KRAVSPECIFIKATION Medieovervågning 25. oktober 2016 Sagsnr. 2016-10992 Skabelon version 14. juni 2016
Kravspecifikation side 2/11 1. Indledning 1.1 Formål med opgaven, der udbydes Formålet med opgaven er at sikre 24-timers overvågning og levering af artikler og resuméer af artikler i de større dagblade i Danmark, de større regionale og lokale dagblade, udvalgte fagblade samt meningsgivende resuméer af relevante indslag i radio og TV primært DR, TV2 og Radio 24/7. Der ønskes herudover dækning af de vigtigste nyhedsbureauer samt mulighed for overvågning og analyser af sociale medier. 1.2 Baggrund for opgaven De Ordregivende Myndigheder har i en årrække samarbejdet om en fælles medieovervågning. Den fælles medieovervågning skal sikre overblik over den daglige medieomtale på tværs af organisationen. Samtidig skal hver styrelse og departementet have mulighed for tilkøb af individuelle løsninger. 1.3 Leverancens indhold og omfang 1. Daglig elektronisk medieovervågning for De Ordregivende Myndigheder 2. Optioner - Option A: mulighed for tilkøb af selvstændige udtræk baseret på individuelle lister med søgeord - Option B: Analyse på måneds-, kvartals- eller årsbasis af medieomtalen opgjort kvalitativt og/eller kvantitativt af den enkelte institutions sager - Option C: Overvågning af sociale medier - Option D: Mulighed for tilkøb af journalistisk bearbejdede artikler - Option E: Mulighed for modtagelse af ekstra mail med overvågning på udvalgte tidspunkter - Option F: Mulighed for tilkøb af ekstra brugere for den enkelte institution - Option G: Forlængelse Ad 1.: Daglig elektronisk medieovervågning for De Ordregivende Myndigheder Omfang og art De Ordregivende Myndigheder udbyder en 3-årig kontrakt på elektronisk medieovervågning. Kontraktperioden er 1. januar 2017 31. december 2019 med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder, jf. option G. Leverandørens tilbud på den daglige medieovervågning skal være baseret på en fast pris. Den tilbudte pris skal dække adgang til medieovervågning for 1.500 af De Ordregivende Myndigheders ca. 2.000 medarbejdere. Den daglige elektroniske medieovervågning skal omfatte nedenstående kildetyper, og skal umiddelbart kunne udvides med flere relevante kilder under hver type. De opremsede kilder er således kun eksempler: - Alle danske, landsdækkende dagblade samt regionale og lokale danske dagblade, herunder gratis omdelte dagblade som f.eks. MetroXpress.
Kravspecifikation side 3/11 - Ugeaviser. - Udvalgte fagblade som eksempelvis Altinget, Danske Kommuner, DJØFbladet, Journalisten, Magisterbladet, Mandag Morgen, Perspektiv, Ræson, Ugebrevet A4, ComputerWorld, Ingeniøren - Alle nyhedsprogrammer i landsdækkende TV og - radio samt alle nyhedsprogrammer på TV2 og DR s regionale TV- og radiostationer. - Væsentlige, faste TV- og radioprogrammer som: DR/21Søndag, Aftenshowet, Agenda, DR2 Dagen, DR2 Morgen, Deadline, Debatten, Detektor, Horisont, Kontant, Orientering (aften og søndag), P1 Business, P1 Debat, P1 Politisk debat, P1 (morgen, formiddag og eftermiddag), Radio 24/7, TV2 Go aften Danmark, Go morgen Danmark, Presselogen, Tirsdagsanalysen m.v. - Webmedier knyttet til de ovenfor nævnte dagblade, fagblade og ugeaviser samt de ovenfornævnte TV- og radiostationer samt selvstændige webmedier, herunder Altinget.dk, version2.dk, presswire.dk, Watch Medier (Energiwatch, Finanswatch, Mediawatch etc.), politiko.dk, avisen.dk m.v. - Nyhedsbureauerne Ritzau, Reuters og Bloomberg