3 Kommunikationsstrategien

Transkript

1 Mødereferat Titel Dato 20 april 2010 Sted Deltagere Cykelpendlerruter i Hovedstadsområdet Møde i kommunikationsgruppen COWI Lyngby Maria H Streuli, Prejektsekretariatet Line K Groot, Projektsekretariatet Line Berg-Stærk, Aros Kommunikation Henrik Grell, COWI Hanne Klit Johansen, COWI Niels Helberg, COWI Referent NIHE, 22 april 2010 COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby Telefon Telefax wwwcowidk 1 Formål Mødets formål var at starte kommunikationsaktiviteterne i projektet, at præsentere projektdeltagerne for hinanden, at lave en indledende brainstorming på de første aktiviteter, at fordele de første arbejdsopgaver og at planlægge det videre kommunikationsforløb 2 Præsentation af deltagerne Mødets seks deltagere gav en kort præsentation af uddannnelse, arbejdssted og rolle i projektet Der var afbud fra grafiker Maria Seistrup, COWI, på grund af sygdom 3 Kommunikationsstrategien Arbejdet med at udarbejde en kommunikationsstrategi for det samlede projekt går straks i gang med Niels Helberg som ansvarlig og pennefører Strategien bygges op omkring hovedelementerne: Mål for kommunikationsindsatsen - internt og eksternt Interessentanalyse - udpegning af de vigtigste interessenter og deres rolle i projektet Budskaber - projektets overordnede branding og grundlæggende budskaber Medier - hvordan bringes kommunikationen ud til parter og interessenter? (hjemmeside, nyhedsbreve, dagspresse, lokalaviser, sociale medier, plakater osv)

2 2 / 5 Kommunikationsaktiviteter - workshops, events, pressemeddelelser, kampagner, mv Tids- og aktivitetsplan - hvad sker hvornår til hvem? Niels laver et oplæg til diskussion på næste møde De øvrige deltagere opfordres til at byde ind med synspunkter på de enkelte afsnit 4 Brainstorming om delaktiviteter 41 Projektfolder Vi laver en folder hurtigst muligt, der overordnet beskriver projektets formål, hovedaktiviteter og forventede resultater Folderen skal bruges til at orientere alle interesserede i projektets indledende faser, inden den planlagte hjemmeside er etableret Niels laver udkast til en kort tekst, AROS laver grafik og opsætning og projektsekretariat varetager trykning (print) og distribution En pdf af folderen lægges på den kommende hjemmeside og distribueres elektronisk efter behov Folderen udformes som en 4-siders folder i A5-format (foldet A4) Et så vidt muligt færdigt udkast præsenteres på næste møde i kommunikationsgruppen og godkendes af projektsekretariatet 42 Identitet - overordnet branding (navn og logo) Der var enighed i gruppen om, at der skal præsenteres en overordnet identitet på det samlede, kommende cykelpendler-rutenet Overordnet bør vi satse på et brand, der svarer til det københavnske S-togsnet (Cyklismens svar på S- togsnettet) med mulighed for - under den fælles paraply - at brande de enkelte cykelruter (på linje med de enkelte S-togslinjer) Det er yderligere aktualiseret efter, at man gratis kan tage sin cykel med i alle S-tog på alle tidspunkter af døgnet Det er også vigtigt, at den overordnede branding relaterer sig klart til cykelpendling i hovedstadsområdet og ikke til andre former for cykling, der "dækkes ind" af andre projekter, kampagner og brands Line S laver et udspil i samarbejde med Line G (i det omfang hun har tid i forhold til sin nuværende ansættelse frem til 1 maj) Et oplæg sendes til Niels inden næste møde Der lægges op til en præsentation af et forslag på den planlagte workshop den 6 Maj med henblik på en diskussion blandt kommunerne og de vigtigste interessenter 43 Oplæg til interessentanalyse En hurtig brainstorming blandt mødedeltagerne gav følgende resultater: Interessenterne kan grundlæggende opdeles i 5 kategorier:

