16/07/2015 RAMMEAFTALER: EL-BILER OG PLUG-IN HYBRIDBILER (KØB OG LEASING) SPØRGSMÅL OG SVAR (01) Dette dokument indeholder de modtagne spørgsmål, samt Københavns Kommunes ("Ordregivers") svar derpå. Bemærk: Såfremt det af spørgsmålet udtrykkeligt fremgår, at det (alene) vedrører en bestemt delaftale, er dette markeret nedenfor. Medmindre andet fremgår af spørgsmål og/eller svar, gælder svaret for alle de udbudte delaftaler. 1 Tidsplan Udbuddet offentliggøres 3. juli med deadline 11. august 2015, kl. 10.00. Ordregiver har valgt at lægge tidsplanen, så udbuddet kan afsluttes og bestillinger foretages inden for indeværende kalenderår. Ordregiver er opmærksom på det uheldige i, at udbuddet foregår over sommerferien, men behovet er således, at udbuddet ikke har kunnet vente. Grundet udbuddets omfang med bl.a. 22 delaftaler, krav om lokal service samt f.eks. hente/bringe service vil samtlige potentielle tilbudsgivere således skulle indhente priser hos bilfabrikker, bilimportører og op til 100 lokale forhandlere midt i sommerferieperioden. Udbuddets tidsplan er således temmelig uhensigtsmæssig i forhold til at opnå de bedst mulige priser. 2 Baggrund for genudbuddet I forbindelse med første udbud blev der afholdt spørgemøde i Njalsgade og efterfølgende har en del tilbudsgivere fremsendt spørgsmål herunder bl.a. [Spørger]. Ordregiver har i forbindelse med genudbuddet tilrettet udbudsgrundlaget. Såfremt tilbudsgiver mener, at det tilrettede udbudsgrundlag ikke afklarer tidligere rejste spørgsmål, er tilbudsgiver meget velkommen til at fremsende spørgsmålet på ny. Spørgsmålene blev desværre ikke besvaret indenfor den tidsramme udbudsreglerne foreskriver og tillige heller ikke senere i fuldt omfang besvaret, inden Københavns Kommune valgte helt at annullere udbuddet med begrundelsen at Københavns Kommune er blevet tilført ny viden. 1
I forbindelse med nuværende udbud må det desværre konstateres, at Københavns Kommune har valgt at starte helt forfra og (gen) udbudsmaterialet tager på ingen måde højde for tidligere fremsendte spørgsmål/svar. Tilbudsgivere skal derfor nu genfremsende tidligere stillede spørgsmål herunder bl.a [de fremsatte spørgsmål er gengivet nedenfor med særskilt nummerering]: 3 Konsortium/Sammenslutning af virksomheder Krav om direkte ubegrænset hæftelse. Operationel billeasing leveres som bekendt af [Spørger] altid i samarbejde f.eks. en lokal forhandler eller [Navn udeladt]. Lovgivningen, og reglerne omkring [Spørger] kræver, at låne- og leasingtagere skal indtræde som medlem i [Spørger] og pålægges herved blandt andet en solidarisk hæftelse. Det er således udelukket, at [Spørger] kan indgå i aftaler om solidarisk hæftelse for en samarbejdspartner, idet det herved bliver samtlige Kommuner og Regioner som reelt indestår for hæftelsen, hvilket ikke er muligt, jf. reglerne i den kommunale lovgivning. 4 Udbuddets deltagere Bilag A.4 oplister udbuddets deltagere, 28 kommuner, 3 regioner samt 5 andre offentlige myndigheder. Udbuddet stiller krav om at Kommuner og Regioner kan overdrage de enkelte leasingaftaler, ti en anden offentlig institution, eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige direkte eller indirekte drives for offentlige midler Kravet om solidarisk hæftelse gælder alene, såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, som hver især bliver kontraktparter på rammeaftalen (direkte ansvarlige). Kravet om solidarisk hæftelse gælder ikke, såfremt tilbudsgiver benytter underleverandører til opfyldelse af rammeaftalen. Kommunen forstår den konstellation, som er beskrevet i spørgsmålet således, at det alene er [Spørger], som er tilbudsgiver og dermed alene [Spørger], som kontraktuelt forpligtes over for Ordregiver (og de i bilag A4 nævnte ordregivere), såfremt [Spørger] tildeles en eller flere rammeaftaler. Såfremt Ordregivers forståelse af spørgsmålet er korrekt, finder kravet om solidarisk hæftelse ikke