AFVIKLINGER MED PANEL TILKNYTNING I TRIVSELMETER SPECIAL GUIDE TIL TRIVSELMETER UDARBEJDET AF INTERRESEARCH A S FEBRUAR 2010
INDHOLDSFORTEGNELSE _Toc254176343 Panelundersøgelser og baggrundsdata... 3 Paneltilknytning til papirspørgeskema... 3 Paneltilknytning til papir instuktion... 4 Kombineret afvikling... 5 Afvikling til kopier af skemaet... 6 Problemer ved afvikling med kopier... 6 Kombineret afvikling til samme skema... 6 1. Opbygning af panelet... 6 2. Afvikling af panelet til fil... 6 3. Afvikling til papirskema... 7 4. Afvikling til E mail... 7 5. Afvikling til papirinstruktion... 7 Rykkere... 7 Tilføjelse af nye respondenter... 8 Rettelse af respondent... 8 Fjern respondenter fra undersøgelsen... 8 OBS Forsigtighed!... 9 2
PANELUNDERSØGELSER OG BAGGRUNDSDATA Når man i Trivselmeter vil invitere sine respondenter til at deltage i en undersøglse ved at sende dem en e mailinvitation, skal man først oprette et panel. Panelet er en samling af informationer om respondenterne. Den eneste obligatoriske information, du skal have i panelet om respondenterne, er deres e mailadresse. Uden e mailadresser ingen e mail. Ud over e mailadressen indeholder panelet ofte en række andre informationer om respondenterne. Det er informationer, som er relevante i forhold til undersøgelsen, og som du kender i forvejen. Det kan være informationer som: Respondentens navn så kan e mailinvitationen indledes med Kære, efterfulgt af respondentens navn. Desuden sammenknyttes et respondentsvar, når det indkommer, med informationerne i panelet om respondenten navnet gør det nemmere at genkende respondentens besvarelse. Informationer om respondentens placering. Ved en intern undersøgelse i en organisation, vil man f.eks. have informationer om hvilken hovedafdeling og underafdeling en respondent er placeret i. Har man disse informationer i panelet, vil man senere når besvarelserne skal analyseres kunne trække filterrapporter på dem. I eksemplet vil det være muligt at trække særskilte filterrapporter på såvel de enkelte hovedafdelinger som de enkelte afdelinger (hvis der altså er et panelflet for hovedafdeling og et andet for underafdeling). (det er dog muligt, om end på en ret besværlig måde at få lavet denne filterrapport 1 ). Opgives alderen som alder i år eller fødeår, vil man senere kunne trække en filterrapport for dem på lige præcis 30 eller lige præcis 57 mens det ikke vil være muligt (på en nem måde 1 ) at trække en filterrapport på respondenterne i en bestemt aldersgruppe, og ofte er det netop aldersgrupper, man vil være interesseret i at trække rapporter på. Er dette tilfældet, skal man i panelet anvende aldersgrupper: f.eks. 18 25 og ikke 20 eller 21. PANELTILKNYTNING TIL PAPIRSPØRGESKEMA Papirspørgeskemaer kan ikke anvendes i anonyme undersøgelser. Trivselmeter giver ikke umiddelbart mulighed for at tilknytte et panel til afvikling via papirspørgeskema. Man kan dog få tilknyttet et panel til papirspørgeskemaet på følgende måde: 1. Opret et panel, hvor respondenterne har fiktive e mailadresse. Panelredigeringen kræver at alle respondenter har en e mail adresse. Den fiktive adresse kan være en eksisterende adresse, du bruger til formålet, eller det kan være en ikke eksisterende adresse som f.eks: dummy@dummy.dk: Andre almindelige eksempler på ofte anvendte forhåndsoplysning er: leder, køn, alder og anciennitet. Panelinformationer om respondenterne kaldes også for baggrundsdata altså de data, man har om respondenterne i forvejen (og derfor ikke behøver spørge om i selve spørgeskemaet). Hvis baggrundsdata skal kunne bruges til filtrering (eller krydstabulering), er det vigtigt at sørge for, at opdele dem i få ensartede kategorier. Opbygger man et panel, hvor feltet Køn for forskellige respondenter angives så forskelligt som for eksempel Mand, mand, Kvinde, kvinde; F, M eller Q så vil der kunne trækkes en filterrapport på hele 7 forskellig køn (en for hver af disse angivelser) mens det ikke vil være muligt at trække en samlet filterrapport for alle han eller hunkønsvæsener, hvilket normalt er, hvad man vil være interesseret i. 1 Ved at eksportere til et Excelark og sortere i arket, har man dog mulighed for at finde de respondent id, som skal filtreres ud. Disse kan man copy paste til indstillinger af en filterrapport, hvor man filterer på user id. Det er svært, fordi man først skal gætte sig til hvilke af de 7 numre, en respondent har tilknyttet som køn, der betyder mand, og hvilke, der betyder kvinde. 3
