PRV-VEJLEDNING

PRV-VEJLEDNING 2014-2020

Version 1.2 Oktober 2016

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 5 1.1 Opbygning af vejledning... 5 1.2 Støtteberettigelsesregler, regelgrundlag og vejledninger... 6 2 1.3 Vejledninger til PRV... 6 Introduktion til PRV... 7 2.1 Log på PRV... 7 3 2.2 Hovedmenuen... 9 2.2.1 Projekt Info... 9 2.2.2 Brugere... 9 2.2.3 Partnere... 9 2.2.4 Godkendt budget... 9 2.2.5 Budgetforslag... 9 Projekt Info... 10 3.1 Maksimer/minimer... 10 3.2 Ændring af oplysningerne under Projekt Info... 11 4 3.3 Vejledning... 11 Brugere... 12 4.1 Redigeringstilstand... 12 4.1.1 Aktivering af redigeringstilstand... 12 4.2 Brugere... 13 4.2.1 Opret ny bruger... 13 4.2.2 Fjerne en bruger... 13 4.2.3 Rediger en brugers profil... 14 4.2.4 Ændre/nulstille password... 14 4.2.5 Brugerroller... 15 PRV kontaktperson... 15 Indsend... 15 Rediger... 15 Read only... 15 5 4.3 Vejledning... 15 Partnere... 16 5.1 Registrering af partnere (virksomheder og personer)... 17 5.1.1. Virksomheder... 17 5.1.2 Personer... 17 5.1.3 De indsamlede oplysninger... 17 5.2 Virksomheder... 18 5.2.1 Knapperne... 19 5.2.2 Tilføje virksomheder direkte under Partnere... 20 5.2.3 Slette en partner... 21 5.2.4 Status på en partner... 21 5.2.5 Løntyper... 21 5.2.6 Indsendelse af partnerlisten... 22 5.2.7 Import af partnere fra Excel-ark... 22 5.3 Personer... 26 5.3.1 Tilføje en person direkte under Partner... 26 5.4 Vedhæft partnererklæring... 28 5.4.1 Partnerens upload af partnererklæring... 28 5.4.2 Aktivering af partnererklæring... 30 5.5 Statsstøtteoplysninger... 31 5.6 Vedhæft erklæringer... 33 5.7 Ændring af oplysninger i forhold til tidligere tilføjelser... 34 5.7.1 Ændring af virksomheder og personer direkte i PRV:... 34 5.7.2. Ændring af rolle eller løntype på en grøn (godkendt) partner... 34 5.7.3 Ændring via Excel:... 34

Indholdsfortegnelse 6 5.8 Vejledning... 35 Godkendt budget... 36 6.1 Maksimer/minimer... 37 6.2 Eksporter til Excel... 38 6.3 Version... 39 7 6.4 Vejledning... 40 Budgetforslag... 41 7.1 Redigeringstilstand... 43 7.2 Grundlæggende funktioner... 44 7.2.1 Afslut redigering... 44 7.2.2 Importer godkendt budget... 45 7.2.3 Gem... 47 7.2.4 Tilbage... 47 7.2.5 Akkumuleret/ikke-akkumuleret... 48 7.2.6 Eksporter til Excel... 50 7.3 Udarbejdelse af budgetforslag... 53 7.3.1 Skift slutdato... 54 7.3.2 Indsæt nye konti... 57 7.3.3 Ændringer af udgifterne i de enkelte halvår... 59 7.3.4 Ændringer for deltagerudgifter/deltagerfinansiering... 60 7.3.5 Ændringer af kontante tilskud... 61 7.3.6 Tilpasning af egenfinansiering... 62 7.3.7 Redegørelse for ændringer... 63 7.3.8 Valider (Valideringsrapport)... 65 7.3.8.1 Tjek valideringsfejl... 67 7.3.9 Eksporter til Excel og indsend budgetforslag... 68 7.3.9.1 Vejledning til udklip af valideringsrapport uden valideringsfejl... 70 7.4 Vejledning... 71

Indledning 1 Indledning Alle projekter med støtte fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond skal oprettes i Erhvervsstyrelsens Projektrapporteringsværktøj for Regional- og Socialfondsprojekter (PRV). Første del af PRV skal bruges i forbindelse med den løbende registrering i projektets digitale partnerregister samt ved udarbejdelse af nye budgetforslag. Herudover skal PRV anvendes i forbindelse med de halvårlige afrapporteringer, hvor projektet skal indsende en opdateret oversigt over projektets digitale partnerregister. Denne del af PRV indeholder således følgende 5 applikationer (apps): Projekt Info - indeholder projektets grundoplysninger. Læs mere herom i Projekt Info. Brugere - indeholder oversigt over projektets bruger/brugere i PRV og mulighed for redigering af brugerrettigheder i systemet. Læs mere herom i Brugere. Partnere - indeholder et digitalt partnerregister, hvor projektets økonomiske partnere (samt klyngevirksomheder og de virksomheder der modtager statsstøtte, men som ikke er økonomiske partnere) skal oprettes og de respektive partnererklæringer skal uploades. Læs mere herom i Partnere. Godkendt budget - indeholder projektets godkendte budgetter. Læs mere herom i Godkendt budget. Budgetforslag - indeholder et modul til at udarbejde forslag til nye halvårsbudgetter. Læs mere herom i Budgetforslag. Bemærk at PRV kun fungerer via Google Chrome og Mozilla Firefox. Hvis du forsøger at tilgå PRV via Microsoft Internet Explorer, så vil du modtage følgende fejlmeddelelse: 1.1 Opbygning af vejledning Denne vejledning omfatter en række kapitler, der hver især indeholder en overordnet beskrivelse af mulighederne i PRV. PRV er opdelt i apps, og hver app vil blive beskrevet for sig selv i kapitlerne herefter. Vi anbefaler, at du gennemlæser de relevante afsnit, inden du går i gang med at arbejde i PRV. 5

Indledning 1.2 Støtteberettigelsesregler, regelgrundlag og vejledninger Støtteberettigelsesreglerne gælder for alle projekter, der opnår finansiering fra EU s Regionalfond og EU s Socialfond under programmerne Innovativ og bæredygtig vækst i virksomheder (Regionalfonden) og Vækst via uddannelse og iværksætteri (Socialfonden). Reglerne fastlægger den administrative praksis, og supplerer og udmønter de EU-bestemmelser og nationale bestemmelser, der i øvrigt gælder for strukturfondsprojekter. Foruden støtteberettigelsesreglerne har Erhvervsstyrelsen udarbejdet en række vejledninger til såvel ansøgere, kontraktsansvarlige partnere og økonomiske partnere. Du kan finde støtteberettigelsesreglerne, regelgrundlag og vejledninger på www.regionalt.dk. 1.3 Vejledninger til PRV Du henter vejledningerne til de enkelte apps via knappen "Vejledning", der findes i de enkelte apps. Du kan også hente de enkelte app-vejledninger og den samlede vejledning på www.regionalt.dk. 6

Introduktion til PRV 2 Introduktion til PRV Nedenfor finder du en overordnet introduktion til PRV og hvordan du arbejder i systemet. Du kan finde en gennemgang af de enkelte arbejdsprocedurer i vejledningens enkelte kapitler. 2.1 Log på PRV Linket til PRV er http://projekter.erst.dk/prv/login.do Bemærk, at PRV kun fungerer via Google Chrome og Mozilla Firefox. Hvis du forsøger at tilgå PRV via Microsoft Internet Explorer, så vil du modtage følgende fejlmeddelelse: Du skal være opmærksom på, at to brugere ikke kan redigere inde i den samme app samtidig, men I kan redigere i hver sin app. Når du logger på PRV, skal du bruge dine loginoplysninger, som du har modtaget i e-mail fra Erhvervsstyrelsen. Indsæt dit brugernavn. Indsæt dit kodeord. Markerer du "Husk mig på denne computer", slipper du for at indtaste brugernavn, hver gang du tilgår PRV. Har du glemt dit password/kodeord, kan du trykke på "Glemt Password?" o Indsæt dit brugernavn i den næste boks og tryk på Tilsend nyt password". Klik på Login. Ved login i PRV åbnes hovedmenuen, som ser sådan ud: 7

Introduktion til PRV 8

Introduktion til PRV 2.2 Hovedmenuen I hovedmenuen kan du se de enkelte apps, der er tilgængelige for dit projekt. 2.2.1 Projekt Info App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se de grundoplysninger, som Erhvervsstyrelsen har registreret om projektet. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, eller hvis du har ændringer i oplysningerne, skal du skriftligt kontakte projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. Læs mere om denne app under Projekt Info. 2.2.2 Brugere App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se, hvem Erhvervsstyrelsen har oprettet som PRV kontaktperson hos projektet. PRV kontaktpersonen har adgang til at oprette, redigere og de-aktivere brugere i PRV. Det er et krav, at de aktive brugere i PRV er ansat hos den kontraktansvarlige partner. Læs mere om denne app under Brugere. 2.2.3 Partnere App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se/redigere i det digitale partnerregister, herunder oprette partnere, der har forskellige tilknytninger til projektet. Læs mere om denne app under Partnere. 2.2.4 Godkendt budget App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se projektets gældende budget, og den gældende fordeling på halvårsbudgetter, som Erhvervsstyrelsen har godkendt. Læs mere om denne app under Godkendt budget. 2.2.5 Budgetforslag App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du udarbejde budgetforslag, hvis du har ændringer til det godkendte budget eller fordelingen på halvårsbudgetter. Læs mere om denne app under Budgetforslag. 9

Projekt Info 3 Projekt Info App-ikonet ser sådan ud: Under denne app kan du se de oplysninger, som Erhvervsstyrelsen har registreret på projektet via den indsendte ansøgning. Der kan ikke foretages redigering i denne app uanset brugerrolle. 3.1 Maksimer/minimer Ved at trykke på knappen "Maksimer" ændres visningen af oplysningerne til en udvidet/maksimeret udgave. I den udvidede udgave vil samtlige oplysninger om projektet blive vist. 10

Projekt Info Ved at trykke på knappen "Minimer" ændres visningen af oplysningerne til indskrænket/minimeret udgave. NB: Når du åbner app'en "Projekt Info", vil projektets oplysninger altid blive vist i en indskrænket/minimeret udgave. 3.2 Ændring af oplysningerne under Projekt Info Hvis oplysningerne ikke er korrekte, eller du har ændringer til oplysningerne, skal du skrive de korrekte oplysninger/ændringer til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen i en e-mail, fordi det ikke er muligt for dig at redigere i denne app. Hvis ændringerne kan godkendes af Erhvervsstyrelsen, vil sagsbehandleren hos Erhvervsstyrelsen rette oplysningerne til i styrelsens økonomisystem, hvorefter du vil modtage en e-mail med besked om, at du kan se det nye budget i PRV. 3.3 Vejledning Ved at trykke på knappen "Vejledning" hentes denne vejledning i en pdf-fil. 11

Projektets brugere 4 Brugere App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se, hvilke brugere der er oprettet til at have adgang til PRV. Det er kun den kontaktperson, der er oprettet af Erhvervsstyrelsen (i PRV benævnt som PRV kontaktperson ), der har adgang til at se denne app. Denne person har ligeledes adgang til at oprette nye brugere. Brugerne skal dog være ansat hos den kontraktansvarlige partner. Bemærk: Den oprettede PRV kontaktperson kan ikke tildele andre brugere PRV kontaktperson-rollen. Hvis den anførte PRV kontaktperson skal ændres til en anden person, skal du skrive oplysningerne på den nye kontaktperson til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. 4.1 Redigeringstilstand Det er muligt for PRV kontaktpersonen at redigere i brugerdata. For at kunne redigere i oplysningerne, er det nødvendigt at aktivere redigeringstilstand inde i app'en. Du skal være opmærksom på, at to brugere ikke kan redigere inde i den samme app samtidig, men I kan redigere i hver sin app. 4.1.1 Aktivering af redigeringstilstand For at kunne redigere oplysningerne, er det nødvendigt at trykke på knappen "Rediger": Når du har foretaget de nødvendige ændringer i app en, skal du trykke på knappen "Afslut redigering": 12

