Kom godt i gang med Ajour

Kom godt i gang med Ajour Denne vejledning omhandler adgang og brugen af Ajour systemet for modtageren, afsenderen og administratoren. Modulerne der gennemgås er: Administration Ajour Byggeri AjourKS

Nyheder i Ajour version 3.12 (Klik på kapitel nummeret for at komme til aktuelle kapitel) OPTIMERING AF BRUGERFLADE PÅ ADMINISTRATIONS MODULET 6.4 Oversigt over brugere på side 9 DU KAN KOPIERE KATEGORIER, PÅ TVÆRS AF KATEGORI NIVEAUERNE 12.2.3 Kopier og klip i kategorier på side 28 FORBEDRINGER TIL KONTROLKRITERIER 12.2.5 Tjeklister og kontrolkriterier på side 29 DET ER BLEVET MULIGT AT SKRIVE I AKTIVITETS KOLONNEN 12.2.5 Tjeklister og kontrolkriterier på side 29 SE FILSTIGEN I OVERSKRIFTEN 12.2.5 Tjeklister og kontrolkriterier på side 29 FÅ VIST DE REGISTRERINGER DER HAR EN OVERSKREDET TIDSFRIST 15.4 Søge emner på side 41 Foreslået af: Parajanan Mahalingam - Dahl NY FUNKTIONALITET TIL VALG AF REGISTRERINGSTEGNINGER PÅ WEB-SIDEN 16.1 Opret registrering på side 43 SKIFT PROJEKTMAPPE PÅ FLERE REGISTRERINGER PÅ EN GANG 16.5 Skift projektmappe på side 44 Foreslået af: Jan - Bakkekildegaard Byens Tag DU KAN NU SKIFTE TIDSFRIST PÅ FLERE REGISTRERINGER PÅ EN GANG 16.7 Skift tidsfrist på side 45 VÆLG FLERE REGISTRERINGER VED BRUG SHIFT TASTEN 16.8 Marker registreringer på side 45 Foreslået af: COWI ØVRIGE FORBEDRINGER OG FEJLRETTELSER Derudover har vi foretaget mindre forbedringer og fejlrettelser af teknisk karakter, for en bedre brugeroplevelse af Ajour. ajoursystem.dk 2

Indholdsfortegnelse (Tryk på en overskrift) Generelt........................................................... 5 1 Systemnavn/webadresse......................................... 5 2 Bruger oprettelse og login........................................ 5 2.1 Opret dig selv som bruger....................................... 5 2.2 Oprettelse som bruger via administrator.............................. 5 2.3 Login.................................................... 5 3 Skift kodeord................................................. 6 4 Glemt kodeord................................................ 6 4.1 Bestil nyt kodeord............................................ 6 4.2 Få tildelt nyt kodeord.......................................... 6 4.3 Tildel bruger nyt kodeord (administrator)............................. 6 5 Opret sag (Administrator)......................................... 7 5.1 Opret sagstyper.............................................. 7 5.2 Opret ny sag................................................ 7 6 Opret bruger................................................. 8 6.1 Opret en bruger, som selv har anmodet om adgang....................... 8 6.2 Opret og tilføj firma under brugerdata............................... 9 6.3 Valg af rettigheder for bruger..................................... 9 7 Forklaring til Rettigheder i Ajour.................................. 10 8 Administrer sager............................................. 16 9 AjourBox/Filarkiv............................................. 17 9.1 Mapper...................................................17 9.2 Filer......................................................18 Byggeri / AjourKS.................................................... 20 10 Strukturer dit projekt.......................................... 20 10.1 Opret projektmapper..........................................21 10.2 Rediger/ slet projektmapper......................................21 11 Registrerings tegninger......................................... 22 11.1 Opret registrerings tegninger....................................22 11.2 Se registreringstegninger........................................23 11.3 Aktiver/Deaktiver registrerings tegning...............................23 11.4 Slet registrerings tegning........................................23 ajoursystem.dk 3

12 Grupper, kategorier og lister...................................... 24 12.1 Grupper...................................................24 12.2 Kategorier/Lister.............................................27 13 Daglig opfølgnings pr. mail (Kun Byggeri)............................. 32 14 Observer registreringer......................................... 33 14.1 Vælg sag..................................................33 14.2 Definition samt valg af notattype...................................34 14.3 Vælg notat type..............................................35 14.4 Status-feltet................................................36 14.5 Grupper...................................................37 14.6 Registreringen...............................................37 15 Søg i registreringer............................................ 42 15.1 Sagsmapper................................................42 15.2 Grupper...................................................42 15.3 Status....................................................42 15.4 Søge emner................................................42 15.5 Udvid filter.................................................43 15.6 Ryd filter...................................................43 16 Opret/rediger/slet registrering.................................... 44 16.1 Opret registrering............................................44 16.2 Rediger registrering...........................................45 16.3 Slet registrering..............................................45 16.4 Skift notat type..............................................45 16.5 Skift projektmappe............................................45 16.6 Skift gruppe................................................45 17 Skift modtager/videresend (Kun Byggeri)............................. 46 17.1 Skift modtager...............................................46 17.2 Videresend.................................................46 17.3 Videresendelse af registreringer spørgsmål og svar......................47 18 Udskriv registreringer i PDF...................................... 49 18.1 Udskrifts typer...............................................49 19 Udskriv registreringstegninger med punkter........................... 57 20 Support................................................... 58 ajoursystem.dk 4

Generelt 1 Systemnavn/webadresse Systemnavnet står øverst i dit browservindue i adresselinen. Navnet hedder typisk systemejerens virksomhedsnavn først, og er altid efterfulgt af.ajoursystem.dk f.eks. http://virksomhedsnavn.ajoursystem.dk 2 Bruger oprettelse og login Du kan blive oprettet som bruger på systemet på 2 måder 2.1 OPRET DIG SELV SOM BRUGER Gå ind på system hjemmesiden og skriv navnet på ajour systemet via én af de 4 web browsere: Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari og Microsoft Internet Explorer. (De seneste 2 browser versioner understøttes) 1. Klik på Registrer under Login-knappen for at oprette en brugerkonto 2. Udfyld formularen og klik Registrer Når administratoren har behandlet din forespørgsel, modtager du en velkomstmail fra Ajour med dit brugernavn og kodeord. Dit brugernavn er altid den e-mail, du har modtaget velkomstmailen på. 2.2 OPRETTELSE SOM BRUGER VIA ADMINISTRATOR Ring eller send en e-mail til administratoren. E-mailen skal indeholde følgende oplysninger: fornavn, efternavn, brugernavn / e-mail, firmanavn, jobtitel og telefonnummer, samt hvilken sag du ønsker at få adgang til. Når administratoren har behandlet din forespørgsel, modtager du en velkomstmail fra Ajour med dit brugernavn og kodeord. Dit brugernavn er den e-mailadresse, du har modtaget velkomstmailen på. 2.3 LOGIN 1. Gå ind på system hjemmesiden og skriv navnet på ajour systemet, f.eks. www.virksomhedsnavn.ajoursystem.dk 2. Tast Brugernavn = din e-mail. Kodeordet findes i din velkomstmail. Klik på LOGIN. 3. Du er nu logget ind på Ajour og kan vælge det/de moduler, du har adgang til. ajoursystem.dk 5

