Til: Potentielle tilbudsgivere vedr. Region Hovedstadens lederudviklingsprogram version 2.0 Koncern Økonomi Indkøb Opgang Blok C Afsnit 1.sal Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Telefon +45 38 66 50 00 Direkte +45 38 66 58 27 Fax +45 38 66 69 94 Mail indkoeb@regionh.dk Web www.regionh.dk CVR/SE-nr: Journal nr.: 13006364 Ref.: TH Dato: 14. oktober 2013 Spørgsmål og svarark nr. 5 Spørgsmål Tilbudsgivers spørgsmål nr. 1 UDBUDSBETINGELSER Afsnit 4.2: Kan I uddybe hvilke overvejelser der ligger bag jeres valg af forventet antal kvalificerede på de 5 delaftaler? Vi tænker særligt på det forhold, at der forventes flere kvalificerede tilbudsgivere på delaftale Ledelse af patientforløb og Ledelse af ledere. Er der en særlig grund til denne vægtning? 2 UDBUDSBETINGELSER Afsnit 12, Økonomisk og finansiel kapacitet a): Vi vil bede regionen om at genoverveje behovet for at sende fuldregnskaber for de seneste 3 år og erstatte det med en alm. opstilling af nøgletal fra regnskaberne. Regnskaberne er offentlige tilgængelige og derfor burde det være tilstrækkeligt med en opstilling. 3 UDBUDSBETINGELSER Afsnit 12, Teknisk kapacitet a): Der skrives Beskrivelsen af den enkelte delaftale forventes ikke at fylde mere end en ½ A4 side. Burde der stå Beskrivelsen af den enkelte refe- Ordregivers svar Det er Regionens opfattelse, at der særligt i forbindelse med de i spørgsmålet nævnte forløb er behov for at indgå i en tættere dialog med flere for at øge konkurrencen og få tilfredsstillende tilbud. Ordregiver fastholder sit ønske til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet Ja. Udbudsbetingelser version 2 er tilføjet på udbud.dk. Ændringer i forhold til udbudsbetingelserne version 1 er markeret med gult.
rence forventes ikke at fylde mere end en ½ A4 side. 4 UDBUDSBETINGELSER Afsnit 13.1.1: Der anvendes i udbudsbetingelserne et begreb om konsulentaktivitetsdage og i kravspecifikationen et begreb om et maksimalt antal aktivitetsdage for et forløb. Er det rigtigt forstået, at 1 aktivitetsdag kan godt indeholde flere konsulentaktivitetsdage, dvs. have 2 (eller flere) konsulenter, hvis tilbudsgiver skønner det hensigtsmæssigt for deltagernes udbytte? 5 KRAVSPECIFIKATION Afsnit Fremtidig opbygning af lederudviklingsprogrammet (side 5): Der nævnes et Ledertalent (afklaringsforløb). Er det rigtigt forstået, at det ikke indgår som en delaftale? Vil regionen fortsætte med nuværende forløb fra version 1.0 og skal dette tænkes ind i løsningsbeskrivelserne? 6 KRAVSPECIFIKATION Afsnit FORSKEL MELLEM VER- SION 1.0 OG 2.0 AF LEDERUD- VIKLINGSPROGRAMMET (side 6 og 7): Stjerneforløbet står ikke angivet i Version 2.0 figurerne på side 6 og 7. Skal Ledertalent i denne sammenhæng forstås som Stjerneforløbet? 7 KRAVSPECIFIKATION Afsnit 6) SPECIFIKKE KRAV TIL STJERNEPROGRAM PÅ VEJ TIL NÆSTE LEDELSESNI- VEAU : Det står angivet som krav nr. 59, at forløbet maksimalt må udgøre 10 aktivitetsdage. Vores er- Ja, det er rigtigt forstået. En aktivitetsdag kan godt indeholde flere konsulentaktivitetsdage, hvis tilbudsgiver f.eks. stiller med to konsulenter på en aktivitetsdag. Ja, det er rigtig forstået, at Ledertalent ikke indgår som en delaftale i udbuddet. Ledertalent er pt. drevet af Region Hovedstadens egne konsulenter, hvilket forløbet også skal være fremadrettet. Forløbet er dermed en del af regionens nuværende og kommende lederudviklingsprogram, dvs. en del af den organisatoriske kontekst som løsningsbeskrivelsen skal tænkes ind i. Men løsningsbeskrivelsen skal ikke direkte omfatte Ledertalent-forløbet. Stjerneprogrammet er en del af de koncernstrategiske ledelsesindsatser, dvs. det er ikke et basispakke/kerneforløb. Se evt. beskrivelsen nederst side 5/øverst side 6. Nej, Ledertalent skal ikke i den sammenhæng forstås som stjerneforløbet. Ledertalent er et basisforløb drevet af Region Hovedstadens egne konsulenter, hvorfor forløbet ikke er i udbud. I den tilbudte løsningsbeskrivelse skal forløbet omfatte maksimalt 10 aktivitetsdage. Har tilbudsgivere input eller erfaringer som peger i en anden retning vil dette kunne indgå i en forhandlingsrunde, såfremt tilbudsgiver kvalificeres til deltagelse i denne. Side2
