Spørgsmål/svar er opdateret den 29. marts 2016 med besvarelse af spørgsmål modtaget d. 28. marts 2016.

29.03.2016 Version 5.0 5. UDBUD AF SPECIALKØRSEL AARHUS KOMMUNE SPØRGSMÅL/SVAR TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål/svar er opdateret den 29. marts 2016 med besvarelse af spørgsmål modtaget d. 28. marts 2016. 1

Nr. Spørgsmål Svar Besvarelsesdato 1. Når der står Gruppe 5 vogne der kan medtage 7 siddende OG 2 kørestole, så er det vel en fejl ik? En gruppe 5 vogn skal jo som udgangspunkt kun kunne medtage 5 siddende og 2 kørestole. Ellers vil det jo kræve Busser til stor erhvervs kørekort. Nej, det er ikke en fejl mindstekravet er 7 siddende passagerer og 2 kørestole. Som udgangspunkt skal alle type 5 vogne opfylde kravene til type 5, som anført i kontraktens bilag 2. Derudover skal de tilbudte vogne opfylde kapacitetskravene angivet i de enkelte pakkebeskrivelser. Tilsvarende gælder for alle type 2 vogne. 27.02.2016 2. Jeg kan ikke rigtig se hvor lokalcenter kørselen ligger under er det fordi det ikke er med i dette matriale? Lokalcenterkørslen er primært omfattet af delaftale 2, jf. beskrivelsen af delaftalen i udbudsbetingelserne pkt. 2.2. Derudover kan der forekomme lokalcenterkørsel i mindre omfang i de øvrige delaftaler. 27.02.2016 3. Er det rigtig forstået at man i pakke 1 skal stille med 48 busser, så der ikke er noget der kan køres med gruppe 2 vogne fra Stensagerskolen. Eller evt ligge noget af det på færre vogne? Ja, det er korrekt forstået, at kørslen i delaftale 1 skal udføres med type 5 vogne der ligger ikke noget kørsel i delaftale 1 med type 2 vogne. 27.02.2016 4. Udbudsbetingelserne side 9-2.4.1. Der afregnes minimum 2 timer. For hvert fremmøde? Ved indsættelse af en medhjælper på vognen, afregnes medhjælperen minimum for 2 timer i forbindelse med hvert fremmøde. Chaufføren/vognen, hvor medhjælperen indsættes afregnes efter de normale principper. 27.02.2016 5. Udbudsbetingelserne side 11-5.2. Serviceattesten ønskes ikke fremsendt med tilbuddet, dvs. De nye udbudsregler foreskriver, at Midttrafik ikke må kræve serviceattester fra alle tilbudsgivere allerede sammen 27.02.2016 2

den bestilles så snart der er tildelt kontrakt? med tilbuddene. Det er et krav i medfør af de nye udbudsregler, at Midttrafik skal indhente serviceattest inden tildelingen af kontrakterne, hvorfor alle tilbudsgivere opfordres til at bestille serviceattesten allerede nu, således at serviceattesten kan leveres til Midttrafik med kort varsel. 6. Udbudsbetingelserne side 16-6.4.1. Hvis vogne endnu ikke er leveret, hvorledes ønsker Midttrafik da dokumentet udfyldt? Midttrafik har lavet en ny version af bilag A2.1 og A3.1, der tager højde for eventuelle nye vogne. Hvis kapacitetskravene på eventuelle nye vogne ikke kendes på tidspunktet for afgivelsen af tilbuddet, kan der blot krydses af i feltet Ny vogn kapacitet kendes ikke endnu. Oplysningerne om kapacitet skal så indmeldes til Midttrafik på et senere tidspunkt inden driftsstart. 27.02.2016 7. Den korte periode mellem tildelingen d. 20/5 og kontraktstarten d. 1/8 taget i betragtning, vil udbyder her kunne dispensere for vognkrav i opstartsfasen? Midttrafik kan ikke give en generel dispensation for vognkrav i opstartsfasen. Spørgeren opfordres derfor til at uddybe, hvilke vognkrav det evt. kunne tænkes, at der vil blive anmodet om dispensation fra. 27.02.2016 Midttrafik kan dog oplyse, at der ikke vil kunne dispenseres for vognkrav angående kapacitet og sikkerhedsrelaterede vognkrav. 8. I forhold til eksempelvis pakke 1.3 og 1.4, hvordan beregnes tiden så der ift. kørsel til garage. Vil man skulle køre til garage imellem morgenkørslerne, eller får man afregning for "pausen mellem". Ruterne består typisk af flere ture, hvor der kan være pauser af varierende varighed mellem tursekvenserne. Der afregnes for tomkørsel fra hjemstedet/garagen til første afhentningssted på turen samt for tomkørsel fra sidste afle- 27.02.2016 3