3 Skift kodeord Når du bliver oprettet i Ajour, får du tilsendt et autogenereret kodeord. Dette kodeord kan du ændre. 1. Gå ind på system hjemmesiden og skriv navnet på ajour systemet, f.eks. www.virksomhedsnavn.ajoursystem.dk 2. Login på Ajour. 3. Klik på tandhjulet øverst i højre hjørne. Derefter klik på Skift kodeord. 4. Udfyld formularen med nuværende kodeord, nyt kodeord og bekræft nyt kodeord. Tryk på Skift kodeord for at bekræfte nyt kodeord. 5. Dit kode ord er nu skiftet, Klik på Tilbage til forsiden. 4 Glemt kodeord Hvis du har glemt dit kodeord, benyttes én af følgende fremgangsmåder: 4.1 BESTIL NYT KODEORD 1. Gå ind på system hjemmesiden og skriv navnet på ajour systemet, f.eks. www.virksomhedsnavn.ajoursystem.dk 2. Klik på Glemt kodeord i LOGIN vinduet, indtast dit brugernavn og klik Send. Du vil nu modtage en e-mail med et nyt kodeord. 4.2 FÅ TILDELT NYT KODEORD Ring eller send en e-mail til administrator, som derefter kan sende dig et nyt kodeord. 4.3 TILDEL BRUGER NYT KODEORD (ADMINISTRATOR) Du kan tildele alle de brugere, som er tilknyttet samme projekt som dig, et nyt kodeord. Når kodeordet er tildelt, vil brugeren modtage en e-mail med det nye kodeord. Tildelte kodeord kan ikke ses af administratoren. Har en bruger glemt sit kodeord, er den eneste mulighed at tildele brugeren et nyt. 1. Klik på Administration. 2. Klik på den aktuelle bruger i brugeroversigten, og klik på Nyt kodeord i venstre hjørne af skærmen. 3. Klik OK i dialogboksen. Brugeren modtager nu en e-mail med et nyt kodeord. ajoursystem.dk 6

5 Opret sag (Administrator) For at komme i gang med at registrere, skal du først oprette sagen. Dette gøres under Fanen Administration. Her kan du desuden administrere alle brugere samt udskrive lister over e-mails og bruger. 1. Klik på Administration. 2. Klik på Ejendomme/Projekter. 3. Vinduet Ejendomme/Projekter åbner sig. Her kan du se aktive og arkiverede sager, samt oprette nye Projekter og projekttyper. 5.1 OPRET PROJEKTTYPER Du kan oprette projekttyper som efterfølgende kan vælges fra en liste, når du opretter et nyt projekt. 1. Klik på Typer i højre side af skærmen. 2. Skriv en tekst i det øverste tekstfelt, og klik på Dokument ikonet ud for tekstfeltet. Typen er nu gemt og bliver føjet til listen. 3. For at redigere i en type, slettes den eksisterende tekst og der skrives en ny. Klik på Diskette ikonet for at gemme. Klik på Skraldespanden for at slette. 4. Klik på Luk for at vende tilbage til vinduet Ejendomme/Projekter. 5.2 OPRET NYT PROJEKT 1. Klik på Opret i højre side af skærmen. 2. Udfyld felterne. Feltet Navn skal som minimum være udfyldt for at kunne gemme projektet. 3. Klik på Gem for at oprette sagen. 4. Du har nu oprettet en ny sag og er klar til at oprette og tilknytte brugere til din sag. (se afsnit 6 Opret bruger på side 8) VIGTIGT: Ved at vinge af i feltet Automatisk kopiering af alle Skabeloner til nye sags Kategorier bliver alle skabeloner på Byggeri og AjourKS automatisk knyttet til nye sager. Læs mere om skabeloner og kategorier i kapitel 12 Grupper, kategorier og lister på side 24. Figur nr. 1 4 2 1 3 ajoursystem.dk 7

6 Opret bruger Når du har oprettet dit projekt/ejendom (se afsnit 5.2 Opret nyt projekt på side 7), skal du oprette og tilknytte brugere til projektet. 1. Klik på Administration. 2. Klik på Ny i venstre hjørne. Menuen Brugerdata åbner. 3. Sæt v ed Aktiv. 4. Sæt ved Godkendt. 5. Udfyld alle brugerdata Brugernavn/E-mail, Fornavn, Efternavn, Firmanavn, Jobtitel, Telefonnummer. Hvis firmanavn ikke findes, se under opret og tilføj firma. (se afsnit 6.2 Opret og tilføj firma under brugerdata på side 9) 6. Klik på Licenstype og vælg licenstype for personen (A, B eller C) A-Brugere kan udføre alle typer registreringer i både Ajour Byggeri og AjourKS samt anvende Ajour på både web del og mobil. B-Brugere kan udarbejde KS registreringer i AjourKS med adgang til webdel og mobil løsning. B-brugere har der udover alle rettighederne for en C-bruger. C-brugere kan modtage, kommentere og sætte status for notater på Ajour systemets webdel og mobile løsning uden rettighed til, at udarbejde registreringer og notater. 7. Klik på Rolle og vælg personens rolle på byggesagen (Administrator, Rådgiver, Entreprenør / leverandør eller Driftsherre). Læse mere om rollerne, i afsnit 7 Forklaring til Rettigheder i Ajour på side 10. 8. Gå til afsnit 6.3 Valg af rettigheder for bruger på side 9 Øverst i højre hjørne er en Licensoversigt over antal brugerlicenser i brug samt antal licenser, der er til rådighed. Bestilling af ekstra brugerlicenser kan ske ved at klikke på Køb flere licenser. 6.1 OPRET EN BRUGER, SOM SELV HAR ANMODET OM ADGANG Når en bruger selv har søgt om adgang, vil brugeren stå under fanen Ikke-godkendte i brugeroversigten. 1. Klik på brugeren så rækken bliver markeret. Menuen Brugerdata åbner. 2. Følg fremgangsmåden for oprettelse af ny bruger, pkt. 3-7, 6 Opret bruger på side 8. 3. Gå til afsnit 6.3 Valg af rettigheder for bruger på side 9. VIGTIGT: Vær især opmærksom på firmanavnet, så der ikke opstår dubletter. ajoursystem.dk 8