faring er, at et forløb som dette, med denne særlige målgruppe, bør minimum være 15 dage ikke mindst i lyset af de mange aktiviteter programmet skal indeholde (studietur mv.). Vi foreslår, at I genovervejer antallet af aktivitetsdage for at få maksimal værdi for regionen, organisationerne og lederne. 8 KRAVSPECIFIKATION Afsnit 6) SPECIFIKKE KRAV TIL STJERNEPROGRAM PÅ VEJ TIL NÆSTE LEDELSESNI- VEAU : Det står angivet i krav nr. 66, at ekstra omkostninger skal udspecificeres (f.eks. besøg af eksperter fra ud- og indland, studieture o.lign). Samtidig skal vi dog også i Kontraktbilag 3 angive (i position 3) prisen per hold for eksterne indlægsholdere, materialer mv. Hvorledes er sammenhængen mellem de to forhold? 9 Vedr. side 8 i udbudsbetingelserne: Hvilke tanker ligger bag at to udbydere kvalificeres til videre dialog på delaftalerne: Stjerneprogram, Ledelse af medarbejdere og Ledelse af forskning, mens der kvalificeres tre udbydere til den videre dialog på delaftalerne: Ledelse af patientforløb, og Ledelse af ledere? Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen angive og udspecificere ekstra omkostninger til f.eks. studieture, besøg af eksperter osv. I kontraktbilag 3 faneblad mærket Stjerneprogram pos 3 angives den samlede pris for disse aktiviteter. Prisen vil hermed indgå i evalueringssummen. Der henvises til svar på spørgsmål 1. 10 Vedr. Udbudsbetingelser s. 13, afsnit a) under Teknisk Kapacitet: Hvad menes der med: Den enkelte delaftale forventes ikke at fylde mere end en ½ A4-side? Skal der mon stå den enkelte reference forventes ikke at fylde mere end en ½ A4 side? 11 I bilag 6 til kravbesvarelse og løsningsbeskrivelse er der ikke gjort Der henvises til svar på spørgsmål 3. Dokumentation for tilbudsgivers tekniske kapacitet forventes besvaret separat. Side3
plads til beskrivelse af teknisk kapacitet (s. 13 i udbudsbetingelserne). Hvor i tilbuddet ønskes disse beskrivelser lagt ind? 12 I bilag 6 til kravbesvarelse og løsningsbeskrivelse er der ikke gjort plads til redegørelse for kvalitetsstyring og projektstyring. Hvor skal disse beskrivelser skrives ind i tilbuddet? 13 Hvor skal beskrivelsen af udviklingsforløbet skrives ind i tilbuddet, og hvad er regionens forventninger til omfanget af denne beskrivelse (er der max antal sider)? 14 Der er sat et maksimum antal konsulentaktivitetsdage på alle fem forløb. Vi kunne godt tænke os at få uddybet forståelsen af dette. F.eks. forløbet for ledere af ledere kunne gennemføres med et traditionelt modul forløb svarende til 12 konsulentaktivitetsdage med en ekstern konsulent som facilitator. Hvis man gerne vil tilbyde f.eks. en individuel coaching samtale à 1½ time pr. deltager, vil det i princippet trække ca. 6 konsulentaktivitetsdage (30 x 1½ time = ca. 6 dage). Vores spørgsmål er derfor, om vi skal tolke antallet af konsulentaktivitetsdage som: Bilag 6 bruges til besvarelse af de spørgsmål og krav, som nævnes i kravspecifikationen. Jo, det er der. Disse fremgår af afsnittet til opfyldelse af generelle krav til Ledelsesudviklingsprogrammet se pkt. 2 bilag 6, side 3. Det skal være en del af løsningsbeskrivelsen. Det forventes ikke, at udviklingsprocessen beskrivelse i dybden. Der lægges i vurderingen ikke vægt på designet af udviklingsforløbet. Svaret er A. A. Der kan tilbydes 12 aktivitetsdage til deltagerne og f.eks. en coachingsamtale, dvs. i alt ca. 18 konsulentaktivitetsdage. B. Der ønskes et samlet træk på 12 konsulentaktivitetsdage, og derfor vil tilbuddet om en coachingsession Side4
