Intern Service, Indkøbskontoret Haderslev Kommune Udbud af befordring af skoleelever til og fra specialskolen Skolen ved Stadion Marts 2007 Side 1 af 60
Skolen ved Stadion Elever på Skolen ved Stadion er henvist til undervisning her, fordi de har behov for særlig hensyntagen og støtte. Børnene deles i grupper, der hver repræsenterer en bred vifte af problemer og årsager hertil. Der er børn med massive indlæringsvanskeligheder, børn med autisme og børn med andre gennemgribende adfærdsforstyrrelser. Gruppen af børn med massive indlæringsvanskeligheder spænder vidt. De er fælles om at have et forstandshandicap, men graden og årsagerne hertil er meget forskellige. Denne gruppe spænder fra børn der er selvhjulpne, med et potentiale til at kunne indlære en del til børn, der skal have hjælp til stort set alt, uden verbalt sprog og med meget begrænsede muligheder for indlæring. Elever med adfærdsforstyrrelser f. eks autisme, AKT, TKF og ADHD er intellektuelt bedre fungerende. De befinder sig indenfor normalområdet, oftest i den nederste ende. Denne gruppe kan have brug for hjælp til at overholde spilleregler også under befordring. Eleverne har en række fælles træk, som betyder at de har brug for et pædagogik og miljø, der er kendetegnet ved en høj grad af forudsigelighed, fast struktur og tydelige voksne. Side 2 af 60
EU-UDBUD efter Europa-parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/F af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter og bekendtgørelse nr. 937 af 16/09/2004. Levering af befordring af skoleelever til og fra specialskolen Skolen ved Stadion Side 3 af 60
Indholdsfortegnelse for udbudsmaterialet Udbudsmateriale 1. Generelle udbudsbetingelser... side 6 2. Specifikke udbudsbetingelser... side 7 2.1 Udbudsform og kontraktperiode... side 7 2.2 Tilbudsaflevering og frist... side 7 2.3 Tilbudsbehandling... side 8 2.4 Tilbudsvilkår... side 8 2.5 Tilbudsmodel og pris... side 9 3. Udvælgelse og tildeling... side 10 3.1 Udvælgelseskriterier... side 10 3.2 Tildelingskriterier... side 11 4. Kravspecifikation... side 13 4.1 Kørslen... side 13 4.2 Samarbejde med underentreprenører... side 16 4.3 Administration... side 17 4.4 Samarbejde... side 18 5. Kontraktudkast... side 21 Side 4 af 60
Indholdsfortegnelse for bilagsmaterialet Bilagsmateriale Bilag 1 - Tidsplan for udbuddets gennemførelse... side 27 Bilag 2 - Erklæring om ubetalt forfalden gæld... side 28 Bilag 3 - Beskrivelse af vognpark... side 29 Bilag 4 - Tilbudsspecifikation... side 33 Bilag 5 - Liste over elever og undervisningstid... side 36 Bilag 6 - Opfyldelses- og forbeholdsliste... side 55 Bilag 7 - Ferieplan... side 56 Bilag 8 - Supplerende bestemmelser om tavshedspligt... side 57 Bilag 9 - Information om relevante forpligtelser... side 59 Side 5 af 60
1. Generelle udbudsbetingelser 1.1 Ordregivende myndighed. Haderslev Kommune Gåskærgade 26-28 6100 Haderslev Martin Larsen, Konsulent for Indkøb & Udbud marl@haderslev.dk / tlf.nr. 74 34 01 38 CVR NR. 29 18 97 57 Haderslev Kommune Haderslev Kommune udbyder levering af skolebuskørsel med ca. 140 elever til og fra Skolen ved Stadion, Louisevej 8, 6100 Haderslev. Side 6 af 60
2. Specifikke udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform og kontraktperiode Det offentlige udbud vedrører indkøb af skolebuskørsel til Haderslev Kommune, og gennemføres i henhold til Europa-parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/F af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelses-kontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter og bekendtgørelse nr. 937 af 16/09/2004. Aftaleperioden vil være for 3 skoleår + evt. forlængelse. Således fra 1. august 2007 til 31. juli 2010 med mulighed for forlængelse i 2 x 1 optionsår (1. august 2010 til 31. juli 2011 og 1. august 2011 til 31. juli 2012). Hertil skal lægges implementerings- og planlægningsperioden forud for egentlig drifts- og kontraktstart. Der gives ikke yderligere opsigelsesvarsel. Haderslev Kommune afgør suverænt om forlængelse tilbydes. Hvis forlængelse tilbydes, skal der foretages forhandlinger herom - senest ved udgangen af januar i det år, hvor kontrakten udløber. Haderslev Kommune tager initiativ til en sådan forhandling. Forlængelsen tilbydes på de kontraktvilkår der er gældende for den ordinære 3 årige kontraktperiode. Der ønskes indgået én kontrakt med én leverandør. Eventuelt samarbejde med underleverandører mellem tilbudsgiver og tredjepart er Haderslev Kommune uvedkommendedog skal et sådant samarbejde om eventuelle leverancer fra underleverandører beskrives i tilbuddet. Således kan dele af kontrakten eventuelt leveres af underleverandører. 2.2 Tilbudsaflevering og frist Tilbud skal være Haderslev Kommune i hænde senest mandag den 23. april 2007 kl. 12:00 Tilbud der fremkommer senere end denne frist vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ikke ske offentligt. Tilbud med tilhørende dokumentation og bilag fremsendes i 6 eksemplarer til: Haderslev Kommune Indkøbskontoret Att. Martin Larsen Gåskærgade 26 6100 Haderslev På kuverten anføres: Fortroligt - Tilbud på skolebuskørsel, idet samtlige tilbud først bliver åbnet af kommunen efter tidsfristens udløb. Bekræftelse af modtagne tilbud vil på foranledning blive tilsendt tilbudsgiver. Eet af de 6 eksemplarer skal være underskrevet og forestå som originaleksemplaret. Side 7 af 60
Tilbuddene skal som supplement sendes elektronisk i PDF format til Indkøbskontoret - Martin Larsen marl@haderslev.dk. I emnelinien angives: Fortroligt - Tilbud på skolebuskørsel. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at tilbuddet når rettidig frem. Tilbuddet skal være på dansk og alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt pr. e-mail til Indkøbskontoret - Martin Larsen marl@haderslev.dk. I emnelinien angives: Spørgsmål vedr. EU Udbud af skolebuskørsel. Se tidsfristen i tidsplan for udbuddet i Bilag 1. Svar på alle stillede spørgsmål vil tilgå samtlige tilbudsgivere, ligesom spørgsmål og svar desuden vil være at finde på www.haderslev.dk se job & erhverv / Indkøb & Udbud / aktuelle udbud. Henvendelserne vil være anonymiserede. 2.3 Tilbudsbehandling Tilbud vil blive behandlet med diskretion og vil ikke blive returneret. Indkomne tilbud vil blive åbnet samtidig, og der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. Tilbudsgivers eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Haderslev Kommune uvedkommende. Nærværende udbudsmateriale er Haderslev Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Haderslev Kommune. Alle tilbudsgivere vil samtidig modtage skriftlige underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller forkastelse hurtigst muligt efter at Haderslev Kommune har truffet beslutning herom. Der vil således jf. gældende stand still klausul blive fremsendt en betinget accept, der betyder at tilbuddet accepteres og der indgås kontrakt, såfremt der ikke indenfor 10 dage er gjort indsigelser fra de tilbudsgivere, der har fået et afslag. Haderslev Kommune forbeholder sig ret til at indhente yderligere afklarende oplysninger hos den enkelte tilbudsgiver og at inddrage disse oplysninger i behandlingen af tilbudene. Haderslev Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, førend der er indgået endelig kontrakt med tilbudsgiver. 2.4 Tilbudsvilkår Tilbuddet skal være gældende 120 dage fra frist for aflevering af tilbud. Er der krav i udbudsmaterialet, der ikke kan opfyldes (forbehold), skal dette tydeligt angives i Bilag 6. Forbehold, der er nævnt andre steder i tilbuddet, vil ikke kunne gøres gældende. Forbehold skal kunne kapitaliseres for at kunne indgå i den samlede vurdering af det afgivne tilbud. Der kan ikke gives del-bud. Såfremt der samarbejdes med underleverandører, skal et sådant samarbejde beskrives i tilbuddet. Side 8 af 60