veringssted på turen til hjemstedet/garagen. Hvis vognen ikke kan nå at køre til hjemstedet/garagen inden der skal køres frem til næste tur på dagen (dvs. summen af tilbagekørselstiden fra første tur og fremkørselstiden til næste tur overstiger køretiden fra sidste tur til næste tur), afregnes der for tomkørsel fra sidste afleveringssted på første tur til første afhentningssted på næste tur. Eksempel Pakke 1.3 (delaftale 1): Første tur på ruten om mandagen slutter kl. 06:30 og næste tur starter kl. 07:54. Der er således en pause på 84 minutter mellem de to ture. Leverandørens tomkørsel hjem fra første tur er på 20 minutter og tomkørslen frem til næste tur er på 25 minutter. Leverandøren før således samlet afregning for 45 minutter tomkørsel. Den resterende del af pausen (39 minutter) mellem de to ture opnås der ikke afregning for. 9. Rettelse til udbudsbetingelserne afsnit 11. Evaluering af tilbud Midttrafik har præciseret beregningen af priserne, idet der beregnes på baggrund af køreplanen for 2 uger (en ulige uge + en lige uge). Dette gælder for samtlige priselementer. 27.02.2016 Derudover er det præciseret, at timepriserne for uddannelse (Pris5) indgår i evalueringen af hver enkelt pakke med en vægtning på 2 %. Version 1.1 af udbudsbetingelserne er tilgængelig på udbudshjemmesiden alle ændringer er fremhævet i dokumentet. 4

10. Jævnfør kontraktens punkt 4.2 oplyses det, at tilbudsgiver skal have de fornødne tilladelser til den udbudte kørsel, og der henvises blandt andet til "De nødvendige tilladelser og/eller bevillinger efter Taxilovens 1". Af udbudsbetingelsernes punkt 2 fremgår det, hvilke kørselsordninger nærværende udbud omfatter. Ifølge bestemmelserne i det lovgrundlag der henvises til (folkeskolelovens 26, samt servicelovens 32, 36, 41, 79 og 103), er der tale om borgere med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller lignende. Det er ikke alle borgere omfattet af de udbudte kørselsordninger, der falder ind under Trafikstyrelsens definition for sygetransport. Fx omhandler Folkeskoleloven 26 også elever, der hverken er syge eller handicappede. Det kan ikke forudsiges, hvor mange borgere der i løbet af kontraktperioden vil blive visiteret til kørsel efter de oplyste lovgrundlag, hvorfor det ikke kan sandsynliggøres, hvor stor en andel af de visiterede borgere, der i givet fald vil falde ind under definitionen på sygetransport. 03.03.2016 Kan Ordregiver for god ordens skyld bekræfte, at den omfattede brugergruppe, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2, falder ind under Trafikstyrelsens definition for sygetransport (indsat nedenfor), hvorfor disse vil kunne befordres med en Sygetransporttilladelse, jf. LBK 107 af 30. januar 2013 (Taxiloven) 1? "Sygetransport omfatter befordring af: Personer henvist til sundhedsfaglig behandling, befordring af personer, der på grund af sygdom eller handicap er afskåret fra eller kun med besvær kan benytte almindelige befordringsmidler, herunder taxi, samt hastende befordringer af blod- og organdonorer i forbindelse med sygdoms- og ulykkestilfælde. " Kilde: https://www.trafikstyrelsen.dk/da/erhvervstransport/taxikoe rsel.aspx Det er, efter Midttrafiks opfattelse, en forudsætning for kørsel med sygetransport, at der udelukkende befordres personer, der er omfattet definitionen på sygetransport, jf. Bekendtgørelse om taxikørsel mv. 1, stk. 3 (BEK nr. 405 af 08/05/2012). Der henvises i øvrigt til Trafikstyrelsens beskrivelse af sygetransporttilladelse, hvor der under spørgsmål til sygetransport står anført: Det skal tilføjes, at en tilladelse til sygetransport er betinget af, at motorkøretøjet alene benyttes til dette formål. Da alle delaftaler/pakker i udbuddet kan indeholde kørsel af borgere visiteret efter Folkeskolelovens 26, der kombineres med borgere visiteret efter de øvrigt oplyste lovgrundlag, vil det derfor efter Midttrafiks opfattelse ikke være muligt at udføre kørslen af enkelte pakker/delaftaler med en tilladelse til sygetransport. Der henvises i stedet til muligheden for at få udstedt en OST-tilladelse via Trafikstyrelsen. 11. Af udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.6 fremgår den estime- De oplyste kontraktsummer er beregnet for den ordinære 03.03.2015 5

rede omsætning på den udbudte opgave. For at Tilbudsgiver bedre kan vurdere omfanget af opgaven, kan Ordregiver da oplyse om denne estimerede omsætning er for den samlede kontraktperiode inkl. optioner på forlængelse, eller om den kun dækker over den ordinære kontraktperiode på de 4 år? kontraktperiode på 4 år. Kontraktsummerne er baseret på datamateriale fra 2015. 12. Hvorfor skal der i delaftale 1 være en kørselsleder ude på skolen 3 mdr., når det er Midttrafik, der er ansvarlig for planlægningen af kørslen? Der er mange vogne, der skal afhente mange børn på samme tid om eftermiddagen på både Stensagerskolen (delaftale 1) og Langagerskolen (delaftale 2), hvorfor det også har været væsentligt for magistratsafdelingen i Børn og Unge, at det bliver én leverandør der skal håndtere al kørsel til Stensager og én leverandør der skal håndtere al kørsel til Langager. Planlægningen af kørslen tager størst muligt hensyn til at der vil være så mange vogne på engang, men andre forhold kan få betydning for ankomsttidspunkterne på de to skoler. Derfor skal leverandøren indsætte en kørselsleder som beskrevet i udbudsbetingelserne med henblik på at sikre en hensigtsmæssig afvikling af hjemkørslerne om eftermiddagen. 13. Medhjælper i vognen ved delaftale 3 hvordan kan der være plads til alle + medhjælpere Hvis der skal indsættes en medhjælper i vognen i delaftale 3, vil der blive taget hensyn til dette i planlægningen af kørslen, således at der er plads til medhjælperen i den konkrete vogn. 14. Krav til medhjælpere lektiehjælp. Hvordan kan dette opfyldes? Kravet til medhjælper angående lektiehjælp udgår. Pkt. 17.5.2 formuleres derfor som følgende: 17.5.2 6