forkorte det øvrige forløb fra 12 til 6 konsulentkonfrontationsdage. C. Der kan gives option på coaching, og udbyder tager så stilling til hvor meget af dette, der ønskes som tilkøb 15 Forventes det at vi i første udbudsfase udfylder pkt. 9.3 i rammeaftalen om prolongationsrabat? Hvis ja, forventer udbyder, at prolongationsrabatten er den samme på hver delaftale? 16 Under udbudsbetingelserne pkt. 13.1.2 om kvalitet og projektstyring ønskes en beskrivelse af hvordan evaluering og opfølgning forventes gennemført. Forventer udbyder, at tilbuddet inkluderer effektevaluering på hver delaftale, eller står regionen selv for denne del? 17 I paradigmet for C.V. skelnes mellem Målgruppe, Sundhedsvæsen, Ledelsesniveau og Formidling/undervisning. Hvordan skelnes der mellem f.eks. målgruppe og ledelsesniveau og kan/skal den samme reference/kompetence skrives ind flere steder? 18 Jf. Udbudsbetingelserne pkt. 3.1 Tilbuddets udformning, s. 5 I det fremsendte Kontraktbilag 3 Tilbudsliste Region Hovedstaden Lederudviklingsprogram version 2.0 er der to kontraktbilag for Ledere af ledere, men ikke ét for Ledelse af medarbejdere. Ja. Tilbudsgiver fastlægger selv størrelse af evt. prolongationsrabat for hver delaftale tilbudsgiver afgiver tilbud på. Nej. Regionen står selv for effekt- og deltagertilfredshedsevaluering. Udbudsbetingelsernes pkt. 13.1.2 henviser alene til leverandørens evaluering og opfølgning som del af leverandørens egen kvalitetsstyring og projektstyring. Målgruppe refererer til målgruppen for den pågældende reference f.eks. ledende overlæger, ledende oversygeplejersker, kontorchefer etc. Ledelsesniveau referer til ledelsesniveauet for den pågældende reference f.eks. ledelse af medarbejdere eller ledelse af ledere. Samme reference kan godt anvendes i forhold til forskellige delaftaler såfremt dette er meningsfuldt og i så fald skal, det tydeligt fremgå at referencen anvendes flere steder. Ordregiver tilbagekalder Kontraktbilag 3 version 1 som erstattes af Kontraktbilag 3 version 2 se opload på udbud.dk Side5
Såfremt at der ikke er et kontraktbilag for Ledelse af medarbejdere, beder vi Region Hovedstaden om at se bort fra dette spørgsmål, men hvis der skal foreligge et kontraktbilag for delaftalen Ledelse af medarbejdere, så beder vi Region H om at fremsende det manglende bilag. 19 Økonomisk og finansiel kapacitet I forhold til de udbudte delaftaler er der krav for relevant omsætning på hhv. 10 mio. og 18 mio. Såfremt man har dannet et konsortium, skal hver virksomhed i konsortiet dokumentere denne relevante omsætning eller kan konsortiet dokumentere det til sammen? 20 Teknisk kapacitet a)referenceliste med oplysninger om de betydeligste ydelser, ansøgeren har udført i løbet af de sidste 3 år inden for den udbudte delaftale med angivelse af beløb og periode samt kundens kontaktperson. Der kan maksimalt angives 5 referencer per delaftale. Beskrivelsen af den enkelte delaftale forventes ikke af fylde mere end en ½ A4 side. Hvis man har dannet et konsortium, gælder de 5 referencer så for hver virksomhed i konsortiet eller er det 5 referencer tilsammen? b) Oplysning om antal medarbejdere og deres uddannelsesmæssige baggrund indenfor det udbudte område. Ønskes disse oplysninger kun for de medarbejdere hvis CV'er vi vedlægger eller ønskes de for hele kapaciteten af medarbejdere i virksomheden? 21 Jf. Kravspecifikation, specifikke krav til Ledelse af medarbejdere s. 16 Et konsortium skal samlet leve op til kravet om den relevante omsætning. a) Hver tilbudsgiver kan maksimalt angive 5 referencer. Dette krav gælder også når et konsortium er tilbudsgiver, som derfor også maksimalt kan angive det nævnte antal referencer. b) Oplysningerne under afsnittet om teknisk kapacitet vedrører hele virksomheden. Dvs. at de ønskedes oplysninger afgives for hele virksomhedens kapacitet. De 1.750 angiver det samlede antal ledere af medarbejdere i regionen, hvilket hermed er tallet for den samlede mål- Side6
