EG Retail - www.eg.dk/retail Brugervejledning Staff bemandingsplanlægning Version 2.78.0.0
Staff Brugervejledning Version 2.78.0.0 Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003. Copyright EG. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført januar 2012 Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 1 af 31
Hvad er og kan Staff? Programmet Staff er en brugervenlig løsning til bemandingsplanlægning og tidsregistrering. Løsningen gør det lettere for dig at langtidsplanlægge og optimere dine ressourcer i butikken. Der fokuseres bl.a. på de ansattes vagtplaner og bemanding i butikken samt på nøgletal som lønbudgetter og lønprocenter. Ydermere samles de ansattes ferieregnskaber og overarbejdskonti i Staff. Staff kan også registrere de faktuelle planer, det vil sige de ansattes fravær og komme-gå-tider. De ansattes møde- og gåtider kan godkendes i Staff, hvorefter det er hurtigt og nemt at lave lønrapporter og/eller elektronisk lønrapportering til lønsystem. Staff kan udskrive butikkens egne ansættelseskontrakter, stamkort og ophørsblanketter. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 2 af 31
Indholdsfortegnelse 1 Før udrulning af planer... 4 1.1 Oprettelse af medarbejdere... 4 1.1.1 Ansættelse af ny medarbejder... 4 1.1.2 Ny medarbejder, yderligere oplysninger... 5 1.1.3 Bankoplysninger... 5 1.1.4 Medarbejderens ansættelsesforhold... 6 1.1.5 Løndata... 7 1.1.6 Skemalægning... 8 1.2 Medarbejderplandata... 9 1.3 Angiv kendt fravær... 10 2 Planlægning... 12 2.1 Skemalægning... 12 2.2 Oversigt... 13 3 Tilretninger... 15 3.1 Korrektioner... 15 3.2 Manglende vagter... 15 3.3 Print arbejdsplaner... 16 3.4 Frigiv planer... 17 3.5 Webmodul... 17 3.6 Korrigering... 21 4 Sign-In... 22 4.1 Sign-In, daglig registrering... 22 4.2 Sign-In-godkendelse... 22 5 Lønrapportering... 24 5.1 Løngodkendelse... 24 6 Diverse... 25 6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere... 25 6.2 Ophør af medarbejder... 25 6.3 Ændring i ansættelsesforhold... 26 6.4 Arkivering af medarbejder... 26 6.5 SMS... 27 7 Opsætningsmenu... 28 7.1 Funktioner... 28 7.2 Brugere... 29 7.3 Kalenderstyring... 29 Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 3 af 31
1 Før udrulning af planer 1.1 Oprettelse af medarbejdere Som det første skal du starte med at oprette alle nuværende medarbejdere i butikken. Herefter er det kun nyansatte, der løbende skal oprettes. I Staff vælger du menuen Guider/Ansættelse af medarbejder. Guiden er placeret til venstre i Hovedvinduet. Herfra opretter du medarbejderne én for én. 1.1.1 Ansættelse af ny medarbejder 1. Klik på knappen Guider/Ansættelse af medarbejder. 2. Angiv her medarbejderens navn og medarbejdernummer. Medarbejdernummeret er som regel lønnummeret. 3. Tryk herefter på knappen Videre. Bemærk Felter, der er markeret med en rød stjerne igennem hele guiden, skal udfyldes. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 4 af 31
1.1.2 Ny medarbejder, yderligere oplysninger Nu vises nedenstående vindue. Her kan du angive yderligere forhold om medarbejderen, herunder bl.a. CPR-nummer, adresse og telefonnummer. Dette kan dog også foretages senere. 1. Udfyld evt. nogle af felterne nu eller vend tilbage til menuen senere 2. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede. 1.1.3 Bankoplysninger Du skal nu angive medarbejderens bankoplysninger, men dette kan også foretages senere. 1. Udfyld medarbejderens bankoplysninger 2. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 5 af 31
