ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE INITIATIVETS TITEL: Bydelskonkurrencen: Den Digitale Bydel 1. ANSØGERE OG SAMARBEJDSPARTNERE Ansøger (projektansvarlig): Navn: Borgerservice, Udviklingsafdelingen E-mail: tgl@aarhus.dk Telefon: 89 40 50 03 Arbejdssted: Borgerservice Samarbejdspartnere: MKB (HB og LB) MBA, SMART CITY MTM (Fællesrådene) Byens foreningsliv Alexandra Instituttet, Interactive Spaces Lab (medfinansiering på 100.000 kr.), SMART City Lab Budgetansvarlig leder i Aarhus Kommune: Navn: Lene Hartig Danielsen E-mail: lha@aarhus.dk Telefon: 89 40 50 02 Arbejdssted: Borgerservice, Rådhuset, lok. 329 2. INITIATIV Hvad handler initiativet om? Hvad er formålet? Hvem gavner det? (max. 1000 anslag) Initiativet handler om: At Aarhus kommune vil sætte fokus på digitalisering af byens services gennem involvering af bydelene og deres borgere. Dette gøres ved gennem en konkurrence om hvilken bydel der over en periode sætter det største digitale aftryk. Initiativet benytter sig at en alternativ kommunikationsform og platform til at løfte den fælles opgave, at udnytte byens ressourcer bedst muligt til gavn for alle. Gennem en ny form for bor-
gerinddragelse etableres samarbejde med borgerne gennem involvering af fællesrådene, lokale foreninger, virksomheder, lokalbiblioteker etc. Hver bydel etablerer et bredt forankret digitalt ambassadørkorps, som i samarbejde med projektet planlægger og udfører indsatserne som løfter bydelens digitale aftryk. Der udvikles i projektet brugbare datavisualiseringer, lokalt i bydelene og centralt ved rådhuset/dokk1, kombineret med inddragelse af interaktive installationer i byrummet. Der laves en nulpunktsmåling for hver bydel på forskellige digitale parametre, som giver et digitalt nøgletal. Bydelene konkurrerer om at få dette tal til at stige mest muligt i en given periode. Gennem afholdelse af konference, seminarer, uddannelsesforløb, events og happenings, holdes den digitale gryde i kog og afsluttes med at finde en vinder forventeligt efter implementering af den sidste bølge og obligatorisk digitale selvbetjeningsløsninger i 2015. Formålet er: At øge digitaliseringsgraden af borgere i Aarhus. Styrke dialogen og samarbejdet mellem kommune og borgere gennem udvikling af nye former for borgerinddragelse og kommunikationsformer. At udvikle et initiativ som gør at Aarhus Kommune kan høste effektiviseringsgevinsterne jf. Økonomiaftalen 2013. Initiativet gavner: Kommunens borgere. Kommunen: Bidrag til opfyldelse af: - kommunens kanalstrategi - kommunens digitale visioner - kommunens implementering af Handlingsplan for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2011-2015 Hvilke(t) af de syv innovationstemaer relaterer initiativet til? (sæt kryds) Inklusion om medborgerskab Velfærdsteknologi Digitalisering Mobilitet Innovationskultur Sundhed Sygefravær Hvor kommer inspirationen fra? (max. 1000 tegn med mellemrum)
Der er flere inspirationskilder: 1. Erkendelse af, at der er behov for en mere innovativ tilgang i dialogen med borgerne for at få dem til at blive digitale. 2. Konkurrence har typisk pressens interesse og vi kan forvente meget omtale af projektet og ikke mindst digitaliseringsdagsordenen. 3. Tilhørsforholdet til bydelen kan skabe andre incitamentstrukturer end der normalt arbejdes med i eksempelvis interessegrupper og grupperingerne bestemt af alder, køn, uddannelse og etnicitet. 4. Datavisualiseringer (bl.a. i byrummet) skaber en anderledes og mere effektfuld folkeinformation. 5. Smart City Aarhus ved at kombinere initiativer fra Smart City med en kommunal kanalstrategisk dagsorden, skabes andre innovative greb til folkeinformation, dialog og digitalisering. Hvilke metoder vil I anvende? Hvad forventer I vil være gevinsten ved at bruge disse metoder? Metoder: - Rammesætning gennem bydelskonkurrence. - Forankring af lokale ressourcer gennem frivillighed. - Alternativ borgerinddragelse - Datavisualisering og interaktive byrumsinstallationer. - Digitale nøgletal Forventede gevinster: - Engagement og ejerskab til digitaliseringsdagsordenen - Stigning af kommunens digitaliseringsgrad - Empowerment - Information som fremhæver følgende budskaber: o o Digitalisering er god service! Din indsats frigiver penge til andre velfærdsopgaver! - Aarhus som moderne by (Smart City digitalisering) Initiativets start og afslutning: Projektstart: 1. januar 2014 Projektafslutning. 31. december 2015 Hvordan skal initiativet forankres, når bevillingen er opbrugt? Projektet arbejder med at flytte borgere til billige digitale kanaler. Når de er flyttet lukker de omkostningstunge kanaler automatisk ned. Forankringen sker løbende.
