Vester Farimagsgade 23 DK-1606 København V Dato: 19. februar 2009 J.nr.: 46-0461 ILS/MDY Telefon: 33 15 20 10 Telefax: 33 15 61 15 mail@kammeradv.dk www.kammeradv.dk Udbudsbetingelser for udbud om produktion og visning af dokumentarfilm og produktion af undervisningsfilm om Galathea 3 Ekspeditionen Certificeret efter DS/ EN I SO 9001
2 Indholdsfortegnelse 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 2. INDLEDNING... 3 2.1 Den udbudte opgave... 3 2.2 Udbudsmaterialet... 3 2.3 Indledende bemærkninger om tilbudsforløbet... 4 3. UFRAVIGELIG BETINGELSE... 4 4. TILDELINGSKRITERIER... 4 5. TILBUDSGIVER... 6 6. ALTERNATIVE BUD OG FORBEHOLD... 6 7. DISPOSITION FOR TILBUD... 6 7.1 Generelt... 6 7.2 Disposition... 7 7.3 Minimumsoplysninger... 8 7.4 Særlige erklæringer... 8 8. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET... 9 9. TILBUDSFRIST... 9 10. VEDSTÅELSE... 9 11. BEHANDLING AF TILBUD MV.... 10 12. FORTROLIGHED OG OFFENTLIGGØRELSE AF TILBUD... 10 13. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 11 14. TJEKLISTE... 11
3 1. DEN ORDREGI VENDE MYNDI GHED Dansk Ekspeditionsfond c/ o Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade 43 1260 København K Telefon: + 45 33 92 97 00 Fax: + 45 33 32 35 01 Website: www.vtu.dk/ www.galathea3.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen sendes per e-mail til galathea3@vtu.dk. 2. I NDLEDNI NG 2.1 Den udbudt e opgave Den udbudte opgave omfatter den samlede produktion af hhv. en eller flere dokumentarfilm til visning på TV og en undervisningsfilm om Galathea 3 ekspeditionen mod betaling af DKK 1.000.000,- fra Dansk Ekspeditionsfond. Dansk Ekspeditionsfond kan oplyse, at man er bekendt med, at følgende professionelt har optaget råfilm om bord på skibet Vædderen under ekspeditionen: STV holding A/ S Kratholmvej 36 DK-5260 Odense S Jyllands-Posten Grøndalsvej 3 8260 Viby J 2.2 Udbudsmat erialet Ud over nærværende Udbudsbetingelser består udbudsmaterialet af følgende dokumenter:
4 Offentliggørelsen af udbuddet via annonce i dagspressen og de samtidigt offentliggjorte oplysninger på www.galathea3.dk. Brev med opfordring til at afgive tilbud. Udkast til kontrakt inkl. Opgavebeskrivelse (Bilag 1 til udkast til kontrakt). Bilag 1-5 til udkast til kontrakt. 2.3 I ndledende bemærkninger om t ilbudsforløbet Udbudsforretningen gennemføres som udbud i henhold til tilbudsloven (Lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter) og Finansministeriets cirkulære nr. 159/ 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver. 3. UFRAVI GELI G BETI NGELSE Det er en ufravigelig betingelse for, at et tilbud kan komme i betragtning, at der foreligger en ubetinget visningsaftale mellem tilbudsgiver og en i Danmark, landsdækkende TV-station, som garanterer visning af dokumentarfilmen(e) omfattet af nærværende kontrakt på en landsdækkende kanal inden udgangen af 2009. 4. TI LDELI NGSKRI TERI ER Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, der har afgivet det for Dansk Ekspeditionsfond økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dansk Ekspeditionsfond vil ved vurderingen af det mest fordelagtige tilbud lægge vægt på følgende underkriterier: For dokumentarfilmen(e): 1. Kvalitet: 50 %. 2. Dokumenteret erfaring med produktion af dokumentarfilm til visning på landsdækkende TV: 30 %. 3. Dækningsgrad for den landsdækkende TV-station, som visningsaftalen er indgået med: 20 %