1.1.4 Medarbejderens ansættelsesforhold Nu skal du angive medarbejderens ansættelsesforhold, bl.a. ansættelsesdato og ugenorm. 1. Angiv medarbejderens ansættelsesdato ved at klikke på Listepilen for at vælge dato 2. Klik på Listepilen for at vælge medarbejdertype 3. Klik på Listepilen for at angive stilling 4. Indtast uge normering 5. Tryk på knappen Videre. Bemærk Feltet Medarbejdertype er meget vigtigt i brugen i Staff. Nedestående liste viser de standardtyper, der som udgangspunkt ligger i Staff. Typenavn Tim. Afspadseringskonto Løn ved sygdom Fastlønnet Fuldtid 37 JA JA Fastlønnet Elev 37 JA JA Fastlønnet Deltid 0-37 JA JA Jobløn 37-> Muligt JA Timelønnet over 18 fag 0-37 NEJ Kundetilpasning Timelønnet over 18 ufag 0-37 NEJ Kundetilpasning Timelønnet under 18 m/kundekontakt 0-37 NEJ Kundetilpasning Timelønnet under 18 u/kundekontakt 0-37 NEJ Kundetilpasning Timelønnet indv. løn 0-37 NEJ Kundetilpasning Kontor Var. JA JA Slagter Var. JA JA Slagterlærling Var. JA JA Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 6 af 31
Typenavn Tim. Afspadseringskonto Løn ved sygdom Bager Var. JA JA Bagerlærling Var. JA JA Medarbejdertypen vælges ud fra den overenskomst, som medarbejderen følger. Det vil sige, at hvis man får en fast månedsløn og har en kontrakt med ugenormering på 33 timer, så skal man vælge typen Fastlønnet Deltid og skrive 33 i feltet Uge Normering. Typerne med over-under 18 år samt faglærte og ufaglærte henviser til timelønnede. Forskellen på de timelønnede og de fastlønnede i Staff er, at de månedslønnede har en afspadseringskonto, mens de timelønnede altid afregnes måned for måned. Har medarbejderen en cheflignende stilling og kontrakt uden mertimer og overtidsbetaling, vælges typen Jobløn. 1.1.5 Løndata I nedenstående billede kan man angive medarbejderens løndata. Dette er frivilligt, for hvis ikke man angiver nogle data, vil medarbejderen automatisk følge sin medarbejdertype. 1. Angiv løntypen på medarbejder 2. Indtast medarbejderens timeløn eller månedsløn 3. Indtast evt. tillæg 4. Klik på knappen Videre for at for at komme til næste billede. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 7 af 31
1.1.6 Skemalægning Næste billede bestemmer planen for medarbejderen. Her skemalægger du medarbejderes faste ugeplan. Du kan nu vælge at Udfylde planen nu Vælger du at udfylde planen nu, skal du angive, om du vil skemalægge og frigive medarbejderens planer, inden du er helt færdig med oprettelsen. Se også punkt 1.2. Udfylde planen senere Det er også muligt at udfylde planen senere via medarbejdermenuen. Se også punkt 1.2. 1. Udfyld planen eller vent til senere 2. Tryk på knappen Videre. Hvis du har valgt at udfylde planen, skal du i næste billede angive, hvordan du ønsker at udrulle medarbejderens arbejdsskema. 3. Tryk på knappen Udfør for at bekræfte oprettelsen af medarbejderen. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 8 af 31
1.2 Medarbejderplandata Ved at klikke på nedenstående knap vises alle stamdata vedrørende medarbejdere. Stamdata kan dog også vises ved at vælge menuen Afdeling/Medarbejdere. 1. Tryk på knappen Medarbejder Stamdata 2. Vælg en medarbejder i listen til venstre og vælg fanebladet Skemalægning. Her udarbejdes de stamplaner, der skal rulles ud. Som udgangspunkt skal du oprette, hvor mange uger den ansattes stamplan består af 3. Tryk på knappen Tilføj ny uge 4. Nu foretager Staff den første uge i rulleplanen. Tryk herefter på knappen Tilføj ny uge igen, for at lave uge nr. 2. Hvis du har en stamplan, der er angivet i lige eller ulige uger, er dette tilstrækkeligt. Har du en 3 ugers rulleplan, skal du trykke tre gange på knappen Tilføj ny uge osv. Bemærk Den første uge vil være ugen med den dato, du har valgt at køre den første plan i Staff. Nu skal du angive de vagter, der findes for medarbejderen. De vagter, som oprettes her, kan også benyttes som skabeloner til resten af butikken. 1. Vælg fanebladet Planer, herunder Indtast ny plan 2. I billedet indtaster du nu vagtens længde og varighed af pausen, fx Bemærk Der kan kun skrives i én linje, uden punktum og komma, som vist i eksemplet ovenfor. Det vil sige, at der nu er lavet en plan fra kl. 9.15 til 18.45 med 3 kvarters medarbejderbetalt pause. Du skal kun angive medarbejderbetalt pause. Når vagten er oprettet, vil den figurere som en byggesten, som du kan vælge på de enkelte dage i de enkelte uger. Nedenstående vindue viser, at vagten, vi har oprettet, skal gælde torsdage i lige og ulige uger. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 9 af 31