Der kan afgives alternative bud, men kun som supplement, idet der skal afgives tilbud på det udbudte. Såfremt der afgives alternative bud, skal det nøje beskrives hvori det alternative består. Det fremgår af afsnit 3.1 udvælgelseskriterier og bilag 4 - tilbudsspecifikation, hvilke bilag der skal udfyldes og returneres sammen med tilbuddet. Haderslev Kommune forbeholder sig ret til at forkaste samtlige tilbud, uden at tilbudsgiver kan kræve vederlag. De afleverede tilbud betragtes som Haderslev Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud skal udformes således at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbuddet. Tilbud der ikke opfylder udvælgelseskriterierne, opfattes som ikke konditionsmæssige, og vil ikke blive taget i betragtning. 2.5 Tilbudsmodel og pris Priser skal være i danske kr. ex. moms. Tilbud gives i 2007-priser. Første vederlagsregulering kan tidligst ske i januar 2009, gældende for efterfølgende skoleår. Regulering af prisen skal ske i henhold til udviklingen i Kommunernes Landsforenings senest udmeldte løn- og prisindeks for Øvrige tjenesteydelser m.v. (art.4.9) for det pågældende år. Prisregulering kan herefter højst ske 1 gang årligt på baggrund af den senest oplyste fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår. Se tillige kontrakt-udkastets 7. Fejl i tilbud kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelse af tilbudsprisen. Tilbudsspecifikationen i Bilag 4 skal udfyldes og returneres. Side 9 af 60
3. Udvælgelse og tildeling 3.1 Udvælgelseskriterier, vurdering af tilbudsgivers egnethed Tilbuddet skal vedlægges dokumentation for tilbudsgivers egnethed og andre forhold i henhold til afsnit 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3. Dokumentations- og mindstekrav er listet op her, og beskrevet/uddybet nedenfor: 3.1.1 Tilbudsgiverens personlige forhold Dokumentationskrav (vedlægges tilbuddet) Tilknyttet mindstekrav Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen max 6 måneder gammel fra 9. marts 2007. Kan bestilles på www.eogs.dk Bemærk, der kan være et par ugers leveringstid. Underskrevet Tro og love Erklæring om forfalden ubetalt gæld til offentlige myndigheder, jf. bilag 2. Max. 50.000 kr. 3.1.2 Tilbudsgivers økonomisk og finansiel formåen Dokumentationskrav (vedlægges tilbuddet) Tilknyttet mindstekrav De seneste to regnskabsårs totale omsætning, samt omsætning indenfor det aktivitetsområde, der er omfattet af det udbudte område (befordring af skolelever). Endvidere skal der oplyses om tilbudsgivers egenkapital i seneste regnskabsår. Oplysningerne skal være attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Side 10 af 60
Bankerklæringen til dokumentation af tilbudsgiverens økonomiske og finansielle kapacitet. Bankerklæringen skal være fra indeværende år 2007. Bankerklæringen skal være anmærkningsfri. Bevis for relevante attesterede erhvervsansvarsforsikringer (fx i form af kopi af police). 3.1.3 Tilbudsgivers teknisk og/eller faglig formåen Dokumentationskrav (vedlægges tilbuddet) Tilknyttet mindstekrav Aktuel referenceliste over relevante kundeforhold med angivelse af kontaktperson, kontraktens varighed og opgavetype (befordring af elever, rutekørsel, handikapkørsel mv.). En beskrivelse af leverandørens tekniske udstyr og de metoder, der anvendes til sikring af kvaliteten. Det bemærkes, at tilbud der ikke opfylder samtlige dokumentationskrav og samtidig opfylder mindstekravene ikke vil være konditionsmæssige. De vil således ikke kunne indgå i den egentlige tilbudsvurdering. 3.2 Tildelingskriterier ved valg af tilbud Ordren vil blive tildelt den tilbudsgiver, som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Side 11 af 60
