Erfaringer fra udbud på vej- og park området i Svendborg Kommune v/fagchef Jan Y-esborg

Erfaringer fra udbud på vej- og park området i Svendborg Kommune v/fagchef Jan Y-esborg

Svendborg Kommune Indbyggere: Areal: Vejlængde: Ca. 58.000 ca. 416 km 2 ca. 850 km offentlig vej Grønne områder: ca. 80 ha parker og legepladser ca. 50 ha naturområder ca. 250 ha skov Skoler, idrætsanlæg og kultur insptuponer: ca. 117 ha

Svendborg Kommune, Miljø og Teknik: Koordinering Natur og Vand DriT og Anlæg: - Team Park og Vej - Team Trafik - Team Byggeri - Team BygningsdriT Team Park og Vej: - 8 medarbejdere - DriT af grønne områder, vej og idrætsanlæg - Byggemodninger og vejanlæg - Trafiksikkerhed Samtlige udbud styres af Team Park og Vej

Baggrund og forudsætninger for udbud: Ønske om prisafprøvning af egen entreprenørafdeling på markedsvilkår Ønske om Mer for mindre Samme vedligeholdelsesniveau Forventning om økonomiske besparelser

Hvilke områder er udbudt: DriTsopgaver for vej- og grønne områder - Samlet dritsbudget for park og vejområdet: 34,3 mio. kr. heraf udbudt 16 mio. kr. - Budget fra andre direktørområder 4,2 mio. kr. Asfaltvedligeholdelse af offentlige veje, er udbudt i funkpons- og partneringskontrakt: - Asfaltbudget i alt: ca. 15,3 mio. kr. - FunkPonsudbud: ca. 8,5 mio. kr. - Partneringsudbud: ca. 3,4 mio. kr. - BesPllingsopgaver: ca. 3,4 mio. kr.

Udbudsmodel for driesopgaver Et samlet udbud. Offentligt EU- udbud med prækvalifikapon Økonomisk mest fordelagpge Plbud Virksomhedsoverdragelses af markpersonale, dritsledere og administrapon samt maskinpark Tidsplan Opstart: januar 2010 Revision og opdatering af beskrivelser Registrere, opmåle og digitalisere elementer på park og vejområdet Udarbejde udbudsmateriale Deadline: december 2011 LicitaPon: januar 2012 PoliPsk beslutning i Byrådet: februar 2012 Samarbejdet trådte i krat: 1. maj 2012

Rådgiver: Redigering og sikring af formelle og juridiske krav Pl udbudsmaterialet Omkostninger: 3.3 mio. kr., fordelt som følgende: - Rådgiverydelse: ca. 700.000 kr. - Landinspektøromkostninger: ca. 350.000 kr. - Eget forbrug: ca. 2.200.000 kr. Projektorganisering:

Registrering: Eksisterende beskrivelser og datagrundlag anvendes og ajourføres. Park og vej elementer opmåles og digitaliseres. Grønne områder: Lokalt landinspektørfirma registrerede via lutfoto. Gennemgang af registreringer med mark personale Vej: Anvendt eksisterende data fra Rosy vejdatabase Udført arbejde opmålt med GPS på maskiner/personale Gennemgang af registreringer med mark personale

Kort Alle data er registreret digitalt i MapInfo og er en del af udbudsmaterialet. 100 % sammenhæng mellem beskrivelser, Plbudsliste og kortbilag Beskrivelser Grønne områder: 80 % Plstandskrav og 20 % udførselskrav Vej: 100 % udførselskrav

Udbud og resultat: PrækvalifikaPon af 6 eksterne firmaer. Tildelingskriterier: 70% pris 20% opgaveløsning 10% organisapon LicitaKonsresultat: Højeste Plbud: Pris: 23,5 mio. kr. Samlet point: 74 Laveste Plbud Pris: 20,2 mio. kr. Samlet point: 95,5 Svendborg Kommune entreprenørafdeling: Pris: 19,7 mio. kr. Samlet point: 91 Der indgås kontakt med Skælskør Anlægsgartner, senere HedeDanmark.

Økonomiske og administrakve konsekvenser UdgiT Pl opgaver inden udbud 22,9 mio. kr. UdgiT Pl opgaver eter udbud 20,2 mio. kr. AdministraPve besparelser - 0,3 mio. kr. UdgiT Pl Plsyn og kontrol 0,5 mio. kr. Risiko pulje 1,0 mio. kr. Workshop 0,1 mio. kr. Besparelse 1,4 mio. kr. i alt 22,9 mio. kr. Engangsindtægt, salg af maskiner m. m. 4,6 mio. kr.

Erfaringer, opstart Gennemgang af arealer, som ikke overholdt Plstandskrav ved kontaktstart Glemte arealer og fejl ved registreringer Håndtering af kort hos entreprenøren Medarbejderne gjorde som de plejede Erfaringer eeer 1½ år: Entreprenør: Samarbejde, god dialog DriTsmøde hver 14. dag, holdes adskilt mellem grønne områder, vej og idræt Fælleskontroller mellem entreprenør og bespller Håndtering af bespllingsopgaver via mail UdskiTning af dritsledere og personel Kort skal gøres Plgængelig for medarbejderen

Erfaringer eeer 1½ år: BesKller: Flere borgerhenvendelser via nye digitale medier (kommunens hjemmeside/øget opgaver) Håndtering af opdatering af opmålinger/kort (vigpgt med 1 ansvarlig person) KriPk af faldende niveau, udførelse nu standardiseret God dialog på dritsmøder KommunikaPon internt med entreprenøren Gode Plbagemeldinger fra medarbejderne ved entreprenøren Håndtering af kort hos entreprenøren Udstedelse af rekvisiponer via mail Servicekonto, maks. 20.000 kr./mdr. Budgetmæssigt større administrapvt råderum/frihedsgrad Håndtering af medarbejderes vé og vel.

Næste udbud hvad ser vi? Løbende Plretning af beskrivelser Opdatering af opmålinger og kort Forbedringer af kortløsninger Brug af Ipad/indmelding Risiko for højere priser Hvem kan byde? Konkurrence sikring Lokal interesse