26-8-13 Annoncering af system til pengeløse kantiner i Sygehus Lillebælt (SLB) SLB består af Give, Vejle, Fredericia, Kolding og Middelfart Sygehuse. Sags nummer: 13/22147 Kontaktoplysninger/ udbyder: Konsulent Anna Lise Betak, tlf. 21293721, E-Mail: Anna.Lise.Betak@rsyd.dk Beskrivelse af opgaven: Der ønskes tilbud på system til pengeløs kantine: - Leverance, implementering/introduktion af nedenstående antal terminaler med kortlæser, bon printer, kundedisplay, 15 touchskærm samt styresystem til betaling via adgangskort. Der skal også opstilles dankort terminal, så der kan betales med begge dele. - Installation skal foregå i samarbejde med interne tekniske og IT afdelinger - Systemet skal integreres med Silkeborg Data, så der sker løn træk, ved køb i kantinerne. - Leverance af 2 pengeløse køleautomater, til mad salg Der ønskes indført pengeløs kantine flg. steder: Sted (Sygehusmatrikel) Terminal til adgangskort til løn træk Dankort terminal Kantinen Kolding 2 1 Patienthotel Kolding* 1 0 Kantinen Vejle 2 1 Oasen Vejle 1 0 Kantinen Middelfart Sygehus 1 1 Cafeen Psyk. afd Middelfart 0 1 Kantinen Fredericia Sygehus * 1 1 Mad automat, Oasen, Vejle 1 0 Mad automat, FAM, Kolding 1 0 Ialt 8 + 2 automater *Indførelse af pengeløs kantine m/ Dankortterminal i kantinen på Fredericia Sygehus, og terminalen på patienthotellet, ønskes som option Egnethed: - Kort beskrivelse af tilbudsgivers ejerforhold, cvr.nr, adresse, selskabsform, nationalitet - Kort beskrivelse af eventuelt tidligere samarbejde med Silkeborg Data, i forbindelse med pengeløse kantiner. - Hvor mange medarbejdere har tilbudsgiver til service og back up, og hvilke kvalifikationer har de i forhold til at servicere systemet 5 1
Mindstekrav: Krav Ja Nej Skal levere og forestå installation af ovennævnte terminaler Skal levere et system, hvor man kan betale med både adgangskort og dankort Systemet skal være udviklet in-house på dansk sprog, hos kommende leverandør Skal levere kortlæser Skal levere bon printer, kundedisplay, touch skærm Skal forestå implementering og levere materiale til introduktion/vejledning af brugerne, i at bruge systemet. Skal undervise kantinepersonalet i brug af systemet, på dansk, ca 30 pers., fordelt på 3 matrikler (Vejle, Kolding,Middelfart) Skal kunne integreres med adgangskortene i Sygehus Lillebælt, som er fra G4S og hedder 58600 Kortet skal anvende berøringsfri teknologi Leverandør skal kunne håndtere import af stamdata fra Silkeborg Data. Systemet skal kunne integreres med Silkeborg løn, således medarbejderen automatisk trækkes i løn for køb, foretaget i perioden fra d. 11. i foregående måned til den 10. i indeværende måned Systemet skal kunne håndtere at der stadig kan gennemføres køb, hvis der mistes netværk. Kortet skal på sigt kunne integreres med andre systemer, fx adgangskontrol, print on demand, køkkenbestillingssystem mm. Skal kunne scanne adgangskort Skal kunne spærre personalekortet automatisk for køb efter d. 10. i måneden, hvor medarbejderen fratræder. Såfremt fratrædelse annulleres, skal der være mulighed for at genåbne kortet, for køb. Skal kunne håndtere at kortet ikke spærres, såfremt medarbejderen overgår til ny stilling hos Sygehus Lillebælt, eller skifter afdeling, selv om medarbejderen skifter tjenestenummer i løn systemet. Køkkenet skal selv kunne designe skærmbillede m h t udbud, og have mulighed for at til - og fravælge oplysninger på denne. Køkkenet skal selv kunne designe kasseboner Køkkenet skal kunne rette/trække priser, varer, layout på skærm og statistikker, et sted fra, så evt rettelser kan håndteres fra et sted, uafhængig af hvilken matrikel terminalen er placeret på. 2
Skal kunne håndtere, at Dankort-transaktioner indsættes dagligt på bankdage, på SLB s bankkonto, Skal kunne udskrive bon til kunden Skal kunne registrere køb i kantinerne, som skal viderefaktureres 1 x månedligt, således der kan trækkes specifikationer til at afregne bestillinger, fra de forskellige afdelingskonti Skal kunne danne opgørelse over den daglige omsætning, for hver kantine Skal kunne generere et månedligt udtræk over de enkelte kantiners omsætning, herunder hvor meget der er betalt via kreditkort, personalekort og afdelingskonti. Beløbene i udtrækket skal fremkomme i kroner og øre, adskilt af et komma. Når det månedlige udtræk over kantineomsætningen i de enkelte kantiner er dannet, skal systemet kunne ompostere beløbet fra fælleskonto til driftskonti, på de enkelte matrikler Der skal foreligge dansk betjeningsvejledning, med beskrivelse af hvordan betjeningsfejl håndteres Skal have erfaring fra mindst 3 steder, med indførelse af løn træksmodellen via Silkeborg Data, i forhold til pengeløse kantiner. Mindst referenceliste fra 3 steder. (referenceliste, kun med løntræksmodel, vedlægges) Skal fremvise reference på kunder med mere end 5.600 brugere Kunden skal kunne komme i kontakt med leverandør i perioden fra kl. 8.00 til 16.00 på hverdage, for service på systemet. Leverandør skal kunne levere service på systemet inden for 3 timer, ved behov. Skal forberedes til at kunne indføre differentierede priser Skal forberedes til at kunne tilsluttes betaling efter vægt Skal kunne integreres med Prisme, som anvendes som system til styring i økonomiafdelingen Skal samarbejde med interne Teknisk og IT afd. i forbindelse med projektet. Skal kunne levere og installere 2 køleautomater til mad, så man betaler med adgangskort. Køleautomaterne skal have 10 tromler, justerbar temperaturindstilling, kan tage rund tallerken 230 mm, baguettelængde 260-270 mm. Temperaturkontrol til blokering for køb, såfremt sikkerhedstemperatur overskrides. 3
