Varens vej. Nødblod Afrapportering på brugerundersøgelse, HAT fase 1

Varens vej Nødblod Afrapportering på brugerundersøgelse, HAT fase 1 1

healthcare ASSET TRACKING Om projektet HAT-projektet (Healthcare Asset Tracking) har til formål at teste og tilpasse en intelligent logistikløsning, der kan forbedre flowet og optimere sporbarheden af fysiske aktiver i og omkring hospitaler. Dette skal ske gennem systematisk og struktureret brugerinddragelse, hvor løsningen løbende rettes til i dialog med brugerne. Projektet inddrager en række private virksomheder og to forskellige hospitaler på tværs af regioner samt andre relevante aktører i værdikæden. Projektpartnere Munin Spot Technology: projektejer. Informi GIS Herlev Hospital Aalborg Universitetshospital VIF Videncenter for Innovation & Forskning Idé-klinikken Alectia Region Hovedstaden Apotek Regionslageret, Region Hovedstaden Insero Business Services Projektet har desuden en følgegruppe. Projektfaser Projektet er inddelt i 4 faser, som tilsammen udgør en brugercentreret tilgang til den samlede logistikløsning. Før research Test og tilpasning Opsamling Finansiering HAT-projektet er støttet af Fornyelsesfonden. Kommercialisering Se mere om projektet på www.hat-projekt.dk 2

Om rapporten Baggrund Som del af fase 1 i HAT-projektet er der gennemført brugerundersøgelser vedr. sporing af i alt 6 varegrupper: Tryksårsmadrasser, medicin og transportbure på Herlev Hospital samt blod, transportstole og vævs-/celleprøver på Aalborg Universitetshospital. Denne rapport er en afrapportering af undersøgelsesresultater for varegruppen blod. Formål Formålet med undersøgelserne har været at afdække varens logistikkæde, brugerbehov ved centrale touch points i logistikkæden samt at foretage en nul-punktsmåling forud for tests og tilpasning af en ny løsning fra Munin Spot Technology til sporing af varer. Undersøgelserne identificerer de behov og arbejdsgange, løsningen skal tilpasses, samt det forbedringspotentiale, en implementering kan indebære. Metode Der er foretaget observationer af håndteringen af blod på Aalborg Universitetshospital (herefter AaUH) samt blodets vej rundt på og omkring hospitalet. Undersøgelsen er desuden baseret på kvalitative interviews med 8 aktører fordelt på forskellige brugertyper, samt en lang række interviews og observationer fra et tidligere projekt omhandlende utilsigtede hændelser i de ubemandede bloddepoter. Yderligere detaljer om den metodiske tilgang kan fås ved henvendelse til researchteamet. Rapportens indhold Rapporten er bygget op som en interaktiv fil. Med udgangspunkt i et overbliksbillede over varens vej (Blueprint), linkes til detaljeret information om alle delaspekter. Rapporten indeholder information om logistikkæden (varens vej), forskellige brugeres handlinger og behov, tekniske og fysiske forhold med betydning for en logistikløsning samt en 0-punktsmåling og vurdering af potentialet for mulige sporingsbaserede logistikforbedringer. 3

Blodposer Problemet kort fortalt Problemet opstår, hvis personalet ikke udfylder kvitteringsseddel og transfusionsjournal korrekt, når de henter nødblod i de ubemandede bloddepoter på AaUH Syd. Hvis ikke formularerne udfyldes, ved blodbanken ikke hvem der har afhentet en bestemt pose blod, hvornår den er blevet fjernet fra lageret, eller hvilken patient der har modtaget blodet. Konsekvensen er, at blodbankens administrative personale skal bruge lang tid på at finde frem til de korrekte informationer, og i værste fald ikke kan dokumentere den lovpligtige look back. De ubemandede bloddepoter Blodbanken ved Klinisk Immunologisk afdeling på AaUH fungerer som regional blodbank og har derfor ansvaret for tapning og levering af blod til samtlige sygehuse i regionen. AaUH er hovedsageligt fordelt på to matrikler, Nord og Syd, som ligger med ca. 2 km. afstand. Mens blodbanken er placeret på nord, ligger flere af de blodforbrugende afdelinger, herunder skadestuen som er storforbruger af Nødblod, på afsnit Syd. For at kunne servicere disse afdelinger med blod, har det været nødvendigt at oprette to ubemandede bloddepoter, hvor personalet kan afhente blod til deres patienter. Depoterne er placeret i hhv. Højhuset og Meidcinerhuset, som er de to hovedbygninger på afsnit Syd. Udover AaUH forsyner blodbanken ligeledes regionens øvrige sygehuse samt står får lagerstyringen af disse eksterne lagre. Forskellige blodprodukter Der findes overordnet 4 forskellige blodprodukter i depoterne, hvor de væsentlige for dette projekt er almindeligt blod samt nødblod. Da afhentningsproceduren for de to produkter er markant forskellig, er det nødvendigt at skelne mellem de to produkttyper fordi udfordringer og benefits i enkelte tilfælde er forskellige. Nødblod er af typen 0 Rhesus Negativ som kan optages af alle patienter uden komplikationer. Kun ca. 6% af befolkningen har denne blodtype, og det er derfor et relativt kostbart produkt. Blodet bruges oftest i forbindelse med traumepatienter (i skadestuen) hvor der ikke har været tid til at foretage en BAC test (analyse af blodet), som bl.a. identificerer patientens blodtype, og dermed gør det muligt at give vedkommende almindeligt blod. Registrering med stregkoder Omfattende elektronisk registrering ved hjælp af stregkoder betyder, at der generelt er god sporing af blodposerne. Specielt på det almindelige blod, da personalet her elektronisk registrerer, hvilken afdeling der tager posen fra depotet, hvornår den fjernes og hvilken patient den gives til. Manglende historik på nødblod Af forskellige årsager så som tidspres, manglende BAC test på patienten samt manglende registrering af vedkommende i sygehussystemet, er afhentningsproceduren for nødblod væsentligt anderledes en almindeligt blod. Der foretages blandt andet ikke en elektronisk registrering når posen forlader depotet, hvilket betyder, at der ikke findes en elektronisk historik, der viser, hvem der har afhentet blodet, hvornår det er afhentet, og hvilken patient det er givet til. Denne information skrives ind på hhv. en kvitteringsseddel samt en transfusionsjournal, som sendes i fysisk form til Blodbanken. Det sker dog, at disse rapporter ikke er korrekt udfyldt og mangler div. data, og personalet i blodbanken skal derfor brug megen tid på, at finde frem til de forskellige informationer, som gør det muligt at levere den lovpligtige historik. Historiken kaldes også for look-back, som betyder, at blodbanken skal dokumentere alle de processer som blodet gennemgår fra tapning til transfusion. Returnering af blod Skulle en blodpose ikke blive brugt, er det muligt for plejepersonalet at returnere den, såfremt at den ikke har været uden for køleskabet i mere end 30 min. Dette sker dog yderst sjældent i praksis. Udfordringer Der er en række overordnede udfordringer forbundet med de to ubemandede bloddepoter AaUH samt lagerstatus på eksterne lagre. Klinisk Immunologi har ikke fuld look back på Nødblod hvis plejepersonalet ikke udfylder de korrekte rapporter med korrekt data. Lagerstyringen er afhængig af at personalet registrerer hver enkelt pose med en håndscanner når, det kommer ind og ud af de forskellige lagre. Samtlige blodposer (alle typer blod) på alle lagre skal kontrolleres manuelt én gang om ugen. (flere hundrede poser på hvert lager). Blodbanken har ikke realtime lagerstatus på hver enkelt nødblodspose. Lagerstatus er ikke korrekt hvis personalet glemmer at registrere en pose på lagret. 4