Projektets brugere 4.2 Brugere Det er kun PRV kontaktpersonen (kontaktpersonen tilknyttet PRV af Erhvervsstyrelsen), der kan administrere brugeradgange. 4.2.1 Opret ny bruger Du tilføjer nye brugere på denne måde: 1. Tryk på knappen "Rediger" 2. Tryk på knappen "Tilføj ny", som nu kommer til syne ved siden af "Rediger"-knappen 3. Indtast brugerens ønskede Login-navn a. Bemærk at samme login-navn kun kan tildeles en gang for samtlige strukturfondsprojekter. Hvis login-navnet allerede findes, får du beskeden "Login eksisterer allerede", når du trykker på den grønne knap. 4. Indtast brugerens Fornavn 5. Indtast brugerens Efternavn 6. Indtast brugerens E-mail 7. Sæt flueben i kolonnen Aktiv. Hvis du glemmer det, kan brugeren ikke logge ind. 8. Tryk på den grønne knap ude til højre for at gemme eller den orange for at annullere indtastningerne: 9. Nu skal du vælge, hvilken rolle brugeren skal have i PRV, se nærmere herom i afsnit 4.2.5 Brugerroller: el. 10. Du afslutter ved at trykke på kuvertikonet, hvorefter login informationerne sendes afsted til brugeren: Hvis en af knapperne ude til højre er orange, når du har gemt dine oplysninger, er det fordi en eller flere oplysninger mangler at blive udfyldt/valgt. Du udfylder/vælger oplysningerne jf. afsnit 4.2.3 Rediger en brugers profil og/eller afsnit 4.2.5 Brugerroller. 4.2.2 Fjerne en bruger Hvis en bruger ikke længere skal have adgang til PRV, skal denne gøres passiv. Det er ikke muligt at slette en bruger, hvis denne først er blevet godkendt/gemt. En bruger gøres passiv ved at gå i redigeringstilstand, og trykke på "blyanten" ud for den enkelte bruger. Herefter skal du fjerne fluebenet i kolonnen "Aktiv": For at gemme dine ændringer, skal du trykke på den grønne knap (opdater) - men hvis du ikke ønsker at gemme ændringerne, så kan du trykke på den orange knap (annuller): Herefter er brugeren gjort passiv og har ikke længere adgang til PRV. Brugeren har herefter følgende status: 13

Projektets brugere Brugeren kan gøres aktiv igen ved at følge samme fremgangsmåde, men der sættes så et flueben i kolonnen aktiv. 4.2.3 Rediger en brugers profil Hvis du skal ændre i oplysningerne på en bruger, skal du i redigeringstilstand, og derefter trykke på "blyanten" ud for den enkelte bruger. Du har nu mulighed for at ændre fornavn, efternavn og e-mailadresse Bemærk: Det er ikke muligt at ændre login-navn for brugeren. Du godkender dine ændringer ved at trykke på den grønne knap (opdater/gem) ude til højre - men hvis du ikke ønsker at gemme ændringerne, så skal du trykke på den orange knap (annuller): Herefter er ændringerne gemt. 4.2.4 Ændre/nulstille password Hvis du får en henvendelse fra en af de brugere, du har oprettet i PRV, eller selv ønsker at ændre/nulstille dit password/kodeord, skal du trykke på knap nr. 3 ude til højre ved den enkelte bruger: Der vil herefter blive sendt en e-mail til brugeren med det nye password/kodeord. Kodeordet bliver tildelt automatisk, så du har ikke mulighed for at vælge/danne dit eget. 14

Projektets brugere 4.2.5 Brugerroller Der findes fire brugerroller i PRV. Rollerne tildeles den enkelte bruger af PRV kontaktpersonen ved at gå i redigeringstilstand, og ved at trykke på knappen med de tre prikker ud for den enkelte bruger. Hvis der ikke allerede er tilknyttet en rolle, vil knappen være orange. Herefter er det muligt at vælge en eller flere af disse brugerroller ved at sætte flueben i kolonnen "Rollevalg": PRV kontaktperson Med denne brugerrolle kan du oprette/ændre brugere. PRV kontaktpersonen kan: - Oprette, redigere og de-aktivere i "Brugere" - Redigere i "Partnere" - Redigere i "Budgetforslag" - Læse "Projekt Info" og "Godkendt budget". Indsend Med denne brugerrolle kan du redigere i projektets apps. Brugeren kan: - Redigere i "Partnere" - Redigere i "Budgetforslag" - Læse "Projekt Info" og "Godkendt budget". Indsendelsesfunktionen bliver først implementeret i forbindelse med en af de fremtidige pakker, så lige nu er rollerne Indsend og Rediger identiske. Rediger Med denne brugerrolle kan du redigere i projektets apps. Brugeren kan: - Redigere i "Partnere" - Redigere i "Budgetforslag" - Læse "Projekt Info" og "Godkendt budget". Read only Med denne brugerrolle kan du se projektets apps, og du kan se/læse indholdet i disse, men du kan ikke redigere heri. Brugeren kan: - se/læse indholdet i Projekt Info - se/læse indholdet i Partnere - se/læse indholdet i Godkendt budget - se/læse indholdet i Budgetforslag. 4.3 Vejledning Ved at trykke på knappen "Vejledning" hentes denne vejledning i en pdf-fil. 15

Partnere 5 Partnere App-ikonet ser sådan ud: Erhvervsstyrelsen og de regionale vækstfora ønsker at styrke evalueringen, kontrollen og effektmålingen af strukturfondsindsatsen i Danmark. Erhvervsstyrelsen beder derfor alle strukturfondsprojekter om hvert halve år at levere en opdateret liste over samtlige virksomheder og personer, som er partnere på det enkelte projekt. Administration af partnere (inkl. statsstøttemodtagere) kapitel 5 Virksomheder som partnere afsnit 5.2 Personer som partnere afsnit 5.3 Gennemgang af knapper i app afsnit 5.2.1 Gennemgang af knapper i app afsnit 5.2.1 Tilføje virksomheder direkte afsnit 5.2.2 Tilføje personer direkte afsnit 5.3.1 Slette en partner afsnit 5.2.3 Slette en partner afsnit 5.2.3 Status på en partner afsnit 5.2.4 Status på en partner afsnit 5.2.4 Løntyper afsnit 5.2.5 Løntyper afsnit 5.2.5 Indsend partnerlisten afsnit 5.2.6 Indsend partnerlisten afsnit 5.2.6 Import af partnere fra Excel-ark afsnit 5.2.7 Import af partnere fra Excel-ark afsnit 5.2.7 Vedhæft partnererklæringen afsnit 5.4 Statsstøtteoplysninger afsnit 5.5 Ændring af oplysninger i forhold til tidligere tilføjelser afsnit 5.7 Vejledning fælles for virksomheder og personer 16 som partnere/statsstøttemodtagere Vejledning særskilt for virksomheder eller personer som partnere/statsstøttemodtagere

Partnere I denne app kan brugere med profilerne "PRV kontaktperson", "Indsend" og "Rediger" se, oprette og ændre oplysninger om de økonomiske partnere (inklusiv klyngevirksomheder og de virksomheder der modtager statsstøtte, men som ikke er økonomiske partnere), der har tilknytning til projektet. I app'en kan brugere med disse profiler også uploade de partnererklæringer, som er påkrævet, jf. kontrakt om EU-medfinansiering til projektet. Brugere med profilen "Read only" kan se de indtastede partnere og de uploadede partnererklæringer. 5.1 Registrering af partnere (virksomheder og personer) 5.1.1. Virksomheder Styrelsen skal som minimum have oplyst CVR-P-nummer 1, rolle, navn, adresse, mobilnummer, e-mailadresse, startdato, slutdato og løntype på samtlige virksomheder, der optræder som følgende: Økonomiske partnere i projektet (dvs. virksomheder, der afholder udgifter i projektet og har udfyldt en partnererklæring). Bemærk, at den kontraktansvarlige partner altid er økonomisk partner i projektet. Virksomheder, der modtager statsstøtte i projektet. Virksomheder, der modtager statsstøtte men ikke er økonomisk partner i projektet (f.eks. modtager virksomheden en gratis ydelse, ved at virksomhedens medarbejdere modtager opkvalificering) Virksomheder, der deltager i et klyngenetværk vil skulle stå som klyngemedlem (f.eks. innovationsklynger der strukturerer eller organiserer grupper af uafhængige virksomheder. Læs mere under regionalfondsprogrammets prioritetsakse 1.1.b). Alle projekter er i henhold til kontrakt om EU-medfinansiering forpligtede til at levere disse oplysninger. Der kan også være virksomheder, der får gavn af jeres projekt uden at være partnere eller modtage statsstøtte. Det kan eksempelvis være private virksomheder, der deltager i et klyngenetværk, uden at modtage tilskud, men hvor klyngenetværket alligevel må forventes at have betydning for virksomhedens omsætning, eksport, beskæftigelse, produktivitet eller lignende. Disse virksomheder vil Erhvervsstyrelsen også gerne have oplyst. Som hovedregel vil en virksomhed skulle have deltaget forholdsvist aktivt i projektet, før det kan forventes, at projektet har en mærkbar effekt på denne. 5.1.2 Personer Projektet skal oplyse CPR-nummer på alle de personer, der deltager i projektet som partnere (dvs. afholder udgifter i projektet og har udfyldt en partnererklæring med påført CPR-nummer). Bemærk: Det er kun ganske få projekter, der har personer som partnere. De fleste projekter vil derfor IKKE skulle tilføje personer overhovedet under denne app. Hvis du har tilføjet CVR-P-nummer for en virksomhed, jf. ovenfor, skal du IKKE tilføje personer, som er ansat i denne virksomhed, i denne app. Dette gør du i stedet i de midlertidige værktøjer for medarbejder og deltagere. 5.1.3 De indsamlede oplysninger Indsamlingen af CVR-P og CPR-numre sker direkte i app'en, og du kan se hvordan på de efterfølgende sider. Det er også muligt at importere oplysninger fra egne Excel-ark til app'en (se vejledninger på de næste sider). De samlede oplysninger vil blive videregivet til Danmarks Statistik, som herefter kan bruge sine registre til at trække en række oplysninger om de pågældende virksomheder (beskæftigelse, omsætning, eksport mv.) og personer (bopæl, uddannelse, løn mv.). Oplysningerne vil blive brugt til at tegne et faktuelt billede af, hvilke virksomheder og personer der påvirkes af strukturfondsindsatsen, og til udvalgte effektmålinger af indsatsen (fx til at måle om virksomheder, der deltager i et eksportprogram, får en større eksport end sammenlignelige virksomheder). Danmarks Statistiks diskretionshensyn sikrer, at der ikke videregives oplysninger om hverken enkeltvirksomheder eller -personer. Oplysningerne om virksomheder og personer vil skulle tilføjes hvert halve år, hvorfor det anbefales, at du løbende og omhyggeligt tilføjer oplysningerne i PRV. Eventuelle spørgsmål bedes stilet til din sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. 1 Udover et CVR-nummer har alle virksomheder en produktionsenhed (P-enhed). En P-enhed får tildelt et entydigt identifikationsnummer - et P-nummer - som er et 10-cifret nummer. Der kan være flere P-numre tilknyttet samme CVR-nummer. Læs mere på https://erhvervsstyrelsen.dk/hvad-er-et-p-nummer. 17

