Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 15. november 2016 Referat af Ordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid torsdag den 3. november 2016 kl. 16.30 Sted Afdeling Lundebjergs lokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Ingelise Buczio og Sven Levitin Repræsentantskabsmedlemmer Thomas Larsen, Anne Grethe Guldfeldt, Frederik Gylstorff, Jette Bork, René Hansen og Yvonne Ahlgren Administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Allan Bogholdt og Per Mortensen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referater fra det kombinerede bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde 12. april 2016 3. Orientering om vedtægtsændringer for almene boligorganisationer 4. Revisionsprotokollat 5. Optagne lån i perioden 12. april - 3. november 2016 6. Fremtidig anvendelse af børneinstitutionens areal 7. Indkomne forslag 8. Budget 2017 a. Boligorganisationen Lundebjerggård b. Lundebjerg c. Ravnsletlund 9. Renoveringsarbejder a. Udskiftning af faldstammer, brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg b. Ejendomskontor i afdeling Lundebjerg 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg er Mogens Kjeldstrøm Pedersen og Ingelise Buczio samt suppleanterne Jette Bork og Frederik Gylstorff 11. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 12. Fastsættelse af dato for næste møde 13. Eventuelt. 574
ad 1 - Valg af dirigent Claus Sieben Hansen blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde 12. april 2016 Referatet blev godkendt. ad 3 - Orientering om vedtægtsændringer for almene boligorganisationer Administration orienterede om Udlændinge-, integrations- og Boligministeriets ændringer i normalvedtægterne af den 16. juni 2016. De væsentligste ændringer angår anvendelse af digitale værktøjer vedrørende udsendelse af indkaldelse, materiale og referater samt anvendelse af digitale værktøjer som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Endvidere er der mindre ændringer omkring den øverste myndigheds kompetence, en præcisering af tegningsretten ligesom reglerne om udlevering af råderetskatalog er forenklet. De reviderede vedtægter gennemgås på det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i foråret 2017. Det blev drøftet, om repræsentantskabsmedlemmerne skal tilbydes en tablet, hvorpå materialet til møderne kan læses. Administrationen oplyste, at organisationen skal bære udgiften til tablets og foreslog, at medlemmerne skal tilkendegive, om de har behov for en tablet til brug ved møderne. ad 4 - Revisionsprotokollat Der var ingen indførsel. ad 5 - Optagne lån i perioden 12. april - 3. november 2016 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 6 - Fremtidig anvendelse af børneinstitutionens areal Administrationen har oplyst til Ballerup Kommune, at organisationsbestyrelsen ønsker at opføre ældreegnede boliger på børneinstitutionens areal, men Ballerup Kommune mener, at der pt. er et større behov for flere familieboliger. Administrationen foreslog derfor, at der opføres 10 familieboliger i 1½ plan og 5 ældreegnede boliger i 1 plan. Herudover opføres mulighed for parkering ved hver nyopført bolig samt en udvidelse af parkeringspladsen ved nr. 49. Ballerup Kommune har tilkendegivet, at de har afsat midler til at støtte projektet. Der kræves dog en ændring af lokalplanen, idet arealet ikke er udlagt til beboelse. Det blev besluttet, at Årstidernes arkitekter skal udarbejde et nyt skitseforslag til bestyrelsens godkendelse. Parallelt med myndighedsbehandlingen udarbejdes forslag til en ændring af lokalplanen. Administrationen foreslog, at den nuværende pensionistklub flyttes og lokalerne ombygges til ejendomskontor. Herved spares de ca. 3,5 mio.kr., som det vil koste at opføre et nyt ejendomskontor. Under den efterfølgende drøftelse gjorde bestyrelsen det klart, at de ikke ønsker, at pensionistklubben flyttes til andre lokaler, hverken i afdelingen eller andre steder i Skovlunde. Administrationen tog til efterretning, at organisationsbestyrelsen ikke ønsker at anvende pensionistklubbens lokaler til ejendomskontor, men ønsker at der opføres en ny bygning til ca. 3.5 mio.kr. 575
