Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 1 Menighedsrådsmøde tirsdag den 20. januar 2015 kl. 19.00 i menighedslokalerne, salen Dagsordenstekst: Tilstede Protokollat: Inge Kjær Andersen (IKA), Karin Knudsen (KK), Jens Ove Andersen (JOA), Janni Lund Jensen (JLJ), Ulrik Vesterbæk (UV), Lars E. Thomsen (LET), Søren Ulrik (SU), Lærke R. K. Eriksen (LRKE), Annette Kassow (AK), Søren Dalsgaard (SD), Jørgen Harritsø (JH) Pia Skov (PS) sekretær 1. Fraværende Godkendelse af dagsorden. Inger Lis Krarup, Pia Fischer og Jens Ove Andersen indtil kl. ca. 20 Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af pkt. 3a. 2. 3. Formandens status siden sidst: a) Organistvikar, Jonas Skov Thomsen, låner i en tidsbegrænset periode et lokale i sognegården mandag eller torsdag, til undervisning af et praktik kor. Udlånet starter i slutningen af februar/starten af marts 2015. b) Aflysning af Nytårskur. c) Dialog med Rasmus Graversen om parkering. En kort præsentation af den nye hjemmeside m.m. ved Søren Ulrik og Pia Skov. Formanden gav en kort status på de nævnte punkter, herunder postlisten. a) Er pt. ikke aktuelt. b) Formanden foreslår at punktet udsættes til førstkommende møde. KK foreslår et fællesmøde mellem MR og personalet. Dette drøftes ligeledes på næste MR-møde. c) IKA orienterede kort om sagen, der nu er afsluttet. SU og PBS præsenterede kort den nye hjemmeside www.hansegede.dk og der var stor tilfredshed med resultatet.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 2 Punkter til beslutning: 3.a Ændrede åbningstider på kirkekontoret JLJ indstiller til MR at åbningstiden om mandagen ændres til kl. 9-13 samt kl. 15.30-17 pr. 1. februar 2015 MR tiltræder kontaktpersonens indstilling. 4. På lukket dagsorden Der henvises til den lukkede dagsorden. 5. På lukket dagsorden Der henvises til den lukkede dagsorden. 6. Etablering af minikonfirmandundervisning ved Søren Dalsgaard. Udgangspunkt, omfang og form samt forløbets tidsmæssige placering. SD har aftalt møde med ledelsen fra Seminarieskolen vedr. minikonfirmandundervisningen. MR beslutter at SD arbejder videre med planlægningen af minikonfirmandundervisningen i sognet. Samarbejdet med skoleledelser. Minikonfirmandundervisning, som en del af provstiprojektet, og orientering om møde med Benny Vindelev, som projektleder. Det indstilles, at der træffes beslutning om fremtidig minikonfirmandundervisning ved kirken. 7. 2. Pinsedags gudstjeneste ved Søren Dalsgaard. 2. Pinsedags gudstjenesten er en fælles, evt. økumenisk gudstjeneste i provstiet. Det indstilles, at det besluttes, om Hans Egedes kirke skal aflyse egen gudstjeneste og deltage i den fælles gudstjeneste på Gammel Torv. MR beslutter at deltage i 2015 og aflyser egen gudstjeneste 2. pinsedag. HEK stiller med det personale der svarer til afholdelse af egen gudstjeneste. Fremtidig deltagelse drøftes igen på et senere MRmøde.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 3 8. Opsamling på visionsdag ved Inge Kjær Andersen. Udsættes til næste møde. Samling og evaluering af visionsdagene. Næste skridt? Det indstilles, at visionsdagene evalueres og eventuelle næste skridt aftales. 9. Udpegning af interessentgruppe ift. den kommende letbane ved Ulrik Vesterbæk. Der nedsættes et udvalg bestående af LET, UV, og SU. Det indstilles, at der udpeges en interessentgruppe. 10. Beretning til menighedsmødet ved Inge Kjær Andersen. MR godkender beretningen. Alle udvalgsformænd og personer med enkelt poster har fremsendt deres bidrag og formanden har forsøgt at sammenskrive. Det indstilles, at beretningen godkendes. Bilag 1. Punkt til debat 11. Menighedsrådets arbejdsform. Udsættes til næste møde. Punktet er udsat fra sidste møde. 12. Punkter til orientering Nyt fra kasserer, kirkeværge og kontaktperson/personaleleder Kasserer: Årsregnskabet for 2014 skal færdiggøres på grund af ændringerne på kordegnekontoret, undersøges der forskellige måder, hvorpå opgaven kan blive løst.