Når papiret forsvinder

5. udgave efteråret 2013 analogt magasin om digitalisering Udvikling af digitale løsninger kan være uforudsigeligt, dyrt og tidskrævende. Tre organisationer fortæller, hvad de har lært i løbet af en udviklingsproces. 04 TEMA Det har vi lært Mød os på Digitaliseringsmessen Som noget nyt afholder vi i år præsentationer af udvalgte løsninger på Digitaliseringsmessen. Se programmet inde i magasinet. 02 Når papiret forsvinder Hvad betyder det, når papirbunkerne på mødebordet skiftes ud med ipads? Vi har spurgt en mødedeltager, en dagsordenansvarlig og en mødeekspert. 08 Den svære implementering Involvering, sprogbevidsthed og nærvær kan hjælpe implementeringen af et it-system godt på vej. Vi fortæller om vores erfaringer. 10

02 LEDER Det er det samme hver gang Det er altid noget nyt JOHAN BITSCH NIELSEN ditmer a/s For tiden er gevinstrealisering på manges læber. For os i ditmer er gevinstrealisering mere end KPI er, dokumentation og business cases. Gevinstrealisering er noget, som indtræffer, når mennesker i fællesskab får arbejdsgange og teknologi til at smelte sammen i nye former, som er smartere og mere effektive end de hidtidige. Der er et utal af generelle modeller, principper og teorier for digitalisering og forandringer. De er ofte komplicerede, abstrakte og lover gerne at have svar på alt. Med teorierne i hånden er det på konferencer og i pressen populært at udtale sig skråsikkert om alle tænkelige aspekter af it-projekter rundt omkring i organisationer og virksomheder, uanset om man har været i nærheden af dem eller ej. Vi er efterhånden blevet meget ydmyge over for vores evner til at sige noget generelt om it-projekter. Der er som regel noget ved de aktuelle, lokale omstændigheder, der minder om tidligere projekter, om modellerne, om andres erfaringer. Men der er sædvanligvis også noget ved det konkrete projekt, der er nyt og unikt. Begge dele optræder gerne samtidigt. Derfor kommer man let galt af sted, hvis man kun inddrager det generelle og ikke beskæftiger sig med konteksten. Kun ved at involvere sig i et projekt eller en forandring sammen med de mennesker, der arbejder med den, kan man blive klogere på, hvor man mest nyttigt kan bruge de mange modeller, erfaringer og teorier, og hvor i projektet man selv skal tænke sig om og fornemme, hvad der skal til. Læner man sig tilbage og sætter sin lid til én altomfattende model for eksempelvis projektledelse, kommer man med stor sandsynlighed på vildspor. Vi vil gerne lave it-projekter ved at involvere os i fællesskab med brugere og interessenter. Så tror vi, at gevinstrealiseringen kommer nemmere. Her i bladet fortæller vi lidt om de erfaringer, vi og en række kunder har haft. Vi håber, I finder det interessant men I må selv vurdere, om det kan inspirere jer i jeres kontekst. Vi ses på Digitaliseringsmessen! JOHAN BITSCH NIELSEN ditmer a/s» jbn@ditmer.dk Ditmer på Digitaliseringsmessen På Digitaliseringsmessen den 19. september i Odense afholder vi præsentationer af udvalgte løsninger. Præsentationerne finder sted i et særskilt lokale. Se beskrivelser af de forskellige løsninger på bagsiden af dette blad. Du kan naturligvis også få præsenteret løsningerne på vores stand. VIND Luksusophold og digitaliseringskage PRÆSENTATION TID MØDESTED ditmerflex... kl. 11:00 11:30... ditmers stand (B1) EduAdm... kl. 13:00 13:30... ditmers stand (B1) ditmer Puljestyring... kl. 14:00 14:30... ditmers stand (B1) Konkurrence på standen Tilmeld dig ditmers nyhedsbrev på vores stand ved indgangen og vind et luksusophold eller en digitaliseringskage! Opholdet inkluderer 1-2 overnatninger for to personer på et 4-5 stjernet hotel i Danmark/Europa inklusiv morgenmad. Konkurrencen har desuden 3 andenpræmier bestående af en digitaliseringskage til hele kontoret (op til 30 personer). Alle vindere får direkte besked. Nyhedsbrevet udkommer hver anden måned, og du kan når som helst afmelde dig. Fotos: Morten Manø Jessen, Jesper Balleby m.fl.

