25. marts 2014 Kommunikationsplan for Naturvejlederforeningen - udkast Forslag til konkrete tiltag, der kan sættes i værk for at føre kommunikationsstrategien ud i livet. Nedenstående tiltag skal løbende redigeres og udbygges og ikke mindst prioriteres. Der skal laves en plan for, hvordan tiltagene sættes i værk, for eksempel over en 3- årig periode. 1. Hvad skal Naturvejlederforeningen kommunikere? - Budskaber 2. Hvordan skal Naturvejlederforeningen kommunikere? - Principper 3. Hvem skal Naturvejlederforeningen kommunikere? - Afsender 4. Hvem skal Naturvejlederforeningen kommunikere til? - Målgrupper 5. Hvornår skal Naturvejlederforeningen kommunikere? - Timing 6. Hvor skal Naturvejlederforeningen kommunikere? Kanaler 7. Implementering 1. Hvad skal Naturvejlederforeningen kommunikere? (hvilke budskaber) Formuler konkrete budskaber Formuler konkrete budskaber, som er dem foreningen kommunikerer ud henholdsvis internt og eksternt. Budskaberne skal afspejle foreningens formål. Der formuleres ligeledes konkrete budskaber med udgangspunkt i Naturvejledning Danmarks formål. Hvad ønsker medlemmerne information om Lav en spørgeskemaundersøgelse på hjemmesiden og spørg til hvad medlemmerne gerne vil vide mere om, og om hvorvidt de ønsker informationerne på Facebook, i form af nyhedsbreve eller som informationer de selv kan søge på hjemmesiden. Vil de have dagsordener og mødereferater fra bestyrelsen? Løbende information om hvad der sker i de forskellige udvalg? Nyheder fra lokale og regionale netværk? Nyheder om litteratur, forskning, konferencer mm. Hvornår: årskonferencen Hvordan: der laves et spørgeskema, der deles rundt eller en plakat med en form for afstemning eller mulighed for at skrive forslag på post- it sedler. Det kan også være muligheder for at prioritere allerede formulerede forslag. Kommuniker om det internationale arbejde Foreningen skal blive bedre til at formidle erfaringer og oplevelser fra det internationale arbejde. Medlemmerne skal kunne se, hvad foreningen får ud af det internationale arbejde. Og foreningens internationale samarbejder er en god historie i den eksterne kommunikation. Det kan også være relevant at finde og kommuniker farverige, interessante historier fra naturvejledere i hele verden. Formidlingen om det internationale arbejde kan både ske via lokale og landsdækkende medier. 1
Der laves en oversigt over emner indenfor det internationale arbejde, der kunne være relevant at formidle henholdsvis internt og eksternt i foreningen. Ansvarlig: internationalt udvalg Hvornår:?? Hvordan: Internationalt udvalg opfordres til at finde en der er ansvarlig for at kommunikere om dette. Mere information om foreningens arbejde Lav en mere uddybende præsentationen af foreningens arbejde på hjemmesiden. Der skal tages stilling til, om det skal ligge på den åbne eller den lukkede del. Beskrivelsen skal blandt andet omfatte: Beskrivelse af udvalg, udvalgenes arbejde og kommissorier Hvor er foreningen repræsenteret (diverse udvalg i Friluftsrådet), Hvordan foreningen gør sin indflydelse gældende i form af fx høringssvar på politiske sager. Præsentation af foreningens struktur (illustration) til nuværende og potentielle medlemmer. Hvad gør foreningen helt konkret for at opfylde sine formål Dagsordener for bestyrelsesmøder offentliggøres en uge før bestyrelsesmøder. Sammendrag af referater offentliggøres senest en uge efter hvert bestyrelsesmøde. Kortlæg hvor foreningen kan bidrage i aktuelle debatter Lav en liste over nuværende og potentielle emner, områder og debatter, hvor naturvejleder- foreningen kan bidrage med viden, erfaringer osv. Denne liste opdateres derefter løbende. Lad for eksempel udvalgte