DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 28. september 2011 Tea Dyrbye Jensen tdj@vd.dk 7244 3130 AFTALER VEJREGELRÅDGIVNING CEN-RÅDGIVER BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) SEPTEMBER 2011 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING... 3 1.1 Ordregiver... 3 1.2 Klienten... 3 1.3 Opgavebetegnelse... 3 1.4 CEN-rådgiverens ydelser... 3 1.5 Tilbudsgrundlag... 4 1.6 Indgåelse af aftaler... 4 2. BESTEMMELSER OM UDBUD... 4 2.1 Udbudsbekendtgørelse... 4 2.2 Tilbudsfasen... 4 2.3 Alternativer... 5 2.4 Aflevering af tilbud... 5 2.5 Forbehold... 6 2.6 Vedståelse... 6 2.7 Vederlag... 6 3. BESTEMMELSER OM TILBUD... 6 3.1 Tilbuddets form og indhold... 6 3.2 Følgebrev... 7 3.3 Kompetenceskema - CEN-rådgiver... 7 3.4 Kompetencebeskrivelser og Tilbudsliste... 7 3.5 Serviceattest... 7 3.6 Økonomisk og finansiel kapacitet... 7 3.7 CV... 7 4. BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE... 8 4.1 Tilbudsbedømmelsens forløb... 8 4.2 Egnethed... 8 4.3 Vurdering af tilbud... 8 4.4 Vurderingsmodel... 8 5. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ... 9 5.1 Oplysningspligt... 9
3 af 10 1. ORIENTERING 1.1 ORDREGIVER Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13, Postboks 9018 1022 København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: www.vd.dk I det følgende benyttes om ordregiver enten betegnelsen Klienten (i relation til aftalemæssige forhold), Vejdirektoratet eller VD, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås aftale med, benævnes tilbudsgiver eller CEN-rådgiver. 1.2 KLIENTEN Afdelingen for vejstandarder. 1.3 OPGAVEBETEGNELSE Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af aftaler om vejregelrådgivning. 1.4 CEN-RÅDGIVERENS YDELSER CEN-rådgiveren refererer til afdelingslederen for vejstandarder og sørger primært for følgende opgaver i tæt dialog med denne: Følge med i det europæiske standardiseringsarbejde på sit område Deltage i de styrende arbejdsgrupper (WG, TG m.v.) Rådgive om stillingtagen til standardforslag på baggrund af danske interesser Fremkomme med forslag til høringskommentarer til de danske standardiseringsudvalg (granskning) Foretage opfølgning på indarbejdelse af danske høringskommentarer (WG) Deltage i møder i tilknyttede danske standardiseringsudvalg. Der henvises i øvrigt til International Standardisering og Vejregelarbejdet hvor processerne nærmere er beskrevet. Forslag til stillingtagen skal gives i god tid inden høringsfristens udløb.
4 af 10 Tilbagemelding om resultater fra arbejdsgruppemøder (referater samt eventuelle bemærkninger) skal gives umiddelbart efter. 1.5 TILBUDSGRUNDLAG Tilbud skal afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jf. afsnit 2.2 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret september 2011 Kompetenceskema - CEN-rådgiver, dateret september 2011 Paradigme, Aftale om rådgivning og bistand, Vejregler - CEN-rådgiver, dateret september 2011 Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, dateret februar 2011. Arbejdssproget i forbindelse med CEN-rådgiverens ydelser er dansk og engelsk. 1.6 INDGÅELSE AF AFTALER Vejdirektoratet vil ud fra det opstillede tildelingskriterium og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i afsnit 4, og herefter indgå aftaler med de økonomisk mest fordelagtige. Vejdirektoratet agter at indgå én 4-årig rådgiveraftale for hvert CEN-område. Aftalerne forventes indgået december 2011. 2. BESTEMMELSER OM UDBUD 2.1 UDBUDSBEKENDTGØRELSE Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Vejdirektoratet har offentliggjort udbudsbekendtgørelse om udbuddet. Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets køberprofil www.vd.dk Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - CEN-rådgiver. Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på www.vd.dk Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - CEN-rådgiver. 2.2 TILBUDSFASEN Al henvendelse vedrørende tilbuddet skal ske til: Per Antvorskov Niels Juels Gade 13
5 af 10 1059 København K Tlf.: 72 44 31 23 Mail: pnt@vd.dk Alle spørgsmål skal sendes skriftligt pr. e-mail, og både spørgsmål, i anonymiseret form, og svar vil blive lagt på www.vd.dk Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - CENrådgiver. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at uploade svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Der vil blive uploadet rettelsesblade, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring af udbudsmaterialet. Evt. rettelsesblade uploades senest 6 kalenderdage før fristen for tilbudsafgivelse på www.vd.dk Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - CEN-rådgiver. 2.3 ALTERNATIVER Der modtages ikke alternative tilbud. 2.4 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud skal afleveres senest Mandag den 14. november 2011 kl. 12:00 Tilbud skal afleveres til: Vejdirektoratet (Receptionen) Niels Juels Gade 13 1059 København K Tilbud skal afleveres i særskilt lukket emballage med følgende påskrift: Vejdirektoratet - Vejregelrådgivning - CEN-rådgiver, TILBUD - Må ikke åbnes af poståbningen. Tilbuddet skal fremsendes i papirudgave (original). Tilbudsgiver anmodes om at vedlægge 4 papirkopier og en CD-ROM/DVD eller USB-nøgle med materialet på digital form samlet i én pdf-fil. Undladelse af dette gør dog ikke tilbuddet ikkekonditionsmæssigt. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Åbning af tilbuddene vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse.