03 Overblik over elever i Skanderborg Administration af sosu-elever i kommunerne er tungt og komplekst, men i Skanderborg har man forenklet de mange arbejdsgange. Det er sket med elevadministrationsløsningen EduAdm, som for nylig er taget i brug i kommunens fagsekretariat for ældre og handicappede. Løsningen bruges til at administrere eleverne fra uddannelserne som sosu-hjælper og sosu-assistent. Kommunen har taget godt mod løsningen, der også bruges af kommunerne Aarhus, Randers, Herning og Favrskov. Løsningen samler alle stamdata om eleverne og giver et fantastisk overblik. Vi sparer en række arbejdsprocesser i hverdagen, fordi vi kan styre tildeling af praktiksteder, få overblik over økonomien og kommunikere med eleverne fra det samme system, siger uddannelsesansvarlig Jonna Christiansen fra Skanderborg Kommune. Hjørring styrker digital selvbetjening Nu bliver det snart lettere at være borger og virksomhed i Hjørring Kommune. Sammen med Teknik og Miljøområdet i den nordjyske kommune er vi ved at implementere selvbetjeningsplatformen ditmerflex, som gør det muligt at indhente tilladelser og godkendelser, anmelde aktiviteter, afgive høringssvar, indgive klager og deltage i offentlige udbud på kommunens website. Det er et naturligt skridt at digitalisere processen omkring tilladelser, godkendelser, høringer, klager og udbud. Jeg lyver ikke, når jeg siger, at sagsbehandlerne får julelys i øjnene over den nye platform, siger teamleder Jesper Lauritsen fra Hjørring Kommune. Med ditmerflex opretter nordjyderne selv deres sager, høringssvar, klager og henvendelser om udbud direkte ind i kommunens ESDHsystem. SBSYS ruller ud i nye kommuner I foråret er Jammerbugt, Ishøj og Brønderslev kommuner gået i drift med ESDH-systemet SBSYS, der ejes af en brugerklub bestående af 17 kommuner og Region Midtjylland. I ditmer har vi hjulpet med implementeringen af systemet, og lige nu arbejder vi sammen med Horsens og Holstebro kommuner om implementering. Senest har Ballerup Kommune også besluttet at tage SBSYS i brug som ESDH-system. Tiden var moden til at få et nyt system og at få et nyt blik på den måde, vi arbejder med ESDH. Valget faldt på SBSYS, fordi vi med Brugerklubben får indflydelse på udviklingen af systemet i stedet for at være afhængige af, hvad en leverandør vælger at udvikle til deres løsning, forklarer projektleder Jette Brøndum fra Ballerup Kommune. SBSYS er udviklet af Brugerklubben SBSYS i samarbejde med ditmer. edagsorden bruges i nye mødefora Vores papirløse mødeløsning ditmer edagsorden har vundet stor udbredelse i kommuner og regioner, hvor mere end 50 byråd og alle regionsråd har droppet papirbunkerne på mødebordet til fordel for ipads. I den seneste tid er løsningen rykket længere ud i de kommunale og regionale organisationer, hvor også direktioner, chefgrupper og andre fora bruger ditmer edagsorden til møder. Nogle kommuner har flere hundrede brugere. og rykker ud over landegrænserne Det er ikke kun i Danmark, at ditmer edagsorden vinder indpas. Det seneste år er den papirløse mødeløsning nået ud over landegrænserne, hvor kommunerne Oslo, Lørenskog og Skedsmo i Norge, Tvøroyrar Kommuna på Færøerne og Grønlands Tjenestemandsforening har taget systemet i brug. Og flere er på vej, kan vi afsløre. I forlængelse af den stigende interesse har vi netop præsenteret systemet på en norsk messe.

