Revideret 10..12.2012. Opdateret bølgeplan for obligatorisk selvbetjening

Digitaliseringsstrategi 2012 15 Revideret 10..12.2012. Opdateret bølgeplan for obligatorisk selvbetjening

1 INDHOLDSFORTEGNELSE Forord... 2 Baggrund... 3 Hvorfor have en digitaliseringsstrategi?... 3 Hvad betyder strategien også?... 4 Digitaliseringsstrategien opbygning og struktur... 4 Visioner for digitaliseringen... 6 Strategiske temaer... 7 Strategisk tema 1: Digital borger- og virksomhedsbetjening... 8 Obligatorisk digital service samt effektiv digital selvbetjening... 9 Kanalstrategi og dokumentation... 10 Kanalstrategiske principper... 12 Dokumentation/opfølgning på kanalstrategiske mål, principper og handleplaner... 13 Udvikling af kommunens Webplatform, Borger.dk og Virk.dk... 14 Digital Post og Fjernprint... 15 Strategisk tema 2: Digital ledelse og styring... 18 Organisering og ledelse af digitaliseringsindsatsen... 18 Økonomi og finansiering af strategien... 19 Kommunens egenfinansiering af digitaliseringsstrategien... 20 Business Case... 21 Ledelsesinformation... 21 Kompetenceudvikling... 22 Strategisk tema 3: Fælles IT-infrastruktur og grunddata... 23 Fælles grunddata... 24 It-sikkerhed... 25 Elektronisk sagsstyring- og dokumenthåndteringsystem (ESDH)... 26 Geografisk Informations System (GIS)... 26 Grøn IT... 27 Strategisk tema 4: Effektivt digitalt samarbejde... 28 Fagområde- og kanalstrategier... 29 Fagområdestrategier... 29 Kanalstrategier... 30 Opfølgning på og evaluering af strategien... 31 Bilag 1: Procesforløb... 32 Bilag 2: Forklaringsregister... 34 Bilag 3: Overordnet projektoversigt... 38

2 FORORD Ultimo 2010 vedtog KL s bestyrelse en ny Fælleskommunal Digitaliseringsstrategi for 2011 15, med angivelse af visioner, målsætninger og indsatsområder for kommunernes digitalisering. I september 2011 blev de tilhørende handleplaner offentliggjort der konkretisererr de mange initiativer og projekter der skal udmønte digitaliseringsstrategien. Ligeledes fremlagde den daværende regeringg i august 2011 den Fællesoffentligee Digitalise- nye regering har ladet forstå vil blive videreført i sin nuvæ- ringsstrategi for 2011 15 som den rende form og indhold. De to fællesstrategierr sætter de overordnede rammer for digitaliseringen af kommunerne i de kommende år, idet der allerede nu er iværksat eller forventes iværksat op mod 100 digitalise- ringstiltagg og projekter til at realisere de lands- dækkendee strategier frem til udgangen af 2015. Herudover forventes der at ville komme flere initiativer/ /projekter i et dynamisk samspil med udviklingen i samfundet. Det samlede økonomiske mål med de nationale strategier er, at frigøre 2 mia. kr. årligt fra 2015 i de kommunale budgetter og samtidig sikre en attraktiv kommunal service. Slagelse Kommunes andel heraf svarer til ca. 25 mio. kr. årligt i forventede effekter for kommunen som helhed d.v.s. HELE kontoplanen, mens de investeringer, der skal til for at skabe effekterne, til dels er finansieret centralt og dels skal fi- digitalise- ring og selvbetjening for borgere og virksomheder herunder et udgangspunkt om at alle borgere der nansieres lokalt i de enkelte fagcentre og/eller på virksomhederne. Fællesstrategierne og realisering af effektiviseringsgevinsterne, forudsætter bl.a.. Obligatorisk kan, skal anvende de digitale løsninger, fx når der skal foretages ansøgninger og anmeldelser til det of- udfordres fentlige. I det omfang Folketinget fjerner/ justerer de lovgivningsmæssige barrierer for digitaliseringenn kommunen således på en række områder både digitaltt og som organisation. Dette kan derfor påvirke mål og rammer for de fremtidige digitaliserings- og organisationsudviklingsmæssige tiltag. I Slagelse Kommune vil der derforr i de kommende år blive arbejdet strategisk med digitalisering af hele den kommunale virksomhed, d.v.s. ikke kun administrationen. Det betyder, at potentialet i digitalisering udnyttes såvel centralt som decentralt i borger- og virksomhedsservice, myndighedsudøvelsen, servicele- verancerne og den interne administration. Digitaliseringsindsatsen vil således på tværs af disse områder have særligt fokus på at effektivisere og serviceforbedre kommunens kerneydelser i forhold til borgere og virksomheder. Den overordnede projektoversigt over de pt. kendte digitaliseringstiltag forefindes i bilag 3.

