Kommunikationspolitikken på TH. LANGS HF & VUC Kommunikationspolitikken tager udgangspunkt i skolens værdier i praksis og tilstræber at sikre en anerkendende og involverende medindflydelse. Kommunikation og etik Kommunikation er omdrejningen for vores virke, og det er vigtigt, at vi har en åben og ligeværdig kommunikation på THL. Når vi kommunikerer anerkender vi, at der er 4 krav, der former en respektfuld og åben kommunikation: Forståelighed Udsagnet skal være til at forstå for modtageren Sandhed Udsagnet skal være sandt i almen forstand Rigtighed Udsagnet skal ligge inden for gældende normer Oprigtighed - Intentionen bag udsagnet skal bero på ordentlighed. Den gode kommunikation indeholder: 1. Vi har alle behov for at blive set, hørt og forstået. Det gør vi ved at lytte og stille åbne spørgsmål. Alle må deltage og fremsætte holdninger med respekt for andre. 2. Fokus på sagen ikke personen. Tag afsæt i dine oplevelser af situationen og overvej hvordan vi sammen kan løse sagen. 3. Vi er hinandens gensidige vilkår. Tag ansvar for, hvordan du kommunikerer respektfuldt og åbent. Udgangspunktet er, at vi vil hinanden det godt og har de samme fælles mål, nemlig at bringe vores kursister videre og gøre THL til en god arbejdsplads. Gennem dialog hjælper vi hinanden med at nå de fælles mål. Vi bringer os selv i spil og har et medansvar for en god dialog. Respekten for hinanden medvirker til at skabe en sund kultur, hvor også uenighed giver fremdrift. Vi er meget omhyggelige ud fra den etik der er på kommunikationsområdet. I adfærden og måden vi er sammen på, uanset om den er mundtlig eller skriftlig, er det væsentligt at være koncentreret om sagen og ikke gøre den til et personligt anliggende. Tag altid afsæt i at intentionerne for et budskab er gode og overvej nøje, hvordan det kunne opfattes som værende positivt og konstruktiv ment. Det er i første omgang afsenderen, der har ansvaret for at kommunikere tydeligt og klart. Hvis modtageren opfatter budskabet som uklart eller negativt, er denne forpligtet til at tage ansvar for at handle på det. Skriftlig kommunikation er ikke at anbefale, når det kommer til konfliktfyldt stof, uoverensstemmelser o.lign. Brug i stedet skriftlig kommunikation herunder mails til korte beskeder og informative meddelelser samt aftaler. 1 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk
Skriftlig kommunikation kan aldrig stå alene, og det er vigtigt, at vi sikrer en god og nærværende kommunikation gennem face to face kommunikation. Mundtlig kommunikation har en styrke i at kropssproget underbygger budskabet. Det letter afsenders mulighed for at sikre, at modtager opfatter budskabet, som det er tiltænkt. I den daglige kommunikation forpligter ledelsen og medarbejdere sig til: at anerkende, at vi har forskellige holdninger, behov og viden/erfaring, og at der skal være plads til det. at udvise gensidig respekt for hinandens arbejde på tværs af uddannelser, fag, afdelinger og funktioner. at ros og ris gives med respekt for andre på en konstruktiv, tryg og lyttende måde. Feedback udvikler modtageren, hvis det er positivt, konkret og til at handle på. Start med det positive og derefter de ting, der eventuelt kan gøres bedre. at acceptere at udvikling og effektivitet indebærer en risiko for fejl. at handle på det der bliver sagt eller aftalt, således at de gode intentioner omsættes til praksis. Ved konflikter, uoverensstemmelser eller lignende henvises til personalepolitikken i personalehåndbogen. Kommunikation og indflydelse For at sikre klarhed over hvor og hvordan kommunikationen flyder på THL, samt sikre de rette kommunikationsveje, så er Indflydelsesmodellen (Figur 1) udarbejdet. Modellen er en oversigt over indflydelsesmulighederne i forbindelse med kommunikationen på THL og er en illustration af, i hvilke fora tingene er relevante at drøfte. Den pointerer vigtigheden af, at den enkelte medarbejder er opmærksom på sine indflydelsesmuligheder og gør brug af disse. Den pointerer samtidig også ledelsens ansvar for kommunikationsflowet, eksempelvis via udsendelse af dagsorden samt referater fra diverse udvalg. Målet er at opnå, at kommunikationen flyder bedre på THL, så de bedste beslutninger træffes i rette tid og sikre et frugtbart arbejdsfællesskab. 2 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk
