Notat Den 30. juni 2010 Reorganisering af forvaltningen i Sundhed og Omsorg Århus Kommune Personale & Organisation Sundhed og Omsorg Nedenstående udgør den endelige model for organiseringen af forvaltningen i Sundhed og Omsorg. Modellen er besluttet af rådmanden og indstillet til godkendelse i Magistraten. Organisationskontoret Søren Frichs Vej 36M 8230 Åbyhøj Med denne organisationsmodel er det ønsket at skabe grundlaget og rammerne for en organisation, der understøtter forebyggelse og sundhedsfremme, fokus på kerneopgaverne, sikrer gode rammer for medarbejdernes kreativitet og understøtter en effektiv opgavevaretagelse. Eller sagt med andre ord de 4 ledetråde. Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Jonas Mortensen Målet har været en enkel organisering med klar placering af ansvar og opgaver, og samtidigt er der lagt vægt på tværfagligt samarbejde. Derfor er det tilstræbt at undgå dobbelt opgaveløsning og dobbelt organisering. En ændret organisering er et vigtigt første skridt i denne retning. Placeringen af opgaver i nedenstående organisationsdiagram repræsenterer en afvejning af fordele og ulemper. Uanset hvor en opgave placeres vil der opstå nye snitflader. Opgaven fremadrettet bliver derfor, at sikre at det gode samarbejde på tværs af organisationen udbygges og forstærkes. Direkte telefon 8940 6987 Telefax E-post direkte jonas@aarhus.dk www.aarhuskommune.dk
Model for ny organisering af forvaltningen i Sundhed og Omsorg 1. Det nye Chefteam Det nye Chefteam i Sundhed og Omsorg vil bestå af henholdsvis: Rådmand Direktør Stabschef (A) Økonomi- og Servicechef (B) Sundheds- og Omsorgschef (C) Sundheds- og Omsorgschef (D) Chefteamet vil fortsat prioritere alle større tværgående udviklingsprojekter i Sundhed og Omsorg med udgangspunkt i ledetrådene. Chefteamet har her et helt særligt ansvar for at sikre at der arbejdes tværgående, så der sker en optimal understøttelse af hinanden i alle opgaver. Det betyder også, at chefteamet flytter ressourcer til de tværgående udviklingsprojekter som organisationen har mest brug for på et givet tidspunkt. Koordinationen af både projekter og det daglige arbejde sker også mellem de enkelte afdelinger. Ligeledes skal det sikres, at store tværgående tiltag sker sammen med lokalcentrene, da udvikling og drift hænger sammen. Her forestår der som nævnt en opgave Side 2 af 2
i at videreudvikle og styrke samarbejdskulturen på tværs af hele Sundhed og Omsorg både forvaltningen og lokalcentrene. Udviklingen inden for fagområderne vil fortsat være et kompetenceområde for den enkelte afdelingschef. 2. Stabsfunktion (A) På rådhuset oprettes en samlet stabsfunktion. Enheden vil primært bestå af enheder, der allerede i dag er placeret på rådhuset tæt på Rådmand og direktør nemlig Sekretariatet, inklusiv tilsynet, og Strategi og Kommunikation. Derudover oprettes en samlet juridisk enhed samt en funktion til betjening af MED og arbejdsmiljø. En samlet juridisk enhed Det er ønsket at styrke det faglige miljø inden for det juridiske område samt at sikre en optimal udnyttelse af disse kompetencer i organisationen, så den juridiske rådgivning på de enkelte fagområder er mindre sårbar, og så opgaver såsom tværgående undervisning kan styrkes. Derfor samles de juridiske ressourcer fra organisationen i en enhed. Derudover vil den juridiske enhed skulle have fokus på ledetråden al magt til borgerne og sikre at borgerne får en optimal sagsbehandling med fokus på borgerens ressourcer og muligheder. For at sikre fortsat stærk sammenhæng mellem juristerne og de faglige miljøer de skal understøtte i det daglige arbejde, placeres juristerne på den matrikel, hvor deres primære arbejdsopgaver ligger. Juristen i personalerådgivning bliver ikke en del af den samlede enhed. Der skal efterfølgende gennemføres en proces, hvor det sikres at juristerne har gode daglige arbejdsgange, snitflader og referenceforhold. MED betjening og arbejdsmiljø Der oprettes en funktion med særligt fokus på MED og arbejdsmiljø. Disse opgaver skal opprioriteres, og ved at placere dem tæt på både direktør og Rådmand er det ønsket at styrke sammenhængen mellem ledelsen og MED-systemet for derved at inddrage MEDsystemet bedst muligt i det strategiske arbejde i organisationen. Desuden vil der være fokus på ledetråden slip medarbejderne fri. Der skal sikres at medarbejderne indflydelse og inddragelse er i top. Ligeledes skal sammenhængen til kommunikation sikre, at der bliver informeret om alle forhold på et højt og kvalificeret niveau til tiden. 3. Økonomi- og Serviceafdeling Der oprettes en samlet Økonomi- og Serviceafdeling. Afdelingen vil bestå af Budget og Regnskab, Indkøb og Bogholderi samt Pension og Boligstøtte fra den nuværende Øko- Side 3 af 3
