Auditbeskrivelser for SAS

Transkript

1 2-5-4 V V V V V V V V V09 Er der for administrative opgaver: Opgjort TAKT for den enkelte administrative opgave (ydelse)? Punktet er opfyldt, hvis der for hver af de forskellige opgavetyper er betegnet TAKT på baggrund af kundernes behov. Er der for administrative opgaver: Opgjort antallet af administrative opgavetyper i afdelingen? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en oversigt over de administrative opgaver, der udføres i området. Det kan eksempelvis være en liste. Er der for administrative opgaver: Klarlagt kriterier for fordeling af administrative opgaver til medarbejdere? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet kriterier for fordeling af de administrative opgaver til medarbejderne. Det kan være efter kundetyper, opgavetyper eller opgaver, der kræver særlige kvalifikationer. Er der for administrative opgaver: Opgjort ressourceforbruget til de enkelte administrative opgaver i afdelingen? Er der for administrative opgaver: En kendt kapacitet i området? Punktet er opfyldt, hvis der er organiseret en budrute, der på faste tidspunkter afhenter og leverer opgaver til området eller den enkelte arbejds. Er der for arbejdsen organiseret: En budrute til aflevering og afhentning af administrative opgaver på faste tidspunkter? Punktet er opfyldt, hvis der for området er opgjort kapaciteten i form af, hvilken mængde af opgaver området er i stand til at løse med en given mængde ressourcer. Udføres: Opgaverne efter FIFO princippet? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne løser opgaverne efter FIFOprincippet (først ind-først ud) efter, opgaverne er fordelt efter kategori. Følges: Princippet med udlevering af uløste opgaver i opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det kan ses, at udleveringen af uløste opgaver sker i pakker eller inden for et tidsvindue. Følges: Princippet om aflevering af løste opgaver i opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det kan ses, at afleveringen af løste opgaver sker i pakker eller tidsvinduer. Punktet er opfyldt, hvis der for de administrative opgaver i området er gjort op, hvor mange ressourcer der bruges på de forskellige opgaver SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 1 / 9

2 2-5-4 I01 Er der en standard for: Arbejdsens indretning for den administrative opgave? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsen er indrettet, så den understøtter standarden for den administrative opgave I I I T T T03 Er der for flowet: Samlet afdelingens opgaver i pakker med fast kendt belastning? Punktet er opfyldt, hvis områdets opgaver er samlet i mindre pakker, som medarbejderne henter deres opgaver fra. Når en medarbejder har taget en pakke af opgaver, skal det være forudsigeligt, hvor lang tid det forventes at tage at løse opgaverne i pakken. Er der for flowet: Samlet udførelsen af afdelingens opgaver inden for et fast defineret tidsrum (tidsvinduer)? Punktet er opfyldt, hvis udførelsen af områdets opgaver foregår i et fast defineret tidsrum. Når tidsvinduet lukker, stopper medarbejderen med at løse opgaverne. Punktet er relevant for opgavetyper med kort cyklustid, og som kun udgør en begrænset andel af afdelingens samlede opgaver. Er arbejdsen indrettet: Med en synlig visning af om man er bagud i forhold til TAKT? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, om området er bagud med løsningen af opgaverne i forhold til den TAKT, der er fastsat i pakken af opgaver eller inden for tidsvinduet. Der skal desuden være et synligt signal, som aktiveres, når processen er bagud. Signalet betyder, at en medarbejder i området har brug for hjælp. Er der etableret en tavle, der viser: Et belastningsdiagram for administrative Punktet er opfyldt, hvis der er ophængt synlige grafer med medarbejdernes belastning ved administrative opgaver. Punktet kan udgå, hvis tiden til administrative opgaver er mindre end 10 minutter, og den udføres af én medarbejder. Er der måling for: Overholdelse af planen for aflevering af administrative opgaver (pr. time)? Punktet er opfyldt, hvis man på tavlerne kan finde en måling for, hvorvidt cyklustiden eller afsluttede administrative opgaver (pr time) er overholdt, samt notatfelt til årsager for afvigelser. Det kan f.eks. være i forbindelse med opfølgning på antal afsluttede administrative opgaver. Er der for medarbejderne en status for: Den daglige belastning af den enkelte administrative medarbejder? Lokale Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig graf, som viser belastningen for de medarbejdere, som arbejder på de samme administrative opgaver SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 2 / 9