Under omfang står der angivet, at ca. 1750 ledere er i målgruppen. Er det målgruppen for de kommende Ledelse af medarbejdere forløb? Såfremt det ikke er målgruppen for de kommende Ledelse af medarbejdere forløb bedes Region Hovedstaden oplyse det forventede omfang af deltagere, der skal gennemføre ledelse af medarbejdere forløbet i perioden 2014-2017. 22 Jf. Kravspecifikation, specifikke krav til Ledelse af medarbejdere s. 17 I krav nr. 35 fremgår det, at det fremtidige tilbudte forløb for Ledelse af medarbejdere skal baseres på det nuværende forløb for Ledelse af medarbejdere. Regionen bedes i den forbindelse oplyse, om de eksisterende temamoduler skal bibeholdes i det kommende forløb og om de kommende temamoduler skal være obligatoriske for alle? 23 Som svar på spørgsmål 18 vedr. manglende kontraktbilag 3 Ledelse af medarbejdere uploadede I et nyt. Desværre kan vi se, at der på det nye uploadede kontraktbilag 3 står: Ledere af forskning. gruppe for forløbet. Her til skal lægges den årlige personale omsætning på dette ledelsesniveau. Regionen Hovedstaden har de sidste par år årligt gennemført 12 Ledelse af medarbejder hold, hvilket der ligeledes forventes udbudt i 2014. Det er endnu ikke besluttet, hvor mange hold der skal gennemføres i 2015 2017, men intet tyder på, at antallet vil ligge langt fra niveauet de senere år. Temamodulerne er i dag en obligatorisk og integreret del af Ledelse af medarbejdere, hvilket de også skal være fremover. Disse skal ligeledes være en integreret del af løsningsbeskrivelsen samt en del af de maks. 14 aktivitetsdage, som forløbet må vare. På det nuværende forløb er der både en ekstern og intern konsulent som går igen på alle modulerne incl. temamodulerne. Ordregiver tilbagekalder Kontraktbilag 3 version 2 som erstattes af Kontraktbilag 3 version 3 se opload på udbud.dk Vi vil høre, om det er muligt at få et Kontraktbilag 3, hvorpå der står: Ledelse af medarbejdere? 24 I Bilag 6: Skabelon delaftalerne differentierer man mellem følgende: I Ledelse af Patientforløb, Ledelse af Medarbejdere og Ledelse af Forskning skal man udarbejde et forslag til en repræsentativ drejebog for én selvvalgt aktivitetsdag.. For Ledere af Ledere og Stjernepro- Distinktionen skyldes at det er vores erfaring at specielt rammesætningen og opstarten af Ledelse af ledere er vigtig i forhold til at ramme målgruppen. Regionen er derfor nysgerrig på hvordan tilbudsgiver tænker at gribe den del an. Ja det er et ufravigeligt krav. Side7
grammet skal man udarbejde et forslag til en repræsentativ drejebog for den første aktivitetsdag.. Kan I uddybe hvorfor man laver denne distinktion og er det et ufravigeligt krav, at man på Ledere af Ledere og Stjerneprogrammet skal lave en repræsentativ drejebog for den første aktivitetsdag? Vil man kunne lave en repræsentativ drejebog for en selvvalgt aktivitetsdag på Ledere af Ledere og Stjerneprogrammet? 25 I Bilag 6 afsnit 5.3. angives løsningsbeskrivelsen som max 6 A4 sider, mens der i Kontraktbilag 1 Kravspecifikationen i krav 57 angives max 7 A4 sider. Hvilket max antal sider gælder? 