Udbuddets tildelingskriterier Valg af leverandør vil ske på baggrund af det økonomiske mest fordelagtige tilbud ud fra følgende, i rækkefølge prioriterede og vægtede tildelingskriterier. Følgende tildelingskriterier vil blive vurderet ud fra besvarelserne i indkomne tilbud Pris 45% Leveringssikkerhed 40% Kompetence 15% Pris opgøres som prisen for løsning af den udbudte kørselsopgave pr. år opgjort ud fra den af tilbudsgiveren afgivet pris pr. kilometer multipliceret med den af tilbudsgiveren forventede antal anvendte kilometer (anslået ud fra udbudsmaterialet oplysninger om kørselsbehov). Leveringssikkerhed vurderes ud fra følgende: Oplysning om antal ansatte, fordelt på chauffører og administrativt personale Redegørelse for hvordan driftsledelse, overvågning og vedligeholdelse vil blive varetaget, herunder beredskab i forbindelse med sygdom eller nedbrud af køretøj Oplysninger om vognparkens kvalitet og stand samt vognparkens reservekapacitet Kompetence vurderes ud fra følgende: Redegørelse for de påtænkt anvendte chaufførers erfaring med kørsel med børn og handicappede, herunder sygetransport, samt en beskrivelse af dette personale. Redegørelse for tilbudsgiverens sociale, etiske og miljømæssige retningslinjer Tilbudsgiver kan evt. vedlægge en beskrivelse af firmaets politik eller retningslinier vedr. miljø, ansættelse af minoritetsgrupper, eller andet der kunne være relevant. Side 12 af 60
4. Kravspecifikation 4.1 Kørslen Opgaven omfatter kørsel med ca. 140 elever til Skolen ved Stadion, Louisevej 8, 6100 Haderslev. Eleverne bor primært i Haderslev, Aabenraa, Sønderborg, Tønder, Kolding og Vejen Kommuner. Der skal køres i ca. 225 dage pr år. Heraf på 200 skoledage. Der skal køres til fritidsordning i uge 7 og uge 42 samt i skolens sommerferie på nær uge 28, 29, 30 og 31. Der skal køres til fritidsordningen i ugen op til påske. På de skolefri dage skal der køres 30-40 elever. De fleste skal køres til fritidsordning på samme tid, som de normalt køres i skole. De elever, der har morgenpasning, skal også køres tidligt ind på de skolefri dage. 1 gang årligt er der kørsel om lørdagen, hvor der efterfølgende mandag kun er kørsel til fritidsordning. Der er ingen kørsel mellem jul og nytår samt fredag efter Kristi Himmelfart. Der køres første gang til fritidsordningen mandag den 6. august 2007 og første gang til skolen mandag den 13. august 2007. 4.1.1 Ændringer i kørselsbehov Udbudsmaterialet er udtryk for et øjebliksbillede, i det der over tid kan ske væsentlige ændringer i såvel opad som nedadgående retning. Ændringer kan være forårsaget at politiske ændringer eller ændringer i elevernes eller familiernes situation. Næste skoleårs kørselsbehov er ikke fuldt ud kendt ved kontraktens indgåelse. Det vurderes pt. at antallet af elever vil være ca. 140. Se tillige Bilag 5 om sammensætning af elever. Haderslev Kommune v/ Skolen ved stadion vil varsle entreprenør hurtigst muligt. Ved et mindsket kørselsbehov må entreprenør være indstillet på at tilpasse sig ændringer uden kompensation. Ved stigning i kørselsbehov skal udbyder påtage sig at løse den ekstraopgave. Ekstrakørsel vil blive honoreret som øvrige kørte km. Skolens aktivitetskalender kan forårsage ændringer i kørselstilrettelæggelsen. Hvis turomlægninger medfører væsentlige og eller permanente medudgifter for entreprenøren, er Haderslev Kommune indstillet på at forhandle honorering af sådanne udgifter. Side 13 af 60