Derudover gælder følgende: Medhjælperen skal medvirke til, at kørslen foregår hensigtsmæssigt. Medhjælperen skal således være kompetent i forhold til at vurdere de enkelte børns behov under kørslen. Medhjælperen skal kunne behandle eks. epilepsianfald efter nærmere anvisninger fra institution/pårørende. Pædagogisk erfaring vil være at foretrække hos medhjælpere. Medhjælperen skal kommunikere imødekommende og venligt med børnene, forældre, pædagoger mm. (bl.a. ved afhentning og aflevering). I version 2 af kontrakten er denne ændring gennemført. 15. Kørselsleder ude i 3 mdr. hvordan med pris efter de 3 måneder? Skal der afgives en særlig pris? Kørselslederen afregnes med kørselsprisen pr. time. Dette gælder både i de første tre måneder af kontraktperioden, og hvis det besluttes, at kørselslederen skal fortsætte ud over de tre måneder. 17.03.2016 Midttrafik har sammen med Aarhus Kommune besluttet, at leverandøren maksimalt er forpligtet til at stille kørselsleder til rådighed i delaftale 1 og 2 i seks måneder fra driftsstart. 16. Solovogne underleverandør. Er det kun her, at der må tages underleverandør ind? Der må indsættes underleverandører på alle pakker i alle delaftaler, dog kun efter forudgående godkendelse af underleverandøren, jf. Kontrakten pkt. 7. Ved indsættelse af solovogne i delaftale 1 eller 2, må der indsættes underleveran- 7

dør uden forudgående godkendelse. 17. Krav om type 5 biler i udbudsmaterialet må leverandør/chauffør efter egen vurdering udføre kørslen med en type 2 bil? 18. OST-tilladelse Da der er tale om special rutekørsel, kan det efter Danske Busvognmænds opfattelse ikke køres på en OST? Nej. Midttrafiks opfattelse af taxaloven, der regulerer brugen af OST-tilladelser er, at den udbudte kørsel kan køres med OST-tilladelse (dog kun de pakker, der kan køres med vogntype 2). Dette er også i overensstemmelse med både Fynbus og Movias opfattelse af reglerne, der tidligere har fået dette bekræftet gennem drøftelser med Trafikministeriet. 19. Udelukkelsesgrunde: Hvis en tilbudsgiver fx har gæld til det offentlige på nuværende tidspunkt på 60.000 kr. men har en afdragsordning, er det så stadig en udelukkelsesgrund? Og hvordan skal tilbudsgiver gøre opmærksom på dette? Som følge af Aarhus Kommunes retningslinier for begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger vil tilbudsgivere med ubetalt forfalden gæld på mere end 50.000 kr. til det offentlige blive udelukket fra udbuddet, jf. Udbudsloven 137, stk. 1, nr. 7. Hovedreglen er derfor, at såfremt tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på mere end 50.000, så er Midttrafik forpligtet til at udelukke den pågældende tilbudsgiver. Midttrafik er dog berettiget, men ikke forpligtet, til at antage den pågældende tilbudsgiver, såfremt denne kan stille sikkerhed for betaling af den del af gælden, der er på 50.000 kr. eller derover, jf. Udbudsloven 135, stk. 4, nr. 2. Ligeledes er Midttrafik berettiget til, men ikke forpligtet til at 8

antage den pågældende tilbudsgiver, såfremt der er indgået en bindende afdragsordning, og denne er overholdt, jf. Udbudsloven 135, stk. 4, nr. 3. Såfremt man som tilbudsgiver ikke har indgået en bindende afdragsordning, vil Midttrafik ikke lovligt kunne antage en sådan tilbudsgiver. Da SKAT angiveligt (som oplyst på informationsmødet) ikke pt. indgår bindende afdragsordninger, kan Midttrafik kun anbefale tilbudsgiver at sørge for, at den ubetalte forfaldne gæld er nedbragt til under 50.000 kr. inden tilbudsfristens udløb. 20. Dokumentation for tilladelser hvordan skal disse indsendes? Skal det være fotokopier? (Trafikstyrelsen vil ikke skrive lange bekræftelser). Hvis det skal være fotokopier, så kan det blive besværligt med mange vogne - kan det eventuelt gøres på en lettere måde? I tilfælde af, at tilbudsgiver er indehaver af det nødvendige antal tilladelser på tidspunktet for tilbuddets afgivelse, accepterer ordregiver, at tilbudsgiver afleverer en tro- og loveerklæring vedr. antallet af tilladelser sammen med tilbuddet. Midttrafik har udarbejdet en skabelon herfor, se nyt Bilag C4. Midttrafik forbeholder sig dog ret til, på et hvilket som helst tidspunkt at kræve konkret dokumentation for det pågældende antal tilladelser. Såfremt en tilbudsgiver efterfølgende ikke kan præstere konkret dokumentation for det i tro- og loveerklæringen oplyste antal tilladelser, betragtes det som væsentlig misligholdelse af kontrakten. I tilfælde af, at tilbudsgiver ikke er indehaver af det fornødne antal tilladelser på tidspunktet for tilbuddets afgivelse skal der indsendes forhåndstilsagn fra den relevante myndighed om, at det fornødne antal tilladelser kan opnås i tilfælde af tildeling af kontrakt, jf. Udbudsbetingelserne pkt. 5.4.1. 9