3 BAGGRUND På direktionens møde i marts 2011 blev den overordnede proces vedr. revurdering af kommunens digitaliseringsstrategi godkendt med henblik på at sikre overensstemmelse med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi og efterfølgende den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. Processen for udarbejdelse af Slagelse Kommunes Digitaliseringsstrategi 2012 15 har således taget udgangspunkt i at der i lighed med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, foruden en tværgående strategi skulle udarbejdes 4 fagstrategier for henholdsvis Teknik og Miljø, Beskæftigelse, Social og Sundhed, Børn og Kultur, herunder at tidsplanen blev justeret således at der bliver afsat mere tid til denne proces i fagområderne. De strategiske elementer og deres sammenhænge der er indgået i processen er skitseret i figurerne i bilag 1 (forudsætninger og procesforløb). Undervejs har IT og Digitalisering haft en faciliterende og koordinerende rolle i forhold til de respektive strategier og har kickstartet fagområdernes parallelforløb med at formulere fagstrategier på de 4 områder Teknik og Miljø; Social og Sundhed, Beskæftigelse samt Børn og Kultur. I forlængelse af fagstrategiarbejdet har hvert center ligeledes udarbejdet en kanalstrategisk handleplan i overensstemmelse med fælles kanalstrategiske principper. Centrenes kanalstrategiske handleplaner komplementerer således de 4 fagområdestrategier, der er i overensstemmelse med den fælles Digitaliseringsstrategi 2012-15 for koncernen Slagelse Kommune. HVORFOR HAVE EN DIGITALISERINGSSTRATEGI? Digitaliseringsstrategien forudsættes at være et fælles afsæt for de konkrete delstrategier, handleplaner og projektdefinitioner der skal udarbejdes på delområder, og den skal desuden være et middel til at øge helheds-tænkningen og det tværorganisatoriske fokus på tværs af kommunens centre/stabe. Strategien er samtidig en konsolidering af flere aktuelle digitaliserings-agendaer i Slagelse Kommune, herunder e2015, der blev kickstartet med Edag3 i 2010, de kanalstrategiske principper og handleplaner og de nationale digitaliseringsstrategier. De kommende års digitaliseringsindsats i Slagelse Kommune er omfattende og krævende, hvorfor det er en altafgørende forudsætning for succes at styrke sammenhænge, koordinering og styring af de mange digitaliseringsmål, -krav, projekter og tiltag. Digitaliseringsstrategien angiver således fælles retning, sammenhæng og rammer for digitaliseringsindsatsen i Slagelse Kommune.

4 HVAD BETYDER STRATEGIEN OGSÅ? Slagelse Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-15 er ikke blot en køreplan for at indføre digitale løsninger og synliggøre rationaler i organisationen. Slagelse Kommunes digitaliseringsstrategi skal også OPLE- VES og FØLES i og uden for organisationen som værende værdiskabende og understøttende for kommunens samlede vision og strategisk/innovative arbejde. Derfor er digitaliseringsstrategien en succesparameter for, At borgere og virksomheder oplever, At den kommunale forvaltning er sammenhængende og professionel. At kommunen kommunikerer målrettet med borgerne via informationsteknologi på kanaler hvor borger/virksomheder er til stede. At betjeningen via de digitale henvendelseskanaler er kendt, attraktiv, effektiv, fokuseret og serviceret, dvs. i overensstemmelse med kommunens kanalstrategiske principper. At politikere oplever, At der er en effektiv politiker- og udvalgsservicering. At demokratiet udnytter og påvirkes af de digitale muligheder. At kommunen får et attraktivt image som udviklingsorienteret og effektiv digital organisation. At ledere og medarbejdere oplever, At der anvendes standardiserede og sammenhængende IT-systemer og værktøjer, som understøtter kerneopgaver og serviceleverancer optimalt At der er adgang til tidssvarende og driftsikker IT-løsninger der giver gode muligheder for koordinering, informationssøgning, videndeling og relevant ledelsesinformation. At det bliver nemmere at fastholde medarbejdere og rekruttere kvalificeret arbejdskraft. DIGITALISERINGSSTRATEGIEN OPBYGNING OG STRUKTUR Digitaliseringsstrategien er overordnet set og i videst muligt omfang udarbejdet ud fra principperne i Slagelse Kommunes ledelsesgrundlag således at der både er fokus på det fælles koncernstyringsmæssige og i særdeleshed at give det størst mulige decentrale ledelsesrum. Digitaliseringsstrategien er bygget op omkring overordnede visioner med fokus på 4 strategiske temaer, der indeholder en række fokusområder, der kan eller skal konkretiseres i underliggende delstrategier, og udmøntes i handleplaner og projekter.

