Afrapportering 2015 Intern kontrol. Fællescenter Økonomi og IT

Afrapportering 2015 Intern kontrol Fællescenter Økonomi og IT

Afrapportering 2015 Intern kontrol 1. Indledning Formålet med den interne kontrol er, jfr. Regulativ for økonomisk styring, at sikre at vedtagne procedurer og kontroller efterleves, samt medvirke til at der etableres hensigtsmæssige forretningsgange. Den interne kontrol er udover at være en kontrollerende part også rådgiver eller sparringspartner i forhold til de enkelte institutioner og afdelinger, med det formål at sikre betryggende og hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med fokus på at kontroller og rutiner til stadighed effektiviseres. Den interne revision er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for økonomisk styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udvælges i samarbejde med økonomichefen. Den interne kontrol for 2015 dækker ikke hele året, da den interne controller på grund af den arbejdsmæssige situation i afdelingen har hjulpet til i økonomikonsulentgruppen med en del ad hoc opgaver, samt først startede i medio januar 2015 og derfor har haft en introduktionsperiode. 2. Den udførte interne kontrol Der er i 2015 lavet intern kontrol på følgende områder: Center Familie og Handicap - håndtering af udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til familier med handicappede børn og udbetaling af km-penge. Himmerlandsbilletten håndtering af kontantkasse. Børnecenter Himmerland håndtering af kontantkasser. Børnecenter Himmerland ledelsestilsyn. Driftsenheden ledelsestilsyn. FB60 bilag ledelsestilsyn. Hertil kommer at der er kørt projekter om mellemkommunale refusioner, BBRregistreringer og Betalingskommunefolketal projekter som alle er meget juridisk tunge, og hvor det har været nødvendigt at bruge ekstern assistance til at igangsætte og styre processen. 2.1. Center Familie og Handicap Center Familie og Handicap var udtaget til kontrol i forbindelse med udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste til familier med handicappede børn, samt udbetaling af km-penge til de samme familier eller til aflastnings- og plejefamilier. Det stod hurtigt klart at der var udfordringer med håndtering af følgende opgaver: 1. Håndtering af afregning A-skat, AM-bidrag, pensionsindbetaling og ATP 2. Bogføringsmæssig opfølgning, herunder afstemning 3. Håndtering udbetaling af km-penge til aflastnings- og plejefamilier 4. Håndtering af SU-lignende ydelser til unge over 18 år 2

Der er ved stikprøvevis kontrol af ovenstående udfordringer fundet fejl i håndteringen af opgaverne, i form af eks.vis forkerte indbetalinger A-skat, forkerte indbetalinger til pensionsselskaber, for sene indbetalinger, manglende afstemning, mangelfuld håndtering på udbetaling af km-penge, manglende indberetninger til SKAT m.m. Fejl der har krævet ekstra administration i såvel administrationen for Center Familie og Handicap som i Fællescenter Økonomi, som typisk har hjulpet med at udrede fejlene. For at afhjælpe ovennævnte udfordringer har det været nødvendig at køre et længere projekt der har gennemgået følgende faser: Uddannelse det administrative personale i Center Familie og Handicap. Udarbejdelse af skriftlige forretningsgange, tjeklister og skabeloner til håndtering af opgaverne. Sikre et set up, hvor tingene kun indtastes én gang og hvor ydelser udbetales sammen med lønnen hvor der samtidig sker korrekte indberetninger til SKAT. Da alle løn relaterede udbetalinger foretages via én månedlig udbetaling undgår man derved også at foretage løbende udbetalinger, som kan være administrative tunge. Projektet har således bidraget til at højne kvaliteten i det administrative arbejde, samt givet medarbejderne redskaber til at håndtere opgaverne på en hensigtsmæssig og mere effektiv måde. 2.2. Himmerlandsbilletten På alle kommunens biblioteker samt i bogbussen er det muligt for borgere at købe billetter til kulturelle arrangementer i Mariagerfjord Kommune, Vesthimmerlands Kommune og Rebild Kommune. Salget sker som et kontantsalg, hvor salget herefter afregnes til Himmerlandsbilletten hver måned. Denne mulighed tilbydes til borgere der af den ene eller anden grund ikke køber billetten direkte på www.himmerlandsbilletten.dk, og det betyder at der på hvert enkelt bibliotek forefindes en kontantkasse. Disse kontantkasser skal håndteres inden for rammerne i kommunens Regulativ for økonomisk styring, hvilket betyder at der skal etableres betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange. Forretningsgangene for håndteringen af disse kontantkasser er blevet standardiseret og opdateret, så der er ensartede forretningsgange på alle biblioteker med beskrivelser for hvem der gør hvad, og hvem der er ansvarlig for afstemning af kasser, for at sætte pengene i banken m.m. 2.3. Børnecenter Himmerland På Børnecenter Himmerland er der lavet både intern og ekstern kontrol på såvel håndtering af kontantkasser som på det løbende ledelsestilsyn, med deltagelse af BDO og intern controller. Kontrolbesøget viste at institutionen har fornuftige forretningsgange for både håndteringen af kontantkasser og for det løbende ledelsestilsyn. Udfordringen har været at der ikke var nogen nedskrevne forretningsgange, hvilket selvfølgelig gør organisationen sårbar hvis nøglemedarbejdere ønsker at søge nye udfordringer, men det er ligeledes svært at dokumentere at forretningsgangene følges. 3

