Møde: Kickoff 1 og 2 Projekt: KY Kommunernes Ydelsessystem Kunde: KOMBIT
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Møde: Kickoff 1... 4 2.1 Ydelsesbeskrivelse for kickoff 1: Opstart af organisatorisk implementering... 4 2.2 Deltagere... 5 2.3 Facilitering... 5 2.4 Metode i praksis... 5 2.5 Validering/efterbehandling... 6 3 Møde: Kickoff 2... 7 3.1 Ydelsesbeskrivelse for Kickoff 2: Opstart af udrulningsforløbet... 7 3.2 Deltagere... 7 3.3 Facilitering... 8 3.4 Metode i praksis... 8 3.5 Validering/efterbehandling... 9 4 Skabelon til opsamling af spørgsmål og svar... 10 5 Revisionshistorik... 11 2
1 Indledning 'Møde: Kickoff 1 og 2' er tænkt som en vejledning, der skal understøtte jeres arbejde med at planlægge og afholde KY-kickoffmøde i kommunen. For at opnå en effektiv og succesfuld implementering af KY anbefales det, at I afholder ét til to kickoffmøder, dels afhængig af hvor meget I som kommune ønsker at gøre ud af implementeringen af KY, dels afhængig af, hvornår i det samlede udrulningsforløb I skal implementere KY, fx om det er i begyndelsen, i midten eller sidst i udrulningsforløbet. Vejledningen indeholder derfor "opskrift" til planlægning og afholdelse af 2 typer af kickoffmøder, henholdsvis: Kickoff 1, der afholdes i forbindelse med at KY-projektet igangsættes i kommunen. Dvs. umiddelbart efter, at I har afholdt projektopstartsmøde på KY. Kickoff 2, der afholdes, i forbindelse med at udrulningsforløbet igangsættes. Dvs. ved kommunens opstart af implementeringsaktiviteter med EG. Vejledningen er udarbejdet af EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Fredensborg, Gladsaxe, Esbjerg og Randers. 3
2 Møde: Kickoff 1 2.1 Ydelsesbeskrivelse for kickoff 1: Opstart af organisatorisk implementering Formål: På kickoffmødet informeres relevante interessenter om den kommende implementering, fx præsentation af baggrunden for projektet, de overordnede rammer og forventninger til projektet, det forudgående arbejde med strategier, planlægning, analyser, og ikke mindst hvad projektet forventes at komme til at medføre af forandringer i kommunen. Formålet med et kickoffmøde er at skabe forståelse, tryghed, engagement og motivation hos den enkelte og derved også at opnå, at der tages ejerskab for projektet. Hvornår: Deltagere: Facilitering: Metode: Validering/efterbehandling: Rammer/værktøjer: Herudover er formålet også at sikre, at eventuelle tendenser til "negative tanker", modvilje mod forandring, mytedannelser m.m. tages i opløbet og bliver håndteret på en seriøs og konstruktiv måde. Kickoffmødet er dermed også et element i projektlederens værktøjskasse til forandringsledelse. Kickoffmøde 1 afholdes, i forbindelse med at kommunen igangsætter implementeringen hos sig selv, hvilket kan variere fra kommune til kommune afhængig af kommunens ambitionsniveau for implementeringen, fx med hensyn til forandringsledelse, gevinstrealisering m.m. Alternativt kan afholdelsen af kickoffmøde 1 lægges, i forlængelse af at de første pilotkommuner er implementeret på KY. Projektejer, projektleder, projektgruppe og evt. følgegruppe, hvis en sådan er nedsat i organisationen. Herudover kan det være medarbejdere, der skal være trænere og/eller superbrugere på KY. Det kan også være ledere fra andre områder i kommunen, som kan/vil blive berørt af KY, fx Jobcenter, Borgerservice m.fl. Projektleder, evt. med støtte fra ekstern konsulent. Kan suppleres med relevante indlægsholdere, og herudover evt. referent til dokumentering af spørgsmål/svar. Kickoffmøde afholdes typisk som et præsentationsmøde af ca. 1-2 timers varighed med mulighed for at stille afklarende spørgsmål. Det anvendte præsentationsmateriale samt evt. dokument med opsamling af stillede spørgsmål/svar udsendes/offentliggøres efter mødet, så både fremmødte og ikke fremmødte deltagere kan se, hvad der er blevet præsenteret og drøftet på mødet. Mødelokale Pc med projektor Relevante projektstyringsværktøjer fra dokumentet 'Projektopstart', fx 'Milepælsplan' Skabelon til opsamling af spørgsmål/svar Vejledninger/guides: KIGO-opgave 0200.0100.0110 'Nedsæt projektorganisation', herunder dokumentet 'Guide til god projektstyring' 4