5 De 4 strategiske temaers fokusområder klargør også overordnede og stedsvist mere konkrete målsætunderlagt ninger der afspejler iværksatte digitaliseringstiltag eller konkrete målsætninger Slagelse er som en del af den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Digitaliseringsstrategiens overordnede opbygning, struktur og indholdd kan illustreres således:

6 VISIONER FOR DIGITALISERINGEN Visionerne er den overordnede ramme for koncernens samlede digitale indsats og er derfor retningsgivende for alle målsætninger, indsatsområder og handleplaner i forhold til koncernens digitale udvikling. Slagelse Kommunes opgaveløsning vil i 2015 være understøttet af sammenhængende digitale løsninger der tager udgangspunkt i borgerog virksomhedsserviceringen, således at de digitale løsninger er borgernes/virksomhedernes naturlige valg. Slagelse Kommune gennemfører kanalstrategiske prioriteringer således at borgere og virksomheder oplever en god service samtidig med at Slagelse Kommune opnår en mere effektiv anvendelse af sine ressourcer. Slagelse Kommune udvikler IT-infrastruktur og organisation således at IT er løftestang for øget tværoffentligt samarbejde, serviceforbedringer samt effektivisering af arbejdsprocesser. Slagelse Kommune vil styrke de digitale kompetencer i forhold til ledelsesniveauernes digitale bevidsthed, medarbejdernes anvendelse og videreformidling af digital viden samt være medvirkende til at borgernes digitale kompetencer øges i takt hermed.

7 STRATEGISKE TEMAER De 4 strategiske temaer er: De strategiske temaer afspejler: Sammenhængen til og prioriteringer i forhold til den Fællesoffentlige og den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Hvert tema udgøres af et dynamisk antal handleplaner og herunder en række projekter. For de 4 temaer kan der i forhold til Fællesstrategierne og allerede iværksatte digitaliseringsinitiativer i Slagelse Kommune identificeres et stort antal handleplaner med over 100 mulige initiativer/projekter, som over de kommende år 2012 2015 skal være med til at indfri visionerne og målene for digitalisering og effektivisering af Slagelsee Kommune. Realiseringen kræver ikke bare væsentlige økonomiske og ressourcemæssige kræfter, men også en markant ledelsesmæssig vilje og indsats. Herudover skal der anvendes væsentlige medarbej- der- og lederressourcer, for en succesfuld implementering af digitaliseringsstrategien. En massiv satsning på at anvende digitaliseringenn som redskab for en bedre og meree attraktiv service for borgere og virksomheder herunder også som et betydeligt redskab til effektivisering, gevinstrealisering internt i koncernen samt platform for organisationsudvikling sætter stort pres på styring og prioritering af de konkrete initiativer. Specifikt på en velfungerende IT-Governance, Businesscase og modeller for styring og regulering af området. I det efterfølgende er de 4 strategiske temaer beskrevet sammen med kommunens strategiske målsæt- med ind- ninger der dels tager afsæt i de fælleskommunale og de fællesoffentlige målsætninger og dels satsområder som er af mere strategisk karakter.