nomi og Myndighedsafdeling, samt kontorerne Informatik og Personalerådgivning fra den nuværende Personale og Organisationsafdeling. Samtidigt flyttes dokumentationsopgaven, der tidligere var placeret i Sundheds- og Omsorgsstaben, til denne afdeling. Økonomistyring, ledelsesinformation og effektivisering Med en Økonomi- og Serviceafdeling er det formålet på den ene side at samle og styrke økonomistyringen og ledelsesinformationen i Sundhed og Omsorg, og på den anden side at skabe klare rammer for de servicefunktioner, der skal understøtte arbejdet i den resterende del af forvaltningen og på lokalcentrene. Formålet er således også at sikre enkelhed i frembringelse af styringsinformation og service, med en entydig indgang til forvaltningen for lokalcentrene. Ved at samle Budget- og Regnskab (Økonomi og Myndighed) med Datateamet (Informatik, Personale og Organisation) er det målet at styrke grundlaget for tilvejebringelsen og anvendelsen af al relevant data vedrørende budgetter, regnskaber, sygefravær og andre aktiviteter for både lokalcentre og andre enheder i Sundhed og Omsorg. I arbejdet med ledetråden Vi er sammen med borgerne skal hele forvaltningen i Sundhed og Omsorg fremadrettet have fokus på effektivisering. Den nye Økonomi- og Serviceafdeling får en vigtig rolle i at understøtte dette arbejde med relevant data, information og kompetencer så arbejdet med effektivisering bliver så målrettet som muligt. Informatik og dokumentation Informatik flyttes til den nye Økonomi og Serviceafdeling. Samling af systemansvar vil give bedre overblik over den samlede værktøjskasse, og dermed give optimal mulighed for prioriteret udvikling og retning på udvikling af styringsværktøjer og bedre adgang til data. Der skal skabes langt større gennemsigtighed i forhold til hvad vi bruger vores ressourcer til. Ved at lægge dokumentationsopgaven sammen med supporten på omsorgssystemet styrkes udviklingen af de mange systemer, der i dag anvendes på området. Dette er vigtigt, hvis vi skal følge ledetråden "Vi er sammen med borgerne". Det vil således blive nemmere at omsætte brugernes ønsker og krav til konkrete ændringer og forbedringer i systemerne. Og det vil gøre det nemmere for brugerne når de kun skal henvende sig ét sted i organisationen. Klare og enkle arbejdsgange er en forudsætning for effektivisering. På dokumentationsområdet er det fortsat vigtigt, at der sikres nær sammenhæng med de faglige udviklingsfunktioner og den velfærdsteknologiske udvikling, der placeres i C. Denne snitflade skal håndteres fremadrettet. Side 4 af 4
Personalerådgivning Personalerådgivning placeres i Økonomi- og Serviceafdelingen da det primært ses som en servicefunktion, der skal have mulighed for at arbejde på tværs af hele organisationen. Samtidigt er der også en række snitflader til økonomi, hvilket yderligere taler for at placere Personalerådgivning i den nye Økonomi- og Serviceafdeling. Fokus er at sikre at lokalcentrene får en god, koordineret og sammenhængende administrativ hjælp i forhold til personaleforhold, løn, økonomi, ledelsesinformation mv. Pension og Boligsstøtte Pension og Boligstøtte er i dag ledelsesmæssigt forankret ved Økonomi- og Myndighedschefen. Grundet usikkerheden om områdets fremtidige placering er der på nuværende tidspunkt ingen grund til at ændre på den ledelsesmæssige reference. 4. Afdeling C Der oprettes en afdeling bestående af den overordnede sundhedsplanlægning, i form af den nuværende afdeling for Sundhed og Forebyggelse, de faglige udviklingsfunktioner fra Sundheds og Omsorgsstabene i form af træning, sygepleje, demensenheden, ernæringsområdet, Visitationen (Økonomi og Myndighed), Velfærdsteknologi (Sundheds- og Omsorgstaben) og Bygningsafdelingen. Afdelingen vil især have fokus på kvalitetsudvikling af kerneopgaverne, herunder særligt indenfor sundhedsfremme, rehabilitering og forebyggelse i forbindelse med Vi holder borgerne væk. Styrket sammenhæng mellem specialiserede og tværgående funktioner Ved at samle de faglige udviklingsfunktioner indenfor sygepleje, træning og demensområdet med den overordnede sundhedsplanlægning skabes et stærkere fagligt udviklingsmiljø i organisationen, og det vil medvirke til at styrke rammerne for arbejdet med sundhedsfremme, forebyggelse og rehabilitering i forbindelse med ledetråden Vi holder borgerne væk. Ved yderligere at samle disse funktioner med Visitationen og Omsorgshotellerne, sundhedscentre og genoptræningsenheder skabes der et tættere samspil mellem tværgående og specialiserede enheder. Det vil medvirke til at styrke sammenhængen i opgaveløsningen, herunder udviklingen af det nære sundhedsvæsen og det tætte samarbejde med hospitalerne og de praktiserende læger. Velfærdsteknologi, sundhedsfremme, visitation og bygninger Ved at sammenkoble disse fire områder er det hensigten at gøre Sundhed og Omsorg til et innovativt kraftcenter, hvor de ydelser og den service vi leverer udvikles til gavn for både borgere og medarbejdere. Det vil styrke arbejdet med alle 4 ledetråde i organisationen. Side 5 af 5