Næste vagt indtastes efterfølgende under Indtast ny plan på samme måde som beskrevet ovenfor. Bemærk Planen skal kun indtastes én gang. Derefter eksisterer den altid som byggesten og er klar til at blive klikket ind på den enkelte dag i den specifikke rulleuge. Løse medhjælpere For disse specielle medarbejdere, som ikke har en decideret stamplan at rulle ud, trykkes kun på Tilføj ny uge. Dermed får de en friuge, når der rulles ud. 1.3 Angiv kendt fravær Det er en god idé altid at angive det fravær, som man er bekendt med, inden man planlægger. 1. Klik på knappen Medarbejder Stamdata 2. Vælg fanebladet Skemalægning 3. Vælg fanebladet Specifik Uge 4. Klik på knappen Tilføj ny uge Heri angiver du år og uge for medarbejderens fravær. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 10 af 31
Nu skal du vælge fraværstypen for medarbejderen. 1. Klik på fanebladet Fraværstyper 2. Vælg her den aktuelle fraværstype Her kan du indsætte ferie på en medarbejder. Klik på knappen Ferie og klik efterfølgende på de dage, som medarbejderen ønsker ferie i. Se eksempel nedenfor. Eksemplet viser en ferieplanlægning for uge 22 og 23. Nu ved Staff under udrulning, at medarbejderen skal på ferie og ikke kan arbejde som sædvanligt i disse uger. Husk Hvis medarbejderen har ferie i en hel uge, skal du markere alle ugens dage som ferie, uanset om medarbejderen kun plejer at arbejde en dag i løbet af ugen. Dette grundet, at en ferieuge altid udgør 7 ugedage. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 11 af 31
2 Planlægning Når du har angivet stamplan for alle medarbejdere, skal du nu skemalægge/udrulle stamplanerne. 2.1 Skemalægning 1. Klik på knappen Guider/Skemalægning af planer Nu fremkommer et vindue, hvor du har to muligheder. Skemalægning Det betyder, at du vil lægge planer for en helt ny periode med alle medarbejdere. Gen-skemalægning Det vil sige, du vil gen-skemalægge en eksisterende periode med en eller flere medarbejdere. Typisk brugt ved ændring af medarbejdernes stamplaner. Herefter kommer nedenstående billede frem. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 12 af 31
1. Angiv her den næste ledige skemalægningsperiode ved at klikke på Listepilen 2. Vælg med Listepilen, hvor mange uger frem du vil skemalægge for 3. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede. Bemærk Du kan skemalægge 2, 4, 6, 8, 12 eller 16 uger ad gangen. Husk også at angive det rigtige ugenummer for start. 2.2 Oversigt Når udrulningen er foretaget, vil du kunne gennemgå planerne uge for uge. Du kan rette til for eventuelle søndagsåbninger eller byttede vagter m.m. Det gør du ved at skrive direkte i planerne, der er rullet ud. I ugeskemaet er også tre totalkolonner. Kolonnen Timer Angiver arbejdstimerne ekskl. pause for medarbejderen. Kolonnen Periode Angiver periode-totalen. Det indikerer, om medarbejderen rammer sin 16-ugers norm. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 13 af 31
Kolonnen Konto Angiver timekontoen for medarbejderen. Det er en ajourført konto, der uge for uge viser, hvem der skylder hinanden hvad. Bemærk Er kontoen i plus (grøn), skylder arbejdsgiver medarbejderen timer, dvs. medarbejderen har arbejdet mere end normen. Er kontoen i minus (rød), skylder medarbejderen sin arbejdsgiver timer, dvs. medarbejderen har arbejdet mindre end normen. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 14 af 31