News. - Nye dagblade, ugeaviser, webmedier, TV- og radioprogrammer, som jævnligt må forventes at bringe artikler/indslag indenfor ministeriets område, skal løbende inkluderes i medieovervågningen, ligesom ministeriet løbende skal kunne tilføje eller fjerne medier fra overvågningen. Søgeprofiler, søgeord, omfang af overvågning Medierne overvåges elektronisk på baggrund af en række søgeprofiler ( kategorier ) og -strenge defineret af lister med søgeord defineret af De Ordregivende Myndigheder. De Ordregivende Myndigheder skal have mulighed for løbende at opdatere og justere søgeord og søgeprofiler samt oprette nye profiler efter behov. Lister med søgeprofiler og søgeord fremsendes efter kontraktens indgåelse. Det skal være muligt at få udleveret lister med eksisterende søgeord/søgeprofiler med henblik på den løbende optimering/vedligeholdelse. Det skal være muligt for hver institution løbende at have dialog med en fast kontaktperson om søgeprofilerne med henblik på justeringer. Det skal være muligt for institutioner at udarbejde selvstændige lister med søgeord indenfor eget ressortområde (Option A) Krav til levering Alle presseklip i medieovervågningen leveres på baggrund af de definerede søgeord. Klippene skal leveres i en portalløsning, til hver enkelt institution, som skal kunne tilgås af institutionens brugere. Desuden skal dagens overvågning være tilgængelig
Kravspecifikation side 4/11 på de enkelte institutioners intranet, og endelig skal der leveres en eller flere daglige overvågningsmails. En grundig dubletsortering er påkrævet. Ritzau-telegrammer og andre artikler, der bringes flere gange eller i flere forskellige medier, skal leveres, så den enkelte artikel kun vises en gang og med tilknytning af en oversigt over alle de medier, hvor de enkelte meddelelser/artikler har været bragt. Når en artikel publiceres flere gange i samme eller flere medier, fordi den løbende opdateres, skal kun den seneste version indgå i leverancen. Ved levering skal artikler udover frasortering af dubletter og irrelevant indhold være sorteret efter en række nøjere definerede søgeprofiler. Ikke alle søgeprofiler vil være relevante for alle koncernens institutioner. Samtidig vil der være krav om en relevanssortering sådan, at de største og væsentligste medier vises først. De konkrete profiler og sorteringsparametre aftales nærmere efter kontraktens indgåelse. Ved hvert enkelt presseklip i overvågningsmailen samt i portalen skal følgende fremgå: Unikt artikel-id Dato Kilde Sektion Side Journalist/forfatter Artiklens indhold af søgeord Særlige krav til leveringsform for artikler - Artikler fra alle landsdækkende dagblade og minimum 95 pct. af artiklerne fra de øvrige dagblade skal leveres som dybe links direkte til artiklerne. Der leveres desuden i den udstrækning leverandøren kan opnå aftale med medierne en pdf med den oprindelige opsætning i avisen. - Artikler fra ugeaviser skal leveres elektronisk. Der skal leveres data om artiklen (medie, dato, sektion, og side). Der leveres desuden i den udstrækning leverandøren kan opnå aftale med medierne en pdf med den oprindelige opsætning i avisen. - Minimum 95 pct. af artiklerne i webmedier skal leveres som dybe links direkte til artiklerne. Når det ikke er muligt at levere dybe links direkte til artiklen, leveres i stedet et link til webmediets forside. - Alle presseklip fra skriftlige medier skal altså leveres i fuld tekst i den udstrækning leverandøren kan opnå aftale med mediet.