personer følge de emner, områder og debatter, som de rent fagligt er godt inde i og alligevel følger med i. Disse fag- personer kan eventuelt findes i de faglige netværk, men det behøver ikke være dem, der i dag er tovholdere for netværkene. (se også punkt 5. Hvornår skal Naturvejlederforeningen kommunikere? ) Hvornår: få input til disse aktuelle emner på årskonferencen Hvordan: sæt en plakat op, hvor deltagerne kan sætte post- it sedler op med forslag til debatter og aktuelle emner, hvor det vil være relevant for foreningen at bidrage 2. Hvordan skal Naturvejlederforeningen kommunikere? Principper Kan foreningen drage nytte af de enkelte naturvejlederes kommunikation i den brede offentlighed Lav en oversigt over, hvem der i dag kommunikerer til den brede offentlighed og se på, hvordan de gør det? Kan foreningen bruge dette i den eksterne kommunikation? Hvornår: få input til disse aktuelle emner på årskonferencen Hvordan: sæt en plakat op, hvor deltagerne kan sætte post- it sedler op med navne på de naturvejledere der kommunikerer til den brede offentlighed 2
Skal Naturvejlederforeningen kommunikere politisk Det bør diskuteres blandt medlemmerne og i bestyrelsen, hvorvidt foreningen skal kommunikere politisk. Kommunikation fra foreningen kan i visse tilfælde bringe de enkelte naturvejledere i klemme i forhold til deres arbejdsgivere. Til gengæld kan det i visse tilfælde formentlig gavne naturvejledernes arbejde, at foreningen bliver synlig ved at blande sig i relevante debatter. Hvornår: få input til dette på årskonferencen Hvordan: sæt en plakat op, hvor deltagerne kan sætte post- it sedler op med holdninger til dette og med forslag til politiske emner som foreningen skal kommunikere om dette punkt hænger sammen med overskriften Kortlæg hvor foreningen kan bidrage i aktuelle debatter under pkt.1 3. Hvem skal kommunikere? Afsender Opfordre naturvejledere til at bruge uglelogo Foreningen opfordrer til, at uglelogo bruges og er synligt, når en naturvejleder er i medierne samt laver arrangementer. Uglelogoer kan rekvireres gratis af uddannede ugler, hvor og hvordan gøres dette? skal der uddeles gratis logoer til årskonferencen? Hvordan kan uglelogoet udformes, så det er let og praktisk at tage på og af? (det fine emaljeemblem holder ikke) Foreningen tager kontakt til udvalgte naturvejledere, der er eksponeret i landsdækkende medier. Hvornår: kommuniker denne opfordring på årskonferencen Hvordan:?? Det skal være tydeligt, når en naturvejleder repræsenterer naturvejlederforeningen Der laves en beskrivelse af, hvad man skal være opmærksom på, hvis man er ude som repræsentant for foreningen. Det kan være i nationale eller internationale konferencer, til møder o. lign. Det kunne for eksempel være, at man skal bære uglelogo, uddele foldere om foreningen, sørge for at gøre opmærksom på sin tilstedeværelse og præsenterer sig som repræsentant for naturvejlederforeningen. Hvornår og hvordan: dette kommunikeres i hvert enkelt tilfælde når der laves aftaler med naturvejledere om at de repræsenterer foreningen 4. Hvem skal naturvejlederforeningen kommunikere til? (Målgrupper) Opprioritering af den eksterne kommunikation Den eksterne kommunikation via hjemmeside og sociale medier bør opprioriteres. Jf. blandt andet aftalen om Naturvejledning Danmark, som Naturvejlederforeningen, Friluftsrådet og Naturstyrelsen har indgået. Hvornår: 2014 Hvordan: forslag til dette fremgår af nærværende dokument 3