21. Beregningseksempel: Definition på solokørsel? I delaftale 1 og delaftale 2 er der option på indsættelse af ekstra vogne til udførelse af solokørsel. Disse afregnes til særskilt pris. Se nærmere herom i Udbudsbetingelserne pkt. 2.3.2 og pkt. 11.1.4. 22. Hvorfor er der ikke tomkørsel med på ekstravognene til solokørsel? Såfremt der i andre pakker/delaftaler pakkes solokørsel på en konkret vogn, afregnes der for denne solokørsel med alm. kørselspris pr. time for den pakke, som vognen konkret er omfattet af. Midttrafik har besluttet at ændre afregningsprincippet for optionen på de ekstra vogne, der indsættes som solovogne i delaftale 1 eller delaftale 2 jf. udbudsbetingelserne pkt. 2.3.2. Der vil derfor også blive afregnet for tomkørsel for sådanne solovogne. Version 2 af udbudsbetingelserne er opdateret med denne ændring. 23. Tidsplan: dokumentation for oplysningerne angivet i ESPD hvornår skal den indsendes? Efter tilbudsfristen, men inden tildeling dvs. i perioden 1. april medio maj. Midttrafik anmoder tilbudsgivere herom med angivelse af varsel for, hvornår dokumentationen skal være indsendt. 24. Medlemmer af en taxaforening skal alle medlemmer indsende ESPD dokument? Og skal alle medlemmer oplyse om de har gæld til det offentlige eller er det kun foreningen som skal oplyse dette? Medlemmer af en taxaforening betragtes som en underleverandør til taxaforeningen, da de er selvstændige juridiske enheder. Det betyder, at de medlemmer, der skal udføre den kørsel, som taxaforeningen byder på, også hver især ikke må være omfattet af de angivne udelukkelsesgrunde, herunder også gæld til det offentlige. Som angivet i udbudsbetingelserne pkt. 5.6, skal tilbudsgi- 10

veren oplyse i ESPD-dokumentet, såfremt dele af kontrakten skal udføres af underleverandører. I tilfælde af, at tilbudsgiveren er en taxaforening, skal der således i ESPDdokumentet Pkt. II.D oplyses om, hvilke pakker/delaftaler der skal udføres af underleverandører (= medlemmer af taxaforeningen). Hvis disse underleverandører er kendt på tidspunktet for tilbudsafgivelsen, skal taxaforeningen også oplyse om navnene på disse underleverandører. Forudsat, at underleverandørerne er kendt på tidspunktet for tilbudsafgivelsen, skal hver af disse underleverandører også udfylde og underskrive ESPD-dokumentet, der således skal indgå i taxaforeningens tilbud. Hvis ikke underleverandørerne er kendt på tidspunktet for tilbudsafgivelsen, skal taxaforeningen erklære i tilbuddet, at alle underleverandører ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. Efter tildeling af kontrakten, skal taxaforeningen herefter udpege de enkelte underleverandører, der herefter skal fremlægge dokumentation for (eks. serviceattest fra Erhvervsstyrelsen), at de ikke er omfattet af de angivne udelukkelsesgrunde. Denne dokumentation skal indsendes til Midttrafik uden ugrundede ophold. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning vedr. udbudsreglerne, se afsnit 7.4.3 vedr. krav til underleverandører. 25. Forening og garantistillelse? Er det foreningen, der byder, der skal stille garantien? Det er den juridiske enhed/person, der afgiver tilbuddet, der skal stille garantien. Er tilbudsgiver således en taxaforening, er det taxaforeningen der skal stille garantien. 11

26. Punkt 15 i kontrakten registrering af udenlandske tjenesteydere hvad er definition Hvis man er en udenlands virksomhed, så er man omfattet af reglerne om RUT, jf. Kontrakten pkt. 15. 27. Hvor hurtigt kan der ske uddannelse af nye chauffører? I tilfælde af opsigelse/bortvisning/løbet tør for chauffører? Er der mulighed herfor? Når det drejer sig om enkelte chauffører foreslås det, at leverandøren tager kontakt til institution, så vedkommende kan få en orientering om de relevante forhold efter aftale med institutionen. 17.03.2016 28. Hjemsted for vogne? Det er et krav, at alle vogne i hhv. delaftale 1, 2og 3 har samme hjemsted, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.2.3. Dette hjemsted skal angives på tilbudsblanketten for den pågældende delaftale. I delaftale 4 kan der angives et hjemsted for hver enkelt vogn i de enkelte pakker. Hvis de tilbudte vogne allerede kører FlexVariabel for Midttrafik skal der meldes ind med det samme hjemsted på vognen, som det er tilfældet i FV4, jf. Udbudsbetingelserne pkt. 6.2.2. 29. Overholdelse af overenskomst ifølge overenskomsten skal vi varsle kørsel dagen før inden kl. 12, mens der står i udbudsmaterialet, at I (Midttrafik) først varsler kørsel kl. 20. Vognmanden er tvunget til at betale løn til chauffør ved fx aflysning aften før. Kan der findes en middelløsning? Udgangspunktet er, at kørslen udføres i overensstemmelse med køreplanerne angivet i pakkebeskrivelserne. Disse vil blive læst ned i systemet for 14 dage ad gangen. Når Midttrafik efterfølgende varsler næste dags kørsel kl. 20.00 dagen før, så vil denne som udgangspunkt indeholde den samme køreplan, med mindre der er konkrete ændringer til næste dag, eks. aflysning af en borger pga. sygdom, tilføjelse af anden tur i stedet for den aflyste. 18.03.2016 Derudover får man som leverandør til Midttrafik adgang til 12