6.2 OPRET OG TILFØJ FIRMA UNDER BRUGERDATA 1. Hvis firmanavnet ikke findes, klik på rullegardinet og klik på Tilføj firma. 2. Dialogboksen Registrer virksomhed åbnes. Indtast firmanavn og klik på Gem for at oprette firma. 3. Når virksomheden er oprettet, vælges det blot på listen over firmanavne. 6.3 VALG AF RETTIGHEDER FOR BRUGER Når brugerdata og valg af licenstype er indtastet, vælges brugerens rettigheder. Valg af rettigheder har betydning for, hvilke data brugeren har adgang til på webdelen, rettigheder til at slette, redigere osv. og om brugeren kan benytte systemet på tablet / telefon. 1. Klik på pilen i højre hjørne af bjælken Rettigheder. Herved udfoldes et formularfelt 2. Vælg den ejendom under Ejendomme, som brugeren skal tilknyttes ved at klikke på ejendommen. 3. Klik derefter på Vælg rollestandard, - og personen tilknyttes de forudbestemte rettigheder passende til rolle og licenstype. 4. Klik på Gem for at gemme og oprette brugeren. Brugeren får straks tilsendt en velkomst mail fra Ajour System. Rollestandard er et sæt forud valgte rettigheder, som er fastsat ud fra den valgte Rolle samt Licenstype. Det er op til administratoren at vurdere, hvilke rettigheder den enkelt bruger kan få tildelt og der kan redigeres i rollestandarden, hvis det ønskes. Vi anbefaler dog som udgangspunkt at vælge Rollestandard. VIGTIGT: Velkomstmailen sendes med det samme. Hvis modtageren ikke kan se denne i sin indbakke, kan det skyldes, at mailen ligger under Spam/Uønsket mails. 6.4 OVERSIGT OVER BRUGERE 1. Vis brugere pr. projekt. 2. Brugere opdelt på faner Godkendt, Ikke godkendt og Ikke aktive. 3. Søg i brugere. 4. Licens oversigt. 1 4 2 3 ajoursystem.dk 9

7 Forklaring til Rettigheder i Ajour Rettighedsstyringen findes under brugeradministration i Ajour. Når der vælges en bruger kan der efterfølgende vælges en ejendom som brugerens rettigheder skal anvendes på. Der vises et rettighedstræ som er en hierarkisk inddeling af rettighederne i Ajour. 1. Markeringer i Rettighedstræet Rettigheden og alle underliggende rettigheder er valgt Rettigheden er ikke valgt men nogle underliggende rettigheder der er valgt Rettigheden er ikke valgt 2. Forklaring til Rettigheder forsættes på næste side. ajoursystem.dk 10

Kom godt igang med Ajour Tabel nr. 1 Rettigheder Overskrift for alle rettigheder A R E D S Tilknyttet Bruger kan anvende data fra denne Ejendom/Sag X X X X X Generelt Rettigheder til AjourBox, Administrering af ejendomme og brugere X Filarkiv Rettigheder til AjourBox X X Filer X X X Tilføj Må tilføje filer fra lokal maskine til Ajour X X X X Rediger X X X X Rediger andres filer Må redigere andre brugeres filer X X X X Rediger egne filer Må redigere filer som bruger selv har tilføjet til AjourBox X X X X X Slet X X X Slet andres filer Må slette andre brugers filer X X X Slet egne filer Må slette filer som bruger selv har tilføjet til AjourBox X X X Mapper X X Opret Må oprette mapper/foldere i AjourBox X X X X Slet Må slette mapper/foldere i AjourBox X X X X Omdøb Må omdøbe mapper/foldere i AjourBox X X X X Vis X X Offentlige Må se alle offentlige mapper/foldere i AjourBox X X X X X Lukkede Må se alle lukkede mapper/foldere i AjourBox X X Ejendomme/Projekt Alle rettigheder til Ejendomme X Opret Må oprette en ny ejendom i systemet X Rediger Må redigere i en ejendoms stamdata X X Slet Må slette en ejendom X A= Administrator, R= Rådgiver, E= Entreprenør/leverandør, D= Driftsherre, S=Sagsansvarlig ajoursystem.dk 11

Kom godt igang med Ajour Tabel nr. 2 Generelt A R E D S Brugerstyring Rettigheder til brugeradministration X X Skift rettigheder Må ændre rettigheder på en bruger X X Modtag registrerings e-mails Får e-mail når en bruger registrerer sig på Ejendommen X X Vis alle brugere Må se alle brugere på systemet X X Modtag daglig status for opdaterede filer i AjourBox Modtag en daglig e-mail når filer bliver oprettet, flyttet eller ændret X X Ejendom Rettigheder til Ejendoms modulet X X Webadgang Bruger har webadgang til modulet X X ORM Rettigheder til Opgave Registrerings modulet X X X X X Mobiladgang Bruger har adgang til modulet via en mobil enhed X X X X X Opgaver Rettigheder til opgaver X X X X X Opret Må oprette nye opgaver X X X X X Rediger Må rette i opgaver X X X X X Slet Må slette opgaver X X X X X A= Administrator, R= Rådgiver, E= Entreprenør/leverandør, D= Driftsherre, S=Sagsansvarlig ajoursystem.dk 12

Kom godt igang med Ajour Tabel nr. 3 A R E D S D & V Rettigheder til D & V modulet X X Webadgang Bruger har webadgang til modulet X X BD-Kort Rettigheder der drejer sig om BD-Kort X X Opret Må oprette nye BD-Kort X X X X X Slet X X Slet andres BD-Kort Må slette andre brugeres BD-Kort X X Slet egne BD-Kort Herunder alle rettigheder til at slette egne BD-Kort X X X X Gul/blå status Må slette egne BD-Kort med stamdata og/eller komponenter indtastet X X X X Grøn/hvid status Må slette egne BD-Kort der er færdigmeldt og/eller lukket X X Rediger X X X X Rediger andres BD-Kort Må redigere andre brugeres BD-Kort X X X X Rediger egne BD-Kort X X X X Rediger egne med gul/blå status Må redigere egne BD-Kort stamdata og/eller komponenter indtastet X X X X X Rediger egne med grøn/hvid status Må redigere egne BD-Kort der er færdigmeldt og/eller lukket X X X X Færdigmeld X X Færdigmeld egne Må færdigmelde egne BD-Kort X X X X Færdigmeld andres Må færdigmelde andre brugeres BD-Kort X X Genåbn godkendte kort Må genåbne BD-Kort der er godkendte eller i hvid status X X Godkend Må godkende BD-Kort X X Lav kommentar Må oprette en kommentar på BD-Kort X X Sæt ansvarlig bruger Må ændre/sætte den ansvarlige bruger på BD-Kort. X X Sæt driftsansvarlig Må ændre driftsansvarlig på BD-Kort X X Sæt garantiansvarlig Må ændre garantiansvarlig på BD-Kort X X A= Administrator, R= Rådgiver, E= Entreprenør/leverandør, D= Driftsherre, S=Sagsansvarlig ajoursystem.dk 13

Kom godt igang med Ajour Tabel nr. 4 A R E D S Byggeri Rettigheder til Byggeri modulet Webadgang Bruger har webadgang X X X X X Mobiladgang Bruger har adgang via en mobil enhed X X X X X Registreringer Handlinger på registreringer Opret Bruger kan oprette nye registreringer Kvalitetssikring Kræver en B eller A licens Tilsyn Kræver A licens Projekt Kræver A licens Mangel Kræver A licens Forregistrering Kræver A licens Rediger Må redigere en registrering X X Egne Bruger selv har oprettet X X X X Eget firma En anden bruger i brugers firma har oprettet X X X X Øvrige Andre brugere har oprettet (ikke oprettet af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X Status Kan ændre status på en registrering X X Ansvarlig X X Egne Bruger selv har oprettet X X X X Eget firma En anden i brugers firma har oprettet X X X X Øvrige Andre brugere har oprettet (ikke oprettet af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X Modtager X X Egne Bruger er modtager af registreringen X X X X Eget firma En anden i brugers firma er modtager af registreringen X X X X Øvrige Andre brugere er modtager af registreringen (ikke modtaget af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X A= Administrator, R= Rådgiver, E= Entreprenør/leverandør, D= Driftsherre, S=Sagsansvarlig ajoursystem.dk 14

