Personalepolitik for Aarhus Universitet 1. INDLEDNING 1.1.Personalepolitik på Aarhus Universitet Aarhus Universitet er hjemsted for forskning, uddannelser, formidling og vidensudveksling af høj kvalitet samt en velfungerende administration, der understøtter de primære funktioner. Der står respekt om Vest-Danmarks ældste universitet. Denne respekt skal udvikles, således at Aarhus Universitet fremstår som en institution, der også under skiftende vilkår er i stand til vedblivende at levere fremragende resultater på alle universitetets aktivitetsområder. Hertil hører en stor synlighed i forhold til omverdenen, der igen forudsætter en udviklet identitetsfølelse og stolthed over at være en del af fællesskabet ved Aarhus Universitet. Medarbejderne er universitetets vigtigste aktiv. For at kunne rekruttere nye og fastholde allerede ansatte medarbejdere og samtidig udvikle universitetet som en god arbejdsplads er der behov for en dynamisk og tidssvarende personalepolitik, der kan være "kittet" mellem medarbejdernes kvalifikationer og egenskaber på den ene side og arbejdspladsens krav og behov på den anden side. 1.1.1. Hvorfor Universitetet er en statslig arbejdsplads og som sådan underlagt visse krav og bestemmelser. Finansministeriet har igennem de senere år formuleret syv minimumskrav til statslige institutioners arbejde med personale- og ledelsespolitikken, herunder at der findes en nedskrevet personalepolitik, som skal evalueres mindst hvert andet år. En personalepolitik er en god måde at gøre opmærksom på sig selv. Den skal skabe rammer for rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, herunder øge medarbejdernes motivation og sikre de arbejdsbetingelser og udviklingsmuligheder, der er forudsætningen for en kvalificeret arbejdsindsats. En god personalepolitik kan i sig selv være af stor betydning for, hvor langt universitetet kan nå i sine bestræbelser på konstant at blive bedre til at drive forskning og give videregående uddannelse til højeste videnskabelige niveau, at bidrage til udbredelse af kendskab til videnskabens arbejdsmetoder og resultater, fortsat at udvikle en effektiv og velfungerende administration samt at sikre en udstrakt brug af vidensdeling på universitetet. Hovedsamarbejdsudvalget forventer, at efterlevelse af personalepolitikken på lang sigt vil kunne understøtte universitetets målsætninger. 1.1.2. Hvordan Hovedsamarbejdsudvalgets forhandlingsudvalg har hen over sommeren 2002 udarbejdet et udkast til en samlet, skriftligt formuleret personalepolitik, som blev endelig godkendt af Hovedsamarbejdsudvalget den 26. november 2002. 1
Der er - eller forventes at blive - indgået aftale mellem universitetet og medarbejdere i Hovedsamarbejdsudvalget om politik og holdninger på en lang række områder. Således er der senest indgået aftale om proceduren ved økonomisk eller strukturelt begrundet uansøgt afsked ved Aarhus Universitet. Disse retningslinjer er vedtaget på Hovedsamarbejdsudvalgets møde den 19. juni 2002. Aftalerne vil, efterhånden som de indgås, kunne findes i en personalehåndbog og/eller universitetets regelsamling. 1.1.3. For hvem Personalepolitikken gælder for alle medarbejdere ved Aarhus Universitet og indeholder principper for hele arbejdslivet, strækkende sig fra de helt unge medarbejdere over de midaldrende til seniormedarbejderne. Personalepolitikken skal selvfølgelig også ses i sammenhæng med den enkelte medarbejders liv uden for arbejdspladsen. De studerende ved Aarhus Universitet udgør en meget væsentlig del af universitetet. Personalepolitikken er imidlertid udformet for de ansatte ved universitetet og gælder derfor ikke for de studerende. Hovedsamarbejdsudvalget forventer, at personalepolitikken for Aarhus Universitet efterleves af alle universitetets enheder og medarbejdere, og at den bliver brugt i samme positive ånd, som den er udarbejdet. 1.1.4. Formål Medarbejderne udgør den vigtigste ressource til løsningen af Aarhus Universitets opgaver, og formålet med arbejdet vedrørende personalepolitikken er at udnytte og udvikle medarbejderressourcerne optimalt, således at opgaverne løses bedst muligt. Det er afgørende, at den generelle ramme om medarbejdernes dagligdag på arbejdspladsen understøtter medarbejdernes kvalifikationer og trivsel. For at sikre høj faglig kvalitet, fleksibilitet og tilpasningsevne, samspil mellem forskning og undervisning, hurtig og effektiv administration, der understøtter forskning og uddannelse formidling og vidensudveksling har Aarhus Universitet behov for velkvalificerede og engagerede medarbejdere, hensigtsmæssig organisering og arbejdstilrettelæggelse, hensigtsmæssige teknologiske redskaber. 2
1.2. Aarhus Universitet er én organisation Aarhus Universitet har mere end 5000 medarbejdere fordelt på mere end 50 forskellige faggrupper. Medarbejderne har meget forskellige opgaver og er fysisk fordelt på mange forskellige arbejdspladser (afdelinger, institutter, centre, fakulteter mv.). Differentieringen er på mange måder en styrke for universitetet, men den kan også give anledning til fremmedgørelse og fragmentering. Derfor er det et mål at skabe større sammenhæng mellem de enkelte enheder, så Aarhus Universitet i stigende grad opleves som én organisation. Derfor skal dialogen mellem institutter, fakulteter og rektor styrkes og videreudvikles, mulighederne for at mødes til mere uformelle holdningstilkendegivelser og gensidig inspiration m.v. styrkes og videreudvikles, mulighederne for forskellige personaleplejeordninger udnyttes, alle medarbejdere have let adgang til at se referater fra møder i konsistorium, fakultetsråd og andre relevante fora, alle institutter, afdelinger og centre let og ubesværet kunne kommunikere internt og eksternt. Universitetet opfordrer til, at der efter lokalt initiativ gives mulighed for at afholde mindre, ikke-formelle arrangementer i form af f.eks. fyraftensmøder. 1.3. Personalepolitikkens indhold 1.3.1. Overordnede personalepolitiske retningslinjer Personalepolitikken skal være dynamisk og under konstant udvikling. Aarhus Universitet er en del af det omgivende samfund og skal derfor følge den samfundsmæssige udvikling - og gerne være med til at præge den. Det betyder, at såvel ledelse som medarbejdere må indstille sig på forandring som det normale vilkår. Når personalepolitikken forandrer sig, må den systematiske udvikling af ledernes og medarbejdernes faglige, personlige og sociale kompetencer ske i takt med denne forandringsproces. Personalepolitikken indeholder nogle overordnede retningslinjer for forholdet mellem leder og medarbejder og forholdet mellem medarbejderne indbyrdes. Disse retningslinier er udformet, så de ikke fraviger de lovbestemmelser og retningslinjer, som Aarhus Universitet som universitet er underlagt. Hovedsamarbejdsudvalget forventer, at der udarbejdes lokale aftaler om personalepolitik inden for rammerne af de overordnede retningslinjer. Med de overordnede retningslinjer giver personalepolitikken ikke standardløsninger, men er derimod fleksibel nok til at kunne inspirere til konkrete, tilpassede løsningsmodeller. Personalepolitikken er bygget op omkring fire hovedpolitikker, nemlig rekrutterings-, fastholdelses-, udviklings- og fratrædelsespolitik. Herunder er der en række delpolitikker. Oplysninger om praktiske forhold og interne/eksterne regler gives i en personalehåndbog for Aarhus Universitet eller i universitetets regelsamling. 3
