Tilbudsindhentning Madservice til Solrød Kommune 1
Indhold 1. Om udbuddet... 3 1.1. Indledning... 3 1.2 Udbudsform... 3 1.3 Fritvalgsydelse... 3 1.4 Beskrivelse af rammeaftalen... 4 2. Virksomhedsoverdragelse... 4 3. Ordregivende myndighed og kontaktperson:... 5 4. Kontraktperiode og optioner... 5 5. Form- og procedurekrav... 5 5.1 Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse... 5 5.2 Tilbudsfrist... 6 5.3 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 6 5.4 Ejendomsret... 6 5.5 Vedståelsesfrist... 6 6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold... 6 6.1 Udbudsmaterialet... 6 6.2 Tilbudets opbygning... 6 6.3 Forbehold... 7 6.4 Alternative tilbud... 7 6.5 Afgivelse af deltilbud... 7 7. Spørgsmål... 7 7.1 Spørgsmål og svar... 7 7.2 Frist for spørgsmål... 7 7.3 Tildelingskriterium... 7 8. Praktiske forhold... 8 8.1 Åbning af tilbud... 8 8.2 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 8 8.3 Fortrolighed... 8 8.4 Tidsplan... 8 2
1. Om udbuddet 1.1. Indledning Solrød Kommune har besluttet via en tilbudsindhentning at konkurrenceudsætte kommunens kontrakt på madservice. Kontrakten er opdelt i tre delaftaler nemlig: 1. Levering af mad til visiterede hjemmeboende borgere 2. Levering af døgnforplejning til Christians Have Plejecenter og 3. Drift af caféen i Aktivitet- og Frivilligcenteret (AFC) Man skal som tilbudsgiver byde på alle 3 delaftaler, idet der ved denne konkrete tilbudsindhentning kun indgås kontrakt med én leverandør. På delaftale 1 vil den vindende leverandør fungerer som hovedleverandør, idet Solrød Kommune vil godkende endnu én leverandør. Dette for at leve op til reglerne om frit valg, jf. nedenfor pkt. 1.3. 1.2 Udbudsform Udbuddet er en såkaldt bilag IIB ydelse i udbudsdirektivet, hvilket betyder, at udbuddet alene er underlagt udbudsdirektivets artikel 23 om tekniske specifikationer og artikel 35, stk. 4 om afrapportering vedrørende kontraktindgåelsen. Kontrakten anses ikke for at have en klart grænseoverskridende interesse, hvilket betyder, at der ikke er krav om annoncering af kontrakten. Solrød Kommune skal overholde de almindelige forvaltningsretlige principper, herunder om forbuddet mod varetagelse af private hensyn og kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket Solrød Kommune lever op til via en tilbudsindhentning. Solrød Kommune har, efter en dialogrunde med interesserede leverandører, besluttet at invitere de to tilbudsgivere med mest erfaring på området til at afgive tilbud på opgaven, nemlig Det Danske Madhus og Din Private Kok. Solrød Kommune vil muligvis benytte sig af forhandling efter modtagelse af tilbud. Til gennemførelse af udbuddet anvendes udbudssystemet CTM. 1.3 Fritvalgsydelse Madproduktion og levering heraf til visiterede hjemmeboende borgere (delaftale 1) udgør en frivalgsydelse i henhold til lov om social service 83, jf. 91. Loven har til formål at sikre, at borgere i eget hjem, der er visiteret til madservice, kan vælge mellem minimum 2 leverandører. Den leverandør, der får tildelt kontrakten, skal ifølge planen fungerer som Solrød Kommunes hovedleverandør. Leverandøren får således tildelt kommunens visiterede borgere. Dette betyder i praksis, at Solrød Kommune inden kontraktstart informerer alle borgere om, at de er tildelt leverandøren. Borgerne vil blive orienteret om deres frie valg, men det vil kræve et aktivt valg fra borgerens side at skifte leverandør. 3
Solrød Kommune har mulighed for at begrænse antallet af leverandører, der godkendes ud over hovedleverandøren. Solrød Kommune har besluttet, at borgerne i alt skal kunne vælge mellem 2 leverandører, hvorfor der ud over hovedleverandøren, der får tildelt kontrakten efter udbud, godkendes endnu én leverandør. Udvælgelsen vil ske på baggrund af kriteriet erfaring med levering af mad til visiterede hjemmeboende borgere. Grunden til, at kommunen har valgt at begrænse antallet af leverandører, der kan vælges imellem til to er, at dette gør kontrakten de udbydes mere fordelagtig med deraf følgende mulighed for at opnå bedre priser. Den vindende leverandørs pristilbud i henhold til tilbudslisten vil fremadrettet være den pris, som den anden leverandør kan søge om godkendelse på, ligesom den anden leverandører skal overholde de krav, som fremgår af kravspecifikationen. 1.4 Beskrivelse af rammeaftalen Modtagere af madervice efter servicelovens 83, stk. 1, nr. 3 (delaftale 1) skal ifølge lovgivningen tilbydes mindst ét dagligt måltid mad i form af en hovedret til maksimalt 50 kr. pr. måltid. Beboere på Rehabiliteringsafdelingen på Solrød Kommunes Plejecenter Christians Have skal maksimalt betale kr. 3.425 pr. måned for fuld forplejning. 