Styrkelse af den interne kommunikation i Naturvejlederforeningen Beskriv hvordan foreningen kan optimere den interne kommunikation: Kommunikation mellem medlemmerne: se nedenfor samt under pkt.6 Hvor skal Naturvejlederforeningen kommunikere. Kommunikation internt i bestyrelsen: fx via dropboks, skypemøder og fysiske møder. Kommunikation mellem bestyrelse og redaktion: fx ved at NATURvejleder er på dagsordenen på alle bestyrelsesmøder og ved at bestyrelses- dialog er på dagsordenen på alle redaktionsmøder. Samt 1-2 fysiske møder årligt ml. Redaktion og bestyrelse. Kommunikation mellem bestyrelse og udvalg: se nedenfor. Kommunikation mellem bestyrelse og netværk: se nedenfor. Beskriv hvordan foreningens udvalg samt de faglige og regionale netværk kan bruges systematisk til at styrke den interne kommunikation i foreningen. Hvordan kan bestyrelsen kommunikere med medlemmerne via denne vej? hvordan kan foreningen via bestyrelsen styrke kontakten til tovholderne for de regionale og de faglige netværk. Det kan fx være ved at alle netværk har en kontaktperson i bestyrelsen, og at kontaktpersonen i bestyrelsen min inden hvert bestyrelsesmøde har kontakt til tovholderen. Hvornår: 2014 Hvordan: bestyrelsen udnævner kontaktpersoner så alle netværk er dækket Udarbejdelse af interessentanalyse De tre parter i Naturvejledning i Danmark bør iværksætte en interessentanalyse, der afdækker interessenter i såvel intern som ekstern kommunikation. Interessenterne skal deles op i forhold til vigtighed og indflydelse. Derefter kan parterne i Naturvejledning i Danmark tage beslutning om indsatser og prioriteringer. Ansvarlig: Bestyrelsen og Naturvejledning i Danmark Hvornår: tidligst 2015 Hvordan: gennemførelse af dette forudsætter ekstern finansiering, og det vil formentlig ikke være nemt at få penge til opgaven. Målgrupper i naturvejlederforeningens interne og eksterne kommunikation Der laves en beskrivelse af målgrupper for foreningens interne og eksterne kommunikation, og af hvordan der kommunikeres til hver enkelt målgruppe. Hvis interessentanalysen gennemføres revideres målgruppebeskrivelsen med udgangspunkt i resultatet af interessentanalysen. Hvornår: 2014 Hvordan:?? 5. Hvornår skal Naturvejlederforeningen kommunikere? (Timing) Kortlæg hvor foreningen kan bidrage i aktuelle debatter (se også under pkt.1 side 2) Når der er væsentlige nyheder, melder de fag- personer der følger det specifikke område ind til én central person eller de formulerer selv en nyhed - på Facebook for eksempel. 4
Hvornår og hvordan: 2014, med udgangspunkt i tilbagemeldinger fra årskonferencen sættes dette i værk eller sættes på venteliste, hvis der ikke er nogen der brænder for denne opgave Udnævn lokalredaktører til at formidle lokale nyheder For at sikre at lokale nyheder kommunikeres ud løbende, laves der konkrete aftaler med lokal- redaktører, der skal formidle aktuelt lokalstof på fx Facebook. Hvornår: årskonferencen og umiddelbart derefter (april- juni 2014) Hvordan: Der efterlyses personer til denne opgave på årskonferencen samt via direkte henvendelser til de regionale netværk. Der laves en række konkrete jobopslag, hvor dette er noget af det medlemmer kan byde ind på. Vi leder primært efter personer der i forvejen er aktive i de regionale. 6. Hvor skal naturvejlederforeningen kommunikere? (på hvilke kanaler) 1. Hjemmeside Den officielle del af www.natur- vejleder.dk udvikles, så den tilgodeser kommunikationen til den brede befolkning. Foreningens hjemmeside- bureau - Click a site er blevet bedt om at komme med et bud på en ny forside, som kan byde alle velkomne. Der laves blandt andet en række mindre video- klip til at lægge på forsiden, disse giver et billede af hvad naturvejledning er for en størrelse, af bredden i naturvejledernes arbejde og af, hvad man helt konkret kan bruge en naturvejleder til. Der postes nyheder med generel relevans. Der arbejdes på at så mange naturvejledere