Søllerød almene Boligselskab afd. Nærumvænge

Søllerød almene Boligselskab afd. Nærumvænge Til beboerne 13. nov.2014 Dagsorden til afdelingsmøde Mødet afholdes tirsdag den 25. november 2014, kl. 19.00 i beboerhuset Nærumvænge Torv 25, 2850 Nærum, med følgende d a g s o r d e n : 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. 2. Aflæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Fremlæggelse til godkendelse afdelingens driftsbudget for 2015/2016, samt forelæggelse af årsregnskab for 2013/2014. 4. Indkomne forslag. a. Forslag om ændring af vedtægterne for beboerhuset. b. Forslag om revision af husorden vedr. haver, brug af grill, legeredskaber, pavilloner og lign. c. Forslag om parkeringspladser. d. Forslag om hegn, hæk v/ NV 64-66, rep. af slidske til kælder og rensning af tagrender. 5. Valg til afdelingsbestyrelsen: a. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer. Glenn Ryhl Rueløkke, Anika Ree Hybholt og Per Larsen (alle 3 modtager genvalg) b. Valg af 2 suppleanter for 1. År. Birgit Baarup Flindt (modtager genvalg) og en ledig. 6. Eventuelt. Adgang til mødet har ALLE boligtagere i afdelingen, deres ægtefælle eller hermed sidestillede personer. Hvis du ønsker at deltage i afstemningerne på mødet, skal du møde personligt op, idet der ikke kan stemmes pr. fuldmagt. Hver husstand har 2 stemmer - uanset husstandens størrelse. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen 1

Referat fra afdelingsmøde tirsdag den 25. november 2014, kl. 19.00 i beboerhuset Nærumvænge Torv 25, 2850 Nærum Per Larsen bød velkommen og præsenterede bestyrelsen og deltagerne fra Boligkontoret Danmark, chefkonsulent Ulrik Bredahl og driftschef Lars Sørensen. 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere. Tom Wilson blev valgt som dirigent, og konstaterede at mødet var lovligt indkaldt. Ulrik Breidahl fra Boligkontoret Danmark blev valgt som referent og Jens Hansen og Preben Larsen blev valgt som stemmetællere 2. Aflæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år. Per Larsen supplerede beretningen mundtligt. Bl.a. oplyste han om, at alle beboerne som udgangspunkt har en 512 kb. internet forbindelse gratis. Der har været 3 husstande som har meldt, at de har haft problemer med internettet, hvilket der arbejdes på at få løst. Bestyrelsen har samarbejdet med Dansk Kabel TV (tidl. ComX) på en problem løsning, men det forudsætter at beboerne gør opmærksom på problemet. Byttebiksen er en stor succes, som der er livlig trafik til og fra. Der har også været besøg fra en anden afdeling, som viser stor interesse for projektet. Energiudvalget har pt. skudt deres projekt lidt til hjørne, da der er dukket et større og ret omkostningstungt problem op omkring vores kloaker. De står over for en massiv reparation og udskiftning. Dette projekt er en betingelse fra forsikringsselskabet for at undgå en million stigning i præmie. Der kommer et ekstraordinært beboermøde i januar - februar vedrørende dette. Det grønne udvalg har gjort et kæmpe arbejde, og Per Larsen takkede alle de der har lagt så mange kræfter og interesse i at nå til et flot og absolut brugbart resultat. P-pladsudvalget har i bestyrelsens beretning formuleret sig lidt uheldigt vedrørende p-pladser, således at pkt. 3 desværre har kunnet misfortolkes. Der skulle i stedet have stået: Ensretning samt skråparkering af Nærum Vænge fra NV 176 til NV 44. (Afslag, da dette så ville