Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 2. Indsatsområder under Økonomiudvalget 2.1 Rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere Det er afgørende at kunne rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere, da det udgør grundlaget for en effektiv kommune, der er parat til møde morgendagens udfordringer. For at leve op til denne målsætning arbejdes der med en række hovedindsatser: Attraktive arbejdspladser Arbejdet med fortsat at udvikle kommunens arbejdspladser, så de fremstår attraktive, har fortsat højeste prioritet. Arbejdet skal primært foregå decentralt på den enkelte arbejdsplads, idet især det nære arbejdsmiljø er vigtigt for vore ansatte. Hver arbejdsplads skal mindst en gang årligt justere deres ønsker til den attraktive arbejdsplads og implementering skal ske i overensstemmelse hermed. Ledelsesgrundlaget danner den overordnede ramme for arbejdet. Rekruttering Der arbejdes videre med implementering af den udarbejdede handlingsplan for rekrutteringsindsatsen. Lige nu under finanskrisen er rekrutteringen blevet væsentlig lettere, men i lyset den demografiske udvikling, må der i løbet af få år igen forventes rekrutteringsproblemer inden for en række fag. Derfor skal arbejdet med rekruttering fortsat prioriteres. Kompetenceudvikling Det er vigtigt at kommunens ansatte hele tiden kompetenceudvikles, således at vi er i stand til at møde de udfordringer og de store omlægninger vi må forvente i de kommende år. Der arbejdes med en brev viste af kompetenceudviklingstiltag som både indeholder egentlige uddannelsesforløb, men hvor også udviklingen på jobbet indgår som et væsentligt element. Forebyggelse af sygefravær Fredericia Kommune har i de seneste år kunnet fremvise meget positive resultater i forhold til nedbringelse af sygefraværet. Indsatsen fortsættes og udbygges med tiltag i form af rehabilitering over for den enkelte sygemeldte og en mere arbejdspladsorienteret indsats. Målet er fortsat både et lavt sygefravær og en stor rummelig, som forebygger udstødelse fra arbejdsmarkedet. pr. 05.08.11 Attraktive arbejdspladser: Arbejdet fortsætter som planlagt. Hovedudvalget har umiddelbart inden sommerferien udsendt en sommerhilsen til samtlige arbejdspladser, hvor der udtrykkes anerkendelse for de mange initiativer, der tages på området men også samtidig opfordret til, at arbejdet hele tiden holdes ved lige. Rekruttering: Opgaven prioriteres i 3. og 4. kvartal. Kompetenceudvikling: Der er udarbejdet en implementeringsplan i forhold til den kompetenceudviklingsstrategi, som blev vedtaget i 2010. De planlagte implementeringsaktiviteter er gennemført. Generelt lægges i implementeringsplanen vægt på at udnytte den kompetenceudvikling, der ligger i løsningen af de daglige opgaver, deltagelse i projektopgaver, vidensdeling o.s.v.
Forebyggelse af sygefravær: Arbejdet fortsætter som planlagt. Der arbejdes lige nu intensivt med den screeningsmodel, som blev indført sidste år. Arbejder indebærer naturligvis også en evaluering af indsats og resultater. Det skal fremhæves, at de seneste fraværsstatistikker fortsat udviser et faldende fravær for kommunen som helhed. Plejeområdet er dog en undtagelse, hvor der er en stigning i langtidssygefraværet, men her har plejens ledelse taget initiativ til drøftelser her i eftersommeren af, hvilke initiativer der evt. yderligere kan tages for at nedsætte sygefraværet. Derudover pr. 1. juni igangsat et forsøgsprojekt i plejen, hvor vi vil forsøge med en forebyggende indsats over for enkeltmedarbejdere, som er i risiko for længerevarende sygdomsforløb. Tanken er, at udgifterne til indsatsen skal kunne dækkes af sparede omkostninger ved at de pågældende ikke bliver sygemeldt. 2.2 Borgerdialog Med henblik på at sikre forventningsafstemning mellem kommunen og borgerne om leveringen af velfærdsydelser, skal dialogen med borgerne styrkes i de kommende år. Når de økonomiske ressourcer er knappe, bliver det endnu vigtigere, at der sker en løbende afstemning af borgernes forventninger til den kommunale service. Dialogen mellem kommune og borgere skal styrkes, og borgerne skal i højere grad selv tage ansvar. Som et forsøg ansættes der en borgerrådgiver, der bl.a. kan være med til at give borgerne et mere retvisende billede af, hvad de kan forvente. Borgerrådgiveren skal kvartalsvis rapportere til Økonomiudvalget om rådgivningens omfang og resultater, og ordningen slutevalueres efter 1½ år, hvorefter det besluttes, om ordningen skal fortsætte. Derudover skal der etableres et borgerpanel bestående af et repræsentativt udsnit af borgeren på 1500-2000 personer, der kan anvendes til en tættere dialog og løbende målinger af brugertilfredsheden. Også borgerpanelet skal evalueres efter 1½ år. Endelig skal der i stigende omfang arbejdes med tilfredsmålinger. pr. 03.08.11 På grund af kommunens økonomiske situation, er indsatsen vedrørende borgerdialog udsat til 2012. Dog gennemføres der den 19. september et dialogmøde med borgerne om budgettet for det kommende år. 3. Fælles indsatsområder under Erhverv, Innovation og Strategiudvalget og Økonomiudvalget 3.1 Digitalisering og Effektivisering Med aftalen om kommunernes økonomi for 2011 forudsættes igen betydelige effektviseringer til frigørelse af resurser til borgernær service i kommunerne. Effektiviseringerne skal findes indenfor mere effektiv arbejdstilrettelæggelse, afbureaukratisering, indkøb og digitalisering. Det er områder, hvor kommunen i de senere år allerede har