5 For undervisningsfilmen: A. Kvalitet i form af graden af pædagogisk formidling og bredden i beskrivelse af forskningsresultater: 50 %. B. Plan for indgåelse af distributionsaftale til den danske undervisningssektor: 25 %. C. Dokumenteret erfaring med produktion af undervisningsfilm: 25 %. Procentsatserne angiver kriteriernes relative vægt i tilbudsevalueringen. Underkriterierne er uddybende beskrevet nedenfor. Ad 1. Kvalitet 50 % Bedømmelse af underkriteriet kvalitet vil blive foretaget af et uvildigt organ, der vil tildele tilbuddene karakterer på skalaen 1-5, hvor 5 gives for den bedste bedømmelse vurderet ud fra tilbudsgivers synopsis, jf. kontraktens bilag 2, pkt. 1. Ved vurderingen af kvaliteten foretages der en helhedsvurdering af ansøgningen med vægt på afgrænsningen af filmen(e)s præmis, filmen(e)s tilgang til ekspeditionen, afgrænsning af filmen(e)s målgruppe(r), filmen(e)s fortællestruktur samt de filmiske virkemidler, der vil blive benyttet. Ad 2. Erfaring 30 % Vurderingen foretages på baggrund af referenceliste med angivelse af dokumentarfilmen(e)s titel, længde, emne og tidspunkt for visning, samt angivelse af visningsmedie. Ad 3. Dækningsgrad 20 % Ved vurderingen af underkriteriet dækningsgrad vil der blive lagt vægt på størrelsen af den dækningsgrad, som TV-stationen, der er indgået en visningsaftale med, kan dokumentere for den kanal, hvorpå filmen(e) vil blive vist. Ved dækningsgrad forstås antal procent af danske husstande som kan modtage kanalen. Ad A. Pædagogisk formidling mv. 50 % Ved vurdering af underkriteriet pædagogisk formidling og bredden i beskrivelse af forskningsresultater vil der blive lagt vægt på bl.a. den faglige relevans af det i synopsen
6 foreslåede indhold af filmen i forhold til målgruppen og i forhold til de i bilag 1, under pkt. 2 anførte forskningsprojekter. Ad B. Distributionsaftale 25 % Ved vurdering af underkriteriet distributionsaftale vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang distributionsplanen må antages at medføre bedst mulige betingelser for visning af undervisningsfilmen til flest mulige i målgruppen. Ad C. Erfaring 25 % Vurderingen af underkriteriet erfaring foretages på baggrund af referenceliste med angivelse af titel, længde, emne og tidspunkt for visning samt angivelse af visningsmedie. Der gøres opmærksom på, at der skal afgives et samlet tilbud på begge dele af ydelsen, altså både dokumentarfilm til visning på TV og undervisningsfilmen, og at bedømmelsen vil blive foretaget på grundlag af en samlet vurdering af den tilbudte ydelse. Dansk Ekspeditionsfond forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud og til at aflyse udbuddet, såfremt der foreligger saglige grunde hertil. 5. TI LBUDSGI VER Tilbudsgivers firmanavn, kontaktperson, adresse, telefon og telefax skal oplyses. 6. ALTERNATI VE BUD OG FORBEHOLD Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud eller bud på dele af den samlede ydelse. Hvis tilbudsgiver ønsker at tage forbehold, skal det tydeligt angives på det relevante sted i tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 7 om udformningen af tilbud. 7. DI SPOSI TI ON FOR TI LBUD 7.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt.
7 Tilbud skal sendes eller indleveres til: Dansk Ekspeditionsfond, c/ o Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade 43 1260 København K Tilbud skal enten afleveres i 2 papireksemplarer samt i en elektronisk version (CD-ROM) i en lukket forsendelse mærket Tilbud - Fortroligt må ikke åbnes ved intern postomdeling. Både papireksemplarerne og Cd-rom en skal indeholde alle dokumenterne. Dog skal eventuelle filmsekvenser kun foreligge på CD-rom. Dokumenterne på Cd-rom'en kan foreligge i pdf-format. Alternativt skal tilbud fremsendes i elektronisk form til galathea3@vtu.dk. Det skal i emnefeltet angives "Tilbud - Fortroligt". Tilbud skal være på dansk. Tilbud skal indeholde samtlige de i kontrakten med bilag 2-5 anførte oplysninger. Tilbud, der ikke indeholder disse oplysninger, kan ikke forventes taget i betragtning. 7.2 Disposit ion Dansk Ekspeditionsfond ser gerne, at nedenstående disposition følges, men dette er ikke et ufravigeligt krav. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge dispositionen, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger mv., herunder de i dispositionen angivne. Forslag til disposition: A) Resumé af t ilbuddet Tilbudsgiver bedes under dette punkt overordnet kort beskrive indholdet af det samlede tilbud. Punktet vil ikke indgå i den endelige aftale, men vil alene tjene til at give et samlet overblik.