kræve at Nærum Vænge skulle åbnes ved Nærumgårdsvej) Udestuer. På de officielle tegninger fra kommunen, er nogle af vores rækkehuse markeret med røde prikker, hvilket i følge kommunen betyder, at der ikke kan/må etableres udestuer. Vi afventer p.t. svar fra kommunen hvor vi efterlyser en begrundelse. Vi har fået en ny hjemmeside. Her kan du finde svar på de fleste af de spørgsmål du måtte have om regler, husorden, plantegninger, referater, boligafdeling, ejendomskontor, bestyrelse og en masse andre praktiske oplysninger. Beretningen blev hermed godkendt. 3. Fremlæggelse til godkendelse afdelingens driftsbudget for 2015/2016, samt forelæggelse af årsregnskab for 2013/2014. 2

Ulrik Bredahl gennemgik de væsentligste poster i budgettet. John Wilson spurgte til forbedringer, hvorfor der ikke var en udgift på andre lån, der modsvarer merindtægten på forbedringssager, og om der var underfinansiering på disse forbedringssager. Ulrik Breidahl mente, at der ikke pt. var underfinansiering, men der er omlagt lån så besparelsen er sandsynligvis større. Ulrik Bredahl lovede, at undersøge sagen og komme med en forklaring i referatet. (Udenfor referat: Det har ved nærmere undersøgelser vist sig, at der i regnskabsåret 2013/14 er en underfinansiering på forbedringssagerne på 5.282.281 kr. som afskrives med et beløb svarende til det som beboerne indbetaler for de ikke finansierede køkkener og bad forbedringer. I 2013/14 er dette beløb 676.446 kr. mod et budgettal for 2014/15 på 441.119. Disse tal ændres løbende i takt med, at der laves nye køkkener eller bad. Samtidig er der en besparelse på de låneydelser der ligger til grund for de finansierede forbedringssager på ca. 156.000 kr.) 4. Indkomne forslag. a. Forslag om ændring af vedtægterne for beboerhuset. Per Larsen redegjorde for forslaget om mandat til at ændre reglementet for fælleshuset løbende. Enstemmigt vedtaget. b. Forslag om revision af husorden vedr. haver, brug af grill, legeredskaber, pavilloner og lign. Bestyrelsen vil gerne tage dette op og nedsætte et udvalg. Det blev vedtaget, at der nedsættes et udvalg v. Birgit Baarup Flindt, Glenn Ryhl Rueløkke, Steffen Alstrup Haagensen, Annie Nielsen og Bente Hertz. c. Forslag om parkeringspladser. Forslagsstiller ikke til stede. Per Larsen fortalte om P-udvalgets arbejde. Vi er også frustreret over det, men det er ikke noget vi kan gøre noget ved da det er en politiopgave. Der er pt. åbenbart ingen der har taget skridt til at anmelde problem. d. Forslag om hegn, hæk v/ NV 64-66, rep. af sokkel til cykler/kælder og rensning af tagrender. Forslagsstiller Henning Edson uddybede sin skrivelse. Steen Pedersen fortalte, at det er lavet i kælderen ved nr. 68. Døren er ligeledes justeret. Ang. hegn, her svarede Per Larsen, at det var godkendt på mødet sidste år da det blev nævnt i beretningen. Hegnet er genopsat som en nødvendighed, for at bremse for de kreative der har fundet på at parkere på plænerne. Tagrenderne, her svarede Steen Pedersen, at de sidste blade lige skal falde af træerne så renser vi dem. Preben Flindt henviste til, at det klart fremgår af Nærumvænges hjemmeside, hvad der er besluttet/vedtaget på diverse møder. Ang. Vandskade ved nr. 23. Der er lunker ud for bebyggelsen som gør, at der samler sig vand som sprøjter op på bygningen når bilerne kører forbi. Steen Pedersen vil kigge på det. 5.Valg til afdelingsbestyrelsen: a. Valg af 3 