04 TEMA Det har vi lært Digitaliseringsprojekter kan være både uforudsigelige, dyre og tidskrævende, hvis man ikke tænker sig om. Tre organisationer fortæller om, hvad de har lært af at udvikle henholdsvis et digitalt blanketsystem, en ipad-portal og en puljestyringsløsning. ERHVERVSSKOLER Højt beslutningsniveau er påkrævet POUL ERIK ANDERSEN Styregruppeformand Skolernes Digitale Blanket Flow Op mod 50 erhvervsskoler får i de kommende år tilbudt et digitalt blanketsystem, der digitaliserer stort set alle interne arbejdsgange inden for løn, regnskab og personaleadministration. Systemet er udviklet af fem erhvervsskoler i samarbejde med ditmer, og formanden for projektets styregruppe Poul Erik Andersen peger først og fremmest på en effektiv organisering som vejen til succes. Vi havde en engageret styregruppe med den rette viden og et højt beslutningsniveau, og det var en stor fordel. I et it-projekt af den her størrelse opstår der uundgåeligt problemer og uvisheder, og de skal tackles med det samme. Hvis vi ikke var enige i styregruppen, investerede vi tid i at finde et kompromis, så udviklerne kunne komme videre, siger styregruppeformand Poul Erik Andersen, der til daglig er økonomidirektør på erhvervsskolen Selandia. Direkte dialog med udviklere Blanketsystemet blev udviklet i 2012-13 under navnet Skolernes Digitale Blanket Flow, og de første erhvervsskoler gik i drift i april-maj 2013. Systemet blev udviklet på blot seks måneder, og processen var præget af en åben kommunikation mellem styregruppen og udviklerteamet. Styregruppen havde direkte dialog med de enkelte udviklere. Vi talte rent ud af posen over for udviklerteamet, hvis vi var utilfredse med noget eller havde nogle krav. Det skabte en effektiv proces. Samtidig var ditmers udviklere gode til at sige os imod eller komme med alternative forslag, hvis noget ikke var teknisk muligt. En direkte kommunikation er vigtig i et sådant projekt, siger Poul Erik Andersen. Hurtigere færdig med agil tilgang En anden anbefaling til organisationer, der står for at gennemføre større digitaliseringsprojekter, er at tænke agilt. Dette indebærer blandt andet, at fleksibilitet og forandringsparathed er i centrum, og at kunden er involveret aktivt gennem hele processen, hvilket kræver et stort engagement og kan opleves som besværligt. Den agile tilgang har betydet, at styregruppen har lagt en stor arbejdsindsats i løbet af projektet. Til gengæld blev vi hurtigere færdige, fordi vi fik afklaret usikkerheder om eksempelvis begrebsdefinitioner løbende, så udviklerteamet ikke arbejdede sig ud af en forkert tangent. Vi fik også en konkret værdiforøgelse i form af nogle innovationer, vi ellers ikke ville have fået, siger Poul Erik Andersen. Blanketsystemet er udviklet på basis af selvbetjeningsplatformen ditmerflex, der benyttes af bl.a. Sikkerhedsstyrelsen og kommunerne Vejle og Hjørring. Udviklingen af systemet er finansieret af Ministeriet for Børn og Undervisning med 6 mio. kroner i et samarbejde med Danske Erhvervsskoler Lederne. SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW Digitalt blanketsystem til erhvervsskoler udviklet sammen med ditmer. Baseret på selvbetjeningsplatformen ditmerflex. Effektiviserer arbejdsgange inden for løn, regnskab og personaleadministration. Født med 42 blanketter. Skolerne kan selv udvikle nye blanketter og arbejdsgange. Finansieret med 6 mio. kroner af Ministeriet for Børn og Undervisning.

05 HOME Forbered jer grundigt HANS HENRIK BUCHREITZ Analyseansvarlig home a/s Ejendomsmæglerkæden home a/s har lanceret ipad-løsningen iportal, der giver mæglerne hjælp til at prisfastsætte en bolig ude i marken sammen med kunden. Løsningen giver mæglerne adgang til en række salgs- og udbudsstatistikker og markedstrends. Udviklingsprocessen har givet home s projektleder, analyseansvarlig Hans Henrik Buchreitz, en række værdifulde erfaringer. Først og fremmest understreger han vigtigheden af en grundig forberedelse, før udviklerne går i gang med projektet. ipad-løsningen er et af vores største itprojekter i nyere tid, blandt andet på grund af en omfattende integration til vores øvrige systemer. Løsningen er blevet en succes, som mæglerne har taget godt imod. En af de vigtigste årsager til succesen er uden tvivl, at vi havde lavet en foranalyse, hvor vi blev klogere på mæglernes behov og fik deres inputs, før udviklerne gik i gang, siger Hans Henrik Buchreitz. Nye idéer undervejs Løsningen blev udviklet over 11 måneder sammen med ditmer i 2012, og projektet kom i mål til aftalt tid. Udviklingsprocessen skete i et tæt parløb mellem home og ditmers udviklere, der også havde direkte dialog med de øvrige leverandører på projektet. Den grundige forberedelse betød ikke, at der ikke kom nye idéer på banen undervejs. Det er vigtigt ikke at være for låst i løbet af udviklingsprocessen. Der skal være en åbenhed over for nye muligheder, som kan kvalificere løsningen. Gennem dialogen med udviklerne i løbet af projektet fik vi mange nye idéer, som i dag er implementeret i ipadløsningen. En høj fleksibilitet kræver dog, at der kan træffes beslutninger hurtigt, og her har jeg haft mandat til at skære igennem, siger Hans Henrik Buchreitz. Design tidligt på banen En anden lærerig erfaring var, at det gav stor værdi at få de første visualiseringer