Ved at bringe Bygningsafdelingen tættere på disse processer kan vi desuden sikre, at idéer og løsninger kvalitetssikres i et samspil mellem bygningsfagligt og sundhedsfagligt personale. Byggeri og teknologi skal fremadrettet have endnu mere fokus på at skabe boliger med teknologi, som øger borgernes selvhjulpenhed, og hvor medarbejder har et godt arbejdsmiljø. Det skal ske i et tæt samarbejde med lokalcentrene. 5. Afdeling D Endeligt oprettes der en afdeling, hvis overordnede opgave bliver den ledelsesmæssige forankring af lokalcentrene. I denne afdeling placeres desuden frivilligområdet (Sundheds- og Omsorgsstaben) og Personaleudvikling (Personale og Organisation) og Byens Mad. Alle funktioner i denne afdeling skal understøtte den daglige opfølgning og udvikling af driften på lokalcentrene. Fokus på lokalområderne En af hovedopgaverne for D bliver den overordnede ledelse af, og koordination mellem lokalområderne, samt at sikre den faglige koordination og erfaringsudveksling mellem lokalcentrene. I forlængelse heraf bliver det også et fokusområde at sikre, at de kommunale udførerenheder er konkurrencedygtige. Lederudvikling og de grundlæggende sundhedsuddannelser Lederudvikling, rekruttering og elevernes gennemførsel af de grundlæggende sundhedsuddannelser skal have særligt fokus i de kommende 3 år, og derfor holdes disse funktioner samlet. En tæt ledelsesmæssig sammenhæng mellem de udførende ledelsesniveauer og personaleudviklingen vil styrke strategiudvikling og implementering af slagkraftige initiativer i forhold til rekruttering, fastholdelse, kompetenceudvikling, uddannelserne - elever og studerende samt lederudvikling. Ledelse er nøglen til at slippe medarbejderne fri. Derfor vil der blive sat endnu mere fokus på at understøtte lederne i hverdagen med deres ledelsesopgaven. Placeringen vil give rigtig gode muligheder for at arbejde meget direkte med ledelseskulturen, dvs. med holdninger, handlinger og yderligere udvikling af ledelseshåndværket. For at sikre nær sammenhæng med lokalcentrene og kerneopgaverne placeres enheden i D med reference til Sundheds- og Omsorgschefen. Lederudviklingen skal ske løbende - tæt på lokalcentrene og de lokale udviklingstiltag. Og på uddannelsesområdet skal der, i tæt samarbejde med lokalcentrene, udvikles en ny strategi vedrørende varetagelsen og organiseringen af uddannelsesopgaven. Det er helt afgørende at vi får velkvalificerede elever og at mere end 95% af dem gennemfører deres uddannelse. De færdiguddannede elever er vores kommende største aktiv. Derfor vil der blive sat ind med slagkraftige initiativer båret af et særligt ledelses- Side 6 af 6
mæssigt fokus på den attraktive arbejdsplads og medarbejdernes holdning til kerneopgaven. Det er især elevens møde med og oplevelser på arbejdspladsen, der har betydning for, om Sundhed og Omsorg fremover kan tiltrække medarbejdere, der brænder for opgaven. Derfor placeres opgaven i tæt sammenhæng med Sundhed og Omsorgs kerneopgaver. Samtidig vil det også skabe gode muligheder for en praksisnær udvikling til gavn for borgere og personale. Frivillig og pårørendeområdet Frivillig og pårørendeområdet forankres i denne afdeling, i nær tilknytning til lokalcentrene, hvor det dette arbejde især skal udvikles. Ved at samle pårørende- og frivilligområdet tæt på lokalcentrene, bliver der mulighed for fortsat at udvikle de to områder i tæt samspil med lokalområderne. De to områder er ikke ens - hverken i ressourcer eller måden vi samarbejder med grupperne på. Dog er der sammenfald og overlap mellem de to grupper. Så muligheden for synergi i samarbejdsformer, erfaringsudveksling og også det at kunne inddrage pårørende som frivillige skal udnyttes. Personalet på lokalcentrene er vigtige i forhold til inddragelsen af frivillige. På frivilligområdet skal der arbejdes med en kulturændring blandt personale til øget anerkendelse af den frivillige indsats og inddragelse af frivillige skal understøttes og fremmes. Det skal sikres at borgerne føler ejerskab over aktiviteter og har vide rammer for igangsættelse af egne aktiviteter og projekter. Frivilligheden og udviklingen af et aktivt civilsamfund er en drivkraft til at øge den sundhedsfremmende og forebyggende indsats for borgere i Århus Kommune. Derfor bliver der fremover en snitflade til de faglige udviklingsfunktioner i C, og det skal fremadrettet sikres, at der fortsat er nær sammenhæng mellem disse områder. Side 7 af 7