bestyrelsesmedlem (Glenn Ryhl Rueløkke, Anika Ree Hybholt og Per Larsen) Alle blev enstemmigt genvalgt for 2 år. b. Valg af 2 suppleanter for 1. År. (Birgit Baarup Flindt og en ledig) Birgit Baarup Flindt modtog genvalg og Erling Sieverts blev indstillet af bestyrelsen. Begge blev enstemmigt henholdsvis genvalgt og valgt for 1 år. Ulrik Breidahl fra Boligkontoret Danmark roste bestyrelsen for det store og meget gode stykke arbejde de udfører og opfordrede forsamlingen til at give dem et stort klap, hvilket forsamlingen gjorde. 3

6.Eventuelt. Katte: Inge Kvorning oplyste at hun følte sig meget generet af katte. Per Larsen var enig i at det var meget irriterende. Han bruger selv hjortetaksolie det virker. Per Larsen henstillede til at beboerne er opmærksomme på det i forhold til deres egne katte. Der var op til flere forslag til hvordan man kunne undgå katte på egne enemærker. Det blev dog nævnt af Henning Edson, at kattene også gjorde os en tjeneste ved at jage både mus, rotter og mosegrise, og hans egen kat ofte kom hjem med fangst. Det blev også henstillet til, at hundeejerne samlede hundens efterladenskaber op. Hvis der er lejere der har mere end 1 hund, må de som har problem med det, klage til bestyrelsen eller Boligkontoret Danmark. Preben Flindt henviste endnu en gang til både vores hjemmeside, Facebook siden afdeling NærumVænge og bestyrelsens mailadresse, hvor man kan skrive til afdelingsbestyrelsen. Per Larsen takkede for fremmødet og et godt møde. Dato: Dirigent: Tom Wilson Formand: Per Larsen Årsberetning 2014 for afd. Nærumvænges bestyrelse Møder Der er siden afdelingsmødet nov. 2013 afholdt 41 møder fordelt som følgende: Afdelingsbestyrelse 14, Ejerforening 11, Organisationsbestyrelse 5, Bolignet 1, præsentantskab 1, Ekstraordinært afdelingsmøde 1, og tillige 8 møder i diverse ad hoc udvalg. Ad hoc udvalg Som et led i opfølgning på nogle af de ønsker der fremkom i sidste års beboerundersøgelse, er der i perioden efter sidste ordinære afdelingsmøde nedsat nogle ad hoc udvalg. Disse udvalg er repræsenteret af både frivillige beboere og bestyrelsesmedlemmer, og har til formål at undersøge og klarlægge, om der er muligheder for at opfylde nogle af beboernes ønsker, på en økonomisk rimelig måde. Antenneudvalg 4

Priser og hastigheder fra ComX er blevet ændret. De fleste forbindelseshastigheder er blevet fordoblet og de der ikke kunne øges har fået reduceret prisen. Derudover har alle lejemål nu en gratis 512/512 kbit forbindelse. På det seneste har der beklageligvis været nogle forbindelses-problemer, der ikke kun er begrænset til os men til hele antenneforeningen. Disse problemer skyldes blandet andet netværks ændringer til ComX hvor de har skiftet noget udstyr samt omlagt forbindelser. Der har været meget pres på, samt at de har været udsat for netværks angreb. Udvalg: Glenn Ryhl Rueløkke Beboerhuset I reglerne for udlejning af beboerhuset, har der ved rettelserne fra 2013 indsneget sig den fejl, at leje for fredag kun blev afregnet med takst for hverdag på 900,- kr. Dette bliver rettet således at leje for fredag, i lighed med lørdag og søndag, fremover bliver afregnet til weekend pris 1.500.