Brugervejledning Indstillinger og Funktioner Version 1.3 Maj 2014 1
Vær opmærksom på at det ikke er alle funktioner som er tilgængelige og afhænger af hvilket abonnement som der er tilknyttet din konto. Se i nedenstående hvilke funktioner som er tilknyttet til de enkelte abonnementer. Abonnement Basic Basic + Advanced Advanced + Enterprise Enterprise + Pris pr. måned, fast abonnement 0 kr. 35 kr. 45 kr. 75 kr. 99 kr. 199 kr. Antal fakturaer pr. måned inkluderet 50 50 75 100 150 250 Manuelt oprettelse af EAN faktura (indtastning) Fakturering til offentlige virksomheder Fakturering til private virksomheder Oprette og sende PDF Fakturaer pr. e-mail Vedhæftning af underbilag Vedhæft egen PDF Faktura vis som faktura hos modtager Upload PDF Fakturaer som sendes pr. e-mail Søgefunktion - Elektronisk arkiv tilgængeligt - 1 år 2 år 3 år 5 år 5 år Export to Excel/PDF - - Tilknyt flere brugere - - Tilknyt flere virksomheder - - Upload OIOXML/OIOUBL filer (Fakturér via eget økonomisystem) - - Desktop klient (mulighed for auto - - fremsendelse) Auto konvertering af OIOXML filer til OIOUBL - - - - - filer Pris pr. Faktura over 250 pr. måned - - - - - 1,10 kr. *Send faktura som CSV fil som konverteres til - - - - - OIOUBL faktura ** XML 4 Dynamics - - - - - INDSTILLINGER: Ved at trykke på ikonet for indstillinger (efter man er logget på, oppe i højre hjørne), er det muligt at ændre på opsætningen i systemet. Dette er kun muligt for brugere med administrator rollen (den som har oprettet firmaet med den angivne kontaktperson og mail adresse vil automatisk blive oprettet som administrator for firmaet). I det efterfølgende vil de enkelte indstillinger blive gennemgået. Opret bruger Via menupunktet Opret bruger er det muligt at oprette flere brugere i systemet, så disse kan logge på og se tidligere fremsendte fakturaer (afhængig af hvilket abonnement som virksomheden har tegnet). I forbindelse med oprettelse af en bruger er Email og "Fulde navn obligatoriske felter som skal angives før en bruger kan oprettes. Version 1.3 Maj 2014 2
Når en ny bruger er oprettet sender portalen automatisk en mail til brugeren med login informationer. Version 1.3 Maj 2014 3
Opret Firma Det er ligeledes muligt at oprette flere firmaer /Regnskaber såfremt der sendes fakturaer fra flere selskaber. Såfremt selskabet oprettes under et eksisterende firma indgår firmaet som en koncern og vil nedarve det oprindelige firmas registrering omkring rettigheder og abonnement. Det vil være det samlede antal fakturaer i alle sekslaber som vil tælle. På samme måde som når der oprettes firma, skal alle felter foruden EAN nummer og reference kode udfyldes og vores samhandelsbetingelser accepteres. Version 1.3 Maj 2014 4
Rediger Firma Under fanebladet redigér firma er det muligt at ændre adresse samt kontakt person. Skifter firmaet CVR nummer skal i oprette firmaet på nyt via opret firma eller registrere firma på ny. I kan også kontakte support@invoiceportal.dk og aftale nærmere såfremt der er brug for en kundespecifik ordning. Version 1.3 Maj 2014 5
Indstillinger Punktet indstillinger indeholder følgende: Logo: Det er muligt at uploade et logo. Dette logo sendes med EAN fakturaen når denne oprettes via Opret faktura funktionen. Modtager skal dog have sat op i sit modtagelses- system at denne viser logoet. Alle firmaer som anvender Navidoc s modtagelses system vil se logo såfremt der fremsendes logo med filen. Email- Emne tekst: Her angives emne teksten som skal stå i emne feltet i mailen som sendes når fakturaen sendes pr. mail til modtageren. Email: Her angives den tekst som ønskes angivet i mailen som sendes til kunden når fakturaen sendes pr. mail til modtager. Betalingsinformation: Her angives den foretrukne betalingsmåde og betingelser som funktionen opret faktura anvender som default. Bruger Redigér bruger: Det er muligt at ændre alle indstillinger på en bruger foruden dennes mail adresse. Skal mail ændres skal der oprettes en ny bruger i systemet eller kontakt support@invoiceportal.dk. Email: Dette er den email som brugeren er blevet oprettet med under Opret bruger. Dette kan ikke ændres. Fulde navn: Her angives brugerens Navn som denne er oprettet med og dette kan efterfølgende ændres. Initialer: Her angives brugerens initialer som denne er oprettet med og dette kan efterfølgende ændres. Dato/Tal Formatering: Her vælges hvilken formatering brugeren ønsker at anvende. Dette slår igennem på søgning på dato feltet og under Opret faktura på dato og tal felter. Telefon: Her indtastes telefon nummer på brugeren Status: En bruger kan de-aktiveres når denne ikke længere skal have adgang til portalen. Version 1.3 Maj 2014 6
Brugerrettigheder: Administrator: Som administrator har man adgang til indstillingerne. Kan uploade: Såfremt en bruger har rettigheder til Kan uploade vil denne kunne se menupunktet Upload filer og kunne uploade filerne manuelt samt sende filerne gennem DesktopKlienten. Kan oprette faktura manuelt: Denne rettighed giver brugeren mulighed for at anvende funktionen Opret faktura, ellers er dette menupunkt skjult for brugeren. Opdater i alle selskaber: Såfremt der er oprettet flere firmaer hvor brugeren er oprettet, er det muligt at opdatere rettighederne i alle firmaer på en gang. Søge filter: Under søge filter er det muligt at angive, hvilke kunder brugeren skal have mulighed for at søge fakturaer på. Det er muligt at give fuld søge adgang eller udvælge bestemte kunder. Søge funktion/arkiv I søge billedet er det ligeledes muligt at: Se alle fakturaer som er sendt Hvem som har sendt fakturaen, hvornår og status på denne Type: Dvs. er det en faktura eller kreditnota Up dato: Dato for fremsendelse Up nr.: Nr. for fremsendelsen Up Type: Hvordan fremsendelse er sket dvs. enten via web, manuelt eller klient Filnavn: navn på filen som er sendt Det er muligt at søge på flere kriterier: Fra: Her kan enten vælges en bestemt kunde eller ALLE kunder Version 1.3 Maj 2014 7
I: I dette felt kan vælges flere kriterier, herunder om man ønsker at søge på fakturanummer, upload nr., status mv. Fra: Her angives dato interval man ønsker at søge på og samtidig om dato er på baggrund af upload dato eller fakturadato. Når en faktura er fundet er det muligt at åbne denne så denne vises på skærmen, hvorefter det er muligt at gemme fakturaen som pdf, samt gensende fakturaen hvis der er behov for dette. På de modtagere som sender en kvittering tilbage, er det ligeledes muligt at gemme denne leverance kvittering. Version 1.3 Maj 2014 8