Referat af ordinært afdelingsmøde i afd. 1-60 Rymarksvænget Dato 28. maj 2013 kl. 19.00 Sted RyAC s sal, Rymarksvej 13 Deltagere Fra afdelingen: 49 lejemål repræsenteret Fra fsb: Birthe Qasem, Ejvind Lilaa Nielsen (driftsleder), Dennis Røe, Annette Stenberg, Flemming Dam-Nielsen (projektleder), Michael Steensen (økonomichef), Sascha Jørgensen (økonomielev) og Anette Havelund Andersen (sekretær) Dagsorden 1 Valg af dirigent 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet 3 Afdelingsbestyrelsens beretning 4 Forslag 5 Regnskaber for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 6 Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 7 Godkendelse af boligafdelingens budget for det kommende år 8 Valg 9 Eventuelt Torben Lykke Sørensen, formand for afdelingsbestyrelsen bød de fremmødte velkommen og foreslog Birthe Qasem fra fsb s dirigentkorps som dirigent. Ad 1 Valg af dirigent Birthe Qasem blev valgt til dirigent og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. drift Rådhuspladsen 59 1550 København V Tel 3313 2144 Fax 3314 1260 ejendomsdrift@fsb.dk www.fsb.dk ejendomsdrift@fsb.dk Giro 7 02 51 30 CVR 10 35 51 17 Telefontider man-tors 10-15 fre 10-14 Åbningstider man-tors 10-15 fre 10-14 Maj 2013 Valg af referent Anette Havelund Andersen, fsb s administration. Valg af stemmeudvalg Jan, Jette og Sif. Fra pkt. 8 overtog Henrik hvervet fra Jette, der meldte sig som kandidat til valg. Side 1 af 9
Ad 2 Afdelingsbestyrelsens beretning Torben Lykke Sørensen aflagde følgende beretning: Der er sket meget det forgangne år - noget godt og andet mindre godt! Vi har fået ny driftschef, Steven Budden. Afdelingsbestyrelsen har mødt Steven og igangsat et godt samarbejde med mange gode, konstruktive møder. Så kan man jo spørge, om vi beboere ikke kan være ligeglade med, hvem der er driftschef for Rymarksvænget. Nej, det er ikke ligegyldigt, for det handler om et godt samarbejde mellem beboere, afdelingsbestyrelsen, ejendomskontoret samt driftschefen. Uanset hvem og hvordan vi er, har vi alle valgt at bo i Rymarksvænget, og alle har indflydelse på, hvordan vi sammen skal få det endnu bedre i vores bolig og området. Vi har fået udført en stor opgave med fliser ved blok 1, hvilket var en bekostelig affære. Afdelingsbestyrelsen ved godt, der er mere, der skal ses på. Vi følger løbende op på tingene og ser, hvornår der er økonomi til at påbegynde arbejder, såsom vejbelægningen, men igen det koster penge alene ny asfalt koster over 1 mill! Vi har haft vinduespudsning på de lukkede altaner i september 2012 og igen i maj 2013 i forbindelse med facadevask. Desværre har der i 2012 og 2013 været en del indbrud, hærværk og tyveri i Rymarksvænget, hvilket har kostet os mange penge! Afdelingsbestyrelsen har undersøgt muligheder for tv-overvågning, hvilket pt ikke kan lade sig gøre og det vil i øvrigt også være en bekostelig affære til ca. 1 mill. kr. RYAC har tv-overvågning. Ved deres sidste hærværk, havde de glimrende billeder men man kunne intet se, da der mangler lys i området. Desværre har vi jo lige oplevet en børnehave, der er totalt nedbrændt. Ifølge oplysningerne er branden påsat! Vi har haft et møde med et firma omkring hundevagt. Sådan en person med en stor hund skal nok skabe respekt. En sådan mand og hund kan afdelingsbestyrelsen godt godkende, men det koster ca. 400.000 kr. om året hvilket svarer til en huslejestigning på omkring 1%. Det vil sige, vi alle skal være med til at betale! Kan vi forsat accepterer dette hærværk? Der er indgået et samarbejde med politi og ssp, som har større opsyn med området, hvilket vi p.t. kan mærke. men hvad fremadrettet. Ejendomskontoret v/dennis har flere gange måtte rykke ud om aftenen samt på sine fridage. Kan vi, eller rettere sagt de personer, der øver hærværk, være det bekendt det er desværre nogen, der har nøgler til ejendommen. Personligt kan jeg ikke se, hvorfor vi som beboere skal overtage en politiopgave! Side 2 af 9