Hvis en elev indlægges på sygehus eller andet der forårsager at eleven ikke skal transporteres i en periode skal Skolen ved Stadion / Haderslev Kommune give entreprenøren besked med mindst 3 dages varsel, for at betalingen vil blive reduceret. Haderslev Kommune forbeholder sig ret til i enkelte tilfælde at koble befordringen af andre elever med særlig behov med befordring af elever på Skolen ved Stadion. F. eks en elev, der i en periode skal køres fra en specialklasse i Haderslev By til en adresse i oplandet på et tidspunkt under forudsætning af: At der i forvejen køres til et sted i nærheden med elever fra Skolen ved Stadion. At kørslen af ekstraelev kan passes ind i den tilrettelagte kørsel. uden at der skal ændres på køreplaner At der er plads i bilen. Entreprenøren er ikke forpligtet til at sætte andet materiel ind for at befordre ekstraelever. Befordringen af sådanne ekstraelever vil blive på samme vilkår som befordring af elever til og fra Skolen ved Stadion. 4.1.2 Optimering af kørsel Haderslev Kommune stiller som krav, at entreprenøren af egen drift hele tiden optimerer den samlede kørsel, således at de betalende kommuner til enhver tid får lavest mulige antal kørte kilometer og dermed lavest mulige udgifter til kørslen. 4.1.3 Køreplan Starttidspunkt på skolen et pt. kl. 08.30 Skolen skal hvert år senest 15. maj have sendt entreprenøren det nødvendige grundlag for kørselsplanlægning i næstfølgende skoleår. Entreprenør skal herefter beskrive, ad hvilken ruter kørsel vil finde sted. Hvis omstigning finder sted, skal det angives hvor på ruten dette sker. Kørselsplanlægningsmateriale skal være skolen i hænde senest 15. juni. Der udarbejdes hensigtsmæssige køreplaner i forhold til elevernes bopæl. Køreplanen og ruter kan ændres ved ændring i elevsammensætning/bopæl. Eleverne til skolen ankommer ca. 10 min inden skolestart. Samlet transporttid bliver max 60 min. (I de tilfælde hvor elevens bopæl geografisk er så langt fra skolen at transporttid på 60 min ikke kan overholdes, skal der i hvert tilfælde laves en speciel aftale om transporttid). Der laves en alternativ køreplan til skolefri dage. Entreprenør skal respektere og kunne planlægge med, at der i løbet af ugen kan være skiftende afhentnings og afleveringssteder for den enkelte elev. Hjemtransport fra skolen skal afgå ca. 10 min efter undervisningsophør. Afhentnings og afsætningstidspunkter på ruten skal angives med en tolerance på +/- 10 minutter. Side 14 af 60
Ved skoletids ophør køres eleverne dels til hjemadressen dels til fritidsordning eller til aflastningsadresse. Kørsel til aflastning eller anden fritidsordning er inkluderet direkte i kørselsentreprisen. En del af de elever, der køres til en anden end hjemadressen vil senere på dagen skulle køres til hjemadressen. Denne kørsel er ikke omfattet af herværende udbudsmateriale. Hvis samme entreprenør har kørsel fra aflastning til hjem, må samkørsel kun forekomme, hvis det kan være uden gene for de elever, der køres hjem fra skole eller fritidsordning. Det er en klar betingelse at kørslen skal ligge på ruten. Ved kørsel fra skole eller fritidsordning til aflastningsadresse, der ligger væsentligt udenfor de etablerede ruter, forhandles en særpris på den enkelte kørsel. Ved påkrævet solokørsel med en elev til og fra ydreområder i forhold til skolens naturlige opland aftales der en særpris. 4.1.4 Vejrlig Byder skal være indstillet på at vejrligsproblemer kan ændre kørselsmønstre. Ved stærkt snefald eller lign. skal der være mulighed for, at eleverne bliver kørt hjem udenfor sædvanlig hjemtransporttid. Hovedentreprenør kan aflyse kørsel, når det findes uforsvarligt at køre grundet vejrlig. Skolelederen skal i sådanne situationer omgående varsles. 