Læg mærke til, at det er nødvendigt at fjerne fluebenet ved Kontroller for dubletter for at få panelredigering til at acceptere dette panel. 2. Når panelet er oprettet, kan du tilknytte det til dit skema ved at afvikle til panel men i stedet for at sende invitationerne ud via e mails (til de fiktive e mail adresser), kan du få invitationerne skrevet ud i en fil. Det gør du ved i Afvikling via panel, at sætte et flueben ved Tilføj en fil med alle e mail invitationerne. Når besvarelserne fra spørgeskemaet er registreret, vil du nu være i stand til at trække rapporter indeholdende baggrundsdata bl.a. filtrering på baggrundsfelter som Hovedafdeling i eksemplet. PANELTILKNYTNING TIL PAPIR INSTUKTION Papir instruktioner med paneltilknytning er kun egnet til ikke anonyme undersøgelser. Hvis instruktionen skal bruges med paneltilknytning, skal man vide hvem der får hver enkelt instruktion. Det betyder at man har mulighed for at gemme en kopi at respondentens kode og dermed får adgang til besvarelsen. Dette bør ikke ske i en anonym undersøgelse. Ligesom med papirspørgeskemaet, er der ikke umiddelbart mulighed for at vælge en paneltilknytning, når man afvikler sit skema til papirinstruktion. Også her har man mulighed for at oprette et panel, hvor respondenterne tildeles en fiktiv e mail adresse: Der sendes altså ingen e mails ud; men baggrundsdata fra panelet tilknyttes spørgeskemaet. Og det betyder, at når du registrerer svar fra et papirspørgeskema ved at klikke på skemaet og vælge Åbn som og angive et bestemt id nummer så knyttes besvarelsen sammen med baggrundsdata for den respondent i panelet, som har den placering i panelet, som id nummeret angiver. Registrer du på id nummer 1, vil det være den første resondent fra panelet, f.eks. Det betyder, at når du afvikler til papirspørgeskema, skal du sørge for, at alle papirspørgeskemaer er påtrykt et individuelt id nummer og du skal sørge for, at respondenterne får det rigtige spørgeskema (første respondent fra panelet skal have skemaet med id=1, anden respondent skemaet med id=2 osv). Når panelet er oprettet, kan skemaet afvikles til panel, hvor e mailinvitationerne skrives til en tekstfil i stedet for at sendes ud til de fiktive mailadresser: Har du mange respondenter, vil dette være svært at holde styr på. Her kan du evt oprette et spørgeskema i Word, som du herefter fletter sammen med en Excel fil, hvor du har dine respondenter for panelet angivet med f.eks. id nummer og navn så er du sikker på at det er den rigtige respondent, der får et bestemt spørgeskema. 4
E mailinvitationens indhold kan ændres, så den fungerer som papirinstruktion, hvor der yderligere er mulighed for nemt at få tilføjet respondentens navn fra panelet: Når du er færdig med at afvikle til filen, kan du åbne den dannede fil, gemme den på din disk og åbne den i Word. I Word kan du i en søg/erstat erstatte alle forekomster af tegnene XXXXXX med sideskift (i Word har sideskift koden ^m (i søg/erstat dialogboksen klikker du på Special og vælger Manuelt sideskift, eller du indsætter selv koden ^m). Instruktionerne er nu klar til at blive udskrevet. Når respondenterne har udfyldt deres skemaer, vil deres svar være tilknyttet deres respektive baggrundsdata. Vær opmærksom på, at denne afviklingsform ikke vil kunne gennemføres, hvis der er tale om en anonym undersøgelse. Ved anonyme undersøgelser har du ikke mulighed for at udskrive en fil med e mailinvitationer; og det ville heller ikke være hensigtsmæssigt, hvis du kunne du ville dermed have koder til at gå ind og læse i respondenternes individuelle besvarelser. Nederst i mailteksten skal du angive nogle tegn, som du kan bruge til sendere at adskille de enkelte instuktioner med sideskift. Du kan f.eks. Skrive XXXXXX efterfulgt af et linjeskift: KOMBINERET AFVIKLING En kombineret afvikling egner sig ikke til anonyme undersøgelser. Papirspørgeskemaer og papirinstruktioner med påtegnet identifikation på respondenten sådan som det er nødvendigt for at sørge for paneltilknytning vil kunne misbruges og overholder ikke kravene til anonymitet. I mange undersøgelser har man brug for at kunne invitere respondenterne på alle tre forskellig måde: nogle respondenter nås nemmest via en e mailinvitation, mens andre enten ikke har en e mailadresse, eller den er ikke kendt. 5