6 af 10 2.5 FORBEHOLD Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal fremgå af tilbudslisten. Håndtering af forbehold vil foregå som beskrevet nedenfor. Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ikke-konditionsmæssigt, og tilbuddet optages ikke til bedømmelse. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet, og prisen vil blive tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 2.6 VEDSTÅELSE Tilbud på aftalen skal vedstås i 60 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. 2.7 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse. 3. BESTEMMELSER OM TILBUD 3.1 TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet - Vejregelrådgivning - CEN-rådgiver, TILBUD - Må ikke åbnes af poståbningen. Tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal indeholde: Følgebrev, jf. afsnit 3.2 (et fra hver tilbudsgiver) Kompetenceskema - CEN-rådgiver, jf. afsnit 3.3 (et fra hver tilbudsgiver) Kompetencebeskrivelser og Tilbudsliste, jf. afsnit 3.4 (en for hvert CEN-område der bydes på) Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. afsnit 3.6 (en fra hver tilbudsgiver) CV, jf. afsnit 3.7 (et for hver tilbudt CEN-rådgiver) Teknisk kapacitet, jf. afsnit 4.2.
7 af 10 Tilbuddet afleveres i A4-format med ovenstående inddeling. 3.2 FØLGEBREV I følgebrevet angives følgende: Kontaktperson vedrørende tilbuddet/tilbuddene, herunder e-mail til kontaktperson Oplysning om hvilket CEN-område der gives tilbud på Evt. supplerende oplysninger. 3.3 KOMPETENCESKEMA - CEN-RÅDGIVER Kompetenceskema - CEN-rådgiver skal udfyldes og vedlægges. 3.4 KOMPETENCEBESKRIVELSER OG TILBUDSLISTE Der vedlægges én Kompetencebeskrivelser og Tilbudsliste for hvert CEN-område der bydes på. 3.5 SERVICEATTEST Forud for indgåelse af aftale skal tilbudsgiver indsende en serviceattest udstedt indenfor 6 måneder regnet fra tilbudsdagen fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller dokument indeholdende tilsvarende oplysninger udstedt af en kompetent myndighed. 3.6 ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET Oplysning om omsætning, overskud af primær drift og egenkapital for de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid end 3 år gives oplysninger fra hele levetiden. Oplysning om omsætning indenfor relevante områder i forhold til denne opgave indenfor de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid end 3 år gives oplysninger fra hele levetiden. 3.7 CV Der vedlægges et CV for hver tilbudt CEN-rådgiver, som yderligere dokumenterer dennes kompetencer. Hvert CV må maksimalt fylde 3 A4 sider.
8 af 10 4. BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE 4.1 TILBUDSBEDØMMELSENS FORLØB Tilbuddene vil indledningsvis blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Ikke-konditionsmæssige tilbud optages ikke til bedømmelse, jf. afsnit 2.5. Vejdirektoratet kan i forbindelse med bedømmelsen stille spørgsmål til uklarheder i tilbuddene. Besvarelsen vil indgå i bedømmelsen. Vurdering af de konditionsmæssige tilbud vil ske i 2 faser: Egnethed Vurdering af tilbud 4.2 EGNETHED Her foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. De konditionsmæssige tilbud vil blive gennemgået for at udvælge de egnede tilbudsgivere på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: 1. De økonomiske aktørers personlige forhold, jf. TBL punkt 6 2. Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. afsnit 3.6 3. Teknisk kapacitet, jf. Udbudsbekendtgørelse afsnit III.2.3. 4.3 VURDERING AF TILBUD Her foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud fra de egnede tilbudsgivere, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt en aftale. Tildelingen vil ske individuelt inden for hver enkelt CEN-område ud fra de tildelingskriterier der fremgår af vurderingsmodellen, jf. afsnit 4.4. 4.4 VURDERINGSMODEL Tilbudsbedømmelsen skal udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud individuelt for hver enkelt CEN-område. Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtige To underkriterier med følgende vægtning indgår i tilbudsbedømmelsen:
9 af 10 Kompetencer 65 % Pris 35 % Karakteren for kompetencer: Der anvendes en absolut karakterskala. Tilbuddene gives karakter i intervallet [0-10] ud fra Vejdirektoratets vurdering af kompetencer. Der karaktergives kun med hele tal. To eller flere tilbud kan opnå samme karakter. Karaktereren for pris: Karakteren for pris findes ved omregning af pris til karakter, som sker efter følgende model: - Det tilbud med den laveste pris inden for hvert CEN-område gives karakteren 10 - Inden for hvert CEN-område, gives et tænkt tilbud, som er kr. 400,- dyrere end den laveste pris, karakteren 0. Der interpoleres og ekstrapoleres retlinet ud fra disse to punkter. Totalværdi: Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for de to underkriterier. Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I tilfælde af at to eller flere tilbud opnår samme højeste totalværdi regnet med 1 decimal, kan Vejdirektoratet vælge frit mellem disse tilbud. 5. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ 5.1 OPLYSNINGSPLIGT Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter samt miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt anføres følgende: Der henvises til Udbudsdirektivets artikel 27 og 4 i bekendtgørelse nr. 937 af 16.09.2004, der gennemfører udbudsdirektivet i Danmark. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links:
Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk www.mst.dk www.at.dk SIDE 10 af 10