I samarbejde med Børnecenter Himmerland er der nu udarbejdet skriftlige forretningsgange for håndtering af kontantkasser, og for hvordan ledelsestilsynet gennemføres og ikke mindst hvordan det dokumenteres. 2.4. Driftsenheden På Driftsenheden er der ligeledes lavet både intern og ekstern kontrol på det løbende ledelsestilsyn, med deltagelse af BDO og intern controller. Kontrolbesøget viste at Driftsenheden har fornuftige forretningsgange, men at de mangler at beskrive dem, og at de ligeledes mangler at beskrive hvordan ledelsestilsynet dokumenteres. Driftsenheden har i løbet af 2015 skiftet IT system med de udfordringer det indebærer, og samtidig er der tiltrådt ny leder i sidste halvdel af 2014. Der er således endnu ikke udarbejdet skriftlige forretningsgange for ledelsestilsyn og hvordan det dokumenteres dette forventes at ske i 2016, hvor processen allerede er påbegyndt med deltagelse af intern controller, ledelsen og økonomimedarbejder hos Driftsenheden. 2.5. FB60 Bilag FB60 bilag er bilag der anvendes i forbindelse med straks udbetalinger, og som i modsætning til andre udbetalinger kun kræver én godkender, så denne form for bilag stiller naturligvis større krav til ledelsestilsynet. Af hensyn til fleksibiliteten i hverdagen har kommunen valgt fortsat at give mulighed for at benytte FB60 bilag, om end vi forsøger at begrænse brugen mest muligt. FB60 bilag bruges kun af Arbejdsmarked og Fællescenter Økonomi og ledelsestilsynet foretages én gang i kvartalet. Ledelsestilsynet foretages af den ansvarlige centerchef, dog således at ledelsestilsynet for Fællescenter Økonomi foretages af den interne controller. Den interne controller udtager ligeledes de bilag der føres ledelsestilsyn, dog således at minimum 10 15% af bilagene undersøges ud fra et væsentlighedskriterium. Ledelsestilsynet har i 2015 ikke givet anledning til anmærkninger, dog kan vi konstatere at henstillingen til at begrænse brugen af FB60 bilag mest muligt bliver hørt, i det brugen af FB60 bilag igennem 2015 er faldet med ca. 60%. 2.6. Mellemkommunale refusioner, BBR-registreringer og betalingskommunefolketal Et vigtigt fokusområde for kommunen er at sikre, at der ikke udbetales ydelser til borgere hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen. Lovgrundlaget for hvornår betalingsforpligtelsen overgår fra én kommune til en anden kommune er meget komplekst, og fyldt med juridiske smuthuller. På førtidspensions området er der fra slutningen af 2014 og gennem hele 2015 kørt et projekt til at spore om Rebild Kommune har betalt førtidspension til personer som rettelig burde betales af andre kommuner. Kommunen har indgået en no cure no pay aftale med et konsulentfirma Dataproces, som har udviklet et IT værktøj der kan trække informationer ud fra forskellige systemer, samle disse informationer og derved identificerer mulige sager, hvor der kan hjemsøges mellemkommunale refusioner inden for følgende områder: 4

