Notat Forvaltning: Social og Arbejdsmarked Dato: J.nr.: Br.nr.: 29. marts 2011 Udf rdiget af: Anne-Mette Harbo Andersen og Jan Kjeldmann Vedrłrende: KMD-sag fremtidig organisering og praktisk vedligeholdelse af systemet. Notatet sendes/sendt til: KMD Sag fremtidig organisering og praktisk vedligeholdelse af systemet. Notatet er en udlłber at en stłrre (og endnu ikke afsluttet) oml gning af vores elektroniske personsags- og journalsystem KMD-Sag, de dertil knyttede KMD-fagsystemer og Sags- og Advis-systemet S & A til KLs emnesystematik. Det st r nu klart, at Randers Kommune błr have en anden organisering af arbejdet med KMD-sag og dens tilknyttede systemer. Det har vist sig, at koordineringen, opfłlgningen, viden om systemet, herunder sammenh ngen til KMD-fagsystemer og eksterne dataleverandłrer (f.eks. CSC Scandihealt (Vitae)) mv. har v ret og er helt utilstr kkelig. Det er bl.a. kommet til udtryk ved ca. 70.000 ubehandlede adviser, uens praksis i brugen af systemet, utilstr kkelig udnyttelse af systemets muligheder og is r, som n vnt ovenfor, manglende overblik over og sammenh nge til tilstłdende systemer. Der foresl s derfor, at der i en stabsafdeling oprettes 1-2 stillinger som kun besk ftiger sig med KMD-sag det kunne eventuelt v re en lille enhed der har KMD-sag, ESDH og EDH som hovedansvarsomr de. Det skłnnes, at en -1 stilling kan finansieres alene ved f rre KMD konsulentbesłg 150-300.000 kr. og den evt. supplerende finansiering błr komme via bidrag fra de 14-15 afdelinger, der er knyttet op p KMD-sag (10-20.000 kr. fra hver afdeling). Systemet vil kort blive beskrevet for at give et indblik i, hvor centralt det er for hele it-strategien i Randers Kommune og for at vise, at n sten alle forvaltninger bruger KMD Sag eller har systemer, der afleverer data til eller henter data i systemet. KMD-Sag beskrivelse af systemet: KMD Sag er en overordnet betegnelse for KMDs sagsstyringskoncept og omfatter flere
- 2 - moduler: KMD Sag Personoverblik, KMD Sag Advis, KMD Sag Journal, KMD Sager og KMD Sag EDH. Randers Kommune har ikke KMD Sag EDH, men overvejer systemet som lłsning p elektronisk dokumenth ndteringssystem til kommunens personsager. Endelig beslutning om dokumenth ndteringssystem forventes at foreligge senest ved udgangen af september m ned 2011. Sagerne behandles i modulet KMD Sager, som kan betragtes som sagsbehandlerens v rktłjskasse ved sagsbehandlingen og integration til andre systemer. Programmet KMD Sager skaber overblik og samler oplysninger om journalnotater, adviser, erindringer og dokumenter; sidstn vnte kun s fremt KMD Sag EDH v lges til, jf. ovenfor. Sagerne vil ligeledes kunne ses ved opslag i KMD Sag Personoverblik. Til KMD Sag hłrer desuden en r kke forskellige administrationsmoduler, som anvendes til at tilpasse den enkelte kommunes brug af systemet. Indstillingerne i administrationsmodulerne g lder for hele kommunen og ikke for enkelte afdelinger eller brugere. Administrationsmodulet Automatisk journalskrivning głr det f.eks. muligt at f skrevet h ndelser fra fagsystemerne (f.eks. KMD Boligstłtte) automatisk ned i en borgers journal i KMDSag. I modulet peges p de h ndelser fra fagsystemerne, der skal skrives som systemnotater i en journal. Hvis en borger f.eks. f r omberegnet sin boligydelse eller boligsikring, vil det automatisk blive skrevet i borgerens boligstłttejournal i KMDSag, hvis kommunen har angivet dette. P den m de behłver sagsbehandleren ikke selv at tilfłje et notat om, at der er lavet en omberegning. (Tilv lges KMD Sag EDH findes et separat administrationsprogram til ops tning af EDH skabeloner og EDH indholdselementer (mulighed for at gemme f.eks. faste tekster eller kontakt- og adresseoplysninger, der tilknyttes skabeloner, hvorved man nemt kan sikre genbrug af samme tekst i mange skabeloner)). Til opgaven med tilpasning af brug af systemet, s rligt brugen af mulighederne i KMD Sag Advis, hłrer ops tning af advisering til sagerne. Ops tning af advisering