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 4 Kontaktperson/personaleleder: I henhold til indgået driftsaftale, skal pc-udstyr udskiftes, når det er 3 år gammelt. Den ene af kirkekontorets PC ere udskiftes i den forbindelse i januar 2015. Der har været tyveri i sognegården den 8. december 2014. Tyveriet er anmeldt og der er fremsendt skadesanmeldelse til Forsikringsenheden. I slutningen af december 2014, indgav Betina Tidemann Jensen sin opsigelse. Hun stopper med udgangen af januar 2015. 13. Nyt fra udvalg Kirkeudvalg: Næste møde i udvalget er den 22. januar 2015, hvor det bl.a. skal drøftes, hvordan de opgaver, der har måttet vente på grund af byggeriet, bliver løst. Byggeudvalg: Byggeriet er gået ind i den afsluttende fase, hvor de sidste leverancer kommer på plads: Udvendige trapper forventes færdige i uge 2 Skur forventes færdigt i uge 2 Belægning ved skur forventes færdigt i uge 3 Låge til have vil blive opsat, når belægningen er færdig i uge 3 Reparation af gulv på organistkontor (pga. vandskade) bliver repareret i uge 2 Radiatorer på 1. etage opsættes i uge 2 AV-udstyr monteres i uge 3, 4 og 5 IT udstyr monteres i uge 3, 4 og 5 Borde og stole bliver leveret senest den 3. februar 2015 Kirketjenerne er flyttet ind på deres nye kontor. Organistens tilbageflytning afventer, at gulvet bliver repareret pga. vandskade. Opsætning af ekstra gipsloft på kordegnekontoret venter til et tidspunkt i foråret, hvor det passer ind i kordegnenes planer, f.eks. i forbindelse med ferie.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 5 Den 7. januar 2015 blev der afholdt afleveringsforretning på byggeriet med deltagelse af byggeudvalget, rådgivere, ingeniører, HP Byg samt håndværkerne. Byggeudvalget havde forinden fremsendt en liste over konstaterede mangler. Den endelige mangelliste blev på 13 sider, mange punkter vedrørte malerarbejdet. Det er aftalt, at alle mangler skal være udbedret senest den 1. februar 2015. Byggeudvalget har besluttet, at udsætte indvielsen af de nye lokaler, til at alle leverancer er udført og alle mangler er udbedret dato er endnu ikke fastsat. 14. Nyt fra præster Søren Dalsgaard: Der ønskes en drøftelse med kirkeudvalget om reparation af den grønne messehagel. 15. Nyt fra medarbejdere Jørgen Harritsø informerer om medarbejdernes drøftelser vedrørende medarbejdernes deltagelse i udvalg. MR tager personalets input til efterretning. Kommunikationsudvalget tager en drøftelse heraf på det konstituerende møde. 16. Eventuelt Velkomstgudstjeneste for den grønlandske præst Oline Bertelsen den 8/2. 17. Næste møde: 26. februar 2015 Jens Ove og Janni er kirkeværter.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 6 Efterretningssager jf. pkt. 1.: Postliste mail eller brev 1. Referat fra møde om afvikling af fælles gudstjeneste 2. Pinsedag 2015 på Gammel Torv næste planlægningsmøde afholdes tirsdag den 24. februar 2015. kl. 12:00 i Vesterkær Kirke. 2. Kirkens Korshær: Tak for bidrag til uddeling af julehjælp i 2014. 3. Julekort fra Litteraturkredsen med tak for lån af lokaler. 4. Julekort fra Brøgger Arkitekter. 5. Sognepræst Ejnar Grønlund tak for vingave ifm. torvegudstjenesten fredag den 28/1114. 6. 7. 8. 9. Invitationer (kan ses på DAB) 1. Distriktsforeningen for Aalborg Budolfi Provsti: Generalforsamling den 10. marts 2015 kl. 18:00 i Margrethe Kirken der er ikke udsendt en formel invitation, datoen for generalforsamlingen fremgår af det sidst udsendte referat. 2. 3.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 20. januar 2015 Side 7 Aalborg den 20. januar 2015 Inge Kjær Andersen Ulrik Vesterbæk Karin Knudsen Jens Ove Andersen Inger Lis Lind Krarup Janni Lund Jensen Lars E. Thomsen Pia Fischer Søren Ulrik Lærke Rose Kamp Eriksen Annette Kassow Søren Dalsgaard Jørgen Harritsø