som muligt beskriver hvilke konkrete tilbud de har og hvilke målgrupper de arbejder med på hjemmesiden. Kalender hvor alle naturvejledere kan få omtale af deres offentlige arrangementer. Naturvejlederne indtaster selv arrangementsoplysninger i en formular, dette godkendes af en administrator inden offentliggørelse. Links til relevante links og apps til borgere der gerne vil ud i naturen selv, med foreninger eller lign. Ansvarlig: webmaster og kommunikationsgruppe Hvornår: 2014 Hvordan: der efterlyses deltagere til dette stykke arbejde på årskonferencen. Arbejdet er startet og fortsætter efter årskonferencen med et ambitionsniveau, der afspejler antallet af hænder og hoveder. 2. Nyheder nyheder postes på Facebook, i det omfang de er relevante der. de nuværende nyhedskategorier skal ses efter i sømmene for at sikre, at medlemmerne kan få nyheder indenfor de kategorier, de finder relevante. 5
når man modtager en nyhed skal det være nemt at framelde sig nyheder, og der skal være et link til der, hvor man kan vælge hvilke nyhedskategorier man ønsker at modtage. Ansvarlig, hvornår og hvordan: se ovenfor under 1. Hjemmeside 3. Sociale medier på Facebook skal der være en gruppe til den interne kommunikation i foreningen og en side til den eksterne kommunikation til offentligheden. der gøres en særlig indsats i en afgrænset periode for Naturvejledning Danmark på Facebook, hvor der dagligt lægges nyheder, artikelhenvisninger mm. på Facebook og linkes til hjemmesiden. Bestyrelsen opfordrer til, at de to lukkede Facebook- grupper: Naturvejledere og andet godtfolk og De frie ugler lægges sammen. /webmaster Hvornår: sættes i værk umiddelbart efter årskonferencen Hvordan: Facebook- redaktøren er en del af kommunikationsgruppen se ovenfor under 1. Hjemmeside NATURvejleder Når der kommer et nyt blad, lægges der en konkret plan for, hvordan de enkelte artikler promoveres på hjemmesiden og via Facebook. uddybes nedenfor under 4. NATURvejleder Ansvarlig: redaktionen Hvornår: fra blad nr.1/2014 Hvordan: planlægges af redaktionen Faglige og regionale netværk De faglige netværk opfordres til at oprette Facebookgrupper. Relevante Facebookgrupper promoveres på hjemmesiden i forbindelse med de faglige netværk /webmaster Hvornår: sættes i værk umiddelbart efter årskonferencen Hvordan: efterlys redaktører for de faglige netværk der ikke har en Facebookgruppe, dette sker i forbindelse med årskonferencen og ved direkte henvendelser til hver enkelt af de faglige netværk. 4. NATURvejleder Der skal udarbejdes et kommissorium til redaktionen. Bestyrelsen udarbejder en skabelon og beder redaktionen udarbejde et udkast til kommissoriet, som herefter diskuteres af bestyrelse og redaktion. Hvornår: forår 2014, behandles i redaktionen og sendes til bestyrelsen inden bestyrelsens første møde efter generalforsamlingen. Hvordan: redaktionen får en skabelon fra bestyrelsen, udarbejder et udkast og går i dialog om dette med bestyrelsen. 6
NATURvejleder skal kun være tilgængeligt på nettet for medlemmer. Dette er et element i arbejdet med at gøre det mere tydeligt, hvad man som medlem af naturvejlederforeningen får for sit medlemskontingent. Der udarbejdes teasere til alle relevante målgrupper, som reklame for artiklerne. ansvarlig: bestyrelsen og redaktionen hvornår: hvornår skal det træde i kraft? Efter årskonferencen hvis medlemmerne bakker op omkring det? Hvordan: hvordan effektueres det? Hver gang der udkommer et nyt nummer lægges der en plan for, hvordan de enkelte artikler både temaartikler og andre artikler kan promoveres både internt i foreningen og i forhold til den eksterne kommunikation. I den forbindelse tages der stilling til, hvorvidt