1 Kvalitativ undersøgelse af økologi i offentlige køkkener Delrapport indblik i økologisk omlægning
2
3 Indhold 1. Indblik i økologisk omlægning...6 Formål med fase 1... 6 Målgruppe... 6 Det økologiske spisemærke... 6 Tilgang til fase 1... 7 2. Beslutningstagerniveau...8 Politik...8 Ledelse...8 Opstart...9 Midler... 10 Opsamling beslutningstagerniveau...10 3. Praksisniveau... 12 Omlægning... 12 Tilgang... 12 Kommunikation... 14 Uddannelse/faglighed... 14 Motivation... 14 Barrierer og udfordringer... 15 Opsamling praksisniveau...16 4. Priser og indkøb... 18 Opsamling priser og indkøb...19 5. Afsluttende opsamling... 20 Politik... 20 Ledelse... 20 Økonomisk støtte... 20 Opstart af omlægningsproces... 20 Uddannelse og kommunikation... 20 Motiverende faktorer... 20 Barrierer overfor økologisk omlægning... 20 6. Referencer... 22
4 Inddragelse motiverer - overvej derfor udnævnelse af en økologikoordinator eller - ansvarlig.
December 2012 Forord Regeringen har i Den økologiske Handlingsplan 2020 en målsætning om mere økologi i offentlige køkkener, og der er over en årrække afsat foreløbigt 56 mio kr. i tilskud til støtte for økologiomlægning i køkkenerne. Madkulturen har taget initiativ til at få udarbejdet en kvalitativ undersøgelse om økologi i offentlige køkkener i samarbejde med Aalborg Universitet - forskningsgruppen Foodscapes, Innovation and networks (FINe). Undersøgelsen har til formål at etablere et vidensgrundlag for det videre arbejde med økologi i offentlige køkkener. I forbindelse med at mange nye omlægningsprojekter startes op, er det vigtigt ikke at starte forfra, men at bygge på eksisterende praksisviden og forskningsbaseret viden på området. Der er mange erfaringer med økologisk omstilling i offentlige køkkener og flere køkkener, kommuner og økologiomlægningskonsulenter har været i gang med økologien i en længere årrække. Denne rapport er første del af arbejdet med den kvalitative undersøgelse om økologi i offentlige køkkener og har til formål at skabe et overblik over skriftligt materiale fra praksis og forskning. Den kvalitative undersøgelse indgår som en del af Fødevareministeriets indsats for Økologisk omstilling af offentlige køkkener, som Fødevarestyrelsen er projektleder for. Tak til arbejdsgruppen Del 2 Viden og dokumentation for god sparring undervejs i projektet. Fase 2 af undersøgelsen vil bestå af en kvalitativ analyse af økologiomlægning i offentlige køkkener med fokus på beslutningstagere, økologiomlægningsprocessen, fødevareudbudsaftaler og køkkenledelse i økologiske køkkener. Rapporten er udarbejdet af Line Hesselvig Krogh, Aalborg Universitet, forskningsgruppen Foodscapes, Innovation and networks (FINe) ved professor Niels Heine Kristensen. FINe arbejder ud fra et helhedsperspektiv med forskningsbaseret innovation inden for mad, måltider og fødevarenetværk. God læselyst! Malis Ravn, Madkulturen Programleder Bedre mad til mange
6 1. Indblik i økologisk omlægning Dette indblik i økologisk omlægning er baseret på indsamlede materialer og giver et overordnet, bredt indblik i eksisterende viden om og anbefalinger fra økologisk omlægning og/eller økologisk konvertering 1. Der er sat politisk fokus på økologi og regeringens handleplan om økologi i offentlige køkkener fra 2020, er baggrunden for denne undersøgelse. Der har været arbejdet med omlægning af offentlige køkkener til økologi eller konvertering 1 til brug af økologiske råvarer, i små såvel som store institutioner, landet over gennem en årrække. Nogle har kørt med økologisk produktion i 15-20 år. Det betyder, at der er en stor viden og erfaringer ude i de danske kommuners forvaltninger og institutioner, som er brugbare til at skabe et overordnet overblik over nuværende status på økologisk omlægning i offentlige køkkener. Fase 1 et indblik via skriftlige materialer Denne første del af kvalitativ undersøgelse om økologi i offentlige køkkener er et indblik i økologisk omlægning, udarbejdet på baggrund af tilgængelige skriftlige materialer, i form af rapporter, artikler, notater, pjecer vejledninger m.m. Der er udført begrænset forskning på området. Derudover er feltet af praksisinitiativer i forbindelse med økologisk omlægning stort og altså meget større end de evalueringer og rapporter der er udarbejdet på området. Indblikket er inddelt i beslutningsniveau og praksisniveau. Derudover er der et kort indblik i priser og indkøb. Fase 2 en kvalitativ undersøgelse af feltet Denne litteraturbaserede del følges op af en dybere undersøgelse af økologisk omlægning, bestående af en kvalitativ undersøgelse af feltet. På den måde vil dette indblik med forskning, evalueringer og vejledninger udarbejdet indenfor området, blive sammenholdt med den viden og erfaring der eksisterer i tråden fra beslutning til praksis, i arbejdet med økologisk omlægning. På denne baggrund udvikles en række råd og anbefalinger, til brug for fremtidige økologiomlæggere både for beslutningstager og udøvere af praksis. Formål med fase 1 Det overordnede formål med denne indledende del af den kvalitative undersøgelse om økologi i offentlige køkkener er at indsamle viden om nuværende erfaringer på området. Målet med dette projekts første fase er at skabe et overordnet indblik i eksisterende materialer. Denne viden skal bidrage til det videre arbejde med at skabe økologisk omlægning i offentlige køkkener på landsplan. Målgruppe Målgruppen for undersøgelsen er vidensmedarbejdere inden for økologisk omlægning - både i offentlige organisationer og blandt øvrige aktører. Det økologiske spisemærke Den økologiske omlægning er i flere kommuner søgt dokumenteret ved hjælp af dogmemetoden. Også Københavns Madhus har gennem mange år anvendt dogmemetoden 2, som metode til at måle økologiprocenter. Økologisk Landsforening har siden 1. januar 2009 anvendt Det økologiske spisemærke, som er udviklet i et samarbejde mellem Fødevarestyrelsen og Økologisk Landsforening. Mange køkkener har allerede spisemærket 3. Metoden udbredes da også yderligere, idet Københavns Kommune påbegynder anvendelse af Det økologiske spisemærke, og det forventes, at alle køkkeners økologiprocent er beregnet 1) Økologisk omlægning er en helhedsorienteret forandringsproces med ændrede rutiner og arbejdsgange. Ved økologisk konvertering foretages ingen ændringer, men blot en ændring i råvareindkøb. 2) Dogmemetoden er udregning af økologiprocent ud fra et individuelt skøn, der foretages af lederne på den enkelte institution 3) Se oversigt over institutioner med Det økologiske spisemærke her: http://www.oekologisk-spisemaerke.dk/map.php).