4.1.5 Sikkerhedsudstyr En del af eleverne kræver særlige fastspændingsordninger, seler, barnestole, specialsæder og lignende. Haderslev Kommune forudsætter, at nødvendigt hjælpe- og sikkerhedsudstyr forefindes eller anskaffes i det omfang, der er behov for det. Sådant udstyr er inkluderet i budprisen. Udbyder vil ikke blive særskilt honoreret for dette. Enkelte elever vil skulle transporteres i kørestol. Det er transportørens ansvar, at disse elever transporteres sikkert. Transportøren afgør om elever i kørestole skal entre bussen ved hjælp af lift eller rampe. Sådant udstyr er inkluderet i udbudsprisen. Der vil ikke blive honoreret særskilt for dette. Side 15 af 60
4.2 Samarbejde med underentreprenører Der indgås kontrakt med én leverandør, idet Haderslev Kommune ønsker én hovedentreprenør på den samlede kørsel. Såfremt der forventes anvendt underentreprenører, skal det fremgå af tilbuddet, hvem der entreres med. Hvis der anvendes underentreprenører, er det hovedentreprenøren, der i et og alt er ansvarlig for eventuelle underentreprenører. Det er alene hovedentreprenørens ansvar i forhold til Haderslev Kommune og Skolen ved stadion at samarbejde med og mellem eventuelle underleverandører foregår uden problemer. Hovedentreprenøren er pligtig til at være helt orienteret om praktiske aftaler, som eventuelle underentreprenører har lavet med forældre eller skole. Hovedentreprenøren er i alle sammenhænge ansvarlig for, at evt. underentreprenører kan opfylde de krav, der er stillet i dette udbudsmateriale herunder også stillede lovkrav. Haderslev Kommune / Skolen ved Stadion vil i alle sammenhænge og ved tvistligheder alene henvende sig til hovedentreprenøren, som er den ansvarlige forhandlingspart for sådannes løsning. Haderslev Kommune / Skolen ved Stadion forbeholder sig ret til at kunne afvise en underentreprenør, såfremt der er betimelig årsag hertil Hvis entreprenørens virksomhed i kontraktperioden overdrages til anden side, er den kontraktindgående entreprenør pligtig til at bistå en ny leverandør og Haderslev Kommune, så overgangen glider lettes muligt og uden gener for skolens elever. Arbejdets udførelse vil efter en eventuel overdragelse skulle ske på de gældende kontraktvilkår. Side 16 af 60
4.3 Administration 4.3.1 Fakturering Fakturering skal ske efter modellen i Bilag 4 Faktura skal splittes op til hver enkelt kommune Haderslev Kommune oplyser til den valgte entreprenør EAN nr. og kontaktpersoner for de kommuner, der skal have tilsendt faktura. Haderslev Kommune kan forlange, at samtlige anvendte vogne er udstyret således, at entreprenøren kan tilbyde en printudskrift af kørslen som grundlag for fakturering. Der skal af fakturaen fremgå udgifter til hver enkelt elev. Der ydes betaling efter faktura månedsvis bagud. Haderslev Kommunes betalingsbetingelser er løbende måned + 30 dage. Se tillige 5 i kontraktudkast om elektronisk fakturering, der er lovpligtig. Hovedentreprenøren forestår alle forhold omkring fakturering. 4.3.2 Statistik Entreprenør forpligtes til på Haderslev Kommunes anmodning at levere statistikmateriale 2 gange årligt eller på forlangende. Statistik skal sendes elektronisk i regneark eller efter anden aftale. Der skal være oplysninger om køretid på hver elev. Der skal af materialet kunne aflæses antal kørte km på hver elev. På kommunes forespørgsel skal der kunne udleveres rutebeskrivelse samt oversigt over, hvilke elever der transporteres sammen på enkelte ruter, samt beregningsgrundlaget for den valgte kørselsrute. 4.3.3 Forsikring Hovedentreprenøren er ansvarlig for, at eleverne er forsikrede under transporten. Herunder også for den skade, eleverne måtte volde på materiel eller på chauffør. Side 17 af 60