Midttrafiks vognmandsportal, hvor den opdaterede køreplan er tilgængelig hele tiden. 30. Fast telefon i vognen: hvorfor? Kan det ikke løses med fast tlf. pr. chauffør? I tilfælde af, at der indsættes en afløser på bilen i stedet for den primære chauffør, skal man til enhver tid kunne få fat på bilen. Kan evt. løses med en mobiltelefon i bilen (som følger bil og ikke chauffør). 31. Pakker i delaftale 1 og 2? Må de samkøres med samme vogn? Udgangspunktet er én vogn pr. pakke som udgangspunkt kan der ikke samkøres. Det er der taget højde for i pakningen af pakkerne. Hvis tilbudsgiver har konkret eksempel på, at flere pakker vil kunne udføres med samme vogn, så opfordres der til at stille konkret spørgsmål herom via udbudshjemmesiden. 32. Det er svært at finde rundt i hvem man skal kontakte hvornår - kontakt til kørselskontoret eller Midttrafik? Tidsrummet for kontakt på nuværende tidspunkt er mellem kl. 8-16 - Er der mulighed for tidligere kontakt? Midttrafik vil præcisere dette i retningslinjer for kørslens afvikling, der udstedes inden kontraktstart. 33. Skal der kvitteres for ture som ved Flextrafik? Ja. 34. Råder Midttrafik over bilen hele dagen også i hullerne i køreplanen eller kan vognmanden selv råde over den? Fx i tidsrum fra 10-14, hvor der ikke er planlagt kørsel? De oplyste køreplaner i pakkebeskrivelserne er vejledende i forhold til den faktiske kørsel, der vil skulle udføres. Køreplanerne vil blive opdaterede forud for driftsstart, når skoleskemaerne for skoleåret samt skemaer/aktivitetsplaner for de øvrige borgere er kendt, og leverandøren må derfor forvente, at der kan forekomme ændringer i forhold til de oplyste køreplaner. Når de faktiske køreplaner for skoleåret kendes, er udgangspunktet, at vognmanden selv råder over vognen i de pauser, der vil fremgå af køreplanen. Dog er 17.03.2016 13

leverandøren forpligtet til at udføre evt. merkørsel på op til + 30 % pr. år i den enkelte delaftale eller pakke, som det er angivet i kontrakten pkt. 19.3 og 19.4.2. Forud for driftsstart vil Midttrafik oprette de enkelte vogne i Planet, således at det fremgår, hvilken åbningstid vognen har ud over den planlagte køreplan, således at Midttrafik og AAK har dette kendskab ved planlægningen af evt. merkørsel, jf. ovenstående 30 %-regel. 35. Hvis man melder ind til variabel kørsel, hvilken pris afregnes så til? Hvis en vogn også har kontrakt med Midttrafik ang. variabel kørsel og der planlægges en variabel tur umiddelbart i forlængelse af den faste tur (specialkørslen), afregnes der for den planlagte tomkørselstid jf. kørselsprisen pr. time for specialkørslen, og efterfølgende afregnes der for den resterende del af den variable tur i henhold til prisen i kontrakten om variabel kørsel. Eksempel: Leverandøren har 25 minutter tomkørsel hjem efter specialkørslen. Vognen bookes til en variabel tur umiddelbart i forlængelse af specialkørslen, således at der skal køres direkte til afhentningsstedet for den variable tur. Fremkørselstiden til den variable tur er 15 minutter, og selve turen varer 30 minutter inkl. servicetid. Leverandøren afregnes for den variable tur med følgende priser: Fremkørsel til variabel tur 15 minutter Pris jf. specialkørselskontrakt 14