Kom godt igang med Ajour Tabel nr. 5 Byggeri A R E D S Slet X X Egne Bruger selv har oprettet X X Eget firma En anden bruger i brugers firma har oprettet X X Øvrige Andre brugere har oprettet (ikke oprettet af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X Se X X X Modtager X X X Egne Bruger er modtager af registreringen X X X X X Eget firma En anden i brugers firma er modtager af registreringen X X X X X Øvrige Andre brugere er modtager af registreringen (ikke modtaget af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X X Ansvarlig X X X Egne Bruger selv har oprettet X X X X X Eget firma En anden i brugers firma har oprettet X X X X X Øvrige Andre brugere har oprettet (ikke oprettet af bruger selv eller en anden i brugers firma) X X X Vis slettede Kan få vist slettede registreringer X X Modtag daglig status Modtag en daglig e-mail med udestående registreringer X X X X X Projektmapper X X Rediger Bruger kan oprette, slette og redigere i Projekt mappe strukturen X X Skabeloner og kategorier Handlinger på skabeloner og kategorier X X Skabeloner X X Rediger Kan redigere skabeloner for systemet og overføre dem til en kategori X X Kategorier X X X Rediger Kan redigere kategorier på en ejendom X X X A= Administrator, R= Rådgiver, E= Entreprenør/leverandør, D= Driftsherre, S=Sagsansvarlig ajoursystem.dk 15

8 Administrer sager Det er muligt at arkivere sager, som ønskes skjult for en periode eller permanent. Administration af sager foregår under Administration. Det er også her, du har mulighed for at redigere i en allerede oprettet sag. 1. Klik på Administration. 2. Klik på Ejendomme/Projekter. 3. Vinduet Ejendomme/Projekter åbner. Her kan du se aktive og arkiverede sager. 4. Listen kan filtreres ved indtastning i felterne og kan sorteres ved klik på kolonneoverskrifterne. 5. Højre klik på den ønskede sag for at redigere eller arkivere den. 6. Har du valgt at arkivere sagen, flyttes den ind under fanen Arkiverede. Under fanen Arkiverede kan sager gøres aktivt igen ved at højre klikke på den aktuelle sag, og klikke på Aktiver sag. VIGTIGT: Når en sag arkiveres, er den ikke længere valgbar på Ajour modulerne. Den daglige mail med opfølgning på ikke afsluttede registreringer vil heller ikke længere blive sendt ud. ajoursystem.dk 16

9 AjourBox/Filarkiv AjourBox er et integreret filarkiv, hvor man kan gemme alle relevante dokumenter til din sag, tegninger, beskrivelser, referater, arbejdsmiljø, diverse bilag, mm. 1. Vælg et af modulerne Ajour Byggeri, AjourKS, D&V eller Ejendom enten fra Ajour velkomstsiden eller via fanerne øverst i venstre side. 2. Vælg den aktuelle sag i rullegardinet i venstre side af skærmen. 3. AjourBox åbnes ved at klikke en gang på AjourBox knappen midt i den øverste sorte bjælke, hvorved mappestrukturen åbnes. 4. AjourBox kan udvides til fuldskærmsvisning ved at klikke på udvidelsesikonet i højre hjørne, eller trække i hjørner og sider af vinduet. 5. AjourBox lukkes igen ved at klikke på ikonet med krydset i højre hjørne. 1 Figur nr. 2 2 3 4 5 9.1 MAPPER Tallet i parentesen til højre for mappe ikonet indikerer, hvor mange filer der ligger i mappen inklusiv undermapper. 1. Klik på Pilen til venstre for mappen for at få vist underliggende mapper. Ved at højreklikke på en mappe har du mulighed for at: Opret - Opret ny mappe, skrive navn i tekstfelt. Omdøb - Omdøb eksisterende mappe, skriv nyt navn i tekstfelt. Slet - Slet eksisterende mappe, inklusiv alle undermapper og filer. Udskriv - Opretter PDF fil med oversigt over alle mapper i AjourBox. Hent mappe som.zip - Henter den valgte mappe ned på din pc, som.zip fil. ajoursystem.dk 17

9.2 FILER 9.2.1 UPLOAD FILER 1. Markere den mappe du ønsker at ligge den fil/-er i. 2. Træk filer/.zip filer fra stifinder eller dit skrivebord og over i den nederste halvdel af AjourBox vinduet. 3. Eller trykke på knappen Tilføj fil og vælge en eller flere filer du vil tilføje. og tryk på Åben. 4. For at kopier filerne til en anden mappe, træk den/de aktuelle filer over i den ønskede mappe og slip dem her. 9.2.2 HENT FILER Marker mappen for at få vist mappens indhold. Klik på filnavnet for at hente filen ned på din pc. 9.2.3 SORTER VISNING AF FILER Det er muligt at sortere visningen efter Filnavn, Oprettet af, Dato, ved at klikke på overskrifterne. 9.2.4 UPLOAD.ZIP FIL Det er muligt fra dit skrivebord at uploade en mappestruktur indeholdende filer til AjourBox. Konverter mappen til en.zip fil og træk den over i AjourBox. Mappestrukturen inklusiv undermapper og filer er nu lagt over i AjourBox på én gang. 9.2.5 REDIGER FILER Marker den ønskede fil, og højreklikke på den. Du har nu mulighed for at: Slet - Sletter eksisterende fil. Omdøb - Omdøbe eksisterende fil, skriv navn i tekstfelt. Opret kopi - Opretter en kopi af filen. Opret SVG - Opretter en kopi af filen i SVG format VIGTIGT: Du må ikke slette filer i AjourBox der bliver anvendt som Registrerings tegninger hvis der lavet registreringer på disse. ajoursystem.dk 18

9.2.6 TEGNEPROGRAM / SVG FILER SVG er et åbent fil format, der hovedsageligt er beregnet til at redigere tegninger i (vector grafik). Tabel nr. 6 Modul: 1. Handling: Felt-/er: 2. Handling Byggeri Træk SVG fil fra AjourBox Registrerings tegninger Højre klik på filen, vælg til feltet Rediger fil AjourKS D&V, (BD-kort) Ejendom Træk SVG fil fra AjourBox til feltet Træk SVG fil fra AjourBox til feltet Træk SVG fil fra AjourBox til feltet Registrerings tegninger Tegninger / Foto Tegninger / Foto Højre klik på filen, vælg Rediger fil Klik på rediger ikonet til højre for filnavnet. Klik på rediger ikonet til højre for filnavnet. Browseren åbner et nyt vindue med SVG Edit, hvor det er muligt at indsætte figurer, skravering, tegne, skrive tekst mm. Efter endt redigering klikkes på Diskette ikonet for at gemme. Og på Stand-by ikonet for at lukke. ajoursystem.dk 19