- kr. Udvalg: Birgit Baarup Flindt, Erik Konge Lilaa og Kurt Elleby Byttebixen Byttebixen på Fyrrevejen 14, er kommet i stand efter ide fra beboere. I byttebixen kan man anbringe ting og sager der stadig er brugbare, ikke i stykker, og som er for gode til at blive kasseret. Tanken er, at beboere kan aflevere eller afhente ting gratis, som andre har i overskud. Ordningen har nu kørt siden foråret, og må betegnes som en tilfredsstillende succes. Udvalg: Birgit Baarup Flindt og Erik Konge Lilaa. Ejerforeningen I modsætning til tidligere år, hvor der har været afholdt 4 bestyrelsesmøder om året, så har der været møde ca. 1 gang om måneden, i form af bestyrelsesmøder og dialog møder med Ejerforeningens bestyrelse, repræsentant fra Handelsforeningen, Innovator, Dagrofa/SuperBest og Byplanafdelingen Rudersdal Kommune. Årsagen har været 2 store opgaver, nemlig SuperBests ønske om en udbygning af butiksarealet samt, at nogle af de øvrige butiksejere arbejdede med et salg af deres butikker til Innovator, hvorefter der skulle etableres en Netto forretning i disse butikker. Grundet ønsket om en udvidelse af SuperBest, har det været nødvendigt for Rudersdal Kommune, at udarbejde en ny lokalplan for Nærumvænge Torv, Lokalplan 240. Forslaget til lokalplanen har været i offentlig høring i perioden 3.september til 29.oktober 2014. Bestyrelserne i hhv. Ejerforeningen og Handelsforeningen har hver især holdt møder om lokalplanforslaget med henblik på indsendelse af rettelser, bemærkninger og kommentarer, inden høringsperioden udløber. Denne fordeling er grundet i forskellige ønsker til dele af indholdet i lokalplanforslaget, eksempelvis omfanget af skiltning og farvevalg. Ligeledes har afdelingsbestyrelsen for Nærumvænge, også indsendt forslag til rettelser og tillæg til denne lokalplan. 5

På Ejerforeningens generalforsamling den 25. september 2014, fik bestyrelsen mandat til at indgå forhandling med SuperBest om evt. frasalg af et grundstykke, til udbygningen. Det aktuelle grundstykke ejes af Ejerforeningen og pengene fra et evt. salg, vil derfor tilfalde Ejerforeningen. Venlig hilsen Lisbet Riis. Formand Ejerforeningen, Per Larsen og Erik Konge Lilaa Bestyrelsesmedlemmer. Energiudvalget På grund af den forestående højt prioriterede kloakrenovering, har der i indeværende år ikke været nævneværdig aktivitet i energiudvalget. Grillpladser Efter ønske på afdelingsmødet 2013, har vi søgt kommunen om tilladelse til at opsætte enkelte overdækkede pavilloner på nogle af etagehusenes fællesplæner, når og hvis vi fremadrettet kan finde penge til at renovere grillpladserne. Rudersdal Kommunes Byplansudvalg har desværre afslået vores ansøgning med den begrundelse, "at de vurderer det er i strid med lokalplanens formål, som bl.a. skal sikre de arkitektoniske kvaliteter i bebyggelsen, samt lokalplanens bestemmelser om bebyggelsens omfang og placering. Ejendommen er omfattet af lokalplan 133, hvor det fremgår af 7.2, at der i det pågældende område kun må opføres containerskure, haveskure og terrasseinddækninger." På den baggrund har afdelingen indkøbt 3 stk. 3 X 3 m foldepavilloner til erstatning, som ved behov kan lånes ved henvendelse til ejendomskontoret. Udvalg: Birgit Baarup Flindt og Jan Kofod. Grønt udvalg Det grønne udvalg har haft et godt og konstruktivt år. Fokusområde har i år været skrænten ved de ulige numre i Nærum Vænge. Som det sikkert er blevet bemærket er der fældet en hel del træer og ryddet kraftigt op i den øvrige vegetation. Men det er jo ikke meningen at skrænten skal forblive sådan. Udvalget har udarbejdet et forslag til kommende beplantning af området, som ser ud på følgende måde: NV 11: NV 11-13: Efter berberisbusk 6-8 engriflet hvidtjørn plantet forskudt ned over skrænten Nederst på skrænt. Bed med rhododendrun 10-15 stk. i et rektangulært bed Mod mur til varmecentral og til trappen plantes kirsebærlaurbær skiftevis med glansbladet hvidtjørn, hvoraf de sidste to plantes øverst på hver side af trappen. Antal 8 kirsebærlaurbær og 6 glansbladet tjørn NV 13: NV 25: NV 33: NV 35-37: NV 37: Nærmest trappe 3 lærk forskudt. Foran to eksisterende hvidtjørn plantes en mere. Plantes 2 syd bøg eller evt. 2 almindelige røn med fligede blade. Plantes 6-8 syrener i rosa og lilla farver. Plantes 3 lærk. 6

NV 49: Ved legepladsen. Der plantes 2 hvide syrener foran dem, som står i hegnet. Ribesbusk fjernes og der plantes en magnolie i stedet for, lidt tættere på den som står der i forvejen. NV 53-57: NV 79: Der plantes 2 hvide syrener nær hegn, og den som står i haven ved rækkehus. Desuden plantes to lærk foran. For at dække mod affaldshus og parkeringsplads plantes en almindelig eller bornholmsk røn. Endvidere har udvalget udarbejdet nedenstående ideoplæg: Der bør plantes nogle træer for at dække for de meget skæmmende affaldshuse på plænerne ved ulige numre. Det kan være røn, paradisæble eller andet som kan vokse lidt i højden og dermed også skjule taget lidt. Det andrager ca. 15 træer. Desuden skal vi jo, på eventuelt kommende parkering på plænerne, forestille os en beplantning mellem parkering og etagehuse, der også skal harmonere med beplantning mod affaldshuse. Men det er jo klart, at der er knyttet noget økonomi til et så stort projekt. Der bliver indhentet 2 tilbud på udførelsen af arbejdet dels skræntens beplantning og dels beplantning ved affaldshuse. Det er to adskilte projekter. Udvalg: Erik Konge Lilaa, Annie Nielsen, og Kurt Elleby Legepladsudvalget Årets budget blev brugt til anlæggelse af legepladsen på Fyrrevejen. Legepladsen er blevet flittigt brugt af børnene. Legepladsudvalget har i år fået et gratis væltet træ til børnene på legepladsen v. NV37 i forbindelse med skovningen af skrænten på indersiden. De mindste børn har været glade for, at bruge det. Udvalgets planer er nu en færdiggørelse af legepladsen til de mindste. Udvalget arbejder også på, at sætte et mindre antal fondsstøttede udendørs fitnessredskaber op. Udvalg: Erik Konge Lilaa, Peter Adelhardt Høeg P-pladsudvalget Udvalget/Boligkontoret har atter skrevet til Rudersdal Kommune vedr. svar på ansøgningen fra oktober 2010. Vi har modtaget svar fra kommune på punkt 2 og 3 af tidligere afsendt brev. Her er svarene på ansøgningerne fra kommunen. 1. Op stribning af p-pladser langs Nærum Vænge. (Tilladt på egen regning.) 2. Anvendelse af have areal i rækkehusene ulige side til privatparkering. (Afslag) 3. Ensretning samt skråparkering af Nærum Vænge fra NV176 til NV 44. (Afslag) (Dette betyder at Nærum Vænge vil blive åbnet ved Nærumgårdsvej. Der er etableres fodhegn på ydersiges af Nærum Vænge (lige numre) fra nr. 58 til og med nr. 116-118. pga. kørsel samt parkering på fortovet. På Fyrrevejen vil der blive fjernet 6 stk. granitstillere, for at få plads til 4-6 biler mere. 7