1.4. Personalepolitikkens gyldighed 1.4.1. Ikrafttræden Personalepolitikken træder i kraft efter godkendelse i Hovedsamarbejdsudvalget. Denne personalepolitik for Aarhus Universitet er vedtaget i Hovedsamarbejdsudvalget den 26. november 2002 og træder i kraft den 1. december 2002. 1.4.2. Evaluering og ajourføring Hovedsamarbejdsudvalget foretager efter behov og mindst hvert andet år en evaluering og om nødvendigt en revision af personalepolitikken for Aarhus Universitet. Hvis der opstår behov herfor, kan der løbende inden for Samarbejdsaftalens rammer aftales supplerende retningslinjer om personaleforhold. Lokalt udmøntes universitetets personalepolitik på den måde og med de konkrete midler, der passer til den enkelte enheds kultur og mål. 1.5. Ledelse og medarbejderansvar En hensigtsmæssig varetagelse af ledelsesopgaverne har afgørende betydning for universitetets samlede virke. De enkelte ledere, både de valgte og de ansatte ledere på universitets-, fakultets- og institutniveau, har en central funktion i forhold til løsningen af arbejdsopgaverne samt medarbejdernes måde at fungere på enkeltvis og i indbyrdes samarbejde. Dette modsvares af universitetets forventning om, at den enkelte medarbejder til stadighed udviser engagement og fleksibilitet i forbindelse med udførelsen af arbejdet og er opmærksom på vigtigheden af og forpligtelsen til at tage ansvar for egen udvikling (se nedenfor under punkt 4 om Udviklingspolitik). 1.5.1. Særlige ledelsesforhold på universitetet Aarhus Universitet er kendetegnet ved at have både politisk valgte ledere valgt i henhold til Universitetsloven og ansatte administrative ledere på mange niveauer med ansvar for forskellige afgrænsede områder. Universitetets øverste ledelse varetages af rektor. Rektor har på en lang række områder delegeret sin kompetence videre i organisationen. Ledelsen skal på alle niveauer arbejde for betydelig åbenhed om beslutninger og søge at inddrage en bred kreds af ansatte i udvalg, arbejdsgrupper, seminarer osv. Det er ledelsens opgave at informere medarbejderne om arbejdspladsens målsætning, de samlede arbejdsopgaver, den generelle personalepolitik og eventuelle lokale personalepolitikker. I dele af den daglige ledelse og i relationerne til omverdenen inddrager rektoratet andre ledere, herunder dekanerne, for bedst muligt at belyse faglige og institutionspolitiske spørgsmål og sikre information om beslutninger. Dekanerne inddrager på tilsvarende vis institutlederne. Herved øges sammenhæng og effektivitet, og der skabes gode 4
ledelsesmæssige relationer mellem de forskellige lag på universitetet. Den nuværende delegation fra rektor til dekaner, institutledere og studieledere sikrer, at de fleste faglige beslutninger træffes på det nærmeste niveau. 1.5.2. God ledelse Ledelsesopgaven har to sider. På den ene side har lederne et fagligt ledelsesansvar i forhold til de konkrete opgaver. På den anden side har lederne et personaleledelsesansvar i forhold til de medarbejdere, som skal bidrage til, at universitetet når sine mål. Med udgangspunkt i denne opdeling af ledelsesopgaven må der stilles en række faglige og personlige krav til ledere ved Aarhus Universitet. Ledelsen skal tilvejebringe den infrastruktur og de øvrige rammer, der gør det muligt at udføre arbejdet på universitetet. Det er vigtigt, at lederen kan delegere, har forståelse for samspil mellem mennesker, kan motivere og engagere medarbejderne og skabe gode samarbejdsrelationer. Det er lederens opgave at arbejde for at nå den rigtige balance mellem samarbejde og individuelle ambitioner. Lederen skal kunne give feedback til medarbejderen, men skal også kunne tage initiativer, kunne opstille mål og rammer for arbejdet, og endelig skal lederen kunne træffe beslutninger. Det er den enkelte leders ansvar, at arbejdet tilrettelægges således, at det tager hensyn til den enkelte medarbejders faglige og personlige udvikling, ligesom der skal skabes en sammenhæng mellem arbejde og fritid, således at universitetet beskæftiger "hele mennesker" med plads til familieliv og aktiviteter efter arbejdstid. Universitetets medarbejdere har hver sin individuelle personprofil og besidder forskellige evner, viden og ressourcer. Det er netop i denne mangfoldighed, at arbejdspladsens styrke ligger. Det stiller dog også store krav til ledelsen. Den ledelsesstil, der virker motiverende på én medarbejder, kan virke stærkt demotiverende på en anden. God ledelse forudsætter, at lederen tilpasser sin ledelsesstil, så den passer til den enkelte medarbejder. Medarbejderens behov kan imidlertid variere gennem en ansættelsesperiode, og lederen skal derfor løbende være opmærksom på sine medarbejdere og deres trivsel samt være i stand til at gribe ind, når der er behov herfor. 2. REKRUTTERINGSPOLITIK 2.1. Målsætning Det er universitetets målsætning at rekruttere fagligt kompetente medarbejdere med relevante professionelle færdigheder og social indlevelsesevne. Det tilstræbes, at der hele tiden er det antal medarbejdere, som er så optimalt som muligt for at kunne varetage løsningen af universitetets arbejdsopgaver. Det skal være synligt for ansøgerne, at universitetet er en arbejdsplads med høje krav til produktivitet og faglighed, men samtidig en arbejdsplads, hvor der tages hensyn til medarbejdernes forskellighed samt deres skiftende behov i et arbejdslivsforløb. Bl.a. ved hjælp af personalepolitikken skal det bringes til eventuelle ansøgeres kendskab, at Aarhus Universitetet er en moderne, dynamisk arbejdsplads, der er forankret i det lokale og nationale miljø, og som samtidig har en stærk international profil i uddannelserne og 5