8 B) Udkast t il kont rakt med bilag Tilbudsgiver skal ved udarbejdelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ". C) Øvrige oplysninger mv. I dette afsnit kan angives eventuelle øvrige oplysninger mv., som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke henhører under A-B ovenfor. I ndholdet vil ikke indgå i den endelige kontrakt. 7.3 Minimumsoplysninger Tilbuddet skal som minimum indeholde samtlige de i kontrakten med bilag 2-5 anførte oplysninger. 7.4 Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, kan ikke forventes taget i betragtning. Tilbudsgiveren har sammen med det øvrige udbudsmateriale modtaget en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af disse erklæringer. Tro og love- erklæring Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsninger af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Erklæring om arbej dspladsen m.v. Tilbudsgiveren skal vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres.
9 8. SPØRGSMÅL TI L UDBUDSMATERI ALET Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte opgave ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål forud for afgivelse tilbud. Spørgsmål skal fremsættes skrift ligt og pr. e- mail, jf. punkt 1, og være på dansk. Spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på www.galathea3.dk. Spørgsmål skal stilles senest den 30. april 2009, og besvarelsen af disse vil blive udsendt senest den 9. maj 2009. Spørgsmål, der modtages efter den 30. april 2009 vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret inden seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 9. TI LBUDSFRI ST Sidste frist for modtagelse af tilbud er: kl. 12.00 den 20. maj 2009 Tilbuddene, der skal afgives skriftligt enten direkte, pr. brev eller elektronisk, skal være affattet på dansk og skal være modtaget hos Dansk Ekspeditionsfond på den i punkt 7.1 angivne adresse eller e-mail-adresse inden ovennævnte tidspunkt. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. 1 0. VEDSTÅELSE Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i to måneder fra fristens udløb.
10 1 1. BEHANDLI NG AF TI LBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Dansk Ekspeditionsfond er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. Dansk Ekspeditionsfond anser ikke tildelingen af ordren for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Dansk Ekspeditionsfond uvedkommende, herunder såfremt fonden måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen. 1 2. FORTROLI GHED OG OFFENTLI GGØRELSE AF TI LBUD Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiveren er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Dansk Ekspeditionsfond. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/ elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudsgivers tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Dansk Ekspeditionsfond vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
11 Dansk Ekspeditionsfond forbeholder sig ret til efter afslutning af udbuddet at offentliggøre den indgåede kontrakt. 1 3. TI DSPLAN FOR UDBUDSFORRETNI NGEN 30. april 2009, kl. 12.00 Frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 8. Spørgsmål, der modtages inden dette tidspunkt vil under alle omstændigheder blive besvaret. Svar forventes løbende at blive offent liggj ort på www.galat hea3.dk og senest den 9. maj 2009. Spørgsmål, der modtages efter den 30. april 2009 vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. 20. maj 2009, kl.12.00 Frist for modtagelse af tilbud. 29. maj 2009 Forventet kontraktindgåelse. 1 4. TJEKLI STE Dateret og underskrevet følgebrev, hvoraf entydigt fremgår hvilken virksomhed eller sammenslutning af virksomheder, der afgiver tilbuddet. Resumé af tilbuddet Udfyldelse af kontrakten og bilag 2-5. Kopi af Visningsaftale, jf. punkt 3. Tilbudsmat erialet skal indeholde de i punkt 7.4 anført e oplysninger, dvs. t ro- og loveerklæring samt oplysning om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. En formular til brug herfor er vedlagt disse udbudsbetingelser. Tilbudsmateriale i papirform skal sendes i det i punkt 7.1 angivne antal eksemplarer, dvs. 2 papireksemplarer samt en elektronisk (Cd-rom) i en lukket forsendelse. Både
12 papireksemplarerne og Cd-rom'en skal indeholde alle dokumenterne. Dog skal eventuelle filmsekvenser kun foreligge på CD-rom. Dokumenterne på Cd-rom'en kan foreligge i pdf-format. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 7.1, dvs. Tilbud Fortroligt må ikke åbnes ved intern postomdeling. Hvis tilbudsmaterialet fremsendes i elektronisk form skal det i emnefeltet angives "Tilbud - Fortroligt". Korrekt adressering, jf. punkt 7.1. Rettidig afsendelse/ indlevering med henblik på overholdelse af tilbudsfristen.