Yderlige vil alle hvide felter 40 gange 40, bliver op malet ved alle bump. Ligeledes vil alle p-pladser på ydersiden, udfor garagerne, atter blive op malet igen i 2014. Parkering af campingvogne og trailere på vej og parkeringsområde er ikke tilladt ifølge Rudersdal Kommune. På Kommunens hjemmeside kan man læse om reglerne, og hvor de kan anvise parkering. Overholdes disse regler ikke, er det politiets opgave at få fjernet det parkerede. Sluttelig vil udvalget/bestyrelsen atter henstille til at alle der har garager, altid bruger disse, s å alle beboere har mulighed for at få en parkeringsplads i bebyggelsen. Udvalg: Per Larsen, Steen Pedersen og Lars Sørensen. Prøveboliger Vi har konstateret at de prøveboliger som er efterisoleret, bidrager positivt til både varmekomforten i boligen og man sparer penge på varmeregnskabet, selvfølgelig afhængig af type bolig samt boligadfærd, kan der være forskelle. Vi er ved at igangsætte prøveboliger med forbedring af ventilationen i blokkene, og afventer stadig nye løsningsforslag til rækkehusene. Der ud over skal der laves en rapport på det samlede prøveboligforsøg, der skal laves en beregning på tilbagebetalingstid contra komfort og slutteligt en økonomisk beregning og et finansieringsforslag, før det kommer på beboermøde til endelig godkendelse. Udvalg: Per Larsen og Lars Sørensen Sletten Også i år har vi haft besøg af Cirkus på sletten. Benneweis i foråret og Arena i efteråret. Begge besøg gik godt, området efterladt i fin stand. Græsset slået efter forskrifterne. Hækken langs bebyggelsen klippet, og skråningen slået med kratrydder. Beplantningen i det sydvestlige hjørne kaldet "Lunden" har nu så godt fat, at vi har kunnet fjerne dyrehegnet og foretage fældning af ammetræer. Disse var blevet så store, at de truede med at kvæle de træer de skulle være ammer for. Den årlige slåning og fjernelse af græsset på sletten har medført en fin udvikling af blomster-floraen. Man kan nu opleve to perioder med blomstring især i den sydlige ende. For at undgå ny vækst af ammetræerne, vil der i forsommer og efterår, blive ryddet med kratrydder. Udvalg: Finn Egon Nielsen Udestuer Bestyrelsen er i besiddelse af et kort fra Rudersdal Kommune hvoraf fremgår, at der er nogle af vores ende-rækkehuse som ikke kan få lov til at etablere udestuer. Men da vi ikke kender grunden til præcist hvorfor, afventer vi nu en nærmere redegørelse fra Kommunen. Værktøjskasse 8

Afdelingerne Nærumvænge og Nærumhuse har i fællesskab etableret en "Værktøjskasse" med forskellige redskaber, maskiner og en trailer. Denne ordning gør det muligt for lejere at låne fra Værktøjskassen ved henvendelse til ejendomskontoret. Lånet er gratis, men der skal afleveres et depositum til dækning af evt. skader. Udvalg: Birgit Baarup Flindt, Erik Konge Lilaa, Kurt Elleby og Lars Gamby Jensen. Webudvalg Der er i foråret 2014 oprettet en ny hjemmeside, som er mere brugervenlig end den gamle. Her bliver alle relevante nyheder oprettet og indsat, og her kan man til enhver tid hente de oplysninger man måtte få brug for om boligselskab og boligafdeling. Hjemmesiden er til stadighed under udvikling, og der vil hen ad vejen blive implementeret flere færdigheder i takt med at webredaktørerne tilegner sig mere viden om hvad vi kan bruge den til. Udvalg: Birgit Baarup Flindt, Preben Baarup Flindt og Nikolaj Marquart. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Nærumvænge Afdelingsbestyrelse E-mail: nvbestyrelse@live.dk - Hjemmeside naerumvaenge.dk - Facebook afdeling NærumVænge Ejendomskontor Fruerlund 4, 2850 Nærum, Tlf. 45 80 02 07 Kontortid: Mandag-fredag 7.30 8.30 og 11.00 12.00, tillige torsdag 17.00 18.00 E-mail: ejendomskontoret@sabnet.dk 9