7 ud fra denne metode fra 2014. Dette vil skabe ensretning i resultaterne om økologiprocent. Dogmemetoden nævnes derfor heller ikke yderligere i dette notat. Eventuelle økologiprocenter angivet i dette notat må derfor læses med forbehold, da dogmemetoden er en mindre valid udregningsmodel, hvorfor procenterne menes at falde ved anvendelse af spisemærket. Det økologiske spisemærke uddeles til institutioner, der arbejder med økologi, og er et statskontrolleret bevis på, at der er økologisk produktion i køkkenet. Økologiprocenten opgøres enten i kr. eller i kg. Mærket viser andelen af økologiske råvarer i køkkenet (ikke økologiprocenten i den enkelte ret) og findes i guld, sølv eller bronze: Det økologiske spisemærke i guld Tildeles det køkken, hvor alle råvarer og drikkevarer som udgangspunkt skal være 90-100% økologiske. Køkkenet skal udarbejde en politik for råvareindkøb, der bl.a. beskriver, hvad man gør, når råvarer ikke kan skaffes i økologisk form (ikke-økologiske råvarer må ikke overstige 10%). Råvarepolitikken skal være synlig for gæsterne. Tilgang til fase 1 Denne indledende, litteraturbaserede emnesøgning bygger på en række søgninger, der indeholder forskellige forestillinger om følgende søgeord: Økologi, økologisk omlægning, omstilling, storkøkken, politik, forvaltning, ernæring, vuggestuer, plejehjem, børnehaver, institutioner og måltider. Derudover er der indhentet materialer blandt eksperter på området, som yderligere har bidraget med rapporter, pjecer, håndbøger, notater m.m. I søgeprocessen er det fravalgt at inddrage materialer omhandlende andre emner såsom sundhed eller landbrug, altså er der udelukkende fokuseret på og udvalgt materialer om økologisk køkkenomlægning i offentligt regi. I punktform præsenteres i det følgende et overblik over specifikke områder, hvortil diverse materialer bidrager med viden om og anbefalinger til, hvad der er vigtigt at medtænke i projekter med økologisk omstilling. Overblikket præsenteres på henholdsvis beslutningstagerniveau og praksisniveau. Årsagen til dette er, at der i projekter med økologisk omlægning ikke nødvendigvis retter sig de samme anbefalinger mod beslutningstagerniveauet som på praksisniveauet. Det økologiske spisemærke i sølv Tildeles det køkken, der kan dokumentere, at de økologiske råvarer og drikkevarer udgør 60-90% af det samlede råvareindkøb. Det økologiske spisemærke i bronze Når økologiandelen udgør 30-60% af køkkenets samlede råvareindkøb og drikkevarer, kan der ansøges om det økologiske spisemærke i bronze 4. 4) http://www.oekologisk-spisemaerke.dk/forside_s1.html
8 2. Beslutningstagerniveau Beslutningstagerniveauet i de offentlige organisationer er væsentligt for økologi i offentlige køkkener. I det følgende beskrives viden og anbefalinger målrettet beslutningsniveauet med fokus på politik, ledelse, opstart og midler. Politik Kommuner og institutioners årsager til at vælge økologi spænder bredt, men mange kommuner har en politisk vedtagelse om at være en grøn kommune. (Mikkelsen, et.al. 2004. Elle et. al. 2006) En politisk og forvaltningsmæssig opbakning er central. (Elle et.al. 2006) Et politisk fokus er essentielt, så projekterne ikke står alene. (Mikkelsen et. al. 2004) Politikker sikrer forankring og koordinering. Der skal tages initiativer - øget fokus er ikke nok. (Agger, 2005) Uanset tilgang er det en god ide at have rammerne på plads dvs. politisk vedtagne mål såsom en handlingsplan, hvor ansvarsfordeling, organisering, ressourcer og tidsplan fremgår. En politik vedr. økologi kan med fordel indgå som led i en samlet kost- eller sundhedspolitik, i en grøn indkøbspolitik eller en miljøpolitik. Når økologimålsætninger integreres med de øvrige indsatsområder, bidrager det til at sikre en forankring af økologien og optimal udnyttelse af ressourcer. Medtænkes økologi i eksempelvis kostpolitikken eller pædagogiske principper, sikres i højere grad, at indsatsen bliver langsigtet. (KL, 2000b) Faren for, at projektet slutter, hvis ildsjælen rejser, gør det væsentligt fra starten at forankre økologien formelt og uformelt i den enkelte institution, i forvaltningen og ikke mindst på politiske niveau. Forankring kan ske gennem formulering af en politisk vedtaget kostpolitik. Flere kommuner skal formulere en kommunal kostpolitik, der kan medtænke økologi. (Rasmussen, 2001) Politikerne skal have de overordnede visioner og tage de nødvendige beslutninger, men lade embedsmændene udføre deres arbejde. På den måde opnås tværsektoriel behandling af sagerne. (Hansen, 1996) Der skal være en fødevarepolitisk afklaring om f.eks. økologi i storkøkkener. (Hagel, 1999) Der er ikke grund til flere udviklingsprojekter og forsøg - vi ved det kan lade sig gøre og hvordan. (Hagel, 1999) Ledelse Den økologiske omstilling skal udvikles og forfines, men den skal også tage afsæt i erfaringer og resultater. En god projektstart for forankring, som også skabes af en fælles erkendelse af, at det tager tid at gennemføre ændringer og omstille arbejdsrutiner. (Mikkelsen et. al. 2004) Der skal være opbakning fra højere plan til at skabe rum og tid for eksperimenter og forandring på praksisniveau. (Mikkelsen et. al. 2004) Hvis et projekt støttes, er der brug for større fleksibilitet, rum for mere kreativitet og større fejltolerance. (Mikkelsen et. al. 2004)
