en vare, f.eks. Coca Cola Zero. Angiv salgsprisen og til sidst angives hvor mange man har på lager. Klik nu i knappen Opret. Varen er nu oprettet, og man kan begynde at sælge af den. Indkøbt. Når man indkøber varer hen af vejen, og ønsker at føre regnskab med dette, gør man følgende: Man har f.eks. købt nye forsyninger af Coca Cola Zero. Marker nu Coca Cola Zero i Vare/lager tabellen. Peer Larsen 2012-2013 46
Klik nu i knappen Opret indkøb. Angiv datoen for indkøbet Angiv indkøbsprisen Angiv hvor mange colaer man har indkøbt. F.eks. 30 hvis man har købt en kasse. Hvis man ønsker at lægge antallet man har købt til lager, lader man fluebenet være markeret i Læg lager til antal. Peer Larsen 2012-2013 47
Klik i knappen Opret og billedet vil se således ud bagefter: Sælg en vare I fanebladet Salg klikker du i knappen Opret salg Marker den vare som du ønsker at sælge. Angiv nu antal. Angiv datoen Klik i knappen Opret, og salget er registreret. Udskriv prisliste. Man kan oprette sin egen prisliste i Word, eller man kan bruge den PDF fil, som programmet kan genere. Klik i knappen Udskriv/brevflet Vælg her enten Word, eller PDF, for at udskrive regnskab eller prislister. Peer Larsen 2012-2013 48
Log af Hvis man ønsker at logge af programmet, skal man blot vælge Filer/log af. Derefter kan en anden bruger logge på, og bruge programmet. Det med småt Skyttecenteret frasiger sig ethvert ansvar for tab af data ved brug af programmet, både ved korrekt og ukorrekt brug af softwaren. Skyttecenteret er under ingen omstændigheder ansvarlig for produktions-bortfald, driftstab, manglende fortjeneste eller andet indirekte tab, ved korrekt eller ukorrekt brug af softwaren. Kontakt Hjemmeside: www.skyttecenteret.dk E-mail: skyttecenteret@skyttecenteret.dk Peer Larsen 2012-2013 49