3 Tilretninger 3.1 Korrektioner I oversigten ugeskema eller medarbejderskema kan du rette i planerne ved simpel markering og skrivning direkte i feltet. Brug denne løsning ved søndagsåbent, status, allerede kendte vagtændringer osv. Her er valgt Hans Jensen tirsdag. Skriv derefter som vist og vagten bliver 9-17.15 (3). 1. For at angive ferie på fx Gitte skal du markere hende alle ugens dage. Benyt Shift + venstre museknap for at markere alle dage. 2. Højreklik med musen og vælg Sæt plantype 3. Vælg her Ferie. Dermed kan du hurtigt markere en hel uge og ændre denne. Når ferien er registreret, vil der fremkomme manglende vagter. 3.2 Manglende vagter Hver gang du højreklikker på en vagt og angiver et fravær (fx ferie/sygdom/afspadsering/barn 1. sygedag m.m.), vil Staff i bunden af oversigten Ugeskema præsentere den manglende vagt pr. dag. Disse vagter kan trækkes op til andre medarbejdere, der skal planlægges at besætte denne manglende vagt. Hvis du ikke ønsker en manglende vagt, så angiv direkte i planen dit fravær ved at skrive bogstaverne. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 15 af 31
Nedenstående eksempel viser de manglende vagter for Sofie Eriksens ferieuge. Hold musen over vagten for at få informationen. Bemærk Visse manglende vagter kan vælges ikke at blive besat af andre medarbejdere. Højreklik da på den manglende vagt og vælg Slet Vagt. 3.3 Print arbejdsplaner Når du har fået rettet det, du ønsker, og er blevet tilfreds med planerne, er du klar til at printe dem ud. 1. Vælg fanebladet Rapporter 2. Vælg fanebladet Data 3. Her kan du vælge imellem print af fx Ugeskema, Dagsliste og medarbejderens personlige planer, som eksemplet nedenfor. Bemærk Der er flere faneblade, herunder flere udskriftsmuligheder. Husk altid at trykke på knappen Lav Rapport for hver gang, du vil se en ændring. Tryk derefter på ikonet Print Report for at udskrive. Opsætning Her kan du bl.a. vælge, om udskriften skal være liggende eller stående. Du kan ændre font, fontstørrelse og tekstfarve. Planvisning Ved at markere i tjekboksene kan du vælge, hvad du vil have vist i udskriften, fx datoer, arbejdsfunktioner, bemærkninger og telefonnummer. Funktioner Her kan du gemme en ønsket rapport eller få vist tidligere gemte rapporter. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 16 af 31
3.4 Frigiv planer Nu har du udskrevet planerne, og de er måske også blevet godkendt af medarbejderen. Så kan du frigive planerne. Det betyder, at du fastlåser alle planlagte vagter og budgetter for dermed altid at kunne sammenholde disse med det realiserede. 1. Klik på knappen Guider/Frigiv planlagte skemaer. Du kan vælge at frigive en hel periode ad gangen, men du kan også frigive op til den uge, som du ønsker. Nedenstående billede viser et eksempel i Guiden, hvordan du vælger frigivelsesperioden. 1. Angiv ved hjælp af Listepilen det antal uger, du ønsker at frigive frem eller 2. Angiv ved hjælp af Listepilen, hvilken uge du ønsker at frigive frem til (og med). 3.5 Webmodul Når du har frigivet planerne, vil disse blive tilgængelige på internettet. Du kan godt planlægge lang tid frem uden at frigive alle planer. Fx kan du planlægge sommerferien til og med uge 36, men kun have frigivet til og med uge 27. Medarbejderne vil da kun kunne se til og med uge 27 på internettet. Hjemmesiden, de ansatte skal gå ind på, er: WWW.STAFFWEB.DK Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 17 af 31
Hvor login-vinduet ser således ud: Login er bestemt af, hvad der er angivet i Alt. Webskema Login. Kodeordet defineres i Staff under medarbejderens "Person Info". Kodeordet kan angives én gang af medarbejderen selv eller af administrator og skal derefter ikke ændres. Herefter kan medarbejderen selv se sine planer og timekonto, butikkens planer og sin timeseddel. Udbud På www.staffweb.dk kan de ansatte nu sætte vagter i udbud og byde på vagter, der er sat i udbud. Selve skemaerne på www.staffweb.dk er udvidet med et pile-ikon som den ansatte skal trykke på, for at sætte en vagt i udbud. Se Bo Petersens vagter nedenfor. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 18 af 31