1 Det kommunale serviceniveau må gerne omfatte tilbud ud over det lovpligtige tilbud om et dagligt måltid. Solrød Kommune har besluttet, at visiterede borgere inden for minimumsprisen på 50 kr. ligesom i dag tilbydes én daglig hovedret (altså eksklusiv forret og dessert) men inklusive levering. Borgerne skal sikres valgfrihed mellem mindst to hovedretter dagligt, ligesom der i et vidst omfang skal tages hensyn til særlige ønsker og præferencer. Dette fremgår af kravspecifikationen. Endvidere skal leverandøren tilbyde levering af en række andre retter, som altså indgår i tilbudslisten. Dette er blandt andet forret, dessert, smørrebrød, supper og øllebrød. Prisen for levering vil også blive konkurrenceudsat i form af en levering pr. drop, hvilket vil sige betaling pr. levering, uanset hvor meget eller hvor lidt der leveres. 2. Virksomhedsoverdragelse Opgaven i delaftale 3 (drift af caféen i Aktivitet og Frivillighedscenteret) er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse jf. lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Der er tilknyttet 1 person svarende til 0,811 fuldtidsstilling til driften af Aktivitetscenteret café. Oplysninger om løn- og ansættelsesforhold og oplysning om nærværende overenskomst for den pågældende medarbejder, fremgår af bilag 1. 1 2015 priser 4
I forbindelse med eventuelt overdragelse udarbejder Det Danske Madhus en refusionsopgørelse over medarbejderens optjente ferietilgodehavende (fordelt på optjeningsperioderne), feriegodtgørelse/betaling samt evt. ikke udbetalt/aconto betalt over-/mertid samt betaling for eventuelle seniordage. På tilsvarende måde opgøres eventuelle feriefri- og omsorgsdage. Overtagelsesdagen er skæringsdagen. Det danske Madhus udbetaler snarest efter overtagelsesdagen den samlede sum efter refusionsopgørelsen til leverandøren. Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver i enhver henseende at friholde Solrød Kommune fra ethvert medarbejderkrav, som måtte blive rettet mod tilbudsgiver og/eller Solrød Kommune i medfør af virksomhedsoverdragelsesloven. Solrød Kommune bærer intet ansvar for rigtigheden af de i bilag 1 fremlagte oplysninger, idet disse er afgivet af den nuværende leverandør. 3. Ordregivende myndighed og kontaktperson: Solrød Kommune, Solrød Center 1,2680 Solrød,CVR. XX XX XX XX. Kontaktperson: Helene Bang Liebst, E-mail: hbli@solrod.dk Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Solrød Kommune vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionaliteten i CTM. It-support vedrørende udbudssystemet CTM: Tlf.nr. 70208014 E-mail: support@eu-supply.com 4. Kontraktperiode og optioner Kontrakten vil blive indgået for en periode på 4 år. Det vil være muligt at forlænge aftalen i 2x1 år. 5. Form- og procedurekrav 5.1 Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse Solrød Kommune benytter udbudssystemet Complete Tender Management (CTM). Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på hjemmesiden https://www.eu-supply.com/xxxx.asp [Link indsættes i forbindelse med offentliggørelse af udbuddet]. Tilbuddet skal afgives elektronisk i CTM. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, CD-ROM eller ved brev. 5
Kommunikation, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbuddet, skal foregå via beskedfunk-tionaliteten i CTM. Såfremt Solrød Kommune har rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet, vil det tilrettede materiale blive gjort tilgængeligt via CTM. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud i CTM. 5.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget i CTM senest på det i CTM angivne tidspunkt. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud i CTM. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 5.3 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet skal endvidere foregå på dansk. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 5.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Solrød Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den angivne frist i CTM. 6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 6.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet gøres tilgængeligt via CTM. Det består af udbudsbetingelser, kravspecifikation og udkast til kontrakt. Dertil 6 bilag, herunder tilbudslisten. Derudover består det af de spørgsmål og svar, som løbende gøres tilgængelige på via EU-supplys udbudssystem CTM. 6.2 Tilbudets opbygning Tilbudsgiver skal uploade: 1. Kravspecifikation, meget gerne med udfyldt tekstboks 1-3. Teksten indgår ikke i evalueringen. 2. Udfyldt tro- og love erklæring, jf. bilag 2 3. Udfyldt tilbudsliste, jf. bilag 3. Alle gule felter skal udfyldes. 6