forskningen. Aarhus Universitet er en arbejdsplads, der lægger vægt på medarbejdernes udvikling, og som derfor sætter efteruddannelse og kompetenceudviklende aktiviteter højt på dagsordenen. Aarhus Universitet lægger vægt på, at nye medarbejdere falder hurtigt til i organisationen, hvorfor der gennemføres en veltilrettelagt introduktion, jf. nedenfor under punkt 2.4. 2.2. Opslag og ansættelse Ved ansættelse af videnskabelige medarbejdere følges det særlige regelsæt (den til enhver tid gældende stillingsstruktur og ansættelsesbekendtgørelse) og eventuelt lokalt fastsatte supplerende regler, der er gældende for disse personalekategorier. Ved ansættelse af teknisk-administrative medarbejdere medvirker mindst én medarbejderrepræsentant for den relevante enhed under hele ansættelsesforløbet i det omfang, det fastsættes ved lokal aftale. 2.3. Motivation og tryghed 2.3.1. Definitioner Motiverede medarbejdere er medarbejdere, der udfører deres arbejde rationelt, støtter hinanden fagligt og menneskeligt og er loyale over for universitetets mål. Motiverede medarbejdere er engagerede og kan se institutionen i en større sammenhæng. Trygge medarbejdere er medarbejdere, der føler sig anerkendt, og som får feedback på deres arbejdsindsats. Det er medarbejdere, der er velinformerede af ledelsen om beslutninger og indsatsområder, og som indgår i åbne relationer til kolleger og chefer, hvorved der skabes mulighed for vidensdeling på det faglige og personlige plan. 2.3.2. Mål for motivation og tryghed Aarhus Universitet ønsker, at medarbejderne skal være motiverede og trygge, da det er afgørende for arbejdsindsatsen og kvaliteten af arbejdet. Det tilstræbes derfor at sikre et højt informationsniveau vedrørende forhold på arbejdspladsen, herunder om de arbejdskrav, der stilles til medarbejderen, mulighed for at udvise initiativ, selvstændighed og ansvarlighed; alle medarbejdere opfordres til at udvise iderigdom og kreativitet i opgaveløsningen, at medarbejderen og hans/hendes opnåede resultater anerkendes. 2.4. Introduktion af nye medarbejdere Nye medarbejdere skal hurtigst muligt introduceres til de relevante arbejdsopgaver, inddrages i samarbejdet og føle sig som en integreret del af arbejdspladsen. Ledere og medarbejdere skal vise opmærksomhed for den nye kollega og medvirke til, at den nyansatte får et godt kendskab til universitetets organisatoriske opbygning, 6
personalepolitik og virksomhedskultur, herunder formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner. 2.4.1. Introduktionskursus og videre forløb Universitetet arrangerer med jævne mellemrum introduktionskurser for nyansatte. Introduktionskurset er bredt tilrettelagt, således at alle ansatte får en grundlæggende viden om deres nye arbejdsplads, herunder organisation, arbejdsmæssige forhold, universitetets bygninger, personaleplejeordninger m.v. De lokale enheder "skræddersyr" den videre introduktion. Den nyansatte bliver i denne del af introduktionsforløbet gradvist gjort fortrolig med de forhold, som er af betydning for, at medarbejderen kan udføre sit nye job. Hovedsamarbejdsudvalget forventer, at introduktionsforløb, der følges lokalt, er formuleret lokalt. 2.4.2. Tiltrædelsessamtaler Vedkommendes leder skal sikre, at der snarest muligt efter nyansættelse eller efter at medarbejderen har skiftet arbejdssted, gennemføres en tiltrædelsessamtale med medarbejderen. Formålet er, at parterne får talt om arbejdsfunktionens indhold og eventuelle særlige uddannelsesmæssige forudsætninger herfor. Det er ikke hensigten, at tiltrædelsessamtalen skal være så omfattende og dybdegående som medarbejderudviklingssamtalen. 3. FASTHOLDELSESPOLITIK 3.1. Målsætning Det er Aarhus Universitets målsætning, at medarbejderne skal trives på deres arbejdsplads. Når medarbejderne trives på arbejdspladsen, kommer det både medarbejderne og arbejdspladsen til gode. Dette søges opnået gennem et højt informationsniveau, ledelse, der tager hensyn til den enkelte medarbejders behov, fleksibilitet, motivation, samarbejde/vidensdeling, medbestemmelse, kompetenceudvikling, godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hensyntagen til både arbejdsliv og fritidsliv. Aarhus Universitet er en arbejdsplads, hvor medarbejderen sættes i centrum og i den udstrækning, det kan forenes med institutionens mål og midler, har stor frihed til at tilrettelægge sit arbejde individuelt. Samtidig lægges der stor vægt på at fastholde og udbygge et arbejdsmiljø, der er præget af samarbejde og vidensdeling på tværs af organisationen. Fastholdelsespolitikken vil i hvert enkelt tilfælde bygge på en individuel vurdering af den ansatte og universitetets behov og muligheder med henblik på at finde frem til en løsning, der afspejler den konkrete situation. 7
3.2. Arbejdsmiljø 3.2.1. Psykisk og fysisk arbejdsmiljø Det er universitetets mål at være anerkendt for sit gode arbejdsmiljø for de ansatte. Et godt arbejdsmiljø, der er præget af professionalisme, fleksibilitet og ansvarlighed hos alle medarbejdergrupper, er nødvendigt for medarbejdernes trivsel. Der kan opstilles følgende eksempler på elementer, som kan bidrage til et godt arbejdsmiljø og dermed også til, at medarbejderne yder et tilfredsstillende resultat: den lokale leder bør inspirere til, at der skabes en god stemning, åbne døre, glæde, social accept - del af et socialt fællesskab, faglig interesse i kollegers arbejde, forskning og undervisning, plads til udvikling og nytænkning, ambitiøst miljø med store krav til arbejdet/forskningen/undervisningen og mål/ produktivitet, høj selvtillid og selvbevidsthed, forståelse/respekt for hinanden (alle er ikke ens), den enkelte medarbejder har forståelse for, hvordan dennes arbejde bidrager til helheden og opfyldelsen af universitetets mål. Et godt arbejdsmiljø kan kun eksistere, hvis medarbejderne gør en indsats for at pleje det. Derfor lægger universitetet vægt på, at alle medarbejdere bidrager til at skabe et godt arbejdsmiljø. Ledelsen skal sikre, at medarbejderne inddrages og aktiveres i arbejdet med en stadig forbedring af arbejdsmiljøet, og arbejdsmiljømæssige spørgsmål skal inddrages ved planlægning, drift og indkøb. På Aarhus Universitet udarbejdes der for hver arbejdsplads en arbejdspladsvurdering (APV). Disse gennemføres hvert tredje år og kortlægger både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø og belyser eventuelle problemer. Der udformes en handlingsplan med henblik på at løse konkrete problemer. Forbedringer vil ske i takt med tekniske og økonomiske muligheder. Det forventes, at medarbejderne i tilfælde af problemer med arbejdsmiljøet først henvender sig til nærmeste leder med henblik på at finde en brugbar løsning. Medarbejderne kan også på ethvert tidspunkt henvende sig til deres tillidsrepræsentant og/eller sikkerhedsrepræsentant. 3.2.2. Chikane Chikane foreligger, når der sker en overskridelse af en medarbejders personlige grænser og ved en adfærd, der ligger ud over arbejdsstedets almindelige omgangsform. Det er yderst vigtigt, at vedkommende medarbejder melder klart ud, når grænsen er nået. Hvis en sådan udmelding ikke respekteres, skal den chikanerede rette henvendelse til sin nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller sikkerhedsrepræsentant, som vil medvirke til at afhjælpe problemet. Der kan være tale om mange forskellige former for chikane, bl.a. seksuel chikane. Seksuel chikane undgås bedst ved at fremme en arbejdskultur med ligeværdighed 8