Blueprint nødblod Handling Behov Opbevaring 2-4 grader i køleskab på Nord. Ekstremtilfælde -20 2 bloddepoter på Syd, samt eksterne depoter på andre sygehuse Registrering af donor data Registrering i Prosang (scanner) Blod godkendes og frigives Besked til blodbank - nødblod er taget (tlf) Lagerregistrering i Prosang Samkontrol: Pose nr., CPR, Tidspunkt, personale Automatisk lagerstyring. Integration med Prosang Elektronisk kobling mellem patient og blod. Integration med patient armbånd. Clinical suite Donor reg. + tapning Processering og registrering Test af blod Blod frigives efter analyse Transport Nord til Syd + Traumekasse Pose hentes fra depot Patient klargøres til transfusion Blod gives Pose smides ud Tapper og reg. blod Blod deles i delkomponenter. 2 forskellige pose. Blod testes og lægges herefter i karantæne Blod frigives og flyttes til lager på Nord og Syd Sikker og præcis registrering Kunne spore hver enkelt pose Look back fra start Hvad er i karantæne og hvad er på lager Lager opdateres + kontrol Lagerstyring internt + eksternt Modtager patient information. Finder og udleverer blod Overblik, hvilket blod til hvilken patient Lagerstatus, udløb. Temp. under transport Rette pose til rette patient Automatisk lagerføring Udarbejder procedurer og retningslinjer afhentning Afhjælper fejl i de ubemandede depoter. Indrapportering af utilsigtede hændelser Minimum kassation, look back, konstant overblik Adgang til depot med id-kort. Oplyser PT data Henter blod i køleskab Henter pose i køleskab Udfylder kvit. seddel Nem hurtig og sikker afhentning. Tid = menneskeliv Forlader depot + ringer til blodbanken Automatisk reg. af slutbruger Måler PT data. +sidste kontrol Look back Giver blod. pose smides ud efter 4 timer Henter blod på hovedlager (Nord) Fylder blod på hylderne Kontrol af lagerbeholdning Effektive arbejdsgange, sikekrhed og elektronisk kontrol, realtime lagerstatus. 5