8 STRATEGISK TEMA 1: DIGITAL BORGER- OG VIRKSOMHEDSBETJENING Temaet retter fokus på implementering og udvikling af effektive digitale borger- og virksomhedsløsninger og er i høj grad påvirket af krav og tiltag i form af regeringens og KL s fællesstrategier samt e2012/e2015 initiativerne, der har fokus på borger- og virksomhedsserviceringen via de digitale henvendelseskanaler. De Fællesoffentlige strategier udgøres af en række obligatoriske og anbefalede aktiviteter herunder udarbejdelse af en kanalstrategi for borger- og virksomhedsserviceringen via kommunens henvendelseskanaler samt diverse digitale løsninger. Disse initiativer betragtes ikke som en begrænsning for temaet, men som dynamiske initiativer, der vil medvirke til at øge mulighederne for øget effektivisering og serviceforbedring af området. De strategiske målsætninger er: At borgeren og virksomheden gennem effektive selvbetjeningsløsninger understøttes i konkrete behov i deres kontakt med kommunen. Med anvendelse af effektive digitale selvbetjeningsløsninger skal der etableres et incitament for en øget digitaliseringsgrad kombineret med, at Slagelse Kommune fremtræder som en effektiv og tidssvarende myndighed og serviceorganisation. At borgernes og virksomhedernes henvendelsesmønstre til kommunen skal ændres, o dels for at hjemtage effektiviseringsgevinster der er forudsat i Økonomiaftalen mellem staten og kommunerne, samt i Fællesstrategierne og o dels for at kunne synliggøre fremtidige effektiviseringsgevinster. At sikre et match mellem borgernes behov og ønsker for digitaliserede kommunale serviceydelser og kommunens tilbud. At henvendelsesmønstrene på de kommunikationskanaler, der stilles til rådighed for borgere og virksomheder løbende skal måles og revurderes mhp. at øge den digitale servicering. At arbejdsgange, både sagsbehandling og administration skal optimeres og strømlines med IT som løftestang med henblik på at skabe effektivitet på tværs af Slagelse Kommune og indenfor fagområderne At nuværende anvendte it-systemer skal udnyttes fuldt ud for at høste gevinsten og dermed understøtte arbejdsgange bedst muligt. At der ved anskaffelser af nye it-systemer, er fokus på at understøtte behov for effektive og sammenhængende arbejdsgange på tværs af Slagelse Kommune samt indenfor fagområderne. Springet fra personligt fremmøde/servicering til digital selvbetjening er ofte stort. Det betyder at der i en overgangsfase ofte skal etableres digital medhjælp fx i form af bemandede selvbetjenings løsninger, borgersupport etc. på kommunens Borgerserviceringssteder, der skal motivere borgerne til at betjene sig selv under trygge og diskrete rammer.

9 OBLIGATORISK DIGITAL SERVICE SAMT EFFEKTIV DIGITAL SELVBETJENING I de kommende år, fra 2012 til udgangen af 2015, forpligtes det offentlige, herunder kommunerne til at indføre mere og mere obligatorisk digital understøttet selvbetjening for borgere og virksomheder. I Slagelse Kommunes høringssvar til udkast til den Fælleskommunale - og Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi blev det tilkendegivet, at kommunen vil gøre en aktiv og forpligtende indsats for at realisere Fællesstrategiernes visioner, målsætninger, initiativer og krav. Det betyder konkret at Slagelse Kommune i de kommende år forpligter sig til at tilbyde kommunens borgere og virksomheder selvbetjeningssystemer på minimum alle områder, hvor der indføres obligatorisk digital service i de respektive år jf. nedenstående foreløbige plan fra den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. I overensstemmelse med e2015 strategien forudsættes det at kommunen årligt udpeger mindst 5 nye digitaliseringsområder med særligt fokus med henblik på udvikling/implementering af borger- eller virksomhedsrettet selvbetjening. De 5 særlige digitaliseringsområder for 2012 i kommunen afspejler ovenstående obligatoriske selvbetjeningsløsninger for 2012. Primo 2012 forudsættes der udarbejdet kriterier for valg af kommunens kommende årlige digitaliseringsområder med særligt fokus. Under forudsætning af at evt. lovgivningsmæssige barrierer er fjernet/justeret implementerer Slagelse Kommune alle obligatoriske services i overensstemmelse med de forudsatte bølger 2012 2015. Fælles for alle nuværende og kommende digitale selvbetjeningsløsninger er, at de er baseret på validering gennem tilslutning til NemLogin og NemID. Det betyder at alle øvrige personlige koder til selvbetjeningløsninger erstattes med NemID inden udgangen af 2012.

10 Information om og udbredelse af kendskabet til kommunens selvbetjeningsløsninger og digitale henvendelseskanaler er væsentlige forudsætninger for at realisere digitaliseringsstrategiens målsætninger og krav. I denne sammenhæng er kommunens medarbejdere nøglepersoner. Medarbejdere der arbejder med direkte borger- og virksomhedskontakt anses fremover som Digitale Ambassadører der har kompetencer i at markedsføre, opmuntre og understøtte borgerne og virksomhederne i at anvende de digitale henvendelseskanaler jfr. afsnit vedr. kompetenceudvikling. Ligeledes er det afgørende at kommunens administration, centre og virksomheder har initiativret og -pligt til at deltage i landsdækkende og tværkommunale kampagner og initiativer for at fremme anvendelsen af digitale serviceringskanaler samt gennemføre lokale tiltag under hensyntagen til kanalstrategi/kanalstrategiske handleplaner, Webstrategi samt kommunikationspolitik. KANALSTRATEGI OG DOKUMENTATION Et centralt delelement i digitaliseringsstrategien er kommunens kanalstrategiske principper og - handleplaner. I overensstemmelse med den fælleskommunale e2015 strategi er kommunen forpligtet til at udarbejde en kanalstrategi med mål og dokumentationsindsats for at flytte borgernes og virksomheders henvendelser til de mest effektive serviceringskanaler. En kanalstrategi er således kort og godt en strategi for, hvordan kommunen kommunikerer med borgere, virksomheder mfl. via kommunens respektive henvendelseskanaler. Som udgangspunkt er der tale om følgende henvendelseskanaler:

