Bilag C Håndtering af udgåede varer og substitution heraf samt indeksregulering af priser Aftale mellem SKI og Leverandøren
Indholdsfortegnelse 1. Udgåede varer... 3 2. Leverandørens substitution af udgåede varer... 4 2.1. Betingelser for substitution foretaget af Leverandøren... 4 2.2. Godkendelse af substitution... 5 2.3. Virkning af substitution... 5 2.4. SKI s initering af substitution... 6 3. Indeksregulering af priser... 7 3.1. Prisregulering... 7 3.1.1. Prisregulering af varer... 7 3.2. Prisreguleringen foregår som følger:... 8 Side 2 af 9
1. Udgåede varer Leverandøren kan lade de varer, Leverandøren har tilbudt i bilag B til den forpligtende Rammeaftale, indgået mellem Leverandøren og Kunden, udgå af Leverandørens sortiment på Rammeaftalen på de betingelser og efter den procedure, der er beskrevet i nærværende bilag. SKI kan initiere og kræve substitution af de tilbudte varer i Leverandørens sortiment, på de betingelser og efter den procedure, der er beskrevet i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. i nærværende bilag. Side 3 af 9
2. Leverandørens substitution af udgåede varer 2.1. Betingelser for substitution foretaget af Leverandøren En vare, som udgår af Rammeaftalens bilag B i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende bilag, skal af Leverandøren substitueres med en anden vare (herefter "den substituerende vare"). Følgende betingelser skal være opfyldt: I. Den substituerende vare skal have samme og funktionelle tekniske egenskaber, samme kvalitet og hører under samme CPV kode, som den udgåede vare; II. III. Den substituerende vare skal som minimum opfylde de for den udgåede vare gældende krav i Rammeaftalens bilag A og bilag B; Den substituerende vare må ikke allerede findes på Rammeaftalen IV. SKI skal kunne godkende substitutionen, jf. herved punkt 2.3. Leverandørens forpligtelse til at substituere den udgåede vare i overensstemmelse med betingelserne i I IV gælder uanset, at levering af den substituerende vare måtte medføre en meropfyldelse af kravene i Rammeaftalens bilag A og bilag B. På forlangende fra SKI skal Leverandøren dokumentere, at den substituerende vare overholder betingelserne i I - IV. Leverandøren skal med skriftligt varsel på mindst 30 Dage før fristen for afslutning af substitution, jf. nedenfor, underrette SKI om varer, som udgår af Leverandørens sortiment i Danmark. En vare kan dog ikke udgå af bilag B, før Leverandøren har foretaget en substitution af varen i overensstemmelse med nærværende bilag. I varslet skal Leverandøren angive, hvilken vare den udgåede vare substitueres med, samt hvorvidt den substituerede vare opfylder betingelserne i I IV. ). Substitution kan udelukkende gennemføres 4 gange årligt, og skal være afsluttet og uploaded i SKI s E-katalog pr. følgende datoer i Aftalens varighed: - 1/2. - 1/5. - 1/8. - 1/11. Side 4 af 9
Dog vil første substitution ikke kunne finde sted førend kvartalet efter Aftalens ikræfttrædelse. 2.2. Godkendelse af substitution SKI kan betinge sin godkendelse af, at Leverandøren fremsender behørig dokumentation for, at betingelserne I, II og III i afsnit 2.1 er opfyldt. Anmodning om susbstitution skal være SKI i hænde senest 30 dage før en evt. substitution kan finde sted jf. afsnit 2.1. Umiddelbart efter enhver varesubstitution som Leverandøren foretager i SKIs E-katalog, bliver Leverandøren af SKI s system adviseret om at rette eventuelle fejlagtigheder i det opdaterede og indsendte materiale i forhold til SKI s validering heraf. SKI kan ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens substitution jf. punkt 2.1. Afvisning af substitution skal meddeles senest 30 dage efter SKIs modtagelse af Leverandørens varsel om substitution. Såfremt Leverandøren ikke uden ugrundet ophold efter anmodning fra SKI fremlægger dokumentation for opfyldelsen af de i punkt 2.1. angivne betingelser, udskydes fristen for gennemførelse af substitutionen til næste mulige tidspunkt for substitution, jf. punkt 2.1. 2.3. Virkning af substitution Efter SKIs godkendelse af substitution indgår den substituerende vare i Rammeaftalens bilag B.1 på den varelinje, hvor den udgåede vare var anført i bilaget. Prisen for den substituerende vare må maksimalt udgøre det samme som den vare den substituerer. Parterne drager omsorg for opdatering af SKI s E-katalog i overensstemmelse hermed. Herudover gælder Rammeaftalen uændret efter substitution af en vare. Såfremt det efterfølgende måtte vise sig, at den substituerende vare ikke opfylder betingelserne i punkt 2.1 skal Leverandøren inden for en frist på 20 Arbejdsdage tilbyde en anden substituerende vare, som opfylder betingelserne i punkt 2.1. Side 5 af 9