Køretid variabel tur Køretid variabel tur 10 minutter Pris jf. specialkørselskontrakt 20 minutter Pris jf. variabel kontrakt 36. Gæld til det offentlige: SKATs afdragssystem er nede. Hvordan indvirker det på kravet? Tilsyneladende vil SKAT ikke dokumentere, at der er indgået afdragsordninger. 37. Forskellige systemer vil den faste kørsel automatisk blive lagt ind i Planet? Se svar på spørgsmål nr. 19. Ja, der er etableret snitflader ml. kommunens system og Planet. 38. Er der tale om udbud med forhandling? Nej dette er ikke udbud med forhandling. 39. Udfyldelse af vognliste skal underleverandørs vogne også fremgå heraf? 40. Solovogne vil denne form for kørsel være med én borger eller kan der være flere med vognen? Ja. Midttrafik antager, at der spørges til de solovogne, som der er option på i delaftale 1 og 2. Udgangspunktet er, at solovogne kører med én borger. Der kan dog i særlige tilfælde forekomme afvigelse i forhold til dette princip. Dette vil i givet fald blive meddelt leverandøren. Dette ændrer dog ikke på afregningsprincippet for optionen på ekstra solovogne, jf. svar på spørgsmål nr. 22. 17.03.2016 41. Er det rigtigt, at der mangler aftenkørsel i udbuddet fra Langagerskolen 1 gang om ugen, og 12 tirsdage fra Stensagerskolen? De udbudte ruter er planlagt ud fra tilgængelige data på planlægningstidspunktet. Efter nærmere undersøgelser er det blevet afklaret, at der findes fast aftenkørsel i mindre omfang fra Langagerskolen samt i begrænset omfang fra Stensagerskolen. Det præcise omfang varierer over tid, dvs. det forekommer ikke nødvendigvis hver uge - hvorfor det 17.03.2016 15

ikke har været muligt at lægge ind i pakkebeskrivelserne til udbuddet. Men dette betyder, at der forekommer aftenkørsel i begrænset omfang. Det samlede kørselsomfang bør dog være det samme idet nogle af eftermiddagsturene forsvinder på de dage, hvor der er aftenkørsel. Der forventes ca. 40 og 50 elever, der hver torsdag skal køres hjem om aftenen fra Langagerskolen. P.t. køres disse i op til 7 ruter. Timeantallet forventes dog, at være det samme, da de samme elever så ikke skal køres om eftermiddagen. Til Stensagerskolen kan der i kortere periode forventes aftenkørsel for 1-2 biler, dog således at det samlede timeantal er inden for den aftalte ramme. 42. Hvordan afregner I tomkørsel? Fordi jeg har kigget på nogle pakker ( pak. 2.3, 2.4 )og jeg har set at man starter at køre fra kl.7.00 til 16.00 eller 16.30 hverdag, og kører hele tiden. Det vil siger at man køre 9 timer om dagen. Men der står kun 25 timer om ugen. hvordan??? Der henvises til definitionen på tomkørsel i kontrakten pkt. 2.3: Tomkørsel : Den tid, hvor vognen kører tom fra hjemsted til afhentning af første borger på borgerens hjemadresse eller institution, den tid, hvor vognen kører tom fra aflevering af sidste borger på borgerens institution eller hjemadresse og tilbage til hjemsted, samt den tid, hvor vognen kører tom mellem forskellige ture på dagen (dog maksimalt tiden svarende til hhv. hjemkørsel fra første tur og fremkørsel til næste tur). 18.03.2016 De 25 timer, som er påsat pakkenummer 2.3. er kun kørselstimer. Det vil sige, at det er ekskl. tomkørsel, som kommer ud over de 25 timer, afhængig af hjemsted. 16

Der henvises derudover til svaret på spørgsmål 8, hvor det bl.a. beskrives at der kan være pauser mellem de enkelte ture. 43. Hvis tilbudsgiver allerede kører variabel kørsel for Midttrafik i en vogngruppe og ønsker at benytte denne til udsendelse af ture, er det så tilbudsgiveren selv, som distribuere turene videre til bilerne? 44. a) Kan Midttrafik uddybe hvilke punkter der skal udfyldes i ESPD dokumentet af underleverandører? b) Er det korrekt, at det kun er afsnit A+B i del 2 og afsnit A+B i del 3 af Espd Dokumentet som underleverandører skal udfylde? c) Skal en underleverandør, der ikke ved hvilke pakker han/hun bliver tildelt, hvis tilbudsgiver vinder, udfylde espd dokumentet og indsende dette med tilbudsgivers tilbud? d) I ESPD Dokumentet Del 2 afsnit A, er der følgende spørgsmål: " Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre". Hvordan skal dette spørgsmål besvares af en underleverandør. Som underleveran- Hvis en vogngruppe tildeles kontrakt på en eller flere pakker/delaftaler, skal leverandøren inden driftsstart oplyse om den/de specifikke vogne, der skal køre de pågældende pakker, således at den/de kan oprettes i hhv. Trapeze og Planet med henblik på, at systemerne automatisk sender turene til den/de rigtige vogne. Midttrafik har valgt at lave en samlet besvarelse af de indkomne spørgsmål vedr. udfyldelsen af ESPD-dokumentet i relation til underleverandører, der er kendt på tidspunktet for tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiveren, der ønsker at anvende underleverandører til udførelse af dele af de delaftaler/pakker, som der afgives tilbud på, skal angive dette i ESPD-dokumentet i Del II.D. Her krydses der i givet fald af i feltet Ja og anføres hvor stor en del af kontrakten, der vil blive udført af en underleverandør. Der kan eks. angives følgende: I Delaftale 1 vil 20 pakker blive udført af xx vognmand som underleverandør. De specifikke pakker kendes ikke endnu. Dette bliver besluttet efter tildelingen af kontrakten. a) Underleverandøren skal udfylde følgende dele af ESPD-dokumentet: 17.03.2016 17.03.2016 17