mellem de to køn. En åben og direkte omgangsform på arbejdspladsen kan ofte modvirke uønsket adfærd. Chikane kan også tænkes i relation til ydre fremtoning. Det bedste værn mod denne form for chikane er en omgangstone præget af et menneskesyn, der viser respekt for forskellighed og den enkelte medarbejders personlige integritet. Det forventes, at både ledere og medarbejdere ved Aarhus Universitet aktivt medvirker til at understøtte et arbejdsklima, der modvirker enhver form for chikane. 3.3. Arbejdsforhold Gode arbejdsforhold er en af forudsætningerne for medarbejdernes trivsel og motivation. Universitetet tilstræber et fornuftigt forhold mellem de krav, der stilles til medarbejderne, og de arbejdsforhold, der tilbydes, alt under iagttagelse af den bedst mulige anvendelse af de menneskelige og økonomiske ressourcer. Universitetet vil skabe og videreudvikle gode faglige miljøer for medarbejderne, idet der i så vidt omfang som muligt skal tages hensyn til individuelle arbejdslivsforløb. 3.3.1. Samarbejde Begrebet samarbejde omfatter både samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, men også samarbejdsrelationer mellem medarbejderne indbyrdes og lederne indbyrdes. Forudsætningen for et godt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere er en gensidig viden om og forståelse for hinandens ønsker og forventninger om, hvordan arbejdet skal udføres. Regelmæssig feedback fra leder til medarbejder og omvendt - både positiv og negativ - er af stor betydning. Aben og ærlig dialog giver færre konflikter, idet der, når alle får klar besked på en ordentlig måde, ikke hersker usikkerhed på arbejdspladsen. Ledelsen skal informere om og give indsigt i universitetets mål og personaleplanlægning samt oplyse om de stillede forventninger og krav. Ledelsen bør stille sig imødekommende over for forslag til relevante ændringer og forbedringer af arbejdsforholdene. Medarbejderne skal på den anden side informere ledelsen om eventuelle problemer i det daglige arbejde, være konstruktive og gerne komme med forslag til forbedringer af arbejdspladsen samt via loyalitet og holdånd styrke fællesskabet på universitetet. Ved Juridisk Institut er det aftalt, at ledelsen afholder 1-2 årlige TAP-møder, hvor institutlederen og studielederen fremlægger instituttets mål/visioner for det kommende år. Det er samtidig tanken, at mødet kan afdække, hvor der er ledige ressourcer/vilje til at påtage sig dels nye arbejdsopgaver, dels ledige arbejdsopgaver. I det hele taget skal mødet bidrage til at skabe mere åbenhed om, hvilke arbejdsopgaver der er ledige. Det vil samtidig være muligt at udbyde arbejdsopgaver på mødet, frem for at udpege medarbejdere til at varetage disse opgaver. Fordelen ved at afholde et fællesmøde for TAP-gruppen er, at hele gruppen får samme information om, hvad instituttet vurderer som værende indsatsområder i fremtiden. Helt optimalt bør mødet udvikles til en meningsudveksling mellem institutleder/studieleder og gruppen af teknisk-/administrative medarbejdere, hvor begge parter har mulighed for at bidrage med idéer og forslag til arbejdsopgaver og indsatsområder. 9
3.3.2. Arbejdstid, herunder over-/merarbejde, afspadsering og flekstid samt ferie Mange vil gennem et langt arbejdsliv have forskellige personlige ønsker med hensyn til arbejdstidens længde. Der kan f.eks. være tale om børnefamilier, der har brug for mere fritid, eller om ældre medarbejdere, der ønsker en gradvis tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet, men også andre forhold kan gøre sig gældende. Ledelsen ved Aarhus Universitet vil bestræbe sig på at vise fleksibilitet i forhold til de ønsker om personlige arbejdstider, som medarbejderne måtte have. Det påhviler de enkelte institutter, afdelinger m.v. og deres medarbejdere at fastlægge og kontrollere arbejdstiden i overensstemmelse hermed, herunder at tage stilling til evt. fix- /flextid o.a. Overarbejde bør så vidt muligt undgås. Spørgsmål om afspadsering/vederlæggelse for overarbejde håndteres i overensstemmelse med de kollektive organisationsaftaler og overenskomster. De videnskabelige medarbejdere har en høj grad af frihed til at tilrettelægge arbejdet - og hvor det foregår. Det er herunder vigtigt, at der tages højde for en god balance mellem tilstedeværelse på universitetet og arbejde, der finder sted uden for dette. Ophold uden for universitetet må ikke forhindre udvikling og fastholdelse af gode forsknings- og undervisningsmiljøer samt gode lokale arbejdsmiljøer. Der skal endvidere sikres en forsvarlig varetagelse af de studerendes behov for og krav på vejledning og kontakt uden for egentlig undervisningstid. Ved tilrettelæggelse af ferie skal universitetets ledelse og medarbejdere tage hensyn til, at universitetet er en undervisningsinstitution med en række tidsbundne arbejdsopgaver som undervisning, eksamensafholdelse m.v. 3.3.3. Orlov og tjenestefrihed Universitetet ønsker fleksible, omstillingsparate og internationalt orienterede medarbejdere. Ledelsen vil principielt være imødekommende over for begrundede ønsker om tjenestefrihed eller orlov, herunder udstationering i kortere eller længere perioder ved andre universiteter, forskningsinstitutioner m.v. Ved vurderingen af, hvorvidt tjenestefrihed kan meddeles, skal der dog foretages en afvejning mellem på den ene side hensynet til medarbejdernes behov og ønsker og på den anden side arbejdsstedets muligheder for en fortsat forsvarlig opgaveløsning. 3.3.4. Det rummelige arbejdsmarked Begrebet "det rummelige arbejdsmarked" omhandler indsatsen for at tilpasse arbejdsmarkedet til nye og mere fleksible ansættelsesformer. Det omfatter bl.a. forebyggelse samt integration og fastholdelse af seniormedarbejdere, medarbejdere med nedsat erhvervsevne og arbejdsledige. Det rummelige arbejdsmarked starter på den enkelte arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøet sikres, sygefraværet begrænses og nye medarbejdere bydes velkommen. Aarhus Universitet ønsker at gøre arbejdspladsen mere rummelig i forhold til det enkelte individs forskellige og skiftende muligheder for at varetage et traditionelt job og dermed blive fastholdt på arbejdspladsen eller vende tilbage hertil. Universitetet skal være en 10