6.3 Forbehold Solrød Kommune har ret til at udelukke tilbud med forbehold. Solrød Kommune er endvidere forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer. Såfremt tilbudsgiver er i tvivl om et element i tilbuddet vil udgøre et forbehold, herunder et forbehold over et grundlæggende element, anbefales det, at tilbudsgiver inden tilbudsafgivelse får afklaret med Solrød Kommune om der er tale om et forbehold. Solrød Kommune fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende da disse ofte kan indeholde forbehold. Såfremt tilbudsgiver alligevel vedlægger salgs- og leveringsbetingelser, vil Solrød Kommune se bort fra disse, og de vil ikke danne grundlag for det fremtidige samarbejde. 6.4 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte, ikke berettiget til at afgive alternative tilbud 6.5 Afgivelse af deltilbud Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på enkelte delaftaler. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på alle 3 delaftaler. 7. Spørgsmål 7.1 Spørgsmål og svar Solrød Kommune opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre Solrød Kommune opmærksom herpå. Solrød Kommune vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Solrød Kommune ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet. 7.2 Frist for spørgsmål Solrød Kommune vil besvare alle spørgsmål, der stilles inden det i CTM angivne tidspunkt. Spørgsmål, der stilles herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at besvare spørgsmålene se-nest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Såfremt Solrød Kommune finder det nødvendigt at udsky-de tilbudsfristen kan dette gøres ved meddelelse i CTM også senere end 6 dage før tilbudsfri-stens udløb. 7.3 Tildelingskriterium Tilbud vil blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet laveste pris. Prisen beregnes på baggrund af de i tilbudslisterne angivne vægte. Der er anmodet om sideordnede tilbud på 7
levering henholdsvis 1 eller 2 gange ugentligt på delaftale 1 (levering til hjemmeboende) Levering af varm mad ugens 5 hverdage eller levering af kølemad 3 gange ugentligt på delaftale 2 (døgnkost til rehabiliteringen). I overvejelserne om der skal ske levering 1 eller 2 gange om ugen i delaftale 1 ønsker arbejdsgruppen bag udbuddet at afprøve henholdsvis hovedret og smørrebrød dag nr. 3 og dag nr. 7 efter levering. Fremgangsmåden for afprøvningen aftales nærmere med de to tilbudsgivere. 5 deltagere fra arbejdsgruppen, vil medvirke ved afprøvningen. Ud for nogle af måltiderne i tilbudslisten vedrørende delaftale 1 er der angivet at måltidet udgør en option. Prisen for disse måltider indgår i evalueringen af prisen, og det er den klare forventning, at de visiterede borgere skal kunne købe disse måltider hos leverandøren. Grunden til, at de er benævnt som optioner er, at Solrød Kommune vil have mulighed for at vælge måltiderne fra, hvis eksempelvis der opleves uforholdsmæssigt besvær omkring faktureringen over for borgerne. I kravspecifikationen er indsat 4 tekstbokse, som tilbudsgiver meget gerne må udfylde. Besvarelserne indgår ikke i evalueringen af tilbuddene. 8. Praktiske forhold 8.1 Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen. 8.2 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Begge tilbudsgivere modtager hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver Solrød Kommune har til hensigt at indgå kontrakt med. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af en frivillig afholdt standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet. 8.3 Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. 8.4 Tidsplan En del af tidsplanen fremgår af CTM, den øvrige tidsplan fremgår nedenfor. Alle datoer er vejledende. Ændringer offentliggøres løbende via CTM. TIDSPLAN 25. marts 2015 Invitation til at deltage samt adgang til 8
udbudsmateriale via CTM 1. april 2015 Frist for spørgsmål, hvor Solrød Kommune kan garantere svar 6. april 2015 Frist for Solrød Kommunes fremsendelse af supplerende materiale, herunder svar på modtagne spørgsmål 13. april 2015 Sidste frist for modtagelse af tilbud Uge 16 og 17 Evaluering Hensigtserklæring 24. april 2015 10 dages frivillig stand still periode til og med 4. maj 2015 Underskrivelse af Kontrakt Primo maj 2015 Kontraktstart 1. juni 2015 9