26 I ark Spørgsmål og svar nr. 2 svares der i spørgsmål/svar nr. 22, at nuværende temamoduler skal integreres i tilbudsgivers løsningsforslag. I denne forbindelse har vi følgende spørgsmål, 1) Vil de nuværende tre tematikker forsat være de samme fremadrettet, 2) forventes det at tilbudsgiver også skal levere temamodulerne eller vil Regionens nuværende leverandør fortsat levere disse og 3) kan regionen fremsende lektionsplaner, læringsmål og andet relevant materiale, der kan kvalificere vores integration af temamodulerne? 27 Det står ikke angivet i kravspecifikationen, at temamodulerne skal integreres i tilbudsgivers løsningsforslag. Det får os til at spørge om tilsvarende Videnmoduler på nuværende Ledelse af Ledere også skal integreres i tilbudsgivers løsningsforslag til Ledelse af Ledere programmet? I givet fald, så stilles Max 7 A4 sider. 1) De tre tematikker vil også fremadrettet være de samme. Erfaringen er dog også, at tematikker ændrer sig med tiden i takt med ændret organisatorisk fokus. 2) Tilbudsgiver skal også levere temamodulerne. Modulerne består bl.a. af en række oplæg fra eksterne og interne eksperter. 3) Ordregiver har ikke vurderet at dette materiale er relevant for udbuddet. Interesserede tilbudsgivere kan få aktindsigt i materialet ved henvendelse til ordregivers kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Thomas O. Holm, e-mail: thomas.holm@regionh.dk 1) Ja. 2) Tilbudsgiver skal levere, - gerne i samarbejde med Regionen. 3) De nuværende temamoduler er under udvikling. Lektionsplan for temamodul 1 foreligger. Ordregiver har ikke vurderet at dette materiale er relevant for ud- Side8
samme spørgsmål som i vores spørgsmål nr. 3: 1) Vil de nuværende tematikker forsat være de samme fremadrettet, 2) forventes det at tilbudsgiver også skal levere videnmodulerne eller vil Regionens nuværende leverandør fortsat levere disse og 3) kan regionen fremsende lektionsplaner, læringsmål og andet relevant materiale, der kan kvalificere vores integration af videnmodulerne. 28 Krav nr. 1, der går på at leverandørens opgaveløsning skal tilgodese, at Regionens lederudviklingsprogram skal følge standarderne for ledelse i forhold til akkreditering (Den Danske Kvalitetsmodel). Regionen bedes oplyse, hvad vi som leverandører konkret skal levere for leve op til dette minimumskrav. 29 I krav nr. 35 fremgår det, at det fremtidige tilbudte forløb for Ledelse af medarbejdere skal baseres på det nuværende forløb for Ledelse af medarbejdere. Regionen bedes i den forbindelse oplyse, om indholdet i de fremtidige temamoduler skal være identiske med indholdet i de nuværende temamoduler. 30 I forlængelse af regionens svar på spørgsmål 18, har regionen uploaded et justeret Kontraktbilag 3. Vi har følgende spørgsmål hertil: a. Det nye Kontraktbilag 3 er en skabelon til ledere af forskning, og der er fortsat ikke noget kontraktbilag for ledere af medarbejdere. Er det hensigten? b. Der anvendes to forskellige begreber i buddet. Interesserede tilbudsgivere kan få aktindsigt i materialet ved henvendelse til ordregivers kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Thomas O. Holm, e-mail: thomas.holm@regionh.dk Tilbudsgiver skal sikre, at tilbuddet lever op til de krav, som stilles i forbindelse med Den Danske Kvalitetsmodel., - jf. http://www.ikas.dk/sundhedsfaglig/syg ehuse/2.-version.- Akkrediteringsstandarder-forsygehuse.aspx Som udgangspunkt skal emnerne og temaerne være de samme. Erfaringen er dog, at emner og temaer løbende ændrer sig i takt med ændrede strategiske dagsordner. Ordregiver tilbagekalder Kontraktbilag 3 Tilbudsliste version 3 som erstattes af version 4 se upload på udbud.dk. Side9