arbejdsplads med plads til alle igennem hele arbejdslivet, så længe de kan bidrage positivt til løsningen af universitetets opgaver. Medarbejdere og ledelse på universitetet har et fælles ansvar for at fastholde kollegaer, der uforskyldt er i fare for at miste jobbet. Alle kan komme i en situation, hvor der er brug for forståelse fra kolleger og ledelse. Uden en sådan opbakning risikerer universitetet at miste kvalificerede og rutinerede medarbejdere. Universitetet ønsker at udvise social ansvarlighed ved at medvirke til at skabe arbejdspladser, hvor der er plads til medarbejdere, der ikke har fuld arbejdsevne i behold, men som kan gøre en værdifuld indsats på fleksible vilkår eller på andre særlige ansættelsesvilkår. Ligeledes vil universitetet give arbejdsledige mulighed for jobtræning. Med hensyn til seniorpolitik henvises til punkt 3.6 og punkt 5.4 nedenfor. 3.4. Elever og praktikanter Formålet med Aarhus Universitets elevpolitik er, at gøre en indsats for at rekruttere og fastholde kvalificerede elever på Aarhus Universitet sikre en offensiv rekruttering,sikre en personalepolitisk holdning, hvor eleven betragtes som en ressource og udfører ansvarsfulde opgaver, kvalificere uddannelsen på Aarhus Universitet ud fra et helhedssyn på organisationen. Målsætningen med elevpolitikken er, at Aarhus Universitet i potentielle ansøgeres bevidsthed skal opfattes som en attraktiv og spændende arbejdsplads, der tilbyder elevuddannelse på et højt fagligt niveau, elevpolitikken opfattes som et element i personalepolitikken, herunder som et led i en generel rekrutterings- og fastholdelsesstrategi, foretage elevansættelser med henblik på generationsskiftet. Det er Aarhus Universitets mål at give alle elever og praktikanter en sådan viden om faget, at de efter endt uddannelse selvstændigt kan varetage almindeligt forekommende arbejdsopgaver inden for alle væsentlige discipliner i faget. Ansættelsesstedet (institut/af deling) skal informere om arbejdsopgaver og give en generel orientering om universitetets administrative og politiske opbygning i forbindelse med ansættelsen. Ansættelsesstedet skal endvidere udarbejde en introduktions- og uddannelsesplan. Det har høj prioritet for universitetet, at der sker en effektiv koordinering af elevuddannelsen i hele dens forløb. 3.5. Ligebehandling og integration Aarhus Universitet vil give lige muligheder for alle ansatte. Til ensartede stillinger stilles der ensartede krav til medarbejdernes uddannelses- og erfaringsmæssige baggrund for ansættelse, personlig udvikling og karriere. 11
3.5.1. Ligebehandling i forhold til alder, køn, race, religion eller etnisk tilhørsforhold Aarhus Universitet ønsker at undgå enhver form for forskelsbehandling begrundet i køn, seksuel orientering, alder, religion, politisk anskuelse, social eller etnisk oprindelse. Den enkelte medarbejders tro, politiske anskuelse eller seksuelle orientering hører til privatlivet og må ikke give anledning til forskelsbehandling. 3.6. Seniorer Det er Aarhus Universitets holdning, at en medarbejderstab, der er sammensat af både ældre og yngre medarbejdere, tilfører arbejdspladsen en vigtig dynamik og giver en sammenhæng mellem nytænkning og erfaringsbaseret viden. Der tilstræbes derfor en jævn aldersfordeling mellem medarbejderne og plads til både unge og ældre. Universitetet vil modarbejde diskrimination af ældre medarbejdere. Det er ikke medarbejderens alder, der er afgørende for, om vedkommende er værdifuld for arbejdspladsen, men derimod vedkommendes kompetencer. Målet er derfor at inddrage ældre medarbejdere mest muligt i udviklingsaktiviteter, og at skabe arbejdspladser, der er tilpasset ældre medarbejderes særlige evner og behov, herunder mulighed for at få en lettere overgang fra beskæftigelse til pension. Universitetet vil endvidere være positivt indstillet over for at give ældre medarbejdere særlige muligheder for at ændre på jobomfang og -indhold. For at sikre, at den enkelte medarbejderes individuelle behov tilgodeses så fleksibelt som muligt, er det ved Juridisk Institut aftalt, at ledelsen - allerede når medarbejderen er midt i eller i slutningen af 50 erne - drøfter den enkeltes planer og ønsker ved den årlige medarbejderudviklingssamtaler. Hovedsamarbejdsudvalget forventer, at alle seniormedarbejdere tilbydes en samtale om den fortsatte karriere. 3.7. Sygdom og sundhedsfremme 3.7.1. Alkohol og misbrug Efter universitetets opfattelse hører arbejde og alkohol i princippet ikke sammen. Der er dog ikke alkoholforbud på Aarhus Universitet. Det er muligt at nyde en øl eller lignende til sin frokost, ligesom der ved receptioner eller andre specielle arrangementer kan blive serveret øl og/eller vin ud over vand. Det skal dog understreges, at det ikke tolereres, at medarbejdere under udførelsen af deres arbejde er påvirket af alkohol eller andre rusmidler - hvad enten indtagelsen har fundet sted i arbejdstiden eller uden for arbejdstiden. Hvis en medarbejder har alkoholproblemer - eller andre misbrugsproblemer - skal vedkommende hjælpes så tidligt i forløbet som muligt. Aarhus Universitet vil behandle alle henvendelser om alkoholproblemer fra medarbejdere, kolleger eller familie fortroligt. Alle medarbejdere har et ansvar for, at der tages initiativ til hjælp og støtte til en kollega med et alkoholproblem, men ledere har et særligt ansvar for, at der bliver taget hånd om alkoholproblemer. Såfremt en leder konstaterer, at en medarbejder yder en mangelfuld indsats eller har en uheldig fremtræden grundet alkoholproblemer, skal lederen tage en samtale med vedkommende. Medarbejderen har ret til at lade sig repræsentere af tillidsrepræsentant eller anden bisidder, men skal være personligt til stede. Universitetet 12