anvendelse for den konstellation, som er beskrevet i spørgsmålet. Af rammeaftalens pkt. 3.5 fremgår følgende: "Kommunen/Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og/eller forpligtelser efter Rammeaftalen, herunder de enkelte Leveringsaftaler, til en anden offentlig institution, eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige direkte eller indirekte drives for offentlige midler." Det er Ordregivers forventning, at en overdragelse i medfør af rammeaftalens pkt. 3.5 alene vil ske mellem myndigheder af "samme type", dvs. fra kommune til kommune, region til region osv. 2
[Spørger] kan i henhold til lov og vedtægter alene tilbyde lån og leasing til Kommuner og Regioner samt fælleskommunale enheder eller mod 100% garanti fra en kommune eller region. Leasing til andre offentlige enheder f.eks. Staten eller statsinstitutioner og selvejende institutioner m.v. er således ikke en muligt, hvorfor udbudskravet ikke kan opfyldes i forhold til direkte tildeling og evt. senere overdragelse i leasingperiode. I forbindelse med det oprindelige udbud blev problemstillingen forelagt, men der blev ikke modtaget et fyldestgørende svar. 5 Rammeperiode Der oplyses, at Rammeaftalen skal være gældende i min. 12 måneder, med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse. Ordregiver er dog indstillet på at ændre rammeaftalens pkt. 3.5 således, at Leverandøren kan nægte overdragelse, såfremt Leverandøren kan påvise, at rammeaftalen og/eller Leveringsaftalen efter en sådan overdragelse ikke lovligt kan opfyldes af Leverandøren. Den del af spørgsmålet, som vedrører "direkte tildeling" er behandlet i besvarelsen af Spørgsmål 7, se nedenfor. For hver delaftale (rammeaftale) gælder, at rammeaftalen indgås for en periode på 12 måneder med mulighed for 12 måneders forlængelse. Ordregiver er opmærksom på, at markedet for el- og hybridbiler er under stadig udvikling og vil derfor løbende vurdere, om markedsvilkårene er så ændrede, at der skal ske genudbud. Ikrafttrædelse sker tidligst ultimo august. Det efterlader en meget kort periode frem til det forventede udløb af registreringsafgiftsfritagelsen pr. 31.12.2015 Den fremtidige afgiftstruktur samt eventuelt bortfald af diverse støtteordning for de udbudte biltyper er jo alt afgørende for det reelle omsætningspotentiale på aftale. 6 Prisfastsættelse/anskaffelsesmængde Spørgsmålet vil blive besvaret hurtigst muligt. I forhold til udbuddets deadline 11. august 2015 stilles der krav om 3 måneders vedståelsesfrist. Ud over det, indeholder udbudsmaterialet intet om hvordan tilbudsgiverne gives mulighed for prisregulering af tilbudsprisen i rammeperiode samt de evt. 2 x 12 måneders forlængelse. I forhold til de delaftaler der omfatter operationel leasing, så er inden af de potentielle tilbudsgivere jo selv hverken importør eller fabrikant af 3
biler. Vi er således alle dybt afhængige af de indkøbspriser vi kan opnå hos fabrikant og/eller importør. Denne prisforhandling vanskeliggøres temmelig medet, dels pga. at omsætningspotentialet ikke er præcist estimeret, dels pga. af de deltagende Kommuner og Regioner ikke er forpligtede til overhoved at anvende Rammeaftalen. 7 Tildeling af den enkelte ordre Tildeling af ordre tildeles efter den såkaldte Kaskademodel, hvorefter der for hver af de 22 delaftaler udvælges op til 5 leverandører med udgangspunkt i Laveste pris. De 5 leverandører bliver benævnt A-E. Ved ordre til og med 3 biler tildeles der direkte på den relevante delaftale til leverandør A. Kan denne ikke inden 5 kalenderdage (ikke arbejdsdage) tilkendegive at kunne opfylde ordren, tildeles ordren til Leverandør B og så fremdeles. Denne er for så vidt anvendelig, men samtidig indgår der i udbudskravene, at Leverandør A så ifalder erstatningsansvar overfor tilbudsgiver og dermed skal dække den merudgift som opstår, som følge af at ordren tildeles Leverandør B. Erstatningsansvaret fortsætter videre ned gennem