Partnere 5.2 Virksomheder Virksomheder skal her forstås bredt og omfatter både private virksomheder, offentlige virksomheder, regioner, kommuner, andre offentlige myndigheder, offentligt lignende institutioner, fonde eller andre institutter, uddannelses- og videninstitutioner, centre eller organisationer mv. For hver virksomhed skal følgende oplyses: Virksomhedens CVR-P-nummer Rolle (mere herom umiddelbart nedenfor) Virksomhedens navn og adresse (oplysningerne hentes automatisk ved indtastning af CVR-P-nummer) Mobilnummer (med mindre virksomheden er et klyngemedlem) E-mail-adresse (med mindre virksomheden er et klyngemedlem) Startdato (datoen for virksomhedens indtræden i projektet) Slutdato (datoen for virksomhedens udtræden af projektet) Løntype i relation til projektet (løntypen vil fremgå af kontrakten om EU-medfinansiering). Vedr. virksomhedens rolle i projektet. Det er kun muligt at vælge én af følgende fire roller for hver partner: 1. Virksomheden er økonomisk partner i projektet (dvs. afholder udgifter i projektet og har udfyldt en partnererklæring), tilføjes som Partner. NB: Samtlige økonomiske partnere i projektet skal tilføjes/oprettes, da de indtastede oplysninger ikke kun bruges til effektmåling, men også til kontrolformål. Det er derfor vigtigt, at oplysninger vedrørende samtlige virksomheder, kommuner, regioner, uddannelsesinstitutioner og andre, som har udfyldt en partnererklæring, tilføjes. Bemærk at den kontraktansvarlige partner altid er økonomisk partner. 2. Hvis virksomheden (og evt. andre, jf. ovenfor) har udgifter, som medtages i projektet og samtidig deltager i projektet på en måde som giver en økonomisk fordel, tilføjes som Partner med statsstøtte. 3. Virksomheden (og evt. andre, jf. ovenfor) afholder ikke udgifter i projektet og er derfor ikke økonomisk partner, men virksomheden får offentlig støtte gennem deltagelse i projektet på en måde som giver en økonomisk fordel. Dette kunne f.eks. være, hvis virksomheden modtager en gratis ydelse, ved at virksomhedens medarbejdere modtager opkvalificering, tilføjes som Statsstøtte men ikke partner. 4. Virksomheden deltager i projektet via et klyngenetværk, f.eks. innovationsklynger der strukturerer eller organiserer grupper af uafhængige virksomheder, tilføjes som Klyngemedlem. Læs mere under regionalfondsprogrammets prioritetsakse 1.1.b. 18

Partnere Oplysningerne om virksomhederne indsættes i skemaet. Du kan enten indtaste oplysningerne direkte i skemaet i app'en Partnere, eller importere oplysninger fra et Excel-ark ind i PRV, hvis du allerede har partneroplysningerne indtastet i et Excel-ark. De næste sider indeholder en vejledning til begge muligheder. Hvis du benytter muligheden for at importere oplysninger fra et Excel-ark, anbefaler vi, at du også har de tidligere tilføjede partnere i Excel-arket, fordi du i forbindelse med importen vil få et samlet overblik over både nye og eksisterende partnere. 5.2.1 Knapperne I app en Partnere, vil følgende knapper være tilgængelige: Rediger Med denne knap har du mulighed for at tilføje nye partnere og/eller ændre på de eksisterende partnere. Når du har trykket på denne knap, er du i redigeringstilstand, og knappen har ændret navn til "Afslut redigering". I redigeringstilstand vil du få adgang til følgende knapper: Afslut redigering Hvis du er færdig med din redigering, skal du trykke på "Afslut redigering" Tilføj ny Hvis du ønsker at tilføje nye partnere i PRV, skal du trykke på denne og udfylde de felter der kommer frem. Importer fra Excel Hvis du har partnerne listet op i et Excel-ark, kan du importere oplysningerne ved at trykke på "Importer fra Excel". Valider Når du har tilføjet en eller flere partnere, så vil det være en god ide at trykke på Valider, da du så fanger eventuelle fejl og mangler. Godkend Når din/dine partner/e er indtastet, og der ikke er nogle fejl og mangler, skal du trykke på "Godkend". Nu skal du ved at sætte et flueben vælge de partnere med status gul, der skal godkendes og trykke Godkend. Herefter vil de valgte partnere blive grønne. Alle Partnere Hvis du trykker på denne knap, vil du se alle dine partnere, uanset om de har en rød, gul eller grøn status (se nærmere herom nedenfor). Når du har trykket på knappen "Alle Partnere", vil billedet se lidt anderledes ud, idet du ikke længere kan se kolonnen Status, men du kan nu se kolonnen Region, så nu kan du se, hvilken region den enkelte partner geografisk er tilknyttet. Statsstøtte Hvis du trykker på denne knap, vil du se en liste over de partnere med statsstøtte, hvor statsstøtteoplysningerne er helt eller delvist udfyldte. Klynger Hvis du trykker på denne knap, vil du se en liste over de virksomheder, der har fået rollen klyngemedlem. Eksporter til Excel Hvis du ønsker at få vist oplysningerne i Excel, så trykker du på denne knap. Du har nu din partnerliste, der er klar til indsendelse, hvis den er udfyldt. Du kan også anvende denne, hvis du vil klargøre et Excel-ark til at importere dine partnere i. Se mere om Excel-import i afsnit 5.2.7 Import af partnere fra Excel-ark. Vejledning Hvis du trykker på denne knap, vil du kunne se vejledningen til denne app. Søgefelt I dette felt kan du f.eks. søge efter en partner, partnere på en adresse, partnere med et bestemt telefonnr., du kan søge på partnernes status (rød, gul eller grøn) eller meget mere. 19

Partnere I dette felt er der ingen begrænsning for søgemuligheder. 5.2.2 Tilføje virksomheder direkte under Partnere Forud for tilføjelserne skal du sikre, at du står i "redigeringstilstand". Klik på knappen "Rediger". Ude til højre står nu "Redigeringstilstand" og knappen "Rediger" er ændret til "Afslut redigering": Ved at klikke på knappen "Tilføj ny" indsættes en ny række og du kommer ind i et nyt billede, der hedder "Partnere I Rediger". Her skal du udfylde felterne i henhold til ovennævnte vejledning om, hvilke virksomheder der skal tilføjes. Du kan skifte mellem felterne ved at klikke med musen på feltet, eller ved at bruge tabulator (TAB) på tastaturet, men det er vigtigt, at du starter med at udfylde feltet CVR-P/CPR. Når du har udfyldt feltet CVR-P/CPR med et CVR-P-nr., så vil de fleste felter blive udfyldt automatisk, da der hentes informationer direkte fra CVR-registret. Hvis felterne ikke udfyldes automatisk, kan det være fordi CVR-P-nr. er forkert, og/eller CVR-registret ved indtastningen er ude af funktion. I sidstnævnte tilfælde anbefales det at prøve igen senere. Er du i tvivl vedrørende indtastning, skal du kontakte din sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. 20

Partnere 5.2.3 Slette en partner Hvis du ønsker at slette en virksomhed/person, skal virksomheden/personen slettes, inden de indtastede oplysninger endeligt godkendes, da det herefter ikke længere er muligt at slette en virksomhed/person i partnerregistret. Du sletter partneren ved at klikke på knappen "Rediger" og derefter trykker på knappen slet helt ude til højre. Knappen er blå, hvis det er muligt at slette virksomheden/personen. Hvis knappen er grå, er det ikke længere muligt at slette partneren. 5.2.4 Status på en partner Efterhånden, som du tilføjer nye partnere, vil du kunne se, at de får en farve i kolonnen Status. Disse farver indikerer, hvor langt du er fra, at den pågældende partner er tilføjet korrekt. Der er disse statusfarver: Grøn = Alle oplysningerne er indtastet/valgt/vedhæftet og godkendt Rød = Der mangler at blive indtastet/valgt/vedhæftet nogle oplysninger Gul = Alle oplysningerne er indtastet/valgt/vedhæftet, men de er ikke godkendt 5.2.5 Løntyper Når du tilføjer nye partnere, skal du også udfylde, hvilken løntype den enkelte partner skal have, jf. kontrakten om EUmedfinansiering (se nærmere herom nedenfor). Her skal du være opmærksom på, at hvis du har valgt en løntype til et CVR-nr., så vil den slå igennem på andre partnere på projektet med samme CVR-nr., selvom der er valgt et andet CVR-P-nr. Det er ikke tilladt at tilknytte en ny partner med det samme CVR-nr. og herefter vælge en anden løntype. Den løntype, du vælger, vil være gældende i hele projektperioden for den enkelte partner, og kan ikke ændres når partneren først er godkendt. Du vælger løntype for en partner efter følgende diagram: Projekt støttet af Den Europæiske Socialfond Godkendt budget med udgifter for den pågældende partner på kontiene: 10 Projektarbejde, standardsats 100 Deltagerløn, standardsats 120 Deltagerunderhold, standardsats Godkendt budget med udgifter for den pågældende partner på kontiene: 20 Projektarbejde, faktisk løn 110 Deltagerløn, faktisk løn 130 Deltagerunderhold, faktisk udbetaling Løntype Standardsats Løntype Faktisk løn Projekt støttet af Den Europæiske Regionalfond Godkendt budget med udgifter for den pågældende partner på kontiene: 200 Projektarbejde, standardsats 310 Deltagerløn, standardsats 330 Deltagerunderhold, standardsats Godkendt budget med udgifter for den pågældende partner på kontiene: 210 Projektarbejde, faktisk løn 320 Deltagerløn, faktisk løn 340 Deltagerunderhold, faktisk udbetaling Løntype Standardsats Løntype Faktisk løn Hvis du har fået godkendt at bruge kontoplanen fra Horizon2020 (konto 400-430), skal du vælge "Faktisk løn" for alle kontolinjer. 21

Partnere 5.2.6 Indsendelse af partnerlisten Du afleverer projektets partnerliste ved at trykke på knappen "Eksporter til Excel", hvorefter du gemmer Excel-arket, og sender det ind til Erhvervsstyrelsen i en e-mail sammen med regnskabsaflæggelsen, eller hvis jeres sagsbehandler anmoder om en opdateret liste. Du skal validere partnerne inden indsendelse, og medsende resultatet af valideringen sammen med partnerlisten. Du validerer ved at trykke på Valider Herefter vil du se resultatet af valideringen. Resultatet kan du klippe ud og indsætte i e-mailen med regnskabsaflæggelsen, jf. afsnit 7.3.9.1 Vejledning til udklip af valideringsrapport uden valideringsfejl. Udklip af "Partnere med valideringsfejl" med fejl Hvis der ikke er nogle valideringsfejl, så vil listen være tom Udklip af "Partnere med valideringsfejl" uden fejl 5.2.7 Import af partnere fra Excel-ark Hvis du allerede har et Excel-ark med oplysningerne, kan du importere disse. NB: Du skal være opmærksom på, at du skal lade systemet blive færdig med importen, inden du trykker videre eller andre steder på skærmen. Denne løsning skal anvendes med stor forsigtighed. Hvis du får brug for assistance skal du tage kontakt til Erhvervsstyrelsen. Sådan gør du: Trin 1 Klargøring af Excel-ark Du starter med at klikke på "Eksporter til Excel" og gemme denne version, som du derefter indtaster alle oplysningerne i, så du også har alle de eksisterende partnere i dit Excel-ark. I forbindelse med importen af Excel-arket til PRV skal du være opmærksom på, at der foretages et tjek op mod CVRregistret ud fra CVR-P-nummeret, og det er her fra oplysningerne om navn, adresse, postnr., by og region hentes ind i PRV. 1a) Kolonner Sørg først for at ordne oplysningerne i Excel-arket, så de passer med kolonnerne: Status Rolle CVR-P/CPR CVR Navn Adresse Postnr By Region Mobilnummer E-mail Startdato Slutdato Løn GUID 22

Partnere Sørg for at du har alle kolonnerne i Excel-arket. Start med at give kolonnerne en overskrift som ovenfor, så du er sikker på, at kolonnerne kan importeres, selvom nogle af kolonnerne ikke indeholder information (er tomme for indhold). Dette vil typisk være gældende for kolonnerne Status og GUID. NB: Det er vigtigt, at "Rolle" udfyldes med stort begyndelses bogstav, da oplysningen ellers ikke kommer med i forbindelse med importen. 1b) Celleformat: Det er vigtigt, at du formaterer alle cellerne til tekst, da nogle af oplysningerne ellers ikke importeres. Dette gør du ved at markere hele arket (Ctrl + A) eller ved at markere rækkerne, der er udfyldt. Herefter højreklikker du med på musen i det markerede område og vælger "Formater celler" I dialogboksen "Formater celler" vælger du "Tekst" under fanen "Tal" og trykker på OK 23