6-års reglen, som vedrører mellemkommunale betalinger på førtidspension, hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen, jfr. Retssikkerhedslovens 9c, stk. 7. Institutionsreglen, som vedrører mellemkommunale betalinger på førtidspension, hvor Rebild Kommune ikke har betalingsforpligtelsen, jfr. Retssikkerhedslovens 9c, stk. 2-4. Foranalyse af mellemkommunale betalinger med henblik på at identificere betalinger til borgere, som kommunen rettelig ikke hæfter for, jfr. Retssikkerhedslovens 9-9c. I skemaet nedenfor fremgår at vi primo maj 2016 har fået kr. 1.704.472 ind på de sager Dataproces har sporet, og at vi har betalt kr. 470.323 til Dataproces altså en nettogevinst på lidt over 1,2 mio. kr., som er medtaget i årsregnskabet for 2015. Som det ses af skemaet har vi herudover faktureret kr. 2.613.079 til andre kommuner på yderligere tre sager som Dataproces har sporet, men hvor vi endnu ikke har modtaget pengene. Betalt til Betalt mellem- Faktureret men Dataproces kommunal ref. ej betalt mellemexcl. moms*) fra andre kom. kommunal ref. 6-års reglen 210.951 666.986 176.820 Institutionsreglen 190.500 762.000 404.169 Foranalyse 68.872 275.486 2.032.091 I alt 470.323 1.704.472 2.613.079 *) 25% af de betalinger vi har fået hjem i mellemkommunale refusioner fra andre kommuner, dog maksimalt kr. 480.000 + moms pr. kontraktområde. Det er naturligvis forbundet med en vis usikkerhed om vi får alle ca. 2.6 mio. kr. hjem, men vi har vurderet grundlaget for faktureringen og fundet dem velbegrundede, og én af sagerne - den på ca. 2 mio. kr. har vi vundet i Ankestyrelsen, mens de to andre sager ligger i Ankestyrelsen. Der er indgået kontrakter med Dataproces på ovenstående tre kontraktområder, og viser det sig at vi får alle ca. 2,6 mio. kr. hjem vil det betyde en yderligere nettogevinst på ca. 2 mio. kr. for Rebild Kommune, som vil indgå i kommunens regnskab når pengene modtages. I 2015 er fokus på mellemkommunale refusioner skærpet yderligere i forhold til tidligere år, og der er pågået uddannelse af medarbejdere så de sager der måtte komme fanges så hurtigt som muligt. Herudover har vi haft fokus på områder hvor kommunen kan forbedre vilkårene for den kommunale udligning, og Dataproces har hjulpet kommunen inden for følgende områder: BBR, som vedrører berigtigelse af BBR-registreringer og som ændrer på kommunens socioøkonomiske indeks, som ligger til grund for tilskudsberegningen ved den kommunale udligning. Analysen har til formål at identificere matrikler og boligenheder, som bliver benyttet som almennyttige boliger, men som ikke er registreret som værende almennyttige boliger i BBR. Ved en berigtigelse af denne boligtype vil den kommunale udligning øges, og Rebild Kommune vil i højere grad blive kompenseret korrekt for et udgiftsbehov, kommunen i forvejen har. En analyse har vist at det for Rebild Kommunes vedkommende drejer sig om 114 enheder der er registreret forkert, hvoraf de 59 enheder påvirker den kommunale udligning. Værdien af disse udgør årligt ca. 1,3 5

mio. kr., svarende til ca. 5,1 mio. kr. over de næste 4 år. Rettelsen er foretaget i 2015 og vil således forbedre Rebild Kommunes udligning fra 2016. Betalingskommunefolketal, det kommunale udligningssystem har til formål at udligne de demografiske og sociale forskelligheder, som afspejler kommunernes diversitet. Udligningssystemet består af en indtægtsside og en udgiftsside, hvor indtægtssiden består af indkomstskat og grundskyld og er forholdsvis gennemskuelig og let forståelig. Udgiftssiden er derimod mere kompliceret, hvor Indenrigsministeriet hvert år estimerer den enkelte kommunes udgiftsbehov for det efterfølgende år, og udgiftsbehovet ligger til grund for bloktilskuddet og den kommunale udligning. Udgiftsbehovet er opbygget af to centrale elementer det aldersbestemt og det socioøkonomiske udgiftsbehov. Værdien af det demografiske udgiftsbehov afhænger udelukkende af kommunens betalingskommunefolketal, og det socioøkonomiske indeks er opbygget af 14 kriterier, som har til formål at indeksere den enkelte kommunes sociale udgiftsbelastning. Udgiftsbehovet varierer i forhold til den enkelte borgernes alderssammensætning ud fra en logik om at børn og ældre gennemsnitlig er mere omkostningstunge end borgere i den arbejdsdygtige alder. Det er ikke kun alderssammensætningen der indgår som en væsentlig faktor, men også kommunens demografiske profil som bestemmer udgiftsbehovet. Det socioøkonomiske udgiftsbehov er som nævnt opbygget af 14 kriterier som har til formål at kortlægge kommunens sociale profil. Det er således vigtigt i relation til det kommunale udligningssystem at Rebild Kommune får oplyst alle de borgere som har et karakteristika der gør at borgeren traditionelt set er mere omkostningstung end gennemsnitsborgeren. Ud fra disse kriterier har vi fået Dataproces til at analysere Rebild Kommunes befolkningskommunefolketal de sidste fem år med henblik på at optimere den kommunale udligning i 2016. Analysen viser at potentialet for 2016 er en forøgelse af udgiftsbehovet på knap 6,3 mio. kr. svarende til en forøget andel af udligningen på knap 4,6 mio. kr. Det forventes således at arbejdet med BBR og betalingskommunefolketallet netto vil bidrage med ca. 4,9 mio. kr. i 2016, som der er taget højde for i det udarbejdede budget. Tallene er estimater og en alt andet lige betragtning det vil sige at de er reelle hvis forholdene i andre kommuner er uændrede i forhold til tidligere år. Det indikerer således at nettofortjenesten er forbundet med en vis portion usikkerhed og bør tages som vejledende tal, hvor der som sådan ikke er direkte synlighed, da de indgår som enkelte parametre i den samlede udligning. Det er ligeledes vigtigt at der årligt er fokus på ovennævnte områder for at sikre at der optimeres så meget som muligt på den kommunale udligning, da der som illustreret er virkelig mange penge i det for kommunen. 3.0. Planer for 2016 Ud over den generelle interne kontrol er der fokus på følgende områder i 2016: Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. retningslinjer for håndtering af kontantkasser samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter Mellemkommunale betalinger på øvrige områder Opgaver der er ret omfattende, og som forventes igangsat i 2016, men hvor det er stadig uvist om de også færdiggøres i 2016. 6