Gladsaxe d. 2. januar 2015 Ejerforeningen Søborg Huse Blok E Referat af Bestyrelsesmøde nr. 1 Tid: 19. november 2014, kl. 19:00 22:00 Sted: Gyngemose Parkvej 8B, 5.tv, 2860 Søborg Deltagere: Paiam Sanaye (Formand), Josefine Lundquist (bestyrelsesmedlem), Kim Stenbo Nielsen (bestyrelsesmedlem), Helle Arvid Thomasen (suppleant) Afbud: Daliborka Bæhr Vilhelmsen (bestyrelsesmedlem) Referant: Kim Stenbo Nielsen Dagsorden: 1. Gennemgang af referat fra generalforsamling samt opfølgning på aktioner 2. Gennemgang af struktur forslag fra formand samt ansvarsområder 3. Udarbejdelse af forventninger 4. Udarbejdelse af aktioner for relevante områder 5. Gennemgang af Drifts aftale 6. Gennemgang af Administrations aftale 7. Fælleslokalet i kælderen 8. Andet 9. Næste møde Referat: OBS: i slutningen af referatet findes opfølgningslisten, der bliver henvist til i referatet. Ad punkt 1: Gennemgang af referat fra generalforsamling samt opfølgning på aktioner Bestyrelsen drøftede udvalgte emner som var noteret i forbindelse med første generalforsamling. Markiser: Der var enighed i bestyrelsen om at bygningens ydre udtryk bevares så neutralt som muligt, hvorfor paraboler, markiser eller anden montering af eksterne elementer på altaner og facader derfor i udgangspunktet ikke er ønsket. Skulle der forekomme ønsker om noget sådan, bedes bestyrelsen kontaktes, således det kan blive drøftet på næste bestyrelsesmøde. Dette vil blive indskrevet i husreglementet ved næste opdatering. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 1. Problemer med låse/døre: Der er observeret problemer med både kælderdør som ikke smækker, samt med døre ind til skralderum, hvor låse er dårlige. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 2. Tilstoppet afløb: Afløbet ved kælderskakten lader til at være blevet udbedret. Der gøres ikke yderligere. Skralderum: Det blev på generalforsamlingen drøftet, hvorvidt der skulle være lettere adgang til skralderummene for beboere. Bestyrelsen ønsker imidlertid at følge Sjælsø Management s anbefaling om at formene almen adgang til rummet af sikkerheds hensyn. Side 1 af 5
Papcontainer: Der har været efterspurgt en container til pap, som muligvis burde være tilgængelig i kælderrummet efter overdragelsen af bygningen til ejerforeningen. Det blev besluttet ikke at forfølge dette yderligere, da enhver container service vil koste yderligere penge og det er bestyrelsens opfattelse, at det største behov for en sådan container nok primært har været i forbindelse med indflytning. Beboere henvises derfor (som hidtil) til genbrugspladsen på Dynamovej eller på pladsen på Gynemose Parkvej området, hvor man kan aflevere diverse storskrald inkl. pap. Opslagstavle: Foreningen savner stadig en egentlig opslagstavle til hver opgang, hvor bl.a. information og nyheder til beboerne kan distribueres. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 3. Udskiftning af opslag i entre: Da vi nu har fået ny administrator, skal kontaktinfo udskiftes i de 2 mini-tavler i opgangene. Den nye info vil i udgangspunktet henvise til besyrelsen selv, samt forslag til hvem man kontakter i en nødsituation (primært VVS). Tilføjet opfølgningslisten som punkt 4. Cykelrampe for stejl: Der er i udgangspunktet ikke noget vi kan gøre ved dette på den korte bane. Bestyrelsen vil dog tage emnet op med Sjælsø Management på 1 års gennemgangen. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 5. Etablering af cykelstativer: Det blev drøftet hvorvidt der kunne opsættes cykelstativer fx på gavlen ud mod P-pladsen fremfor de bænke som står der pt. da der lader til at mangle cykelstativer. Dette hører dog under Grundejerforeningen og forslaget vil derfor blive taget op med denne. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 6. Kvalitet af trappevask: Der er udbredt utilfredshed med kvaliteten af den trappevask ordning vi har med Administrea. Dette vil blive taget op med den nye administrator DATEA ifm. drøftelse af muligheden for at skifte viceværtordning til en anden leverandør i det hele taget. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 7. Problemer med affaldsskakter: Der er store og regelmæssige problemer med tilstopning af affaldskakter. Især i opgang 8B, pga. at skakten her er vinklet skråt ved dennes afslutning, hvorved skrald nogen gange hober sig op fremfor at ryge helt ned i containeren. Hver gang denne tilstoppes og viceværten skal rydde den, koster det 500 dkr, hvilket hurtigt bliver meget dyrt. Bestyrelsen drøftede forskellige tiltag, som skulle iværksættes for at imødegå, at skaterne tilstoppes ikke mindst som følge af at der nogen gang kommer uegnet affald ned, såsom pizzabakker eller for store skraldeposer. På den korte bane vil bestyrelsen sætte opslag op på entredørene over en periode på 1-2 måneder, hver gang skaten tilstoppes, således at problemet tydeliggøres for beboerne, inkl. en advarsel om at udgiften på de 500 DKR så vidt muligt vil blive opkrævet hos dem som evt. var skyld i tilstopningen. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 8. Refusionsopgørelse: er afsluttet. Alle beboere burde være blevet underrettet individuelt af advokaten. Ad Punkt 2: Gennemgang af struktur forslag fra formand samt ansvarsområder Grundet personlige forhold kan Daliborka ikke længere deltage i bestyrelsesarbejdet og er derfor udtrådt af bestyrelsen. Som suppleant er Helle derfor trådt ind og deltager i bestyrelsesmøderne. Da Helle ikke ønsker at være ordinært medlem af bestyrelsen, er det bestyreelsens intention at indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde i Q1, 2015 for at få valgt en ny bestyrelse. Paiam fremlagde et forslag til fordeling af roller og ansvar i bestyrelsen, som blev diskuteret. Rollefordelingen forventes færdigbehandlet og stadfæstet på næste bestyrelsesmmøde. Tilføjet opfølgningslisten som aktion 9. Ad Punkt 3: Drøftelse af forventninger Bestyrelsen forventes at mødes hver til hver anden måned i starten grundet opstartsarbejde. Herefter kan mødefrekvensen sandsynligvis mindskes til 4-6 gang årligt. Ad Punkt 4: Udarbejdelse af aktioner for relevante områder Dette punkt blev ikke drøftet selvstændigt, men alle aftalte aktioner fremkommet under mødet er tilføjet opfølgningslisten i slutningen af referatet. Opfølgningslisten bliver muligvis lavet om til et selvstændigt regneark og gjort tilgængeligt på bestyrelsens hjemmeside hos DATEA. Ad Punkt 5: Gennemgang af driftsaftale Ikke nået. Forventes drøftet på et senere møde med ny administrator fra DATEA. Side 2 af 5
Ad Punkt 6: Gennemgang af administrationsaftale Ikke nået. Forventes drøftet på et senere møde med ny administrator fra DATEA. Ad Punkt 7: Fælleslokalet i kælderen Bestyrelsen drøftede hvad lokalet kan og bør bruges til og der var enighed om, at pålægge beboere som ønsker at opbevare ting i lokalet, at skrive navn/adresse på således det kan identificeres hvem der er ejermanden. I tilfælde af at rummet bliver fyldt op, vil pladsen blive prioriteret til foreningens evt. fælles aktiver (fx. Havetelt eller andet som kunne blive indkøbt til foreningen Desuden vil bestyrelsen gerne have sat et aflåst skab op til brug for opbevaring af bestyrelsens mange mapper. Reglerne skrives in i husordenen. Tilføjet som aktion nr. 1 til opfølgningslisten. Ad Punkt 8: Andet Revisor: Der skal findes en revisor. Dette tages op med ny administrator, som sikkert kan anbefale nogen. Generalforsamling: Der skal afholdes en ny generalforsamling i 2015. Dette koordineres i fællesskab med den ny administrator. DATEA: Kim fremlagde information modtaget på informationsmødet med DATEA i september. Overordnet set virker DATEA som et utroligt professionelt firma med en del ekstra services som medfølger, såsom hjemmeside m. selvbetjeningsløsning for bestyrelsen, offentlig hjemmeside til foreningens medlemmer og online regningsservice. Det forventes at DATEAS hjemmeside kan benyttes. DATEA overtager administrationen pr. 1. december 2014 og nye regninger for fællesudgifter til de enkelte lejligheder vil blive sendt ud fra DATEA fremfor fra Administrea. Beboere skal huske at annulere evt. automatiske bankoverførsler til Administrea som de måtte have sat op. Gelænder ved trapperne: Trappen op til entreerne har ikke noget gelænder, hvilket kan være farligt for især for folk der ikke er let gående og ikke mindst når der til vinter kan blive glat pga sne og frost. Da trappen hører under grundejerforeningen, så vil bestyrelsen fremlægge forslag til grundejerforeningen om at få sat et gelænder op. Tilføjet som aktion nr. 6 til opfølgningslisten. Dekoration af entre: Muligheden for at få indkøbt noget pænt til entreerne blev