Partnere Navngiv dit Excel-ark, gem det og placer det eventuelt på skrivebordet eller et andet sted, hvor du altid kan finde det. Trin 2 Importen af Excel-arket Log ind på PRV. Gå ind i Partner-app'en. Tryk på "Rediger". Tryk på "Importer fra Excel"/"Importer fra Excel Upload gennemført". Find den gemte fil, vælg filen og tryk på åben. Trin 3 Resultatet af importen Informationerne omkring partnerne er nu importeret i værktøjet, hvor du vil se listen over de importerede partnere. Billedets overskrift vil være "Import af partnere" Ude til højre på listen kan du se, hvilke partnere der er eksisterende ( ), og hvilke der er de nye partnere ( ) Hvis du kun har indtastet nye partnere i dit Excel-ark, vil der kun fremgå det grønne plus. 24

Partnere Har du importeret nogle forkerte partnere eller har du ændringer til det importerede, kan du fortryde importen ved at trykke på knappen "Tilbage". Er de importerede partnere i orden, og vil du have oplysningerne importeret ind i PRV, skal du trykke på knappen Anvend, hvorefter du skal vedhæfte partnererklæring m.m. Hvis der ikke er importeret noget fra Excel-arket, har der været en fejl ved indlæsningen. Typiske eksempler på fejl kan være: Excel-arkets opsætning er ikke identisk med beskrivelsen under trin 1a Excel-arkets celler er ikke formateret til tekst, jf. beskrivelsen under trin 1b Der står intet under Rolle ved en eller flere partnere. Hvis du får denne fejl, kan det skyldes, at feltet i Excel-arket ikke er udfyldt med stort begyndelsesbogstav, eller hvis du ikke har udfyldt feltet Der intet står under CVR-P/CPR/CVR-nummer, eller antallet af cifre er forkerte. Erhvervsstyrelsen anbefaler, at alle importerede partneroplysninger gennemgås for, om de er korrekt importeret. Hvis der er oplysninger, der ikke er korrekt importeret, kan disse rettes ved direkte indtastning, jf. afsnit 5.2.2 Tilføje virksomheder direkte under Partnere, eller Excel-arket kan tilpasses jf. vejledning herom og herefter atter importeres. Vigtigt: Du afleverer projektets partnerliste ved at trykke på knappen "Eksporter til Excel", hvorefter du gemmer Excel-arket og sender det ind til Erhvervsstyrelsen i en e-mail sammen med regnskabsmaterialet eller på andre tidspunkter, hvis listen skal opdateres. 25

Partnere 5.3 Personer Projektet skal oplyse CPR-nummer på alle de personer, der deltager i projektet som økonomiske partnere (dvs. afholder udgifter i projektet og har udfyldt en partnererklæring med påført CPR-nummer). Bemærk: Det er kun ganske få projekter, der har personer som partnere. De fleste projekter vil derfor IKKE skulle tilføje personer overhovedet under Partner. Hvis du har tilføjet CVR-nummer for en virksomhed, jf. afsnit 5.2 Virksomheder, skal du IKKE tilføje personer, der er ansat i denne virksomhed under Partner. Oplysningerne om personerne indsættes i skemaet. Du kan enten indtaste oplysningerne direkte i skemaet i app'en "Partnere", eller importere oplysninger fra et Excel-ark ind i PRV, hvis du allerede har partneroplysningerne indtastet i et Excel-ark. De næste sider indeholder en vejledning til begge muligheder. Hvis du benytter muligheden for at importere oplysninger fra et Excel-ark, anbefaler vi, at du også har de tidligere tilføjede partnere i Excel-arket, fordi du i forbindelse med importen vil få et samlet overblik over både nye og eksisterende partnere. 5.3.1 Tilføje en person direkte under Partner Du kan skifte mellem felterne ved at klikke med musen på feltet, eller ved at bruge tabulator (TAB) på tastaturet, men det er vigtigt, at du starter med at udfylde feltet CVR-P/CPR. 26

Partnere Når du har tastet CPR-nr. (og det er vigtigt, at du husker bindestregen), så vil de felter, du skal udfylde, blive aktive: En person vil altid få tildelt rollen som Partner, og det er derfor ikke muligt at ændre rollen. Du skal nu udfylde Navn, Adresse og Postnr. på personen, og herefter autoudfyldes By. Dernæst skal du udfylde Mobilnummer og Email. Til sidst skal du vælge datoen for, hvornår personen indtræder i projektet som partner, og vælge hvilken løntype personen har i projektet. Du kan læse om felterne under afsnit 5.2 Virksomheder, da de er identiske med disse. 27

Partnere 5.4 Vedhæft partnererklæring Når du har oprettet dine økonomiske partnere, skal du vedhæfte partnererklæringerne. Den kontraktansvarlige partner skal ikke underskrive en partnererklæring. Her vedhæfter du i stedet side 1-3 af den underskrevne "Kontrakt om EUmedfinansiering". Ude til højre har du kolonnen Funktioner: Vedhæft filer. På denne knap kan du uploade en partnererklæring, eller du kan sende en e-mail eller sms med et link til partnererklæringen til partneren, jf. afsnit 5.4.1 Partnerens upload af partnererklæring. Sådan ser knappen ud, hvis du mangler at vedhæfte partnererklæringen. Du kan ikke slette en, som er godkendt. Så længe partneren kan slettes, vil knappen være blå. Hvis partneren ikke kan slettes, vil den være grå. Når du klikker på knappen Vedhæft filer, får du dette billede: Hvis du allerede har modtaget den underskrevne partnererklæring fra partneren, skal du trykke på knappen "Upload", hvorefter du har mulighed for at finde erklæringen på din computer og vedhæfte/uploade denne. I det viste billede er der ikke uploadet et dokument. I det viste billede er uploadet et dokument. Hvis du ikke har modtaget den underskrevne partnererklæring fra partneren, skal du sætter et flueben ved "Email til xxx@xxxx.xx" og/eller "SMS til nummer xxxxxxxx", og så vil knappen "Send upload link til partner" blive aktiv. Når du trykker på "Send upload link til partner", vil der blive sendt en e-mail eller sms til partneren med et link, hvor partneren kan downloade partnererklæringen, godkende den og uploade den igen. 5.4.1 Partnerens upload af partnererklæring Hvis du ikke på forhånd har modtaget partnererklæringen fra partneren, kan du via PRV sende en e-mail eller sms med et link til den kontaktperson hos partneren, du har oprettet i PRV. Du kan bruge afsnittet her til at guide partneren igennem processen. 28

Partnere Partneren skal trykke på linket, og det er vigtigt, at det åbnes i Google Chrome eller Morezilla Firefox. Nu vil der samtidig blive sendt en sms til det mobil nr., der er blevet oplyst i forbindelse med oprettelsen af partneren, med en passcode, som partneren skal anvende som kode. Når partneren åbner linket i Google Chrome eller Morzilla Firefox, møder partneren dette login-billede, og her skal passcoden fra sms'en indtastes, hvorefter der trykkes på OK. Det er vigtigt, at partneren anvender den passcode, der er registreret til det enkelte id. I eksemplet oven for er passcoden derfor 3928. Der skal svares "Aldrig" til, om adgangskoden skal gemmes, da koden er forskellig fra gang til gang. Nu vil partneren se dette billede, hvor projektets titel bl.a. fremgår. Her skal partneren trykke på Download, hvis de ikke har partnererklæringen i forvejen. Den downloadede erklæring skal partneren udfylde elektronisk, udskrive den, og herefter datere og underskrive den. Den underskrevne og daterede erklæring skal herefter indscannes. 29

Partnere Den underskrevne partnererklæring er nu klar til upload ved at partneren trykker på "Upload partnerskabserklæring". Du finder partnererklæring på din computer og trykker på Åbn. Partnererklæringen er nu vedhæftet, og partneren skal logge ud. 5.4.2 Aktivering af partnererklæring Hvis der bliver uploadet flere partnererklæringer på den samme partner af enten dig eller partneren, skal der vælges, hvilken af erklæringerne, der skal være den aktive. Det kan også være, at partnererklæringen, som er uploadet af partneren, ikke fremgår som aktiv. Dette kan ske, hvis to brugere anvender app'en på samme tid, hvor den ene redigerer, og den anden uploader en partnererklæring. Du aktiverer partnererklæringen ved at gå i redigeringstilstand, finde partneren på listen, og trykke på clipse-ikonet, hvorefter du skal vælge den vedhæftning, der er den korrekte. Du ser det vedhæftede dokument ved at trykke på det grønne ikon Du aktiverer en vedhæftning ved at trykke på det blå ikon Når du har valgt, hvilken vedhæftning der skal være den aktive, så skal du trykke på "Anvend", og så er det den valgte, der er den aktive. 30

Partnere 5.5 Statsstøtteoplysninger Når du har oprettet dine partnere, og en eller flere heraf har rollen Partnere med statsstøtte eller Statsstøtte men ikke partner, skal du udfylde statsstøtteoplysningerne. Ude til højre har du kolonnen Funktioner: For at du kan indtaste statsstøtteoplysningerne på en partner, skal du trykke på stjernen. Hvis du mangler at udfylde oplysningerne, vil knappen have en rød markering, jf. billedet ovenfor. Når du har trykket på knappen, vil du se dette billede: Her skal du trykke på "Tilføj ny". Hvis du har fortrudt, skal du trykke på "Tilbage". Det er følgende oplysninger, der skal udfyldes: CVR-P Du skal starte med at vælge CVR-P for den partner, du ønsker at udfylde statsstøtteoplysningerne for. Herefter autoudfyldes CVR og Navn. 31

Partnere Statsstøtteforordning Under Statsstøtteforordning skal du vælge den forordning, partneren hører under, og det er enten Gruppefritagelsesforordningen eller De minimis forordningen. Det fremgår af din kontrakt om EU-medfinansiering, hvilken statsstøtteforordning, du skal anvende. Artikel Hører partneren under Gruppefritagelsesforordningen, skal du også vælge en artikel. Det fremgår af din kontrakt om EUmedfinansiering, hvilken artikel du skal vælge. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte din sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. EU beløb DKK, Nationalt beløb DKK og Total beløb Nu skal du indtaste statsstøttebeløbet i feltet/felterne EU beløb DKK og/eller Nationalt beløb DKK. Feltet Total beløb udfyldes automatisk. Total beløb skal udgøre den samlede offentlige støtte, men den konkrete fordeling mellem EU beløb og Nationalt beløb findes der ikke generelle retningslinjer for. CVR på koncern og koncernnavn Hvis det samlede statsstøttebeløb (total beløb) er på over kr. 3.500.000,00, så skal der afgives yderligere oplysninger i feltet CVR på koncern. Kontakt i givet fald din sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen for yderligere oplysninger om, hvordan du udfylder feltet. Størrelse Valgmulighederne under Størrelse afhænger af valget af artikel. Som udgangspunkt er der mulighed for at vælge lille, mellemstor eller stor virksomhed, men under nogle artikler vil du kun kunne vælge en eller to af disse. Tilsagnsdato Under Tilsagnsdato skal du skrive den dato, hvor den kontraktansvarlige partner har givet tilsagn om økonomisk støtte til en Partner med statsstøtte eller en enhed med rollen Statsstøtte men ikke partner. Hvis en Partner med statsstøtte eller en enhed med rollen Statsstøtte men ikke partner er nævnt som sådan i strukturfondsansøgningen til Vækstforum/Erhvervsstyrelsen, er det datoen for Erhvervsstyrelsens kontrakt om EU-medfinansiering, der skal angives. Det er vigtigt, at du indsætter den korrekte dato her, da det har betydning for, om udgifterne er støtteberettigede. Datoen kan ikke være før projektets startdato. 32