Kravspecifikation side 5/11 TV- og radioklip leveres som resumeer. Hvor det er muligt leveres desuden link til indslaget (at foretrække) eller den konkrete udsendelse, i det omfang disse er tilgængelige online. Leverandøren skal, som del af løsningsbeskrivelsen, vedlægge en komplet liste over de medier, der planlægges overvåget, med en specifik angivelse af, om man refererer i fuld tekst, resumé eller hvor fuldtekstvisning ikke er mulig via links til en hjemmeside. Adgang via portal samt krav om brugervenlighed: - Resultatet af den samlede medieovervågning skal leveres i en portal (et arkiv), som alle brugere har adgang til. Løsningen skal gøre det nemt at genfinde relevante presseklip for medarbejdere. Artiklerne/resuméerne skal være tilgængelige på portalen i hele kontraktperioden. - Der skal være mulighed for lave en lignende løsning for så vidt angår leverancer til de enkelte styrelser. Desuden skal portalen: - Have en brugervenlig søgefunktion, hvor der kan søges på kilder, kildetyper, enkelte datoer, afgrænsede tidsperioder og emneord. - Give mulighed for samlet printning af den fulde ordlyd af alle artikler/ resuméer i hver leverance. Der skal etableres en brugervenlig funktionalitet, som gør det muligt med få klik at fremsøge og samlet printe den del af leverancen, der hører under en bestemt søgeprofil. - De arkiverede presseklip (inkl. pdf-filer eller tilsvarende grafisk format, dybe links m.v.) skal kunne tilgås fra pc via De Ordregivende Myndigheders standardbrowser samt mobile enheder som f.eks. tablets og smartphones. - Presseklippene skal frit kunne hentes bagud i hele kontraktperioden uden yderligere beregning. Mailservice til medarbejdere Samtlige brugere skal have mulighed for at blive tilmeldt en daglig mailservice, som sendes med dagens overvågning (kl. 06.00 på hverdage og kl. 08.00 i weekenden) via e-mail direkte til hver enkelt bruger. Det skal være muligt løbende at ændre listen over tilmeldte brugere. Tidspunkter for levering - Portal skal løbende og uden ugrundet ophold opdateres med nye artikler. - Senest kl. 06.00 på hverdage skal der sendes en overvågningsmail med dagens presseklip til De Ordregivende Myndigheders brugere. - Senest kl. 06.00 på hverdage: medieovervågning for hver institution (udvalgte profiler) er tilgængelig på den enkelte institutions intranet.
Kravspecifikation side 6/11 - Senest kl. 08.00, lørdag/søndag: mail med overvågning sendes til De Ordregivende Myndigheders brugere. - Kl. 13.00 og kl. 22.00 alle hverdage; ekstra mail med overvågning kan tilsendes til et mindre antal medarbejdere (typisk presse og ledelse) se Option F. Deling Det forudsættes, at den/de daglige overvågningsmail(s) med links til presseklippene samt evt. dybe links kan videresendes internt i institutionen. Samarbejde Leverandøren får en række kontaktpersoner, som vil stå for kontakt i implementerings- og driftsfasen samt overvåge kvaliteten af leverancerne. Leverandøren skal stille en fast kontaktperson til rådighed for institutionerne, som løbende er i dialog omkring optimering af søgeord, søgeprofiler, kildegrundlag og hjælp i forhold til udbedring af fejl, mangler og evt. tekniske problemer m.v. for den enkelte institution. Administration af adgang til overvågning Det skal være muligt for De Ordregivende Myndigheder at få administrationsadgang til at oprette og nedlægge brugere (modtagere af mails, fx kontorchefer og nøglemedarbejdere), ændre i modtagelister m.v., således at det ikke er nødvendigt at gå igennem leverandøren for at udføre denne løbende opgave som et resultat af rokeringer, nyansættelser, opsigelser m.v. Ad 2.: Optioner De Ordregivende Myndigheder ønsker tilbud på følgende optioner, som er uden kontraheringspligt for ordregiver: Option A: Fast daglig leverance af medieovervågning baseret på søgeord udarbejdet af den enkelte styrelse. Disse leveres i samme mail som den generelle overvågning, således, at brugere i den enkelte institution kun modtager en overvågningsmail. Option B: Fast analyse på måneds-, kvartals, halvårs eller årsbasis af medieomtalen af institutionen ud fra kriterier, som defineres nærmere mellem den enkelte institution og leverandøren. Der ønskes forslag til levering af to grundanalyser: - Dels en kvantitativ analyse, som måler fx departementets/ministerens eller en styrelses synlighed i medierne på fx antal omtaler, omtaler pr. medietype, omtaler pr. medie, læsertal, annonceværdi, etc. - Dels en kvalitativ analyse, som i tillæg til ovennævnte parametre måler på tone, særlige sager. Af øvrige mulige parametre analyserne kan indeholde er fx: - Ministeren/ministeriet: Omtaler, læsertal og månedens største sager.