ad 8 - Indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 9 - Budget 2017 a. Boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2017 blev gennemgået. Administrationens administrationsbidrag for Boligorganisationen Lundebjerggård fastsat til 3.695 kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2017 for afdelingerne udgør 4.657 kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Budgettet blev godkendt. b. Lundebjerg Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2017 på 321.000 kr. svarende til 1,2% for familieboliger og erhverv og 1,0% for ældreegnede boliger. Dette medfører en gennemsnitsleje på 669 kr. pr. m² pr. år for familieboliger + 71 kr. pr. m 2 pr. år vedrørende facaderenoveringen og 890 kr. pr. m 2 pr. år for ældreegnede boliger. Budgettet blev godkendt for afdeling Lundebjerg. c. Ravnsletlund Budget 2016 anviser en fastholdelse af lejen pr. 1. januar 2017 med en gennemsnitsleje på 995 kr. pr. m² pr. år. Budgettet blev godkendt for afdeling Ravnsletlund. ad 10 - Renoveringsarbejder a. Udskiftning af faldstammer, brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg Administrationen orienterede om det netop afholdte bygherremøde, hvor det blev oplyst, at håndværkerudgifterne holder budgettet. Genhusningsudgifterne er derimod blevet dyrere end forventet, idet lejlighederne ofte afleveres i ikke-rengjort stand. Endvidere har det vist sig, at møblementerne slides mere end forventet. Administrationen har bedt entreprenøren om at udarbejde en opgørelse over de parkeringspladser, som bruges til byggepladsen, så beboerne, der betaler leje for disse parkeringspladser kan få refunderet deres betaling for pladserne i den periode, hvor disse ikke kan anvendes. Der var stor ros til ejendomsmesteren, som yder et meget stort arbejde med logistikken vedrørende renoveringen. ad 11 - Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg er Mogens Kjeldstrøm Pedersen og Ingelise Buczio samt suppleanterne Jette Bork og Frederik Gylstorff Mogens Kjeldstrøm Pedersen blev genvalgt som formand. Ingelise Buczio blev genvalgt som bestyrelsesmedlem. Jette Bork og Frederik Gylstorff blev genvalgt som suppleanter. Organisationsbestyrelsen består herefter af: 576
Valgte medlemmer: Mogens Kjeldstrøm Pedersen, formand 2016-2018 Allan Bogholdt, næstformand 2015-2017 Ingelise Buczio 2016-2018 Sven Levitin 2015-2017 Udpeget medlem Per Mortensen indtil 31. december 2017 Jette Bork, 1. suppleant 2016-2017 Frederik Gylstorff, 2. suppleant 2016-2017 ad 11 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. b. Fra afdelingerne Der var ikke meddelelser fra afdelingerne. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde meldt afbud til mødet. d. Fra administrationen Administrationen oplyste, at der etableres yderligere fire parkeringspladser i afdeling Ravnsletlund i den tidligere skolegård og bad afdelingsbestyrelsen tage stilling til, hvordan pladserne skal anvendes. Afdeling Lundebjergs afdelingsbestyrelse har søgt og fået et boligsocialt tilskud fra Ballerup Kommune. Tilskuddet ydes kun, såfremt afdelingen yder det samme beløb til beboeraktiviteten, som skal afholdes i nærområdet. Regeringen er sammen med BL og KL blevet enige om at effektivisere den almene boligsektor for 1,5 mia. kr. frem mod 2020 for at beboerne kan få en lavere husleje. Dette kan blandt andet ske ved udvikling af nye værktøjer, samdrift af afdelinger eller andre metoder. Administrationen vil have fokus på sagen. Den 1. oktober indførte regeringen kontanthjælpsloftet med et loft over, hvor meget en kontanthjælpsmodtager maksimalt kan opnå i støtte fra det offentlige. Administrationen følger nøje, om det får konsekvenser for beboerne og er opmærksomme på, om det vil medføre problemer med huslejebetalingen. I den forbindelse vil der på Almenbos og på afdelingernes hjemmesider blive henvist til boligportaler, hvor der er mulighed for at søge om at bytte sin bolig til en billigere bolig. Den nye persondataforordning vil stille en række nye krav til den måde, hvorpå persondata bliver indsamlet og opbevaret. Disse nye krav skal være opfyldt senest den 25. maj 2018 og det skal kunne dokumenteres, at ændringerne efterleves. Blandt ændringerne i persondataforordningen er der tale om en væsentlig forhøjelse af bødeniveauet, såfremt persondatoforordningen overtrædes eller det ikke kan dokumenteres, at forordningen efterleves. Administrationen er i gang med at udarbejde en tilfredshedsundersøgelse, som vil blive omdelt til alle beboere. Det vil endvidere blive muligt at besvare spørgeskemaet på Almenbos hjemmeside. Det forventes, at resultatet af undersøgelsen ligger klar i begyndelsen af 2017. ad 12 - Fastsættelse af dato for næste møde 577
Næste møde blev aftalt til onsdag den 5. april 2017 kl. 17.00. ad 13 - Eventuelt Afdeling Lundebjergs formand bad om at få tilsendt en mail, når Almenbo modtager lejebeløb for beboerhuset. Mødet sluttede kl. 18.30. Digitalt underskrevet af Organisationsbestyrelsesformand Mogens Kjeldstrøm Pedersen Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe 578