Når der trykkes på vagten kan man sige OK for at sætte den i udbud eller fortryde. Hvis Bo Petersen vil sætte fredag den 13.07 i udbud og trykker OK kommer man direkte ind på "Vagtbørs"-fanebladet. Bo Petersen kan her se samtlige vagter, han har i udbud. Ydermere kan man se at søndag den 8. juli er blevet besat af Jesper Hansen. Fredag den 06.07 og 13.07 er stadig i udbud og er endnu ikke besat. Kolonnen "Egen vagt" bliver til fridag, hvis vagten bliver besat. Indtil da er "Egen vagt" det samme som udbudsvagten. Bliver vagten ikke besat, vil den ansatte stadig have vagten stående i ugeskema både i Staff og på www.staffweb.dk. Byde på udbud Som ansat kan man byde på de vagter, der er sat i udbud. Virksomheden kan have sat forskellige regler op for udbud og bydning. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 19 af 31
Den kan konfigureres om de ansatte der byder autoaccepteres, dvs. bydningen ikke skal igennem en godkendelsesproces af butikschef eller lign. Det kan sættes op, om man kan sætte vagter i udbud til at gælde andre lokationer end ens egen forretning (geografisk lokation) Først-til-mølle princip er gældende, dvs. den første der byder på vagten får den og vagten er derefter usynlig for andre, der søger efter vagter i udbud. Skemaerne opdateres så snart udbuddet er blevet besat. Staff vil sende en email til udbyderen og byderen, at udbuddet er blevet besat. Dette forudsætter, at Email-adressen i Staff er udfyldt i "Medarbejder Stamdata" menuen. For at byde på en vagt, skal den ansatte logge sig på www.staffweb.dk og gå ind i "vagtbørs" fanebladet. For at lette søgningen er der et søgefilter som vist: Det nemmeste er at vælge "Kun Udbud". Du kan ikke byde på en vagt, hvis du selv har en arbejdsplan den dag, også selvom udbudsvagten har andre komme-gå-tider end din egen. For at kunne byde på en vagt, skal "Hammer"-ikonet være synlig i kolonnen "Byd". Den ansatte kan i dette tilfælde kun byde på Bo Petersens lørdag 14. juli. Klik på "Hammer"-ikon for at tage denne vagt. OBS!! Det kan tage 10-15 sek. før siden er opdateret og vagten er endelig besat. Bemærk: Du kan som staffweb-administrator slette vagter i udbud via "Slet"-knappen yderst til højre. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 20 af 31
3.6 Korrigering Ved frigivelse af planer oprettes en status, der hedder Faktisk. Heri retter du i planerne for de faktuelle komme-gå-tider og det realiserede fravær. 1. Klik på Listepilen ved Status 2. Vælg her Faktisk. Billedet ændrer sig nu til status Faktisk. Rettelser i planerne angiver nu de faktuelle rettelser, der også endeligt foretages lønrapportering på. Det er igen meget nemt at rette et tidspunkt. Markér dagen og skriv tiden ind som vist i nedenstående vindue. Det vil sige, vi retter Hans Jensen tirsdag til 9.15-17.45 med 3 kvarters pause. 1. Markér Hans Jensen om tirsdagen 2. Skriv ny arbejdstid fx 915-1745 (3). Bemærk Husk nu, at efter frigivelse er det kun i status Faktisk, der arbejdes med planerne. Det er udelukkende de faktiske vagter, der efterfølgende benyttes til lønrapportering og elektronisk lønindberetning. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 21 af 31
