God praksis for rettidig betaling af kreditkortfakturaer fra Danske Bank Juni 2011
Introduktion Efter overgang til Danske Bank som leverandør af kreditkort: MasterCard Corporate Card har Økonomistyrelsen konstateret, at kreditkort-fakturaerne i stigende grad betales for sent. Det skyldes formentlig flere forhold. Denne vejledning er udarbejdet med udgangspunkt i de processer, som fakturaen gennemløber fra modtagelsen til betalingen. Vejledningen peger derfor på det, der skal til, for at fakturaen betales rettidigt - nemmest og billigst for institutionen. 2
Indhold 1 Formål 4 2 Målgruppe 5 3 Hovedbudskaberne 6 4 Rettidig betaling af kreditkort-fakturaer 7 5 Opfølgning på ubehandlede fakturaer 11 6 Bogføring og betaling af fakturaer 14 3
1 Formål Formålet med beskrivelsen af god praksis er at sikre, at institutionerne får betalt deres kreditkort-fakturaer til tiden. Det betyder: 1) At Danske Bank får sine penge til rette tid, sådan at institutionen undgår morarenter og unødig administration som følge af for sen betaling, og 2) At der følges op på de fakturaer, der alligevel ikke er rettidigt betalt, således at disse så hurtigt som muligt bliver betalt. 4
2 Målgruppe Denne vejledning beskriver god praksis for behandling og opfølgning på kreditkort-fakturaer i IndFak, RejsUd og Navision Stat. Derfor er målgruppen primært de institutioner, som anvender disse systemer. Institutioner, som benytter andre systemer, herunder andre fakturahåndteringssystemer end IndFak, kan dog med fordel anvende principperne, fordi procedurerne i vid udstrækning er de samme, uanset systemunderstøttelse. 5
3 Hovedbudskaberne Her er 7 principper for behandling af kreditkortfakturaer, som alle institutioner med fordel kan anvende: Ekspedér fakturaerne så hurtigt som muligt - overhold fristerne Sørg for at have en stedfortræder eller anden bemyndiget til at godkende og håndtere fakturaerne Forhåndsgodkend kreditkortfakturaerne - lad være med først at indhente de enkelte kortholderes godkendelse Gør indsigelse, hvis der er træk, institutionen/kortholder ikke vil kendes ved Undlad som hovedregel at afvise kreditkortfakturaer Godkend og betal den fulde faktura - lad være med at pille i beløbet og undlad a conto indbetalinger Kontrollér løbende, om der er ubetalte, forfaldne fakturaer I det følgende sætter Økonomistyrelsen principperne ind i en sammenhæng og uddyber dem. 6
4 Rettidig betaling af kreditkort-fakturaer 4.1. Danske Banks kreditkort-fakturaer Opfølgning på ubetalte og for sent betale kreditkort-fakturaer bliver sværere af, at Danske Bank desværre ikke kan bidrage med en nærmere og entydig identifikation af, hvilke fakturaer der ikke er betalt eller er betalt for sent. Banken kan kun se, at der er en manko på den MC Corporate Card-konto, som kortene er knyttet til. Danske Bank kan kun på anmodning oplyse, hvilke bevægelser og saldi på MC Corporate Card-kontoen fra tidligere perioder, der formentlig er tale om. Det skyldes, at banken ved betalinger anvender udligning efter saldometoden, og at enkeltfakturaer alene er resultatet af en opdeling af de samlede træk mv. på kortkontoen inden for fakturaperioden, og således ikke en identificerbar e-faktura pr. kortholder. 4.2. God praksis for behandling af kreditkort-fakturaer i IndFak 4.2.1. Tidsfrister for rettidig behandling af kreditkort-fakturaer En faktura dækker trækkene på fra den 20. i en måned til den 19. i den efterfølgende måned. Institutionen modtager fakturaen umiddelbart herefter. Fakturaerne består af: 1) En e-faktura pr. kortholder, som indeholder vedkommende kortholders træk i perioden og 2) En fælles e-faktura til institutionen, som indeholder de træk, der ikke vedrører den enkelte kortholder, men institutionen som helhed, fx kortgebyrer og morarenter Seneste rettidige betalingsdato for fakturaerne er den 8. bankdag i efterfølgende måned. Der er derfor relativt kort tid til at opfylde kravet om rettidig betaling (i alt ca. 3 uger). 