Byggeri / AjourKS 10 Strukturer dit projekt Under fanen Projekt kan du opdele dit projekt i 3 niveauer. Hvor mange niveauer dit projekt skal opdeles i, afhænger meget af projektets størrelse og kompleksitet. De oprettede projektniveauer er grundlaget for den nøjagtige fastlæggelse af positionen af dine registreringer og er samtidig synlig på din mobile enhed. Dette sker ved at sammenkoble projektniveauerne med registreringstegninger, svarende til adressen på projektniveauet. Når du på enheden søger på en projektmappe, niveau 2, f.eks. Opg. 5, 1. sal th, vil den eller de tilkoblede tegninger komme frem og det er nu muligt at markere på disse tegninger, hvor registreringen præcis er foretaget. Har du derfor planlagt dine projektmapper/niveauer nøje fra start, vil dette lette dit arbejde under registreringsarbejdet. Eksempler: Nr.: Niveau: Mappenavn: Tegning: 1 Projekt Projektnavn/Sagsnavn 2 Projektmappe 1 Blok 3 Projektmappe 2 Opgang, trappe, facader, kælder, tag, situationsplan 4 Projektmappe 3 Lejlighed: stue th., stue tv., 1. sal th., 1. sal tv., osv. Tabel nr. 7 Trappe, facader, kælder, tag, situationsplan Stue th., stue tv., 1. sal th., 1. sal tv., osv. Tabel nr. 8 Nr.: Niveau: Mappenavn: Tegning: 1 Projekt Projektnavn/Sagsnavn 2 Projektmappe 1 Blok Facader, kælder, tag, situationsplan 3 Projektmappe 2 Opgang, trappe, Lejlighedsplader: stue th., stue tv., 1. sal th., 1. sal tv., osv. trappe, 4 Projektmappe 3 Figur nr. 3 1 2 3 4 ajoursystem.dk 20

10.1 OPRET PROJEKTMAPPER For at oprette en projektmappe, skal du placere markøren i niveauet over den projektmappe, du ønsker at oprette. Står du på øverste niveau, under projekt, kan du klikke på fanen Opret Projektmappe 1. Står du på Projektmappe 1, kan du klikke på Opret Projektmappe 2 osv. De mulige funktioner åbner sig i den sorte bjælke over projektmapperne, efterhånden som du bevæger dig ned gennem projektmapperne. 1. Klik på Opret projektmappe 1, 2 eller 3 efterhånden som du opretter dine projektniveauer. 2. I dialogboksen indskrives ved Beskrivelse navnet på den nye projektmappe. 3. Klik på Gem og Luk 4. Vælg projektmappe for det aktuelle niveau og du er nu klar til enten at oprette endnu en projektmappe på samme niveau eller på et nyt niveau. 5. Afslut ved at klikke på Luk 10.2 REDIGER/ SLET PROJEKTMAPPER Du kan redigere og/eller slette de oprettede projektmapper. For at redigere og/eller slette en projektmappe, skal du placere markøren i den projektmappe, med den tekst åben, du ønsker at redigere. Står du i projektmappe 1, er det muligt at redigere projektmappe 1 og/eller slette projektmappe 1. Det samme gælder for de øvrige niveauer/ projektmapper. De mulige funktioner åbner sig, som du bevæger dig ned gennem projektmapperne. 1. For at redigere klik på Rediger Projektmappe 1, 2 eller 3. 2. I dialogboksen ved Beskrivelse indskrives den nye tekst. 3. Klik på Gem for at gemme. Afslut ved at klikke på Luk. 4. For at slette klik på Slet Projektmappe 1, 2 eller 3. I dialogboksen svares OK til at slette. Figur nr. 4 1 ajoursystem.dk 21

11 Registrerings tegninger Registrerings tegninger er de tegninger, du kan markere på, tilknytte tekst og foto til mm. Det er ofte bedst af bruge en renset tegning (eller plantegning) som registrerings tegning, da den i de fleste tilfælde kun skal vise, hvor registreringen er foretaget. Følgende formater understøttes; PDF, JPG, PNG) 11.1 OPRET REGISTRERINGS TEGNINGER 1. Vælg det aktuelle projekt. 2. Åbn AjourBox og tilføj tegningsfiler. (Se evt. afsnit 9 AjourBox/Filarkiv på side 17.) Opret evt. en mappe med navnet Registrerings tegninger ved at højreklikke på mappen, vælg Opret, således at registreringstegningerne holdes adskilt fra det øvrige tegningsmateriale. 3. Vælg den Projektmappe fra projektmappehierakiet i venstre side, du ønsker at koble med tegningen. 4. Træk tegningsfilen fra AjourBox ved at klikke på filen og holde musetasten nede samtidig med at du trækker den over i feltet Registrerings tegninger i højre side af skærmen. Slip musetasten. 5. Næste gang den mobile enhed synkroniseres, kan tegningerne ses på denne under den valgte projektmappe. Denne proces gentages til alle relevante tegninger er lagt op. Figur nr. 5 1 2 3 4 2 4 ajoursystem.dk 22

11.2 SE REGISTRERINGSTEGNINGER I feltet Registrerings tegninger i højre side af skærmen kan du se de oplagte registrerings tegninger. Til højre for filnavnet er en summeret optælling af antal registreringer på tegningen afhængig af den valgte Registreringstype (Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering) Tegningerne kan ses pr. projektmappe, ved at: 1. Klik på Udvid filter knappen som ligger under feltet Registreringstegninger. 2. Fjerne fra Medtag registreringer fra underliggende mapper. 3. Nu kan kun de tegninger ses, der hører til hver projektmappe. 11.3 AKTIVER/DEAKTIVER REGISTRERINGS TEGNING Det er muligt at deaktivere og efterfølgende aktivere en registreringstegning. Eksempelvis hvis der kommer nyt tegningsmateriale med store ændringer til indretningen, så den eksisterende tegning ikke længere kan bruges til at give en retvisende placering af registreringen. Højre klik på registrerings tegningen i boksen til højre og vælg Aktiver/Deaktiver. 1. Tegning er nu deaktiveret og du kan ikke længere oprette nye registreringer på den. Eksisterende registreringer vises og kan redigeres som før. 2. Gentag punkt 1. for at genaktivere tegningen. 11.4 SLET REGISTRERINGS TEGNING Du kan slette en registrerings tegning, hvis den eksempelvis er blevet knyttet til en forkert projektmappe eller du ved en fejl har fået tilknyttet en forkert tegning. 1. Højre klik på registreringstegningen og vælg Slet. 2. Registrerings tegningen er nu slettet og kan ikke længere vælges. VIGTIGT: De slettede tegninger bliver også slettet fra alle registreringer, hvor tegningen er tilknyttet. Registreringerne på tegningen bliver ikke slettet, men det vil ikke længere være muligt at lokalisere registreringerne, da registreringsmærket forsvinder. ajoursystem.dk 23