Vi har en god økonomi i afdelingen, men vores vandforbrug er over det normale. Det skal vi alle være med til at få nedbragt ved at tænke over, hvad og hvor meget vi åbner for hanerne, for det handler om huslejekroner. Før dette afdelingsmøde har bestyrelsen sammen med kontoret og Steven holdt mange møder og spidset blyanten for at holde huslejen nede på en rimelig husleje. Vi gør et stort stykke arbejde for dette, og hvis det forsat skal være sådan, skal vi have hjælp fra beboerne med at holde orden i affaldsøerne, cykelrum, trapper, kældre, legeplads, have og bænke borde o.v.s. på vores fællesområder. Afdelingsbestyrelsen har deltaget i en del sektionsmøder, hvor vi møder andre afdelingsbestyrelsen i fsb fra andre boligområder. Vi hører om, hvad de har gjort og ikke mindst hører på ideer, vi måske kunne benytte os af i Rymarksvænget. Det er meget lærerrigt og vil forsætte fremover. Vi havde, som I sikkert kan huske, mange møder i afdelingsbestyrelsen omkring solceller. Men projektet blev taget af bordet igen på grund af, at lovgivningen ikke var på plads, men nu lysner det igen. Dette vil I hører om lidt senere, når vi skal behandle indkomne forslag. Vi har i 2012 rettet henvendelse til beboere angående paraboler opsat i strid med afdelingens husorden. De fleste har fået bragt tingene på plads, så nu mangler vi kun de sidste få, således at vores ejendom igen står uden disse stegepander. I dag er det jo sådan, at de fleste kanaler kan hentes ned i vores system. Vores beboer tv har hidtil kun kunne ses af dem med analog-tv. Det er ved at blive ændret således, at alle, både med analog- og digital-tv, kan se det fremover. fsb har skiftet forsikringsselskab til TRYG sidste år. Det har ikke som sådan ændret i den kendsgerning, at I selv skal sørge for, at have jeres egen indbo- og familieforsikring. fsb s forsikring dækker kun udefrakommende uheld. Så har aktivitetsudvalget, der består af formanden og næstformanden, Elva Dyhr haft mange gode aktiviteter oppe at vende i årets løb og også udført en del: En rigtig god sommertur for de voksne til Gavnø og middag på Benløse Kro. Jeg tror, alle var tilfredse det var da meldingen efterfølgende. Så havde vi en god dag, da vi satte over 5.000 løg i jorden i efteråret og jeg, der havde indkøbt dem, tænkte; ved mine guder det er jo mange løg. Men alt gik godt, og vi kunne godt falde i søvn den aften efter endt arbejde! Vi kan nu se resultatet. Tak til alle der deltog. Det skal lige bemærkes, der var mange flere blomster før Mors dag. Mor er sikkert blevet glad for buketterne fra vores have, men det var jo meningen, vi alle skulle Side 3 af 9
nyde synet. Så vær sød at fortælle børnene, at de ikke skal plukke blomster i området Så havde vi Julestue med godt besøg af beboere og børn med æbleskiver og gløgg gran og gaver til børnene samt lotteri. Tak til Elva og Ole samt dem, der gav en hjælpende hånd for det store arbejde. Det nye år startede vi med Nytårskur, hvor vi mødte beboere samt medarbejdere fra ejendomskontoret og fik Champagne og kransekage og ønskede hinanden et godt nytår. Vi fik nogle gode samtaler og ideer fra de, der mødte op. Vi ser gerne endnu flere til kuren i 2014 - der er plads til alle, børn og voksne! I starten af maj havde vi blomsterdag. Den var godt besøgt med gratis jord til altankasserne og salg af blomster. Nu glæder vi os til at se vores boligblokke blomstre op i sommer, hvilket man jo kun kan blive i godt humør af at se på. En særlig tak til Annette, Dennis og Sonni - igen et godt arbejde. Om kort tid skal vi på tur med børnene til Sommerland. Vi kan allerede nu høre på ungerne, at de glæder sig. Det gør vi også i afdelingsbestyrelsen, for det er et kæmpe arbejde at planlægge en sådan tur. I august er det så de voksnes tur til at komme til Rungstedlund og Karen Blixen med efterfølgende middag på Bakken. I øvrigt vil jeg bede jer om at se på vores opslag i trappeopgangene, hvad der sker i årets løb. Til slut en stor tak fra Ejvind s team: Dennis, Annette, Sonni og alle de andre for det gode arbejde, de har udført i årets løb. Jeg håber, alle beboere har bemærket det! Der er virkelig sat system i det med oprydning, fejning osv. Stor tak til alle. Til slut vil afdelingsbestyrelsen ønske alle med tilknytning til Rymarksvænget et forsat godt samarbejde. Der var følgende