2.2 Deltagere De primære deltagere ved kickoffmøde 1 er projektejer, projektleder, projektgruppe og eventuelle følgegrupper. Herudover kan det være medarbejdere, der skal være trænere og/eller superbrugere på KY. Det kan også være ledere fra andre afdelinger, som kan/vil blive berørt af KY, fx Jobcenter, Borgerservice m.fl. Definition af Følgegruppe: Som beskrevet i KOMBITs guide 'Guide til god projektstyring', kan det være relevant at etablere én eller flere følgegrupper, hvis projektet berører så mange enheder, at det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for alle at have en repræsentant i styregruppen. En følgegruppe består typisk af interessenter, der ikke er direkte involveret i projektet, men som skal anvende eller bliver berørt af slutproduktet, fx ledere, eksperter eller leverandører. 2.3 Facilitering Det er som oftest projektlederen for projektet, der er facilitator, hvilket indebærer at planlægge og udarbejde agenda for mødet samt at være mødeleder ved selve afholdelse af mødet. Facilliteringen kan suppleres med én eller flere indlægsholdere. Det kan fx være projektejer, der har et indlæg omkring de overordnede rammer og forventninger til projektet. Endelig kan faciliteringen også suppleres med én referent, der har til opgave at dokumentere de spørgsmål og svar, der bliver stillet fra mødedeltagerne undervejs i mødet. 2.4 Metode i praksis Afholdelse af kickoffmøde er en meget vigtig aktivitet i et forandringsprojekt og bør derfor ikke undervurderes. Jo mere grundig og fyldestgørende projektejer/projektleder får informeret interessenterne på mødet, desto nemmere bliver den resterende del af projektforløbet, fordi de indledende, naturlige barrierer hos interessenterne derved tages i opløbet. Det er derfor som det første vigtigt, at projektejer/projektleder tager stilling til og grundigt forbereder: Hvorfor mødes vi? Hvad er målet med mødet? Hvad bevirker KY af forandringer hos os, og hvordan vil vi indarbejde/kommunikere det i mødet? Hvordan faciliterer vi mødet og sikrer motivation og engagement blandt deltagerne? Nedenfor er vist et forslag til agenda, som projektleder kan tage udgangspunkt i: 5
Kickoff 1: Organisatorisk implementering 1. Velkomst 2. Det landsdækkende KY-projekt: - Overordnet om projektet og baggrunden herfor - Overordnet om KY - Gennemgang af udrulningsplanen - Gennemgang af generisk plan for implementering af én kommune - Aktuel status på projektet 3. Det interne KY-projekt - Projektorganisering - Projektmål og målhierarki, evt. suppleret med delmængder fra businesscase - Gennemgang af milepælsplanen, evt. suppleret med datoerne fra den overordnede tids- og leveranceplan - Aktuel status på projektet - Det videre forløb 4. Spørgsmål Obs. Det anbefales, at der sættes god tid af til dette punkt, så mødedeltagerne har mulighed for at få stillet alle de spørgsmål, som trænger sig på hos dem. 5. Tak for i dag, og kort opsummering af det videre forløb. 2.5 Validering/efterbehandling Præsentationsmateriale og opsamlede spørgsmål/svar udsendes/offentliggøres efterfølgende, så såvel fremmødte som ikke fremmødte deltagere kan se, hvad der er blevet præsenteret og drøftet på mødet. 6
3 Møde: Kickoff 2 3.1 Ydelsesbeskrivelse for Kickoff 2: Opstart af udrulningsforløbet Formål: Formålet med mødet er at forberede og informere relevante interessenter om det forløb, som nu skal i gang med konfiguration af KY, uddannelse af trænere og sagsbehandlere m.m. samt konvertering af sager fra KMD Aktiv til KY. Baggrunden herfor er som ved Kickoff 1 at skabe forståelse, tryghed, engagement og motivation samt ejerskab hos den enkelte og herudover at sikre, at eventuelle tendenser til "negative tanker", modvilje mod forandring, mytedannelser m.m. tages i opløbet. Kickoffmødet er dermed også et element i projektlederens værktøjskasse til forandringsledelse. Hvornår: Deltagere: Kickoffmøde 2 afholdes, umiddelbart efter at der har været afholdt opstartsmøde/kickoff med EG, dvs. ca. 13 uger før at kommunen skal overgå fra KMD Aktiv til KY. Projektejer, projektleder, projektgruppe og evt. følgegruppe, hvis en sådan er nedsat i organisationen. Herudover er det medarbejdere, der skal være trænere og/eller superbrugere på KY samt sagsbehandlerne i Ydelseskontoret. Endelig er det også ledere og udvalgte nøglepersoner fra andre afdelinger, fx Jobcenter, Borgservice m.fl. Facilitering: Metode: Validering/efterbehandling: Rammer/værktøjer: Projektleder, evt. med støtte fra ekstern konsulent. Kan suppleres med relevante indlægsholdere og herudover evt. referent til dokumentering af spørgsmål/svar. Kickoffmøde afholdes typisk som et præsentationsmøde af ca. 1-2 timers varighed med mulighed for at stille afklarende spørgsmål. Det anvendte præsentationsmateriale samt evt. dokument med opsamling af stillede spørgsmål/svar udsendes/offentliggøres efter mødet, så både fremmødte og ikke fremmødte deltagere kan se, hvad der er blevet præsenteret og drøftet på mødet. Mødelokale Pc med projektor Skabelon til opsamling af spørgsmål/svar 3.2 Deltagere Ud over deltagerkredsen fra Kickoff 1 vil det ved Kickoff 2 være relevant at udvide kredsen med sagsbehandlerne fra Ydelseskontoret samt udvalgte nøglepersoner fra andre berørte afdelinger, fx Jobcenter, Borgerservice m.fl. 7