4.4 Samarbejde 4.4.1 Kommunikation Skolen laver et skriftligt materiale til forældre, der gennemgår aftalerne i den indgåede kontrakt, hvad angår tolerance på afhentningstidspunkter, regler i bussen, kontaktmuligheder og andet, der er relevant for forældrene - for at forventninger til samarbejdet er afstemt. Forældrene skal sørge for at elever er klar i god tid inden afhentningstidspunktet. Forældre skal senest kl. 10 samme dag give besked til entreprenør, når de selv afhenter deres børn. I dagligdagen kan evt. underentreprenør aftale praktiske ting direkte med skolen eller forældre. Kommunikation mellem hjemmene og entreprenør er samlet hos få personer i firmaet. Disse skal være lette at komme i kontakt med og mestre kommunikationen. Det skal være muligt at kontakte firmaet telefonisk i tidsrummet 5.00 ca. 17.30 (indtil sidste elev er kørt hjem) Der skal kunne sendes e-mails til firmaet som forventes læst og kvitteret for daglig inden kl. 12.00 og inden kl. 17.30. Chaufføren skal have mobiltelefon med i alle biler. Mundtlige aftale mellem forældre og chauffør bør noteres ned og videregives til firmaet. Skolen sender oplysninger til entreprenør om elevernes behov for transport 1 gang årligt. Forældre giver mindst hver 3. måned besked til entreprenør om aflastning. Entreprenør sørger for at have aftalt aflevering af elev i tilfælde af at der ikke er nogen hjemme evt. indhente underskrift på at eleven må sættes af. Hvis der ikke ligger en underskrevet tilladelse til at barnet må sættes af tages eleven med i bilen igen. Chauffører kontakter skolen eller fritidsordningen. Hvis afleveringstidspunktet ligger efter fritidsordningens lukketid kontaktes skoleleder eller leder af fritidsordningen. Disse vil derefter tage stilling til, hvad der skal ske med eleven Entreprenør informerer eftermiddagschauffører i de tilfælde, hvor en elev ikke er med i skole om morgenen. Hjemmene informeres om afhentning / hjemkomst. Alle ændringer meddeles straks til hjemmene. Der aftales pladser i bussen med forældre og lærere. Skolen afleverer lister til entreprenøren over afhentningstidspunkter fra fritidsordning. Der gives besked til skolen hhv. hjemmet eller på aflastningsadresse, hvis der under transporten har været problemer med en elev. Der gives straks besked til modtager af eleven ved forsinkelser ud over de tilladte 10 min. 4.4.2 Regler i busserne Der udfærdiges i samarbejde mellem skole og entreprenør regelsæt for adfærd i bussen. Reglerne skal være ens for alle busser/elever /chauffører. Reglerne håndhæves af chaufføren. Side 18 af 60
Reglerne skal bl.a. omfatte Busserne er røgfri. Der skal være en god tone omkring børnene. Bussen må ikke forlades, når der er elever i den - ud over hjælp til af og påstigning af andre elever. Eleverne må medbringe og bruge MP3 og game-boy eller lign. (eleverne medbringer evt. personlige ejendele på eget ansvar) Der gives ikke slik eller lign. til eleverne i bussen. Eleverne skal have faste pladser. 4.4.3 Samarbejde Entreprenør skal være indstillet på at samarbejde med skole og forældre. Der skal være faste chauffører på de enkelte busser på de enkelte ruter. Kun i særlige tilfælde kan der fraviges fra dette. Om muligt samme chauffører morgen og aften ugen igennem. Chaufføren bør udvise konduite og fleksibilitet. Aftalte opsamlingssteder og udmeldte afhentningstidspunktet overholdes og chaufføren er klar til at tage imod eleven. 