11 Et afgørende succeskriterie for at Slagelse Kommune har en effektiv kanalstrategi der kan udmønte det meget store effektiviseringspotientiale ved at flytte borger- og virksomhedshenvendelser fra de analoge til de digitale servicekanaler er den organisatoriske forankring af kanalstrategien. Således er det væsentligt at alle organisatoriske enheder har ejerskab til digitaliseringsmål, hvordan de realiseres, samt forståelse af, at de respektive centre, stabe og virksomheder servicerer forskellige målgrupper og dermed har forskellige forudsætninger for at nå endimensionelle kanalstrategiske målsætninger. På denne baggrund formuleres der ikke en fælles og endimensional kanalstrategi for hele Slagelse Kommune, men en fælles vision, overordnede mål, med fælles kanalstrategiske principper, der udgør rammerne for at der lokalt i centrene årligt udarbejdes konkrete Handleplaner for udmøntning af de kanalstrategiske principper og fælles målsætninger. De overordnede målsætninger for de kanalstrategiske tiltag er at: Antallet af personlige henvendelser skal reduceres, især på områder og serviceydelser hvor der er reelle alternative henvendelseskanaler. Antallet af skriftlige henvendelser, herunder breve og ustrukturerede mails skal reduceres. Antallet af digitale henvendelser skal stige. Antallet af papirbaserede henvendelser fra kommunen skal reduceres. Borgere og virksomheder skal fortsat opleve en god service. Digital kommunikation skal senest i 2015 være det naturlige førstevalg for borgere og virksomheder der vil i kontakt med Slagelse Kommune. I overensstemmelse med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011 2015 og i e2015 strategien, er de tværgående mål for de kanalstrategiske tiltag: 30% af alle henvendelser fra borgere/virksomheder være digitale i 2012. 50% af alle henvendelser fra borgerne/virksomheder skal være digitale i 2015. For de 5 årligt udpegede særlige digitaliseringsområder skal der i 2012 sigtes på min. 70 % digitaliseringsgrad 1 1 Digitaliseringsgrad: En kommunes digitaliseringsgrad er den andel, i procent, af den samlede administrative kommunikation med borgerne, som foregår via digitale kanaler.

12 KANALSTRATEGISKE PRINCIPPER De kanalstrategiske principper som centrenes handleplaner skal forholde sig til er: Hvert center har udarbejdet en kanalstrategiske handleplan for 2012 i henhold til et udarbejdet skabelon og vejledning, der fremgår af de respektive fagområdestrategier. Handleplanerne forudsættes revideret årligt til og med 2015. I overensstemmelse med anbefalingerne fra Det Digitale Råd 2 skal det løbende vurderes om virksomhederne i lighed med centrene skal udarbejde kanalstrategiske handleplaner, idet der på de store velfærdsområder, hvor borgere har en større regelmæssigt kontakt til kommunen, vurderes at være et meget stort effektiviseringspotientiale ved at flytte borger- og virksomhedsserviceringen fra de analoge til digitale kanaler. 2 Det Digitale Råd består af direktører fra KMD, Microsoft og TDC og har til formål at rejse debat om digitaliseringen af den offentlige sektor. Rådet har løbende dialog med embedsmænd fra stat, regioner og kommuner mhp. at koble Rådets analyser med virkeligheden i den offentlige sektor.