Deltagere ved Kickoff 1: Projektejer, projektleder, projektgruppe og eventuelle følgegrupper. Herudover kan det være medarbejdere, der skal være trænere og/eller superbrugere på KY. Det kan også være ledere fra andre afdelinger, som kan/vil blive berørt af KY, fx Jobcenter, Borgerservice m.fl. 3.3 Facilitering Det er som oftest projektlederen for projektet, der er facilitator, hvilket indebærer at planlægge og udarbejde agenda for mødet samt at være mødeleder ved selve afholdelse af mødet. Facilliteringen kan suppleres med én eller flere indlægsholdere. Det kan fx være projektejer, der har et indlæg omkring de overordnede rammer og forventninger til projektet. Endelig kan faciliteringen også suppleres med én referent, der har til opgave at dokumentere de spørgsmål og svar, der bliver stillet fra mødedeltagerne undervejs i mødet. 3.4 Metode i praksis Som oplyst i ydelsesbeskrivelsen er formålet med afholdelse af Kickoffmøde 2, at relevante interessenter informeres om det forløb, som nu skal i gang med konfiguration af KY, uddannelse af trænere og sagsbehandlere m.fl. samt konvertering af sager fra KMD Aktiv/BIS-Y til KY. Det er derfor vigtigt, at projektejer/projektleder tager stilling til og grundigt forbereder: Hvad skal der informeres om? Hvad er målet med mødet? Hvad indebærer implementeringen for os, og hvordan påvirkes deltagerkredsen heraf? Hvordan faciliterer vi mødet og sikrer motivation og engagement blandt deltagerne? Nedenfor er vist et forslag til agenda, som projektleder kan tage udgangspunkt i: 8
Kickoff 2: Udrulningsforløbet 1. Velkomst 2. Projektet ind til nu - Overordnet om det landsdækkende KY-projekt og baggrunden herfor, herunder overordnet tidsplan for udrulningen af KY - Præsentation af KY - Overordnet om kommunens eget projekt, herunder tidsplan, fremdrift, aktuel status m.m. 3. Klargøring til KY - Konfiguration af KY - Forberedelse/oprydning af sager i KMD Aktiv - Uddannelse af administratorer og trænere - Uddannelse af sagsbehandlere og øvrige brugere - Overgangen fra KMD Aktiv/BIS-Y til KY - hvordan foregår det -???? 4. Idriftsættelse og ibrugtagning af KY - Plan for konvertering af sager - Hypercare - Netværksmøder og trænernetværk -??? 5. Spørgsmål - Obs. Det anbefales, at der sættes god tid af til dette punkt, så mødedeltagerne har mulighed for at få stillet alle de spørgsmål, som trænger sig på hos dem. 6. Det videre forløb 3.5 Validering/efterbehandling Præsentationsmateriale og opsamlede spørgsmål/svar udsendes/offentliggøres efterfølgende, så såvel fremmødte som ikke fremmødte deltagere kan se, hvad der er blevet præsenteret og drøftet på mødet. 9
4 Skabelon til opsamling af spørgsmål og svar Som det fremgår i både metodeafsnittet for Kickoff 1 og Kickoff 2, bør der også afsættes tid i agendaen til, at deltagerne kan stille spørgsmål. Af hensyn til såvel deltagerne på mødet som ikke fremmødte deltagere er det vigtigt at få dokumenteret deltagernes spørgsmål for at minimere risikoen for, at der efterfølgende opstår flere udlægninger af det samme spørgsmål/svar. Til brug herfor kan nedenstående skabelon eventuelt anvendes 1 : Opsamling af spørgsmål og svar Møde: Emne Spørgsmål Svar 1 Skabelon til 'Opsamling af spørgsmål og svar' er vedlagt som bilag 1 10
5 Revisionshistorik Version Dato Hvad er der sket 0.1 14. dec. 2015 Vejledning sendt til 1. review hos pilotkommunerne Fredensborg, Randers, Gladsaxe og Esbjerg 0.2 21. jan. 2016 Vejledning sendt til 2. review hos pilotkommunerne Fredensborg, Randers, Gladsaxe og Esbjerg 0.3 05. feb. 2016 Vejledning er sendt til final review og godkendelse hos KOMBIT 0.4 04. april 2016 Vejledning er tilrettet med kommentarer fra KOMBIT og genleveres nu til godkendelse hos KOMBIT 1.0 05. april 2016 Vejledning er uformelt godkendt af KOMBIT 1.0 19. april 2016 Vejledning er uploadet til formel godkendelse hos KOMBIT 1.1 29. april 2016 Vejledning er formelt godkendt af KOMBIT 1.2 29. april 2016 Revisionshistorik er opdateret 2.1 03. maj 2016 Revisionshistorik er opdateret som følge af, at KOMBIT har ophøjet vejledningen til version 2.0 11