af home s indledende tanker på banen meget tidligt i processen. Ditmers første designoplæg blev præsenteret for home, før arkitektur og indhold af de enkelte undersider var fastlagt. Det er lettere sammen at forholde sig til noget visuelt end til Excel-ark og Worddokumenter. Man kan med det samme se, om noget virker eller ikke virker. Dermed får man både en højere kvalitet i den færdige løsning og en mere effektiv proces. Vi vidste, at vi var på rette vej, da nogle mæglere klappede spontant af designoplæget i starten af projektet, siger Hans Henrik Buchreitz. Hårde deadlines Hans Henrik Buchreitz lægger dog ikke skjul på, at der også var udfordringer i løbet af udviklingsprocessen. Vi havde sat os hårde deadlines for projektet, så der var stort pres både hos os og udviklerne for at blive færdige til tiden. Heldigvis var der en fælles interesse i at få skabt en løsning, der virkelig kunne flytte noget hos mæglerne, så der blev lagt nogle timer, når tingene spidsede til. En anden gang vil vi nok lægge en buffer ind sidst i tidsplanen, siger Hans Henrik Buchreitz. IPAD LØSNING FOR HOME Giver mæglerne adgang til salgsog udbudsstatistikker, markedstrends, dokumenter, forretningspræsentationer og boligvideoer. Giver mæglerne hjælp til at prisfastsætte en bolig sammen med kunden ude i marken. Integrerer med home a/s øvrige systemer og kan bruges både offline og online. Udviklet i samarbejde med ditmer i 2012. Sammen med home har ditmer også udviklet blandt andet CRM-systemet home Portal og en iphone-app til mæglerne.

06 PULJESTYRING I AARHUS KOMMUNE Løsningen samler alle arbejdsgange omkring administrationen af fem kulturpuljer med en samlet ramme på 11,5 mio. kroner. Gør det muligt at søge om støtte direkte på kommunens hjemmeside. Systemet kan individuelt tilpasses forskellige ansøgningstyper. Kulturforvaltningen modtager op mod 1.000 ansøgninger årligt, som tidligere skulle indsendes i op til 7 eksemplarer og kunne fylde 50 sider med bilag. Udviklet af ditmer sammen med Kulturforvaltningen i 2012-13. Ansøgerne logger på med NemID. AARHUS KOMMUNE Man skal tænke ud af boksen ULLA SCHARLING Projektleder Kulturforvaltningen, Aarhus Kommune I Aarhus Kommune er det slut med at udfylde, printe og sende ansøgninger, når man vil søge om støtte til kulturudvikling og kulturelle arrangementer. En onlineløsning udviklet sammen med ditmer samler alle aktiviteter omkring ansøgningsprocessen og gør det muligt for private, foreninger og institutioner at søge om støtte i fem kulturpuljer direkte på kommunens website. Udviklingsprocessen har lært kommunens projektleder Ulla Scharling, at det er vigtigt at tænke ud af boksen, når det handler om digitalisering. En digitaliseringsløsning skal ikke bare overføre de nuværende aktiviteter fra papir til portal. Så udnytter man slet ikke de digitale muligheder. Derfor er det vigtigt, at man tidligt i processen stiller spørgsmål til sin hidtidige praksis og bliver klogere på, hvorfor man gør, som man gør. Derefter skal man tænke ud af boksen og få en masse idéer på banen til den digitale løsning, siger Ulla Scharling. Forarbejdet er det halve Udover at spare ansøgerne for tid og penge på udskrivning og forsendelse af ansøgninger har forvaltningen sparet en masse praktisk arbejde omkring administrationen af de op mod 1.000 årlige ansøgninger. Det har givet en hurtigere sagsbehandling og hurtigere svar til ansøgerne. En vigtig årsag til succesen har været et grundigt forarbejde. Forarbejdet er det halve af sådan et projekt. Før udviklingen af løsningen gik i gang, brugte vi meget tid på at diskutere og udfordre alt fra ansøgernes behov til vores interne arbejdsgange omkring puljerne. I den indledende fase lagde vi stor vægt på ikke at lade os begrænse af vaner, økonomi, tekniske forhold og eksisterende it-systemer, men prøvede at stile efter den optimale løsning. Ditmers bidrag i den proces var deres viden og erfaringer fra eksempelvis andre projekter og løsninger. Alle parters bidrag har været væsentlige og vigtige, og det store forarbejde tror jeg har været en vigtig årsag til, at projektet er lykkedes så godt, og at blandt andet ansøgerne har taget så godt mod løsningen, siger Ulla Scharling. Involvér organisationen Hun peger også på nødvendigheden af at involvere organisationen i arbejdet og at forberede de berørte sagsbehandlere på, at der kommer en forandring. Selv det mest grundige forarbejde hindrer dog ikke overraskelser, når løsningen går i drift. Det er umuligt at forudsige, hvordan mennesker handler, når noget går fra at være papirbaseret til at ske digitalt. Stiller de for eksempel nye krav, eller får de andre forventninger? Selv om jeg synes, at vi havde gjort os umage med forarbejdet, viste det sig hurtigt efter idriftsættelsen, at der var opsætninger og handlinger, som skulle genovervejes. Derudover er det en vigtig erkendelse for mig, at en digitaliseringsløsning aldrig bliver færdig, fordi verden hele tiden flytter sig, siger Ulla Scharling. Løsningen bruges til at administrere fem kommunale puljer med en samlet ramme på 11,5 mio. kroner. Den tilgås af både sagsbehandlere, ansøgere og de eksterne konsulenter, der skal vurdere visse af ansøgningerne. I den nærmeste fremtid forventes løsningen at blive integreret med kommunens økonomistyringssystem.