Kravspecifikation side 7/11 - Koncernens synlighed: Omtaler, læsertal, ministerens andel samt de største sager for de enkelte styrelser. - Visualisering af de største sager (tidslinje). - Medietyper: Ministerens/ministeriets synlighed i TV, radio, telegrammer, printmedier og web (fordelt på landsdækkende, lokalt, regional og fagblade/magasiner). - Regional mediefordeling: Omtaler læsertal og største sager. - Selvvalgte politiske agendaer: Omtaler, læsertal, største sager, partierne, top 10 politikere, top 20 organisationer, top 20 medier og medietyper. - Parametre, der kan indgå: Tone (positiv, neutral, negativ), medietypefordeling, regional fordeling og bruttolæsere. Samlet skal den kvalitative/kvantitative vurdering af mediernes omtale af ministeriet eller en specifik styrelse give mulighed for løbende at evaluere effekten af pressearbejdet og af specifikke kommunikationsindsatser, kampagner m.v. for ministeren og ministeriet samt for styrelsen efter behov. Vurderingerne skal både kunne ske i form af vurderingen af den generelle pressedækning og måling på enkeltsager. Den månedlige medieanalyse skal leveres i let aflæselig grafisk form, og det skal være muligt at indføje mindre justeringer efter behov. Det skal desuden være muligt at tilgå visse dele af analysen i portalen for udvalgte brugere (typisk presse og kommunikationsenhederne) Der ønskes forslag til løsning af opgaven med angivelse af pris pr. måned. Option C: Overvågning af sociale medier Der ønskes et tilbud på elektronisk overvågning af de største og vigtigste sociale medier som minimum Facebook, Twitter og LinkedIn samt blogs m.v. på baggrund af en række søgeprofiler defineret af De Ordregivende Myndigheder. Der skal være mulighed for, at ministeriet løbende kan justere søgeprofiler samt oprette nye profiler efter behov. Der skal være mulighed for at udtrække statistik på enkelte søgeord. Overvågningen skal kunne tilsendes på daglig mail samt kunne tilgås fra overvågningsportalen. Opslag indfanget af søgeord men med et for ministeriet irrelevant indhold skal frasorteres. Option D: Der ønskes mulighed for tilkøb af journalistisk bearbejdede artikler såfremt dette ønskes i forbindelse med særlige sager eller særlige medier Option E: Der ønskes mulighed for modtagelse af ekstra mail med overvågning på udvalgte tidspunkter. Option F: Der ønskes mulighed for tilkøb af ekstra brugere for den enkelte institution De enkelte institutioner skal i kontraktperioden, inkl. en evt. forlængelsesperiode, kunne tilføje ekstra brugere til medieovervågningen.