Der udvikles i projektet nye måder at vise data på og skabe borgerservice i byrummet. Disse erfaringer kan der trækkes på i forhold til kommende projekter. Der gøres erfaringer med an anderledes og ny kommunikation og borgerinddragelse gennem bydels-tanken, som ville kunne bruges efterfølgende. Der udvikles et dynamisk digitalt nøgletal, som kan anvendes i kommunens fremtidige beregninger vedr. digitaliseringsindsatserne. 3. EFFEKTER OG RISICI Hvordan bidrager initiativet til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Hvad er den forventede økonomiske effekt? I Økonomiaftalen 2013 mellem KL og Regeringen opereres med, at Aarhus Kommune (ca. 6 % af kommunernes samlede netto-digitaliserings-gevinst) årligt kan/skal høste følgende effektiviseringsgevinster: Aarhus Bølge 1 Bølge 2 Digital post - fra 2013 - fra 2014 2015 Mio. Kr. 2,46 12,84 32,82 Beregningerne er fremkommet ved at bruge tallene fra Økonomiaftalen, hvoraf Aarhus udgør ca. 6 %. Det er afgørende at Aarhus Kommune realiserer disse effektiviseringspotentialer så andre velfærdsopgaver kan prioriteres. Projektet er med til at understøtte dette ved at tage fat om kerneudfordringen, nemlig at flytte borgerne! Hver gang vi gør en borger digital, bidrages til at understøtte ovenstående digitaliseringsdagsorden. Ved at monitorere data for de væsentlige digitale parametre (samlet: digitalt nøgletal ) får kommunen et godt overblik over den løbende udvikling for realisering af effektiviseringspotentialet. Udviklingen gøres transparent og deles med borgerne. Hvordan vil I dokumentere den økonomiske effekt? Det digitale nøgletal giver et billede af, hvor mange borgere der har flyttet sig. Ved at sammenholde tallet fra projektstart til projektafslutning, gives en god indikator for den økonomiske effekt. Hvilke risici er forbundet med initiativet?(fx økonomiske, organisatoriske) Initiativet benytter sig af en anderledes tilgang til digitaliseringsdagsordenen, hvorfor
forskellige risici kan gøre sig gældende. Eksempler herpå kunne være: - Manglende forankring i bydelene - Konkurrenceelementet kan både virke appellerende men også give anledning til negative pressevinklinger. Generelt må projektet i forberedelsesfasen arbejde grundigt med risikoanalysen med bred inddragelse blandt interessenter, for at imødegå potentielle risici. Den indledende forankringsproces er helt afgørende for projektets succes. 4. EVALUERING Hvordan evaluerer I initiativets evne til at skabe merværdi i forhold til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Projektet er med til at definere, hvordan vi måler merværdien i forhold til en bedre, smartere og mere effektiv opgaveløsning. Evalueringen sker dels kvantitativt ved at kigge på de digitale nøgletal for bydelene og Aarhus samlet, dels kvalitativt ved at evaluere indsatserne og problemerne fra de enkelte bydele, ved at interviewe borgere, frivillige etc. 5. LÆRING OG VIDENDELING Hvem vil have gavn af at kende til initiativet og dets resultater? Andre Kommuner, EU, borgerne i Aarhus Kommune, Digitaliseringsstyrelsen (staten), KL, alle Kommunens magistratsafdelinger. Hvordan vil I offentliggøre og formidle initiativet og dets resultater? Nøgletal og lokale initiativer vil løbende blive offentliggjort på hjemmesiden (evt. et dedikeret subsite til bydelskonkurrencen), lokalt i bydelene (lokalaviserne, bydelsstandere, datavisualisering) og centralt ved Rådhuset/DOKK1 (bydelsbarometer, news, etc.). Konkurrence elementet er meget presse venligt og man kan forvente at projektet og dets resultater (gode som dårlige) vil få en del presseomtale. Projektet vil også formidle resultater gennem afholdte seminarer og en digital bydelskonference. Nyhedsbrev til alle projektets frivillige 6. ØKONOMI Der søges om følgende beløb til følgende udgifter:
Udgiftstype Beløb i kr. Lønudgifter - AAK-medarbejdere 820.200 Lønudgifter Ekstern leverandør 490.000 Materiale 400.000 Medfinansiering 128.530 Ansøgte midler i alt 1.581.670 Hvilke(t) år skal de ansøgte midler bruges? Sæt kryds 2013 2014 2015 2016 x x Udspecificeret budget (Bilag_Bydelskonkurrence_Budget.pdf) for initiativet er vedhæftet.