Disse respondenter skal enten have en papirinstruktion eller et papirspørgeskema. Papirinstruktionen vil være at foretrække, hvis respondenten har adgang til en computer: ved denne afviklingsform indtaster respondenten nemlig selv sin besvarelse, og undersøger sparer derfor en arbejdsgang. Respondenter, som ikke har adgang til en computer (eller som ikke kan bruge én) skal have et papirspørgeskema. Spørgsmålet er nu, hvordan man afvikler til alle tre grupper af deltagere og tilknytter ensartede baggrundsdata til alle grupper. AFVIKLING TIL KOPIER AF SKEMAET Den simpleste og mest overskuelig måde, er at bruge tre kopier af spørgeskemaet og tre forskellige paneler: et til hver gruppe. Herefter afvikles adskilt til de tre grupper, hvor hver afvikling tilknyttes sit særlige panel efter opskrifterne i de foregående afsnit. Når undersøgelsen er afsluttet kan de tre skemaers besvarelser lægges samme Trivselmeter indeholder en sammenlægningsfunktion, som kan lægge besvarelser fra forskellige spørgeskemaer sammen på et helt nyt skema (klik på et skema, vælg Besvarelser > Sammenlægning for at komme til den wizard, som skal anvendes). Fritekst skal som sagt være valgt for alle panelfelt, hvis baggrundsdata skal komme med i sammenlægningen, og dette skal være gjort inden afviklingen. Panelerne kan nemt indstilles, så alle felter er fritekster; men det har desværre den uønskede bivirkning, at man ikke (nemt) kan danne filterrapporter på felterne. Det betyder, at der ikke på en nem måde kan trækkes filterrapporter på f.eks. afdeling. Man vil dog stadig have den mulighed, at man kan trække en Excel eksport af besvarelserne, sortere regnearket på den kolonne, hvoraf afdelingsnavnet fremgår. På denne måde vil man kunne finde frem til alle respondent ids fra f.eks. en bestemt afdeling herefter vil man kunne trække en rapport med præcis disse respondent ids ved at vælge Filter > Filtrering på user id (knappen Søg vil åbne et vindue, som man kan paste respondent id s fra Excel arket). KOMBINERET AFVIKLING TIL SAMME SKEMA Alternativt kan du afvikle til de tre afviklingsformer, hvis du holder grundigt styr på rækkefølgen og antallet af dine respondenter for hver af de tre kategorier. Her er en opskrift på, hvordan du kan gøre det: 1. OPBYGNING AF PANELET Du skal starte med at oprette et panel med alle dine respondenter, hvor du opdeler i tre grupper: PROBLEMER VED AFVIKLING MED KOPIER Desværre er der en bagside ved denne strategi: for at kunne lægge svar fra forskellige kopier sammen OG få baggrundsdata fra panelet med, skal alle panelfelter være defineret som fritekster. Det er en indstilling, som foretages i panelredigering: Først kommer alle respondenter, der skal have et papirspørgeskema. Du sørger for at de får samme fiktive mailadresse (f.eks. papirskema@dummy.dk), og du tæller op, hvormange du har af dem (før evt. et regneark med alle respondenter i dette vil du nemt kunne aflæse den enkeltes respondent id som rækkenummeret). Dernæst respondenter, som skal have papirinstruktion giv også disse samme fiktive e mail (f.eks. instruktion@dummy.dk). Til sidst alle respondenter, som skal have e mailinvitation denne gang med rigtige e mailadresser. Ud for alle panel felter (undtagen de to første) er der en dropdown boks, hvor Spørgsmålstype for panelfeltet kan angives den er forvalgt til Enkelt svar, men dette kan ændres til Fritekst. 2. AFVIKLING AF PANELET TIL FIL Når panelet er oprettet, afvikler du dit skema til panelet men skriver invitationerne ud til en fil. Filen skal du ikke umiddelbart bruge til noget; men panelet er nu blevet knyttet til skemaet, og skemaet er nu parat til at 6