dør, deltager man jo ikke i udbudsproceduren, som ved. f.eks. en sammenslutning af bydere, eller et konsortium? Del II.A og B vedr. oplysninger om underleverandøren Del III. A, B og C vedr. alle udelukkelsesgrunde Del IV. A.2 vedr. egnethed (tilladelser) Del VI med underskrift b) Nej, se svaret ovenfor under a) c) Underleverandøren skal udfylde de under a) oplistede dele af ESPD-dokumentet, uanset om det på forhånd er aftalt eller ej, hvilke pakker han skal køre, hvis tilbudsgiveren bliver tildelt kontrakten. d) I forhold til udfyldelse af Del II.A, så skal en underleverandør krydse af i feltet Nej under rubrikken Deltagelsesform 45. med kørsel i 200-220 dage årligt er der så INGEN kørsel i de resterende uger eller er der reduceret kørsel, og hvad kan der så regnes med af kørsel i reduktionsperioden og hvordan afregnes det. spørgsmålet er afgørende for at vurdere om chaufførerne kan forventes selv at kunne afvikle ferie/fri i de resterende perioder eller der eventuelt skal stilles færre vogne. 46. Vi anvender idag Trapeze Group kørsels software, er det muligt at få kørelisterne som eksport fra planet, så Der henvises til kontraktens pkt. 18.6 18.10. Der kan særligt fremhæves pkt. 18.7: For alle kørselsordninger kan der i skoleferier samt helligdage forekomme ændret kørsel i forhold til den faste kørsel. Det skal dog bemærkes at kørsel vil være begrænset i ferier og på helligdage, hvorfor det må påregnes at en del af chaufførerne kan afvikle ferie i fx skoleferier. Den elektroniske kommunikation mellem Midttrafik og leverandørerne foregår udelukkende via Planet. 18.03.2016 18.03.2016 18

vi selv kan følge med i afviklingen selvom det er århus kommune der planlægger eller foregår alt via planet? 47. stilles der krav om trappemaskiner i delaftale 1 og 2, og hvis ja hvordan afregnes der så? Nej, der stilles ikke krav om trappemaskiner i delaftale 1 og delaftale 2. 18.03.2016 48. er det tilladt at ændre garage efterfølgende, og reguleres afregningen eventuelt tilsvarende, eller vil udgangspunktet fra første garageanlæg fortsætte i hele kontraktperioden Hjemstedet skal være det samme i hele kontraktperioden. 18.03.2016 49. i delaftale 1 og 2, er leverandøren garanteret det angivne antal timer eller kan leverandøren teoretisk risikere at der kun skal køres 5 min pr dag på en bus? forpligter kommunen/midttrafik sig til løbende at optimere antallet af busser der skal anvendes ved faldende borgerantal eller bærer leverandøren hele risikoen ved aktivitetsnedgang I delaftale 1 og delaftale 2 er leverandøren garanteret det angivne antal køretimer +/- 30 % årligt, jf. kontrakten pkt. 19.3. Opgørelsen af antallet af køretimer sker samlet for alle pakker omfattet af den enkelte delaftale. Ved reduktion ud over de anførte 30 % i kontraktperioden, er der mulighed for økonomisk godtgørelse, jf. kontrakten afsnit 19.5. Derudover er der mulighed for godtgørelse, såfremt antallet af køretimer i et helt kørselsår reduceres med mere end 10 % i forhold til antallet af køretimer det foregående kørselsår, jf. kontrakten afsnit 19.5. 18.03.2016 Midttrafik har ret til at opsige enkelte pakker, såfremt der ikke længere er grundlag for pakken/pakkerne, jf. kontrakten pkt. 19.5.8. Aarhus Kommune vil løbende optimere på kørslen, således at der kan tages stilling til, om der ikke længere er grundlag for en eller flere pakker i delaftale 1 eller delaftale 2. 19

50. Med henvisning til spørgsmål 28 (hjemsted for vogne)vil vi høre om hjemsted i vores (taxaselskab) tilfælde skal forstås som en hjemzone.i FV4 bruger vi jo et område som hjemzone. Vogne der i forvejen udfører variabel flexkørsel for Midttrafik, skal opgive samme hjemsted som angivet for den variable kørsel. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem de to hjemsteder, vil Midttrafik fastsætte hjemstedet for specialkørsel til samme hjemsted som anvendt for variabel flexkørsel. 18.03.2016 Vogne, der i forvejen udfører variabel flexkørsel for Midttrafik som del af en vogngruppe, skal ved angivelse af hjemsted anføre en adresse, der ligger inden for vogngruppens hjemzone. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det angivne hjemsted og vogngruppens hjemzone, vil Midttrafik fastsætte hjemstedet for specialkørsel til et vilkårligt sted inden for vogngruppens hjemzone. Hvis tilbudsgiver ikke oplyser et hjemsted, gælder tilbudsgivers forretningsadresse som hjemsted, medmindre tilbudsgiver udfører variabel flexkørsel for Midttrafik. I så fald vil det være hjemstedet for den variable flexkørsel, som er gældende. 51. I forbindelse med udfyldelse af vogngruppenavn i delaftale 4 skal vi så skrive det vogngruppenavn der står i pakkebeskrivelse 4 eller skal vi bruge det vogngruppenavn vi brugte i FV4. 52. Jeg har en bus med 10 personer og 2 kørestole. Jeg vil udbyde pakke 4. 166 og 4. 167 men jeg har set, at jeg kun har 23-24 timer om ugen. Hvor mange timer om Der skal angives det vogngruppenavn, som er anvendt i FV4. Tomkørselstiden, som der vil blive faktureret for, afhænger af, hvor vognen har hjemstedsadresse i forhold til de ture, der er defineret i den konkrete pakke. For hver tur på da- 18.03.2016 18.03.2016 20