om blueprintet Blueprintet er bygget op omkring varens rejse (blå bokse), og afspejler logistikkæden samt hvad der sker undervejs i og omkring logistikkæden. Det gælder både rammer (fysiske og tekniske forhold) samt arbejdsgange forbundet med håndtering af logistikkæden (brugeres handlinger).i Blueprintet kan man både se, hvad der konkret sker (grønne bokse), samt hvilke krav (gule bokse - behov) det stiller til en evt. sporings-/logistikløsning. Ved at trykke på links i blueprintet kan man se mere detaljeret information. BLUEPRINT NØDBLOD Handling Behov Link: Fysiske forhold Hvilke fysiske faktorer påvirker varen undervejs i logistikkæden (f.x. kulde, varme, fysisk placering, mv. forhold der skal tænkes på i valget af tags og readers placering)? FYSISKE FORHOLD IT & INFO-STRØM Registrering af patient data Opbevaring 2-4 grader i køleskab på Nord. Ekstremtilfælde -20 Registrering i Prosang (scanner) Automatisk lagerstyring. Integration med Prosang Blod godkendes og frigives 2 bloddepoter på Syd, samt eksterne depoter på andre sygehuse Besked til blodbank - nødblod er taget (tlf) Lagerregistrering i Prosang Samkontrol: Pose nr., CPR, Tidspunkt, personale Elektronisk kobling mellem patient og patient. Integration med patient armbånd. Clinical suite Link: IT & informationsstrøm Hvilke data bevæger sig frem og tilbage vedr. varen undervejs i logistikkæden? (=handling) Hvilke samlede behov har brugerne vedr. IT ift håndtering af varens logistik undervejs i logistikkæden? (=behov) Information om masterdata er også repræsenteret her. VARENS VEJ Brugertype 1 TAPPE OG PROCESSERINGS- TEAM Brugertype 2 LAGER & UDLEVERING Donor reg. + tapning Tapper og reg. blod Sikker og præcis registrering Processering og registrering Blod deles i delkomponenter. 2 forskellige pose. Kunne spore hver enkelt pose Test af blod Look back fra start Blod frigives efter analyse Blod testes og lægges herefter i karantæne Hvad er i karantæne og hvad er på lager Lager opdateres + kontrol Overblik, hvilket blod til hvilken patient Transport Nord til Syd + Traumekasse Blod frigives og flyttes til lager på Nord og Syd Lagerstyring internt + eksternt Lagerstatus, udløb. Temp. under transport Pose hentes fra depot Modtager patient information. Finder og udleverer blod Rette pose til rette patient Patient klargøres til transfusion Automatisk lagerføring Blod gives Pose smides ud Link: Varens vej Step-by-step hvad sker der med varen i logistikkæden rundt på hospitalet. Detaljeret oversigt. Link til kort video af varens vej på hospitalet. Brugertype 3 ADMINISTRATIVT PERSONALE Brugertype 4 SYGEPLEJERSKE & SOSU ASSISTENT Udarbejder procedurer og retningslinjer afhentning Adgang til depot med id-kort. Afhjælper fejl i de ubemandede depoter. Indrapportering af utilsigtede hændelser Minimum kassation, look back, konstant overblik Oplyser PT data Henter blod i køleskab Henter pose i køleskab Udfylder kvit. seddel Nem hurtig og sikker afhentning. Tid = menneskeliv Forlader blodepot Måler PT data. +sidste kontrol Automatisk reg. af slutbruger Giver blod. pose smides ud efter 4 timer Loo back Link: Brugertyper For hver type af bruger, der er i berøring med varen undervejs i logistikkæden: hvad gør brugeren med, og ift, varen? Hvad er brugerens behov ift. information vedr. sporing af varen? Brugertype 5 LABORATORIE- BETJENT OM BLUEPRINTET SAMLEDE KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER PREV. Henter blod på hovedlager (Nord) Fylder blod på hylderne Kontrol af lagerbeholdning Effektive arbejdsgange, sikekrhed og elektronisk kontrol, realtime lagerstatus. 5 Link: Om blueprintet Læsevejledning. Forklaring på, hvordan man skal læse blueprintet, og hvordan det linker til rapportens struktur. (denne side) Link: Samlede konklusioner og anbefalinger Resultater af 0-punktsmåling Det samlede vurderede forbedringspotentiale Anbefalinger vedr. masterdata Anbefalinger vedr. den tekniske løsning (herunder til valg af tags og opstilling af readers) 6

Varens vej 1 Donor ankommer; Registrering, spørgeskema, interview 2 Posesæt med 4 poser gøres klar 3 Tapning påbegyndes og prøve tages 6 Tapning afsluttes 7 Blodposen kommes i kande på vogn og nedkøles 8 Blod centrifugers; hvorved lag-deling i 3 lag. 9 Maskine presser de 3 bloddele ud i hver sin blodpose 9 Fra Prosang printes der etiketter der påsættes hver pose 4 Prøven analyseres for blodprocent; Er prøven OK? Ja 4 Nej Blod kasseres 11 Der udtages prøver og der gennemføres analyser 14 Blodposer anbringes på karantænelager 15 Blodposerne flyttes til frigivet lager i Prosang 16 Blodposer flyttes til blodbankslageret på sygehus Nord. 17 Sygeplejerske fra Nord ankommer med BAC-seddel 18 BAC-seddel scannes og Prosang udvælger blodpose 12 19 21 Er analyse I henhold til lagermængde på Syd ning i ubemnadede Transport og opfyld- Ja resultaterne OK? Lagerflytning gennemføres i oveføres mængde depoter på Syd. Prosang 20 22 Donor ankommer; 23 Registrering, spørgeskema, interview Lageroptælling af ubemandet depot på hver uge. 13 Nej Blod kasseres 24 Nødblodspose hentes fra depot 25 Udfyldning af kvitteringsseddel som sidder på posen 26 Kvittering lægges i depotet 27 Ringer til blodbanken: Posenr.+ PT ID. Prosang opdateres 28 Patient klargøres til transfusion 29 Udfyldelse af transfusionsjournal 30 Registrering af blodpose nr. samt patient ID. 31 Blodtransfusion gennemføres 32 Færdiggørelse af og afsendelse af transfusionsjournal 34 Reg. af data fra transfusionsjournal i Prosang 35 Evt. opfølgning fra blodbanken ved mangelfuld reg. 36 Ved lageroptælling konstateres mangel 37 Sporing af hvor blodposen sidst er registreret 38 Oprettelse af utilsigtet hændelse 39 Sporing af hvem der har taget blodposen og til hvilken patient 40 Indberetning af utilsigtet hændelse 32 Udfyldelse af trans. skema som ligges i patientjournal. 7

Brugertype 1 tappe & processeringsteam Om tappe- og processeringsteamet Tappe og processeringssteamet består hovedsageligt af bioanalytikere, og har som navnet antyder ansvaret for tapningen af donorer samt den efterfølgende behandling af blodet inden det frigives til transfusion. Når blodet er tappet påføres blodposen to stregkoder (tappenummer og produktkode), som følger posen hele vejen igennem processen, og gør det muligt at have en elektronisk historik på produktet, (Look back). Blodet gennemgår herefter en række forskellige behandlingsprocesser hvor blodet blandt andet adskilles i røde og hvide blodlegemer samt testes for sygdom og lign. Som led i den elektroniske registrering, påføres nye stregkoder for hver handling blodet gennemgår. Afslutningsvist kommer blodet i karantæne i 24 timer inden det frigives og kan indgå i lagerbeholdningen. Stregkodesystemet er en international standard (ISPT), som bl.a. gør det muligt at sende poser på tværs af lande og systemet kan derfor ikke erstattes uden større konsekvenser. Handlinger Indkaldelse af donorer og ansvar for donorregister Tapning af blod fra donor med efterfølgende registrering. Efterbehandling af blod Analyse/test af blod Behov Sikker og præcis registrering af blod samt processeringsforløb. At kunne spore hver enkelt pose helt tilbage til donor look back Automatiseret lagerstyring hvad er i karantæne og hvad er på lager. Sammenkobling med eksisterende stregkode løsning. Scanning ved hver handling for historik. Skal fungere sammen med Prosang. 8