bemærkninger til beretningerne: Flere beboere udtrykte utilfredshed over, at materiale, der løbende omdeles, efterhånden er blevet afdelingsanonymt, det er i for høj grad fsb-præget. Fremadrettet ønskes en større synliggørelse af boligafdelingen Rymarksvænget. Afdelingsbestyrelsen tog dette til efterretning. Da der fra mange af de tilstedeværende blev tilkendegivet stor bekymring for den voksende kriminalitet på ejendommen, besluttede afdelingsmødet, at afdelingsbestyrelsen tager kontakt til ssp, politi samt socialmedarbejdere i fsb for snarlig indkalder til et separat møde for drøftelse af problemet. Side 4 af 9
Herefter blev beretningen godkendt. Ad 3 Behandling af indkomne forslag Forslag 1 Udskiftning af tagpap på blok 1 og 2 samt Børnehaven og Ungdomsinstitutionen forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen I forbindelse med udskiftning af tagpap vil alle taghætter og ovenlysvinduer blive udskiftet. På Børnehaven og Ungdomsinstitutionen vil den gamle isolering blive fjernet, og der vil blive lagt ny isolering i taget. Økonomi Der er afsat 500.000 kr. årligt til vedligeholdelse af tagene på blok 1 og 2. Ved pålægning af ny tagpap vil beløbet kunne sættes ned til 50.000 kr. årlig og det frigivne beløb på 450.000 kr. vil kunne bruges til afbetaling på et 30 årig lån. Den samlet økonomi ser således ud: 7.8 mio. kr. Huslejestigning 0,28%. Kroner om året pr. m 2 2 kr. Forslaget blev vedtaget. Forslag 2 Udskiftning af tagpap og isolering på Børnehaven og Ungdomsinstitutionen forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet forslag 1 blev vedtaget. Forslag 3 Opsætning af solceller på blok 1 og 2 forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Opsætning af solceller på blok 1 og 2 i forbindelse med, at der udskiftes tagbelægning på taget. Der stemmes om, inden for en økonomisk ramme, at fsb s byggeafdeling kan gennemføre opsætning af 2 solcelleanlæg med en samlet maksimal økonomi på: 2,8 mio. kr. Huslejestigning 0%. Kroner om året pr. m 2 0 kr. Og en maksimal tilbagebetalingstid på 15 år. Forslaget blev vedtaget. Forslag 4-1 Vask af vinduer og facade hvert 4 år forslagsstiller: Jean-Robert Fiori Forslaget blev vedtaget. Forslag 4-2 Kun tilmeldte brugere af fast internet skal betale bolignetbidrag forslagsstiller: Jean-Robert Fiori Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet det er i strid med gældende lovgivning. Side 5 af 9
Forslag 5-1 Ønske om grillområde i gården forslagsstiller: Kim Matthiesen, Lillean Svensen og Jørgen Svensen Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet det er i strid med den for ejendommen gældende husorden. Forslag 5-2 Ønske om nye net til fodboldmål forslagsstiller: Kim Matthiesen, Lillean Svensen og Jørgen Svensen Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet Ejvind Lilaa Nielsen oplyste, at der er bestilt nye net. Forslag 5-3 Ønske om kunstgræsbane til fodboldbane forslagsstiller: Kim Matthiesen, Lillean Svensen og Jørgen Svensen Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag 6 Kombination af rampe og trappe forslagsstiller: Mie Hillestoft Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet Ejvind Lilaa Nielsen oplyste, at der arbejdes på projektet. Forslag 7 Udskiftning af diverse døre og vinduer forslagsstiller: Maibrit Dobkin Afdelingsmødet vedtog, at der udarbejdes en samlet plan evt. forprojekt til godkendelse på et senere afdelingsmøde. Forslag 8 Vagtordning/tv-overvågning af udendørs arealer forslagsstiller: Henrik Castberg Henrik Castberg stillede følgende ændringsforslag: Bestyrelsen forpligtiges til at undersøge de økonomiske konsekvenser af hærværk, tyveri og anden kriminalitet i forhold til udgifterne ved evt. vagtordning/tvovervågning af Rymarksvængets udendørs arealer og fremlægge resultatet af undersøgelsen på næste afdelingsmøde (2014). Bestyrelsen forpligtiges også til at fremsætte forslag om etablering af vagtordning/tv-overvågning af Rymarksvængets udendørs arealer på samme afdelingsmøde, som herefter kan træffe beslutning. Ændringsforslaget blev vedtaget. Forslag 9-1 Installation af lys/bevægelsessensorer i opgangen forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag 9-2 Lys i vaskeriet slukkes ved lukketid forslagstiller: Daneholm Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet Ejvind Lilaa Nielsen oplyste, at lyset bliver dæmpet, men ikke slukket af hensyn til forebyggelse af hærværk. Side 6 af 9
