Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet Stadsarkivet fik opgaven fra projekt til drift Først løses opgaven med interne ressourcer Dernæst ansættelse af controller og it-assistent Opbygning af intern organisation Drifts- og udviklingsbudget på 975.000 kr. (ej løn) Finansiering via PC-afgift
Formålet med journalisering i esdhsystemer dels at kunne finde verserende sager og kontrollere, at sagsbehandlingen sker inden for en rimelig tid, dels at kunne finde frem til, hvilke beslutninger der tidligere er taget i kommunen og dermed at: skabe grundlag for en ensartet journalisering og sagsregistrering på baggrund af samme journalplan tilgodese borgernes rettigheder over for offentlige myndigheder (jf. forvaltningslov, offentlighedslov, persondatalov m.fl.) sikre kommunens mulighed for bevisførelse i forbindelse med økonomiske og juridiske forhold sikre grundlaget for fremtidens kulturelle og videnskabelige forskning Fra læsesalsbrug rykker vi som arkiv frem til skrivebordsbrug
Eksternt Brugerklub Forretningsudvalg Tværgående Følgegruppe ESDH-Controller Specialkonsulent ESDH-Team Forvaltningerne Superbrugere Kontaktpersoner
ESDH-Team ESDH-Controller TM- administrator 1 person Superbrugere Økonomi og personale: 1 Kontaktpersoner Afdelingsniveau Seniorservice: 1 Velfærd/myndighed-administrator Sundhed: 1 1 person Rådgivning og visitation: 1 Kultur- og fritid-administrator Sekretariatet: 2 1 person Afdelingsniveau Afdelingsniveau B&U-administrator 1 person Dagtilbudsafdelingen: 1 Skoleafdelingen: 1 Familieafdelingen: 1 + decentrale Afdelingsniveau Velærd/sundhed-administrator Sundhed 4 1 person Afdelingsniveau Ø&A-administrator 1 person Stabe, Jobcenter mv.: 9 Afdelingsniveau Stabe-administrator 1 person Økonomi og personale: 1 Afdelingsniveau
ESDH-Teamet - Vurdere ønsker om ændringer i SBSYS - Udvikler systemet og brugen af samme - Overordnede retningslinjer og vejledninger - Udvikling og vedligehold af SBSYS på intranettet - Sparring til lokale retningslinjer - Test af nye versioner - Support til egne superbrugere - Underviser i SBSYS og god forvaltningsskik - Undervisning i særlige moduler til SBSYS - Administratorer
Funktionsbeskrivelse for en Forvaltningsadministor i SBSYS Som forvaltningsadministrator skal du: - Deltage i ESDH-teamets arbejde - Koordinere erfaringer fra forvaltningens øvrige superbrugere - Have viden om enkeltsagsprincippet - Kunne anvende KL s journalplan, herunder sammensætning af korrekt j.nr. og funktionsfacet - Have udbredt kendskab og erfaring i brugen af SBSYS og oprette skabeloner - Ansvarlig for egen forvaltnings retningslinjer, herunder ajourføring og udvikling samt sparring - Controller-funktion overfor egen forvaltningsbrugere vedr.: -Uafsluttede sager -For gamle erindringer -Sager der ikke er overdraget til anden sagsbehandling ved ansættelsesstop -Fungere som hotline for egen forvaltnings SBSYS brugere Kunne undervise kontaktpersoner og almindelig brugere i SBSYS Forvaltningsadministratorerne oppebærer et løntillæg for opgaven betalt af forvaltningerne
Funktionsbeskrivelse for en Som superbruger skal du: - Have viden om enkeltsagsprincippet superbruger i SBSYS - Kunne anvende KL s journalplan, herunder sammensætning af korrekt j.nr. og funktionsfacet - Have udbredt kendskab og erfaring i brugen af SBSYS og oprette skabeloner - Ansvarlig for egen afdelings retningslinjer, herunder ajourføring og udvikling - Controller-funktion overfor egen afdelingsbrugere vedr.: -Uafsluttede sager -For gamle erindringer -Sager der ikke er overdraget til anden sagsbehandling ved ansættelsesstop -Fungere som hotline for egen forvaltnings SBSYS brugere Kunne undervise kontaktpersoner og almindelig brugere i SBSYS
Støttefunktioner i systemet Massetildeling Masseafslutning Ingen lukning med kladde/erindring Erindringer Differentieret sagsstatus Sagsskabeloner
Massetildeling
Masseafslutning Sagafklaring giver dig et overblik over alle de aktive sager du har, og giver du mulighed for at masseafslutte sager, der ikke længere er aktuelle. I funktionen sagafklaring har du følgende muligheder: Arkivafklaring her kan du vælge mellem Mangler bekræftelse og Skal arkiveres. Feltet kan bruges til at holde styr på hvilke sager du har gennemset, som enten skal arkiveres eller du endnu ikke har taget stilling til. Feltet fremgår af sagens forside under Arkivstatus. Arkivnote her kan du indtaste en note. Noten kommer også til at fremgå på sagens forside.