Partnere 5.6 Vedhæft erklæringer Når du har oprettet dine partnere med statsstøtte, skal du vedhæfte de nødvendige erklæringer. Den kontraktansvarlige partner skal ikke underskrive en erklæring. Ude til højre har du kolonnen Funktioner: Vedhæft filer. På denne knap kan du uploade en erklæring. Sådan ser knappen ud, hvis du mangler at vedhæfte partnererklæringen. Du kan ikke slette en, som er godkendt. Så længe partneren kan slettes, vil knappen være blå. Hvis partneren ikke kan slettes, vil den være grå. Når du klikker på knappen Vedhæft filer, får du dette billede: Hvis du allerede har modtaget den underskrevne statsstøtteerklæring, SMV-erklæring eller en anden erklæring fra partneren, skal du trykke på knappen "Andre vedhæftninger", hvorefter du har mulighed for at finde erklæringen på din computer og vedhæfte/uploade denne ved at trykke på "Upload". I det viste billede er der ikke uploadet et dokument. I det viste billede er uploadet et dokument. Når du har vedhæftet de nødvendige erklæringer til den enkelte partner, så skal du trykke på Gem, og du kommer nu tilbage til oversigten med partnererklæringen. De erklæringer du vedhæfter under "Andre vedhæftninger" vil ikke fremgå af oversigten med partnererklæringer og omvendt. 33

Partnere 5.7 Ændring af oplysninger i forhold til tidligere tilføjelser Hvis du erfarer, at en partner har fået en ny kontaktperson, skal du gå ind på den enkelte partner for at opdatere oplysningerne om e-mailadresse og mobil nr. 5.7.1 Ændring af virksomheder og personer direkte i PRV: Log ind i PRV Tryk på Partner-app'en Tryk på "Rediger" Det er kun muligt at ændre e-mailadresse og mobilnummer på en partner. Bemærk: Er en virksomhed en gang registreret som partner, skal virksomheden forblive registreret som partner i resten af projektperioden, også selvom de ikke længere deltager i projektet som partner, jf. Støtteberettigelsesreglerne. Ude til højre har du fire knapper, når du står i redigeringstilstand. Knappen med blyanten er redigeringsknappen, så du kan foretage ændringer i de redigerbare felter: De redigerbare felter er Mobilnummer og Email, hvis partneren er blevet godkendt, ellers er det også muligt at ændre på partnerens rolle. Det vil være nemmest, hvis ændringer af partnere, der allerede er registreret i app'en Partnere, foretages direkte i PRV. 5.7.2. Ændring af rolle eller løntype på en grøn (godkendt) partner Hvis der er ændringer til rolle eller løntype på en grøn (godkendt) partner, skal du ude til højre, når du står i redigeringstilstand, trykke på knappen med blyanten (redigeringsknappen). Nu har du mulighed for at trykke på "Ret oplysningerne", hvor du kan ændre Rolle eller Løntype: Felterne Rolle og Løn bliver herefter aktive for redigering, og du kan nu ændre disse oplysninger. Når du er færdig med den enkelte partner, skal du trykke på "Gem oplysningerne", og ændringerne er nu blevet gemt: NB: Ovennævnte vil kun være muligt, så længe der ikke har været afholdt udgifter af den pågældende partner. 5.7.3 Ændring via Excel: Log ind i PRV Tryk på Partner-app'en Tryk på "Rediger" Tryk på Importer fra Excel o Upload det tidligere anvendte Excel-ark eller o Upload et Excel-ark med de nye virksomheder og personer. De redigerbare felter er Mobilnummer og Email, hvis partneren er blevet godkendt, ellers er det også muligt at ændre på partnerens rolle. Når Excel-arket er uploadet, vil det være en ide at trykke på Valider, så du er sikker på, at alle oplysninger er tjekket og korrekte. HUSK: Har et projekt ikke ændringer til tidligere indsendte partnerlister, så skal projektet blot indsende en ny identisk version, jf. pkt. 1. 34

Partnere 5.8 Vejledning Ved at trykke på knappen "Vejledning" hentes denne vejledning i en pdf-fil. 35

Godkendt budget 6 Godkendt budget App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du se projektets godkendte halvårsbudgetter og godkendte perioderegnskaber. Det er også muligt at se projektets tidligere godkendte budgetter. Der kan ikke foretages redigering af oplysninger i denne app, uanset brugerrolle. Når du åbner app en Godkendt budget, vil du se projektets seneste godkendte budget. NB: Hvis projektet tidligere har fået godkendt perioderegnskaber, vil de godkendte regnskabstal fremgå i den pågældende periodes kolonne i stedet for de tidligere godkendte budgettal. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at kolonnen fortsat har betegnelsen Budget. Projektets ordinære regnskabsperioder er fastsat med opgørelsesdato pr. 31. august (20xx-1), 28(29). februar (20xx-2) og projektets slutdato. Hvis projektet herudover har fået godkendt en anden opgørelsesdato af styrelsen, vil det godkendte perioderegnskab fremgå i den respektive kolonne i det godkendte budget 2. Akkumulerede halvårsbudgetter: Erhvervsstyrelsen arbejder med akkumulerede halvårsbudgetter, hvilket vil sige, at de enkelte halvårsbudgetter er løbende summeret. Eksempel: Hvis der budgetteres med 200.000,00 kr. over 5 halvårsperioder, og hvor udgiften fordeler sig med 40.000,00 kr. pr. halvårsperiode, vil de akkumulerede halvårsbudgetter se således ud: Periode 1 (20xx-1): Periode 2 (20xx-2): Periode 3 (20xx-1): Periode 4 (20xx-2): Periode 5 (20xx-1): 40.000,00 kr. 80.000,00 kr. 120.000,00 kr. 160.000,00 kr. 200.000,00 kr. 2 Eksempel: Projektets næste opgørelsesdato er pr. 31/8 2017 (svarende til kolonnen 2017-1 Budget ). Projektet får af Erhvervsstyrelsen godkendt en ny opgørelsesdato pr. 30/9 2017. Når projektet får godkendt det indsendte perioderegnskab, vil de godkendte regnskabstal fremgå i kolonnen 2017-2 Budget i projektets godkendte budget. Når projektet efterfølgende får godkendt det indsendte perioderegnskab med opgørelsesdatoen pr. 28/2 2018, vil kolonnen 2017-2 Budget blive overskrevet med de nye godkendte regnskabstal opgjort pr. 28/2 2018. 36

Godkendt budget 6.1 Maksimer/minimer Ved at trykke på knappen Maksimer ændres visningen af budgettet til en udvidet/maksimeret udgave. I den udvidede udgave vil samtlige konti i projektets senest godkendte budget blive vist. Herfra kan du enkeltvist minimere de forskellige udgiftsgrupper og/eller finansieringsgrupper ved at trykke på minustegnet. Ved at trykke på knappen Minimer ændres visningen af budgettet til en indskrænket/minimeret udgave. Herfra kan du enkeltvist maksimere projektets udgifter og/eller finansiering ved at trykke på plustegnet. Herefter vil du få mulighed for enkeltvist at maksimere de forskellige udgiftsgrupper og/eller finansieringsgrupper ved at trykke på det pågældende plustegn. NB: Når du åbner app en Godkendt budget, vil projektets seneste godkendte budget altid blive vist i en udvidet/maksimeret udgave. Eventuelle ændringer i visningen af projektets godkendte budget, herunder minimering af enkelte udgifts- eller finansieringsgrupper, vil derfor ikke blive gemt, når du forlader app en Godkendt budget. 37

Godkendt budget 6.2 Eksporter til Excel Det er muligt at vise projektets seneste og tidligere godkendte budgetter i Excel. Herfra kan budgettet udskrives. Når du trykker på knappen Eksporter til Excel åbnes den valgte version af projektets budget i Excel. Alternativt vil filen blive hentet ned på din computer, og du skal åbne den manuelt ved at trykke på den hentede fil. Bemærk, at der ikke er lagt regnefunktioner ind i Excel-versionen. Excel-versionen vil altid vise hele projektets budget, selvom enkelte udgifts- eller finansieringsgrupper har været minimeret i visningen jf. afsnit 6.1 Maksimer/minimer. Eksempel på Excel-version af det godkendte budget: 38

Godkendt budget 6.3 Version Når du åbner app en Godkendt budget, vil du altid få vist projektets seneste version af det godkendte budget. Projektet har mulighed for at hente tidligere godkendte versioner af budgetter ved at trykke på knappen Version 3. Når du trykker på knappen Version fremkommer en boks, hvorfra du kan vælge det godkendte budget, du ønsker at få vist. Ved at trykke på den ønskede version af projektbudgettet, åbnes den valgte version i PRV. Den valgte version er markeret med et grønt flueben, og versionsnummer på det valgte budget kan endvidere ses her. NB: Hvis projektet tidligere har fået godkendt perioderegnskaber, vil de godkendte regnskabstal fremgå i den pågældende periodes kolonne i stedet for de tidligere godkendte budgettal. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at kolonnen fortsat har betegnelsen Budget. 3 Bemærk at det kun er godkendte budgetter pr. 10/5 2016 og fremefter, der vil kunne hentes. Historiske budgetter før den 10/5 2016 kan ikke hentes via PRV. 39

Godkendt budget 6.4 Vejledning Ved at trykke på knappen Vejledning hentes denne vejledning i en pdf-fil. 40

Budgetforslag 7 Budgetforslag App-ikonet ser sådan ud: I denne app kan du udarbejde forslag til nye halvårsbudgetter, både akkumulerede 4 og ikke-akkumulerede. De nye halvårsbudgetter udarbejdes og valideres i PRV, og du skal herefter indsende dem som Excel-versioner til Erhvervsstyrelsen pr. e-mail, sammen med en valideringsrapport, som du også danner i denne app. PRV hjælper dig som udgangspunkt med at overholde regneregler og valideringer, så nye budgetforslag opfylder de gældende krav og retningslinjer herfor. Bemærk dog at du altid skal gennemgå valideringsrapporten, jf. afsnit 7.3.8 Valider (Valideringsrapport), herunder tilrette alle fejl, og forholde dig til eventuelle advarsler, inden du indsender budgetforslaget og valideringsrapporten til styrelsen. NB! Indsendte budgetforslag er først godkendt, når styrelsen giver projektet meddelelse herom og først herefter kan du se det nye godkendte budget i app en Godkendt budget jf. kapitel 6. Når du åbner app en Budgetforslag, vil du se projektets seneste godkendte og importerede budget. Hvis projektets seneste godkendte budget endnu ikke er importeret i PRV, er det vigtigt, at du importerer det godkendte budget, inden du udarbejder og indsender det nye budgetforslag. Den røde advarselsboks vil gøre dig opmærksom på, at det nye godkendte budget endnu ikke er importeret. Advarselsboksen vises både i redigeringstilstand og ikke-redigeringstilstand. NB! Du skal altid huske at tage udgangspunkt i det seneste godkendte budget, når du udarbejder det nye budgetforslag. 4 Styrelsen arbejder med akkumulerede halvårsbudgetter, hvilket vil sige, at de enkelte halvårsbudgetter er løbende summeret. 41

Budgetforslag Hovedsiden i app en Budgetforslag er inddelt i følgende 4 sektioner: 1. Funktionsknapper 2. Kontraktbeløb 3. Projektperiode 4. Budget 1 2 3 4 Ad 1. Funktionsknapper: Knapperne anvendes i forbindelse med udarbejdelse af et nyt budgetforslag. De enkelte knapper er beskrevet nedenfor i afsnit 7.2 Grundlæggende funktioner. Ad 2. Kontraktbeløb: Projektets godkendte kontraktbeløb fremgår af boksen øverst til venstre. Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at søge om forhøjelse af tilskud via PRV. Her kan du opdele kontraktbeløbet i henholdsvis EU medfinansiering (DKK) (strukturfondsstøtte) og Nationalt beløb (DKK) (Erhvervsstyrelsens Finanslovsbevilling). Det er ikke relevant for langt de fleste projekter, som kan nøjes med at vælge EU medfinansiering (DKK). Projektets godkendte EU-medfinansiering fremgår øverst i boksen ( Kontraktbeløb fra godkendt budget ), og såfremt der foretages ændringer i det nye budgetforslag, som medfører en mindre EU medfinansiering, vil dette fremgå nederst i boksen ( Beregnet kontraktbeløb i budgetforslag ). Ad 3. Projektperiode: Projektets projektperiode fremgår af øverste række i boksen med titlen Godkendt budgetperiode. Hvis du i det nye budgetforslag også har anmodet om en ændret projektperiode, vil den ændrede projektperiode fremgå af nederste række i boksen med titlen Projektperiode i budgetforslag, hvis Erhvervsstyrelsen har imødekommet din anmodning. Ad 4. Budget: Selve budgetforslaget skal redigeres og udarbejdes i sektionen med budgettet. Sektionen med projektets budget indeholder alle projektets halvårsperioder med udgangspunkt i budgetforslagets projektperiode, samt to totalkolonner. Kolonnen Total Godkendt viser projektets godkendte totalbudget. Kolonnen Total Forslag viser det nye budgetforslags totalbudget. Via disse to kolonner kan du altid sammenholde projektets godkendte totalbudget med det nye budgetforslags totalbudget. NB! Før du kan udarbejde et nyt budgetforslag, skal app en "Budgetforslag" sættes i redigeringstilstand jf. afsnit 7.1 Redigeringstilstand. Herefter vil det være muligt at arbejde med et nyt budgetforslag. 42