mellem de forskellige fagsystemsager og folkeregisteradvisering sker i Sags- og Advissystemet, og varetages ogs af KMD Sag administratorerne. Det hłrer derfor og naturligt til opgaven systemansvarlig/administrator at v re systemansvarlig/administrator p Sags- og Advissystemet. KMD-sag - hvilke systemer h nger sammen det sammen med: Sagerne i KMD Sag oprettes p flere m der; enten manuelt direkte i KMDSag eller automatisk via brug af it-fagsystemer. Langt de fleste personsager oprettes automatisk i KMD Sag via brugen af kommunens forskellige it-fagsystemer, f.eks. KMD Social Pension, KMD Opera, KMD Debitor, KMD Aktiv m. fl.. Endvidere har KMD Sag snitflader til tredjeparts it-systemer (ikke KMD programmer), som głr det muligt at udveksle informationer mellem KMD Sag og det p g ldende system. I Sundhed og ldre anvendes f.eks. fagsystemet CSC Vitae, som sags- og journalsystem i stedet for KMDSag. Tilkłb af snitflade har gjort det muligt at udveksle oplysninger mellem
- 3 - KMD Sag og Vitae. I KMD Sag findes derfor en oplysning om, at borgeren ogs har en sag, der behandles i Sundhed og ldre (f.eks. om hjemmehj lp). I forl ngelse heraf skal det n vnes, at Vitae har snitflade til det internetbaserede sundhedsdatanet; et netv rk til brug ved udveksling af data mellem sundhedssektorens parter (f.eks. oplysninger om ind- og udskrivninger p sygehuse). Med den Administrative Sundhedsaftale, Region Midtjylland 2011-2014s f lles plan for elektronisk kommunikation mellem almen praksis, kommuner og regionshospitaler m det ogs forventes snitflade mellem KMD Sag og Sundhedsdatanettet. Det skal tilfłjes, at Randers Kommune ud over KMD Sag og CSC Vitae har et tredje personsagssystem: Bosted Systemet. Det anvendes ved Misbrugscenter Randers, ved Alkoholbehandlingen, ved bostederne i Psykiatrien og Specialbistand samt af bostłtterne. Bosted Systemet kan kommunikere med KMD Sag. Det er pt. ved at blive undersłgt, hvorn r snitfladen kan etableres, s Randers Kommune kan udnytte mulighederne derved. KMD Sag har f.eks. ogs snitflade til et af kommunens łkonomistyringssystemer; Calibra (łkonomisk styring af socialomr det). Calibra henter oplysninger om sagstyper, der skal matche oplysninger om samme udgift i afregningssystemet AS2007 og łkonomisystemet. Vedlagt er bilag Integration og Fleksibilitet (bilag 1), hvor nogle af KMDs systemer fremg r. De, der er vinget af, benyttes i Randers Kommune. P listen findes ikke samtlige de KMDsystemer (tilknyttet KMD Sag), som anvendes i Randers Kommune. KMD-sag hvem bruger det: Anvendelse af de ovenfor n vnte systemer indeb rer, at alle forvaltninger, ekskl. Miljł og Teknik, er brugere af KMD Sag. Brugen af KMD Sag er dog forskellig. Det er hovedsageligt Social og Arbejdsmarked samt Błrn og Skole, der er sagsbehandlere (fłrer journal og behandler advisering til sagen) i selve KMD Sag og dermed det, man kunne kalde direkte brugere. Disse afdelinger sagsbehandler stort set alene i KMD Sag, mens afdelinger, der ogs har et fagsystem (f.eks. Borgerservice pensionsafdelingen har KMD Social Pension) b de sagsbehandler i fagsystemet og i KMD Sag. Enkelte afdelinger leverer alene data til KMD Sag i form af oplysning om en sag i deres forvaltning (hjemmehj lpssag i Sundhed og ldre), men bruger s omvendt KMD Sag til at tr kke oplysninger til den p g ldende hjemmehj lpsag, f.eks. om regningen for udgiften til hj lpen skal sendes til en anden kommune ved at der i KMD Sag er registreret en mellemkommunal refusionssag. De afdelinger der, som n vnt, alene leverer data til KMD Sag i form af oplysning om, at der findes en sag i deres afdeling. Disse afdelinger kan anvende (og enkelte głr det) KMD Sags mulighed for at lave en egen advisering om opfłlgning. Endvidere vil afdelingerne i KMD Sag skulle behandle den advisering, som leveres fra andre systemer, f.eks. fra e-indkomst og fra S & A. Denne advisering er, jf. oven for, af administrator sat op i fagsystemet og/eller Sags- og Advissystemet.