9 Der skal udvises respekt for og anerkendelse af kulturen og fagligheden blandt ledere og medarbejdere, da de er nogle af de vigtigste medspillere. (Fødevarestyrelsen, 1998) Ledelsen skal have samme mål som køkkenets medarbejdere. Hvis ikke det er tilfældet opstår der ofte konflikter. (Fødevarestyrelsen, 1998) Ledelse, uddannelse og indkøb er tre vigtige indsatsområder ved økologisk omlægning. (Elle et. al. 2006) En stor del af institutionerne er typisk langt foran kommunerne med den økologiske omlægningsproces. Forvaltningen opleves ofte som langt væk - og nogle der gør livet mere besværligt for de ansatte i institutionen. Der er et modsætningsforhold mellem institutioner og kommunal forvaltning. Der skal være kommunikation forvaltningerne imellem i form af en overordnet koordinering af initiativer i den enkelte kommune. De enkelte medarbejderes ønsker og behov bør tænkes med i omstillingen sådan, at omstillingen ikke bare er noget, der bliver trukket end over hovedet på medarbejderne, men bliver en reel mulighed for at udvikle arbejdspladsen. Citat af køkkenassistent på Sct. Joseph plejecenter: Og jeg tror, at grunden til, at vi gennemførte projektet trods slid og besvær var, at det blev startet så godt op. Der blev ikke trukket noget ned over hovedet på os. I stedet følte vi os guidet godt igennem. (Statusrapport, Agenda 21) En succesfuld projektgennemførelse handler ikke om flotte ord i en afsluttende rapport, men om forandringer, der imødekommer opstillede mål- og projektdeltageres forventninger. Lad eventuelt afrapportering blive foretaget af deltagerne selv. Ved frikøb af medarbejder frem for hyring af konsulenter, risikeres det at meget viden går tabt, hvis kommunen som følge heraf ikke selv får viden om sit eget territorium. (Hansen, 1996) Vær opmærksom på, at storkøkkener besidder et komplekst madnetværk, hvor der skal arbejdes med rutiner og mange forskellige interessenter. (Mikkelsen, 2005). Der skal være en klar målsætning - og så skal politikerne være med. (CASA, 2001) Opstart Det tager tid. (Hagel, 1999) Det er vigtigt at opstille realistiske delmål sat ikke 100% fra dag et. En handlingsplan er et godt redskab til at sætte projektorganiseringen i system. Den kan indeholde den vedtagne politik, konkrete mål, pejlemærker, oversigt over organisering af indsatsen, de økonomiske rammer, konkrete aktiviteter og en tidsplan. Informationsstrategi: Kortlægning af interessenter og prioritering af vigtigheden af interessenterne. Økologisk omlægning kræver en bred forankring. Der bør være ledelsesmæssig opbakning i institutionen og forvaltningen, og det er vigtigt, at der bliver taget politisk stilling og opstillet politisk vedtagne rammer for arbejdet i og uden for institutionen. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Implementering af økologisk omlægning tages oftest på top level - færre bottom-ups. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Top-down tilgangen kobler projektet til flere ansatte i institutionerne, der øger chancen for forankring. Med top-down tilgangen følger ofte ressourcer. (Kristensen et. al., 2002) Det ses af stor vigtighed, at projektet ses nedefra og op - at projektet starter ved praksis og ikke er noget der
10 trækkes ned over hovedet på køkkenmedarbejderne. (Mikkelsen et. al. 2004) En økologisk omlægning i samtlige institutioner kræver en helhedsorienteret, tværgående indsats. (Rasmussen, 2001) Samarbejde på tværs af forvaltningerne er en betingelse for, at økologien kan blive en succes. (Rasmussen, 2001) Nedsætte service- og produktionsmål - konventionel erstattes med økologi, hvor det muligt, hvilket reducerer mængden af hel- og halv fabrikata, tilfører personalet ny viden og styrker fagligheden. (Statusrapport, Agenda 21) Når man vil handle grønt, kan man med fordel sætte sig ind i principperne for miljøstyring (1. Planlægning og organisering, 2. Kortlægning og analyse, 3. Konsekvensvurdering, 4. Gennemførelse og handlingsplan). (Hansen, 1996) Man bør vedtage en overordnet, miljøbevidst indkøbspolitik alle kan henholde sig til. (Hansen, 1996) Midler Der skal investeres i omlægning, inspiration og uddannelse. (Agger, 2005) Der opleves behov for en vikarordning med rette uddannelsesniveau og udvikling af system til at klare personaleudskiftning i form af uddannelse og kurser, så der er de rette færdigheder. (Mikkelsen et. al. 2004) Der opleves et behov for en vis økonomisk støtte. (Mikkelsen et al, 2004. Agger, 2005) Økologisk omlægning kan kræve mere arbejdskraft, da sparet indkøb nemt forsvinder i arbejdskraft. (Fødevarestyrelsen, 1998) Institutionerne har løbende behov for tilbud om efteruddannelse og oplæg på møder - der skal sikres midler til efteruddannelse. (Rasmussen, 2001) Der er i nogle kommuner behov for at bevilge midler til indretning af køkkener og flere køkkentimer. (Rasmussen, 2001). Opsamling - Beslutningstagerniveau Politik Økologisk omlægning indføres ofte som led i en målsætning om at væren en grøn kommune. Målsætninger skal følges op af handling. Politisk og forvaltningsmæssig opbakning og udarbejdelse af politikker, der medtænker økologi, sikrer forankring og koordinering. Der skal være politisk fleksibilitet, således der er rum til at integrere økologien bredt i institutionens politikker og pædagogiske principper såvel som i at opnå en tværsektoriel behandling på forvaltningsniveau. Ledelse Udvikl og forfin - men på baggrund af erfaringer og resultater. Skab fælles erkendelse af forandringsprocessen og enighed herom fra leder til medarbejder. Inddrag medarbejderne. Skab rum og tid for eksperimenter og forandring på praksisniveau. Vis respekt for og anerkendelse af kulturen og fagligheden i køkkenerne. Skab sammenhæng og samarbejde mellem institutioner og kommunalforvaltning. Der skal være god kommunikation forvaltningerne imellem. Udliciter ikke alle opgaver til konsulenter, da meget viden går tabt på vejen til kommunen.