Konkurrence - 1. Der ønskes pris på leverance af system til indførelse af pengeløse kantiner jf. ovennævnte krav - 2. Der ønskes beskrivelse af løbende driftsudgifter i forbindelse med systemet - 3. Der ønskes pris og aftalevilkår for servicekontrakt i 48 måneder med option på 2 x 1 år, på system og terminaler. - 4. Der ønskes pris på hvad det koster at håndtere adgangskortene (ca 5600 medarbejdere) løbende, i forhold til Silkeborg Datas lønsystem. (Nyansættelser/fratrædelser) - 5. Der ønskes pris på 2 køleautomater, j.f. ovennævnte beskrivelse. - 6. Der ønskes pris og aftalevilkår, på serviceaftale i 48 måneder med option på 2 x 1 år, på køleautomater. - 7. Kan systemet forberedes til at kunne håndtere f.eks VISA og Master og betaling via mobiltelefon, i alle kantiner i Sygehus Lillebælt? - 7. Kort beskrivelse af fremtidige muligheder i systemet. - 9. Er der mulighed for at koble et PIN-kode modul på, ved brug af adgangskort? - 10. Er der mulighed for, at Sygehus Lillebælt fra centralt hold, kan fastsætte en max -grænse for medarbejderens månedlige køb på personalekortet? - 11. Der ønskes beskrivelse af mulighed for generering af fil med oplysninger af samtlige køb til dato, i den fil struktur som SD forlanger. - 12. Er terminaler/skærme og andet hardware rengøringsvenlige, enkle og let håndterbare? (Rengøringsvejledning vedlægges) - 13. Beskrivelse af hvordan firmaet vil kunne levere service/backup efter installation - 14. Der ønskes vedlagt forslag til indretning og opstilling af terminalerne, således den mest optimale logistik tilgodeses, på den enkelte matrikel. - 15. Der ønskes vedlagt rengøringsbeskrivelse på køleautomater. - 16. Der ønskes en beskrivelse af muligheden for at systemet kan håndtere, at den enkelte medarbejder selv kan: * Tilmelde sig løn træks ordningen * Sætte max grænse for eget køb hver måned, såfremt denne ønskes mindre end den SLB fastsatte max grænse * Spærre sit eget personalekort for køb * Følge med i hvad der er købt siden sidste løn træk, samt historik for min. de seneste 3 måneder. Tidsplan for forventet i drift sættelse: - Vejle matriklen uge 47-48 - Kolding matriklen uge 48-49 - Middelfart uge 2 - Installationerne forventes udført i perioder hvor kantinerne har lukket. Der udarbejdes en detailtidsplan med cheføkonoma/driftsleder på den enkelte matrikel. Udformning af tilbud: - Tilbuddet skal udformes, således at systemet er prissat for hver matrikel, og samlet pris for alle matrikler, delt op i anlægsudgifter og årlige driftsudgifter. 4
- Der skal i forbindelse med tilbuddet være en udførlig beskrivelse af snitflader, i forhold til tekniske installationer, i forhold til interne IT- og tekniske afdelinger. Forbehold: - SLB forbeholder sig ret til at fravælge en eller flere installationer, såfremt der sker større organisatoriske ændringer i forhold til de enkelte matrikler (lukninger / sammenlægninger). - SLB forbeholder sig retten til at fravælge håndtering af adgangskortene, (Nyansættelser/fratrædelser), som der er afgivet pris på. Sidste frist for modtagelse af tilbud: 10. oktober 2013, kl. 12.00. Kriterier for tildeling af kontrakten: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Adresse for modtagelse af tilbud: Sygehus Lillebælt Skovvangen 2-8, 6000 Kolding Att. Frank Overby Vinding Postnummer K2 Kuverten mærkes Tilbud vedr. Pengeløse Kantiner Sag nr. 13/22147 Fortroligt Må ikke poståbnes Kontaktperson Frank Overby Vinding Ved personlig aflevering: Pavillon 40, 1. sal. Pavillonen er placeret ved hovedindgangen på Kolding Sygehus CPV kode: 39314000 Forventet kontraktsum: 1,1 million Erklæring om gæld til det offentlige: - I henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige tilbudsforretninger, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet, vedlægge en erklæring på tro og love om, i hvilken omfang tilbudsgiver har betalt forfalden gæld på over 100.000 kr til det offentlige (se vedlagte bilag) Besigtigelse af kantinerne på matriklerne: D.9. september 2013 * Man mødes ved kantinen på Kolding Sygehus, og følger flg tidsplan: * Kolding: 8.30 til 10.00 * Transport til Vejle 10.00 til 10.40 * Vejle: 10.40 til 12.00 5
* Frokost 12.00 til 12.30 * Transport til Middelfart 12.25 til 13.00 * Middelfart 13.00 til 13.50 Interesserede bedes tilmelde sig til Anna.Lise.Betak@rsyd.dk Senest d. 6. september 2013, inden 12.00. 6