13 DOKUMENTATION/OPFØLGNING PÅ KANALSTRATEGISKE MÅL, PRINCIPPER OG HANDLEPLANER Som en del af e2015 strategien er der udarbejdet en såkaldt fælleskommunal Dokumentationsmetode, kaldet KOMHEN (KOMmunale HENvendelser) ), der er styrings- og opfølgningsværktøj i forhold til kanal- til kom- strategiens og handleplanernes konkrete mål. KOMHEN har til formål at måle og klarlægge borgernes og virksomheders henvendelsesmønstre munen på de respektive serviceringskanaler 1-2 gange årligt samt måle effekten af fællesoffentli- for at ge/fælleskommunale initiativer og mål. KOMHEN registrerer Slagelsee Kommunes aktive indsats flytte henvendelser fra de analoge kanaler til de digitale i overensstemmelse med de fælleskommunale digitaliseringsmål som minimumsstandard og sikrer at resultaterne offentliggøres på KLs Internetpor- den tal Det digitale Danmarkskort. Eksempelvis har Slagelse Kommune i forbindelse med realisering af E2015 strategien, herunder såkaldte Edag3, optalt ca. 40.0000 borgerhenvendelser via de respektive henvendelseskanaler i en uge i 2010 som en optakt til KOMHEN dokumentationsmetoden. Ved 1-2 gange årligt at tælle borger- og virkat måle og somhedshenvendelser ved hjælp at KOMHEN har Slagelse Kommune således mulighed for følge op på om minimumsmålet nås således at fx 50% af alle henvendelser fra borgerne og virksomheder til kommunen skal være digitale i 2015. For at estimere værdien af de mange borgerhenvendelser samt synliggøre potientialet ved at have en effektiv kanalstrategi har KL i 2011 beregnet nedenstående gennemsnitspriser på en borgerhenvendelse på de respektive henvendelseskanaler. 3 3 SB niveau er = Selvbetjeningsløsnings niveau. 0 = Flad blanket - 1 = blanket m/feltvalidering - 2 = Aflevere til ESDH - 3= Aflevere data til fagsystem

14 KL s gennemsnitspriser anvendes således til at estimere udgangspunkt, løbende udvikling og potientiale ved udmøntning af centrenes kanalstrategiske handleplaner mhp. at flytte borgerhenvendelser fra de (dyre) analoge kanaler til de (billige) digitale servicekanaler, under hensyntagen til de borgere der ikke kan betjene sig selv samt visionen om fortsat god service. Indtil videre tager Slagelse Kommune udgangspunkt i KL s beregnede gennemsnitspriser for borger- og virksomhedshenvendelser på de respektive kommunikationskanaler. På lidt længere sigt efterhånden som KOMHEN implementeres og videreudvikles skal det løbende vurderes om der er god mening i, at Slagelse Kommune gennemfører egne analyser af centrenes kanalpriser pr. henvendelse. Sammenhængene mellem centrenes årlige kanalstrategiske handleplaner, deres udmøntning og effekt i form af de halvårlige tællinger/målinger af borger og virksomhedshenvendelser i KOMHEN samt efterfølgende årlig evaluering kan skitseres således: UDVIKLING AF KOMMUNENS WEBPLATFORM, BORGER.DK OG VIRK.DK På borger.dk kan borgerne generelt søge information og foretage selvbetjening på tværs af hele den offentliges sektor. Virk.dk er en pendant for virksomheder. Virk.dk, Borger.dk, herunder Min Side, betragtes som et strategisk fokusområde, der skal revurderes og udvikles i sammenhæng med kommunens web-platform (www.slagelse.dk) Det skyldes især: Borger.dk og Min Side er strategiske fokusområder i den Fællesoffentlige og Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, hvorfor der er afsat mere end 125 mio. kr. til udviklingen heraf. Slagelse Kommune er således med til at finansiere og bakke op om denne udvikling via bloktilskudsmidler. Min Side på borger.dk er et projekt i den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, der fokuserer på at gøre enkeltkommuners løsninger fælleskommunale. På Borger.dk s Min Side kan borge-