Budgetforslag 7.1 Redigeringstilstand Før du kan arbejde med projektets budgetforslag skal app en "Budgetforslag" sættes i redigeringstilstand. Dette gøres ved at trykke på knappen Rediger. Når du trykker på knappen Rediger vil projektets budgetforslag blive sat i redigeringstilstand, og du har nu mulighed for at redigere i budgetforslaget. I redigeringstilstand er der tilføjet flere funktionsknapper, som beskrives nedenfor i afsnit 7.2 Grundlæggende funktioner og afsnit 7.3 Udarbejdelse af budgetforslag. NB: Det er ikke muligt for flere brugere at redigere samtidigt i den samme app, men det er muligt for flere brugere at redigere i forskellige apps. Hvis du forsøger at trykke på knappen Rediger i app en Budgetforslag samtidigt med, at en anden bruger har aktiveret redigeringstilstanden i projektets budgetforslag, vil du modtage nedenstående valideringsboks/fejlmeddelelse. Du kan aktivere redigeringstilstanden, så snart den anden bruger har de-aktiveret. 43

Budgetforslag 7.2 Grundlæggende funktioner 7.2.1 Afslut redigering Når du er færdig med at redigere i projektets budgetforslag eller vil forlade app en Budgetforslag, skal du de-aktivere redigeringstilstanden ved at trykke på knappen Afslut redigering. Funktionsknapperne til redigering forsvinder, og du kommer tilbage til hovedsiden i app en Budgetforslag. Første gang du forsøger at forlade app en Budgetforslag uden at trykke på knappen Afslut redigering, vil du modtage følgende advarselsboks/dialogboks. Heraf fremgår, at du fortsat er i redigeringstilstand, og at du vil blive låst ude, hvis du forlader siden uden at afslutte redigeringstilstanden. Hvis du i dialogboksen trykker på knappen Forlad denne side, vil du komme tilbage til hovedmenuen. Bemærk, at eventuelle ændringer, som ikke er gemt, vil blive slettet. Hvis du i dialogboksen trykker på knappen Bliv på denne side eller på krydset i øverste højre hjørne, lukkes dialogboksen, og du kan herefter trykke på knappen Afslut redigering. NB! Hvis du anvender Google Chrome, anbefaler Erhvervsstyrelsen, at du ikke sætter flueben ved Undgå at denne side laver nye dialogbokse. Hvis du vælger dette, vil du afvise alle relevante dialogbokse i PRV. 44

Budgetforslag 7.2.2 Importer godkendt budget Nye budgetforslag skal altid udarbejdes ud fra projektets seneste godkendte budget. Første gang du åbner app en Budgetforslag, vil det være projektets seneste godkendte og importerede budget- og regnskabstal, der vises i budgetforslaget. Når projektet herefter får godkendt et nyt budget af Erhvervsstyrelsen, vil den røde advarselsboks gøre dig opmærksom på, at det nye godkendte budget endnu ikke er importeret. I det tilfælde er det vigtigt, at du importerer det nye godkendte budget, før du begynder at udarbejde det nye budgetforslag. Advarselsboksen vises både i redigeringstilstand og ikke-redigeringstilstand. Når du trykker på knappen Importer godkendt budget vil projektets seneste godkendte budget 5 blive hentet og vist. Bemærk at det importerede godkendte budget først er gemt, når du trykker på knappen Gem jf. afsnit 7.2.3 Gem. NB! Når du trykker på knappen Importer godkendt budget, vil alle tidligere ændringer, som du har foretaget i budgetforslaget, som udgangspunkt blive overskrevet. Hvis du trykker på knappen Tilbage, vil du annullere importen af det godkendte budget, og dine tidligere gemte ændringer vil blive genskabt. Trykker du derimod på knappen Gem, vil alle dine tidligere ændringer forblive overskrevet. Disse ændringer vil ikke kunne hentes igen. 5 Det er ikke muligt at importere historiske budgetter. 45

Budgetforslag Hver gang du påbegynder udarbejdelsen af et nyt budgetforslag til Erhvervsstyrelsens godkendelse, anbefaler Erhvervsstyrelsen, at du importerer det seneste godkendte budget. På den måde sikrer du, at du altid tager udgangspunkt i de seneste godkendte budget- og regnskabstal. Med udgangspunkt i det seneste godkendte budget vil du herefter kunne udarbejde et nyt budgetforslag. I den forbindelse vil det være muligt, at arbejde med budgetforslaget, gemme arbejdet, og gå ind i app en og arbejde videre senere med udgangspunkt i det tidligere ændrede budgetforslag. Du kan til enhver tid importere det seneste godkendte budget på ny, fx hvis du i forbindelse med udarbejdelsen af det nye budgetforslag ønsker at begynde forfra. 46

Budgetforslag 7.2.3 Gem Hvis du indtaster ændringer i halvårsbudgettallene i projektets budgetforslag, eller trykker på knappen Importer godkendt budget, vil funktionsknapperne Gem og Tilbage blive tilføjet. Funktionsknappen Tilbage beskrives i afsnit 7.2.4 Tilbage. Når du trykker på knappen Gem, gemmer du de ændringer, du har foretaget i budgetforslaget. Det er således muligt at arbejde med projektets budgetforslag, gemme dit arbejde, gå ind i systemet igen og arbejde videre senere. Det er dog vigtigt, at du husker at gemme dine ændringer, da et tryk på knappen Importer godkendt budget eller knappen Tilbage vil overskrive og slette de ændringer, som du ikke har gemt. Du skal altid gemme dine ændringer, før du kan eksportere og få vist dit budgetforslag i Excel. Dette sikrer PRV ved, at knappen Eksporter til Excel først bliver aktiveret, når du har gemt dine ændringer. Så længe du ikke har gemt dine ændringer, vil knappen være inaktiv, og du vil ikke have mulighed for at eksportere dit budgetforslag til Excel og indsende budgetforslaget til Erhvervsstyrelsen. 7.2.4 Tilbage Knappen Tilbage bliver sammen med knappen Gem tilføjet, når du har foretaget ændringer i halvårsbudgettallene i projektets budgetforslag, eller trykker på knappen Importer godkendt budget. NB! Når du trykker på knappen Tilbage vil eventuelle ændringer i budgetforslaget, som ikke er gemt, jf. ovenstående afsnit 7.2.3 Gem, blive overskrevet. Disse ændringer vil ikke kunne hentes igen. 47

Budgetforslag 7.2.5 Akkumuleret/ikke-akkumuleret Det er muligt at udarbejde nye budgetter både som akkumulerede og ikke-akkumulerede budgetter. Når du åbner app en Budgetforslag vil projektets seneste godkendte og importerede budget, som er udgangspunktet for det nye budgetforslag blive vist som akkumulerede halvårsbudgetter. Akkumulerede halvårsbudgetter: Når halvårsbudgetterne vises som akkumulerede, betyder det, at de enkelte halvårsbudgetter er løbende summeret. Eksempel: Hvis der budgetteres med 20.000,00 kr. over 4 halvårsperioder, hvor udgiften fordeler sig med 5.000,00 kr. pr. halvårsperiode, vil de akkumulerede halvårsbudgetter se således ud: Periode 1 (20xx-1): Periode 2 (20xx-2): Periode 3 (20xx-1): Periode 4 (20xx-2): 5.000,00 kr. 10.000,00 kr. 15.000,00 kr. 20.000,00 kr. Bemærk at PRV vil vise dig, hvis dine indtastninger/ændringer ikke stemmer overens med reglerne for akkumulerede budgetter, det vil sige, hvis de akkumulerede halvårsbudgetter falder på en eller flere konti henover den samlede projektperiode. Sådanne fejl vises ved, at tallet i feltet bliver gult 6. 6 Som udgangspunkt kan styrelsen ikke godkende budgetforslag, som indeholder faldende akkumulerede halvårsbudgetter, men i visse tilfælde kan det give mening og vil derfor kunne godkendes. Fx hvis du i en periode har fået godkendt et forbrug på en konto, og derefter finder ud af, at det var den forkerte konto, som blev anvendt. Projektets budget vil i dette tilfælde skulle om-allokeres for derefter at omallokere beløbet i regnskabet. Et andet eksempel er projektets egenfinansiering, hvor der i visse projekter kan være behov for en mellemfinansiering i en periode, før den endelige finansiering af projektet kan udmøntes. 48

Budgetforslag Hvis du ønsker at skifte til ikke-akkumuleret halvårsbudgetter, kan du ændre dette ved at trykke på knappen Skift til ikke-akkumuleret. Ikke-akkumulerede halvårsbudgetter: Når halvårsbudgetterne vises som ikke-akkumulerede, betyder det, at de enkelte halvårsbudgetter står alene. Eksempel: Hvis der budgetteres med 20.000,00 kr. over 4 halvårsperioder, hvor udgiften fordeler sig med 5.000,00 kr. pr. halvårsperiode, vil de ikke-akkumulerede halvårsbudgetter se således ud: Periode 1 (20xx-1): Periode 2 (20xx-2): Periode 3 (20xx-1): Periode 4 (20xx-2): 5.000,00 kr. 5.000,00 kr. 5.000,00 kr. 5.000,00 kr. Bemærk at styrelsen arbejder med akkumulerede budgetter, hvorfor muligheden for at arbejde med ikke-akkumulerede budgetter kun er en funktion i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslaget. Projektets budget vil altid blive vist/godkendt som akkumulerede, jf. kapitel 6 Godkendt budget. Hvis halvårsbudgettet vises som ikke-akkumuleret, kan du skifte over til akkumuleret visning af projektets seneste godkendte halvårsbudgetter ved at trykke på knappen Skift til akkumuleret. 49

Budgetforslag 7.2.6 Eksporter til Excel Det er muligt at vise projektets budgetforslag i Excel. Herfra kan budgetforslaget udskrives i et læsbart layout. Det vil ligeledes være denne Excel-version af budgetforslaget, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen pr. e-mail, når det endelige budgetforslag foreligger, og valideringsrapporten ikke indeholder flere fejl, jf. afsnit 7.3.9 Eksporter til Excel og indsend budgetforslag. Du kan til enhver tid bruge denne funktion, både i redigeringstilstand og ikke-redigeringstilstand. Funktionen forudsætter ikke, at budgetforslaget kan valideres som korrekt. Den eneste forudsætning for at kunne eksportere budgetforslaget til Excel er, at du har gemt dine ændringer, jf. afsnit 7.2.3 Gem. Ved at eksportere projektets budgetforslag til Excel, kan du således udskrive eller gemme dit udkast uden for PRV. Fx hvis det bliver nødvendigt at begynde forfra med projektets budgetforslag, og du samtidig gerne vil have en kopi af dine tidligere ændringer. Når du trykker på knappen Eksporter til Excel åbnes projektets budgetforslag i Excel. Alternativt vil filen blive hentet ned på din computer, og du skal åbne den manuelt ved at trykke på den hentede fil. Bemærk, at der ikke er lagt regnefunktioner ind i Excel-versionen. NB: Excel-versionen er alene et visningsredskab, og der skal ikke foretages ændringer i Excel-versionen. Excelversionen kan eksempelvist anvendes til udskrift i den løbende proces med udarbejdelsen af det endelige budgetforslag. Såfremt der foretages ændringer i Excel-versionen, gemmes disse ændringer ikke i PRV. 50