4.2.2. God praksis for behandling af modtagne kreditkort-fakturaer Der sondres i denne sammenhæng mellem: 1) Institutioner, der selv håndterer alle processer, der knytter sig til behandlingen af fakturaer, dvs. kontering og godkendelse i IndFak samt bogføring og betaling i Navision Stat, og 2) Institutioner, der alene selv håndterer de processer, der knytter sig til behandlingen af fakturaerne, dvs. kontering og godkendelse i IndFak, mens bogføring og betaling i Navision Stat sker i ØSC under Statens Administration. 7
I det følgende uddyber vi de 7 principper: Ekspedér fakturaerne så hurtigt som muligt - overhold fristerne Uanset om institutionen selv bogfører og betaler eller betjenes af et ØSC, der bogfører og betaler på institutionens vegne, så skal fakturamanager eller en anden dertil bemyndiget kontere og godkende de modtagne fakturaer i IndFak. Det skal ske så hurtigt som muligt, så bogføring og rettidig betaling kan ske. Hvis institutionen selv varetager alle processer (se ovenfor under 1), har institutionen samlet i alt ca. 3 uger til at håndtere fakturaerne, hvis de skal betales til tiden. Hvis institutionen alene konterer og godkender (se ovenfor under 2) fakturaerne, har institutionen kun ca. 14 dage til kontering og godkendelse, hvorefter fakturaerne skal videresendes til det ØSC under Statens Administration, der betjener institutionen. Det betyder, at ØSC har ca. 1 uge til bogføring og rettidig betaling, hvilket svarer til de 5 dage, som er forudsat i kundeaftalerne. Både enkeltfakturaerne og fællesfakturaen skal betales rettidigt, dvs. den 8. bankdag i den måned, der kommer efter fakturaperiodens udløb. Kunden skal sikre, at alle modtagne e-fakturaer betales fuldt ud. Det betyder, at ingen af fakturaerne må henligge ubetalt, og at institutionen skal godkende de fulde fakturabeløb, således at ikke kun en del af det opkrævede beløb betales, jf. nedenfor. Sørg for at have en stedfortræder eller anden bemyndiget til at godkende og håndtere fakturaerne Der er så snævre frister, at fakturahåndteringen ikke må gøres for sårbar ved fravær, spidsbelastningsperioder mv. Det anbefales derfor at udnævne en stedfortræder eller at have flere, som er bemyndiget til at håndtere fakturaer i institutionen. Forhåndsgodkend kreditkortfakturaerne - lad være med først at indhente de enkelte kortholderes godkendelse Økonomistyrelsen anbefaler, at alle modtagne fakturaer (kontoopkrævninger) i IndFak varemodtages og godkendes af fakturamanageren eller en dertil bemyndiget. Dette skyldes den relativt korte betalingsfrist og den omfattende proces for godkendelse, herunder håndtering af træk, som ikke umiddelbart kan godkendes af kortholderne. Godkendelsen og betalingen af hele fakturaen er ikke udtryk for endelig accept af samtlige træk. Træk, som kortholder og institutionen ikke kan godkende, håndteres efterfølgende ved en telefonisk indsigelse til Danske Bank. Gør indsigelse., hvis der er træk, institutionen/kortholder ikke vil kendes ved Hvis du oplever, at der er hævet beløb på din MasterCard konto, som institutionen/kortholder ikke kan genkende eller acceptere, skal du ringe til Fraud Management i Danske Bank hurtigst muligt på 45 12 92 00. 8