2.4. SKI s initering af substitution Såfremt Leverandøren i Rammeaftalens løbetid begynder at markedsføre en ny model af de i Rammeaftalens bilag B tilbudte produkter, kan SKI, efter anmodning fra de tilsluttede kunder, kræve, at Leverandøren i fremtidige leverancer leverer den nye model i stedet for den på Rammeaftalen tilbudte model. Dette sker på uændrede pris- og leverancevilkår, uanset om den nye model indeholder yderligere funktionalitet m.v., dog at prisen for den substituerende model fastsættes som anført nedenfor. Ved markedsføring forstås i nærværende sammenhæng, at Leverandøren tilbyder den nye model til offentligheden, herunder eventuelt alene i forhold til et afgrænset kundesegment eller en på anden måde afgrænset del af offentligheden. Ved en ny model forstås i denne sammenhæng, en ny computer eller skærm, der tilhører Rammeaftalens sortiment, og som kan substituere den på Rammeaftalen tilbudte model. Dermed opfylder en ny model samtlige mindstekrav i kravspecifikationen og har specifikationer, der på alle kvalitetskriterier mindst svarer til den model på Rammeaftalen, der ønskes substitueret. Substitution af modeller initieret af SKI foregår ved følgende trin: SKI sender en skriftlig meddelelse til Leverandøren med angivelse af hvilken/hvilke modeller på Rammeaftalen, der skal substitueres med angivelse af den/de nye model/modeller. Leverandøren har herefter 10 Arbejdsdage til at meddele SKI, at den krævede substitution efterkommes og fremsende en fornyet løsningsbeskrivelse omhandlende den/de pågældende model/modeller. Såfremt der er uenighed mellem Parterne om hvorvidt SKI i henhold til overstående kan kræve substitution af en eller flere modeller omfattet af Rammeaftalen, skal sagen afgøres iht. Aftalens punkt 15. Prisfastsættelse af erstatningsmodellen sker i henhold til nærværende bilag punkt 2.3. En substitueret model indgår i Rammeaftalens bilag B på den varelinje, hvor den udgåede model var anført i bilaget. Rammeaftalens bestemmelser gælder uændret. Side 6 af 9
3. Indeksregulering af priser 3.1. Prisregulering 3.1.1. Prisregulering af varer Priserne på varerne i Rammeaftalens bilag B.1 reguleres i henhold til både Danmarks Statistiks nettoprisindeks for Databehandlingsudstyr (09.1.3) 1. og i henhold til dollarkursudviklingen i Danmarks Statistiks DNVALM DKK pr 100 enheder valuta for Amerikanske Dollar i månedsgennemsnit 2. Priserne på varerne reguleres kvartalsvist i hele Rammeaftalens løbetid, første gang pr. 1. november 2012. Herefter foregår reguleringen for varerne kvartalsvist pr. følgende datoer i Rammeaftalens varighed: - 1/2-1/5-1/8-1/11 Ved første prisregulering tages der udgangspunkt i varens pris ved Rammeaftalens ikrafttrædelse. Ved efterfølgende prisreguleringer tages der udgangspunkt i den senest regulerede pris. Regulering i henhold til prisindekset for Databehandlingsudstyr sker første gang ud fra det senest offentliggjorte indekstal for september 2012 sammenlignet med det offentliggjorte indekstal for juni 2012. I det efterfølgende kvartal reguleres ud fra det senest offentliggjorte indekstal for december 2012 sammenlignet med det offentliggjorte indekstal for september 2012 3 måneder tidligere. Priserne reguleres på lignende vis i de efterfølgende kvartaler. Regulering i henhold til dollarkursudviklingen sker første gang ud fra det samlede gennemsnit af de offentliggjorte månedsgennemsnit for dollarkursen for juli, august og september 2012 sammenlignet med det offentliggjorte månedsgennemsnit for dollarkursen for juni 2012. I det efterfølgende kvartal reguleres ud fra det samlede gennemsnit af de offentliggjorte månedsgennemsnit for dollarkursen for oktober, november og december 2012 sammenlignet 1 http://www.statistikbanken.dk/statbank5a/default.asp?w=1680. Guide: ( Indkomst, forbrug og priser => Prisindeks => Pris7 Nettoprisindeks => 09.1.3 Databehandlingsudstyr. 2 www.statistikbanken.dk/dnvalm Side 7 af 9