kan tilbyde alkoholafvænning til medarbejderen, jf. gældende regler herom. Den enkelte medarbejder, som selv mener at have et misbrugsproblem, kan eventuelt gennem sin tillidsrepræsentant selv tage initiativ til vurdering af muligheder og behov for behandling. Valg af behandling sker i samarbejde mellem den pågældende, ledelsen samt sagkyndig ekspertise, f.eks. amtslige alkoholkonsulenter eller praktiserende læge. Udgiften til den aftalte behandling afholdes af Juridisk Institut, uanset hvor initiativet til behandlingen kommer fra. Det sikres, at vedkommende efter gennemført behandling får reel mulighed for hel eller delvis genoptagelse af hidtidige funktioner. 3.7.2. Rygning Rygere og ikke-rygere skal vise hensyn over for hinanden. Ikke-rygende kolleger må ikke ufrivilligt udsættes for uønsket tobaksrygning, men rygende kolleger skal så vidt muligt samtidig have visse muligheder for at kunne ryge på arbejdspladsen. Rygning er tilladt på eget kontor samt i særlige rygeområder. Der er forbud mod rygning i lokaler, hvor der arbejder/opholder sig mere end én person, medmindre kollegerne er indforstået med, at der ryges. Der er endvidere forbud mod rygning på gange og i fælles opholdslokaler. 3.7.3. Sygdom og kriser i forbindelse med sygdom Sygdom er en privatsag, men kan også være et fælles problem for medarbejderen og universitetet, uanset om helbredsproblemet er opstået i fritiden, eller årsagen skal findes på arbejdspladsen. Aarhus Universitet ønsker at forebygge, at medarbejdere må lade sig sygemelde fra jobbet. Det kan om muligt ske ved ændringer i arbejdsopgaver og/eller ændringer i arbejdstilrettelæggelsen, herunder indretningen af arbejdspladsen, eller ved omplacering til andet arbejde. Medarbejderens egen oplevelse af at kunne varetage jobbet på tilfredsstillende vis er afgørende for trivslen på arbejdspladsen. Arbejdsgiverens indtryk af det samme er mindst lige så vigtig for et gensidigt godt arbejdsforhold. Medarbejderens samlede kompetencer på såvel det faglige som det sociale og almene plan er således vigtige for at forebygge fravær og evt. sygdom. Det samme gælder medarbejderens fysiske form. Derfor prioriterer Aarhus Universitet medarbejdernes kompetenceudvikling meget højt, jf. nedenfor under punkt 4.2 og støtter gode motionsvaner, jf. nedenfor under punkt 3.8. Hvis en sygemelding ikke kan undgås, vil universitetet søge at bevare kontakten, så vedkommende medarbejder med en individuel løsning kan vende tilbage til universitetet. Både ved langvarigt sygefravær og ved hyppige sygeperioder er det vigtigt, at der indgås aftaler mellem universitetet og medarbejderen om, hvem der har ansvaret for at holde kontakten mellem arbejdspladsen og medarbejderen. Et redskab til at forebygge problemer i forbindelse med langvarigt sygefravær kan være 13
fraværssamtaler. I disse samtaler skal der være mulighed for, at medarbejderen kan fortælle om de forhold, der er årsag til sygefraværet, og til planlægning af eventuelle ændringer, der kan nedbringe fraværet. Normalt vil det være nærmeste leder, der forestår fraværssamtaler. Medarbejderen kan ved fraværssamtaler vælge at lade sig bistå. En fraværssamtale er en uformel samtale, som gennemføres, uden at der tages referat. Uanset samtalens uformelle karakter forventer universitetet, at både leder og medarbejder føler sig forpligtet i forhold til de aftaler, der eventuelt indgås i løbet af fraværssamtalen. Hvis ændringer i arbejdsforholdene og fraværssamtaler ikke er tilstrækkeligt til at fastholde medarbejderen på tilfredsstillende vilkår, må der foretages en afvejning mellem hensynet til den sygdomsramte medarbejder og hensynet til arbejdsplads og kolleger, og der kan forekomme tilfælde, hvor løsningen er en afskedigelse. Medarbejderen skal i så fald på et tidligt tidspunkt gøres opmærksom på muligheden for at inddrage sin tillidsrepræsentant. 3.7.4. Kronisk sygdom Hvis en medarbejder bliver ramt af en kronisk sygdom, skal vedkommende ikke diskrimineres af denne grund. Hvis en kronisk syg medarbejder skønner, at sygdommen nedsætter evnen til at varetage et arbejdsområde, kan medarbejderen henvende sig til ledelsen med henblik på at få tilpasset arbejdsforholdene eller arbejdstiden til den aktuelle arbejdsevne, jf. også ovenfor under punkt 3.7.3 og 3.3.4. Aarhus Universitet vil behandle alle helbredsoplysninger, som ikke ønskes bragt frem, fortroligt. 3.8. Motion Det er dokumenteret, at regelmæssig fysisk aktivitet kan forebygge mange livsstilssygdomme som f.eks. kræft, hjerte-kredsløbslidelser, sukkersyge og skader i bevægeapparatet. Fysisk aktivitet kan altså forbedre helbred og fysisk og psykisk velvære. Motion er vigtig, fordi mange ansatte ved Aarhus Universitet har stillesiddende arbejde. Der kan også være arbejde, der er præget af ensidigt gentagne bevægelser eller arbejdsstillinger, og som dermed belaster bevægeapparatet. Den manglende fysiske aktivitet eller det ensidigt belastende arbejde kompenseres ikke altid via øget fysisk aktivitet i fritiden. Som et led i personaleplejen lægger universitetet vægt på motionstilbud og øvrige sundhedsfremmende aktiviteter i tilknytning til arbejdspladsen. Disse går hånd i hånd med universitetets bestræbelser for et godt arbejdsmiljø, jf. punkt 3.2. Mange mennesker er naturligt samlet på arbejdspladsen, og det er lettere at fastholde motionsaktiviteter, når der tillige er et socialt incitament. Det er lettere at motivere til aktivitet, hvis aktiviteten foregår i umiddelbar tilknytning til arbejdstiden. Motion betyder øget trivsel og velvære (forbedring af arbejds- og ydeevne), udvikling af netværk og sammenhold blandt de ansatte (på tværs af status, afdelinger og køn), færre sygedage, 14
færre arbejdsbetingede lidelser i bevægeapparatet. De konkrete tiltag på motionsområdet er bl.a. beskrevet i en personalehåndbog. 3.9. Særlige personalepolitiske forhold 3.9.1. Elektronisk kommunikation og internet Kommunikation med omverdenen udgør en vigtig del af arbejdet. Kommunikationen kan ske ved møder, telefonsamtaler, e-mails, internet, breve, fax m.v. Det er målet, at alle medarbejdere har adgang til at anvende internettet til informationssøgning i det omfang, det er relevant for deres arbejde. Af hensyn til universitetets image over for omverdenen skal medarbejderne optræde korrekt og sobert ved al udadvendt aktivitet. Aarhus Universitet respekterer for alle medarbejderes vedkommende meddelelseshemmeligheden i videst muligt omfang. Det betyder, at en e-postkonto af kontrolhensyn kun kan åbnes af andre end kontoens indehaver som følge af et konstateret misbrug eller som led i efterforskning. Universitetet respekterer således den enkelte ansattes personlige integritet og vil ikke hverken centralt eller decentralt etablere en generel overvågning af medarbejdernes elektroniske kommunikation med henblik på at gøre sig bekendt med identiteten af afsendere, adressater og/eller indholdet af enkelte meddelelser. I de tilfælde, hvor der navnlig som følge af alvorlige driftsforstyrrelser konstateres et behov for, at universitetet åbner en e-postkonto eller gør sig bekendt med indholdet af en