- 4 - KMD-sag nuv rende organisering forslag til fremtidig organisering: Den nuv rende struktur af medarbejdere tilknyttet s rlige opgaver med KMD Sag fremg r i hovedsagen af vedlagte referat af młde den 17. august 2010 (bilag 2). Heri er ogs kort beskrevet superbrugerens og administratorens opgaver. Der er dog sket enkelte ndringer: Systemejer: Der er endnu ikke udpeget systemejer efter Oluf Kroers afgang. Systemansvarlig, b de KMD Sag og Sags- og Advissystemet, (og administrator og superbruger): Anne-Mette Harbo Andersen, Social- og Arbejdsmarkedssekretariatet Gruppen af administratorer omfatter i dag: Lone Hamborg Nielsen, Sygedagpengeadministrationen, Social og Arbejdsmarked, (for Laksetorvet, Borgerservice og Psykiatrir dgivningen) Claus Godtfredsen, Kontanthj lp, Social og Arbejdsmarked (for kontanthj lp), Dan Clausen, Aktiv Indsats (Jobcenter), Social og Arbejdsmarked (for Jobcentret), Helle Kj r, Specialbistand, Social og Arbejdsmarked (for Specialbistand), Thomas Andersen, Sekretariat Kasernen, Błrn, Skole og Kultur (for Błrn, Skole og Kultur), Bodil Bugge Poulsen, Psykiatrir dgivningen, Social og Arbejdsmarked (for Psykiatrir dgivningen), Gruppen af superbrugere omfatter: Thomas Andersen, Sekretariat Kasernen, Błrn, Skole og Kultur,
- 5 - Helle Kj r, Specialbistand, Social og Arbejdsmarked, Claus Godtfredsen, Kontanthj lp, Social og Arbejdsmarked, Pia W. Jłrgensen, afdelingsleder Borgerservice, Pernille Hjorth Andersen, Visitationen, Sundhed og ldre, Dan Clausen, Aktiv Indsats (Jobcenter), Social og Arbejdsmarked (for Jobcentret), Det skal tilfłjes, at det forventes at grupperne vil forandres med de fysiske omplaceringer, der fłlger af struktur ndringerne januar 2011. Oml gningen af vores elektroniske personsags- og journalsystem KMD-Sag, de dertil knyttede KMD-fagsystemer og Sags- og Advis-systemet har, som n vnt, vist, at koordineringen, opfłlgningen, viden om systemet, herunder sammenh ngen til KMDfagsystemer og eksterne dataleverandłrer har v ret og er helt utilstr kkelig. I forbindelse med oml gningen har grupperne modtaget undervisning og bistand fra KMD til flere opgaver. Den har bekr ftet os i ovenst ende; is r manglende overblik over og sammenh nge til łvrige af vores systemer. M ngden af opgaver, der er fulgt med og fłlger med den łvrige oml gning matcher p ingen m de det forhold, at systemansvarlig, administratorer og superbrugere samtidig har skullet varetage det arbejde, som de varetog inden deltagelse i opgaver omkring KMD Sag. Dette misforhold ventes at łges yderligere i takt med, at der samtidig med oml gningen kommer en ny version af KMD Sag se evt. bilag 3 - og at KMD Sag systemansvarlig / administratorer / superbrugere meget sandsynligt vil f yderligere opgaver med et eventuelt tilkłb af KMD Sag EDH. Det skal ogs n vnes, at kommunerne om kort tid st r over for en opgave at skulle arkivere sager fra KMD Sag (og senere dokumenter fra KMD Sag EDH) til Statens Arkiver. I den forbindelse er besluttet en nultolerancegr nse over for fejl ved aflevering. Den indeb rer, at sager og dokumenter med forkert format/filtype vil blive afvist, og kommunen vil da st med en stłrre eller mindre opgave med at f formater/filtyper ndret, s de kan forsłges afleveret igen. Endvidere bliver denne aflevering til Statens Arkiver ikke gratis for kommunerne, og flere afleveringer, som fłlge af fejl, vil fordyre arkiveringen yderligere. Det synes heller ikke logisk, og slet ikke forsvarligt, at Randers Kommune ikke har ansat (-te), der alene varetager opgaver omkring og med vores personsagsystem KMD Sag, der er et s komplekst system, sammenholdt med, at vi har ansat en medarbejder, der arbejder fuld tid med opgaver ved kommunens elektroniske dokumenth ndteringssystem Public til emnesagerne. KMD Sag EDH er alene et enkelt modul i KMD Sag. Ovenst ende błr indeb re, at der er 1-2 medarbejdere, som kun besk ftiger sig med KMD Sag: varetager administratoropgaverne til KMD Sag (herunder Sags- og Advissystemet), er central kontaktperson til KMD vedrłrende systemet og ikke mindst sammenh ngen til n sten alle łvrige systemer,
- 6 - varetager uddannelse af superbrugere, periodevis besłg med opfłlgning p afdelingernes brug af systemet, udarbejder vejledninger i forhold til brugen af KMD Sag, varetager kontakten til de łvrige personssagsystemer samt łvrige opgaver, der fłlger med łget elektronisk kommunikation mellem systemer varetager opgaverne omkring aflevering af sager fra KMD Sag (og KMD Sag EDH) til Statens Arkiver. Med en mere koncentreret indsats med opgaverne omkring KMD Sag m det formodes, at Randers Kommune vil f et langt mindre behov for ekstern konsulentbistand fra KMD til undervisning, oprydning, oml gning mv. og der vil kunne finansieres ca. halvdelen af en stilling alene ved f rre KMD-konsulenttimer/besłg (konsulentbesłg i 2010 specifikt vedr. kmdsag p kr. 100.000 dog betydeligt mere, hvis der ikke havde v ret prioriteret en projektleder i r). Den resterende finansiering błr prioriteres i kommunens administration en lłsning kunne v re et minimalt bidrag fra alle afdelinger, der er knyttet op p KMD-sag (skłnsm ssigt 14-15 afdelinger med 10.000-20.000 kr.). Samtidig vil der kunne undg s store ekstraregninger til statens arkiver.