4.4.4 Faglig/personlige kompetence Chaufføren skal udstråle positiv holdning til eleverne og udvise accept af børnenes handicaps og væremåder. Chaufførerne skal deltage i introduktionskursus i at omgås skolens elever. Chaufføren skal tilstræbe konkret/præcis kommunikation med eleverne. Chaufføren skal være bevidst om at være rollemodel. Der ligger en politisk beslutning om at alle, der har professionel berøring med børn under 15 år, skal have en ren børneattest. Vognmanden kan rekvirere attesterne efter indhentet samtykke fra chaufføren. Det nærmere kan aftales med Børne- og Familieservice. Skolen ved Stadion afholder gratis kursus af nogle timers varighed for chauffører, der skal køre med skolens elever. Kurset giver en generel introduktion af eleverne på Skolen ved Stadion. Tidspunkt for kursus aftales mellem entreprenør og Skolen. 4.4.5 Opstart Leverandøren skal senest 15. juni 2007 (med udgangspunkt i Bilag 5 om eleverne) sende kørselsruter som beskrevet i afsnit 4.1.3. til skolen. Endvidere skal leverandøren Side 19 af 60
udarbejde en præsentation af virksomheden og de anvendte chauffører til brug for orientering til forældrene. Senest den 15. juni 2007 skriver Skolen ved Stadion et grundbrev til forældrene, hvori den valgte entreprenør kort introduceres. Brevet vedlægges den info-folder som er omtalt i 4.4.1. Brevet underskrives af skoleleder. Nederst på siden - eller på bagsiden fortrykkes en plads, hvor entreprenør udfylder med tidspunkter for afhentning og hjemkomst m.m. samt opgiver navn på den faste chauffør på ruten. Det fortrykte brev sendes til vognmanden, der udfylder sin del og sender det ud til familierne. Således at brevet er fra både skole og entreprenør på en gang. Side 20 af 60
5. Kontraktudkast Kontrakt vedr. levering af skolebuskørsel 1 Parterne Imellem Haderslev Kommune (i det følgende kaldet udbyder) og Firma, Adresse, Postnr., By (i det følgende kaldet kontrakthaver) er indgået nærværende kontrakt. 2 Kontraktgrundlag kontrakttype Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udbyder udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af x.x. 2007 samt rettelsesbrev i forbindelse med spørgsmål/svar runden, i prioriteret rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 3 Kontraktens omfang Udbud af befordring af skoleelever til og fra specialskolen Skolen ved Stadion 4 Kontraktperiode Aftaleperioden vil være for 3 skoleår + evt. forlængelse. Således fra 1. august 2007 til 31. juli 2010 med mulighed for forlængelse i 2 x 1 optionsår (1. august 2010 til 31. juli 2011 og 1. august 2011 til 31. juli 2012). 5 Fakturering Side 21 af 60
Faktura skal fremsendes elektronisk, jf. Lov nr. 1203 af 27/12-2003 om offentlige betalinger, på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent (navn og adresse) EAN nr. Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb 6 Priser Jf. de i kontrakthavers tilbud af den x. x. 200X angivne enhedspriser (ekskl. moms) som er gældende indtil X. XXX 200X. Priserne kan herefter reguleres en gang årligt i henhold til 7. Prisfald skal uden ophold komme udbyder til gode. Haderslev Kommune stiller som krav, at entreprenøren af egen drift hele tiden optimerer den samlede kørsel, således at de betalende kommuner til enhver tid får lavest mulige antal kørte kilometer og dermed lavest mulige udgifter til kørslen. 7 Prisregulering Tilbud gives i 2007-priser. Første vederlagsregulering kan tidligst ske i januar 2009, gældende for efterfølgende skoleår. Regulering af prisen skal ske i henhold til udviklingen i Kommunernes Landsforenings senest udmeldte løn- og prisindeks for Øvrige tjenesteydelser m.v. (art.4.9) for det pågældende år. Prisregulering kan herefter højst ske 1 gang årligt på baggrund af den senest oplyste fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår. Supplerende produkter og ydelser indenfor denne kontrakt følger samme prisregulering, medmindre andet er særskilt aftalt. 8 Betaling Betalingsbetingelsen er løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. 9 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 10 Kontakt mellem parterne Side 22 af 60