Brugertype 2 Lager & udlevering i blodbanken (nord) Om lager og udlevering i blodbanken på Nord Der arbejder dagligt 2 bioanalytikere i lager og udleveringen i blodbanken på Nord. De har hvert deres ansvarsområde hhv. lagerstyring samt udlevering. Den lageransvarlige har ansvaret for hovedlageret i blodbanken som er placeret på Nord, samt de to ubemandede depoter på Syd. Desuden har vedkommende ansvaret for at have overblik over lagerbeholdningen på alle eksterne lagre (andre sygehuse) og hvis nødvendigt sende nye produkter ud. Lagrene reguleres i forhold til udløb, således at eventuelt spild reduceres mest muligt. Den lageransvarlige hjemkalder således poser med mindre end 8 dage til udløb fra de eksterne lagre, og sender dem til de lagre hvor der er størst udskiftning (f.eks. depotet i højhuset på Syd). Stregkodesystemet sørger for at personalet i blodbanken automatisk informeres om udløb og lign. Hver gang en pose forlader eller ankommer til et lager, scannes to stregkoder, og der er derfor altid kontrol med hvilke poser, der ligger på hvilke lagre. Når der skal sendes nye forsyninger til de eksterne lagre, pakker den lageransvarlige poserne i en kølekasse med kølebrikker, således at temperaturen holdes under 8 grader. I kølekassen findes en elektronisk temperaturmåler som løbende registrerer temperaturen, således at det er muligt, at se om temperaturen har oversteget det tilladte under transport. Transporten varetages af DanTaxa i Aalborg, som kører fra hovedlageret på Nord til de eksterne sygehuse i f.eks. Frederikshavn, Farsø, Hjørring osv. Som på stort set alle andre sygehuse er bloddepotet på AaUH Nord bemandet, og det er derfor blodbankens eget personale der står for udleveringen af blod. Når plejepersonalet afhenter blod, oplyses patientens CPR nr., som indtastes i computersystemet Prosang, hvorefter personen i udleveringen kan finde posen i køleskabet og udlevere den. Her skal plejepersonalet ikke udfylde kvitteringenessedlen, og blodbnken får ved afhentningen at vide hvilken patient blodet skal bruges til. Det betyder, at de utilsigtede hændelser der registreres på AaUH Syd i forbindelse med manglende information på kvitteringsseddel og transfusionsjournal, og som er det overordnede grundlag for denne problemstilling, kun forekommer yderst sjældent på AaUH Nord. Vagterne i udleveringen og hovedlageret går på skift blandt afdelingens bioanalytikere, og der er således mange personer, der varetager førnævnte opgaver. Handlinger Lageropdatering og kontrol, herunder pakning og forsendelse af produkter til eksterne lagre. Hjemkaldelse af poser der nærmer sig udløb. Lagerstyring både internt og eksternt. Der foregår meget flytning af poser fra ét lager til et andet. Med lager menes både fysiske og elektroniske. Ét kølerum kan godt rumme flere lagre. Udlevering af blod til plejepersonalet på Nord. Temperaturkontrol af ubrugte poser, som har været uden for køleskabet i mindre end 30 min. (max. 10 grader) Behov Fuldautomatisk, sikker og præcis registrering og lagerstyring. Hvilket blod skal gives til hvilken patient. Mulighed for at se hvornår en nødblodspose er fjernet fra lageret og hvornår den eventuelt er kommet tilbage. Temperaturkontrol under transport. Kombination med bed side control således at der sker en elektronisk kobling mellem patient og pose. Simplificering af arbejdsprocedurer. Mit største problem er, at jeg ikke kan se hvornår posen er fjernet og hvornår den er kommet tilbage hvis ikke de stempler kvitteringssedlen. Mht. dokumentationen for om vi kan tage blodet tilbage i almindelig lagerbeholdning, har vi nogle kriterier i forhold til tid og temperatur som skal overholdes det er der meget kontrol med. Og det er nok primært der at jeg kan se idéen blive brugt. Rent serologisk er det lige meget hvem der får nødblod, men jeg skal have sporbarheden så jeg ved præcis hvem der har fået hvad. 9