hentet betydelige gevinster. Senest er der med kommunes budget for 2011 indregnet effektiviseringsinitiativer for i alt 14 millioner kroner stigende til 28 millioner kroner i 2014. Der foregår således et omfattende arbejde med at få udmøntet alle disse effektiviseringsinitiativer og sikre at gevinsterne kan hjemtages i praksis. Indsatserne kan overordnet deles op i følgende hovedoverskrifter: Digitalisering af kommunikationen med borgerne Kommunen sender årligt omkring 450.000 breve og modtager årligt ca. 125.000 breve. Der svares på ca. 100.000 telefonopkald. I borgerservicecentret foretages årligt ca. 50.000 ekspeditioner. I socialcentret er det ca. 25.000. På de store serviceområder er vi i derudover i kontakt med tusindvis af brugere hver eneste dag. Der er med de systemer vi i dag foretager registreringernes stor usikkerhed om nogle af disse tal, men det siger sig selv, at der er et meget stort potentiale i at skabe øget selvbetjening. Det vil sige, at borgeren i langt højere grad skal kunne aflevere oplysninger og indhente informationer på egen hånd uden mellemkomst af en kommunal sagsbehandler. Dertil kommer at mange af de processer, der er forbundet med kommunikationen kan gøres smartere. Vi har i dag omfattende teknologi til at digitalisere kommunikationen. De to hovedudfordringer er nu 1) at få borgeren til at benytte sig af teknologien 2) at få organisation og medarbejdere til i højere grad at tænke i effektive kommunikationskanaler. Væsentlige indsatser vil i 2011 derfor også være rettet mod disse udfordringer og skal ske dels ved kompetenceudvikling og dels ved at implementere af nye løsninger. Helt centrale redskaber i arbejdet er kommunens nye hjemmeside, nye selvbetjeningsløsninger, dokumentboks, den digitale signatur og mobiltelefonteknologi. Der i gangsættes et dokumentationsprojekt, så udviklingen i kommunikationen med borgerne kan monitoreres og der kan sættes konkrete måltal for indsatsen og laves sammenligner med andre kommuner. Effektivisering af interne arbejdsgange Også internt i kommunen er der fortsat potentiale for at effektivisere og digitalisere arbejdsgange omhandlende kommunikation og sagsbehandling. I 2010 i gangsættes eksempelvis digitaliseringsprojekter omhandlende løn- og personaleadministration. Et særligt fokusområde vil i den sammenhæng være daginstitutionsområdet, hvor det i budgettet er forudsat, at administrationen skal lettes vha. digitalisering. Men der er og vil fortsat i gangsættes en lang række digitaliseringsinitiativer med det formål at nedbringe resurseforbruget på administrative arbejdsprocesser. Udviklingen af kerneopgaverne Administrationen udgør kun en lille del af det kommunale budget. I de projekter, der er fremsat under overskriften Fredericia Former Fremtiden indgår digitalisering som en væsentlig del. Her er tale om digitalisering, hvor der ikke alene er fokus på optimering af eksisterende arbejdsgange og kommunikation, men hvor selve kerneydelsen leveres i nye (digitale)former. Der vil skulle allokeres betydelige resurser til disse projekter. Samarbejde med andre myndigheder og etablering af fælles driftscentre
Når der arbejdes med digitalisering og effektivisering, vil der ofte være et betydeligt potentiale i at indgå samarbejder om udvikling eller drift af de kommunale opgaver. Også i 2011 vil dette derfor blive prioriteret højt. Et eksempel på dette er deltagelse i samarbejder under kommunernes nye it-udviklingsselskab KOMBIT, hvor formålet kan være at udvikle fælles selvbetjeningsløsninger, udbudsformer eller infrastruktur. Som centralt element i effektiviseringsstrategien aftalt med regeringen er også etablering af fælles driftscentre. Konkret er besluttet at etablere 3-5 fælles driftscentre vedrørende sagsbehandling indenfor folkepension, dele af administrationen af førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge samt forskudsvis udbetaling af børnebidrag. Der vil i 2011 skulle lægges en betydelig indsats i forhold til at være klar til at flytte opgaverne med virkning fra medio 2012. Kommunerne vil formentligt i fællesskab undersøge flere mulige områder, hvor stordrift vil være en fordel. pr. 02.08.11 Der arbejdes på følgende projekter med udgangspunkt i digitaliseringsstrategien og kravet om at finde yderligere besparelser på 2,880 millioner i 2011. Lønadministration Effekt af hjemmeside og selvbetjening m.v. Yderligere talegenkendelse Portoreduktion Tolkeservice Optimering af interne arbejdsgange og selvbetjening vedrørende løn- og personaleadministration. Mere selvbetjening på udvalgte områder Indførelse af talegenkendelse i andre dele af organisationen Borgere skal i stigende grad modtage breve elektronisk Videotolkning som sparer kørselsudgifter til tolke Flytteløsning Forbedringer i øvrigt Flytning af annoncering og publikationer til digitale platforme. (Digital løn, videomøder, Borger.dk-tekster, Indkøbssystem, platformsforbedringer og testedeværelsesfunktion) Reduktion i udgifter til porto og