3 3 / 5 - ejerskab til projektet (projektets parter) - myndigheder - kommende brugere - medier - deltagere i kommende partnerskaber Følgende interessenter blev især fremhævet (i tilfældig rækkefølge): Politikerne i de berørte kommuner Det er vigtigt, at politikerne kender projektet og føler medejerskab til det - ikke mindst fordi de efterfølgende skal bevilge penge til at realisere cykelruterne Eksisterende pendlere i Hovedstadsregionen De nuværende pendlere er en vigtig kilde til information og erfaringer Hvorfor pendler de? Hvilke problemer oplever de, når de pendler? Hvilke forslag har de til forbedringer? Vejdirektoratet VD er en vigtig interessent, dels i forhold til vejreglerne, dels fordi en (mindre) del af cykelpendler ruterne ligger på statsvejnettet Endelig har VD viden og erfaringer om cykeltrafik, som kan være vigtige for projektet Dansk Cyklist Forbund DFCs sekretariat er en vigtig interessent i forhold til erfaringsopsamlinger, viden om cykelpendling og formidling af informationer til medlemmerne DFC's lokalafdelinger er vigtige interessenter, når det vedrører lokalkendskab i de enkelte kommuner, når cykelpendlerruterne skal fastlægges Andre cykelpendlerprojekter Kontakt og erfaringsudveksling i forhold til tilsvarende projekter om cykelpendling Politiet Det er vigtigt at få de berørte politikredse involveret i de faser af projektet, hvor ruterne lægges fast, og hvor det skal vurderes, hvilke foranstaltninger, der skal sættes i værk for at optimere fremkommelighed og sikkerhed Kommunale kommunikationsmedarbejdere i de berørte kommuner De kommunale hjemmesider og andre informationskanaler er vigtige aktører, når viden om projektet og kampagner for at bruge cykelruterne skal formidles Andre afdelinger og forvaltninger i de berørte kommuner Cykelpendlerruterprojektet dækker en række aspekter som berører forskellige forvaltninger i kommunerne feks sundhed, miljø, klima og byplanlægning Store offentlige og private arbejdspladser i hovedstadsområdet En stor del af de nuværende og fremtidige brugere af cykelpendlerruterne har de store arbejdspladser som mål for pendlingen De store arbejdspladser kan derfor være potentielle samarbejdsparter, dels i forbindelse med erfaringsopsamling fra den eksisterende pendling, dels som formidler af information og kampagner 5til medarbejderne og endelig som bidragyder til pendlingen i form af faciliteter og frynsegoder til medarbejderne (overdækket cykelparkering, bade- og omklædningsfaciliteter, cykelværksted etc)

4 4 / 5 De involverede kommuner som arbejdspladser Hvordan fejer vi for egen dør? Potentielle cykelpendlere blandt bilisterne Bilisterne kan bidrage med information og synspunkter - derfor cykler jeg ikke til arbejde - og med konkrete forslag til, hvad der kan få dem til at pendle på cykel Institutioner og organisationer, som projektet deler budskab med Der er mange institutioner, organisationer og foreninger, som i større eller mindre grad deler budskaber med projektet (Sundhedsstyrelsen, miljøorganisationerne, Kræftens Bekæmpelse, Hjerteforeningen, Friluftsrådet osv) Erfaringsopsamling fra kampagner, formidling af budskaber og partnerskaber i nye kampagner Virksomheder der fremstiller og forhandler cykler og udstyr, og som relaterer sig til sundhed, sport, fitness osv Virksomhederne kan bistå med formidling af information og kampagner samt indgå i forskellige partnerskaber omkring fremstilling, salg og formidling af udstyr, der relaterer sig til projektet På baggrund af ovenstående gennemgang udarbejdes en mere detaljeret interessentanalyse med yderligere eksempler på interessenter og en mere konkret vurdering af, hvordan og hvornår de enkelte interessenter bør involveres i projektet 44 Hjemmeside Arbejdet med en ny hjemmeside sættes i gang straks I første omgang åbnes en "rå" hjemmeside med et foreløbigt navn og et foreløbigt design Hjemmesiden struktureres foreløbig i nogle hovedopslag, der opdeles yderligere efter nærmere aftale med projektsekretariatet Når dette er på plads åbnes den foreløbige hjemmeside for parterne i projektet, således at der tidligst muligt i projektet kan lægges dagsordner, referater og andre projektdokumenter direkte ud Hjemmesiden åbnes i første omgang til internt brug med den foreløbige adresse Materialet, der skal på hjemmesiden går via projektsekretariatet til COWI, der søger for at lægge det på de rigtige steder Når branding-processen er afsluttet med navn, logo og evt slogan, designes hjemmesiden og navngives med det nye navn som domænenavn, hvis det er muligt Når design og navn er på plads åbnes hjemmesiden med en åben del for alle og en lukket del med password for projektets deltagere Hanne Klit Johansen er primus motor for COWI i denne del af projektet Hun søger for, at en foreløbig arbejdsversion åbnes hurtigt, hvorefter hun sammen med Niels laver en foreløbig struktur, som efterfølgende kan diskuteres og videreudvikles i kommunikationsgruppen

5 5 / 5 5 Det videre arbejde Det besluttedes at gruppen - med vekslende deltagere efter behov - mødes ca hver 14 dag for at diskutere kommunikationsdelens status og fremdrift i relation til fremdriften i den øvrige del af projektet Indkaldelser, referater, udsendelse af materiale og styring af de enkelte delaktiviteter varetages af Niels Næste møde af holdes tirsdag den 4 Maj kl hos COWI