Brugertype 3 Administrativt personale i blodbanken Om det administrative personale Det administrative personale i blodbanken har mange forskellige ansvarsområder og funktioner hvoraf de væsentlige for dette projekt er: Udarbejdelse af procedure og retningslinjer omkring blodtransfusion. Sikkerhed omkring look back historik. Indrapportering af utilsigtede hændelser. IT ansvarlig. I forbindelse med utilsigtede hændelser omkring nødblod er der en lang række personer involverede i arbejdet med udredning og indrapportering. Den hovedansvarlige og interessante i denne sammenhæng er transfusionskonsulenten i blodbanken, som desuden også står for meget af undervisningen omkring blodtransfusion for personalet på sygehusene. Hvis der opstår en utilsigtet hændelse omkring nødblod, f.eks. hvis patientens navn og cpr. nummer ikke figurerer på transfusionsjournalen, forsøger blodbanken af finde frem til personen, der har givet blodet, således at man kan få den nødvendige information. Dette kan være en langsommelig og ressourcekrævende proces, som ikke nødvendigvis lykkes. I tilfælde hvor det er tilfældet, laver transfusionskonsulenten en indberetning om en UTH til patientsikkerhedsdatabasen. Indberetningen sendes ligeledes til personalet på sygehuset. Den manglende udfyldelse af formularerne resulterer således både i en øget risiko for patienten samt ekstra administrativt arbejde for blodbanken. I 2011 blev der registreret 6 UTH omkring nødblod. Handlinger Udarbejdelse af retningslinjer og procedurer for afhentning af blod. Disse kan findes i sygehusets dokumenthåndteringssystem, PRI (Politikker, Retningslinjer og Instrukser), hvor samtlige retningsgivende dokumenter for sundhedsområdet er være tilgængelige. Undervisning af personale i afhentning og transfusion af blod. Blodbanken har ansvaret for al undervisning i forbindelse med afhentning og blodtransfusion for sygehusenes personale. Afhjælper fejl i de ubemandede bloddepoter samt yder generel råd og vejledning i forbindelse med afhentning og transfusion. Indrapportering af utilsigtede hændelser til Dansk Transfusions Database samt den danske Patientsikkerhedsdatabase fra Sundhedsstyrelsen. Ressourceforbrug Det administrative personales samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af utilsigtede hændelser vurderes at være ca. 14 min. per uge. Behov Minimere kassation Komplet look back. Hvem har hentet hvad, hvornår og til hvem. I tilfælde af at der er smitte i en donor, skal man kunne finde frem til de patienter, der har modtaget blod fra personen. Konstant overblik over lagre og afhentninger. på almindeligt blod kan vi ved hjælp af stregkoderne se hvilken afdeling der har hentet, hvornår det er hentet og til hvem. Det kan vi ikke på nødblod Det vigtigste for mig er at vide hvilken patient der har fået blodet. Ellers skal jeg vide hvem der har givet det, så jeg kan kontakte dem og finde frem til patienten. Hvis ikke vi får transfusionsjournalen så ved vi ingen ting. 10

Brugertype 4 Sygeplejersker & SOSU assistenter Om afdelingerne Når en læge har ordineret blodtransfusion til en patient, er det oftest sygeplejersker eller SOSU assistenter, der står for afhentningen af blodet samt udførelsen af transfusionen. Ens for dem alle er, at de er blevet oplært i processen. Selve afhentningen (på Syd) tages yderst alvorligt af personalet, og de gør meget for at sikre, at de ikke laver fejl. Hvis de er i tvivl, ringer de gerne til blodbanken for at få råd og vejledning. Afhentningen på Nord er væsentligt nemmere, da de ikke selv skal foretage registreringen, men blot oplyse patientdata til udleveringspersonalet i blodbanken. Situationerne for afhentningen er vidt forskellig alt efter, hvilken afdeling der er tale om. På skadestuen skal det ofte gå meget hurtigt, når det er i forbindelse med en traumepatient. Derfor er proceduren for afhentning af nødblod også væsentligt kortere end almindeligt blod. På de andre afdelinger bruges der oftest almindeligt blod og kun sjældent nødblod, hvorfor afhentningsprocessen er mindre hektisk. Her får personalet ligeledes at vide præcis, hvilken pose de skal tage. Blodet ligger i en bestemt rækkefølge i køleskabet, og er derfor relativt nemt at finde på hylden. Ved nødblod får man ikke tildelt en bestemt pose, men skal altid tage fra venstre mod højre, for at sikre at den ældste pose bruges først. Handlinger Afhentning af blod i div. depoter. Her følger personalet de forskellige procedurer alt efter hvilket blodprodukt de skal hente (alm. eller nødblod). Når det er nødblod, er der ofte tale om akutsituationer, hvor det skal gå hurtigt, og nogle glemmer derfor at udfylde de nødvendige informationer på kvitteringssedlen. Personalet skal ligeledes ringe til blodbanken og meddele hvor mange poser der er taget, således at lageret kan fyldes op med det samme. Ved afhentning af almindeligt blod afsluttes der med en scanning af 2 stregkoder, og blodbanken ved således præcis hvilken pose der er taget og hvornår det er sket. Ved opsætning af nødblod skal personalet notere patientens navn og CPR nr., tidspunkt samt en række andre informationer i transfusionsjournalen. Afslutningsvist underskrives af 2 personer. Ved almindeligt blod er navn og CPR nr. forudfyldt, og man har derfor ikke samme problem med ikke at vide, hvilken patient der har fået hvilken pose blod. Inden blod sættes op foretages en sidste kontrol, hvor to sygeplejersker kontrollerer, at det er den rigtige pose til den rigtige patient. Dette sker ikke ved nødblod, da det er en universel type som kan bruges af alle, og kontrollen er derfor ikke nødvendig. Efter endt transfusion noteres patientens temperatur og den tomme pose opbevares i 4 timer i tilfælde af komplikationer. Posen bortskaffes herefter som klinisk risikoaffald. Ressourceforbrug Afdelingernes samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af utilsigtede hændelser vurderes at være ca. 15 min per uge. Behov Afhentning og opsætning skal være nem, hurtig og sikker. Ikke alle er lige vant til at hente blod, men det er en opgave der tages meget alvorligt at alle, så det er vigtigt for personalet at de føler sig trygge i afhentningssituationen og ikke er i tvivl om proceduren. Automatisk registrering af slutbrugeren. Elektronisk kobling mellem patient og blodpose f.eks. ved hjælp af stregkoder. (Bed Side Control) Look back. Der er allerede meget kontrol specielt omkring almindeligt blod Sikkerhed ville være kodeordet Der er jo simpelthen så meget dokumentation (om håndtering af blod) Jeg kan ikke komme til armbåndet, når operationen er i gang (om automatisk Bed Site Control) Jeg kunne tænke mig, at de poser vi tager, de bliver skannet. Så behøver vi ikke at gøre noget selv (Om at hjælpe Blodbanken med at vide, hvilke nødblodsposer er givet hvor og af hvem). 11