12 Grupper, kategorier og lister Grupper, kategorier og lister anvendes til at skabe struktur og overblik over registreringerne og til at standardisere, f.eks. kvalitetssikringsarbejde. 1. Klik ind på Byggeri eller AjourKS. 2. Vælg det aktuelle Projekt i rullegardinet i venstre side a skærmen. 3. Klik på knappen Kategorier i den sorte bjælke til højre af skærmen. Figur nr. 6 1 3 2 12.1 GRUPPER 1. Grupperne bruges blandt andet til at opdele kontrol-/tilsynsplaner på fag eller rådgiver dermed give overblik over, hvor mange registreringer, der er oprettet under hver gruppe. VIGTIGT: Grupper er unikke for Byggeri og for AjourKS. Grupper på Byggeri er derfor ikke synlige på AjourKS og omvendt. Figur nr. 7 1 ajoursystem.dk 24

12.1.1 OPRET GRUPPE Helt øverst i vinduet vises grupperne som faneblade. (Se Figur nr. 7 på side 24) 1. Klik på Opret i venstre side under fanebladene. 2. Indtast et gruppenavn i tekstfeltet, og klik Gem. 12.1.2 FØJ EN GRUPPE TIL EN SAG 1. Vælg en gruppe der endnu ikke er tilknyttet den valgte sag. Klik på Tilknyt for at tilknytte gruppen til sagen. Klik på Tilknyt inkl. skabeloner for at kopiere alle skabeloner i den gruppe til sagen Klik på Tilknyt alle for at kopiere alle skabeloner i ALLE grupper til sagen 12.1.3 REDIGER GRUPPE Når du redigerer gruppenavnet, skal du være opmærksom på at dette også blive opdateret på evt. eksisterende registreringer. (Se Figur nr. 7 på side 24) 1. Klik på et faneblad for at vælge en gruppe. 2. Klik på Rediger i venstre side under fanebladene. 3. Ret teksten i tekstfeltet, og klik på Opdater. 12.1.4 SLET GRUPPE Vær opmærksom på, at du ikke kan slette en gruppe, der er tilknyttet en registrering. (Se Figur nr. 7 på side 24) 1. Klik på et faneblad for at vælge en gruppe. 2. Klik på Slet i venstre side under fanebladene. 3. I dialogboksen klik på Slet for at bekræfte sletning. ajoursystem.dk 25

12.1.5 TILFØJ OG FJERN EN GRUPPE TIL EN SAG 1. Vælg en gruppe der endnu ikke er tilknyttet det valgte projekt. 2. Klik på Tilknyt for at tilknytte gruppen til projektet. Klik på Tilknyt inkl. skabeloner for at kopiere alle skabeloner i den gruppe til projektet. Klik på Tilknyt alle for at kopiere alle skabeloner i ALLE grupper til projektet. Figur nr. 8 2 1 3. Gruppen er nu føjet til projektet, og du kan nu fravælge på hvilke notattyper gruppen ikke skal anvendes på. Ved at fjerne fluebenet ud for notattypen. 4. For at fjerne en gruppe fra et projekt, vælg gruppen nede på projektet. 5. Klik på Fjern. Figur nr. 9 1 5 3 4 ajoursystem.dk 26

12.2 KATEGORIER/LISTER Kategorier og lister er unikke for Byggeri og for AjourKS. Grupper på Byggeri er derfor ikke synlige på AjourKS og omvendt. Kategori- og listevisningen er delt op i to tabelrækker Skabeloner og projekt Kategorier. Hvis projekt Kategorier ikke er synlige, skal du lukke vinduet og vælge et projekt/sag. Den første kolonne hedder Kategori. Der kan laves underkategorier på de 3 niveauer til højre for. Skabeloner Skabeloner går på tværs af hele systemet. Kategorier/lister, der ligger under Skabeloner, kan ikke tilknyttes til registreringer. Det kan være en god ide, at det kun er få personer, der ændrer i Skabeloner. Kategorier Projekt Kategorier kan kun ses på den aktuelle sag. Kategorier/lister herunder bør gøres projektspecifikke. Kategorier/lister, der ligger under projekt Kategorier, kan tilknyttes registreringer. Figur nr. 10 ajoursystem.dk 27

12.2.1 OPRET KATEGORI/LISTE 1. Vælg først den Gruppe, du ønsker at oprette kategorien under. 2. Klik på Opret ny i øverste højre hjørne af hver kolonne. Der arbejdes fra venstre mod højre. Der skal være valgt et emne i kolonnen til venstre for at kunne oprette Lister i kolonner Niveau 1, 2, 3. 3. Skriv navn på kategorien i fritekstfeltet, og klik på Fluebenet eller tryk Enter på dit tastetur for at gemme teksten. 4. Klik på Krydset til venstre for Fluebenet for at lukke tekstfeltet. 12.2.2 SLET KATEGORI/LISTE 1. Højreklik på en kategori. Det er muligt at markere flere emner på en gang ved at holde Ctrl nede og klikke. 2. Klik på Slet for at slette kategorien. VIGTIGT: Slettes kategorier eller lister under de projektspecifikke kategorier, kan disse være i brug på registreringer. Hvis disse slettes forsvinder kategorien også fra registreringen. 12.2.3 KOPIER OG KLIP I KATEGORIER Der er to metoder til at kopiere og klippe kategorier. Metode 1: Højreklik på en kategori eller liste. Det er muligt at markere flere emner på en gang ved at holde Ctrl nede og klikke. Klik på Kopier eller Klip for at lægge kategorien i udklipsholderen. Højreklik på overskriften Niveau 1 og vælg Sæt ind for at tilføje kategorien til kolonnen Niveau 1. Højreklik på en kategori i kolonnen Niveau 1 og vælg Sæt ind for at tilføje kategorien til kolonnen Niveau 2. Metode 2: Brug musen til at trække og slippe kategorier mellem niveauerne. Begge metoder kan også bruges til at kopier kategorier mellem Skabeloner og projekt Kategorier eller mellem Grupper. VIGTIGT: Når du kopier eller klipper en kategori, bliver alle underliggende punkter også kopieret eller klippet. 12.2.4 REDIGER 1. Højreklik på en kategori. 2. Klik på Rediger for at redigere teksten for det valgte emne, klik på Krydset for at gemmen ændringen. VIGTIGT: Redigeres kategorier under de projektspecifikke kategorier kan disse være i brug på registreringer, hvis disse redigeres ændres kategorien også på registreringen. ajoursystem.dk 28