3 2-5-4 T T T T T T T T11 Er der etableret en tavle, der viser: Opgaverne og muliggør kommunikation omkring håndtering af dem? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig opstilling til styring af opgaverne. Det kan eksempelvis være en tavle, reol eller bakker med markeringer af opgavernes status og prioritering Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Leveringerne af administrative opgaver er udført til tiden? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på 3 sekunder at opfatte, om der er afvigelser i overholdelsen af opgavemængde, status eller leveringsdatoer for området. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Hvad der er årsager til afvigelser for leveringerne af administrative Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på 3 sekunder at opfatte, hvad der er årsagen til afvigelser i overholdelse af leveringsaftaler for administrative opgaver. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Overholdelse af standardtiderne (produktivitet) for administrative Punktet er opfyldt, hvis der på en synlig tavle vises en måling af overholdelse af standardtiden (produktiviteten) for administrative opgaver i området. Det betyder, at det realiserede ressourceforbrug svarer til det forventede. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Hvad der er årsager til afvigelser i standardtiderne (produktivitet) for administrative Punktet er opfyldt, hvis man let og tydeligt kan se årsager til afvigelser fra de aftalte standardtider for administrative opgaver. Afvigelser fra standardtider er udtryk for afvigelser i produktiviteten. Er der for medarbejderne en status for: Udviklingen i belastningsprofilen (alle dage gøres ens)? Punktet er opfyldt, hvis udviklingen i belastningsprofilen for opgaverne i området er synlig for medarbejderne på en tavle eller lignende. Er der for medarbejderne en status for: Reduktion af cyklustiden og dermed gennemløbstiden? Punktet er opfyldt, hvis det af historiske data på tavlen kan ses, at gennemløbstiden er reduceret for de administrative opgaver. Punktet er også opfyldt, hvis tiden til udførelse af de administrative opgaver er reduceret. Er der for medarbejderne en status for: Arbejdet med håndtering af afvigelser i opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis arbejdet med håndtering af afvigelser i området er synligt for medarbejderne på en tavle eller lignende SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 3 / 9

4 2-5-4 D D D D D D D07 Er der en standard for: Tilgangen af opgaver (til visitering)? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvordan opgaver leveres til området. Er der en standard for: Prioritering af opgaverne (visitering)? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard, der viser, hvordan indkomne opgaver prioriteres og opdeles efter type. Det kan eksempelvis være sager, der opdeles efter kompleksitet eller serviceniveau. Eksempel: Ved indgangskontrol kontrolleres, hvorvidt alle relevante informationer og materialer er til rådighed for løsningen af opgaven. Er der for administrative opgaver: Klarhed over, hvilke opgaver, der er omfattet af trækstyring? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt over opgaverne i området, og at det af den fremgår, hvorvidt den enkelte type af opgaver er indeholdt i trækstyring. Er der for administrative opgaver: Klarhed over hvilke opgaver, der er samlet i hvilke opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det af den synlige oversigt over opgaverne fremgår, hvordan hvert opgavesæt samles, og hvordan tidsvinduet administreres. Er der for administrative opgaver: En synlig standardrute for hver medarbejder med flere arbejdssteder? Er der for administrative opgaver: Beskrevet/dokumenteret hver sekvens? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, hvordan sekvenserne for administrative opgaver skal udføres, og hvilken tid det tager at udføre dem. Et udfyldt skema for standardaktivitet opfylder dette punkt. Er standarderne for administrative opgaver: Dokumenteret for hver opgave? Punktet er opfyldt, hvis der ved arbejdsen er dokumentation for standardarbejdet for den administrative opgave. Denne dokumentation kan være ved en standardrute og standardaktivitet eller en synlig tjekliste. Begge er suppleret med en vejledning med billeder og en kort tekst eller med en arbejdsbeskrivelse. Den supplerende dokumentation er tilgængelig, men behøver ikke at være synlig. Punktet er også opfyldt, hvis arbejdet styres af et program, hvor den administrative medarbejder skal bekræfte udførelsen af de enkelte trin, inden det næste trin vises. Punktet er opfyldt, hvis der for hver medarbejder med flere arbejdssteder er en synlig standardrute (dansediagram), der viser en gangrute SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 4 / 9