leverandørrækken. Ydermere er det et krav i forbindelse med den direkte tildeling, at der kan leveres indenfor 8 uger. Da hverken leasingselskaber eller bilforhandlere er importør eller fabrikant af biler, er der ingen indflydelse på hverken produktkapacitet eller importfrekvens. Der er således ingen reel mulighed for at kunne garantere levering af biler indenfor de krævede 8 uger. Rammeaftalen indeholder følgende bestemmelse vedrørende direkte tildeling/erstatningsansvar, jf. rammeaftalens afsnit 2.9: "Såfremt Leverandør A ikke kan påvise en saglig grund for den manglende opfyldelse af en Ordre (retlig eller faktisk force majeure), er Leverandør A over for Kommunen erstatningsansvarlig og skal dække den merudgift, som opstår, som følge af, at Ordren tildeles Leverandør B. Tilsvarende gælder, såfremt Leverandør B ikke kan levere og så fremdeles." Den situation, som er beskrevet i spørgsmål 4 (manglende levering som følge af, at Leverandøren ikke lovligt kan levere til den pågældende Ordregiver), udgør efter Ordregivers opfattelse "retlig force majeure". Som det fremgår af ovenstående uddrag af rammeaftalen, vil Leverandøren i en sådan situation ikke ifalde erstatningsansvar for den manglende opfyldelse af en Ordre. Ordregiver fastholder rammeaftalens afsnit 2.9. Ordregiver vil gerne imødegå kritikpunktet vedrørende maksimale leveringstider, og udvide disse. De maksimale leveringsfrister, som er beskrevet i Kravspecifikationen, ændres således for visse af delaftalerne i overensstemmelse med nedenstående: Delaftale 2: 1-5 biler: 10 uger 6-10 biler: 12 uger 11-15 biler: 14 uger 16-20 biler: 16 uger Delaftale 11-13 og 16-18: 1-5 biler: 12 uger 6-10 biler: 14 uger 4
Det betyder ved direkte tildeling, at der ifaldes erstatningsansvar på merudgiften på til og med 3 biler da der ikke som ved Miniudbud kan undlades at byde og dermed undgå erstatningsansvar. Da der som tidligere nævnt ikke foreligger forpligtigelse til at benytte Rammeaftalen samt at omsætningspotentialet heller ikke er præcist estimeret, har tilbudsgiverne reelt ingen mulighed for at indregne denne ikke uvæsentlige risiko. 8 Kravspecifikation Efter [Spørgers] gennemgang af udbudsmaterialets delaftaler som omhandler operationel leasing, er det vores opfattelse, at en stor del af kravspecifikationerne pr. delaftale er så specifikke, at der p.t. reelt kun er en bilmodel der opfylder kravene. 11-15 biler: 16 uger 16-20 biler: 18 uger Bemærk: Ved miniudbud kan der fastsættes kortere eller længere leveringsfrister. Kravspecifikationen tager udgangspunkt i Ordregivers, og deltagere i indkøbssamarbejdets, behov. Da deltagerne i indkøbssamarbejdet er underlagt udbudsreglerne, er Kravspecifikationen udformet herefter. Ordregiver har ikke tidligere erfaret problemer i forhold til konkurrenceudsættelse og ufordelagtige priser. Konkurrenceudsættelsen kan derfor risikere at blive meget begrænset, da incitament for det pågældende bilmærke til at yde rabat må forventes at blive mindre. Samme problematik var gældende på tilsvarende tidligere indkøbsramme omkring el-biler. Problemstillingen er beskrevet i KommuneKredit Information i juni 2015, der udgives til alle Kommuner og Regioner. I artiklen, som kan ses via www.kommuneleasing.dk, omtales bl.a. en kontant anskaffelse af 12 elbiler ved miniudbud via Rammen som resulterede i en merpris inkl. Gebyr for kommunen på 280.000 kr. Bilerne blev efterfølgende finansiel leaset via KommuneLeasing, og i den forbindelse lykkedes det KommuneLeasing at får nedbragt anskaffelsessummen med ca. 235.000 kr. til KommuneLeasings normale flådepris 5
niveau. Problemstillingen omkring merprisen og manglende konkurrenceudsættelse blev bl.a. drøftet på spørgemødet for tilbudsgivere i fbm. det annulerede udbud og Københavns Kommune svar var, at man ville tage problematikken i betragtning. Dette er desværre ikke sket, hvorfor problemstillingen fortsat er meget aktuel. 6