Afdelingen har åbent alle bankdage kl. 10.00-16.00. Husk altid at spærre kortet, hvis kortholder mister det eller får mistanke om, at det er blevet misbrugt. Du kan ringe til Kundeservice 24 timer i døgnet for at spærre kort. Har du et Classic-kort, ring på telefon 70 20 70 20. Har du et Gold-kort ring, på telefon 70 20 70 29. Har du et Platinum-kort, ring på telefon 70 20 70 43. Når processen vendes om til en forhåndsgodkendelse, optræder kortholderne ikke mere som varemodtagere i IndFak, men den enkelte kortholder er selvfølgelig fortsat ansvarlig for at forholde sig til sine enkeltfakturaer og egne træk. Undlad som hovedregel at afvise kreditkortfakturaer Det er efter Økonomistyrelsens opfattelse ikke god praksis at tilbageholde betaling af kreditkort-fakturaer, fordi der er træk, som ikke godkendes. Godkend og betal den fulde faktura - lad være med at pille i beløbet og undlad acontoindbetalinger Der må ikke indbetales acontobeløb eller ændres i det opkrævede beløb, fordi hverken institutionen selv eller Danske Bank så ved, hvilke enkeltfakturaer der er betalt. Den enkelte kortholder skal i stedet efterfølgende afstemme enkeltfaktura og bilag. Dette betyder, at fakturamanageren skal formidle enkeltfakturaerne til kortholderne, så de kan kontrollere fakturaens træk. Hvis institutionen ændrer sin praksis til at forhåndsgodkende kreditkortfakturaerne, skal institutionens regnskabsinstruks tilpasses med en beskrivelse af den nye proces. 4.3. Hjælp til identifikation af posteringer/bevægelser på MC Corporate Card-kontoen Kortholder/bruger kan via Kontooversigt i Business Online finde sin MC Corporate Card-konto, som - hvis ikke bruger selv har omdøbt kontoen - står med den aftalte syntaks RRRR_BBBBB_FF7_UDBMC. Når denne konto hentes frem i Bevægelser, kan der under Periode vælges de tre seneste udskrifter, og posteringer kan med fordel flyttes til et regneark for nemmere udkrydsning. 9
Er der posteringer, bruger ikke kan identificere, kan spørgsmål til posteringer indsendes via Opret meddelelse i Business Online. Vælg Firmakortservice som modtager, og vælg Oplysning om posteringer som emne. I feltet Detaljeret beskrivelse skal spørgsmålet beskrives så præcist som muligt (kontonummer, beløb, posteringsdato etc.). 10
5 Opfølgning på ubehandlede fakturaer Kreditkort-fakturaer accepteres ved modtagelsen. De skal som hovedregel ikke afvises ved modtagelsen. Danske Bank følger ikke op på fakturaer, der afvises i IndFak og Navision. Derimod følger Danske Bank op på fremsendte fakturaer og genfremsender de fakturaer, der fejler i fremsendelsen til institutionen. Sådan sikrer banken, at fakturaerne kommer frem til institutionen. Bliver institutionen imidlertid opmærksom på, at en faktura ikke er modtaget, anbefaler Økonomistyrelsen, at institutionen kontakter Danske Bank, Statens Betalinger på telefon 70 12 13 13 eller via meddelelsesfunktionen i Business Online, for i fællesskab med banken at få afklaret årsagerne til afvisningen. Kontrollér løbende, om der er ubetalte, forfaldne fakturaer Accepterede fakturaer er imidlertid kommet frem, og derfor bør institutionen jævnligt følge op, fx en gang om måneden, umiddelbart før den 8. bank-dag i måneden for at sikre, at der ikke ligger fakturaer til betaling, der ikke er godkendt. Opfølgningen i IndFak bør foretages af en fakturamanager. Hvis din institution har mere end én organisationsenhed, så stil dig på den øverste enhed i organisationen, så du er sikker på, at søgeresultatet viser alle Danske Banks kreditkortfakturaer i IndFak. 11
Vælg Søgning og fanen Søg faktura, angiv Danske Bank som leverandør og vælg en startdato, som er tidligere end ibrugtagningen af IndFak i din institution, og en Slutdato, som er større end dags dato. Tryk herefter Søg : Hvis du ser følgende besked under dit søgeresultat, er du nødt til at inddele din søgning i flere forskellige datoafgrænsede søgninger. Hvis du ikke ser beskeden, står du på en liste over alle fakturaer fra Danske Bank, som din institution har modtaget. 12