koble besvarelser sammen med baggrundsdata ud fra de respondent id, som de forskellige respondenter har. 3. AFVIKLING TIL PAPIRSKEMA Så afvikler du til papirspørgeskema. Her kan du vælge at få oprettet skemaer til det antal respondenter du har, som skal have papirskema, og du kan vælge at få påtrykt unikke responden id s på hvert skema herefter vil det være vigtigt, at du sørger for at det er den rigtige respondent, der får et bestemt skema at skemaet med nummer 10 påtrykt f.eks. bliver afleveret til nr. 10 respondent i dit panel. Alternativt kan du oprette et enkelt skema i Word, og anvende Words flette funktion til at flette respondentinformationer fra panelet ind sammen med et respondent id det kræver, at du har dine paneldata for papirskemamodtagerne i f.eks. en Excel fil, hvor du har tilføjet et felt med respondent id (forløbende numre: 1,2,3 osv). Når skemaerne kommer retur, klikker du på skemaet og vælge Åbn som, angiver respondent id, og får dermed koblet besvarelsen sammen med baggrundsdata for respondenten. Så fortsætter du wizarden, til e mails er blevet udsendt. 5. AFVIKLING TIL PAPIRINSTRUKTION Til sidst afvikler du til papirinstruktion. Som med e mailinvitationerne anvender du panelafvikling og Send til en eller flere respondenter efter eget valg. Blot skal du denne gang sørge for at udskrive invitationerne til en fil. Det er nemt at vælge de rigtige respondenter: de står i rækkefølge, og de har alle e mailadressen instruktion@dummy.dk: 4. AFVIKLING TIL E MAIL Herefter sender du e mail inviationer ud til den sidste gruppe respondenter. I panelafviklings wizard vælger du at sende ud til respondenter efter eget valg: Selve e mailteksten tilpasses, så den fungerer som en papirinstruktion, og du skal sørge for at indsætte en bogstavsekvens, du kan erstatte med sideskift (se s. 4). Denne gang skal e mailinvitationerne ikke skrives ud til en fil. I næste billede får du en oversigt over paneldeltagerne, hvor det vil være rimelig nemt at markere den sidste gruppe respondenter. De vil optræde sidst i listen, og de kommer lige efter en lang række respondenter med e mailadressen instruktion@dummy.dk: Åbn teksten, gem den på din disk og åbn den i Word, hvor du kan indsætte sideskift inden instruktionerne printes ud. RYKKERE Du vil stadig kunne sende rykkere ud til dine e mailrespondenter (fordi Trivselmeter holder øje med, hvilke respondenter, der har svaret, og hvilke der ikke har); men det vil nu have den bivirkning, at du får sendt emails ud til en lang række fiktive (og forhåbentlig ikke eksisterende!) e mailadresser ud. Det vil afføde en kaskade af returmails og skulle du være så uheldig at have fundet på en fiktiv adresse, som faktisk findes, kan du blive meget upopulær hos adresseindehaveren. Her kan man evt. i stedet for fiktive adresser vælge 7
mailadresser, som er oprettet til formålet en gmailkonto f.eks. TILFØJELSE AF NYE RESPONDENTER E mailinvitationer: Det vil være nemt at invitere yderligere respondenter, hvis de skal have e mailinvitationer. Her benytter du dig af den sædvanlige fremgangsmåde: du tiføjer den/de respondenter, der mangler, til panelet. Herefter vælger du panelafvikling og vælger Send til rettede/nye respondenter (på baggrund af e mail adresse ændringer i panelet). Her skal du huske, at email teksten er blevet ændret, så den passer til papirinstruktion, og du skal ændre den tilbage til at være en mail invitation. Du kan kopiere standardordlyden fra et skema du lige opretter til lejligheden, og som du går igennem panelafviklingsvizard for eller du kan sørge for at have to word filer liggende: én med e mailteksten, og en med papirinstruktions teksten. Så kan du skifte efter behov. Papirinstruktioner: Skal de nye respondenter have papirinstruktion, kan du følge samme opskrift blot med den ændring, at du afvikler til en fil, og at du ændrer på e mail teksten, så den passer til papirinstruktion, og så du kan indsætte sideskift. Filen skal du printe ud og sende videre til respondenterne. Papirskema: Hvis du tilføjer nye respondenter, som skal have papirskema, skal du først tilføje respondenterne til panelet, og herefter afvikle til panel, hvor du udskriver til fil (en fil som ikke bruges, men de nye respondenter er nu tilknyttet skemaet). Herefter opretter du den/de papirspørgeskemaer, der er brug for, og du sørger for at påtegne unikt respondent id, som passer til de nye respondenters placering i panelet eller du fletter sammen med panelinformationerne og respondent id fra et regneark. Vælger du den sidste mulighed, er du nødt til selv at skrive respondent id på den enkelte respondent ind i regnearket numrene skal være fortløbende, 1, 