4 Sign-In I Sign-In registreres de daglige komme-gå-tider online, dvs. på en pc. Når medarbejderen møder, tastes en Sign-In-kode, og når medarbejderen går, indtastes Sign-In-koden igen. Hvis ønsket, kan dette også benyttes til at styre medarbejdernes pauser. De logger sig dermed ind med Sign-In-kode ved pausestart og -slut. Sign-In kan i din butik foregå på tre måder: Ved simpel kodeindtastning med keyboard Ved simpel kodeindtastning på touch-skærm Ved aflæsning af den ansattes højre/venstre pegefinger 4.1 Sign-In, daglig registrering Sign-In virker nøjagtig som et elektronisk stempelkort. Nedenstående billede viser de ansatte, der er på arbejde, samt hvem der er til pause. Bemærk Hans Jensen har allerede afholdt 20 min. pause. 4.2 Sign-In-godkendelse Inde i Sign-In-godkendelsen skal man tage stilling til Sign-In-tiderne holdt op imod den faktiske plan, medarbejderen har haft planlagt. Listen over Sign-In-tider er sorteret efter dato, og listen indeholder kun de Sign-In-tider, der kræver, at du som bruger tager stilling til, hvad lønvagten endeligt skal være. Sign-Ingodkendelsen ligger under Guider. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 22 af 31
1. Klik på knappen Guider/Godkend SignIn 2. Markér ved hver medarbejder, hvordan du ønsker, at deres vagt skal registreres. Dette gøres ved at sætte markering i den ønskede kolonne. 3. Klik på knappen Videre for at afslutte. Billedet Sign-In-godkendelse ser således ud. Som udgangspunkt skal du rette fokus på de fire kolonner, som beskrevet nedenfor. Foreløbig lønvagt Dette er vagten, som medarbejderen vil få løn for, og som står i Staff-planen lige nu. Sign-In Dette er de reelle komme-gå-tider. Bruger butikken lønvagter som rå sign-in-tider, kan du også bruge dette felt. Hvis ikke, vil feltet være inaktivt og kun stå som oplysning til at danne den endelige lønvagt. Ny foreslået lønvagt Hvis der er uoverensstemmelse mellem den planlagte vagt og tiderne i Sign-In, vil Staff foreslå denne vagt som ny lønvagt. Ny manuel lønvagt Denne kolonne skal benyttes, hvis de andre er utilstrækkelige og ikke angiver den korrekte lønvagt. Markér feltet og skriv den nye lønvagt, fx 9 1715 3 for lønvagten 9.00 17.15 med 3 kvarters pause. Ved at klikke på den lille knap i kolonnen kan du angive fravær eller overarbejde. Bemærk Hvis du også vil se alle de Sign-In-vagter, som er automatisk godkendt, vælg da at sætte en markering i tjekboksen 'Vis også godkendte planer'. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 23 af 31
5 Lønrapportering 5.1 Løngodkendelse Når du har lavet rettelser for en lønperiode, skal du foretage en løngodkendelse. Har du fx lavet løngodkendelse af alle vagter frem til og med 14. maj, gør du som vist i eksemplet nedenfor. 1. Klik på knappen Guider/Løngodkendelse 2. Vælg og markér de planer, der skal løngodkendes 3. Klik på knappen Videre 4. Afslut løngodkendelsen ved at trykke på knappen Udfør. Dermed bliver de faktiske vagter låst, og der kan ikke længere rettes i den faktuelle lønmåned. Du kan nu gå ind i Rapporter for at se relevante løntimer m.m. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 24 af 31
6 Diverse 6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere Ved brugen af Staff kan der registreres ændringer i de ansattes ansættelsesforhold. Du kan i Staff datoangive ændringen, hvad enten der er tale om ophør af en medarbejder eller et nyt ansættelsesforhold. Vælg den passende guide til venstre i hovedmenuvinduet. 6.2 Ophør af medarbejder Hvis du har en medarbejder, der stopper, skal du også ophøre medarbejderen i Staff. Derefter vil medarbejderens planer være væk. Du ophører en medarbejder på følgende måde: 1. Klik på knappen Guider/Ophør af medarbejder 2. Vælg med Listepilen den ophørte medarbejder 3. Angiv sidste arbejdsdag 4. Afslut ved at klikke på knappen Videre. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 25 af 31
Bemærk Den ansatte skal ikke ophøres, hvis der er tale om flytning til anden butik eller afdeling. I så fald skal du kontakte hovedkontor/kædekontor. Efter lønkørsel kan du arkivere medarbejderen. 6.3 Ændring i ansættelsesforhold Hvis en medarbejder fx ændrer ugenormering eller medarbejdertype, skal du foretage en ændring på medarbejderen. 1. Klik på knappen Guider/Ændring af ansættelse 2. Vælg med Listepilen den ønskede medarbejder 3. Angiv startdato for ændringen 4. Afslut ved at klikke på knappen Videre. 6.4 Arkivering af medarbejder Når en medarbejder er ophørt, kan man arkivere denne. Dette kan være interessant, hvis man i en periode efter ansættelsesophøret ønsker, at medarbejderen stadig skal figurere på rapporter. 1. Klik på knappen Guider/Arkivering af medarbejder 2. Vælg med Listepilen den ønskede medarbejder 3. Afslut ved at klikke på knappen Videre. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 26 af 31