11 Opstart Opstil realistiske delmål og indkøbspolitikker alle kan henholde sig til. Udarbejd en handlingsplan og informationsstrategi. Nedsæt service- og produktionsmål. Skab en bred forankring politisk, forvaltningsmæssigt, på ledelsesniveau og blandt medarbejderne. Indsatsen skal være tværgående i både institution og forvaltning. En top down tilgang øger forankring og ofte medfølger ressourcer. Dog skal den udføres således, at medarbejdere ikke føler noget presset ned over hovedet på dem. Midler Der kan være behov for en vis økonomisk støtte. Der kan være behov for udvikling af vikarordning med rette uddannelsesniveau. Der kan være behov for mere arbejdskraft/flere køkkentimer. Der kan være behov for efteruddannelse. Der kan være behov for midler til indretning af køkkener.
12 3. Praksisniveau Praksisniveauet er omdrejningspunktet for mere økologi i offentlige køkkener. I det følgende beskrives viden og anbefalinger målrettet praksisniveauet med fokus på omlægning, tilgang, kommunikation, uddannelse/faglighed, motivation samt barrierer og udfordringer. Omlægning Man skal vælge omlægning og konvertering - ikke blot konvertering af forbruget. (Agger, 2005) Projektet skal integreres i institutionen, så der skabes et helhedsbillede af projektet. (Mikkelsen et. al. 2004) Der er behov for at føre omlægning med en projektledelse og en tilknyttet kostfaglig konsulent, da omlægning er en tværgående opgave. For at opnå succes er det vigtigt at anskue omlægningen som et organisatorisk udviklingsprojekt, vægte bløde værdier og øge tværfagligheden. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Der bør gives rådgivning og metodeudvikling i udvikling af ejerskab. (Elle et. al. 2006) Økologiske varer er ofte dyrere. For at undgå merprisen er det nødvendigt eksempelvis at ændre menuplanen, og ændre i arbejdsrutiner. (Fødevarestyrelsen, 1998) Åbne menuplaner giver fleksibilitet og letter problemer med tilgængeligheden og leveringsdygtigheden af økologiske varer. (Fødevarestyrelsen, 1998) Beregn merprisen, da der kan være store udsving. Derefter indhentes merprisen (f.eks. 10%) gennem merbevilling, ændret menuplan, mindre kød og flere kartofler og mere brød, forarbejde selv, hæve salgspris. (Fødevarestyrelsen, 1998) Tilgang Et projekt med økologisk omlægning kan ses i to dele: 1. Udviklings- og projektfase (central ledelse) og 2. Driftsfase (decentral ledelse). (Mikkelsen et. al. 2004) Det skal besluttes, om projektet opfattes som noget, der skal indføres på linje med andre rutineopgaver eller om projektet er en decideret forandringsproces. Med andre ord skal det besluttes om køkkenet konverteres eller omlægges. (Kristensen et al, 2002) Det er forskelligt om projektet vælges ledet af projektleder og konsulenter eller, om der er få centrale personer på opgaven. Initiativ og forandringsvillighed blandt ledelse og personale i køkkener. (Agger, 2005) Det er vigtigt at inddrage de direkte involverede - køkkenpersonalet. Inspirationsbesøg giver dybde i projektet. (Hagel, 1999) Brug af konsulenter er vigtig, da kommuner ofte ikke selv besidder den nødvendige viden. Dog er kunsten, at projektet forankres og den ny viden ikke blot rejser med konsulenten. Implementeringen er en proces i flere niveauer, der inkluderer top niveau, lokalt niveau, kommunalt niveau, institutionsniveau og et madservice niveau. (Mikkelsen & Sylvest, 2012)
13 Processen kræver inddragelse, tid, respekt for fagligheder, samarbejde og kommunikation i såvel institution som forvaltning.