15 ren få stadigt større overblik over egne oplysninger, ligesom der kan udstilles relevante selvbetjeningsløsninger. Borger.dk og Virk.dk er en forudsætning for at kravet om kommunikation med Borgere og virksomheder via Digital Post kan imødekommes. Det skyldes at adgangen til Digital Post foretages via Borger.dk eller Virk.dk med autorisation ved hjælp af NemID med Nemlogin. Der er behov for at kommunen vedvarende har og udvikler ensartede og anvendelige digitale platforme, der fungerer i sammenhæng i forhold til serviceringen af borgere/virksomheder samt til ansatte i koncernen. Således skal kommunens tekniske platform til understøttelse af kommunen Website/hjemmeside revurderes og udskiftes i 2012 idet den ikke er tidssvarende. I denne forbindelse revurderes ansvaret for drift, udvikling og indholdsstyring med henblik på at styrke den overordnede koordinering og sammenhænge til de relevante platforme. Som eksempel kan næves, at fremtidige platforme, ud over det sikkerhedsmæssige aspekt, skal indeholde fremtidige web 2.0 og 3.0 teknologier (video, blogs, tubes, etc.) der styrker den digitale kommunikation med borgere og virksomheder og sammenhængen mellem sociale medier, borger.dk, ESDH system, GIS-platform etc. I 2012 skal der således udarbejdes en flerstrenget Webstrategi, der bl.a. klargør hvilke tekster, informationer og serviceydelser der er tilgængelige via kommunens website, borger.dk, Virk.dk samt evt. sociale medier. Som udgangspunkt for dette arbejde forudsættes det at: Borger.dk s Min Side udvikles således at det er borgerens indgang til personaliserede informationer. Alle kommunens nuværende selvbetjeningsløsninger integreres på Borger.dk og Min Side. Kommunen fremadrettet stiller krav til leverandørerne af selvbetjeningsløsninger således at der udvikles snitflader (såkaldte Widgets) mhp. videreførelse af indhold på Min Side fra fagsystemer/selvbetjeningsløsninger. At der udvikles snitflader/widgets til alle kommunens nuværende selvbetjeningsløsninger mhp. at de kan tilgås via Min Side, - medmindre der ikke kan synliggøres en positiv Business Case. Der er sammenhæng mellem webstrategi, kanalstrategiske handleplaner samt den kommende kommunikationsstrategi, der skal udarbejdes. At der udarbejdes en model for en mere konkret digital servicering af virksomhederne i Slagelse Kommune til understøttelse af den overordnede vision. DIGITAL POST OG FJERNPRINT Etablering af Digital Post via Borger.dk er et krav i e2015 strategien og løsningen blev etableret i forbindelse med Edag3 i 2010. Digital Post er udviklet af E-boks A/S og fungerer kort fortalt som den nu velkendte e-boks blot med svarmulighed.

16 Digital Post vil blive en stadig stigende central henvendelseskanal i kommunikationen med borgere og virksomheder. Således er det et krav i den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi at alle virksomheder inden udgangen af 2012 skal have en Digital Postkasse og alle borgere skal have en Digital Postkasse inden udgangen af 2014. Det betyder bl.a. at Slagelse Kommune får nye og mere effektive måder at kommunikere skriftligt med borgere og virksomheder. Bl.a. er der god mulighed for at reducere antallet af dyre kuverterede brevforsendelser, idet de kan sendes via Digital Post og fjernprintsystem i stedet. Et fjernprintsystem fungerer over for kommunens sagsbehandlere som en printer, som de færdige dokumenter sendes via, når de skal sendes til modtageren. Fjernprintsystemet sikrer så at brevet sendes til modtageren Fjernprintsystemet tjekker om borgeren er tilmeldt Digital Post og sender dokumentet til borgerens Digitale Postkasse. Hvis borgeren ikke er tilmeldt Digital Post, sendes brevet til en kuverteringsfabrik fx Post Danmark, der udprinter, kuverterer, frankerer og sender brevet til borgeren. Digital Post via Borger.dk og Virk.dk samt fjernprintsystem er således en væsentlig forudsætning for realisering af kommunens kanalstrategiske principper og handleplaner og udmønte de forudsatte effektiviseringsgevinster i e2015 strategien. Nationale og kommunens mål for Digital Post Inden udgangen af 2012 skal alle masseforsendelser til borgerne sendes via Digital Post og fjernprintsløsning. I 2012 skal mindst 20% af alle dokumenter til Borgere og Virksomheder sendes via Digital Post og fjernprintsløsning. I 2015 skal mindst 50% af alle dokumenter til borgere og virksomheder sendes via Digital Post og fjernprintsløsning. Det er således et strategisk fokus område at: Digital Post understøtter centrenes kanalstrategiske handleplaner. Der er sammenhæng mellem Digital Post og kommunens EDH, selvbetjeningsløsninger, fjernprintsløsning, herunder at digitalisere de manuelle arbejdsgange. Tilsikre at alle relevante borger- og virksomhedsrettede fagsystemer kan sende breve til Digital Post og fjernprint, således at kommunens anvendelse af frimærker, porto- og frankeringsmaskiner kan afskaffes. Digital Post anses som et strategisk værktøj til at gøre ustrukturerede mails til strukturerede mails. Digital Posts kontakthierarki skal revurderes og gøres brugerrettet for borgere/virksomheder og i overensstemmelse med de kanalstrategiske principper.