Kravspecifikation side 8/11 Option G: Forlængelse Det skal være muligt at forlænge de individuelle kontrakter med op til 12 måneder. Dette skal meddeles leverandøren senest 3 måneder før optionens ikrafttrædelse. Forlængelsen forudsætter, at rammeaftalen tilsvarende er forlænget, idet de individuelle kontrakter udløber senest samtidig med rammeaftalen. 2. Kravspecifikationens opbygning 2.1 Kravmetodik De krav, som tilbudsgiver eksplicit skal besvare, fremgår af nedenstående tabeller. Kravene ønskes opfyldt i tilbuddet på en sådan måde, at det tydeligt fremgår, hvilken opgaveløsningsbeskrivelse m.v., der svarer til det enkelte krav. Dette kan f.eks. ske ved at løsningsbeskrivelsen m.v. refererer til kravnumrene i tabellen nedenfor under punkt 3. 2.2 Kravtyper De Ordregivende Myndigheders krav til den udbudte opgave er nærmere beskrevet i tabellen under punkt 3. I kolonnen Type er kravene angivet som enten mindstekrav (MK) eller evalueringskrav (EK). 2.2.1 Mindstekrav (MK) Mindstekrav er krav til ydelsen, som skal indgå som en del af den samlede ydelse. Leverandøren skal således altid opfylde mindstekrav, og der kan ikke tages forbehold i tilbuddet for mindstekrav. Anføres det i tilbuddet, at et mindstekrav ikke vil blive opfyldt, eller der i øvrigt tages forbehold for opfyldelse af mindstekravet i tilbuddet, er De Ordregivende Myndigheder forpligtet til at afvise hele tilbuddet som ikkekonditionsmæssigt. Tilbudsgiver indestår således for ved afgivelse af sit tilbud for, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. 2.2.2 Evalueringskrav (EK) Evalueringskrav er at opfatte som De Ordregivende Myndigheders ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Såfremt et tilbud opfylder et evalueringskrav helt, delvist eller ikke, vil det blive tillagt vægt i forbindelse med den endelige evaluering. Det betyder, at det vil kunne trække op eller ned i den samlede vurdering, såfremt et tilbud helt, delvist eller ikke opfylder et evalueringskrav. 2.3 Om det samlede udbudsmateriale Dette bilag er en del af det samlede udbudsmateriale og udgør en del af aftalegrundlaget for levering af den udbudte ydelse. En oversigt over det samlede udbudsmateriale findes i udbudsbetingelserne.
Kravspecifikation side 9/11 Eventuelle forbehold til krav i dette bilag skal fremgå af det i udbudsbetingelserne omtalte skema over forbehold. Interesserede tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål til De Ordregivende Myndigheder, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne, såfremt der måtte være afklarende spørgsmål til kravspecifikationen. 3. Erhvervsstyrelsens krav til leverancen Nr. Type Kravtekst 01 MK Levering af medieovervågning skal ske i form af overvågningsmail og adgang til online-portal for De Ordregivende Myndigheders brugere. Desuden skal der være mulighed for at gøre artikler og resumeer tilgængelige på De Ordregivende Myndigheders respektive intranet. 02 MK Den daglige elektroniske medieovervågning skal omfatte alle relevante trykte og elektroniske medier samt radio og TV her gælder både de store landsdækkende og relevante lokale og regionale medier. Der skal som en del af opgavebeskrivelsen vedlægges en komplet liste med medier, der planlægges overvåget herunder særligt detaljeret på radio/tv. 03 MK Levering af artikler fra alle landsdækkende dagblade og minimum 95 pct. af artiklerne fra de øvrige dagblade skal leveres som dybe links direkte til artiklerne. 04 MK Levering af resuméer fra Radio- TV-indslag skal være meningsgivende og indeholde oplysninger om medvirkende og emnets substans. Resumeer suppleres med link til indslag eller udsendelse, hvor disse er tilgængelige online. 05 MK Online overvågningsportal, der opdateres løbende, med feed til De Ordregivende Myndigheders intranet. Levering af editeret medieovervågningsmail sendes til De Ordregivende Myndigheders brugere kl. 06.00 alle hverdage og kl. 08.00 lørdag/søndag. En editeret mail vil sige, at når en artikel publiceres flere gange i samme eller flere medier, fordi den løbende opdateres, skal kun den seneste version indgå i leverancen. 06 MK Mulighed for tilkøb af editeret overvågningsmail for hver institution på baggrund af selvstændig søgeordsliste. Mailen skal være tilgængelig på den enkelte institutions intranet kl. 06.00 alle hverdage og kl. 08.00 lørdag/søndag.
