Tilbudsforespørgsel på Levering af frokostretter til Tønder Kommunes Rådhus
1. Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Opgavens omfang (skønnet)... 3 1.3 Kontraktperiode og optioner... 3 2. Formalia ved tilbudsgivning... 3 2.1 Tilbudsform... 3 2.2 Tilbudsbetingelser... 3 2.3 Tilbudsfrist... 4 2.4 Honorar... 4 2.5 Spørgsmål... 4 2.6 Forbehold... 4 2.7 Behandling af de indkomne tilbud... 4 2.8 udvælgelseskriterier... 5 2.9 Tildelingskriterier... 6 3. Kravspecifikation ufravigelige krav til leverandøren... 6 3.1 Generelle krav... 6 3.2 Krav til kvalitet... 6 3.3 Krav til sund kost... 6 3.4 Krav til bestilling... 6 3.5 Krav til levering... 6 3.6. Krav til annullering af ordre... 6 3.7 Præsentation af retterne... 6 4. Kontrakt vedrørende indsæt navn... 8 4.1 Kontraktgrundlag... 8 4.2 Kontraktperiode... 8 4.3 Produkter / ydelser... 8 4.4 Ændringer af produktydelser... 8 4.5 Priser... 8 4.6. Prisregulering... 8 4.7 Kontaktpersoner... 9 4.8 Betaling og fakturering... 9 4.9 Opsigelse af kontrakten... 9 4.10 Overdragelse af rettigheder og fordringer.... 9 4.11 Misligholdelse... 9 4.12 Erstatning og forsikring... 9 4.13 Tvist... 9 4.14 Kontraktændringer... 10 4.15 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 10 4.16 Underskrifter... 10 BILAG... 11 Bilag 1 tilbudsliste... 11 Bilag 2 Tro og love erklæring... 11 Bilag 3 tidsplan... 11 2
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Tønder Kommune ønsker at udbyder levering af frokostretter og sandwich, som skal serveres i forbindelse med afholdelse af diverse møder på Rådhuset, Kongevej 57, 6270 Tønder. 1.2 Opgavens omfang (skønnet) Da opgaven ikke tidligere har været udbudt, er det ikke muligt at oplyse tidligere års volumen indenfor området. Som udgangspunkt forventes, at der som min. vil blive afholdt 2 til 3 møder hver uge, hvor der skal bestilles mad til frokost. Bestillingerne skal kunne omfatte: 2 forskellige tapas portioner 1 salat- og kyllingfad 6 forskellige sandwich håndmadder smørrebrød ostemadder 1.3 Kontraktperiode og optioner Udbyder ønsker at indgå en 2-årig kontrakt med option på forlængelse i op til 1 x 12 måneder. Udnyttelse af option sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før kontraktens udløb. Kontrakten forudsættes at træde i kraft den 1. august 2012 2. Formalia ved tilbudsgivning 2.1 Tilbudsform Tønder Kommune udbyder det som en tilbudsforespørgsel i henhold til 15a-15d i Tilbudsloven (bekendtgørelse nr. 1410 af 7.12.2007), hvor alle interesserede såvel private som offentlige leverandører har mulighed for at afgive tilbud på ydelsen. Tilbudsafgivelse skal ske på baggrund af udbudsmaterialets retningslinjer. 2.2 Tilbudsbetingelser Tilbuddet skal afgives skriftligt og fremsendes enten via mail eller alm. post til: Tønder Kommune Udbud & Indkøb att. Inga Kristensen Kongevej 57 6270 Tønder mail: ik2@toender.dk I emnefeltet påføres: udbud Levering af frokostretter til Tønder Kommune Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Alle forhold i tilbudsforespørgslen skal være indregnet i tilbuddet. 3
2.3 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Tønder Kommune i hænde: senest torsdag den 28. juni 2012 kl. 12.00 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen åbnes tilbuddet ikke og indgår dermed ikke i tilbudsevalueringen. 2.4 Honorar Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller de hermed forbundne udgifter. 2.5 Spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og fremsendes via mail til: Tønder kommune Udbud & Indkøb - Inga Kristensen E-mail: ik2@toender.dk Markeres i emnefelt: spørgsmål tilbud levering af frokostretter til Tønder Kommune Spørgsmålene skal være Tønder Kommune i hænde senest den 21. juni - kl. 10.00. Tønder Kommune bestræber sig på at besvare spørgsmålene løbende. Alle spørgsmål og besvarelse vil i anonymiseret form blive tilsendt alle, som har fået udleveret udbudsmaterialet. 2.6 Forbehold Tønder Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbudsmateriale og / eller gennemføre en ny tilbudsforespørgsel, hvis der er saglige grunde eller forhold der tilsiger dette. 2.7 Behandling af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: udvælgelseskriterier der foretages som det første en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.8 Udvælgelseskriterier. Mindstekrav - herefter foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og formkrav. Hvis mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre evaluering. Tildeling af kontrakt - til sidst foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit 2.9 Tildelingskriterium. Når endelig afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere skriftligt blive underrettet om tildelingsbeslutningen. 4