med det samlede gennemsnit af de offentliggjorte månedsgennemsnit for dollarkursen for juli, august og september 2012. Priserne reguleres på lignende vis i de efterfølgende kvartaler. Eftersom dollarkursudviklingen ikke har indflydelse på 100 % af Leverandørens pris på varen, reguleres prisen kun med 80 % af dollarkursudviklingen. Regulering på baggrund af udviklingen i prisindekset for Databehandlingshandlingsudstyr og dollarkursen foretages både i opadgående og nedadgående retning. Prisreguleringen påvirker ikke prisen for allerede bestilte men endnu ikke leverede varer under Rammeaftalen. Priserne for ydelser (option på 1 års ekstra garanti) reguleres ikke i Rammeaftalens løbetid. 3.2. Prisreguleringen foregår som følger: 1. Alle kvartalsvise prisreguleringer sker således; at (i) al information vedr. de prisregulerede varer skal være SKI i hænde, senest 10 Arbejdsdage inden varerne skal kunne handles til de regulerede priser (eksempelvis den 21. hvis måneden har 31 dage), og endelig at (ii) varernes startdato er den 1. i en opdateringsmåned (f.eks. 1. november 2012 for første prisregulering). 2. Regulering af priserne i henhold til prisindekset for Databehandlingsudstyr sker som angivet ovenfor i afsnit 3.1. Følgende fiktive eksempel illustrerer, hvordan prisreguleringen foregår: Indekstal for juni 2012: 23,0 Indekstal for september 2012: 22,5 Indekstal for december 2012: 22,2 Eksempel på beregning for første prisregulering pr. 1. november 2012: (22,5 23,0) / 23,0 * 100 = - 2,1739 % (priserne reguleres ned med 2,1739 %) Eksempel på beregning for anden prisregulering pr. 1. februar 2013: (22,2 22,5) / 22,5 * 100 = - 1,3333 % (priserne reguleres ned med 1,3333 %) 3. Regulering af priserne i henhold til dollarkursudviklingen sker som angivet ovenfor i afsnit 3.1. Følgende fiktive eksempel illustrerer, hvordan prisreguleringen foregår: Månedsgennemsnit juni 2012: 556,2405 Månedsgennemsnit juli 2012: 562,2162 Månedsgennemsnit august 2012: 563,2709 Månedsgennemsnit september 2012: 565,0122 Månedsgennemsnit oktober 2012: 571,3224 Månedsgennemsnit november 2012: 566,2012 Side 8 af 9
Månedsgennemsnit december 2012: 565,6420 Samlet gennemsnit for juli, august og september 2012: (562,2162 + 563,2709 + 565,0122) / 3 = 563,4998 Samlet gennemsnit for oktober, november og december 2012: (571,3224 + 566,2012 + 565,6420) / 3 = 567,7219 Eksempel på beregning for første prisregulering pr. 1. november 2012: (563,4998 556,2405) / 556,2405 * 0,80 * 100 = 1,0441 % (priserne reguleres op med 1,3051 %) Eksempel på beregning for anden prisregulering pr. 1. februar 2013: (567,7219 563,4998) / 563,4998 * 0,80 * 100 = 0,5994 % (priserne reguleres op med 0,7493 %) 4. På baggrund af beregningerne i punkt 2 og 3 beregnes den nye pris for varen som beskrevet nedenfor. Eksemplet tager udgangspunkt i en computer, der ved Rammeaftalens ikrafttrædelse er prissat til 4.500 kr.: Eksempel på beregning for første prisregulering pr. 1. november 2012: 4500 * (1-2,1739 / 100) * (1 + 1,0441 / 100) = 4.448,14 kr. (ny pris efter regulering) Eksempel på beregning for anden prisregulering pr. 1. februar 2013: 4448,14 * (1-1,3333 / 100) * (1 + 0,5994 / 100) = 4.415,14 kr. (ny pris efter regulering) 5. Ved manglende indsendelse af prisreguleringer jf. punkt 1,(i) ovenfor, som Leverandøren foretager i SKIs E-katalog, bliver Leverandøren af SKI s system adviseret om at indsende de regulerede priser. Såfremt SKI konstaterer fejl i de indsendte prisreguleringer, vil Leverandøren blive adviseret om at rette eventuelle fejl i det indsendte materiale. 6. Har Leverandøren ikke indsendt de regulerede priser, eller retter og opdaterer Leverandøren ikke eventuelle adviserede fejl, mere end 10 Arbejdsdage inden reguleringens startdato for hver reguleringsperiode, bliver SKIs E-katalog utilgængeliggjort for Kunder, indtil korrekt opdatering har fundet sted. 7. Kunder er ikke forpligtet til at betale tilsendte fakturaer fra Leverandøren før prisbeløbene på disse stemmer overens med ordredagens regulerede pris. Side 9 af 9