Brugertype 5 Laboratoriebetjente Om laboratoriebetjente Laboratoriebetjentene er ansat ved Klinisk Immunologi (blodbanken) og står blandt andet for alt det praktiske omkring de ubemandede bloddepoter på Syd. Her sørger de ikke alene for, at der er papir i printeren, at der er pænt og ryddeligt i rummet og at køleskabene har den rigtige temperatur, de har også ansvaret for at ligge blodet på hylderne Èn gang om dagen kommer en laboratoriebetjent forbi hvert depot og kontrollerer, at alt er som det skal være. Vedkommende har ligeledes nyt blod med fra hovedlageret som skal ligges på hylderne. Dette sker ved at lab. betjenten scanner posen ind i system (så man ved at den befinder sig på det lager) og derefter ligger blodet ind på hylden, hvor det fastgøres med en lille strips. Blodet ligger i en bestemt rækkefølge således at det er nemt for personalet at finde. Ressourceforbrug Laboratoriebetjentenes samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af utilsigtede hændelser vurderes at være ca. 18 min per uge. Handlinger Flytter blod fra hovedlageret til andre eksterne lagre herunder de ubemandede depoter på Syd. Ligger det nye blod på hylderne, og sørger for at poserne er registrerede i systemet. Blodet ligger i rækkefølge så det ældste bruges først. Hver uge foretages en manuel lagerstatus hvor samtlige poser kontrolleres. Dette gøres på alle lagre i hele regionen. Behov Effektive arbejdsgange Sikkerhed ved hjælp af elektronisk kontrol. Realtime lagerstatus så man med sikkerhed ved hvilke poser der befinder sig hvor. 12

Fysiske forhold Placering af readers Hovedlager samt tapning og processering ligger som nævnt på AaUH Nord, mens de ubemandede depoter ligger på AaUH Syd. Samtidig findes der en række andre eksterne depoter på de andre sygehuse i regionen. De blodforbrugende afdelinger er ligeledes fordelt på flere forskellige etager og det vil derfor være nødvendigt at vælge dem ud, som er mest interessant i forhold til nødblod, f.eks. Skadesuten og intensiv. Placering af tags Brugen af stregkoder betyder, at der allerede er god sporing af blodet fra tapning til karantænelager. Det kunne derfor være en mulighed at påføre tags ved frigivelsen, hvor blodet ligges på hovedlageret. Den første pose som bruges til tapning udskiftes med to andre poser i forbindelse med fraktioneringen (opdeling i røde og hvide blodlegemer) og det giver derfor ikke mening at sætte tags på i forbindelse med tapning. Stregkoderne printes på afdelingen og klistres på poserne, og det ville derfor ikke umiddelbart være et problem at gøre noget lignende ved påsætning af tags. En fremtidig løsning kunne således være at kombinere tagen med en af de eksisterende stregkoder, for på den måde at undgå yderligere arbejdsgange. Tag type Skal kunne holde til at blive kølet under 8 grader. Poserne udsættes ikke for fysisk belastning efter at de er blevet fraktioneret. Hvis der skal indføres tags på plasma (hvid blodlegemer) skal disse kunne tåle frys (-20 grader) samt vand da de optøes i vandbad. En blodpose koster ca. 1200-1400 kr. 13

IT & Informationsstrøm Nuværende sporingsniveau. Da blodbanken allerede har omfattende registrering og sporing ved hjælp af stregkoder gives her et overblik over den elektroniske information de har tilgængelig i dag. Almindeligt blod: Proces fra tapning til frigivelse. Når posen forlader hovedlageret. Når posen lægges på nyt depot. Hvilken afdeling der henter posen. Hvornår den afhentes. Hvem blodet gives til. Nødblod Proces fra tapning til frigivelse. Når posen forlader hovedlageret. Når posen lægges på nyt depot. Når de fysiske transfusionsjournaler kommer retur ved man ligeledes: Hvem der har givet blodet. Hvornår transfusionen er startet og sluttet. Diverse data som f.eks. patientens temperatur. Usikkerheden opstår således omkring nødblod, da man er afhængige af den fysiske tranfusionjournal, for at være sikker på at få alle relevante informationer. Hvem er informationen relevant for Nedenstående personer har interesse i sporbarhed på blodposerne: Administrativt personale i blodbanken. Lageransvarlig. Udleveringspersonalet på Nord. Laboratoriebetjenten. De blodforbrugende afdelinger (elektronisk dokumentation). Information Førnævnte interessenter har brug for følgende information: Tappe nummer. Komponentnummer. Produktionsdato (ift. holdbarhed). Fysisk placering. Tid uden for køleskabet. Elektronisk kobling mellem patient og blodpose. Posens temperatur (f.eks. under transport). Transfusions ansvarlig (hvem giver blodet) Start og sluttid for transfusionen. Lagerstatus (intern og eksterne lagre). Umiddelbart kan informationen opdeles i 2 overordnede niveauer Lager - Alt vedrørende intern og ekstern lagerstyring. Pose - Alt vedrørende den individuelle pose, inkl. transfusionen. Tilgængelighed Informationen vedrørende lagerstyring skal være tilgængelig på de stationere PC, der er koblet til sygehusets netværk, og skal gerne kunne give ét samlet visuelt overblik samt mulighed for udvidet detalje information. Selvom at der er PC er til rådighed i hvert depot, kunne det være relevant for laboratoriebetjente at få informationen på en mobil platform. Informationen omkring den enkelte pose skal være tilgængelig for personalet i blodbanken, som har udvidet adgang til Prosang systemet. Eksisterende IT programmer Blodbanken opererer i dag med et system kaldet Prosang der er udviklet af det svenske firma Data Byrån. Personalet på sygehuset bruger Clinical suite, som indkorporerer en lang række underprogrammer, herunder Prosang. 14