ugen får jeg ved tom kørsel? gen, beregnes tomkørslen som vognens køretid fra hjemsted til første afhentningssted på ruten samt køretid fra sidste afleveringssted på ruten til hjemstedet. Beregningen laves i Planet-systemet, på baggrund af det hjemsted, som tilbudsgiveren oplyser på tilbudsblanketten. Der henvises i øvrigt til svarene på spørgsmål 42 og spørgsmål 8. 53. Vi kører i øjeblikket under den seneste variable udbud, og har 12 tilladelser, hvoraf 5 er i brug. Kan vi byde ind med de 5 biler, samt de resterende 7, som har forskellige hjemmezoner i Aarhus Kommune, dog 1 i Skanderborg? Meningen er at de selvf. fortsætter med at køre variabel kørsel, og få et par "garanti" timer dagligt? Spiller hjemmezonen en rolle i udbuddet? 54. Prisen vi vil byde ind med er ikke den samme som vi kører med i varibel kørsel. Er det et problem? Jeg gå ude fra at der afregnes separat? Ja, der kan bydes ind med de angivne vogne, blot skal de have samme hjemzone/hjemstedsadresse, som de har i den variable kørsel. Hvis ikke alle vogne har kontrakt på den variable kørsel, kan tilbudsgiver selv vælge hjemsted for disse vogne ved tilbud på specialkørslen. Ja, hjemzonen/hjemstedsadressen spiller en rolle i udbuddet. I beregningen af evalueringsprisen på hver enkelt delaftale/pakke beregnes der tomkørsel for hver tilbudsgiver i forhold til den hjemstedsadresse, som den enkelte tilbudsgiver har budt ind med. Så jo mere tomkørsel man har til/fra de angivne start- og slutadresser på ruterne i de pakker jo højere bliver evalueringsprisen, som anvendes til at finde den bedste pris på de enkelte pakker. Den tilbudsgiver, der vinder en bestemt pakker opnår således også betaling for denne tomkørsel i hele kontraktperioden. Der må gerne bydes ind med en anden pris end den, der er gældende for den variable kørsel. Der afregnes separat for kørslen efter de to forskellige kon- 21.03.2016 21.03.2016 21

trakter. 55. Hvordan vil det se ude efter vores variable kontrakt udløber i marts 2017, hvis vi vel og mærke scorer en kontrakt i dette udbud? Kan vi uden konsekvenser komme ude af kontrakten hvis det ikke er økonomisk forsvarligt for os? Kontrakten på specialkørsel (dette udbud) løber i fire år med mulighed for forlængelse op til fire yderligere år. Dvs. kontrakten kan potentielt vare otte år. Leverandøren kan ikke opsige kontrakten i hele kontraktperioden (inkl. forlængelse). Den variable kørsel udbydes igen i efteråret 2016, og hvis man har vundet kontrakt/kontrakter i specialkørslen, har man selvfølgelig mulighed for at afgive bud i udbuddet af den variable kørsel, hvor de nye kontrakter starter i marts 2017. 21.03.2016 56. Jeg er en vognmand med en vogn kørende allerede for flex. og som ønske at giv et bud på delaftele4 med den samme vogn samme pris men til forskeler pakker nr. Skal jeg udfylde en blanket på hver pakker nr eller kan jeg udfylde en blanket med den samlede 167 pakker nr. og hvis jeg vinder flere af dem kan jeg selv vælge dem der dækker det min vogn kan klar. Og der med garanti for vogn og andre tilladelse og blanketter angående vogn som i allerede har, er det at nødvenlig at sende dem der vogn allerede køre under plan. Midttrafik har valgt at besvare de modtagne spørgsmål på trods af, at spørgefristen er overskredet. Dette er begrundet med, at svarene på alle spørgsmål allerede findes i udbudsmaterialet og/eller i de tidligere besvarede spørgsmål. Der er således ikke tale om nye/supplerende oplysninger. Som det fremgår af tilbudsblanketten for Delaftale 4 (bilag A5), skal der udfyldes én blanket pr. pakke, som der afgives tilbud på. Også selv om, der bydes med samme pris i alle pakker. Som det fremgår af udbudsbetingelserne pkt. 6.4, kan en vogn kun tildeles kontrakt på én pakke. Såfremt samme vogn står til at vinde flere pakker, bestemmer Midttrafik, hvilken pakke den konkrete vogn skal tildeles. 29.03.2016 22

Som det fremgår af udbudsbetingelserne pkt. 5.4.2 skal tilbudsgiveren sammen med tilbuddet vedlægge et forhåndstilsagn om garantistillelse for det antal vogne, som tilbudsgiveren vedstår sig, jf. tilbudsblanketten i bilag A1. Som det fremgår af udbudsbetingelserne pkt. 5.4.1 skal tilbudsgiveren sammen med tilbuddet vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiveren er i besiddelse af tilladelse eller forhåndstilsagn herom fra den relevante myndighed. Hvis tilbudsgiveren allerede har en tilladelse, kan man som dokumentation udfylde tro- og loveerklæringen i bilag C4, jf. svaret på spørgsmål 20. 23