Budgetforslag Eksempel på Excel-version af budgetforslag: De konti der er foretaget ændringer på i PRV, er tilsvarende markeret med grønt i budgetforslaget i Excel-versionen. Excel-versionen opdelt i følgende 3 ark: Akkumuleret budgetforslag: 51

Budgetforslag Ikke akkumuleret budgetforslag: Begrundelse for ændringer: 52

Budgetforslag 7.3 Udarbejdelse af budgetforslag Før du begynder at arbejde med et nyt budgetforslag, skal du sørge for, at det er det seneste godkendte budget, du tager udgangspunkt i, jf. afsnit 7.2.2 Importer godkendt budget. Den røde advarselsboks vil gøre dig opmærksom på, hvis der ligger et nyt godkendt budget for projektet, der endnu ikke er importeret. I det tilfælde er det vigtigt, at du importerer det nye godkendte budget, før du begynder at udarbejde det nye budgetforslag. Advarselsboksen vises både i redigeringstilstand og ikke-redigeringstilstand. Når det senest godkendte budget er importeret og gemt, kan du begynde at udarbejde et nyt budgetforslag. Det er muligt at udarbejde nye budgetter, både som akkumulerede og ikke-akkumulerede, jf. afsnit 7.2.5 Akkumuleret/ikkeakkumuleret. I forbindelse med, at du udarbejdeler budgetforslaget, er det muligt at ændre projektets slutdato, ligesom du kan indsætte nye konti, jf. afsnit 7.3.1 Skift slutdato og afsnit 7.3.2 Indsæt nye konti. PRV hjælper dig som udgangspunkt med at overholde regneregler og valideringer. Bemærk dog, at du altid skal gennemgå valideringsrapporten, jf. afsnit 7.3.8 Valider (Valideringsrapport), herunder tilrette alle fejl og forholde dig til eventuelle advarsler, inden du indsender budgetforslaget til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen anbefaler, at du udarbejder budgetforslaget ud fra følgende fremgangsmåde: Start med at ændre projektets slutdato (hvis det er relevant), jf. afsnit 7.3.1. Indsæt nye konti (hvis det er relevant), jf. afsnit 7.3.2. Skriv ændringer i budgettet ind Skriv ændringer for deltagerfinansiering ind (hvis det er relevant) jf. afsnit 7.3.4. Skriv ændringer af kontante tilskud ind (hvis det er relevant) jf. afsnit 7.3.5. Tilpas egenfinansiering (hvis det er relevant) jf. afsnit 7.3.6. Slut af med at redegørelse for ændringer jf. afsnit 7.3.7. Valider projektets budgetforslag jf. afsnit 7.3.8. Eksporter til Excel og indsend budgetforslaget til styrelsen jf. afsnit 7.3.9. Denne rækkefølge vil sikre, at du undgår at lave dobbeltarbejde. NB! Indsendte budgetforslag er først godkendt, når Erhvervsstyrelsen giver meddelelse herom til projektet. 53

Budgetforslag 7.3.1 Skift slutdato Når du udarbejder et nyt budgetforslag kan du ændre projektets slutdato. Projektets godkendte projektperiode fremgår af boksen øverst til højre. Hvis du foretager ændringer i det nye budgetforslag, som medfører en ny projektperiode, vil dette fremgå nederst i boksen ( Projektperiode i budgetforslag ). Hvis du ikke foretager ændringer i slutdatoen, vil Godkendt projektperiode og Projektperiode i budgetforslag være identiske. Du ændrer projektets slutdato ved at trykke på knappen Skift slutdato. Når du trykker på knappen Skift slutdato, kan du ændre projektets slutdato ved enten at trykke på det lille billede af en kalender eller datofeltet. Når du trykker på enten det lille billede af en kalender eller på datofeltet, fremkommer en kalenderboks. 54

Budgetforslag I kalenderboksen er det muligt at vælge en ny slutdato. De tilgængelige datoer for dit projekt er fremhævet med sort skrift, og de ikke-tilgængelige datoer er tilbagetrukket med grå skrift. Når du skal finde den nye slutdato i kalenderboksen, har du mulighed for at vælge flere kalendervisninger. Det er knappen i midten, der styrer kalendervisningen: Månedsvisning. Ved at trykke på en af de to pile skifter du til en anden måned. Tryk på den ønskede dag i måneden, og denne dato indsættes som slutdato i datofeltet. Måned Bemærk, at når du åbner kalenderboksen, vil det altid være i en månedsvisning startende fra den nuværende måned og årstal, du åbner den i. År Hvis du skal ændre slutdatoen til en dato, der ligger ude i fremtiden, kan du nemt skifte til en fremtidig dato i kalendervisningen. Ved at trykke på den midterste knap i månedsvisningen, skiftes til årsvisningen. Ved at trykke på en af de to pile skifter du til et andet år. Når du trykker på en måned, kommer du til månedsvisning. Tryk herefter på den ønskede dag i måneden, og denne dato indsættes som slutdato i datofeltet. Flere år Hvis du skal have et overblik over, hvilke år der er tilgængelige i dit projekt, kan du ved at trykke på den midterste knap i årsvisningen skifte til en årsvisning med et 20 års interval. Ved at trykke på en af de to pile, skifter du til et nyt 20 års interval. Når du trykker på et år, kommer du til årsvisning, og når du her trykker på en måned, kommer du til månedsvisning. Tryk herefter på den ønskede dag i måneden, og denne dato indsættes som slutdato i datofeltet. Når du har trykket på den nye slutdato, og datoen er indsat i datofeltet, skal du udfylde en uddybende begrundelse for at slutdatoen ønskes ændret. 55

Budgetforslag Når du har beskrevet årsagen til projektets nye slutdato, og den nye valgte slutdato ligger inden for de tilgængelige slutdatoer for dit projekt, vil den røde valideringstekst forsvinde og knappen Anvend vil blive tilgængelig. Du er nu klar til at registrere den nye slutdato ved at trykke på knappen Anvend. Når du har registreret den nye slutdato, skal du huske at gemme dine ændringer ved at trykke på knappen Gem. Projektforlængelse: Hvis den nye slutdato medfører en projektforlængelse, vil der blive tilføjet flere halvårsperioder i budgettet afhængigt af, hvor lang en periode projektet ønskes forlænget. De nye halvårsperioder vil blive markeret med grønt, og budgettallene i de nye halvårsbudgetter vil som udgangspunkt være en kopi af den tidligere sidste periode. 56

Budgetforslag NB! Hvis den nye slutdato medfører en projektforlængelse, og du efterfølgende fortryder dette, er det ikke tilstrækkeligt, at ændre slutdatoen på ny, da der så vil være tale om en projektforkortelse, jf. nedenfor Projektforkortelse. Du skal i stedet importere det godkendte budget på ny, jf. afsnit 7.2.2 Importer godkendt budget, og ændre slutdatoen til den ønskede forlængelse. Projektforkortelse: Hvis du ønsker at forkorte projektperioden, skal du skriftligt anmode projektets sagsbehandler pr. e-mail, da dette ikke er muligt at foretage via PRV. Hvis projektets sagsbehandler godkender anmodningen om at forkorte projektperioden, vil projektet modtage et nyt godkendt budget. Det nye godkendte budget skal importeres ved at trykke på knappen Importer godkendt budget, inden du foretager dine ændringer til det nye budgetforslag, hvor de eventuelle overflødige perioder er fjernet. NB! Indsendte budgetforslag, herunder anmodning om ændring af projektets slutdato, er først endeligt godkendt, når Erhvervsstyrelsen giver meddelelse herom til projektet. 7.3.2 Indsæt nye konti Når du udarbejder et nyt budgetforslag, er det muligt at indsætte nye konti. Som udgangspunkt viser PRV kun de konti, som er godkendte i projektet. PRV sikrer, at du kun kan budgettere på konti fra den kontoplan, som er godkendt i projektet. Når du trykker på knappen Indsæt nye konti udløses den fulde kontoplan, som er godkendt i projektet. Eksempel på eksisterende kontoplan før der indsættes nye konti (konto 200, 210 og 230 er anvendt): 57

Budgetforslag Eksempel på kontoplan med nye indsatte konti (konto 220 og 240 er tilføjet som nye konti): Herefter kan der indsættes beløb på den/de ønskede konti. Når du har indsat beløb på de ønskede nye konti, vil de ændrede felter blive markeret med grønt. Eksempel på kontoplan med beløb på ny konto 220 (markeret med grønt): Når du har indsat beløb på de nye konti, som ønskes anvendt, skal du gemme ændringerne ved at trykke på knappen Gem. Herefter kan kontoplanen rulles sammen igen. Dette gøres ved at trykke på knappen Fjern nye konti. Når kontoplanen rulles sammen igen, vil de nye konti, hvor der er indtastet budgettal fortsat kunne ses og arbejdes i. Ved at rulle kontoplanen sammen igen, lettes arbejdet med budgetforslaget, idet budgettet bliver mere overskueligt. 58

Budgetforslag Eksempel på kontoplan, der er sammenrullet med budgettal på nye konti: NB! Indsendte budgetforslag herunder anmodning om godkendelse af nye konti er først endeligt godkendt, når Erhvervsstyrelsen giver meddelelse herom til projektet. 7.3.3 Ændringer af udgifterne i de enkelte halvår I budgetforslaget er det muligt at ændre budgettallene i de hvide felter. Det er ikke muligt at ændre i de øvrige felter. Felter, hvori der er foretaget ændringer, vil blive markeret som grønne felter. På den måde kan du hurtigt orientere dig i, hvilke ændringer du har lavet. NB: Hvis projektet tidligere har fået godkendt perioderegnskaber, vil de godkendte regnskabstal fremgå i den pågældende periodes kolonne i stedet for de tidligere godkendte budgettal. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at kolonnen fortsat har betegnelsen Budget, og at kolonnen ikke er låst for redigering. 59

Budgetforslag 7.3.4 Ændringer for deltagerudgifter/deltagerfinansiering Hvis der er budgetteret med deltagerudgifter i projektet, skal deltagerudgifterne altid modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb. PRV hjælper dig med at overholde denne regel. I nedenstående eksempel er der ændret i deltagerudgiften på konto 320 under periode 2017-2. Da ændringen i udgiften som udgangspunkt medfører en valideringsfejl, vil ændringen på udgiftssiden starte med at være markeret med blå skrifttype. Da deltagerudgifterne som nævnt altid skal modsvares på finansieringssiden med et tilsvarende beløb, markeres de dertilhørende deltagerfinansieringskonti også med blå skrifttype. Ved angivelse af deltagerfinansiering skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende deltagerfinansiering. I ovenstående eksempel er der i alt budgetteret med 1.140.000,00 kr. til deltagerudgifter. Før budgetforslaget kan valideres korrekt, skal der reduceres et tilsvarende beløb under deltagerfinansieringen. I dette eksempel reduceres deltagerfinansieringen med 5.000,00 kr. på kommunal deltagerfinansiering og 5.000,00 kr. på deltagerfinansiering fra offentligt lignende. 60

Budgetforslag Når valideringen er korrekt (beløbet under kontogruppen deltagerudgifter udgør det samme beløb som beløbet under kontogruppen deltagerfinansiering), vil de blå budgettal blive ændret til sorte 7. Bemærk, at det ikke nødvendigvis er alle finansieringskonti, der skal anvendes. Du skal kun anvende de relevante finansieringskonti. 7.3.5 Ændringer af kontante tilskud Hvis der skal ændres i de kontante tilskud (ekstern finansiering), skal disse ændringer gennemføres, inden egenfinansieringen tilpasses. Ved angivelse af kontante tilskud skal der skelnes mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentligt lignende tilskud. De ændrede felter bliver markeret med grønt. 7 Hvis du allerede fra start har tilrettet udgifterne og finansieringen så de stemmer overens, vil budgettallene kun være sorte. 61

