Referat af bestyrelsesmøde 14/6-16 Emne: Bestyrelsesmøde Formål med mødet: Opfølgninger Mødeleder: Jon Rønsholt Referent: Joy Irgens Dato: 14/6 2016 Varighed: 3 timer 35 min. Klassifikation: Eksternt Tilstedeværende: Jon Rønsholt (JR), Gitte Steenholdt (GS), Joy Irgens (JI), Kim Sønderby (KS), Ole Jepsen (OJ), Inge-Lise Lykkegaard (IL), Carsten Petersen (CP), Lise-Lotte Jønsson (LJ) Fraværende: Dagsorden: 1. Velkomst 2. Opsamling på Familiedagen 3. Status på indgangspartier, klimaskærm og videre forløb 4. Status og opfølgning på emner til Afdelingsmøde 5. Opfølgning på stående opgaver i Afd. Badeværelse, E-cykelrum, Borde/bænke o.lign. 6. Nygårdsnyt indslag til bladet 7. Aflønning af bestyrelsesmedlemmer 8. Mandagsåbent vagtplan og fastsættelse af udd. hertil 9. Ferielukket-skilt 10. Sommerspisning 11.Eventuelt Dagsordenspunkt: Konklusion: Ansvarlig: Deadline: Ad. 1 Velkomst JR byder velkommen JR gennemgår kort dagsordenen for aftenen. JR Side 1 af 6
Ad. 2 Opsamling på Familiedagen JR melder om positiv holdning til forløbet af dagen. Forslag til nye ideer til næste år: - Mere administration ved hoppeborge (opdeling af børn i grupper ex. ved nummersystem) - Evt. tidligere på dagen - Planlægning af før på måneden, så folk har penge - Planlægning med Byggeren - Bedre skiltning omkring ingen mad/drikke mens man er på Hoppeborge i forhold til almen sikkerhed (kvælning) - Musik skal være højere ny løsning? - GS kender evt. nogle unge gutter der kan komme og spille - Plads i telte til bord/bænke så folk kan sidde i skygge - Aktivitet: porcelænskast, fodboldmål, skattejagt, andedam til børn (køb af lille badebassin) - Priser bør måske sættes lidt ned Evt. krav på næste Afdelingsmøde, at der skal være tilmeldte for at kunne afholde det Loppeboder: - Blandede meldinger - Lidt misforståelse omkring størrelse, borde mv. Økonomi: - Vi mangler stadig fakturaer fra Loxam og pølsevogn - Salg for 4.055 kr. Ad. 3 Status på indgangspartier, klimaskærm og videre forløb TLF har bedt om et møde hurtigst muligt omkring opfølgning m. Nova5 Helst d. 28/6 fra kl. 16.30 Vi skal beslutte om os, hvad der skal ske, så det kommer med til Afdelingsmødet Mad skal der bestilles billigt smørbrød, frikadeller og kartoffelsalat? Side 2 af 6
Ad. 4 Status og opfølgning på emner til Afdelingsmødet Emner til Afdelingsmødet: Nyt cykelrums system/regler (GS + JR) Træfældningsplan 2017 (Kim + gartner) Opfriskning af selskabslokaler (borde/stole/maling/linoleumsgulv) (OJ + JR) Beboerinfo på TV fra Kabel TV (JR) Regler omkring leje af selskabslokaler for tidligt? (GS) Foreningsvedtægter (OJ + CP) Vasketøjsopsamlingskurve (GS) P-plads Nykær (lukket indhegning) ny belægning + ny skiltning omkring beboerparkering (Kim til have tilbud + KS/JR mht. tekst) Mulighed for p-plads i forlængelse af eksisterende foran Højkær-højhus (reserveret) kontakt til kommune? (JR + TLF) - Husk begrundelse GS laver udkast til regler omkring vaskekurve til Afd.møde JR + TLF undersøger dette Nedgravet affaldsøer (Kim + KS/JR/IL) - JR skal snart til noget møde. Godt at være forberedt på dette - Tænk fremtidige investeringer i forhold til eksisterende affaldsskakter - Fremlæg økonomi omkring rengøring kontra alternativ investering Fuglegener: - Støj, sviner mv. (få fat i kommunen) Klimaskærm AFVENTER TIL EFTER MØDE MED NOVA5 ULTIMO JUNI Generel bedre belysning på bebyggelsens område (Kim + KS/JR) Skraldespande til afdelingen (4 stk. årligt over 3 år) (JR+ KS) Hundetoiletter (standere mv. hundeposer til høm-hømmere) (GS) GS arbejder videre med det Side 3 af 6
Ad. 5 Opfølgning på stående opgaver i Afd. Badeværelse, E- cykelrum, Borde/bænke o lign. Udskydes til næste gang Ad. 6 Nygårdsnyt indslag til bladet Artikel - Brug af dørtelefonanlæg, døre GS: folk opholder sig stadig på lofter/trappeafsatser - sviner og urinere mv. JR: Familiedag JOI: udkast til opslag GS: udkast til trappesats Deadline = HURTIGST MULIGT Ad. 7 Aflønning af bestyrelsesmedle mmer JR informerede om at ORG.best. har vedtaget aflønning af organisationsbestyrelsen, samt at man vil investere i IPads som arbejdsplatform. JR gennemgår regler fra Domea s hjemmeside om Afd. Best. Muligheder for økonomisk kompensation forskellige løsninger (fast ordning eller faktiske udgifter) Det besluttes herved at: Faktiske udgifter dækkes vi kvitteringer for: - GS - OJ - IL Fast årlig godtgørelse: Telefonsamtaler og internetforbrug godtgøres med maksimalt 2.300 kr. pr. år. - Udgifter til kontorhold fx kontorartikler, porto og møder godtgøres med maksimalt 1.400 kr. pr. år. - JR - JI Side 4 af 6
Ad. 8 Mandagsåbent vagtplan og fastsættelse af udd. hertil Mandag d. 27/6-2016: - JI, IL, (GS), (JR), (CP) - Oplæring OJ Mandag d. 1/8-2016 - CP, IL, (JI), (JR) Mandag d. 29/8-2016: - CP, JI, (JR) Ad. 9 Ferielukket skilt JR har lavet sommerlukket skilt JR Ad. 10 Sommerspisning ved arb. weekend Forslag om grill om aftenen kontra på restaurant - Beslutning om grill Lørdag eller søndag d. 27/8-28/8 2016 Ad. 11 Eventuelt Skriv/opfordring til Byggeren til parkeringsregler til forældre Opfølgning på husnumre, store/små skraldespande hvor langt er vi nået mv.? Gennemgang DV-plan 2017 gemmes til møde med TLF - Spørgsmål: budget sten Kim sagde kto 116 taget derfra eller fra renoveringsbudget? - Beregning af forslag + 10% Hvem er på genvalg til Afdelingsmøde? - Rygter om frafald af GS, IL, JR, evt. JI men intet ligger fast! AFDELINGSMØDE TORSDAG D. 29. SEPTEMBER 2016 PÅ KILDEN - Hvad er indkaldelsesfrister/forslag fra beboer mv.? - Indkaldelse skal ske senest d. 1. september 2016 Side 5 af 6
Næste bestyrelsesmøde: (INDKALDELSE KUN EFTER BEHOV) - Lørdag d. 27/8 kl. 9-10 Arbejdsweekend til forberedelse af Afdelingsmøde: - D. 27/8 kl. 10-28/8 Mødet blev hævet Kl.: 22.05 Side 6 af 6