Kontraktbilag 3: Aktivitetsdage (for stjerneprogrammet, ledere af ledere og ledere af patientforløb) og konsulentaktivitetsdage (for ledere af forskning). Hvad er årsagen til denne forskel? 31 Vi er i tvivl, om regionen ønsker en pris per konsulentaktivitetsdag samt antallet af konsulentaktivitetsdage eller en pris per aktivitetsdag (for deltagerne) og antallet af aktivitetsdage. Kan I afklare dette? 32 Det fremgår ikke af tildelingskriterierne, hvordan prolongationsrabatten vægtes under priskriteriet. Skal det tages som et udtryk for, at prolongationsrabatten ikke tillægges vægt i tilbuddet? 33 Som svar på spørgsmål 18 vedr. manglende kontraktbilag 3 Ledelse af medarbejdere uploadede I et nyt. Desværre kan vi se, at der på det nye uploadede kontraktbilag 3 står: Ledere af forskning. Ordregiver ønsker en pris pr. konsulentaktivitetsdag samt antallet af konsulentaktivitetsdage. Dette er korrekt. Ordregiver forbeholder sig dog ret til på et senere tidspunkt at ændre i udbudsgrundlaget jf. udbudsbetingelserne punkt 4.3 Dialog og forhandling Se svar på spm. 30 Vi vil høre, om det er muligt at få et Kontraktbilag 3, hvorpå der står: Ledelse af medarbejdere? 34 Udbudsbetingelser s. 13: Er der krav til 18 mio hhv 10 mio pr. delaftale eller samlet for de nævnte delaftaler 35 Udbudsbetingelser s. 13, Mindstekrav vedr. Ledelse af ledere: krav til 1 akademisk medarbejder, der indenfor de seneste 24 måneder har oparbejdet international erfaring med ledelsesudvikling. Hvad menes med dette? Mindstekravet er pr. delaftale. Såfremt omsætning er relevant for flere delaftaler vil den samme relevante omsætning kunne anvendes til opfyldelse af flere delaftaler. Der menes, at tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver har mindst 1 medarbejder, som indenfor de seneste 24 mdr. har indhøstet international erfaring med ledelsesudvikling, dvs. f.eks. arbejdet med ledelsesudvikling i udlandet el- Side10
ler i internationale sammenhæng. 36 Udbudsbetingelser s. 13: Skal der bruges et særligt format for samarbejdsaftale og øvrige formalia vedr. samarbejdspartnere? 37 Udbudsbetingelser s. 13: Det tillægges værdi såfremt forbrug af RH s adm. ressourcer medfører en øget kvalitet i udførelsen af forløbet. Hvad menes med dette? 38 Udbudsbetingelser s. 13: Under "Teknisk kapacitet" står, at der maksimalt kan gives 5 referencer pr. delaftale og at beskrivelsen "...af den enkelte delaftale ikke forventes at fylde mere end en 1/2 A4 side". Menes der, at beskrivelsen af de 5 referencer maks må fylde en 1/2 A4-side, eller må beskrivelsen af hver reference maks fylde en 1/2 A4-side? 39 Følgende passus er fra jeres udbudsmateriale vedr. Lederudvikling i Region Hovedstaden: Fra page 12 i udbudsmaterialet: c) Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at virksomheden hæfter solidarisk og begrænset til kon- Nej ikke så længe samarbejdsaftale m.m. opfylder de i udbudsbetingelserne stillede krav. Se også svar på spm. 39 ad 3) Spørgeren refererer til Kravspecifikationen s. 13 Krav ID 19. Med kravet menes, at omfanget af administrative forbrug i forbindelse med et forløb skal have en faglig begrundelse, dvs. det skal medføre en øget kvalitet i forløbet. Eksempel: Skal der bruges udtalelser fra lederkolleger om den enkelte deltager skal den administrative byrde, der vil være i forbindelse med indsamlingen af disse udtalelser stå mål med det faglige udbytte. Så det tillægges værdi hvis den øget administrative byrde øger kvalitet f.eks. deltagernes udbytte af forløbet. Beskrivelsen af hver reference må maksimalt fylde ½ A4 side. Ordregiver har indrettet sin udbudsforretning på forskellige aktører. I udbudsbetingelsernes pkt. 12 sondres mellem: 1)Tilbudsgiver (eller sammenslutninger af disse), og 2) Moderselskab (el. lign). 3) Underleverandører Ad 1) Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solida- Side11