14 Lav en handlingsplan for omlægningsforløbet, hvor så mange som muligt er taget med på råd. Erfaringer viser, at omlægning kan give gode resultater fra starten, hvis ambitionsniveauet for handlingsplanen tilpasses omstændighederne. (Fødevarestyrelsen, 1998) Arbejdet bør udvikles ud fra en ny køkkenfilosofi: Fremover skal maden laves helt fra bunden, uden tilsætningsstoffer og med mest mulig økologi. (Økologisk Landsforening, 2009) Hvis økologisk omlægning gøres til et fælles projekt i en institution, øges chancen for succes. Som minimum skal ledelsen inddrages eller være enige. Omlægning kræver bl.a., at hele huset økonomiserer med ressourcerne og tager vel imod ændringer i kostplanen. (Rasmussen, 2001) Kommunikation Omlægning kan skabe øget vidensdeling institutionerne imellem, til andre institutioner i kommunen og tværfagligt samarbejde mellem pædagoger og køkkenpersonale. (Elle et. al. 2006) Det anbefales at oprette et kommunikationsforum for ledere, koordinatorer og køkkenmedarbejdere til koordinering af erfaringer mellem kommuner. Netværk og erfa-grupper: En erfa-gruppe er en mindre gruppering, hvori erhvervsfolk samles omkring en fælles faglig interesse med det formål at udvikle sig fagligt gennem erfaringsudveksling og videndeling. Oprettelse af lokale netværk for køkkengruppen. Der er behov for netværk imellem køkkenmedarbejdere gensidig inspiration og erfaringsudveksling. (Rasmussen, 2001) Gennem netværk skabes der fællesfaglig støtte og udvikling - særligt blandt alene arbejdende. (CASA, 2001) Projektledelse skal foregå med forståelse for spilleregler i en offentlig forvaltning. Institutionerne anbefales at formulere kostpolitikker en stillingtagen til kosten. Det er en vigtig og nødvendig ramme for overhovedet at indføre økologiske fødevarer. (Rasmussen, 2001) Institutionerne anbefales at formulere ønsker til den kommunale forvaltning vedrørende uddannelse, formulering af kommunal kostpolitik og central indkøbsaftaler. (Rasmussen, 2001) Uddannelse/faglighed Omlægning kræver færdigheder og fagligheder - at der er køkkenfaglighed tilstede. (Agger, 2005) Uddannelse fremmer forståelsen af projektet. (Fødevarestyrelsen, 1998) Man skal betragte projektet som det tværinstitutionelle og tværfaglige projekt, det er. Det er altså ikke kun rettet mod køkkenet, men også pædagoger eller plejepersonale. (Mikkelsen et. al. 2004) Uddannelse hjælper til forankring. Inddragelse af flere personalegrupper end blot køkkenpersonale er vigtigt. Det skaber forståelsen af og for, at omstilling er noget, der sker i hele institutionen. Ved at koble projektet til flere elementer/faggrupper, opnås en bredere sammensat arbejdsgruppe og bedre forankring. Uddannelse og kompetenceudvikling af medarbejderne er en forudsætning for at opnå omlægning til 90% økologi ved årsskiftet 2015/16. (BDO Kommunernes Revision, 2009) Undersøg det enkelte køkkens uddannelsesbehov. Herunder foreslås: Baggrundsviden, faglig viden og formidling. Efteruddannelse af køkkenpersonale er nødvendig for, at økologi, ernæring og økonomi kan gå op i en højere enhed. (Rasmussen, 2001) Københavns Madhus udbyder Køkkenløftet et redskab til at vurdere den samlede kvalitet af måltider. (http://www.kbhmadhus.dk/koekkenloeftet/download-materialer) Økologisk landsforening har udviklet undervisningsmaterialet Mad til mennesker, der henvender sig til de erhvervsfaglige uddannelser. (http://www.okologi.dk/baeredygtigt-forbrug/hvorfor-oekologi/undervisningsmateriale-om-oekologi.aspx) Motivation Der opleves en forbedret status for køkkenmedarbejdere. (Mikkelsen et.al. 2004)
15 Uddannelse kan øge motivation, da der skabes forståelse for det økologiske projekt. Omlægningsprocessen skaber øget fokus på en glemt gruppe - nemlig madservice personalet. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) At økologisk omlægning skaber synliggørelse af køkken og et løft i organisationen. (CASA, 2001) Gennem omlægning påvirkes attitude og kompetencer. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Der skabes engagement gennem orientering og høring blandt alle tilknyttede. (Fødevarestyrelsen, 1998) En motivationsfaktor kan være at udpege en medarbejder i køkkenet som økologi-koordinator eller ansvarlig. En person alle kan gå til. (Fødevarestyrelsen, 1998) Velinformeret personale øger sikkerheden for succes. (Fødevarestyrelsen, 1998) Vigtigheden af personer, der agerer positive ambassadører for økologi. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Motiverende faktorer er ofte: Produktkvalitet og faglig stolthed, sundhed og miljøhensyn. (KL, håndbog) Ud fra et sundhedsmæssigt perspektiv er der en klar tendens til, at kantiner, der prioriteter økologi, har sundere udbud. (Elle et. al. 2006. Mikkelsen et. al. 2004) Personalet gennemgår kompetenceudvikling. (Mikkelsen et al, 2004. Niras, 2004) Arbejdet fordrer kvalitet og faglig stolthed. Omlægning skaber bedre arbejdsmiljø. (Elle et. al. 2006) Omlægning skaber større arbejdsglæde. (Niras, 2004) At gå fra at åbne posen til at lave mad fra bunden styrker arbejdsglæden. (CASA, 2001) Omlægning optimerer køkkenrutiner. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Omlægning skaber ny køkkenfaglighed. (Elle et. al. 2006) Man bør planlægge at skabe et positivt fællesskab gennem arrangementer, foredrag, inspirationsture m.m. (Statusrapport, Agenda 21) Man kommer i kontakt med sit håndværk igen. (Hagel, 1999) Barrierer og udfordringer Køkkenarbejdets lave status er en barriere i sig selv. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Af barrierer i økologisk omlægning er både praktiske (tid, arbejdskraft, levering, opbevaring m.m.), strukturelle (fleksibilitet overfor bureaukrati) og individuelle (interesse, accept, top-down modstand). (Mikkelsen et al, 2004) Omlægning kræver forandringsvillighed. (Agger, 2005) Det er en besværlig forandringsproces, hvor udfordringerne om maden kan vise sig at handle om meget mere end blot mad. (Agger, 2005) Frygten for det uvante er ofte større end viljen til forandring. (Økologisk landsforening, 2009) Der sker brud med gamle vaner. (Kristensen et al, 2002) Ildsjæl og institutionen kan ofte opleve den administrative forvaltning som en barriere. Omstillingen får de bedste betingelser, hvis medarbejderne og brugerne tager ideen til sig. Uden fælles ejerskab vil projektet få trange kår. Økologisk omstilling er en forandringsproces. Omstilling kan ikke gennemføres uden åbenhed. Uddannelse og holdningsbearbejdning et vigtigt element. Fødevareproduktionsenheden er ofte afkoblet den enhed de reelt er en del af. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Der er problematiske, ernæringsmæssige udfordringer på hospitaler og plejehjem ved økologisk omlægning. (Mikkelsen & Sylvest, 2012, Hansen 1996) Indkøbsaftaler er tidskrævende. (Fødevarestyrelsen, 1998) Problemer med økologiske fødevarers kvalitet og levering. (Statusrapport, Agenda 21)
16 Opsamling - Praksisniveau Omlægning Man skal vælge omlægning og konvertering - og ikke blot konvertering. Projektet skal helhedsintegreres i institutionen. Ansku projektet som den tværgående opgave, det er. Giv rådgivning og metodeudvikling for udvikling af ejerskab. Kræver ændrede menuplaner og arbejdsrutiner. Åbne og fleksible menuplaner giver fleksibilitet og letter problemer med indkøb. Beregn merpris for at kortlægge prisudsving. Tilgang Tage beslutning om der skal konverteres eller omlægges om der skal laves mad fra bunden. Beslut om projektet skal ledes af en projektleder eller med få centrale personer på opgaven. Inddrag de direkte involverede køkkenpersonalet. Vær opmærksom på risikoen for, at den nye viden ikke nødvendigvis forankres og forlader stedet, ved brug af omlægningskonsulenter. Implementer i flere niveauer og led: Fra top til praksis. Tag så mange som muligt med på råd i udarbejdelse af en handlingsplan og tilpasning af ambitionsniveauet for handlingsplanen til omstændighederne. Gør omlægning til hele institutionens fællesprojekt. Kommunikation Omlægning kan skabe øget vidensdeling på tværfagligt og sektorielt plan Opret et kommunikationsforum til koordinering af erfaringer. Opret netværk/erfa-grupper til udveksling af fælles faglige interesser - for såvel ledere som køkkenmedarbejdere. Projektledelse skal foregå med forståelse for spilleregler i en offentlig forvaltning. Institutionerne anbefales at formulere kostpolitikker - et fælles fodslag. Institutionerne anbefales at formulere ønsker til den kommunale forvaltning. Uddannelse / faglighed Omlægning kræver færdigheder og fagligheder. Uddannelse fremmer forståelsen af projektet. Man skal betragte projektet som det tværinstitutionelle og tværfaglige projekt, det er. Uddannelse og kompetenceudvikling hjælper til forankring. Undersøg det enkelte køkkens uddannelsesbehov. Efteruddannelse er nødvendig for, at økologi, ernæring og økonomi kan gå op i en højere enhed. Motivation motivationsfremmende elementer Forbedret status og øget faglighed blandt køkkenmedarbejdere. Uddannelse, kompetenceløft og optimerede køkkenrutiner. Inddragelse af og informationsdeling i alle relevante led. Evt. udnævnelse af økologi koordinator/ansvarlig og ambassadører for økologi. Øget produktkvalitet og faglig stolthed, sundhed og miljøhensyn. Forbedret arbejdsmiljø. Udvikling af et positivt fællesskab gennem arrangementer. Barrierer og udfordringer Køkkenarbejdets lave status er en barriere i sig selv. Praktiske forhold såsom tid, arbejdskraft, levering og opbevaring. Strukturelle forhold såsom fleksibilitet overfor bureaukrati. Individuelle forhold såsom interesse, accept og top-down modstand. Manglende forandringsvillighed, brud med vaner og frygt for det uvante. Kommunikation mellem institutionen og forvaltning. Manglende ejerskab. Omstilling kan ikke gennemføres uden åbenhed. Utilstrækkelig uddannelse og holdningsbearbejdning. Ernæringsmæssige udfordringer. Tidskrævende indkøbsaftaler samt problemer med økologiske fødevarers kvalitet og levering. Diskuteres tilgangen til økologisk omlægning er der delte meninger om, hvorvidt de bedste resultater er opnået ad frivillighedens og begejstringens vej (BDO Kommunernes Revision, 2009), hvor beslutninger om økologi ikke er trukket ned over hovedet på medarbejderne (Mikkelsen et al. 2004), eller om kommuner med top-down tilgang har haft størst succes (Kristensen et al, 2002). Begge tilgange kan vise sig være en succes. Derudover er priser og indkøb et emne, der kræver ressourcer.