Ingen lukning med kladde/erindring Afslut markerede sager ved at holdt Ctrl nede og klikke på sagerne, kan du markere flere sager, og vælge at afslutte dem på en gang. Hvis der er uafsluttede erindringer, dagsordenspunkter eller kladder på sagen, får du en besked om dette, og sagen skifter ikke status. Øvrige sager der er markeret, bliver afsluttet og forsvinder fra listen.
Sagsstatus
Sagsskabeloner
Støttefunktioner udenfor systemet Gem til SBSYS fra Office Gem til SBSYS i Outlook Gem til SBSYS i sti-struktur Størst mulig tilladte filstørrelser Retningslinjer overordnede og afdelingsvist Scanning Integrationer til SBSYS Påvirkning af filformater
Gem som kladde/dokument Vælg Gem som kladde hvis du skal kunne arbejde videre i dokumentet, efter det er gemt i SBSYS eller Gem som dokument hvis det skal journaliseres.
Gem fra Outlook
Gem til SBSYS fra drev
Interne retningslinjer Oversigt over hovedsagstyper i Stadsarkivet Sagstype J.nr. Navngivning Bemærkninger Mødereferater 00.01.00P35 Mødereferater gruppe Personale- og gruppemøder Ajourføring af årbøger 00.13.06A50 Ajourføring af årbøger bogtype Vejle Lokalbog, Mostrup Beskæftigelsesprojekter på Stadsarkivet 15.04.00Ø36 Navnet på projektet Ansættelse i virksomhedspraktik 15.20.04G01 Navn - virksomhedspraktik Videndeling 19.02.00A26 Emne Administrative forespørgsler 19.02.00G01 Adm. Forespørgsel emne Generelle sager vedr. drift 19.02.00G01 Emne/navn for området Lokalhistorisk arkivsamarbejde 19.02.00P27 Lokalhistorisk arkivsamarbejde partner Aktiv indsamling 19.02.01P20 Indsamling emne Registraturer 19.02.02P05 Registraturer emne Vejledninger/Procedure 19.02.02P21 Vejledninger/Procedure emne Konservering af arkiver 19.02.03P05 Konservering emne Behandling af materiale Historiske forespørgsler 19.02.04G01 Forespørgsel emne Systemafklaring for IT-systemer 19.02.06P07 Systemafklaring systemnavn Indkomstjournal 19.02.06P19 Indkomstjournal nr. Modtagne arkivalier Projektsamarbejde 19.02.06P27 Projekt partner / emne Udstillinger 19.02.10P07 Udstilling emne Kursusafholdelse 19.02.11A26 Kursus emne Kurser, foredrag o.l. Arrangementer 19.02.11A26 Arrangement- emne Publikationer 19.02.12A50 Publikation emne Egne publikationer Billeder i Ugeavisen mv. 19.02.12I06 Billeder partner / emne Indlån fra andre arkiver 19.02.15G01 Indlån partner / emne Udlån til andre arkiver 19.02.15G01 Udlån partner / emne Indsigt i arkivalier med personoplysninger 19.02.19A53 Indsigt i arkivalier partner Tilgængelighed til arkivalier 19.02.17P25 Tilgængelighed til arkivalier partner Dispensationer Forespørgsel om slægtninge 23.05.03G01 Forespørgsel om slægtninge partner Pensionsselskaber, forsikringsselskaber o.l. Aftale om salg/brug af billeder 83.07.10P19 Aftale om salg/brug af billeder og partner Afleveringsbestemmelser for IT-systemer 85.08.02P07 Afleveringsbestemmelser navn på IT-systemer Fremfinding af sager i Mellem-arkivet 85.08.05G01 Fremfinding partner / emne SBSYS 85.11.06P20 SBSYS emne Der kan forekomme andre sagstyper. I disse tilfælde findes journalnr. ved hjælp af KL s Journalplan.
Skan Skan varetager Vejle Kommunes centrale skanningsfunktion, hvor alle afdelinger og institutioner har mulighed for at få skannet dokumenter til kommunens ESDH-system. Der skannes i afdelingen 500.000 dokumenter årligt. Derudover 3 centrale skannesteder, som forvaltningerne er ansvarlige for. Vi sikrer, at retningslinjer (dpi)for god skanning overholdes Skan på kopimaskiner styres via central opsætning pt. 400 decentrale maskiner Integreret løsning til postfordeler i esdh og ikke via mail
Fordele Overgang til digital kommunikation følges tæt i kraft af ESDHansvar - tidlig omstilling, herunder også ledelsesmæssigt Der kan tages højde for digitale løsninger i eksempelvis skanningen Blokere for uegnede formater skannes til ESDH. Gør arkiveringen nemmere og kvaliteten bedre. Får mulighed for at spille ind med digitale løsninger Påvirkning af sagsdannelse fra vugge til grav Påvirkning af kultur omkring journalisering og god forvaltningsskik
Afledte fordele Stadsarkivet er tydelig i billedet i administrationen også de store decentrale administrationer Påvirker digitalisering til størst mulig arkivegnethed Tæt på direktionen, forslag afklares hurtigt Som del af Ø&A tæt på de store fleksible kasser, såvel løn som uddannelse Fleksibilitet i stor arbejdsstyrke
Ulemper? Revurdering af stadsarkivet som udelukkende kulturinstitution Mange up-front-driftsopgaver giver hurtig dårlig image ved nedbrud også selv om fejlen ligger andre steder