6.5 SMS I Staff kan du sende SMS'er til dine medarbejdere, hvis du mangler personale til dækning af nogle vagter eller blot vil sende medarbejderne automatiske påmindelser om kommende vagter. 1. Højreklik på vagten i planen eller den manglende vagt og vælg Send SMS. Dermed fremkommer nedenstående vindue. 2. Vælg her, om du vil sende til en enkelt medarbejder eller til en gruppe af medarbejdere, fx alle servicemedarbejderne. Medarbejderne kan svare tilbage på SMS'en, om de kan arbejde eller ej. Afsendernummer kan fx være de enkelte lederes mobilnummer. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 27 af 31
7 Opsætningsmenu I menuen Afdelinger ligger der nogle menuer, hvori man kan ændre og tilpasse opsætninger i Staff. Det er ikke alle menuer, som man i butikken har adgang til, herunder bl.a. Lønopsætning, Stillinger og Opsætning. I denne brugervejledning beskriver vi nedenstående funktioner. Bemærk Hvis det skulle blive behov for at ændre i nogle af de menuer, som man ikke har adgang til, så kontakt EG Retail Support på tlf. 4820 1650. 7.1 Funktioner Man kan vælge at oprette nogle overordnede afdelinger i Staff, således at man i sine rapporter lettere kan se og skille afdelingerne fra hinanden ved evt. at give dem en forkortelse. Man kan ydermere angive en sorteringsværdi, så man får rapportens indhold listet i ønsket rækkefølge. Bemærk Efter at have oprettet arbejdsfunktionerne skal hver enkelt medarbejder tildeles en arbejdsfunktion. Dette foretages under menuen Medarbejder Stamdata, fanebladet Person Data. 1. Vælg menuen Afdeling/Arbejdsfunktioner 2. Klik på knappen Ny 3. Angiv et kort navn for den tiltænkte afdeling 4. Angiv afdelingens fulde navn 5. Vælg en farve ved at klikke på Listepilen 6. Markér i tjekboksen, hvis du ønsker, at funktionen skal tælle med som en del af bemandingen 7. Angiv, hvis ønsket, en sorteringsværdi 8. Klik på knappen Ok for at gemme. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 28 af 31
7.2 Brugere Når du får nye medarbejdere, der skal have adgang til Staff, skal disse oprettes som brugere. Det gør du på følgende måde: 1. Vælg menuen Afdeling/Brugere 2. Klik på knappen Ny 3. Angiv medarbejderens Brugernavn 4. Indtast et kodeord 5. Ønsker man, at brugeren selv skal angive kodeord ved allerførste opstart af Staff, kan man sætte en markering i tjekboksen 'Reset ved login' 6. Klik på Listepilen ved Brugerniveau og vælg niveau 7. Klik på Listepilen og vælg medarbejderen. Bemærk Brugernavn og kodeord skal indeholde min. 5 tegn. 7.3 Kalenderstyring Under menuen kalenderstyring angiver man, om butikken er åben eller lukket på helligdage. Har man ændrede åbningstider disse dage, skrives den tidligste og seneste vagt samt pauselængde i felterne. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 29 af 31
1. Vælg menuen Afdeling/Kalenderstyring 2. Markér den ønskede dag i feltet under Datoer 3. Dobbeltklik på dagen og nedenstående billede kommer frem I dette billede angives vagttidspunkterne. Der er tre muligheder. Åbent Hvis butikken holder åbent på den valgte helligdag, sættes en markering deri. Lukket Holder butikken lukket, sættes markeringen i denne. Vagter fra Hvis butikken holder åbent, kan man i felterne angive, hvornår den første person møder, og hvornår den sidste person går. Husk også at angive, hvor meget pause der skal afvikles. Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 30 af 31