07 Hvad har vi så selv lært? Kasper, Morten og Heine fra ditmer fortæller, hvad de selv har lært af projekterne på de foregående sider. AARHUS KOMMUNE PULJESTYRING MORTEN LYHR En engageret projektleder med en stor faglig viden hos kunden er guld værd. Hvis det er en løsning til sagsbehandlere, kan det eksempelvis være en stor fordel, hvis projektlederen har en baggrund som sagsbehandler. Som udviklere skal vi have ja-hatten på og gå så langt som muligt for at gøre kundens ønsker mulige. Men vi skal melde klart ud, hvis noget ikke er hensigtsmæssigt eller teknisk muligt, og komme med alternative forslag. Jeg har også lært, at man ikke skal antage, at der ingen overraskelser kommer. For det gør der altid. Det vigtige er at handle hurtigt og gøre det rigtige, når overraskelserne opstår. Kontakt Morten på mly@ditmer.dk for at høre mere HOME iportal HEINE SKOV KRISTENSEN SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW KASPER IBSEN HANSEN Det giver klart de bedste resultater, hvis der er en høj involveringsgrad og stor commitment fra kundens side. Jo tættere udviklingsteamet er på kunden, jo mindre risiko er der for fejl, misforståelser og forsinkelser. Som udviklere er det vigtigt, at vi får skabt et tillidsfuldt forhold til kunden, især hvis man ikke har arbejdet sammen før. Det gør det lettere at stille de kritiske spørgsmål, som i sidste ende baner vej for en bedre løsning. Det er også vigtigt, at vi taler om spilleregler i samarbejdet, selvom man arbejder med en agil tilgang. Eksempelvis om hvornår vi lukker ting af, så vi kan komme videre. Et digitaliseringsprojekt kører sjældent snorlige. Derfor er det en stor fordel, hvis projektlederen hos kunden har mandat til at træffe beslutninger hurtigt, så vi kan komme videre, hvis der opstår noget uforudset. Hvis der er flere leverandører inde over et projekt, for eksempel ved større integrationer, giver det også en langt mere effektiv proces, hvis vi kan tale direkte sammen, og det ikke skal gå igennem kunden. Mere konkret har jeg lært, at der skal arbejdes hårdt for at få ting til at se lækre ud på en ipad. Det er absolut ikke så let, som det ser ud til. Kontakt Heine på hsk@ditmer.dk for at høre mere Kontakt Kasper på kih@ditmer.dk for at høre mere

08 Når papiret forsvinder Hvad betyder det for møder i det offentlige, at papirbunkerne på mødebordet erstattes med ipads og mødeløsningen ditmer edagsorden? Vi har spurgt en mødedeltager, en dagsordenansvarlig og en mødeekspert. MØDEDELTAGEREN Ikke flere indkøbsnet med papir NAIMA SIMRING Regionsrådsmedlem i Region Sjælland og byrådsmedlem i Solrød Kommune (V). Har anvendt ditmer edagsorden til møder siden foråret 2011. I gamle dage var jeg tit ved at drukne, når jeg tømte min postkasse, fordi den var fyldt til randen med kuverter med tykke bilag til byrådsmøder og regionrådsmøder. Jeg slæbte også tunge indkøbsnet med papirer til og fra møderne. I dag slæber jeg kun min ipad, og det er virkelig en lettelse. Samtidig er ditmer edagsorden meget nemt at bruge, selv for en ældre dame som mig. Det er hurtigt at finde de rigtige dagsordenspunkter, bilag og referater, og jeg sparer en del tid, fordi jeg ikke længere skal sidde og rode i store bunker af papirer, når jeg skal finde noget. Det er også en fordel, at man kan lave noter og markere punkter i dagsordner og bilag, hvis man skal huske at sige noget til mødet. Jeg var noget skeptisk i starten, men der faldt hurtigt en sten fra mit hjerte, da jeg prøvede systemet første gang. Det er meget brugervenligt og velfungerende. Jeg beder dog stadig om at få rapporter på over 50 sider og budgetforslag på print. De helt store dokumenter kan jeg bedre overskue, når jeg har dem på papir. Jeg deltager gennemsnitligt i to møder om ugen, hvor jeg bruger ditmer edagsorden, og der har aldrig været problemer undtagen lidt begyndervanskeligheder i Solrød, hvor vi ikke kunne gå på det trådløse net fra rådhuset. Det eneste problem er faktisk, at ipad en fylder så meget i min dametaske, at der ikke kan være andet. Hvad er ditmer edagsorden? Ditmer edagsorden er en digital mødeløsning, der erstatter papirdagsordner med elektroniske dagsordner. Mødedeltagerne kan læse dagsordner og bilag på ipad eller web, indsætte noter og dele kommentarer med andre, uanset hvor de er. Over 50 kommuner, alle regioner og mere end 30 organisationer og private virksomheder benytter ditmer edagsorden til møder. Bruges både på det politiske niveau i udvalg, by- og regionsråd samt på administrativt niveau i direktionen og andre mødefora.