2.8 udvælgelseskriterier Udvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt. Dokumentationen anvendes til vurdering af tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgiveres egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Tønder Kommune sig ret til at afvise tilbudsgiver. Personlige forhold: Tro og love erklæring til besvarelse af nedenstående skal bilag 2 benyttes. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgiver skal ved brug af bilag 2 dokumentere, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3. Vedlagt dokumentation for godkendt autoriseret registreret fødevarevirksomhed. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne en professionel erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge dokumentation for tegnet forsikring. Udbyder er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Teknisk kapacitet: Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation/referenceliste over tilsvarende opgaver som den udbudte, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år. Listen skal indeholde oplysninger om kontaktpersoner. 5
2.9 Tildelingskriterier Kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris for Tønder Kommune. Der skal bydes på hele opgaven. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgivers oplyste priser, som skal være: Afgivet i danske kr. ekskl. moms, og inklusiv alle øvrige udgifter herunder transport, levering og emballage. Priserne vil samlet blive evalueret ud fra det fremsendte tilbud og vægtet med: 10 % - pris pr. portion ved 1-4 personer 60 % - pris pr. portion ved 4-10 personer 30 % - pris pr. portion ved over 10 personer Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter i tilbudsskemaet (bilag 1), og i forhold til de nævnte krav i pkt. 3. kravspecifikation 3. Kravspecifikation ufravigelige krav til leverandøren Alle nedenstående krav skal opfyldes. Tilbudsgiver bedes tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav i fremsendt tilbud. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet værende ikke-konditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der i nedenstående afsnit henvises til dokumentation og beskrivelser, som skal medsendes tilbuddet. Disser er fremhævet med rød og fed tekst. 3.1 Generelle krav Overholdelse af Fødevarestyrelsens lovgivning, retningslinjer og anbefalinger Mulighed for bestilling til særlige arrangementer f.eks. receptioner m.m. Tilbudsgiver skal acceptere, at levering de første 3 måneder er de retter som er beskrevet i tilbudsskemaet bilag 1. Efter 3 måneder skal tilbudsgiver acceptere, at der vil kunne ske ændring i sammensætning af tapasretterne evt. også i sandwichene. Tilbudsgiver skal vedlægge forslag til den nye sammensætning. 3.2 Krav til kvalitet Alle produkter skal være af senest mulige produktion og dermed så frisk som muligt. Fiskeprodukter skal have duft og smag af frisk fisk 3.3 Krav til sund kost Tønder Kommune forventer, at tilbudsgiver er opmærksom på fødevarestyrelsens anbefalinger for sund kost. 3.4 Krav til bestilling Bestilling skal kunne foregå via mail og pr. telefon. Bestilling skal kunne foretages indtil kl. 08.00 på leveringsdagen 3.5 Krav til levering Alle retter skal leveres senest kl. 11.00 3.6. Krav til annullering af ordre Tilbudsgiver skal acceptere, at ordre kan aflyses indtil kl. 09.00 på leveringsdagen 3.7 Præsentation af retterne Mad, der imponerer øjet, er ofte mad, der er gennemført ned til mindste detalje - i farve, form eller som tema. 6
Tilbudsgiver forpligter sig til, at alle retterne altid er dekorativt anrettet, lige som sandwich bliver leveret så de ikke falder sammen eller bliver blandet med hinanden. 7