traktens opfyldelse. Der bedes desuden vedlagt seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber for den virksomhed, som påtager sig nævnte hæftelse. Institutionen overvejer i samarbejde med en privat partner at byde ind på opgaven. Dog kan ovenstående passus være til hinder for denne intention, i og med at institutionen er underlagt de statslige budgetteringsregler, hvorefter institutionen ikke umiddelbart kan påtage sig forpligtelser som kaution og solidarisk hæftelse. Naturligvis kan institutionen hæfte for egne forsømmelser, og spørgsmålet er, om institutionen som statslig institution kan få lov at byde ind på opgaven også i fællig med en privat partner, således at eventuelle hæftelser begrænses til egen kontraktsforpligtelse (dvs. at det med tilbuddet følgende budget er expliciteret i forhold til de tilbudsgivende parter). 40 Udbudsbetingelserne afsnit 12 s. 13. Her står nederst Såfremt der er flere ansøgere end det planlagte antal, vil der blive foretaget en begrænsning. Hvad er det planlagte antal? 41 Vedr. udfyldelse af skabelon for løsningsbeskrivelse, bilag 6. Hvordan skal vi forholde os til felter for de delaftaler, som vi ikke byder på? risk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Ad 2) Det er tilladt fx at bero sig på et moderselskab, der opfylder mindstekrav til økonomi. Moderselskabet skal i så fald forpligte sig direkte ved indeståelseserklæring til regionen om at hæfte. Ad 3) Det er tilladt at bero sig på en underleverandør, som opfylder de tekniske krav. Underleverandøren skal ligeledes forpligte sig ved erklæring til regionen, men alene erklære, at de relevante resourcer stilles til rådighed for kontraktens udførelse. Underleverandøren hæfter for ressourcerne forbliver i projektet. Det planlagte antal ansøgere for hver delaftale fremgår af udbudsbetingelserne afsnit 4.2 Kvalifikation og selektion s. 8. Med henblik på at klargøre bestemmelsen i afsnit 12 tilbagekalder Ordregiver hermed Kontraktbilag 1 Kravspecifikation version 2 som erstattes af version 3, der er uploaded på udbud. Ændringen i version 3 i forhold til version 2 er markeret med gult. Ubenyttede felter skal stå blanke. Side12
Skal de blot slettes fra det indleverede dokument, eller skal vi lade dem stå blanke? 42 Vedr. besvarelse af CV. Ønsker Region Hovedstaden, at vi specifikt anvender vejledning til Paradigme for CV, eller må vi anvende en egen skabelon, så længe vi beskriver og uddyber de ønskede områder for den enkelte medarbejder? 43 Jf. spørgsmål 16 og svar: Som svar på spørgsmål 16 besvarer I, at Region Hovedstaden selv står for effekt- og deltagertilfredshedsevaluering, og at udbudsbetingelserne pkt. 13.1.2 alene henviser til leverandøren evaluering og opfølgning som del af leverandørens egen kvalitetsstyring og projektstyring. Vi vil bede Region Hovedstaden om en uddybning af jeres svar på spørgsmål 16 i relation til MK 7: 1) Hvad er det Region Hovedstaden forventer, at vi, som leverandør, evaluerer på, når der er krav om tredje mands evaluering før, under og efter, og Region Hovedstaden selv står for effekt- og deltagertilfredshedsevaluering? Samt 2) Er det et krav, at vi som leverandør finder en tredje mand til evaluering, eller er det Region Hovedstaden selv, der gør det? 44 Jf. spørgsmål 14, svar A: Vi stiller os uforstående over for jeres svar til, at antallet af konsulentaktivitetsdage i delaftalen Ledelse af ledere må overskride de i MK 77 anførte 12 dage med 6 dage, når at jeres svar på spørgsmål 7 vedr. Stjerneprogrammet er, at de anførte 10 konsulentaktivitetsdage jf. MK 59 ikke må overskrides. Vi beder Region Hovedstaden om at Det udsendte paradigme for CV skal anvendes for de relevante delaftaler, der bydes på. 1) Region Hovedstaden vil lade en tredje part evaluere selve forløbene i forhold til f.eks. deltagertilfredshed, udbytte osv. Dette gøres bl.a. for at adskille evalueringen fra leverandøren af forløbene. Region Hovedstaden finder selv denne tredjemand, og afholder ligeledes de udgifter, der er forbundet hermed. I forhold til pkt. 13.1.2. ønsker Region Hovedstaden en beskrivelse af, hvilke interne systemer og procedurer leverandøren har til at sikre kvalitet og projektstyring. 