09 BIRGIT SØGAARD Sekretariatschef i Esbjerg Kommune. Kommunen bruger ditmer edagsorden til møder i byråd, udvalg, direktion, nævn, chefgrupper m.fl. EVA BJERRUM Forsknings- og innovationschef på Alexandra Instituttet. Har forsket og rådgivet om mødeafholdelse og -adfærd i over ti år. DEN DAGSORDENANSVARLIGE Mindre stress hos medarbejderne I Byrådssekretariatet er der kommet mere ro på at producere dagsordner og ikke mindst håndtere bilag, efter at vi er gået over til ditmer edagsorden. Medarbejderne nyder at slippe for den stressende proces omkring produktion af dagsordner samt samling og nummering af en masse bilag, som skal til trykkeriet og efterfølgende retur for at blive samlet, kuverteret og sendt. Med økonomiudvalgsmøde hver mandag og byrådsmøde to mandage om måneden er vi konstant oppe mod tidsfrister, fordi vi gerne vil have sendt dagsordner ud et par dage før weekenden. Det var vanskeligt tidligere, ikke mindst på grund af de mange bilag. I dag sender vi materialet ud med tryk på en knap, og det er en enorm lettelse. Vi behøver ikke længere være nervøse for forsinkelser hos Post Danmark, tage højde for hvornår trykkeriet lukker, eller at materialet ikke kan være i byrådsmedlemmernes fysiske postkasser. Det er også lettere at sende en tillægsdagsorden ud. MØDEEKSPERTEN Større opmærksomhed om indholdet Den største fordel ved at bruge ipads til møder er, at deltagerne får langt større opmærksomhed omkring indholdet af møderne. Det skyldes, at man ikke skal bruge flere minutter af hver debat på at koncentrere sig om at bladre frem til det punkt i bilagsstakken, som der refereres til, men kan finde det på få sekunder på sin ipad. Dermed er det lettere at deltage aktivt i dialogen og at forholde sig til sagerne, hvilket i sidste ende kan være med til at skabe mere kvalificerede beslutninger. En af de største trusler mod produktive møder i dag er netop mangel på opmærksomhed fra deltagernes side, og det er godt set af kommuner og regioner at bruge teknologien til at skabe et bedre overblik over sagsmængden for politikerne. Deltagernes forberedelse bliver også mere fleksibel, fordi man kan logge på sin ipad, uanset hvor man er i verden, ligesom arbejdsmængden for de dagsordensansvarlige lettes. Begge dele er i tråd med den effektiviseringsbølge, der ruller ind over det offentlige Danmark. Vi har i dag over 300 aktive brugere af systemet, og tilbagemeldingerne har været positive over hele linjen. Vores ambition er at anvende systemet til endnu flere møder, hvor det er relevant at slippe for papirdagsordner. I år forsøger vi at køre budgetprocessen via ditmer edagsorden, og det første møde, hvor direktionen drøftede budgettet, gik fint. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at ipads ikke er et mirakelmiddel. Det vigtigste er stadig substansen af møderne. Eksempelvis tror jeg ikke, at brugen af ipads i byrådene i sig selv vil få flere unge til at gå ind i kommunalpolitik, fordi den store arbejdsmængde stadig er det væsentligste problem for mange. Den største udfordring ved systemet er, at det netop er så let at sende mange bilag med ud til en dagsorden. Det må ikke blive en sovepude. Fra sekretariatets side skal vi stadig tage ansvar for, at mødedeltagerne kan træffe en kvalificeret beslutning på basis af