meddelelse, identiteten af meddelelsens afsender eller adressat m.v., gives e- postkontoens indehaver meddelelse herom, så vidt muligt før åbningen finder sted. Den eller de medarbejdere ved Aarhus Universitet, der gennemfører åbningen, har uden for tjenstligt forhold ubetinget tavshedspligt, for så vidt angår indholdet af postkontoen. Det gælder i øvrigt også i ethvert tilfælde, hvor medarbejdere ved universitetet som led i varetagelse af driftsmæssige opgaver tilfældigt bliver bekendt med indholdet af individuel elektronisk kommunikation. Med henblik på opretholdelse af administrative funktioner træffes der i nødvendigt omfang individuel aftale om omadressering eller ad hoc-adgang til postkontoen i tilfælde af en medarbejders fravær. I enkeltstående tilfælde kan hensynet til opretholdelse af administrative funktioner gøre det nødvendigt for universitetet at skaffe sig adgang til en medarbejders e-postkonto, uden at der har været mulighed for at træffe aftale herom forud for medarbejderens fravær. Der skal i så fald efterfølgende orienteres om, at åbning har fundet sted og begrundelsen herfor. 3.9.2. Hjemmearbejdsplads /distancearbejdsplads Statens aftale om distancearbejde er med virkning fra 1. april 2002 gjort permanent. Distancearbejdspladser kan etableres for alle medarbejdere, bortset fra VIP-gruppen. Distancearbejde er defineret som arbejde, der udføres uden for den normale arbejdsplads ved hjælp af elektronisk materiel, der er stillet til rådighed af arbejdsgiveren. Det skal have en fast tilbagevendende karakter og kan kun finde sted i en del af den aftalte arbejdstid. Distancearbejdspladser er ikke relevante for ret mange arbejdssituationer ved Aarhus Universitet, men det anerkendes dog, at en distancearbejdsplads er et blandt flere fleksibilitetsfremmende personalepolitiske redskaber, der kan medvirke til at rekruttere og fastholde kvalificerede medarbejdere samt skabe bedre sammenhæng mellem arbejdsliv og familieliv. 15
Andre former for hjemmearbejdspladser er mere almindeligt forekommende på Aarhus Universitet. Flere medarbejdere har fået opstillet en pc i hjemmet, og de kan dermed lejlighedsvis løse opgaver hjemmefra samt anvende e-postsystemet. 3.9.3. Klager over personale Aarhus Universitet forventer, at medarbejderne udviser loyalitet i opgaveløsningen i forhold til hinanden, i forhold til udmeldinger udadtil og i forhold til ledelsens beslutninger og målsætninger. Det gælder også i forbindelse med løsning af eventuelle interne problemer kolleger imellem eller mellem ledelse og medarbejdere. Konflikter afklares og løses hurtigst muligt af de involverede parter, som eventuelt kan hente hjælp hos deres leder(e) eller en bisidder. Fremkommer der klager over en medarbejder, skal dette forelægges ledelsen, som hvis den finder grundlag for at gå videre med klagen, vil give medarbejderen mulighed for at komme med en udtalelse og evt. inddrage tillidsrepræsentanten. Se i øvrigt under punkt 5.2.3. 3.9.4. Information, herunder elektronisk information Kvalitet og omfang af den interne information er af afgørende betydning for virkeliggørelse af personalepolitikkens intentioner. Information på alle niveauer er en væsentlig opgave, som kræver en aktiv indsats både fra ledelsen og medarbejderne. Ledelsen skal informere medarbejderne, men medarbejderne skal også sørge for at holde sig selv informeret, f.eks. via hjemmesider og intranet. Fælleswebben (www.au.dk) indeholder generel information om Aarhus Universitet, personalesider, dagsordener og referater fra møder, telefonnøgle, stillingsopslag og meget mere. Det er visionen, at webben bliver den primære kilde, når man ønsker at sprede eller hente nyheder eller informationer til brug for løsning af administrative opgaver, bliver det primære arbejdsredskab for løsning af opgaver, der hensigtsmæssigt kan løses med brug af webben, som primært arbejdsredskab og informations- og nyhedskilde styrker den fælles identitet på universitetet og i fællesadministrationen og dermed medvirker til at sikre fælles ejerskab over arbejdsopgaverne og deres løsning. Der opfordres endvidere til, at det enkelte institut/den enkelte afdeling selv udarbejder hjemmesider med information, evt. også et informationsblad til distribution blandt medarbejderne. Der kan også afholdes informationsmøder for medarbejderne. Institutledere og afdelingsledere drager omsorg for, at der afholdes mindst to personalemøder om året på de enkelte enheder for at sikre en ensartet information af medarbejderne. Disse møder kan bl.a. omfatte drøftelser af og redegørelser for de justerede strategier og mål, der er for den nærmestkommende tid. 3.9.5. Løn Aarhus Universitet er en statsinstitution, og medarbejderne ved universitetet aflønnes i henhold til gældende overenskomster og aftaler. Universitetets mål er, at alle stillinger er klassificeret på grundlag af stillingens ansvars- og kompetencepmråde samt de krav, 16
den stiller til stillingsindehaverens uddannelse og specialviden. Universitetets generelle målsætninger og strategi er dagsordenssættende for både kompetenceudvikling og lønpolitik. Lønpolitikken skal fremme universitetets intentioner om og behov for kompetenceudvikling, jf. nedenfor under punkt 4.2 om kompetenceudvikling. Arbejdet med dette mål søges understøttet via en synlig sammenhæng mellem arbejdsindsats, positivt engagement, kompetenceudvikling, anvendte kompetencer, fleksibilitet og muligheden for at få løntillæg. Samtidig skal det understreges, at løntillæg kun er en blandt flere udviklingsmuligheder eller et blandt flere incitamenter. På de enkelte områder, for medarbejdergrupper eller dele af universitetet søges de lønpolitiske mål beskrevet og fremmet ved indgåelse af lønaftaler, som bl.a. rummer visse retningslinjer for forhandling og eksempler på situationer med tildeling af kvalifikationstillæg og funktionstillæg. 