17 Man skal vælge omlægning og konvertering ikke blot konvertering af forbruget.
18 4. Priser og indkøb Økologi i offentlige køkkener er oftest betinget af at holde samme udgiftsniveau på kostbudgettet. Da økologiske råvarer ofte har en merpris i forhold til konventionelle råvarer er priser og indkøb centralt. Som udgangspunkt tænkes det væsentligt at udvikle politikker for kost og indkøb - særligt fordi der mangler strategier og metoder til at håndtere økologi og pris, og der mangler rutiner og metoder til at monitorere andelen af økologi. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Der er behov for stabile og billige leverancer af økologiske fødevarer til institutionerne evt. ved indgåelse af centrale indkøbsaftaler. (Rasmussen, 2001) De mange års erfaringer til trods, er der fortsat en tendens til, at der er besværligheder med at finde lokale leverandører. (Mikkelsen & Sylvest, 2012) Priserne på økologiske fødevarer er unægtelig højere end konventionelle. Ifølge direktør for Københavns Madhus Anne Birgitte Agger vil en ren konvertering af råvarerne til økologi give en merpris på omkring 20%. (Agger, 2005) Det betyder da også, at hvor storkøkken rationalisering af madproduktionen er gennemført, kommer økonomien mere i fokus. Årsagen er, at der i disse køkkener er et meget lille omlægningspotentiale, hvilket kan resultere i øgede udgifter, hvis rationaliseringen ikke allerede er foretaget på økologisk baggrund. Det er særligt storkøkkener, som allerede er rationaliserede og effektive, som har mindre omlægningspotentiale. De vil oftere skulle konvertere og ikke få samme økonomiske gevinst som de små. (Københavns Madhus, 2009) Selv en rationalisering, hvor al mad laves fra bunden, vil altså resultere i en merudgift. Allerede i 1994 blev der på Tværfagligt Center DTU, i rapporten Anvendelse af økologiske fødevarer i Københavns Amts institutioner, foretaget en udregning, der påviste, at det er billigere at bage eget brød. Hvor en årlig besparelse på 330.000 kr. ved egen brødproduktion ville kunne finansiere omkostninger til etablering af bageri i løbet af seks år. (Citeret fra Hansen, 1996) 12 år senere har beregninger foretaget af BDO kommunernes revision vist, at det i ni ud af 10 tilfælde er en bedre forretning for køkkenet selv at forarbejde grøntsager og kød m.m. (Økologisk Landsforening, 2009) Ved at omlægge hele produktionen til at lave mad fra bunden og gradvist indføre økologi, har cheføkonomaen på Regionshospital Randers patientkøkken omlagt uden merudgift. I rapporten udarbejdet af BDO påvises det, hvordan råvarer indkøbt ved et lavt forarbejdningsniveau og den rette produktionstilrettelæggelse har skabt god kvalitet, større fleksibilitet og øvrige synergieffekter, samt økonomisk gevinst i patientkøkkenet. I det nedenstående er listet seks eksempler på de samlede omkostninger ved at lave al mad fra bunden, overfor catering- og gartnerpris:
19 Fra bunden Catering/gartnerpris Besparelse pr. kg Småkager pr. kg 37,00 kr 75,00 kr 38,00 kr Franskbrød 6,15 kr 10,84 kr 4,69 kr Gulerødder, fintilberedning pr. kg 26,24 kr 31,00 kr 4,76 kr Oksepålæg, pr. kg 99,05 kr 134,00 kr 34,95 kr Oksefond, pr. 250 l 347,86 kr 500,00 kr 152,14 kr Løg, fintilberedning pr. kg 34,38 kr 26,00 kr Merudgift pr. kg 8,38 kr (Kilde: BDO Kommunernes Revision, 2008) De listede tal viser, at der kan være store besparelser at finde ved at producere mad fra bunden. På nogle grøntsager er der slet ikke nogen besparelse af betydning eller en merudgift. I det oplyste tilfælde er merudgiften relateret til bearbejdning af løg. En fintilberedning af grønt giver, grundet det faktum, at det er en tidskrævende opgave, øgede lønudgifter. Det følgende eksempel er et andet eksempel på en merudgift. I dette tilfælde er merudgiften ikke knyttet til råvaren og bearbejdningstid. BDOs økologianalyse på Nybodergården og Norges Minde Plejehjem er en beregning af, hvilken praktisk, fysisk og administrativ opkvalificering, der skal til for at gå fra 60% til 90% økologi: Emne/anbefaling Køkkenlederen bør frigøres til ledelse, kompetenceudvikling og vidensdeling med mellem 25-50% af deres tid Temadage om ernæring, måltider og økologi på begge plejehjem Rådgivning, center og miljø To årlige besøg af omlægningsrådgiver Etablering af grøntrum på Norges Minde Køkkenmateriel Optimeringsgennemgang Samlet økonomi for begge plejehjem Økonomi 140-280.000 kr 40-60.000 kr 37.000 kr 16.000 kr 55.000 kr 20.000 kr 16.000 kr 324 484.000 kr (Kilde: BDO Kommunernes Revision, 2009) Opsamling - Priser og indkøb Beregninger viser, at der kan være store besparelser for køkkenerne ved at producere mad fra bunden fremfor indkøb af færdiglavede produkter. Dog tilvejebringer den fødevarebearbejdning, der er mere tidskrævende, en merudgift. Denne merudgift kan evt. holdes nede ved anskaffelse af det rette køkkenmateriel. En prioritering af omlægning til 90 % økologi kræver midler til blandt andet frikøb af leder, rådgivning og kurser samt optimering af køkken. At producere mad fra bunden kan på sigt genindtjene den merudgift, der kommer i forbindelse med omlægningen til 90 %.
20 5. Afsluttende opsamling Det følgende er en overordnet sammenfatning af indsamlet viden og anbefalinger på både beslutningsniveau og praksisniveau. Politik Grundlagene for at påbegynde økologisk omlægning er forskellige. Forankring sikres gennem politisk- og forvaltningsmæssig opbakning og udarbejdelse af politikker, der medtænker økologi. Derudover er der behov for politisk fleksibilitet i henhold til at have det nødvendige rum til at integrere økologien bredt i institutionen og tværsektorielt på forvaltningsniveau. Ledelse Det er vigtigt at bygge videre på eksisterende erfaringer og resultater, der allerede er derude. Gennemfør projektet med enighed og fælles erkendelse af forandringsprocessen. Processen kræver inddragelse, tid, respekt for fagligheder, samarbejde og kommunikation i såvel institution som forvaltning. Økonomisk støtte Der kan være behov for økonomisk støtte til udvikling af vikarordninger, flere køkkentimer, efteruddannelse og indretning af køkkener. Opstart af en omlægningsprocess Det er vigtigt at omlægge - og ikke kun konvertere. Ansku omlægning