dagsorden og de bilag, der er relevante og ikke flere! Mange kommuner kan også være bedre til at tænke i, hvilke medier der understøtter hvilke møder. Eksempelvis har jeg været til mange kommunale møder, som ender med en masse post it-sedler på en tavle, hvorefter tavlen skal fotograferes, og indholdet skrives over i et dokument. Hvorfor ikke bruge et fælles, overbliksskabende værktøj til sådanne møder? ditmer edagsorden i tal Hver dag afholdes der gennemsnitligt mere end 100 møder med ditmer edagsorden. Siden lanceringen er der afholdt over 25.000 møder og publiceret godt 95.000 kommentarer i sagsfremstillinger og bilag Omkring 1.500 danske politikere forbereder sig med ditmer edagsorden som det primære værktøj. Køge Kommune har opgjort, at papirløse møder sparer kommunen for 325.000 ark papir årligt, hvilket svarer til 13 træer. Vil du vide mere? Anders Juul ditmer a/s anj@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 71

10 Den svære implementering Det er svært at sige noget generelt om implementeringer og it-projekter. Alligevel vover vi pelsen og forsøger her at byde ind med et par pointer fra vores erfaringer med implementeringsprocesser. I ditmer har vi siden 2000 arbejdet sammen med en lang række organisationer om implementering af it-projekter. Ud fra vores erfaringer har vi prøvet at uddrage et par pointer, som forhåbentlig kan give inspiration til andre organisationer, som står for at skulle implementere digitaliseringsløsninger. Pointerne skal naturligvis læses i lyset af den lokale kontekst, de tænkes anvendt i. Der vil være situationer, hvor det er nyttigt at gøre det modsatte af, hvad vi skriver nedenfor. Ingen havde lovet, at itprojekter var en nem disciplin Vil du vide mere? Johan Bitsch Nielsen ditmer a/s jbn@ditmer.dk / Telefon: 87 34 44 67 Lad konteksten vinde Mange klassiske tilgange til implementeringer og projekter beskæftiger sig med at skabe standardisering og ensretning på tværs eller bruge generaliserede best practices. Vores erfaring er imidlertid, at der er større sandsynlighed for succes ved at tage afsæt i den konkrete situation, man lokalt står i, og de afdelinger, kontorer eller teams, hvor løsningen implementeres. Der kan være overraskende stor forskel på, hvad man går op i, hvilke kompetencer der bydes ind med, hvad der fungerer, og hvad der giver mening forskellige steder i en organisation. De processer og tiltag, som har skabt store effekter i den ene situation, kan være direkte skadelige i den næste. Derfor er det vigtigt at holde antennerne ude, bruge intuitionen og byde nye erkendelser undervejs velkomne som noget værdifuldt, snarere end som et problem eller en forstyrrelse. Vær sprogbevidst Den sproglige italesættelse af et projekt har stor betydning for, hvilke muligheder og begrænsninger, deltagerne oplever og skaber. Ord som effektivisering, workshop eller Lean kan skabe vidt forskellige billeder og associationer, som kan være alt fra hensigtsmæssige til destruktive. I stedet for at antage at alle har samme forståelse af sproget som én selv, kan det være en fordel at være opmærksom på, hvad både ens eget og andres sprogbrug og ordvalg sætter i gang og holder nede. Det giver mulighed for at arbejde med sprogbruget som en ressource til at hjælpe de ønskede forandringer på vej.