den enkelte artikler primært er relevante på den interne Facebook- gruppe eller på den eksterne Facebook- side. Er der artikler der er relevante for andre medier? Magasiner? Fagblade? Og hvem kan eventuelt være interesserede i at købe bladene. Er bladet relevant i forbindelse med en særlig konference, et kursus eller andet og vil det derfor være relevant at forsøge at få afsat et ekstra oplag i den forbindelse. Se i øvrigt under pkt. 3. Sociale medier. ansvarlig: redaktionen Hvornår: fra blad 1/2014 hvis redaktionen er klar til det Hvordan: planlægges af redaktionen Hvis foreningen gerne vil have bladet længere ud, bør informationer fra bestyrelsen vinkles med dette i tankerne. Da det er et blad udgivet af Naturvejlederforeningen, bør der stadig være en formandsleder, men denne leder skal så skrives med et udadrettet sigte Lav en Vest- redaktion: der oprettes en Vest- redaktion for at sikre en bredere geografisk dækning i det stof, der formidles i bladet (I dag er stort set alle redaktionsmedlemmer bosiddende på Sjælland). Vest- redaktionen kan bestå af 4-5 medlemmer, der kommer vest for Storebælt - suppleret med 2 af medlemmerne fra den eksisterende redaktion for at sikre videregivelse af erfaringer samt et tæt samarbejde. Der holdes ét årligt møde mellem de to redaktioner; her fastlægges de næste fire numre ift. temaer, og redaktionsarbejdet fordeles. i samarbejde med redaktionen Hvornår: ideen præsenteres på årskonferencen, hvis der er opbakning sættes det i værk umiddelbart efter Hvordan: præsenter ideen og spørg til mulige deltagere også bandt dem der ikke er til konferencen 5. Naturvejlederuddannelsen Der laves en plan for, hvornår bestyrelsen er repræsenteret på naturvejlederuddannelsen, og der træffes aftaler om dette med Mette Åskov og Poul Hjulmann. Det aftales i bestyrelse, hvad det er der skal kommunikeres og hvornår. Der vil for eksempel være forskel på, hvad der er relevant at præsentere på kursus 1, hvor meget er nyt for de fleste deltagere og på de afsluttende kursus. Der udnævnes 2 ansvarlige fra bestyrelsen, som kan dele opgaven ift. geografi mm. 7
6.Regionale og faglige netværk Naturvejlederforeningen bør positionere sig klarere og være mere synlig i forhold til netværkene. Udviklingstiltag drøftes af Friluftsrådet og Naturvejlederforeningen. Det skal drøftes hvorvidt deltagelse i de regionale og faglige netværk skal forudsætte medlemskab af Naturvejlederforeningen. Naturvejlederforeningens bestyrelsen vil blandt andet drøfte dette med Friluftsrådet. Hvornår og hvordan: hvem skal sætte det i værk? og hvem skal beslutte? Der udarbejdes en fælles beskrivelse/kommissorium for såvel regionale som faglige netværk. i samarbejde med repræsentanter for de regionale og faglige netværk Andre tiltag Samarbejde med Friluftsrådet og DN i forhold til Naturens Dag styrkes. Der tages kontakt til DN og Friluftsrådet om dette. Hvornår: Hvordan: I forbindelse med at arbejdsgivere får bevilliget løntilskud fra Friluftsrådet opfordres de til at melde naturvejlederen ind i foreningen og til at betale for naturvejlederens medlemskab af foreningen. Ansvarlig: Dette er aftalt mellem Naturvejlederforeningens bestyrelse og Friluftsrådet marts 2014. 7. Implementering Kommunikationsstrategi og kommunikationsplan fremlægges på generalforsamlingen i april 2014 til kommentering og godkendelse. På generalforsamlingen præsenteres en række konkrete opgaver, som foreningens medlemmer kan byde ind på. De eksisterende netværk eller grupper opfordres til at gribe nogle af opgaverne, som lægger tæt opad deres øvrige aktiviteter. Der søges deltagere til blandt andet en kommunikationsgruppe og en vest- redaktion til NATURvejleder. 8