Samlede konklusioner & anbefalinger Varen Problemet med utilsigtede hændelser, som resultere i unødvendigt ressourceforbrug og i værste fald manglende look back, er specifikt en udfordring ift. det nødblod, der bruges i de ubemandede bloddepoter på AaUH Syd. Øvrige typer af blod spores automatisk hele vejen fra depot til patient. Der foregår dog ikke i dag automatisk lageroptælling eller automatisk hjemkaldelse af overskydende blod (det gælder både nødblod og øvrige typer af blod). Der blev i 2011 foretaget 12916 afhentninger i de to ubemandede bloddepoter på Syd, hvor af 276 var nødblod. I alt var der 6 utilsigtede hændelser på nødblod i 2011, svarende til 2,2% Eksisterende sporing af nødblod Det er i dag muligt at spore nødblodet fra donor til lager ved hjælp af stregkoder. Den elektroniske sporing ophører dog når posen endeligt fjernes fra lageret. Det er i et tidligere projekt blevet foreslået at nødblod registreres på samme måde som almindeligt blod, således at den elektroniske sporing bliver mere omfattende. Dette blev dog fravalgt af bl.a. følgende årsager: Det ville tage længere tid for plejepersonalet at hente nødblodet, hvilket ikke er acceptabelt for specielt skadestuen. Det ville kræve en større IT ændring, hvilket der ikke er råd til. Der mangler derfor p.t. en løsning for sporing af nødblod fra lager til patient. Kassation Personalet har mulighed for at levere en pose retur hvis ikke den bruges. Sker dette inden for 30 min. kan posen umiddelbart indgå i lagerbeholdningen igen, såfremt den overholder den rette temperatur. Der blev i 2012 kasseret 383 blodposer (både nødblod og alm. blod) hvoraf de 39 skyldes at tilbageleveringstiden ikke var noteret, og posen skal derfor kasseres uanset temperatur. Desuden blev 222 stk. kasseret fordi de lå for længe på afdelingen. Årsagen hertil er dog ukendt, ligesom at det ikke vides hvor stor en del af førnævnte tal er nødblod. Brugernes handlinger I tilfælde af en utilsigtet hændelse på nødblod kan blodbankens administrative personale bruge megen tid på at indsamle de nødvendige informationer, og i den forbindelse også involvere flere forskellige aktører. I yderste konsekvens er det ikke muligt at få informationerne, og kravet om look back kan dermed ikke opfyldes. Brugernes behov Behovet for sporing er umiddelbart begrænset til blodbankens personale, og hænger sammen med lovkravet om look back, som betyder at det er muligt at koble donor og modtager, og man kan dermed indkalde modtager til kontrol i tilfælde af sygdom hos donor. De blodforbrugende afdelinger udtrykker ikke noget direkte behov for at kunne spore blodposerne, men kan godt se den positive effekt for blodbankens personale. Afdelingernes væsentligste behov er, at afhentning og opsætning af blod er så nemt, trygt og sikkert som muligt. Specielt for en afdeling som skadestuen er tid en afgørende faktor, og jo hurtigere og nemmere blod kan gives, jo bedre. Risikoen for patienten består i, at hvis en donor er blevet syg og der ikke findes look back, kan blodbanken ikke finde frem til patienten der har modtaget blodet, og teste vedkommende for sygdom. Fremtidige tiltag Blodbanken vil i den nærmeste fremtid indføre et vægtsystem, hvor nødblodsposerne ligger på en elektronisk vægt, som automatisk giver besked til blodbanken når en pose fjernes. Denne information samt muligheden for se hvem der har været i depotet på det pågældende tidspunkt (personligt id-kort bruges som nøgle til depotet), forventes at gøre opfølgningsarbejdet nemmere i tilfælde af utilsigtede hændelser. Det vil dog ikke være muligt at se præcis hvilken pose der er fjernet. Samtidig sker det ofte, at den person, der henter nødblod er forskellig fra den person, der i sidste ende giver blodet til patienten. Løsningen sikrer derfor ikke fuld sporing fra lager til patient. 15