4. Kontrakt vedrørende indsæt navn Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af Tønder Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Parterne er: Ordregiver Tønder kommune Udbud og Indkøb Kongevej 57 6270 Tønder Kontraktansvarlig: Inga Kristensen Direkte tlf. nr.: 74 92 90 72 Mobil nr.: 20 55 02 35 Mail: ik2@toender.dk Leverandør / kontrakthaver Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr. Mobil nr.: Mail: 4.1 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt annoncering i overensstemmelse med Tilbudsloven. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder og skal som minimum sikre, at Tønder Kommune modtager de i tilbudsforespørgslens og tilbudsmaterialet anførte produkter og services, samt at kontrakthaver sikres betaling for de i kontrakten aftale varer og ydelser. Kontraktgrundlaget består af: Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver Tilbudsforespørgselsmateriale med bilag fra ordregiver af 7. juni 2012 Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå Eventuelle spørgsmål og svar Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver. 4.2 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra 1. august 2012 til 31. juli 2014 med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder. 4.3 Produkter / ydelser Jævnfør kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå 4.4 Ændringer af produktydelser I kontraktperioden er kontrakthaver forpligtet til at orientere Tønder Kommune om evt. ændringer af ydelser / ydelsessammensætning. 4.5 Priser Jf. kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. 4.6. Prisregulering Priserne er faste i 12 måneder fra kontraktstart, hvorefter priserne kan reguleres i takt med udviklingen i nettoprisindekset efter godkendelse ved Tønder Kommune. Hvis leverandøren kan dokumentere væsentlige merudgifter som følge af ændret lovgivning eller prisstigninger hos underleverandør, kan priserne genforhandles med Tønder Kommu- 8
ne. Ved eventuelle prisregulering, skal dette oplyses til Tønder Kommune udbud og indkøb 30 dage før ikrafttræden. 4.7 Kontaktpersoner Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 4.8 Betaling og fakturering Betalingsbetingelserne er 30 dage. En gang månedligt fremsendes gebyrfrit en samlet E-faktura til Tønder Kommune, kantinen. Tønder Kommune foretrækker elektronisk fakturaer dannet i leverandørens eget økonomiog fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel www.virk.dk er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e- fakturering kan findes på www.oes.dk. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: indsæt det relevante EAN-lokationsnummer Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer. 4.9 Opsigelse af kontrakten Hvis der i aftaleperioden indtræffer indgreb fra kommunalbestyrelsen, der medfører væsentlige ændringer i de økonomiske forudsætninger, forbeholder Tønder Kommune sig ret til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel. 4.10 Overdragelse af rettigheder og fordringer. Rettigheder og forpligtigelser efter kontrakten med tilhørende bilag, vil hverken helt eller delvist kunne overdrages af kontrakthaver, ligesom de af kontrakten flydende fordringer ikke kan overdrages eller belånes af kontrakthaver. 4.11 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundt ophold meddele Tønder Kommune dette samt underrette Tønder Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Hvis kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne kontrakt - eksempelvis ved reklamation mv., der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dans rets almindelige regler om misligholdelse. 4.12 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver personog tingsskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader der måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede ydelser. 4.13 Tvist Eventuelle tvister der ikke kan afgøres i mindelighed, afgøres ved Tønder Kommunes værneting og efter dansk ret. 9
4.14 Kontraktændringer Kontrakt- og bilagsændringer kan foretages, når parterne er enige herom, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne. 4.15 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontrakthaveren og denne ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 4.16 Underskrifter Nærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager 1 eksemplar. Dato: Dato: For leverandøren For Tønder Kommune 10
BILAG Bilag 1 tilbudsliste Er vedlagt som særskilt bilag Bilag 2 Tro og love erklæring Er vedlagt som særskilt bilag Bilag 3 tidsplan Bekendtgørelse på hjemmeside 7.6.2012 Bekendtgørelse i lokalavis 12.6.2012 Sidste frist for indsendelse af spørgsmål 21.6.2012 kl. 10.00 Tilbudsfrist 28.6.2012 kl. 12.00 Forventet tildeling af kontrakt uge 27 Forventet opstartsmøde og underskrivelse af kontrakt uge 27/28 Forventet kontrakt start 1.8.2012 11