2, 3 osv. RETTELSE AF RESPONDENT Får du mails retur, fordi respondentens e mailadresse var forkert, kan du være sikker på, at det drejer sig om en respondent, som skal have en e mailinvitation (eller var mailen ikke blevet sendt). FJERN RESPONDENTER FRA UNDERSØGELSEN Det kan ske, at du har fået inviteret deltagere, som ikke skulle have været inviteret (medarbejdere, som er holdt op, f.eks). I en stor undersøgelse kan du vælge at ignorere dette, fordi der formodentlig vil være tale om ret få; men der kan være undersøgelser, hvor det f.eks. er problematisk at dette vil gøre svarprocenten lidt lavere. Det er da muligt at fjerne respondenter fra undersøgelsen på følgende temmelig omstændige måde: Når undersøgelsen er færdig, og alle svar er indkommet, kan du generere en fil med et link for hver panelmedlem et link, som kan bruges til at melde vedkommende medlem ud af undersøgelsen. Disse links skal behandles varsomt, idet man ved at bruge det forkerte link vil komme til at afmelde en forkert respondent. Sådan genererer du denne fil: Klik på dit skema og vælge Afvikling > Vælg afviklingsform > via Panel Klik Næste for at komme til det vindue, hvor du bestiller respondenter. Her lader du valget stå på rykker muligheden (Send til respondenter, der endnu ikke har besvaret spørgeskemaet), og du sætter flueben ved at Tilføje en fil. Klik Næste, og erstat mailteksten med fletkoderne [name]: [unsubscribesurvey] efterfulgt af et linjeskift: Du gør nu det, at du går ind i panel redigering og så retter du e mailadressen. Derefter afvikler du til rettede/nye respondenter, og du sørger for at mailteksten er den rigtige (beregnet til e mails og ikke til instruktioner). 8
respondenterne får tilknyttet det rigtige id nummer. Du kan komme til danne et papirspørgeskema med samme respondent id som en respondent, som får e mail eller instruktions invitation. Hvis det sker, vil respondenter komme ud for, at når de åbner skemaet, så har en anden allerede besvaret det. Samtidig har du ingen mulighed for at finde ud af, hvem der egentlig har afgivet den enkelte besvarelse. Trådene efter sådan en forveksling kan være meget svære at udrede den kombinerede metode kræver derfor stor omhyggelighed. Koden [name] vil indsætte respondentens navn, og koden [unsubscribesurvey] vil danne et link for pågældende respondent, som kan fjerne vedkommende fra undersøgelsen. Klik Næste og Afslut for at danne filen. For at tjekke om respondent id s er de rigtige, kan du have en kopi af dit panel liggende i et regneark her kan du nemt aflæse deres respodent id som det rækkenummer, de optræder i. Når du har printet papirspørgeskemaer eller papirinstruktioner ud, skal du tjekke at det id nummer, de har, svarer til den respondent, du har stående på regnearket. På papirspørgeskemaet drejer det sig om det unikke respondent id, du kan få påtegnet hvert spørgeskema med. I papirinstruktionen drejer det sig om den sidste del af det login, brugeren får (nummeret efter komma): Når filen åbnes, indeholder den en liste over de respondenter, som ikke har svaret, og ud for hver navn et link, som kan bruges til at afmelde dem fra undersøgelsen. For at få fjerne en respondent (vær sikker på, at det er en respondent, som skal fjernes!), copy pastes linket ind i en browser. Der vil komme et vindue, hvor du skal bekræfte, at respondenten skal fjernes : Først når der klikkes Ja bliver respondenten trukket ud af undersøgelsen. OBS FORSIGTIGHED! Når du bruger samme skema og panel til afvikling til tre forskellige grupper, skal du være forsigtig med, at Jo større din undersøgelse er, jo større behov vil du får for at tilføje nye respondenter og dit panel kan blive meget svært at overskue, fordi grupperingen i paneldeltagere i de tre grupper bliver suppleret af nye respondenter. Her er det vigtigt at være meget omhyggeligt, og sørge for at bevare overblikket over, hvem, der skal have hvilken type invitation. Her vil et regneark med dine paneldata være en stor hjælp. Du kan få brug for hjælp til en sådan undersøgelse: du kan altid kontakte supporten og få råd og vejledning i forbindelse med din afvikling og har du brug for mere assistance, er du velkommen til at kontakte Interresearch og få et tilbud på hjælp til f.eks at få din undersøgelse afviklet. 9
10