O-punktmåling Der er foretaget en måling af ressource-tidsforbruget til håndtering af nødblod i forbindelse med brugerundersøgelserne. Denne nulpunktsmåling vil senere i HAT-projektet blive sammenlignet med ressource- og tidsforbruget ved anvendelse af HAT-logistikløsningen. Målinger og opgørelser foretages for at vurdere hvad effekten af en implementering af trådløse logistikregistreringsløsninger kan være på hospitaler. Hovedeffekten i denne case vil være en reduktion af registrerede utilsigtede hændelser, som vil indebære et lavere tidsforbrug til sporing af uregistreret pose og efterfølgende indberetning. De evt. afledte konsekvenser ved at en pose ikke endeligt kan spores holdes uden for opgørelsen altså risikoen for at patienten efterfølgende skal kunne spores. Identificerede cost drivers 1. Tidsforbrug til den nuværende registrering af at en pose nødblod er taget fra det ubemandede depot inkl. opringning til blodbanken 2. Tidsforbrug til lageroptælling af beholdningen af nødblod 3. Tidsforbrug til sporing af nødblodposer som ikke er blevet registreret korrekt. Kun det ressourceforbrug der vil være påvirket af den fremtidige løsning indgår i opgørelsen. Målemetode Alle processer i vareflowet er blevet identificeret og beskrevet. Herefter er det vurderet hvilke arbejdsprocesser, der vil være påvirket af HAT-løsningen. Herefter er det samlede tidsforbrug til disse arbejdsprocesser kortlagt i en opgørelse pr. uge. Opgørelsen er også opdelt efter hvilken personalegruppe, der varetager opgaven. Det opgjorte tidsforbrug vil blive ganget med de tilhørende personaleudgifter. Den vigtige effekt i denne case er, at kunne reducere antallet af utilsigtede hændelser oprettelse, sporing og indrapportering af utilsigtede hændelser har et direkte ressourceforbrug, som opgøres. Eventuelle omkostninger til ændringer af procedurer som følge af, at antallet af utilsigtede hændelser er for stort medtages ej heller. Samlet resultat af 0-punktsmåling Tidsanvendelse pr. brugergruppe pr. uge i minutter, kr. og % fordelt: Bioanalytiker, Blodbanken 14 min 121 kr. 34% Laobratoriebetjent 18 min. 117 kr. 33% Sygeplejerske på forbrugende afdeling 15 min. 122 kr. 34% I alt 47 min 359 kr. 100% Usikkerhedsfaktorer Datausikkerusikkerhed omkring tidsmålinger Datausikkerhed om hvor langt tid, der bruges til at kunne spore en bortkommet blodpose samt oprettelse og afsendelse af utilsigtede hændelser Forbedringspotentiale Ressourcebesparende Fuld sporbarhed på hver enkelt pose, vil gøre det muligt at se hvornår denne har forladt depotet, hvilket ville gøre opfølgningsarbejdet væsentligt nemmere og mindre ressourcekrævende for blodbanken. Sikkerhed & kvalitet Muligheden for at se hvem der har hentet hvilken pose, vil gøre opfølgningsarbejdet nemmere for blodbanken, og sikre færre utilsigtede hændelser hvor look back mangler. Hermed en forbedring af sikkerheden og kvaliteten i behandlingen. Effektivisering af arbejdsgange En fuldautomatisk lagerstyring hvor personalet ikke skal scanne poserne ud og ind af lagre, samt lave manuel kontrol, vil effektivisere laboratoriebetjentenes og de lageransvarliges daglige arbejde. Dette gælder særligt, hvis alle blod produkter spores, i stedet for kun nødblod. Kassation Ved fuld sporbarhed på alle typer blod, ville det være muligt at vide præcis, hvor lang tid en pose har været udenfor køleskabet, og problemet omkring manglende registrering af returtidspunkt ville dermed være løst. Om det ville betyde en egentlig reducering i kassationen vides ikke, da det ikke er muligt at sige om nogen af de 39 tilbageleverede poser faktisk overholdt 30 min. grænsen. Advarsel om datoudløb er i dag styret ved hjælp af stregkodesystemet. Én samlet løsning For at få det fulde potentiale af trådløs sporing af blod, kræves en integration med det eksisterende stregkodesystem samt automatiseret link til den kommende bed side kontrol, som blodbanken påtænker er at introducere i den nærmeste fremtid. Bed side kontrol vil ikke alene øge patientsikkerheden og effektivisere arbejdsgangen omkring selve transfusionen samt dokumentationsarbejdet, men forventes ligeledes at reducere antallet af utilsigtede hændelser. 16

Krav til den tekniske løsning Montering af tags Klistermærke som sættes på posen umiddelbart før eller efter frigivelsen fra karantænelageret. Placering af readers Relevante steder kunne være. Hovedlageret på nord Ubemandede depoter på syd De mest væsentlige blodforbrugende afdelinger. (f.eks. Skadestuen, intensiv og gastroenterologisk) Tag-typer Permanent - må ikke kunne fjernes. Billig - skal kunne smides væk da poserne ikke kommer retur. Må ikke forstyrre sygehusets udstyr. Skal kunne tåle køl og en smule fugt. Ikke nødvendigt at kunne registrere uden for sygehuset. Data Som minimum real-time fysisk placering samt historik. (Herunder automatisk lagerstyring) Gerne temperatur skal være præcist. Elektronisk kobling mellem patient og blodpose. Software brugerinterface Historik skal være tilgængelig via almindelig PC som er tilkoblet sygehusets net, og gerne i forlængelse af Prosang. Hardware - øvrigt Mulighed for kombination med eksisterende stregkodeklistermærker ville være optimalt. øvrige relevante forhold Én samlet løsning Som nævnt gør blodbanken allerede brug af et stregkodesystem til registrering og sporing, og det er researchteamets vurdering, at en sporingsløsning vil skulle kombineres med det eksisterende system samt den tidligere nævnte bed side kontrol, for til fulde at løse problemet omkring manglende registrering af nødblodsposerne. En trådløs sporing, uden kobling med de andre systemer, vil dog under alle omstændigheder give bedre mulighed for udredning i forbindelse med manglende registrering af nødblod. Sporing af blod bør altså tænkes i et bredere perspektiv og som et led i en samlet løsning, for at sikre fuld sporbarhed og look back fra donor til patient - på alle blodprodukter. Opmærksomhedspunkter AaUH Syd er det eneste hospital i Danmark der benytter ubemandede depoter, og muligheden for sporing af specifikt nødblod i eksterne bloddepoter er derfor umiddelbart begrænset til AaUH. Dog vides ikke, om bloddepoter kan blive en del af de kommende nye sygehusbyggerier rundt om i landet. Udvikles en løsning der kan integreres i Prosang og som fokuserer på blod generelt, er der umiddelbart internationalt potentiale, da systemet anvendes i flere europæiske lande. Stregkodesystemer som anvendes i dag overholder internationale standarder, som gør det muligt at sende blod på tværs af landegrænser. En fremtidig løsning skal overholde samme standarder, selvom at det er yderst sjældent at blod sendes ud af landet. For mere information Denne rapport er udarbejdet i et samarbejde mellem Idé-klinikken, Alectia og INNOBA. For yderligere information om brugerundersøgelsen, kontakt venligst: Rikke Bastholm Clausen, INNOBA rikke@innoba.dk Jesper Jønsson j.joensson@rn.dk Jan Jakobsen, Alectia jj@alectia.com HAT er et samarbejde mellem Munin Spot Technologi, InformGis, Herlev Sygehus, Aalborg Universitetshospital, Region Hovedstadens Apotek, Regionslageret, Videncenter for Innovation & Forskning (VIF), Idé-klinikken, Alectia samt Insero Business Services. Læs mere om projektet på www.hat-projekt.dk 17