Budgetforslag 7.3.6 Tilpasning af egenfinansiering Egenfinansieringen er de udgifter, som kontraktansvarlig partner og projektets øvrige økonomiske partnere selv finansierer, for at projektbudgettet er fuldt finansieret. Størrelsen af den samlede nødvendige egenfinansiering beregnes på baggrund af de tidligere anførte finansieringsposter. Derfor er det vigtigt, at egenfinansieringen er det sidste, der tilpasses i det nye budgetforslag. Når du angiver egenfinansieringen skal du skelne mellem statslig, regional, kommunal, privat og offentlig lignende egenfinansiering. I nedenstående eksempel er der ændret i udgifterne på konto 220 og 230 i perioden 2017-2. De ændrede celler er markeret med grønt. Ændringerne i udgifterne medfører, at egenfinansieringen også skal tilpasses. Dette kan ses, da de pågældende budgettal for egenfinansieringen er markeret med blå skrifttype. På kontolinjen for konto 530 Egenfinansiering beregnet skal fordeles nedenfor kan du se, hvor meget egenfinansiering i alt skal udgøre for den pågældende periode. Det vil sige, at den budgetterede egenfinansiering skal svare til dette beløb. I eksemplet har ændringerne medført, at egenfinansieringen i perioden 2017-2 skal være 988.400,00 kr. På kontolinjen for konto 539 I alt kan du se, hvor meget egenfinansiering, der foreløbigt er budgetteret med i perioden. I dette eksempel er der foreløbigt budgetteret med 846.800,00 kr. i perioden 2017-2. Før at valideringen er korrekt, skal kontolinjerne Egenfinansiering beregnet - skal fordeles nedenfor og I alt budgetteres med samme beløb. 62

Budgetforslag I dette eksempel fordeles egenfinansieringen i perioden 2017-2 med 91.600,00 kr. på privat egenfinansiering og 50.000,00 kr. på offentlig lignende egenfinansiering. Når valideringen er korrekt (Konto 530 = konto 539), vil de må blå budgettal blive ændret til sorte. 7.3.7 Redegørelse for ændringer Når du laver ændringer i budgetforslaget, skal ændringerne altid tilknyttes en note med en redegørelse for de enkelte ændringer. Noterne med redegørelserne tilføjes i PRV, og bliver dermed en del af budgetforslaget, der indsendes til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. Hver gang du laver en ændring på en konto, vil der fremkomme en lille rød blyant. Når du trykker på blyanten (i redigeringstilstand) fremkommer en note-boks, hvori du skal skrive redegørelsen for ændringen på den pågældende konto. Bemærk at noten skal udfyldes for hver konto, der ændres i budgetforslaget. Med hensyn til redegørelsen for ændringer i projektets slutdato henvises til afsnit 7.3.1 Skift slutdato. Noten kan kun udfyldes, når budgetforslaget er i redigeringstilstand. Når noten er udfyldt med en redegørelse for ændringen, vil knappen Anvend blive aktiveret, og du er nu klar til at registrere den udfyldte note. 63

Budgetforslag Når du trykker på knappen Anvend, kommer du tilbage til budgetforslagets hovedside, og du vil nu se, at den lille røde blyant har ændret farve til grøn. Husk at gemme dine ændringer ved at trykke på knappen Gem. Hvis du laver ændringer i budgetforslaget, efter at noterne er udfyldt, vil blyanten på de ændrede konti skifte farve fra grøn til gul. Den gule blyant betyder, at du igen skal forholde dig til redegørelsen i den pågældende note. Selvom de nye ændringer ikke resulterer i, at notens redegørelse skal ændres, skal du fortsat trykke på den gule blyant og godkende din tidligere redegørelse på ny, ved at trykke på knappen Anvend. Husk at gemme dine ændringer ved at trykke på knappen Gem. NB! Du skal ikke indsende budgetforslaget, før alle noterne til de pågældende ændringer er udfyldt, og blyanterne er blevet grønne. 64

Budgetforslag 7.3.8 Valider (Valideringsrapport) Når du er færdig med at udarbejde projektets nye budgetforslag, skal du hente en oversigt over valideringsfejlene (Valideringsrapporten). Bemærk, at dine ændringer skal være gemt, inden du kan hente valideringsrapporten, jf. afsnit 7.2.3 Gem. Du validerer projektets budgetforslag ved at trykke på knappen Validering. Hvis du forsøger at trykke på knappen Validering, inden du har gemt dine ændringer, vil du modtage følgende valideringsboks. Du skal herefter trykke på knappen Tilbage og gemme dine ændringer og gennemføre en ny validering. Når du har trykket på knappen Validering, bliver projektets budgetforslag valideret for fejl, og der vil blive dannet en valideringsrapport. Felter Nr. Navn Typen Beskrivelse Periode Beløb Beskrivelse Kontonummer med den registrerede fejl eller advarsel. Navn på det pågældende kontonummer. Fejltypen er opdelt i to kategorier, jf. nærmere beskrivelse nedenfor. En beskrivelse af den pågældende fejl eller advarsel. Perioden, hvor fejlen eller advarslen er konstateret. Det budgetterede beløb for den pågældende periode, hvor fejlen eller advarslen er registreret. Valideringsrapportens bemærkninger er opdelt i to kategorier: 1. Fejl alle fejl skal rettes, før budgettet kan indsendes. 2. Advarsler som advarer om, at budgetforslaget indeholder unormale (men ikke blokerende) fejl. Du må som udgangspunkt gerne indsende et budgetforslag med advarsler, men du skal være opmærksom på, at styrelsen i så fald ofte vil efterspørge yderligere redegørelser. 65

Budgetforslag Eksempel på advarsel i en valideringsrapport: Et typisk eksempel er manglende overholdelse af akkumulerende beregninger, jf. afsnit 7.2.5 Akkumuleret/ikkeakkumuleret. I visse tilfælde kan det give mening at ønske budgetændringer med sådanne uoverensstemmelser, men projektet skal være opmærksom på, at der skal være en god begrundelse for ønske om sådanne ændringer. For at rette fejl og advarsler skal du trykke på knappen Tilbage i valideringsrapporten, hvorefter du kommer tilbage til budgetforslaget. Her vil du ligeledes kunne identificere de forskellige fejl og advarsler, i form af de forskellige farvemarkeringer i budgetforslaget. En oversigt over de forskellige farvemarkeringer af fejl og advarsler i budgetforslaget: Farve Type Beskrivelse Fejl Du mangler at udfylde noten Fejl Du mangler at udfylde noten Advarsel Fejl Den ønskede budgetændring stemmer ikke overens med reglerne for akkumulerede budgetter, idet den pågældende værdi falder i forhold til perioden før. Kontroller om værdien er korrekt i forhold til de ønskede ændringer, og tilføj gerne en bemærkning i noten, hvis den faldende værdi fastholdes. Den ønskede budgetændring har medført en uoverensstemmelse i fordelingen af projektets finansiering (fejl i modkonti). Fejlen er ikke opdelt på en enkelt konto, men en yderligere specifikation kan findes, hvis du trykker på knappen Tjek valideringsfejl, jf. afsnit 7.3.8.1 Tjek valideringsfejl. Når alle fejl i valideringsrapporten er rettet i budgetforslaget, er projektets budgetforslag klar til at blive indsendt til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. 66

Budgetforslag Eksempel på valideringsrapport uden fejl og advarsler: Eksempel på valideringsrapport uden fejl, men med advarsler: Når valideringsrapporten ikke indeholder fejl, er budgetforslaget inklusiv valideringsrapporten klar til at blive indsendt til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen, jf. afsnit 7.3.9 Eksporter til Excel og indsend budgetforslag. 7.3.8.1 Tjek valideringsfejl Hvis valideringsrapporten indeholder fejltypen Fejl i modkonti, betyder det, at der er uoverensstemmelse mellem finansieringen og de udgifter, der er indsat i budgetforslaget. Du skal altid sikre dig, at finansieringen stemmer med de udgifter, som er indsat i budgetforslaget. Udover valideringsrapportens bemærkning om fejl, kan du endvidere se, at der er uoverensstemmelse med udgifterne og finansieringen, da de relevante finansieringskonti vil blive markeret med blå skrifttype. Du kan hente en oversigt over valideringsfejlene i projektets finansiering, ved at trykke på knappen Tjek valideringsfejl. Denne knap er både tilgængelig i redigeringstilstand og ikke-redigeringstilstand. 67

Budgetforslag Når du trykker på knappen Tjek valideringsfejl, fremkommer nedenstående boks: Ved at trykke på krydset ud for den pågældende periode, hvor PRV har konstateret en uoverensstemmelse i projektets finansiering, vil du få en yderligere specifikation over valideringsfejlene i finansieringen. Valideringsfejlen skal rettes i egenfinansieringen. Valideringsfejlen skal rettes i perioden 2017-2. Valideringsfejlen er opstået, fordi der er indsat 11.800,00 kr. for lidt på den fordelte egenfinansiering i forhold til den samlede beregnede egenfinansiering. For at få valideringen til at stemme, skal de 11.800,00 kr. fordeles på de respektive egenfinansieringskonti, så den samlede egenfinansiering herefter udgør 2.805.600,00 kr. 7.3.9 Eksporter til Excel og indsend budgetforslag Når du er færdig med at udarbejde det endelige budgetforslag, og valideringsrapporten, jf. afsnit 7.3.8 Valider (Valideringsrapport), ikke indeholder fejl, er budgetforslaget klart til at blive indsendt til projektets sagsbehandler hos Erhvervsstyrelsen. Når du trykker på knappen Eksporter til Excel, åbnes projektets budgetforslag i Excel. Alternativt vil filen blive hentet ned på din computer, og du skal åbne den manuelt ved at trykke på den hentede fil. 68

Budgetforslag Eksempel på Excel-version: Bemærk, at der ikke er lagt regnefunktioner ind i Excel-versionen. NB: Excel-versionen er alene et visningsredskab, som nu udgør det endelige budgetforslag, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen. Du må derfor ikke foretage ændringer i Excel-versionen, da disse ændringer IKKE gemmes i PRV. Indsend budgetforslag og valideringsrapport til Erhvervsstyrelsen: Erhvervsstyrelsen anbefaler at du fremsender budgetforslaget i en e-mail med emnet: Budgetforslag indsendt projektets journalnummer og vedhæfter følgende to dokumenter: Budgetforslaget i den endelige Excel-version. Valideringsrapporten uden fejl. E-mailen skal sendes til projektets sagsbehandler. Herefter behandler projektets sagsbehandler dit nye budgetforslag. Hvis sagsbehandleren har brug for yderligere oplysninger, vil du blive kontaktet, med henblik på afklaring heraf. For yderligere vejledning til, hvordan du danner en version af valideringsrapporten, som du kan fremsende, henvises til afsnit 7.3.9.1 Vejledning til udklip af valideringsrapport uden valideringsfejl. NB! Indsendte budgetforslag er først godkendt, når Erhvervsstyrelsen giver meddelelse herom til projektet. 69

Budgetforslag 7.3.9.1 Vejledning til udklip af valideringsrapport uden valideringsfejl Du skal klikke på menuen Start der findes i skærmens nederste venstre hjørne: Du finder klippeværktøjet således: - Marker søgefeltet - Indtast klippeværktøj i søgefeltet - Højreklik på Klippeværktøj i søgeresultatet - Vælg Fastgør til menuen Start Du kan med fordel højreklikker på Klippeværktøjet og vælge Fastgør til menuen Start og/eller Fastgør til proceslinje, hvorefter værktøjet vil blive lettere og hurtigere tilgængeligt. Du aktiverer herefter klippeværktøjet, mens du befinder dig i valideringsrapporten, ved at klikke på den lille saks, hvorefter der åbnes en dialogboks og skærmen bliver grå. 70

Budgetforslag Musens markør ændrer udseende til et plustegn, og med dette plustegn vælger du det ene hjørne af området, der skal markeres og trykker på venstre museknap. Mens du holder venstre museknap nede, trækker du markøren hen over det ønskede område. Når musen slippes, åbnes en ny dialogboks med det markerede og kopierede område. Nu kan du åbne et word-dokument og sætte det markerede område ind (Ctrl. + V). 7.4 Vejledning Ved at trykke på knappen Vejledning hentes denne vejledning i en pdf-fil. 71