Fakturaer, der har en anden status end Faktura godkendt, Faktura automatisk godkendt eller Overført til manuel, er ikke betalt. Hvis en faktura ikke er betalt, skal den behandles med henblik på betaling. Hvis ikke der fremgår nogen fakturaer af søgningen, som ikke er godkendt i Ind- Fak, og Danske Bank fortsat opkræver morarenter, bør det undersøges, om alle fakturaer med status Faktura godkendt, Faktura automatisk godkendt er bogført og betalt i Navision. 5.4. Hvilken service/support kan kunderne/kortholderne få hvor? 5.4.1. Service fra Danske Bank Danske Bank yder to slags service, jf. nedenfor, dels i form af en firmakortservice til kundens/institutionens kortansvarlige dels en kundeservice til kortholderne. Firmaservice Firmakortservice hjælper, hvis I på kreditkort skal have forhøjet et kontomaksimum eller et kortlimit. Det er også Firmakortservice, der kan give dig svar på spørgsmål til de enkelte korttransaktioner eller fakturaer. Du kan ringe til Firmakortservice på telefon 70 25 10 15 alle bankdage kl. 8.00-16.30. Se tillige beskrivelse af hjælp til identifikation af posteringer ovenfor under 4.2. Kundeservice Du kan ringe til Kundeservice 24 timer i døgnet for at spærre kort. Har du et Classic kort: Ring på telefon 70 20 70 20. Har du et Gold kort: Ring på telefon 70 20 70 29. Har du et Platinum kort: Ring på telefon 70 20 70 43. 5.4.2. Service fra Økonomistyrelsen Økonomistyrelsen besvarer spørgsmål til denne vejledning både fra institutionerne og fra kortholderne. Send en e-mail eller ring til Økonomistyrelsens Rådgivning og Support på: E-mail: oesrs@oes.dk Telefon: 33 92 90 33. Telefonåbningstid: Mandag til fredag kl. 10.00-15.00. 13
6 Bogføring og betaling af fakturaer 6.1. Bogføring Når de modtagne og accepterede kreditkort-fakturaer alle er godkendt med de fakturabeløb, fakturaerne lyder på, af en dertil bemyndiget bruger i institutionens IndFak-system, videresendes de så hurtigt som muligt til bogføring og betaling. Bogføringen og betalingen af de godkendte fakturaerne sker i Navision Stat - enten hos institutionen eller af det ØSC i Statens Administration, der betjener kunden. Eksempel: Fakturaen lyder på 1.000 kr. i alt. Bogføringen af fakturaen i Navision skal foretages således: Mellemregningskonto Kreditor (Danske Bank) 61.50 Foretagne udlæg uu.zz.vv D K D K 1.000 1) 1.000 1) (= fakturabeløbet) Note: 1) Godkendelse og kontering skal finde sted så betids, at bogføringen og betaling af fakturaen kan ske rettidigt. Økonomistyrelsen anbefaler, at der samtidig med bogføringen dannes et betalingsforslag, der lægges til betaling med en ekspeditionsdato, der senest er den 8. bankdag i den førstkommende måned efter fakturaperiodens afslutning. Mellemregningskontoen udlignes, når kortholderne i RejsUd har godkendt periodens træk ved at sammenholde trækkene med bilag. Dette udløser en automatisk debitering i kundens Navision Stat-system af de forbrugskonti, trækkene vedrører, mod en kreditering af ovennævnte mellemregningskonto, som så udlignes. 6.2. Betaling af fakturaen i SKB Disse penge overføres samme dag til institutionens MC Corporate Card-konto i Danske Bank, hvorefter institutionens mellemværende med Danske Bank på kontoen er udlignet korrekt og til rette tid. 14
Afstemningen af betalingen af e-fakturaen i Navision Stat sker således: Bankkortet Kreditor (Danske Bank) 63.46 SKB transaktionsk., udbet. xxyyww D K D K 1.000 2) 1.000 2) 1.000 1) (= fakturabeløbet) Note: 2) Bogføringen af den betalte e-faktura ved træk på bankkontoen (Transaktionsudbetalingskontoen i SKB kaldet FF7_UDB) udligner kreditorkontoen. 15