12.2.5 TJEKLISTER OG KONTROLKRITERIER Når du laver en kategori/liste til en Tjekliste, er det alle emnerne under den valgte kategori/ liste der bliver lavet til en tjekliste. 1. Højreklik på en kategori/liste der kun har lister på ét underliggende niveau. 2. Klik på Anvend/Fjern som tjekliste. Tjeklister vises med et Tjekliste ikon til højre for listenavnet. Figur nr. 11 1 1 3 3. Klik på Tjekliste ikonet for at åbne Kontrol kriterier. 4. Klik på et af tekstfelterne, og skriv dit kontrolkriterium. Klik på Fluebenet for at gemme. Ellers brug Tabulatortasten til at udfylde skemaet. 5. Sæt et flueben til venstre for rækken, knappen Dupliker kommer til syne. Brug denne til at duplikere den/de afkrydset rækker. VIGTIGT: Når du arbejder med sagsspecifikke kategorier/lister, er det ikke muligt at lave en kategori/liste til en Tjekliste hvis den er i brug på en registrering. Figur nr. 12 ajoursystem.dk 29

12.2.6 UDSKRIV KONTROL KRITERIER Der er to metoder at udskrive Kontrol kriterier på. Metode 1: 1. Finde en registrering der anvender de Kontrol kriterier du ønsker at udskrive. 2. I kolonnen Kategori/Liste klik på Tjekliste ikonet menuen Kontrol kriterier åbner sig. 3. Øverst i højre hjørne klik på Udskriv. 4. Ajour generere en pdf fil med den viste data. Metode 2: 1. Åben kategori siden, vælg gruppe og kategori til du finder den tjekliste du ønsker at udskrive. 2. Klik på Tjekliste ikonet menuen Kontrol kriterier åbner sig. 3. Ajour generere en pdf fil med den viste data. VIGTIGT: Hvis du udskriver fra rækken med skabeloner, vil overskriften på filen blive Skabeloner. Udskriver du fra rækken med projektspecifikke kategorier, vil overskriften blive projektetnavnet. 12.2.7 EKSPORTER SKABELON/KATEGORI TIL EXCEL (KATEGORI) Det er muligt at eksportere dine skabeloner og kategorier til Excel. 1. Vælg en Gruppe. 2. Højreklik på en Kategori (Hold Ctrl ned, for at markere flere emner). 3. Vælg Eksporter skabelon til Excel / Eksporter kategori til Excel. 4. Herefter genererer Ajour en Excel fil med de valgte emner. ajoursystem.dk 30

13 Daglig opfølgnings pr. mail (Kun Byggeri) Du modtager dagligt en mail fra det system, du er tilknyttet, med en opdateret oversigt over de udestående registreringer, du er sat som Modtager af. Du modtager den daglige mail så længe de registreringer, du er sat som Modtager af, har statussen: Oprettet - Registreringer der er blevet oprettet og ikke har ændret status siden udførelsen. Ikke godkendt - Registreringer, hvor udførelsen eller besvarelsen er sat til statussen ikke godkendt af den ansvarlige. Figur nr. 13 DET AKTUELLE PROJEKT UNDERLIGGENDE PROJEKTMAPPER LINK TIL SYSTEMETS LOGIN SIDE ajoursystem.dk 31

14 Observer registreringer På Ajour systemets webdel kan du se registreringerne fra alle de byggesager, hvor du er tilknyttet som bruger. 1. Gå ind på system hjemmesiden og log ind på Ajour. 2. Klik på Byggeri eller Ajour KS, afhængigt af hvilken registreringstype, du ønsker at observere. I Byggeri finder du følgende notattyper: Tilsyn, Aflevering, Projekt og Forregistrering. I AjourKS finder du KS-notater. 14.1 VÆLG SAG 1. Du kan vælge én af de sager, du er tilknyttet. Klik på rullegardinet Sag og vælg en sag. Figur nr. 14 1 ajoursystem.dk 32

14.2 DEFINITION SAMT VALG AF NOTATTYPE Når der er valgt projekt, kan der vælges notattype. Der kan vælges imellem: Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering eller AjourKS. Definition af de forskellige notattyper er som følger: Tilsyn: Tilsyn - Intern / ekstern kontrol, som kræver handling eller hvor inspektionen ikke er fundet ok. Der bliver tilknyttet en modtager, som skal svare tilbage på notatet. Planlagt KS - Intern / ekstern kontrol/egenkontrol. Der bliver tilknyttet en modtager, som skal svare tilbage på notatet. Mønsterrundering - Intern / ekstern kontrol, som kræver handling eller hvor inspektionen ikke er fundet ok. Der bliver tilknyttet en modtager som skal svare tilbage på notatet. Projekt: En korrespondance mellem byggeledelse og rådgiver vedr. projektspørgsmål, der kræver handling. Der bliver tilknyttet en modtager som skal svare tilbage på notatet. Mangel: Aflevering, 1. og 5. års gennemgang, mestergemmemgang - intern / ekstern slutkontrol og/eller mangelregistrering, der kræver handling. Der bliver tilknyttet en modtager, som skal svare tilbage på notatet. Forregistrering: En registrering af eksisterende forhold, som kræver handling eller som dokumentation før igangsætning af projektfaser. Der bliver tilknyttet en modtager som skal svare tilbage på notatet. AjourKS: En registrering der dokumenterer korrekt udført arbejde, samt modtagelse af anden entreprenørs arbejde. ajoursystem.dk 33

14.3 VÆLG NOTAT TYPE 1. For at vælge notattype, klik på et af de fire ikoner øverst til venstre. Tallet i højre hjørne af ikonet indikerer, hvor mange registreringer der er på notattypen. 2. Følgende visning fremkommer (se Figur nr. 16 på side 35) Status - Oversigt over alle registreringer opdelt på status. (under AjourKS findes status, Oprettet og Afsluttet ) Grupper - Oversigt over grupper under notattypen. Id-nummer - Registreringens id nummer. Billede - Billede der er tilknyttet registreringen. Tegning/GPS - Tegning eller GPS koordinat der tilknyttet registreringen. Tidsfrist - Tidsfrist for hvornår opgaven kan opstartes og skal være afsluttet. (Fristen kan ikke sættes for AjourKS registreringer.) Kategori/Liste - Kategorisering af registreringen vha. kategorier og lister. Emne - Uddybende beskrivelse af observationen. Kommentar - Korrespondance der er tilknyttet registreringen. Modtager/Ansvarlig - Viser modtager og ansvarlig bruger, samt dato for oprettelse og modtagelse af registeringen. (På Ajour KS notater, kan der ikke tilføjes en modtager. Flg. visning, hvor der kan meldes Færdig, Afvist osv. fremkommer derfor ikke i Ajour KS). Figur nr. 15 ajoursystem.dk 34

14.4 STATUS-FELTET Under Status kan man hele tiden få et opdateret og hurtigt overblik over antal oprettede registreringer samt hvor langt man er i processen fordelt i procent ud af Alle oprettede registreringer på den pågældende notattype Tilsyn, Projekt, Aflevering eller Forregistrering. Efterhånden som processen skrider frem og registreringerne (opgaverne) løses, skifter registreringen farve, så man hele tiden har overblik over processen. Det betyder farverne i Status -feltet: Oprettet = Summering af alle oprettede registreringer, som kræver handling (vises også under AjourKS) Færdig = Summering af alle registreringer, som Modtager har meldt færdige. Afvist = Summering af alle registreringer, som af Modtager har afvist Ikke godk. = Summering af alle registreringer, som ikke er godkendt af afsenderen Ansvarlig efter at Modtager har meldt dem færdige. Afsluttet = Summering af alle registreringer, som er godkendt af afsenderen Ansvarlig efter at Modtager har meldt dem færdige. (vises også under AjourKS) ALLE = Summering af alle registreringer. Figur nr. 16 ajoursystem.dk 35