som en tværgående, helhedsorienteret proces, der skal skabe bred forankring. Det skal implementeres i flere niveauer og led: Fra top til praksis. Inddrag de direkte involverede, rådgiv og skab ejerskab. Der skal ændres i menuplaner og arbejdsrutiner, men gør processen til hele institutionens fællesprojekt. Opstil realistiske delmål, og udarbejd en handlingsplan, hvor medarbejderne er med på råd. Vær opmærksom på risikoen for, at den nye viden ikke nødvendigvis forankres ved brug af omlægningskonsulenter. Uddannelse og kommunikation Omlægning kan skabe øget vidensdeling på tværfagligt og sektorielt plan. Denne ses øget gennem oprettelse af et kommunikationsforum eller netværk til koordinering og udveksling af faglige interesser og erfaringer. Derudover er det vigtigt at formulere kostpolitikker og kommunikere ønsker til den kommunale forvaltning i den enkelte institution. Uddannelse fremmer fagligheder, færdigheder samt forståelse af projektet og hjælper til forankring. Undersøg (efter) uddannelsesbehov i det enkelte køkken. Motiverende faktorer En omlægningsproces kan øge motivationen hos medarbejderne af flere grunde såsom forbedret status, øget faglighed, kompetenceløft, optimerede køkkenrutiner, forbedret arbejdsmiljø og positivt fællesskab. Inddragelse motiverer overvej derfor udnævnelse af en økologikoordinator eller -ansvarlig. Barrierer overfor økologisk omlægning Køkkenarbejdets ofte lave status er en barriere i sig selv. Derudover er forandringsvillighed, brud med vaner, frygt for det uvante, ejerskab og utilstrækkelig uddannelse stærke barrierer. Også manglende kommunikation og åbenhed kan bremse processen. I det praktiske arbejde er ernæringsmæssige udfordringer og tidskrævende indkøbsaftaler udfordrende. Det betaler sig. Jævnfør afsnittet om priser og indkøb frem-
21 går det, at det kan betale sig at rationalisere og omlægge til økologisk produktion. Dog er der udfordringer i forbindelse med rationalisering af storkøkkener. Er der udført rationaliseringer, er der kun mulighed for en konvertering, der giver 20-35 % i merudgift. Diskuteres tilgangen til økologisk omlægning, er der delte meninger om, hvorvidt de bedste resultater er opnået ad frivillighedens og begejstringens vej, hvor beslutninger om økologi ikke er trukket ned over hovedet på medarbejderne, eller om kommuner med top-down tilgang har haft størst succes. Dog synes begge tilgange at kunne være en succes. Dette litteraturbaserede indblik er bygget på et bredspektret materiale. Alt fra videnskabelige artikler og rapporter, til pjecer og vejledninger om økologisk omlægning. Mest bemærkelsesværdig er, at anbefalinger og vejledninger fra 1998 til 2012 ikke adskiller sig drastisk fra hinanden. Hvis der ikke kommer nye fund, synes der i stedet at være behov for, at økologi bliver en fast integreret del af de danske institutioner og ikke blot enkeltstående, midlertidige udviklingsprojekter, som har begrænset levetid og hindrer en reel forankring. Bliver økologi forankret på nationalt plan, er der yderligere et grundlag for at skabe valide forskningsresultater om økologi på baggrund heraf.
22 6. Referencer Agger, 2005: I: Høring for Folketingets Fødevareudvalg om: Offentlig forplejning Landstingssalen, Christiansborg. Onsdag den 12. oktober 2005. BDO Kommunernes Revision, 2008; Patientkøkkenet Regionshospital Randers. Rapport. Køkkenomkostninger, synliggørelse af egenproduktion, kvalitet. Maj 2008. BDO Kommunernes Revision, 2009: Økologianalyse på to udvalgte plejehjem. Rapport fra projektgruppen. April, 2009. CASA, 2001: Økologiske fødevarer giver grønne job. Erfaringer fra evalueringen af Den Grønne Jobpulje. Center for Alternativ Samfundsanalyse. Elle et al, 2006: Projekt Basiskost. Sunde og økologiske fødevarer i storkøkkener. Danmarks Fødevareforskning, 2006. Fødevarestyrelsen 1998; Økologiske Fødevarer i storkøkkener en vejledning til omlægning. Pjece. Veterinær og Fødevaredirektoratet (http://www.fodevarestyrelsen.dk/ fdir/pub/1998114/rapport1.htm). Hagel, 1999: Økologi i et sygehuskøkken. Central køkkenet på Amtssygehuset i Glostrup, med tilskud fra Københavns Amts Økologifond. Februar 1999. KL, 2000a; Økologisk kost i kommuner og amter. Håndbog i økologisk omstilling. Kommunernes Landsforening. KL, 2000b; Økologiske Fødevarer i Kommunenrne. Ved du nok, inden du træffer beslutning om økologi? Pjece til Kommunernes Landsforenings konference Økologi i Kommuner og Amter. Kristensen et.al. 2002: Anvendelsen af økologiske fødevarer i kommuner og amter. 1. udgave. 1.oplag, Marts 2002. Fødevaredirektoratet og Danmarks Tekniske Universitet. Københavns Madhus, 2009: Redegørelse for økologi 2009 Had skal der til for at nå målet om 75 pct. Økologi i 2011? Københavns Madhus. Juli 2009. Mikkelsen et.al 2004: Meget mere end økologi En undersøgelse af bevæggrunde og effekter forbindelse med økologiske omlægningsprojekter i daginstitutioner i kommunerne. Danmarks Fødevareforskning, DTU. Mikkelsen et.al. 2005: Innovation Processes in Large-Scale Public Foodservice-Case Findings from the Implementation of Organic Foods in a Danish County. Journal of Foodservice Business Research. Volume 8, Issue 2. Mikkelsen & Brorson, 2012: Sustainable Public Food the case of Copenhagen. Mikkelsen & Sylvest, 2012: Organic Foods on the Public. Plate: Technical Challenge or Organizational Change? Journal of Foodservice Business Research, 15:1, p 64-83. Niras, 2004: Evaluering af tilskudsordningen Grønne Indkøb Økologiske fødevarer i offentlige institutioner og storkøkkener. Direktoratet for FødevareErhverv. Juni 2004. Rasmussen, 2001: Økologisk kost i Nordsjælland. Et samarbejde mellem 13 kommuner og Frederiksborg Amt. Slutrapport. Statusrapport, Agenda 21: (Vor fælles fremtid i Fredericia kommune); Økologisk Køkkendrift på Sct. Joseph. Økologisk Landsforening, 2010: De danse regioner. Økologi målsætninger på danske sygehuse. Rapport fra Økologisk Landsforening. Oktober 2010. Økologisk Landsforening, 2009: Hospitals mad Økologisk Frontløber. http://www.okocater.dk/forsiden/succes-med-oekologi/oekologisk-hospitalsmad.aspx.
23 Uddannelse fremmer fagligheder, færdigheder samt forståelse af projektet og hjælper til forankring.
24