4. UDVIKLINGSPOLITIK 4.1. Målsætning Det er Aarhus Universitets målsætning, at alle ansatte ved universitetet skal have mulighed for at vedligeholde og udvikle deres faglige og personlige kompetencer under hensyn til arbejdspladsens behov og den generelle udvikling på arbejdsmarkedet. En forudsætning for dette er, at der sikres de rette rammer for medarbejdernes deltagelse i fagligt og personligt udviklende kurser, og at der sættes øget fokus på og sker en styrkelse af læringsmiljøet for både individuel og organisatorisk læring på arbejdspladsen, herunder anerkendelse af uformelle sociale læringsrum betydning for udvikling af medarbejdernes kompetencer. Det er målet, at den enkelte medarbejders ressourcer skal anvendes i så vid udstrækning som muligt i det daglige arbejde, så man undgår læring, der ikke anvendes og dermed glemmes. Det er endvidere vigtigt, at både ledere og medarbejdere tænker fremad og ikke alene koncentrerer sig om at løse de opgaver, der eksisterer i dag. Beslutninger om universitetets indsats vedrørende udvikling af medarbejderne, herunder iværksættelse af konkrete efteruddannelsesaktiviteter, skal træffes i samarbejde med medarbejderne og under hensyn til universitetets opgaver. Ved Juridisk Institut er det aftalt, at der hvert år afsættes en ramme i budgettet til brug for dækning af udgifter i forbindelse med såvel videnskabelige som teknisk- /administrative medarbejderes deltagelse i efter- og videreuddannelseskurser samt i almindelige kurser. Kursusdeltagelse skal godkendes af institutlederen og/eller afdelingslederen, før den enkelte medarbejder tilmelder sig det pågældende kursus. Kursusgebyret betales herefter af Juridisk Institut. 4.2. Kompetenceudvikling Kompetencer defineres som evnen til at anvende sine kvalifikationer optimalt i en 17
skiftende kontekst. Kompetence kan også beskrives som evnen til at udføre komplekse handlinger, både i arbejdslivet og i andre sammenhænge. Indholdsmæssigt handler kompetenceudvikling om at have den nødvendige viden, kunnen og holdning. For at fastholde, udvikle og rekruttere "gode medarbejdere", som må anses for at være universitetets centrale drivkraft, må der etableres et godt og stærkt kompetenceudviklingsmiljø. I forskellig grad bør fokus for alle medarbejdere ved Aarhus Universitet rettes mod følgende fire kernekompetencer: Fagspecifik kompetence - den enkeltes ekspertise, viden og erfaringer inden for klart definerede fagområder (en faglig viden, som andre tillægger betydning og værdi.) Handlingskompetence - evnen til at sætte sig mål, prioritere og beslutte. Udvise initiativ, gå-på-mod og praktisk handlekraft (skabe synlige og konkrete resultater.) Forandringskompetence (læringskompetence) - forståelse for udvikling og forandring. Evnen til at bygge videre på allerede eksisterende kompetencer, herunder at kunne justere forældet viden og informationer, men ikke mindst at sammenholde og sammenkoble viden og informationer fra vidt forskellige områder. Kort sagt evnen til hurtigt at lære og aflære (besidde en visionær og kreativ forestillingsverden.) Social kompetence - her menes blandt andet evnen til at skabe kontakt og tillid og forstå at tage hensyn til andre menneskers behov. Samarbejde om fælles opgaver og mål, tackle konflikter eta. (arbejde godt sammen med andre i skiftende og flydende projektsammenhænge.) Den enkelte medarbejders kompetenceudvikling aftales under medarbejderudviklingssamtalen, jf. punkt 4.2.4, hvor der også skal opstilles en uddannelses- og udviklingsplan for medarbejderen med udgangspunkt i universitetets mål og det lokale arbejdssteds behov. Universitetet forventer, at fakulteterne og administrationen drøfter lokale retningslinjer for medarbejderudviklingssamtaler og kompetenceudvikling, herunder beskriver de særlige hensyn omkring VIP-medarbejderes faglige videreudvikling. 4.2.1. Praksislæring kontra teorilæring På Aarhus Universitet findes både praksislæring på selve arbejdspladsen og teorilæring på og uden for arbejdspladsen. Praksislæring eller "learning by doing" er en vigtig måde at erhverve sig kompetencer på, men samtidig finder en del af læringen sted i kombination med interne eller eksterne kurser. Universitetet tilstræber at etablere et konstruktivt samspil mellem praksislæring og teorilæring. 4.2.2. Efter- og videreuddannelse (kursusaktiviteter, jobrotation, jobbytte m.v.) Efter- og videreuddannelse er et vigtigt værktøj til kompetenceudvikling og en forudsætning for, at medarbejderne er rustet til at løse arbejdsopgaverne på effektiv og tidssvarende vis. Aarhus Universitet tilbyder sine medarbejdere en bred vifte af kurser af såvel intern som ekstern karakter. Efter- og videreuddannelse aftales mellem leder og medarbejder både løbende og ved de tilbagevendende medarbejderudviklingssamtaler. 18
Efter- og videreuddannelse skal sikre fleksibilitet og motivation, høj faglig kompetence, opdateret viden om ny teknologi, helhedsforståelse af arbejdspladsen, øget forståelse for betydningen af et godt samarbejde. Jobrotation og jobbytte er også en måde at efteruddanne sig på. Det giver større fleksibilitet og bedre mulighed for sammenhæng i opgavevaretagelsen. Medarbejderen skal tilpasse sig nye arbejdsopgaver og evt. et andet arbejdsmiljø med nye kolleger, og vedkommende får mulighed for at se på arbejdspladsen fra en anden vinkel. Aarhus Universitet er indstillet på, at personalet indgår i en fleksibel jobrotation. Ved jobrotation bør der være et fagligt formål, der udvikler medarbejderen og tilfører den enkelte enhed en ny viden. Jobrotation aftales mellem medarbejdere og deres ledere. Det kan endvidere aftales mellem to medarbejdere og deres respektive ledere, at den ene medarbejder for en kortere eller længere periode bytter job med en kollega på universitetet. 4.2.3. Kompetenceudvikling på ledelsesniveau Aarhus Universitet vil satse på en løbende udvikling af såvel valgte som ansatte ledere ved at give mulighed for at deltage i lederkurser med emner som f.eks. regelsæt for universiteter, økonomistyring, ledelsesteori og ledelsespraksis samt personaleforhold og -politik, sikre tilbud om faglig og ledelsesmæssig opkvalificering for erfarne ledere, opbygge et beredskab, der gør det muligt gennem en aktiv proces at identificere, motivere og engagere potentielle lederemner, etablere en dialog om ledelsesudøvelsen. Ledere på Aarhus Universitet skal have kendskab til universitetets personalepolitik og interne retningslinjer vedrørende personaleledelse og personaleadministration samt til de grundlæggende forvaltningsmæssige regler, der gælder for afgørelser af administrativ karakter. Det er endvidere vigtigt, at alle ledere søges tilbudt kurser i at føre medarbejderudviklingssamtaler, inden disse afholdes, jf. nedenfor under punkt 4.2.4. 4.2.4. Medarbejderudviklingssamtaler (herunder gruppeudviklingssamtaler) Formålet med regelmæssige og systematiske medarbejderudviklingssamtaler er at styrke universitetets samlede kompetence og samarbejdet igennem drøftelser mellem ledere og de enkelte medarbejdere på alle niveauer. Samtalerne skal sikre den enkelte medarbejders faglige og personlige udviklingsmuligheder, herunder afdække, om medarbejderen har kvalifikationsbehov i forhold til nuværende og fremtidige opgaver, skabe sammenhæng mellem universitetets mål og medarbejderer«19