14.5 GRUPPER Grupperne anvendes til at gruppere registreringer i fagentrepriser eller opgaver for hver registreringstype. Tallene i øverste højre hjørne af fanebladet indikerer, hvor mange registreringer der er under hver gruppe. 1. Klik på en gruppe (faneblad) for at få vist registreringerne for gruppen. Klik på fanebladet Alle grupper for at får vist alle registreringer, for den valget registreringstype. Figur nr. 17 1 14.6 REGISTRERINGEN De oprettede registreringer ligger i skemaform, under hver registreringstype. På hver registrering kan man, afhængig af hvor grundigt registreringen er udført, se alle nedenstående elementer. 14.6.1 # REGISTRERINGSNUMMER 1. Fortløbende nummer, som er den enkelte registrerings Id-nummer. Slettes en registrering forsvinder nummeret. Numrene er unikke og fortløbende for hver notattype. Figur nr. 18 1 ajoursystem.dk 36

14.6.2 BILLEDER / FOTO Der kan vises det antal billeder / foto der er taget pr. registrering. Holder du musen på billedet viser et skærmtip, hvor mange billeder, der er taget. 1. Klik på Billedet. Denne visning fremkommer. Figur nr. 19 Hent originalt billede, ved at klikke på Hent original foto, og billedet gemmes som jpg. på din computer. 14.6.3 TEGNING / GPS Klik på Tegningsnavnet for at se, hvor registreringen er foretaget. På tegningen vises én eller flere gule markeringer, afhængig af hvor mange markeringer der er sat pr. registrering. Nummeret er registreringens Id-nummer. Figur nr. 20 ajoursystem.dk 37

14.6.4 TIDSFRIST (KUN BYGGERI) Angiver tidsfristen for, hvornår registreringen senest skal være besvaret. Figur nr. 21 14.6.5 KATEGORI / LISTER Kategorier/Lister udgør de emner/ kontrolpunkter, som skal gennemgås ved kontrol. Øverst vises den Gruppe kategorien ligger under. Dernæst står Kategorien og derefter Listen. Hvis der ud for listen er et symbol med 3 vandrette streger, betyder det at listen er en tjekliste. Klik på tjekliste symbolet for at få vist tjeklisten. Figur nr. 22 ajoursystem.dk 38

14.6.6 EMNE / TEKST & LYDFIL I emnefeltet kan registreringen uddybes med en beskrivelse. Klik på ikonet for at hente og høre lydfilen. Nederst vises Seneste kommentar til registreringen. Det lille mange kommentarer, der er på registreringen. ikon til højre, indikerer hvor Figur nr. 23 1. Klik på ikonet for at se, kommentar/svar til registreringen. 2. Dialogboksen Kommentarer åbner. Den seneste kommentar ligger altid øverst. Over kommentaren står dato og klokkeslæt for oprettelse, samt navn på den person og det firma, der har skrevet kommentaren. Under kommentaren vises vedhæftede filer, som kan åbnes ved at klikke på dem. 3. Svar tilbage ved at skrive i Skriv din kommentar her 4. Vedhæft ved at trække filen-/er fra AjourBox og over i feltet Vedhæft filer (Filer skal lægges op i AjourBox forinden og trækkes herefter ned. (Se evt. 9 AjourBox/Filarkiv på side 17) 5. Klik på Gem for at gemme/sende. Figur nr. 24 ajoursystem.dk 39

14.6.7 MODTAGER OG ANSVARLIG Den som opretter registreringen/notatet vil altid stå som Ansvarlig (Afsender). Modtager (venstre kolonne) sættes som standard altid til den, der har oprettet registreringen/ notatet, medmindre den Ansvarlige (Afsender) har tilføjet en Modtager. Modtager er ansvarlig for at svare tilbage, og kan enten melde færdig eller afvise. Dette ved at klikke på enten Færdig eller Afvist. Ansvarlig er ansvarlig for at afslutte eller sende registreringen retur, eller ved evt. at tilkoble en ny modtager. Dette ved at klikke på enten Afsluttet eller Ikke godkendt. Figur nr. 25 ajoursystem.dk 40

15 Søg i registreringer 15.1 SAGSMAPPER Under Sag kan vælges tre underliggende projektniveauer. Er sagen / projektet struktureret rigtigt fra start, kan du søge ned i byggesagen, og derved komme helt tæt på den placering, hvor du ønsker at observere registreringerne. 15.2 GRUPPER Klik på Gruppe (faneblad) for at vælge en gruppe. Klik på fanebladet Alle grupper for at få vist alle registreringer 15.3 STATUS 1. Klik på enten Alle, Oprettet, Færdig, Afvist, Ikke godk. eller Afsluttet for at vælge status på registreringen. Det er muligt at markere flere statusser på samme tid, ved klikke på flere knapper. 2. Klik derefter på Hent. 15.4 SØGE EMNER Tabel nr. 9 #: Emne: Forklaring: Aktivitet: 1 # Skriv registreringsnummer klik Hent 2 Tegning/GPS Skriv tegningsnavn/gps koordinat klik Hent 3 Tidsfrist Vælg til og fra dato i popup kalender. Klik også på klik Hent knappen Vis overskredne. for at få vist hvilke registrering der har en overskredet tidsfrist. 4 Kategori/liste Vælg kategori, klik på Udvid filter i højre side af klik Hent skærmen over søgebjælken, for at vælge længere ned i listerne 5 Emne Skriv fritekst klik Hent 6 Modtager/ansvarlig Vælg modtager/ansvarlig firma i dropdown menuen, klik Hent klik på Udvid filter for også at vælge en specifik bruger, samt at søge på fra og til dato. 7 Videresendte Klik på Udvid filter for at få mulighed for af filtrer på videresendte. Ved afkrydsning ud for Færdig eller Afvist vises alle registreringer med vidersendt status Færdig eller Afvist. Ved afkrydsning af begge fremfindes registreringer der er både visdersendt status Færdig og Afvist. klik Hent Det er muligt at kombinere flere søgekriterier i samme søgning. ajoursystem.dk 41

15.5 UDVID FILTER 1. Klik på Udvid filter i højre side af skærmen, over søgebjælken 15.6 RYD FILTER Medtag registreringer fra underliggende mapper - Viser registreringer for alle projektmapper. Gruppér efter mapper - Registreringer bliver opdelt efter projektmapper med en gennemgående bjælke. Vis slettede - Slettede registreringer bliver vist i sammen med eksisterende registreringer. Det er muligt at søge på kategorier længere nede i kategori hierarkiet. Ved at bruge rullegardinet under Kategori/liste. Søge på status for videresendte. Ved at sætte flueben i boksen Færdig eller Afvist. Klik på Ryd filter i højre side af skærmen, over søgebjælken. For at nulstille alle søge kriterier. ajoursystem.dk 42