Forslag 10 Diverse tiltag til forebyggelse af skader ved skybrud forslagsstiller: Daneholm Der blev stillet ændringsforslag om, at afdelingsbestyrelsen pålægges til i samarbejde med fsb at fremkomme med et tidsmæssigt og økonomisk løsningsforslag til skybrudssikring på det førstkommende ordinære afdelingsmøde. Ændringsforslaget blev enstemmigt vedtaget, hvorfor forslaget ikke blev sat til afstemning. Forslag 11-1 Etablering af vejbump forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag 11-2 Årsregnskab og driftsbudget skal være tilgængeligt før beboernes frist for at kunne stille forslag til afdelingsmødet - forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet Michael Steensen, økonomichef i fsb lovede, at administrationen vil bestræbe sig på at efterkomme ønsket, men gjorde opmærksom på, at revisionen skal have godkendt regnskabet, inden det distribueres til beboerne. Forslag 11-3 Navneliste med fotos af ejendommens ansatte og afdelingsbestyrelsens medlemmer Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet det er i strid med fsb s politik og imod afdelingsbestyrelsen ønske. Forslag 12-1 Montering af vandmålere forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag 12-2 Montering af nye toiletter forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke sat til afstemning, idet løbende udskiftning af vandbesparende toiletter pågår. Forslag 13 Opsætning af afskærmning af containerpladsen og bænkmiljøet ved Vestblokken forslagsstiller: Daneholm Afdelingsmødet stillede følgende ændringsforslag: Containerpladsen nedlægges, og der etableres storskraldområde med indhegning og aflukke i lighed med affaldsøer til en max. budgetramme på kr. 300.000 inkl. moms. Ændringsforslaget blev vedtaget, hvorfor forslaget ikke blev sat til afstemning. Ad 5 Regnskaber for Rådighedsbeløb Regnskab, udvisende et forbrug på kr. 17.388,50, blev godkendt. Side 7 af 9
Aktivitetsmidler Regnskab, udvisende et forbrug på kr. 67.840,25 blev godkendt. Selskabslokalerne Regnskab var udsendt til orientering. Ad 6 Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb Udvisende kr. 21.000 blev godkendt. Aktivitetsmidler Udvisende kr. 100.000 blev godkendt. Ad 7 Godkendelse af ejendommens driftsbudget for 2013 De budgetsatte kr. 200.000 under særlige aktiviteter, vagtordning udgår, idet afdelingsmødet afventer stillingtagen, jf. det under pkt. 3 forslag 8 stillede ændringsforslag. Som konsekvens af vedtagelsen af forslag 13 blev der afsat kr. 300.000 til etablering af storskraldområde. Budgettet blev herefter godkendt med en lejeforhøjelse på 3,7% pr. 1.1.2014 Ad 8 Valg af afdelingsbestyrelse Torben Lykke Sørensen modtog genvalg Elva Dyhr modtog genvalg Ole Rasmussen modtog genvalg Jette Thomsen modtog valg Valg af suppleanter: Kim Matthiesen modtog valg Inge Bredmose modtog valg Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant: Kritisk revisor på valg for 2 år: Kurt Grønborg modtog genvalg Revisorsuppleant på valg: Else Conradsen modtog genvalg Bestyrelsen har efterfølgende afdelingsmødet konstitueret sig således: Nedenstående er ikke en konstituering, men alene en opremsning af bestyrelsens valgperioder. Hvis konstitueringen skal med, hvilket kunne være en god ide, så må vi vist vente et par dage. Torben Lykke Sørensen (2013-2015) Elva Dyhr-Hansen (2013-2015) Ole Rasmussen (2013-2015) Jette Thomsen (2013-2015) Side 8 af 9
Annette Hellmann (2012-2014) Jens Guttormsen (2012-2014) Bent Petersen (2012-2014) Kim Matthiesen 1. suppleant (2013-2014) Inge Bredmose 2. suppleant (2013-2014) Kurt Grønborg, kritisk revisor (2013-2015) Anna Majlund, kritisk revisor (2012-2014) Else Conradsen, revisorsuppleant (2013-2014) Ad 9 Eventuelt Dirigenten takkede herefter for god ro og orden. Torben Lykke Sørensen takkede for et godt møde. Mødet sluttede kl. 22.35. Side 9 af 9