Figur 1 Indflydelsesmodel THL TH. LANGS HF & VUC Vilkår: Den yderste cirkel illustrerer de rammesættende vilkår, som ofte er politisk bestemt, hvor indflydelse er begrænset. Rammesættende vilkår kan være; bekendtgørelserne, økonomi og budget, AVU-reform, overenskomster. Det kan også være ledelsesmæssige beslutninger, som man har begrænset indflydelse på. Det kan være; skolens visioner, strategier og værdier mm. Indflydelseskanaler: Den mellemste cirkel repræsenterer mulighederne for at øve indflydelse af både organisatorisk og pædagogisk art som sker igennem diverse udvalg og bestyrelser. Indflydelseskanalerne kan være: Bestyrelsen, ledelsen, arbejdsmiljøorganisation (AMO), samarbejdsudvalg (SU), pædagogisk udvalg (PU), aktivitetsudvalg (AU), mesteringsgruppen (MG), pædagogisk råd (PR - rådgivende for ledelsen), fagkoordinator/grupper, ad hoc udvalg. Selvindflydelse: I centrum af modellen er de områder, hvor medarbejderen selv eller i samarbejde med en kollega har selvbestemmelse på det daglige arbejde. Det sker fx i samarbejde med teams, fagkollegaer, vejledere og ledelsen. Under selvindflydelse ligger forpligtelsen til at overholde retningslinjerne for kommunikationspolitikken på THL, så vi sikrer en god kommunikationsetik. 3 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk
Selvindflydelse i praksis Som medarbejder på THL er man forpligtiget til følgende: Mail Man skal holde sig orienteret i FC-konferencerne. Dels i forhold til information fra ledelsen og dels kollegaer imellem. Det vil sige, at man dagligt tjekker evt. beskeder under konferencen: Meddelelser til personalet; Til_hele_personalet samt de øvrige afdelingskonferencer og fagkonferencer, som den enkelte er tilknyttet. Der skal læses mails alle hverdage, og der er op til 2 arbejdsdage som svartid. Med svar menes som minimum en bekræftelse på, at mailen er set og er under besvarelse. Dette gælder medarbejdere såvel som ledere. Der er ingen forventninger til at der læses og besvares mails i forbindelse med syge- og feriedage. Skriv en relevant overskrift, som afspejler indholdet i mailen. Kalender Sørg for at have en opdateret kalender. Skriv fridage, afspadsering, møder mm. ind i kalenderen. Nyhedsbrev Der indføres i skoleåret 2014/15 et ugentligt nyhedsbrev. Nyhedsbrevet udkommer hver fredag inden kl. 14 i FC-konferencen Meddelelser til personalet; Til_hele_personalet. Den enkelte medarbejder er forpligtiget til at læse nyhedsbrevet. Indhold til nyhedsbrevet skal sendes til Susanne Hansen senest torsdag kl. 12. Nyhedsbrevet er informationskanalen imellem de forskellige instanser på THL. Her vil rektor bl.a. informere om både vigtige beslutninger samt mindre ting, som har betydning for den enkelte medarbejders hverdag og arbejde. Derudover så vil dagsordner og referater fra SU, AMO o.l. også blive bragt som tillæg til nyhedsbrevet. Den enkelte medarbejder får derved indblik i de forskellige dagsordner og kan derefter tage kontakt til sin udvalgsrepræsentant (eller lignende), hvis man har input til kommende møders dagsorden. 4 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk
Mødekultur For at have en god mødekultur, hvor god kommunikation sikres, opfordres der til at have dagsorden og et efterfølgende beslutningsreferat. For at sikre en god mødekultur kan det være hensigtsmæssigt at fordele følgende roller: Mødeindkalder, mødeleder, referent m.fl. Dagsordnen skal bruges som afsæt for indholdet på møderne og støtte en klar mødestruktur. Det er vigtigt, at tidsrammen og gennemgang af punkterne overholdes, og at disse er realistisk sat i forhold til hinanden. For at alle kan komme til orde og mødelængden begrænses anbefales det, at indlæg er skarpe og konkrete. Retningslinjer for det gode møde: Dagsorden Dagsorden skal matche den afsatte tid. Mødeindkaldelse skal sammen med dagsordenen udsendes14 dage før mødets afholdelse. Endelig dagsorden samt bilag sendes senest 4 dage før mødet. Punkter, der vedrører information og debat må gerne indkomme på dagen under evt. De enkelte punkter skal have en kort motivering, således at det kan ses, hvad de handler om. (Hvad ved vi i forvejen, hvad er målet, hvordan gøres det og hvornår) Struktur/skabelon for dagsordenens opbyggelse: Til orientering, til debat og til beslutning. Før mødet Lav en langsigtet overordnet plan for møderækker med progressivt fokus. Møder skal skabe værdi i forhold til vores kerneopgave. Selve mødet Alle deltagere skal møde til tiden. Alle deltagere skal være forberedte og medbringe de relevante bilag. Mødelederen er tidsstyrer og vil styre mod en respektfuld kommunikation. Alle skal have mulighed for at komme til orde. Det skal sikre, at møderne bliver holdt i en god tone, og at alle kan meddele sig på mødet. Sluttidspunktet overholdes. Referat Det er vigtigt, at der bliver skrevet referat af møder. Særligt med fokus på debatog beslutningspunkter. 5 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk
TH. LANGS HF & VUC Udsendelse af referatet skal ske senest tre arbejdsdage efter mødet. Dette for at sikre en fælles forståelse for mødets udfald og for at sikre, at alle har fået samme information. Kort opridsning fra referenten af, hvad der nedskrevet til referat ved mødets afslutning. Referaterne udgives på et aftalt sted. 6 Hostrupsgade 48-56 ) 8600 Silkeborg ) Tlf.: 6912 7920 ) adm@thlangshf-vuc.dk ) www.thlangshf-vuc.dk