11 Undgå unødige forstyrrelser At man som deltager i møder og workshops kan lade sig forstyrre af smartphones, e-mails eller andre medier frem for at være nærværende i den fælles aktivitet, kan være en udfordring i implementeringssammenhæng. I nogle organisationer har man stærke kulturer eller adfærdskodekser for den slags, mens det mange steder er op til den enkelte. Involvér, involvér, involvér Administrativ software skaber først værdi, når den bruges nyttigt af mennesker i eller omkring en organisation. Erfarne it-projektmennesker ved, at involvering af de rette mennesker er alfa og omega for at få projektet til at give resultater. Det giver dem større ejerskab for projektet, ligesom de kan bidrage med værdifuld eller nogle gange helt nødvendig viden til projektet. Som konsulenter møder vi i implementeringssammenhænge digitale medier som noget, der muliggør hurtige afklaringer og nye smarte måder at arbejde sammen på. Men i et fællesskab kan uhensigtsmæssig brug af dem også være en trussel mod de fælles aktiviteter. Der findes næppe noget standardkodeks for brug af smartphones, som passer til alle sammenhænge, men det er ofte værd at være bevidst om, hvordan de bruges og om nødvendigt lave forventningsafstemning om brugen. Det kan opleves som besværligt og forstyrrende at få involveret flere mennesker i et projektforløb, men det er vores erfaring, at bøvlet er en nyttig investering i fremtidige resultater. Hvis ikke man tager det besværlige arbejde i projektforløbet, står man bare med et måske endnu større besvær, når løsningen skal bruges. Men det kan være vanskeligt at få involveret og engageret deltagerne i et digitaliseringsprojekt. Brugerne kan være kolleger i afdelinger, som har travlt med andre opgaver, eller som ikke har fokus på projektet. Vi ser det som en stor formidlingsopgave at opnå en bred deltagelse, og en isoleret mødeindkaldelse eller tvang gør det sjældent alene. Der skal ofte andre midler til. Måske er det godt at lytte til dem, du vil have med på vognen over en kop kaffe, frem for at instruere dem. Find ud af, hvad der optager dem. Spørg, hvad der skal til for at få dem involveret. Eller eksperimentér med kreative mødeformer, som appellerer til målgruppen. Et lille implementeringseksperiment I arbejdet med involvering af organisationen ved it-implementeringer har vi i ditmer nogle gange eksperimenteret med at præsentere en gavemetafor for superbrugerne. De får konkret en lille gave på et indledende møde og inviteres til at betragte implementeringen som en gave, de skal give til resten af organisationen. Det kan rejse spørgsmål som f.eks. hvad betyder det at give en gave? Hvad betyder det, hvis gaven er et it-system og modtageren en organisation/kollegerne? Hvordan skal den pakkes ind? Hvordan skal den pakkes ud? Hvad skal der til, for at modtagerne bliver glade for gaven? En sådan øvelse kan hjælpe med at sætte fokus på de aspekter af implementeringen, som ikke kan løses i planer og regneark.

Digitaliseringshus med mennesket i centrum I ditmer er vi knap 50 ildsjæle, der brænder for at udvikle digitaliseringsløsninger. Vi lægger stor vægt på at involvere brugerne og sætte mennesket i centrum, fordi det skaber de bedste resultater. Vi har mere end ti års erfaring med at drive agile it-projekter, der understøtter udviklingen af kommuner, regioner, statslige organisationer og private virksomheder. Målet er, at mennesker i fællesskab får arbejdsgange og teknologi til at smelte sammen i nye former, som er smartere og mere effektive end de hidtidige. Lyder det højpandet? Så tilføjer vi gerne, at vi til daglig arbejder med alt fra strategi, business cases og projektledelse til design, udvikling, implementering, uddannelse, drift og support på kontoret i Aarhus. Og at vi gerne tager en snak om dine digitale udfordringer. Så kig forbi. Et udpluk af løsninger Fulde navn Udfyld dit fulde navn Adresse Udfyld din adresse CPR nummer Udfyld dit CPR nummer Jens Jensen Spurvevangen 123, 1234 Fugleby 123456-6789 Indsend din ansøgning og gå til betaling ditmer edagsorden ditmer edagsorden er en digital mødeløsning, der erstatter papirdagsordner med elektroniske dagsordner. Mødedeltagerne kan læse dagsordner og bilag på ipad eller web, indsætte noter og dele kommentarer med andre, uanset hvor man er. Agenda Management Agenda Management er et dagsordensproduktionssystem, der understøtter alle arbejdsgange med produktion og publicering af dagsordner og referater. Systemet integrerer med myndighedens ESDHsystem. ditmerflex ditmerflex er en fleksibel selvbetjeningsplatform, som kan skræddersys til individuelle behov, systemer, integrationer og arbejdsgange. Platformen bruges til både digitalisering af interne arbejdsgange og selvbetjeningsløsninger for borgere. EduAdm ditmer EduAdm er en elevadministrationsløsning, som automatiserer arbejdsgange inden for administration af elever fra erhvervsuddannelserne i eksempelvis en forvaltning. Løsningen består af en administrationsdel og en portal til eleverne. ditmer Puljestyring ditmer Puljestyring samler alle handlinger omkring administrationen af puljer, legater og fonde. Løsningen gør det muligt at styre økonomien og kommunikere med ansøgere og eksterne konsulenter i én central løsning. ESDH Vi implementerer og integrerer ESDHløsninger og laver arkiveringer til eksempelvis Statens Arkiver. For Brugerklubben SBSYS udvikler vi ESDH-systemet SBSYS, som i dag bruges af blandt andet 17 kommuner og Region Midtjylland. ditmer a/s Søren Frichs Vej 44D DK-8230 Åbyhøj +45 87 34 44 54 www.ditmer.dk