2) Der er intet krav om, at leverandøren skal finde en tredjemand til at evaluere forløbene. Leverandøren skal derimod give den evaluator som Region Hovedstaden selv finder mulighed for at gennemføre en evaluering af forløbene. Aktivitetsdage og konsulentaktivitetsdage er to forskellige begreber, der ikke anvendes synonymt. Aktivitetsdage refererer til antal dage som forløbet varer for deltagerne. Konsulentaktivitetsdage referer til antallet af konsulentkonfrontationsdage, som skal bruges på forløbet. Dvs. hvis der er to konsulenter på en aktivitetsdag, så tæller dagen som en aktivitetsdag lig med to konsulentaktivitetsdage. Side13
præcisere, hvorvidt vi, som leverandører, skal forholde os til disse to modstridende besvarelser: 1) Må konsulentaktivitetsdagene overstige de anførte dage i MK 17 for Ledelse af patientforløb MK 59 omhandler aktivitetsdage og ikke konsulentaktivitetsdage, hvilket også fremgår af kravet, i det er skrives Det tilbudte forløb må maksimalt udgøre 10 aktivitetsdage. Dette samme gør sig gældende for MK 17, 39, 77 og 93. MK 39 for Ledelse af medarbejdere MK59 for Stjerneprogram MK 77 for Ledelse af ledere MK 93 for Ledelse af forskning 45 Er det rigtigt forstået, at et konsortium, der byder på dette udbud, skal aflevere følgende fælles dokumenter: samarbejdsaftale med oplysninger om solidarisk hæftelse og angivelse af ansvarlig leverandør Referenceliste Oplysninger om antal medarbejdere og deres uddannelsesmæssige baggrund Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer Tilbudsliste for de delaftaler, der bydes på Løsningsbeskrivelse, bilag 6 Cv er for de udførende medarbejdere fra virksomhederne i konsortiet Og følgende dokumenter hver for sig: Oplysninger om selskabsform og ejerskab Tro og love om ubetalt, forfalden gæld Ordregiver er overordnet enig i at man kan anskue materialet således at nogle elementer kan samles i et fælles dokument for et konsortium og andre elementer vil fremgå af separate dokumenter for hvert konsortiemedlem. Det er dog vigtigt at skelne mellem dokumentation vedr. udbudsbetingelsernes punkt 12 Udvælgelseskriterier og dokumentation vedr. punkt 13.1 Tildelingskriterier. Vedr. Udvælgelseskriterier Derfor fremgår af punkt 12 Udvælgelseskriterier af afsnittet Retlig form Ved sammenslutning af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Dette betyder, at de dokumentationer som udbedes vedr. personlige forhold, økonomisk og finansiel kapacitet og teknisk kapacitet skal gives for hver enkelt virksomhed. Fsv. angår teknisk kapacitet punkt a) referenceliste har ordregiver som svar på spørgsmål 20 oplyst, at antallet af referencer også for et konsortium mak- Side14
Tro og love vedr. arbejdsmiljø De seneste 3 års reviderede og godkendte regnskaber Samlede omsætning for de seneste 3 år for den/de delaftaler, der bydes på simalt kan udgøre fem. Ordregiver stiller krav om at sammenslutning af virksomheder fremsender dokumentation for at der er udpeget en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende og dokumentation for at de bydende hæfter solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten jf. afsnittet Retlig form punktum 2 og 3. Se også svar på spørgsmål 36 og 39. Vedr. tildelingskriterier: Under punkt 13.1 vurderes tilbudsgivers fremadrettede tilbud. For sammenslutninger afgives derfor alene ét fælles tilbud for hver delaftale som der bydes på og som omfatter de i punkt 13.1.1 og 13.1.2 omhandlede dokumenter. Side15