17

18 STRATEGISK TEMA 2: DIGITAL LEDELSE OG STYRING Dette strategiske tema har fokus på styring og ledelse af digitaliseringsindsatsen med henblik på udmøntning af digitaliseringsstrategien, herunder fagområdestrategier og kanalstrategiske handleplaner. Et fokusområde er ligeledes kompetenceudvikling af ledelse, medarbejdere samt borgere/virksomheder med henblik på at implementere og kapitalisere digitaliseringsstrategien. Som tidligere nævnt lægger E2015, den Fælles Offentlige og Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi op til en hidtil uset grad af forpligtende samarbejde og et højt ambitionsniveau for digitaliseringen af den offentlige sektor. Digitaliseringsindsatsen vil derfor i de kommende år fylde mere, såvel centralt og decentralt i organisationen og realiseringen heraf vil således kræve ikke bare væsentlige økonomiske og ressourcemæssige kræfter, men også en markant ledelsesmæssig vilje og indsats. Alt i alt vurderes det nødvendigt med en massiv ledelsesmæssig opbakning og vilje til at gennemføre digitaliseringsstrategien. Den operationelle udmøntning af digitaliseringsstrategien skal ligeledes prioriteres gennem årlige handlingsplaner, som styres igennem organisatoriske processer og økonomiske modeller frem imod årlige fælles prioriteringer. ORGANISERING OG LEDELSE AF DIGITALISERINGSINDSATSEN Direktionen fastsætter rammerne for arbejdet gennem godkendelse af digitaliseringsstrategien samt de respektive årlige handlingsplaner og programportefølgeprojekter der identificeres og iværksættes med henblik på udmøntning af Digitaliseringsstrategien, herunder også prioriteringer som skal finansieres fra centrale puljer. Den overordnede strategiske koordinering af digitaliseringsarbejdet, herunder udarbejdelse og udmøntning af digitaliseringsstrategien varetages af stabschefen for IT og Digitalisering hvor der dels vil være et tæt samspil med Strategisk Chefforum og en tværkommunal digitaliseringsgruppe. Strategisk Chefforum vil samlet set have ansvaret for at de digitale initiativer, platforme og processer prioriteres og forankres i de respektive organisationer og at der sker en implementering (proces, system og ressourcemæssigt) som forudsat for de enkelte initiativer. Til at koordinere de mange digitaliseringstiltag, handleplaner og initiativer nedsættes en tværorganisatorisk Digitaliseringsgruppe med repræsentation fra alle centre/stabe (til erstatning for den nuværende Paraplygruppe ). Et centralt element for digitaliseringsgruppen er udarbejdelse af årlige handleplaner for digitaliseringstiltag og projekter, ud fra de enkelte centres handleplaner, på tværs af hele organisationen. Digitaliseringsgruppen ledes af IT og Digitalisering. De 4 fagområdestrategier for Teknik og Miljø, Social og Sundhed, Beskæftigelse samt Børn og Kultur samt hvert centers kanalstrategiske handleplaner forudsættes revideret årligt. Det betyder bl.a. at der i

19 forbindelse med implementeringen af fagområdernes digitaliseringsstrategier bør være fokus på den decentrale organisatoriske forankring og understøttelse af tiltagene. Det forudsættes således: at hvert fagområde udpeger en lokal strategigruppe der skal forestå revidering og opfølgning af digitaliseringstiltagene for fagområdet, herunder de kanalstrategiske handleplaner samt tilsikre at tiltagene koordineres på tværs af de enkelte centre under fagområdet. At hvert centers repræsentant i den tværorganisatoriske digitaliseringsgruppe ligeledes er repræsenteret i centerets strategigruppe således at der tilsikres koordination og sammenhæng mellem koncernstrategien for digitaliseringen og de respektive fagområdestrategier. På denne baggrund bør der være fokus på at centerrepræsentanten besidder de rette faglige digitaliseringsstrategiske kompetencer samt personlig og organisatorisk gennemslagskraft. ØKONOMI OG FINANSIERING AF STRATEGIEN Det økonomiske mål med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er at frigøre 2 mia. kr. årligt fra 2015 i de kommunale budgetter og samtidig sikre en attraktiv kommunal service. Slagelses andel af de 2 mia. kr. svarer til ca. 25 mio. kr. årligt i forventede effekter for kommunen som helhed d.v.s. HELE kontoplanen, mens de investeringer, der skal til for at skabe effekterne, til dels er finansieret centralt og dels skal finansieres lokalt i de enkelte fagcentre og/eller på virksomhederne. I Økonomiaftalen for 2012 indgår hvorledes den Fælles Offentlige og Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er finansieret. En del finansieres gennem KOMBIT (udvikling af løsninger), men en supplerende model for kommunernes fælles investeringer er, at nogle initiativer finansieres samlet via bloktilskuddet. Overordnet set ser finansieringen af Fællesstrategierne således ud: 1. Kollektiv finansiering f.eks. i den årlige økonomiaftale mellem KL og regeringen.