Kravspecifikation side 10/11 07 MK Mulighed for Tilkøb af ekstra fælles overvågningsmail (ikke editeret) kl. 13.00 og kl. 22.00. 08 MK Levering af medieovervågning skal ske ud fra en række søgeord og søgestrenge udarbejdet af De Ordregivende Myndigheder. Det er væsentligt at listen løbende kan revideres og suppleres med nye relevante søgeord. 09 MK Det skal være muligt at tilkøbe medieovervågning ud fra særlige søgeord og profiler, der alene vedrører hver enkelt af De Ordregivende Myndigheder. 10 MK Overvågningsløsningen skal indeholde en portalløsning, som dels skal indeholde dagsaktuelle artikler, dels tjene som arkivfunktion hvorfra brugerne frit kan hente presseklip bagud i hele kontraktperioden. 11 MK Leverandøren skal kunne foretage månedlige kvantitative og kvalitative analyser som måler og analyserer De Ordregivende Myndigheders synlighed i miderne. Den månedlige medieanalyse skal leveres i let aflæselig grafisk form, og det skal være muligt at tilgå visse dele af analysen i portalen for udvalgte brugere (typisk presse og kommunikationsenhederne). 12 MK Leverandøren skal kunne overvåge omtale og synlighed på sociale medier. Dokumentation og eksempler skal vedlæges tilbuddet. 13 MK Leverandøren skal kunne levere journalistisk bearbejdede resuméer af udvalgte medier. 14 EK Beskriv sikring af resuméernes kvalitet herunder rettidig levering, hvordan dobbeltklip undgås, bemanding samt metode for journalistisk bearbejdede klip. Vedlæg gerne eksempler. 15 EK Beskriv den anvendte metode til medieanalyse og vedlæg gerne et eksempel på en standardmedieanalyse. Udfold hvordan en sådan kan rangere/skalere omtalen. Det kan fx være en skalering af positiv/neutral/negativ e.l. omtale. 16 EK Beskriv mulighederne for tilkøb af analyser - herunder hvilke analyser, der tilbydes samt pris. Giv eksempel på henholdsvis en kvantitativ samt en kvalitativ analyse. 17 EK Beskriv løsningens mulighed for at fungere effektivt og stabilt i responsivt design - på tablet og mobiltelefon. Her skal det beskrives, hvordan interfacet for disse devices er indrettet.
Kravspecifikation side 11/11 18 EK Beskriv muligheden for support, fejlretning m.v. af den daglige monitorering, samt en kontaktperson, som De Ordregivende Myndigheder løbende kan være i dialog med herom. 19 EK Beskriv hvilke mulige resumé-typer, der kan bestilles. 20 EK Beskriv indholdskrav til resuméer fra henholdsvis trykte og elektroniske medier. Vedlæg gerne eksempler på resuméer. 21 EK Beskriv hvorledes til- og afmeldinger af brugere håndteres ift. evt. tilmeldingsmodul el.lign. 22 EK Beskriv i hvilket omfang, det er muligt at tilpasse og tilføje nye søgeord og nye relevante søgestrenge. I tilfælde af meromkostninger skal disse beskrives og dokumenteres. 23 EK Beskriv adgangen til/muligheden for at søge i artikelarkiver både når det gælder dagblade, tidsskifter og fagblade. 24 EK Beskriv overvågningen af sociale medier. Herunder hvilke medier, der overvåges, hvorledes overvågningen foregår samt hvordan overvågningen håndteres i relation til distribution til De Ordregivende Myndigheder og i sammenhæng med den øvrige medieovervågning. Giv gerne eksempler på en SoMe-overvågning.