5 2-5-4 D D D S S S S S S06 Er standarderne for administrative opgaver: Synlige ved relevante arbejdssteder? Punktet er opfyldt, hvis der findes synlige standarder for alle arbejdser. En synlig standard vil være relevant ved arbejdser, hvor der er risiko for fejl, eller hvis det er en kritisk proces. Er standarderne for administrative opgaver: Udført som en side og hænger synligt, hvor de er relevante for opgaverne? Punktet er opfyldt, hvis standarderne er udført som en side, og hænger synligt ved de relevante arbejdser. Er standarderne for administrative opgaver: Opdateret efter de gældende standarder? Punktet er opfyldt, hvis alle arbejdsinstruktioner er udarbejdet efter en aftalt standard, og de er opdaterede. De synlige arbejdsinstruktioner kan være standardrute og standardaktivitet. Er der en standard for: Opdatering af standard for administrative Punktet er opfyldt, hvis der findes en standard for opdatering af arbejdsstandarder for administrative opgaver (ansvarlig, revisionsdato). Er der en standard for: Opdatering af belastningsdiagram for administrative Punktet er opfyldt, hvis der findes en standard for opdatering af belastningsdiagram for administrative opgaver (ansvarlig, revisionsdato). Er der en standard for: Opdatering af standardrute for administrative Punktet er opfyldt, hvis der findes en standard for opdatering af standardrute (dansediagram) for administrative opgaver (ansvarlig, revisionsdato). Er der en standard for: Opdatering af opgavemængde og ressourceforbrug? Punktet er opfyldt, hvis det fremgår af en standard, hvornår, hvor ofte og i hvilke situationer, der skal foretages en opdatering af opgavepakker eller tidsvinduer. Er der en standard for: Indarbejdning af nye opgavetyper? Punktet er opfyldt, hvis det fremgår af en standard, hvordan nye typer af opgaver indarbejdes i opgavepakker eller tidsvinduer. Udføres: En udjævning af belastningen over hele dagen? Punktet er opfyldt, hvis der eksempelvis på en opgavetavle er vist, at belastningen er bragt i balance. Belastningen vurderes ud fra, hvor mange opgaver der forventes løst i løbet af dagen sammenholdt med hvilke ressourcer, der vil være til rådighed SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 5 / 9