drøftet. Det ville være rart med fx nogle store planter, men dette er sandsynligvis ikke muligt ift. At entreen skal være flugtsikker. Dette undersøges nærmere. Tilføjet som aktion nr. 10 til opfølgningslisten. Beretning fra bestyrelsen: Bestyrelsen vil snarest sammensætte en beretning til beboerne om dennes arbejde, samt information om de emner som er blevet drøftet på møderne og som har en indvirkning på beboerne (fx. Beslutninger, påbud mv), og kontaktinformation til bestyrelsen. Invita Køkken indretning: Helle havde fået fat i dem som har leveret køkkenerne til lejlighederne og kunne derved få lavet lidt om på sit køkken. Information om, hvem det kunne være relevant for andre beboere, og vil blive sendt med ud nyhedsbrevet til beboerne. Tilføjet til aktion nr. 1 på opfølgningslisten. Udskiftning af pærer: Der er nogle pærer som er gået rundt omkring. Helle sørger for at få indkøbt og udskiftet pærer. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 11. Nyt budget: Der er behov for at få gennemgået budgettet nærmere med administrator, samt overveje om ikke vi skal have sat en opsparing igang, så foreningen kan få lidt likviditet. Dette vil blive taget op på et fremtidigt møde med den nye administrator. Opbevaring af bildæk: Der blev stillet forslag om, at der kunne laves stativer til bildæk i kælderen, således beboere med bil kunne få opbevaret vinterdæk. Forslaget vil blive taget med på næste ordinære generalforsamling. Indhentning af tilbud, samt udarbejdelse af forslag foretages af Helle. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 12. Navneskilte på dørtelefon: Det er lidt underligt at der ikke er navneskilte på dørtelefonen udenfor. Det vil blive undersøgt, om der er mulighed for at sætte dette op. Tilføjet opfølgningslisten som punkt 13. Regler for at bore: De nuværende regler for, hvornår man må bore blev drøftet, eftersom nogle beboere med små børn er meget generet af støj på uheldige tidspunkter (børnene vågner og bliver bange). Indtil videre blev det besluttet ikke at ændre ved reglerne, eftersom den største pukkel ift. larm forventes overstået når de sidste lejligheder er solgt. Side 3 af 5
Nyt navn til bestyrelsen: Muligheden for at skifte navn blev drøftet. Dette kræver tinglysning og såfremt det skal gøres, bør det slås sammen med andre ting der kræver tinglysning. Beslutning udskudt til senere. Såfremt forslaget bliver til noget kunne foreningen evt. udskrive en navnekonkurrence. Kontaktinformation til bestyrelsesmedlemmerne: Paiam (8B, 3.th) Tlf: 2635 9880 Mail: paiamsanaye@gmail.com Josefine (8A, st.tv): Tlf: 2683 9971 Mail: joselundquist@hotmail.com Kim (8A, 5.tv): Tlf: 6130 5638 Mail: 6130 5638 Helle (8B, 5.tv): Tlf: 2239 0355 Mail:hat55@youmail.dk Ad Punkt 9: Næste møde Næste møde planlægges til d. 9. dec kl. 19:00, hvor vi også inviterer den nye administrator, Pia. Opfølgningspunkter: Listen nedenfor repræsenterer punkter eller aktioner som afventer udførelse. Aktion Dato tilføjet Ansvarlig Opfølgningspunkt. 1 19. Nov 2014 Paiam Tilføje til husreglement, samt i nyhedsbrev til beboere: - forbud mod montering af eksterne ting på bygningens facader inkl. markiser på altaner til husreglement. - Regler for brug af fælleslokale - Kontaktinfo til Invita (fra Helle) 2 Paiam Kontakt Administrea ift at få udbedret kælderdør og låse i dørene til skralderummene. 3 Josefine Indkøb og montering af opslagstavler i opgangene 4 Kim Udskiftning af kontaktinfo på mini opslagstavler i entreerne 5 Paiam Opfølgning på korrekt konstruktion af cykelrampe på 1 års gennemgangen med Sjælsø Management 6 Paiam Kontakte Grundejerforningen ift: - Forslag om opsætning af flere cykelstativer - Forslag om opsætning af gelænder ved trappe op til entreerne 7 Kim Kontakte DATEA ift. At få indhentet tilbud på ny vicevært ordning inkl. forslag til forbedret trappevask ordning. 8 Paiam Opsætning af info + advarsel på entredør såfremt skraldeskakten tilstoppes. Side 4 af 5
9 Paiam Fremsende forslag til rollefordeling ml. Bestyrelsens medlemmer. 10 Kim Undersøge muligheder for at dekorere entreerne med fx grønne planter. 11 Helle Udskifte pærer der er sprunget i og udenfor entreerne. 12 Helle Udarbejde forslag inkl. indhentning af tilbud for stativer til bildæk. 13 Kim Undersøge muligheden for at sætte navne på dørtelefonen udenfor. Side 5 af 5