6 2-5-4 S S S M M M M M05 Er der for administrative opgaver: En funktion som revurderer grundlaget for opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis en funktion eksempelvis en arbejdsgruppe på tværs af de relevante områder revurderer grundlaget for opgavepakker eller tidsvinduer, herunder opgaver, opgavetyper, tid til opgaverne, frekvens og gennemløbstid og fordeling af aktiviteterne i afdelingen. Er der for administrative opgaver: Udarbejdet en plan for hvor sikkerheds- og bufferressourcer hentes? Punktet er opfyldt, hvis der i området er en synlig standard eller aftaler for, fra hvilke andre områder der kan hentes ressourcer ved udsving. Procedurerne indeholder også, hvordan områdets ressourcer kan stille sig til rådighed for andre områder. Er der en standard for: Behandling af afvigelser i tilgangen af Punktet er opfyldt, hvis det af en standard for opgaven fremgår, hvad medarbejderen skal gøre, hvis der eksempelvis kommer flere eller færre opgaver end forventet. En afvigelse kan også være, at der mangler information i den leverede opgave. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Ved administrative opgaver - hvad SAS betyder? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan forklare, hvad SAS betyder (Standardarbejde i Administration og Service). Er følgende kendt blandt medarbejderne: Ved administrative opgaver - hvad en standard er? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan forklare, hvad en standard er. Af en standard fremgår det, hvilke aktiviteter der skal udføres, hvor lang tiden for hver af dem forventes at være og hvor de skal udføres. Det kan dokumenteres ved en standardrute og en standardaktivitet. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Hvorfor vi anvender en standard ved administrative Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan forklare, hvorfor vi anvender en standard (alle udfører opgaven på samme måde, så variationer kan henføres til andre årsager end den valgte måde). Medarbejderne registrerer afvigelser: Og angiver årsager til afvigelser i tidsforbruget for administrative Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne på et synligt skema angiver årsagen til afvigelsen i tidsforbruget for administrative opgaver. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Hvorledes de skal reagere, hvis de ikke kan holde standardtiden for administrative Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan forklare, hvorledes de skal reagere, når der er en overskridelse af tiden for administrative opgaver SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 6 / 9

7 2-5-4 M M M M M L L L03 Har medarbejderne: Ved administrative opgaver været involveret i opdeling af arbejdsopgaverne i sekvenser? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne svarer positivt på, at de har været involveret i opdeling af arbejdsopgaverne i sekvenser. Følger: Medarbejderne den anviste prioritering af opgaverne? Punktet er opfyldt, hvis det kan ses, at medarbejderne tager en ny opgave fra bakken i den prioritering, der er angivet. Punktet er ikke opfyldt, hvis medarbejderen plukker eller ændrer rækkefølgen af opgaverne. Udføres: Arbejdet kun i relation til de udleverede opgaver omfattet af opgavepakker eller tidsvinduer? For de opgaver, der er omfattet af opgavepakker eller tidsvinduer udføres kun de aktiviteter/det arbejde, der fremgår af standarden for opgavens løsning. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Processernes tid til en opgavepakke eller tidsvindue? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan nævne eller vise, hvor man kan se, hvor lang tid der er afsat til hver pakke af opgaver, og med hvilken frekvens de løses. Punktet er også opfyldt, hvis medarbejderne kan nævne eller vise, hvor lang tid der er afsat til løsning af opgaver i et tidsvindue, og hvor ofte der er planlagt et tidsvindue. Har flere medarbejdere deltaget i: SAS kaizenevent? Punktet er opfyldt, hvis mere end en medarbejder har deltaget i en kaizenevent eller lignende aktivitet, der involverede etablering eller forbedring af Pitch, tidsvinduer og standardarbejde. Følger lederen dagligt op på: At medarbejderne følger standarderne for de administrative Punktet er opfyldt, hvis den relevante dokumentation for opfølgning er til stede, dvs. standardaktivitet og standardrute. Opfyldelse af punktet kræver desuden, at lederen på mødet giver udtryk for at have kendskab til, om standarder er fulgt i forbindelse med konkrete afvigelser. Følger lederen dagligt op på: Overholdelse af aftalte leveringer fra de administrative Punktet er opfyldt, hvis lederen bruger tavlen for levering til daglig opfølgning. Følger lederen dagligt op på: Overholdelse af cyklustiden for de administrative Punktet er opfyldt, hvis lederen dagligt følger op på enten produktivitet for standardaktivitet eller tavlen for levering ift., om de aftalte leveringer har været rettidige SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 7 / 9

8 2-5-4 L L L L L L L L L12 Følger lederen dagligt op på: Afvigelser for produktiviteten i de administrative Punktet er opfyldt, hvis lederen foretager daglig opfølgning på, om der er afvigelser i produktiviteten for de administrative opgaver (afvigelser fra standardtiderne angivet et i skema for standardaktivitet). Foretager lederen: Korrektioner i forhold til afvigelser i leveringen fra de administrative Punktet er opfyldt, hvis data fra tavlemøder bruges til planlægning og styring, herunder igangsætning af korrigerende handlinger for at afhjælpe afvigelser i leveringen. Foretager lederen: Korrektioner i forhold til afvigelser i produktiviteten i de administrative Punktet er opfyldt, hvis tavlemødet bruges aktivt til at flytte ressourcer mellem processer for at imødegå afvigelser. Foretager lederen: Dagligt en vurdering af belastningen fra de administrative Punktet er opfyldt, hvis lederen dagligt bruger tavlen til styring (ikke bare langtidsplanlægning), herunder vurderer belastningen fra de administrative opgaver og foretager korrigerende handlinger i henhold hertil ved at benytte bufferressourcer. Er bemandingen tilpasset belastningen: I de administrative Punktet er opfyldt, hvis lederen i forbindelse med tavlemødet tager stilling til dagens belastning for de administrative opgaver og tildeler den nødvendige bemanding hertil. Har lederen en dialog med medarbejderne: Ved de administrative opgaver om, hvor der er behov for en ny balancering? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne oplyser, at de har været i dialog med lederen om, hvor ved de administrative opgaver der er størst behov for balancering og standardisering. Har lederen en dialog med medarbejderne: Ved de administrative opgaver om, hvornår der er behov for en ny balancering? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne oplyser, at de har været i dialog med lederen om, hvornår der er behov for balancering og standardisering. Iværksætter lederen handlingsplaner til håndtering af årsager til afvigelser: Ved de administrative Punktet er opfyldt, hvis der findes synlige handlingsplaner (nye eller afsluttede) til håndtering af afvigelser. Kommunikeres på tavler status for arbejdet med handlingsplaner: Til medarbejderne ved de administrative Punktet er opfyldt, hvis der i området er tavler, der angiver status for arbejdet med handlingsplaner for de administrative opgaver SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 8 / 9

9 2-5-4 L L L L L17 Opholder lederen sig mindst tre timer pr. dag: Ved de administrative Punktet er opfyldt, hvis det under audit observeres, at lederen dagligt opholder sig mindst tre timer i produktionsområdet. Punktet kan desuden opfyldes, hvis lederen under interview bekræfter, at man opholder sig mindst tre timer om dagen i produktionsområdet. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser: Findes og løses (standarden for opgavepakker eller tidsvinduer opdateres)? Punktet er opfyldt, hvis der sammen med registreringen af afvigelser også er en synlig aktivitet eller handlingsplan, der har til formål at undersøge, hvorfor afvigelsen opstår, og hvordan problemet/situationen løses, så det ikke sker igen. en kan også gøre det på tavlemødet. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser: Findes og løses (standarden for processen opdateres)? Punktet er opfyldt, hvis der sammen med registreringen af afvigelser også er en synlig aktivitet eller handlingsplan, der har til formål at undersøge, hvorfor afvigelsen opstår, og hvordan problemet/situationen løses, så det ikke sker igen. en kan også gøre det på tavlemødet. Kommunikerer lederen dagligt med: Samarbejdspartnere i værdistrømmen om belastningen? Punktet er opfyldt, hvis der er en fast struktur for lederens kommunikation med samarbejdspartnere om belastningen i området. Det kan eksempelvis være, at indkøbsafdelingen orienterer produktionen om deres belastning med henblik på at hjælpe hinanden. Kommunikerer lederen dagligt med: Interne leverandører om antallet af kommende administrative Punktet er opfyldt, hvis der er en struktur for kommunikation med samarbejdspartnere om belastningen i området. Det kan eksempelvis være, at ordremodtagelsen orienterer indkøbsafdelingen om deres belastning med henblik på at hjælpe hinanden SAS - Audit Beskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 9 / 9